Gm. Aleksandrów - kontrola kompleksowa, przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2006r.

Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Wójta Gminy Aleksandrów, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Aleksandrów. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.

Łódź, dnia 30 listopada 2006 roku

Pan
HENRYK MAŁECKI
Wójt Gminy Aleksandrów


WK–602/67/2006


Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz.U. nr 55, poz.577 ze zmianami) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Aleksandrów. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia z lat 2004-2006, dotyczące przede wszystkim: kontroli finansowej, prowadzenia rachunkowości, sporządzania sprawozdań finansowych, gospodarki kasowej, realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych, realizacji dochodów z majątku, udzielania zamówień publicznych, wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z wadliwej interpretacji przepisów, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie spraw organizacyjnych

1. Stwierdzono, że Wójt Gminy nie ustalił instrukcji w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, do czego zobligowany był na mocy przepisów ustawy z dnia 18 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 153, poz. 1505 ze zm.).
2. Wójt Gminy nie wykonał dyspozycji wynikającej z art. 47 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.) w zakresie udzielenia kierownikom jednostek organizacyjnych pełnomocnictwa do jednoosobowego działania. W trakcie trwanie czynności kontrolnych Wójt Gminy udzielił kierownikom jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej stosownych pełnomocnictw. Odpowiedzialność za powyższe uchybienia ponosił Wójt Gminy oraz Sekretarz Gminy.

W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej

1. Kierownik jednostki nie zapoznał pracowników z obowiązującymi uregulowaniami w zakresie procedur kontroli wewnętrznej takimi jak: zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy w Aleksandrowie wprowadzone zarządzeniem Wójta Gminy nr 4/2002 z dnia 16 sierpnia 2002 roku; zasady rachunkowości wprowadzone zarządzeniem Wójta Gminy nr 3/2002 z dnia 7 sierpnia 2002 roku oraz plan kont wprowadzony zarządzeniem Wójta Gminy nr 1/2002 z dnia 27 marca 2002 roku.
2. Stwierdzono, że Wójt Gminy nie powierzył Skarbnikowi Gminy, pełniącemu jednocześnie funkcję głównego księgowego, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, stosownie do unormowania wynikającego
z art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.) oraz art. 45 ust. 1 obowiązującej od 1 stycznia 2006 roku ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz.2104 ze zm.), pomimo faktycznego wykonywania przez Skarbnika tych czynności.
3. Ustalono, że Wójt Gminy nie powierzył na piśmie pracownikom Urzędu Gminy obowiązków z zakresu gospodarki finansowej dotyczących sprawdzania i zatwierdzania do wypłaty dowodów księgowych (czynności te były wykonywane przez Zastępcę Wójta, Skarbnika Gminy, Sekretarza Gminy), co było niezgodnie z art.28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, zgodnie z którym - kierownik jednostki sektora finansów publicznych był odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Kierownik jednostki mógł powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być stwierdzone dokumentem. Zgodnie z obowiązującym od dnia 1 stycznia 2006 roku art.44 ust.2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych - kierownik może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki, a przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być stwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki. Kontrolujący ustalili, że osoby uprawnione do wykonywania obowiązków w zakresie kontroli finansowej polegających na sprawdzaniu, zatwierdzaniu i podpisywaniu dowodów księgowych oraz osoby uprawnione do sprawdzania i opisywania dowodów księgowych wskazane zostały w załączniku do Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych dla Urzędu Gminy w Aleksandrowie oraz jednostek organizacyjnych objętych obsługą finansowo-księgową.
4. W kontrolowanej jednostce nie zapewniono rozdzielenia dyspozycji środkami pieniężnymi gminy od kasowego jej wykonania stosownie do art. 59 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, w związku z zatwierdzaniem wydatków do wypłaty przez Skarbnika Gminy łącznie z Wójtem Gminy. Dyspozycja środkami pieniężnymi leży w gestii kierownika jednostki, natomiast jej wykonanie zostało zastrzeżone dla głównego księgowego jednostki w związku z powyższym osoby decydujące o wykorzystaniu środków budżetowych nie powinny brać udziału w czynnościach składających się na wykonanie dyspozycji środkami pieniężnymi.
5. Kontrola przestrzegania przyjętych uregulowań w zakresie kontroli finansowej, w tym w odniesieniu do odbywania podróży służbowych oraz zakupu dostaw, robót budowlanych i usług wykazała liczne nieprawidłowości świadczące o naruszaniu uregulowań Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych, stanowiącej załącznik do zarządzenia Wójta Gminy nr 3/2002 z dnia 7 sierpnia 2002 roku oraz Zasad kontroli wewnętrznej, wprowadzonych zarządzeniem nr 4/2002 z dnia 16 sierpnia 2002 roku. W szczególności, stwierdzono:
- brak rejestru dowodów księgowych, które wpłynęły do jednostki, w związku z czym na dowodach księgowych nie nanoszono daty wpływu,
- wystawianie poleceń wyjazdu służbowego przez osoby do tego nieupoważnione (Zastępca Wójta i Sekretarz Gminy),
- nie przedkładanie do rozliczenia poleceń wyjazdu służbowego w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej,
- jeden przypadek wystawienia delegacji służbowej i rozliczenia kosztów podróży dla osoby nie będącej pracownikiem Urzędu Gminy,
- brak na dowodach księgowych adnotacji o zgodności wydatku z planem finansowym,
- brak udokumentowania realizacji wstępnej kontroli realizowania wydatków przez kierowników referatów (brak notatek służbowych w sprawie celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacja zadań, ich zgodności z planem finansowym oraz w sprawie wyboru trybu zamówienia publicznego oraz brak miesięcznych zapotrzebowań środków pieniężnych na realizację zadań),
- nie przeprowadzanie kontroli następnej na stanowisku głównego księgowego pod względem przejrzystości i jawności.

W zakresie kontroli finansowej wobec jednostek organizacyjnych

Stwierdzono zaniechanie przez Wójta Gminy realizacji obowiązku kontroli przestrzegania przez podległe jednostki organizacyjne przyjętych procedur kontroli finansowej, stosownie do art. 127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych. Zgodnie z art. 187 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych - przewodniczący zarządu jednostki samorządu terytorialnego kontroluje przestrzeganie, przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Zasady i tryb przeprowadzania kontroli w jednostkach organizacyjnych określone zostały w uchwale Zarządu Gminy nr 86/91/2002 z dnia 27 września 2002 roku, jednakże w kontrolowanym okresie nie objęto kontrolą 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych. Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej ponosi kierownik jednostki – Wójt Gminy.

W zakresie kontroli wykonywanej przez Komisję Rewizyjną

Ustalono, że Komisja Rewizyjna Rady Gminy Aleksandrów nie odbyła w II kwartale 2006 roku żadnego posiedzenia, co było sprzeczne z § 37 ust. 1 Statutu Gminy Aleksandrów, wprowadzonego uchwałą nr IV/24/2003 z dnia 14 marca 2003 roku. Zgodnie z treścią wskazanego przepisu - posiedzenia komisji i porządek obrad ustala przewodniczący komisji lub w jego zastępstwie wiceprzewodniczący, a posiedzenia te odbywają się w miarę potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz na kwartał.

W zakresie zaciągania kredytów i pożyczek oraz banku wykonującego obsługę bankową jednostki

1. Stwierdzono, że Wójt Gminy zaciągnął pożyczkę na prefinansowanie w Banku Gospodarstwa Krajowego w wysokości 1.013.016,75 zł, na podstawie umowy nr ZPORR_310.009062 z dnia 28 września 2005 roku bez wymaganej zgody Rady Gminy Aleksandrów, wyrażonej w stosownej uchwale. Zgodnie z art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. "c" ustawy o samorządzie gminnym - kompetencja do zaciągnięcia pożyczki długoterminowej należała do rady gminy. Uchwałę w przedmiotowej sprawie (zaciągnięcie pożyczki z Banku Gospodarstwa Krajowego) Rada Gminy w Aleksandrowie podjęła w dniu 7 grudnia 2005 roku (w zakresie transzy przekazanej w 2005 roku - 719.085 zł).
2. Stwierdzono, że umowa z dnia 31 marca 2005 roku z Bankiem Spółdzielczym Ziemi Piotrkowskiej w Piotrkowie Trybunalskim Oddział Paradyż z Filią w Aleksandrowie na prowadzenie bankowej obsługi budżetu zawarta została z naruszeniem art. 51 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, zgodnie z którym - jednostki samorządu terytorialnego oraz inne podmioty sektora finansów publicznych, z wyjątkiem Skarbu Państwa, nie mogły zaciągać zobowiązań finansowych, których maksymalna wartość nominalna, wyrażona w złotych, nie została ustalona w dniu zawierania transakcji – wskutek nie określenia w przedmiotowej umowie maksymalnej wartości zobowiązania wyrażonej w złotówkach.

W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości

1. W obowiązujących w jednostce uregulowaniach dotyczących przyjętych zasad rachunkowości brak było wskazania roku obrotowego. Ponadto, w planie kont nie wskazano zasad powiązania kont księgi głównej z kontami ksiąg pomocniczych oraz zasad klasyfikacji zdarzeń, stosownie do wymogów określonych w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. "a" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.).
2. Dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości nie wskazywała metod wyceny wartości niematerialnych i prawnych, udziałów, należności i zobowiązań oraz funduszu jednostki, stosownie do wymogów określonych w art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Ustalono także, że w opisie przyjętych zasad rachunkowości nie uwzględniono ksiąg rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera, służących do ewidencji wymiaru podatków od osób fizycznych, brak było także opisu systemu przetwarzania danych oraz systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit "b" i "c" oraz pkt 4 ustawy o rachunkowości.
3. Ustalono, że w księdze głównej dokonywano zbiorczych zapisów księgowych, tzn. pod jedną pozycją księgową ujmowano kilka dowodów księgowych, wskazując: numer pozycji księgowej, datę dokonania zapisu, oznaczenie dokumentów (numerów dowodów księgowych) objętych daną pozycją księgową, treść dokonywanych zapisów, np. raport kasowy, wyciąg bankowy, polecenie księgowania oraz łączną kwotę dokonanego zapisu. Np.: pod pozycją księgową 481 z dnia 28 grudnia 2005 roku zaksięgowano raport kasowy nr 162/2005 ujmując dowody od numeru 6996 do numeru 7027 na łączną kwotę 122.394,10 zł (np. dowód nr 6996-7010 – lista nr 000095/2005 wypłaty zasiłku rodzinnego, świadczenia opiekuńczego i zaliczki alimentacyjnej w kwocie 37.238 zł, dowód nr 7011-7017 – lista nr 000096/2005 wypłaty zasiłku rodzinnego, świadczenia opiekuńczego i zaliczki alimentacyjnej w kwocie 17.461,40 zł, dowód nr 7018-7019 – lista nr 000093/2005 wypłaty zasiłku pielęgnacyjnego w kwocie 2.448 zł).
Stwierdzono także, że dowody księgowe składające się z kilku stron nie miały nadanego jednego numeru, ale numer posiadała każda strona, co uniemożliwiało zidentyfikowanie dowodu księgowego. Powyższe stanowiło naruszenie art. 21 ust. 1 pkt 1 oraz art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy - dowód księgowy powinien zawierać, co najmniej określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny, a z treści art. 23 ust. 2 pkt 2 wynika, że zapis księgowy powinien zawierać, co najmniej określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji.
4. Ustalono, że w kontrolowanej jednostce nie prowadzono księgi rachunkowej - dziennika, co stanowiło naruszenie art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych oraz wykaz składników aktywów i pasywów.
5. Ustalono, że Urząd posiadał jedynie wyodrębniony rachunek wydatków, co znalazło swoje odzwierciedlenia w opisie funkcjonowania konta 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych. Zgodnie z planem kont na stronie Wn konta 130 należało ujmować wpływy środków budżetowych otrzymanych na realizację wydatków budżetowych zgodnie z planem finansowym oraz dla dysponentów niższego stopnia w korespondencji z kontem 223. Na stronie Ma konta 130 należało ewidencjonować zrealizowane wydatki budżetowe zgodnie z planem finansowym jednostki budżetowej, w tym również środki pobrane z kasy na realizację wydatków budżetowych. W związku z powyższym uzyskane dochody wpływały bezpośrednio na rachunek budżetu - konto 133. Biorąc powyższe pod uwagę nieprawidłowe było opisanie w zakładowym planie kont zasad ewidencji na koncie 222 - rozliczenie dochodów budżetowych, które z powodu braku odrębnego rachunku bankowego dochodów jednostki budżetowej nie powinno funkcjonować. Należy stwierdzić, że w przypadku, gdy urząd, jako jednostka budżetowa, nie posiada rachunku bankowego, w tym przypadku rachunku dochodów, konto 130 – rachunek bieżący służy do ewidencji dochodów realizowanych bezpośrednio na rachunku budżetu. Saldo konta 130 podlega wówczas okresowemu przeksięgowaniu na konto 800 – fundusz jednostki. W zakresie zrealizowanych dochodów saldo konta 130 przeksięgowywane jest okresowo na podstawie sprawozdań budżetowych na stronę Wn konta 800. W takim przypadku w zakładowym planie kont urzędu nie powinno występować konto 222 – rozliczenie dochodów budżetowych. Kontrolujący stwierdzili, że pomimo braku rachunku bankowego przeznaczonego do realizacji dochodów jednostki budżetowej na koncie 222 - rozliczenie dochodów budżetowych dokonywano ewidencji operacji gospodarczych dotyczących np. wpłat dochodów z czynszów przyjętych do kasy Urzędu Gminy i odprowadzonych na rachunek budżetu (Wn 222 - rozliczenie dochodów budżetowych i Ma 140 krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne w drodze), wpłat z tytułu podatków i opłat (na podstawie danych z ewidencji podatkowej – Wn 222 - rozliczenie dochodów budżetowych i Ma 221 należności z tytułu dochodów budżetowych. Wskazane operacje z zastosowaniem konta 222 zostały ujęte nieprawidłowo, ponieważ w każdym przypadku zamiast konta 222 - rozliczenie dochodów budżetowych powinno wystąpić konto 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych, na którym ewidencja prowadzona być powinna na zasadzie memoriału, tj. polecenia księgowania sporządzonego na podstawie wyciągu bankowego do konta 133 - rachunek budżetu.
6. Stwierdzono prowadzenie wspólnych ksiąg rachunkowych dla Urzędu Gminy w Aleksandrowie oraz Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Aleksandrowie, co było niezgodne z art. 4 ust. 1, 2 i 3 w zw. z art. 2 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości, z których wynikał obowiązek prowadzenia przez jednostki organizacyjne odrębnych ksiąg rachunkowych celem zapewnienia ujmowania w tych księgach wyłącznie zdarzeń związanych z danymi jednostkami, a w konsekwencji rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z nich, jak również w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki sprawozdań finansowych. Odpowiedzialność za wykonywania obowiązków w zakresie rachunkowości ponoszą kierownicy jednostek organizacyjnych, stosownie do art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Przejęcie wykonania obsługi finansowo-księgowej jednostek organizacyjnych przez służby pracownicze Urzędu Gminy nie uchyla obowiązku odrębnego prowadzenia ksiąg rachunkowych dla jednostek organizacyjnych, tj. takiego prowadzenia ksiąg, które umożliwia wyodrębnienie ewidencji zdarzeń gospodarczych dotyczących danych jednostek i sporządzenia wymaganych przepisami sprawozdań finansowych.
7. Ewidencja księgowa dla Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Aleksandrowie prowadzona była przez służby pracownicze Urzędu Gminy, bez stosownego powierzenia w tym zakresie przez Kierownika GOPS. Analogiczna sytuacja dotyczyła prowadzenia w siedzibie Gminnego Zespołu Oświaty, Kultury, Sportu i Turystki ewidencji księgowej następujących jednostek organizacyjnych - Gminnej Biblioteki Publicznej, Szkoły Podstawowej w Aleksandrowie, Skotnikach i Dąbrowie nad Czarną oraz Gimnazjum w Dąbrowie nad Czarną, co było niezgodne z art.11 ust.1 i ust.3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi - księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki, a prowadzenie ich poza siedzibą jednostki jest możliwe w przypadku powierzenia ich prowadzenia innej osobie. Stosowne upoważnienia Kierownik Gminnego Zespołu Oświaty, Kultury, Sportu i Turystki otrzymała w dniu 10 lipca 2006 roku.
8. Ustalono, że w sprawozdaniu Rb-Z - o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń za 2005 rok, w danych uzupełniających o zobowiązaniach wynikających z zawartych umów o terminie płatności dłuższym niż 6 miesięcy, przypadającym w latach następnych wykazane zostały na dzień 31 grudnia 2005 roku zobowiązania z tytułu zadań inwestycyjnych (umowa na wykonanie przebudowy dróg gminnych) w wysokości 1.186.262 zł (data podpisania umowy – 15 kwietnia 2005 roku, data rozpoczęcia spłaty – 30 listopada 2005 roku, data zakończenia spłaty 30 lipca 2006 roku). Wykazana kwota dotyczyła całego zobowiązania zaciągniętego na podstawie umowy z dnia 15 kwietnia 2005 roku. Biorąc pod uwagę, że badane sprawozdanie powinno uwzględniać wysokość zobowiązań na dzień jego sporządzenia tj. 31 grudnia 2005 roku, nieprawidłowe było wykazanie w nim całej kwoty zaciągniętego zobowiązania, z której część została już uregulowana w wyniku realizacji faktur za wykonane roboty. Stwierdzono, że z kwoty 1.186.262 zł w 2005 roku zapłacono 779.806,56 zł, pozostała, zatem kwota 406.634,89 zł.
9. Ustalono, że w sprawozdaniu Rb-Z - o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń za II kwartał 2006 roku, w danych uzupełniających o zobowiązaniach wynikających z zawartych umów o terminie płatności dłuższym niż 6 miesięcy, przypadającym w latach następnych wykazane zostały na dzień 30 czerwca 2006 roku umowy pożyczek i kredytów, nie stanowiące zobowiązań z tytułu realizacji zadań inwestycyjnych (a stanowiące zobowiązania z tytułu zaciągnięcia pożyczek dzień 30 czerwca 2006 roku został wskazany w części głównej sprawozdania Rb-Z, w związku z czym - wykazywanie powyższych informacji w danych uzupełniających jako zobowiązań z tytułu zadań inwestycyjnych było nieprawidłowe. Informacje wykazywane w danych uzupełniających do sprawozdania Rb-Z mają na celu pokazanie - co do zasady - zobowiązań nie zaliczonych do długu publicznego (z wyłączeniem zobowiązań wymagalnych).
10. Kontrolujący ustalili, że bilans Urzędu Gminy uwzględniał także dane finansowe odnoszące się do Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. Ponadto, do Urzędu Gminy w Aleksandrowie składany był bilans sporządzony przez Gminny Zespół Oświaty, Kultury, Sportu i Turystyki, który obejmował sytuację finansową Zespołu, a także wszystkich jednostek, których obsługę finansową Zespół prowadził (Szkoła Podstawowa w Aleksandrowie, Szkoła Podstawowa w Skotnikach, Gimnazjum w Dąbrowie nad Czarną oraz Gminna Biblioteka Publiczna). Nie sporządzano bilansów poszczególnych jednostek organizacyjnych. Powyższe stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1742 ze zm.), zgodnie z którymi - każda jednostka zobowiązana była do sporządzenia bilansu na podstawie własnych ksiąg rachunkowych zwanego bilansem jednostkowym. Bilans jednostkowy podpisywał kierownik jednostki oraz główny księgowy (§ 14 ust. 3 oraz § 17 ust. 1 rozporządzenia). W związku z powyższym każda z jednostek organizacyjnych powinna sporządzić bilans jednostkowy w oparciu o własne księgi rachunkowe, który winien podpisać kierownik jednostki i główny księgowy. Stosownie do przepisu art. 24 ust. 4 pkt 2 ustawy o rachunkowości - księgi rachunkowe powinny być prowadzone w taki sposób, aby zapisy uporządkowane chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiały sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań.
11. Stwierdzono, że kierownicy jednostek organizacyjnych nie sporządzali jednostkowych sprawozdań miesięcznych, które powinni składać Wójtowi Gminy, co stanowiło naruszenie § 4 pkt 2 lit. "b" rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170. poz.1426). Gminny Zespół Oświaty, Kultury, Sportu i Turystyki sporządzał sprawozdania Rb-28S w podziale na poszczególne rozdziały klasyfikacji budżetowej obsługiwanych przez siebie jednostek oraz łączne sprawozdanie zbiorcze, które to sprawozdania podpisywał Kierownik Gminnego Zespołu oraz Główny Księgowy. Także sprawozdanie jednostkowe Urzędu sporządzane było łącznie z Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej i podpisywał je Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy.
12. Stwierdzono, że w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych oraz w sprawozdaniu Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za 2005 rok oraz za I półrocze 2006 roku wykazano nieprawidłowe kwoty dotyczące skutków obniżenia górnych stawek podatkowych oraz skutków udzielonych przez gminę zwolnień wprowadzonych uchwałą Rady Gminy Aleksandrów, jak również nieprawidłowe kwoty dotyczące skutków decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa w zakresie decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych i odroczenia zapłaty oraz rozłożenia na raty zapłaty podatku. Wykazane w sprawozdaniach kwoty ustalone zostały z naruszeniem zasad określonych w instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 115, poz. 781).
Odpowiedzialność za prawidłowe wypełnianie obowiązków w zakresie prowadzenia rachunkowości i sporządzania sprawozdań finansowych ponoszą Wójt Gminy i Skarbnik Gminy.

W zakresie gospodarki kasowej

1. Ustalono, że ewidencją druków ścisłego zarachowania nie objęto takich druków jak kasa przyjmie - KP oraz raport kasowy, pomimo posługiwania się tymi drukami, co naruszało przyjęte w jednostce uregulowania w zakresie druków ścisłego zarachowania określone w Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych.
2. Nie przestrzegano zasad ewidencji druków ścisłego zarachowania określonych w 8 części Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych w zakresie prawidłowego dokumentowania przychodu i rozchodu druków ścisłego zarachowania. Stwierdzono także, że druki ścisłego zarachowania i ewidencja druków ścisłego zarachowania przechowywane były przez pracowników, którym Wójt Gminy nie powierzył wykonywania tych czynności.
3. Stwierdzono dokonanie w grudniu 2005 roku wydatków na podstawie nie zatwierdzonych przez Wójta Gminy dowodów księgowych na łączną kwotę 93.290,28 zł, z czego kwotę 60.743,40 zł wypłacono z kasy Urzędu Gminy, a kwotę 32.546,88 zł zrealizowano na podstawie poleceń przelewu. Powyższe świadczyło o zaniechaniu przez kasjera oraz Skarbnika Gminy sprawdzenia dowodów księgowych przed realizacją wydatków, jak również o nieprawidłowym funkcjonowaniu w jednostce procedur kontroli finansowej (Wójt Gminy nie powierzył uprawnień w zakresie zatwierdzania realizacji operacji gospodarczych żadnemu z pracowników).
4. Stwierdzono przypadki niezgodności pomiędzy kwotą wydatków wynikającą z ewidencji księgowej (wypłaconą z kasy Urzędu Gminy w grudniu 2005 roku), zrealizowaną na podstawie dyspozycji Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej a sumą wynikającą z dowodów księgowych załączonych do tej dyspozycji (dotyczyło dożywiania uczniów w Szkole Podstawowej w Klewie).
5. Kontrolujący stwierdzili przypadek zastosowania nieprawidłowej klasyfikacji budżetowej dla wydatku związanego z wypłatą wynagrodzeń dla stażystów zatrudnionych przez Wójta Gminy na podstawie umowy o pracę. Wypłata wynagrodzenia została sklasyfikowana w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 209, poz.2132 ze zmianami) w dziale 853, rozdział 85333, § 4010 tj. jako pozostałe zadania w zakresie polityki społecznej realizowane przez powiatowe urzędy pracy.
6. Stwierdzono stosowanie niejednolitych zasad dekretacji operacji występujących w jednostce dotyczących wypłaty środków należnych osobom fizycznym na podstawie uchwał Rady Gminy w Aleksandrowie, a w szczególności prowizji dla sołtysów oraz wynagrodzeń dla członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. Obowiązujący w jednostce plan kont, wprowadzony zarządzeniem Wójta Gminy nr 1/2002 z dnia 27 marca 2002 roku, nie określał w sposób jednoznaczny, na jakim koncie należy dekretować wynagrodzenia realizowane na podstawie uchwały rady gminy na rzecz osób fizycznych, w związku z czym wypłata prowizji dla sołtysów z tytułu inkasa łącznego zobowiązania pieniężnego księgowana była na koncie 231 - rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, wypłata wynagrodzenia na rzecz członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych księgowana była na koncie 234 pozostałe rozrachunki z pracownikami.
7. Stwierdzono jeden przypadek braku rozliczenia w terminie wskazanym we wniosku o zaliczkę udzielonej zaliczki, co naruszało postanowienia Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych, w zakresie terminów rozliczania zaliczek.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy, Skarbnik Gminy oraz Kasjer.

W zakresie rozrachunków i roszczeń

1. Stwierdzono, że w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych oraz w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń na dzień 30 czerwca 2006 roku nie wykazano zobowiązania wymagalnego w kwocie 95,00 zł.
2. Ewidencja księgowa prowadzona była w sposób nie pozwalający na wyodrębnienie zobowiązań wymagalnych na potrzeby sprawozdawczości budżetowej (w szczególności dotyczącej długu publicznego). Stosownie do zapisów § 12 ust. 1 pkt 5 i ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych – zakładowy plan kont powinien zapewnić możliwość sporządzenia wymaganych przepisami sprawozdań finansowych, w tym budżetowych.
Odpowiedzialność za wskazane wyżej naruszenia ponosi Wójt Gminy i Skarbnik Gminy

W zakresie dochodów z podatków i opłat

1. Kontrola wykazała, że w zakładowym planie kont dla jednostki budżetowej nie wyodrębniono syntetycznych kont księgowych służących wyłącznie do ewidencji podatków i opłat oraz nie wskazano sposobu prowadzenia ksiąg pomocniczych w zakresie ewidencji podatków i opłat, co stanowiło naruszenie § 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz.511), które określało wykaz kont syntetycznych oraz sposób prowadzenia ewidencji analitycznej.
2. W przypadku inkasenta wskazanego dla sołectwa Aleksandrów stwierdzono przypadki dokonywania wpłat pobranych od podatników podatków po upływie ustawowego terminu płatności, określonego w art.47 § 4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz.60 ze zm.) zgodnie z którym – obowiązkiem inkasenta jest pobranie podatku i wpłacenie go we właściwym terminie organowi podatkowemu, tj. w dniu następującym po ostatnim dniu, w którym zgodnie z przepisami powinna nastąpić wpłata podatku, chyba że organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego wyznaczy termin późniejszy.
3. Stwierdzono przypadki nieterminowego składania deklaracji podatkowych przez podatników (osoby prawne) podatku od nieruchomości i podatku rolnego. Terminy składania deklaracji określa art.6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2006 r., Dz. U. nr 121, poz. 844 ze zm.) oraz art. 6a ust.8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 2006 r., Dz. U. nr 136, poz.969 ze zm.). Ponadto, stwierdzono przypadki nie wskazywania na deklaracjach daty wpływu deklaracji do Urzędu Gminy.
4. Stwierdzono przypadki nie weryfikowania przez organ podatkowy prawidłowości złożonych deklaracji na podatek od nieruchomości i podatek rolny, co było wymagane przez art.272 ustawy Ordynacja podatkowa (czynności sprawdzające).
5. Stwierdzono, że w przypadku zapłaty podatku po terminie płatności organ podatkowy nie zaliczał poszczególnych wpłat rat podatku proporcjonalnie na poczet zaległości podatkowych i odsetek za zwłokę, co stanowiło naruszenie art.55 § 1 i 2 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z powołanymi przepisami, jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę, wpłatę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę (dotyczy podatku od nieruchomości i podatku od środków transportowych).
6. Kontrola wykazała przypadki istnienia na kontach podatkowych podatników podatku od nieruchomości oraz podatku rolnego od osób prawnych nadpłat podatków, które nie zostały rozliczone zgodnie z zasadami zwrotu nadpłat określonych w art.76 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
7. Kontrolujący stwierdzili brak chronologicznego prowadzenia dziennika obrotów w zakresie podatku od nieruchomości od osób prawnych, zgodnie z wymogami § 9 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego, według którego - dziennik służy do zapisywania w porządku chronologicznym, dzień po dniu, danych o operacjach gospodarczych a zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) - liczone w sposób ciągły w skali roku. Stwierdzono ponadto, że z dziennika nie wynikał stan zaległości w podatku od nieruchomości od osób prawnych na dzień 31 grudnia 2005 roku (kwota 74.130,79 zł).
8. Stwierdzono dwa przypadki nieprawidłowego opodatkowania osób fizycznych podatkiem od nieruchomości. Podatnikowi łącznego zobowiązania pieniężnego o numerze identyfikacyjnym 90084 grunty o powierzchni 3.100 m2 oznaczone symbolem Bi (zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 roku w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. nr 38, poz. 454 ze zm.) - symbolem Bi oznacza się inne tereny zabudowane spośród gruntów zabudowanych i zurbanizowanych) opodatkowano podatkiem rolnym, jednakże nie wymierzono podatku ze względu na V i VI klasę gleby. Podatnikowi łącznego zobowiązania pieniężnego o numerze identyfikacyjnym 50067 grunty o powierzchni 0,039 ha, oznaczone symbolem Ba – tereny przemysłowe, opodatkowano podatkiem od nieruchomości według stawki ustalonej dla gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej pomimo tego, że od dnia 15 listopada 2002 roku podatnik nie prowadził działalności gospodarczej. Wskazać należy, że zgodnie z art.2 ust.2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości nie podlegają grunty sklasyfikowane w ewidencji gruntów i budynków jako użytki rolne, grunty zadrzewione i zakrzewione na użytkach rolnych lub lasy, z wyjątkiem zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej. W świetle niniejszego przepisu grunty będące własnością podatnika o numerze 90084 o powierzchni 3.100 m2 oznaczone symbolem Bi powinny zostać opodatkowane podatkiem od nieruchomości, przy czym stawka podatku uzależniona będzie od sposobu wykorzystania gruntów przez podatnika. Grunty będące własnością podatnika o numerze 50067 o powierzchni 0,039 ha oznaczone symbolem Ba powinny zostać opodatkowane podatkiem od nieruchomości według stawki dla gruntów pozostałych (stan faktyczny ustalono w oparciu o przedłożone do kontroli materiały).
9. Stwierdzono, że obowiązkiem podatkowym w podatku od nieruchomości nie zostały objęte osoby, które są dzierżawcami i najemcami lokali będących własnością Gminy Aleksandrów, a w szczególności osoba fizyczna dzierżawiąca na podstawie umowy z dnia 2 stycznia 2001 roku lokal o powierzchni 12 m2 usytuowany w budynku Urzędu Gminy; osoba fizyczna dzierżawiąca na podstawie umowy z dnia 30 września 1999 roku lokal o powierzchni 12 m2 usytuowany w Dąbrowie nad Czarną oraz osoba fizyczna wynajmująca na podstawie umowy z dnia 4 stycznia 1999 roku budynek gospodarczy o powierzchni 12 m2 usytuowany w Aleksandrowie. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 4 lit. "a" ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - podatnikami podatku od nieruchomości są posiadacze nieruchomości lub ich części albo obiektów budowlanych lub ich części, stanowiących własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, jeżeli posiadanie wynika z umowy zawartej z właścicielem.
10. Stwierdzono, że w większości przypadków w składanych przez podatników deklaracjach podatkowych brak było danych dotyczących budynków mieszkalnych zwolnionych od podatku na podstawie uchwały Rady Gminy Aleksandrów, co było niezgodne z wymogami określonymi w art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którym - osoby fizyczne są zobowiązane złożyć właściwemu organowi podatkowemu informacje o nieruchomościach i obiektach budowlanych sporządzoną na formularzu według ustalonego wzoru w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie albo wygaśnięcie obowiązku podatkowego w zakresie podatku od nieruchomości. Z obowiązku powyższego nie zwalnia również okoliczność wprowadzenia zwolnień na mocy uchwały organu stanowiącego. Kontrola wykazała, że w celu ujęcia w sprawozdaniach budżetowych Rb-27S i Rb-PDP informacji o skutkach udzielonych przez gminę zwolnień od podatku przyjmowano średnią wielkość budynku mieszkalnego i mnożono ją przez liczbę gospodarstw.
11. Ustalono, że w rejestrze wymiarowym łącznego zobowiązania pieniężnego figurowała Parafia Rzymsko-Katolicka w Dąbrowie nad Czarną, Parafia Rzymsko-Katolicka w Dąbrówce oraz Parafia Rzymsko-Katolicka
w Skotnikach. Zakwalifikowanie powyższych podmiotów do podatników - osób fizycznych oraz umieszczenie ich w rejestrach wymiarowym łącznego zobowiązania pieniężnego było działaniem nieprawidłowym. Zgodnie, bowiem z art. 7 ust.1 pkt 5 ustawy z dnia 17 maja 1989 roku o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. nr 29, poz.154 ze zm.) - parafie są terytorialnymi jednostkami organizacyjnymi Kościoła posiadającymi osobowość prawną. Wobec powyższego parafie powinny podlegać opodatkowaniu na zasadach określonych dla osób prawnych.
12. Stwierdzono, że organ podatkowy udzielił na mocy decyzji nr 04/U/05 z dnia 7 marca 2005 ulgi inwestycyjnej w podatku rolnym w związku z budową budynku inwentarskiego, w wysokości 20.586 zł, przed zakończeniem budowy budynku, co było niezgodne z art. 13 ust. 2 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym, zgodnie z którym ulga inwestycyjna jest przyznawana po zakończeniu inwestycji.
13. Stwierdzono, że organ podatkowy przez wydaniem w 2005 roku decyzji nr nr 61/05, 68/05 oraz 79/05 w sprawie umorzenia zaległości podatkowych w stosunku do Szpitala Rejonowego w Piotrkowie Trybunalskim nie przeprowadził postępowania podatkowego mającego na celu ustalenie istnienia przesłanek uzasadniających zastosowanie ulgi w zapłacie podatku. Wydając decyzje organ podatkowy oparł się wyłącznie na wniosku podatnika.
14. Stwierdzono liczne przypadki braku uzasadnienia prawnego i faktycznego w decyzjach dotyczących umorzenia zaległości podatkowych w podatku od nieruchomości i w podatku rolnym, co było wymagane przez art.210 § 1 pkt 6 w zw. z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którymi to przepisami - decyzja zawiera uzasadnienia faktyczne i prawne, tj. wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności oraz wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa. Przepis art. 210 § 5 ustawy Ordynacja podatkowa wskazuje, że można odstąpić od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony. Nie dotyczy to jednak decyzji wydanej na skutek odwołania bądź na podstawie, której przyznano ulgę w zapłacie podatku.
15. Stwierdzono przypadki braku wskazania kwoty odsetek w decyzjach dotyczących odroczenia terminu płatności podatku oraz rozłożenia na raty zapłaty zaległości podatkowej, co było niezgodne z art. 67a § 1 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - organ podatkowy, na wniosek podatnika, z zastrzeżeniem art. 67b, w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym, może odroczyć lub rozłożyć na raty zapłatę zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę (oznaczenie przepisu według stanu prawnego obowiązującego od dnia 1 września 2005 roku).
16. Ewidencja księgowa podatku od środków transportowych prowadzona była w sposób naruszający zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych przez organy podatkowe, określone w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. W czasie trwania czynności kontrolnych została założona prawidłowa ewidencja księgowa podatku od środków transportowych: ręczne karty podatników, dziennik przypisów i odpisów oraz dziennik obrotów.
17. Stwierdzono przypadki braku odnotowania na złożonych przez podatników deklaracjach podatkowych w zakresie podatku od środków transportowych terminu ich wpływu do Urzędu Gminy, co uniemożliwiało kontrolującym ustalenie czy podatnicy składali deklaracje w terminie określonym w art. 9 ust. 6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych. Brak odnotowania na deklaracjach daty wpływu do Urzędu Gminy naruszał wymogi określone w § 6 ust. 11 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 ze zm.).
18. Kontrola wykazała, że Rada Gminy Aleksandrów nie podjęła uchwały w sprawie zasad ustalania i poboru oraz terminu płatności i wysokość stawek opłaty targowej, w oparciu o art. 19 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych, który stanowi, że rada gminy określa w drodze uchwały zasady ustalania i poboru oraz terminy płatności i wysokość stawek opłat określonych w ustawie (w tym opłaty targowej).
19. Kontrola w zakresie poboru opłaty skarbowej wykazała, że organ podatkowy nie pobierał opłaty skarbowej od wniosków dotyczących udzielenia zwolnień w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie gospodarstwa rolnego oraz udzielenia ulg w zapłacie podatków w postaci rozłożenia na raty zapłaty podatku oraz bezpodstawne pobierał opłatę skarbową za poświadczenie za zgodność z oryginałem faktur i rachunków stanowiących załączniki do podania o przyznanie ulgi inwestycyjnej, co stanowiło naruszenie przepisów ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 253, poz.2532 ze zm.).
20. Stwierdzono przypadki zaniechania podjęcia przez organ podatkowy czynności windykacyjnych, polegających na wysłaniu upomnień do podatników zalegających z zapłatą podatku, po upływie terminu płatności poszczególnych rat, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541 ze zm.), zgodnie z którymi – wierzyciel jest obowiązany do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych, a jeżeli należność nie zostanie zapłacona w terminie wynikającym z decyzji lub przepisów prawa, wierzyciel wysyła do zobowiązanego upomnienie z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia. Kontrola wykazała także, że organ podatkowy nie wystawiał tytułów wykonawczych po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu, co stanowiło naruszenie § 5 ust.1 ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Ustalono, że w 2005 roku nie wystawiono żadnego upomnienia ani też tytułu wykonawczego w stosunku do podatników podatku od nieruchomości i podatku rolnego zarówno w przypadku osób prawnych jak i osób fizycznych. W 2006 roku wystawione upomnienia dotyczyły wyłącznie podatku od nieruchomości od osób prawnych oraz łącznego zobowiązania pieniężnego, nie wystawiono natomiast żadnego tytułu wykonawczego. Wskazać należy na znaczny wzrost zaległości na dzień 31 grudnia 2005 roku w stosunku do stanu na dzień 31 grudnia 2004 roku, do czego przyczynił się brak podejmowania czynności egzekucyjnych przez organ podatkowy.
21. Ewidencja upomnień w zakresie łącznego zobowiązania pieniężnego nie uwzględniała rodzaju oraz okresu za jaki należna była zaległość podatkowa, co było niezgodne ze wzorem ewidencji upomnień zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Nieprawidłowo prowadzono także ewidencję upomnień w zakresie podatku od środków transportowych (ewidencja prowadzona ręcznie w zeszycie i obejmująca jedynie imię i nazwisko zobowiązanego) z naruszeniem postanowień § 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Zgodnie z powołanym przepisem - ewidencja wysłanych upomnień powinna zawierać następujące elementy: nr ewidencyjny upomnienia, datę wystawienia upomnienia, nr konta zobowiązanego, nazwisko i imię zobowiązanego, adres zamieszkania (siedzibę), należność (należy wskazać rodzaj należności oraz okres którego dotyczy oraz kwotę), a także datę doręczenia upomnienia.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy, pełniący funkcję organu podatkowego, Skarbnik Gminy, inspektorzy ds. podatków i opłat i ds. wymiaru oraz referent ds. księgowości budżetowej w zakresie szczegółowo wskazanym w protokole kontroli.

W zakresie dochodów z majątku gminy

1. Stwierdzono, że w kontrolowanej jednostce nie przestrzegano art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., 2004 r., Dz. U. nr 261, poz. 2603 ze zm.) zgodnie z którym - organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
2. Stwierdzono dwa przypadki zawarcia umów dzierżawy (umowa zawarta w dniu 28 czerwca 2001 roku dotycząca dzierżawy nieruchomości zabudowanej w miejscowości Stara oraz umowa zawarta w dniu 1 kwietnia 2005 roku dotycząca dzierżawy nieruchomości zabudowanej w miejscowości Reczków Nowy), w których zostały zawarte zapisy, że czynsz dzierżawny z powyższych umów płatny jest do rąk sołtysa wsi Stara i Reczków Nowy. W wyniku takich zapisów umowy Gmina Aleksandrów nie pobrała czynszów dzierżawnych z tytułu dzierżawy ww. nieruchomości w wysokości 3.007,89 zł za 2005 rok i 1.683,18 zł za I półrocze 2006 roku.
3. Kontrola wykazała, że Rada Gminy w Aleksandrowie nie określiła zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, w oparciu o art.21 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 31, poz. 266).
4. Stwierdzono, że w dniu 5 maja 2004 roku została zawarta umowa najmu lokalu mieszkalnego na czas określony, do dnia 30 maja 2009 roku. Powyższe działanie było sprzeczne z art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym - umowa o odpłatne używanie lokalu wchodzącego w skład mieszkaniowego zasobu gminy lub innych jednostek samorządu terytorialnego, z wyjątkiem lokalu socjalnego lub lokalu związanego ze stosunkiem pracy, może być zawarta wyłącznie na czas nieoznaczony, chyba że zawarcia umowy na czas oznaczony żąda lokator.
5. Stwierdzono, że Gmina Aleksandrów nie przestrzegała obowiązku naliczania i pobierania od najemców i dzierżawców odsetek od nieterminowych wpłat czynszu za najem lub dzierżawę – stosownie do regulacji określonych w art. 481 Kodeksu Cywilnego, a także nie prowadziła żadnych czynności zmierzających do wyegzekwowania istniejących zaległości.
6. W wyniku kontroli ustalono, że ewidencja analityczna wpłat z tytułu czynszów dzierżawnych oraz czynszów najmu prowadzona była wyłącznie w dzienniku obrotów nieprzypisanych. Dla poszczególnych dzierżawców i najemców nie prowadzono ewidencji analitycznej w podziale na dłużników i z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej, zgodnie z zasadami prowadzenia ewidencji analitycznej do konta 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych, określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. W związku z powyższym jednostka nie posiadała danych dotyczących zaległości oraz nadpłat z tytułu dzierżawy oraz najmu lokali. Biorąc pod uwagę, że nie prowadzono także ewidencji syntetycznej dochodów z tytułu najmu (dzierżawy) brak było możliwości uzgodnienia sald ewidencji syntetycznej i analitycznej w zakresie tych dochodów. Dla każdego najemcy i dzierżawcy należy prowadzić ewidencję pozwalająca na ustalenie przypisu, wpłat oraz zaległości i nadpłat.
7. Stwierdzono, że w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych według stanu na dzień 30 czerwca 2005 roku, na dzień 31 grudnia 2005 roku oraz na dzień 30 czerwca 2006 roku nie wykazano zaległości z tytułu najmu i dzierżawy pomimo ich faktycznego występowania.
Odpowiedzialność za opisane nieprawidłowości ponosi Kierownik Referatu Gospodarki Przestrzennej, Komunalnej i Gruntami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska oraz Wójt Gminy i Skarbnik Gminy.

W zakresie wydatków związanych z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych

1. W wyniku analizy dokumentów dotyczących wydatków związanych z realizacją Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych stwierdzono, że faktura nr 0193373 z dnia 22 sierpnia 2005 roku wystawiona została na Ludowy Klub Sportowy "Błysk", a nie na Urząd Gminy w Aleksandrowie. Stosownie do art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości – podstawą zapisu w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Dowód księgowy – zgodnie z art. 21 ustawy – powinien zawierać m.in. określenie stron dokonujących operacji gospodarczej. Biorąc pod uwagę fakt, że stroną dokonującą operacji gospodarczej nie był Urząd Gminy w Aleksandrowie, a Ludowy Klub Sportowy "Błysk" Aleksandrów, faktura ta nie powinna zostać przyjęta do realizacji.
2. Prowadzone karty wydatków gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych nie pozwalały na uzyskanie informacji dotyczących poszczególnych wydatków, np. w dniu 6 września 2005 roku dokonano wpisu "wypłacono za artykuły sportowe – kwota 704,91 zł". Pod jednym zapisem zostały ujęte zostały dwie faktury: nr 294 z dnia 19 sierpnia 2005 roku na kwotę 593,97 zł oraz nr 0193373 z dnia 22 sierpnia 2005 roku na kwotę 110,94 zł. Powyższe świadczy o nie przestrzeganiu art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - zapis księgowy powinien zawierać, co najmniej: datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów, kwotę i datę zapisu oraz oznaczenie kont, których dotyczy.

W zakresie wydatków na zadania z zakresu pomocy społecznej

Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej nie posiadał specjalizacji z zakresu organizacji pomocy społecznej wymaganej przez art. 122 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz. U. nr 64, poz. 593 ze zm.), zgodnie z którym to przepisem - osoby kierujące jednostkami organizacyjnymi pomocy społecznej są obowiązane posiadać co najmniej 3-letni staż pracy w pomocy społecznej oraz specjalizację z zakresu organizacji pomocy społecznej. Ustalono, iż Kierownik GOPS podjął studia podyplomowe z zakresu organizacji pomocy społecznej, a przewidywanym terminem zakończenia był październik 2006 roku.

W zakresie wydatków na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych oraz na działalność pożytku publicznego

1. W przedstawionych do kontroli dokumentach związanych z udzieleniem dotacji na realizację zadań publicznych z zakresu kultury fizycznej kontrolujący stwierdzili brak pisemnego uzasadnienia wyboru oferty, do czego zobowiązywał art. 15 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873 ze zm.) zgodnie z którym - organ administracji publicznej obowiązany jest w uzasadnieniu wyboru oferty ustosunkować się do spełnienia przez oferenta wymogów określonych w ustawie oraz w ogłoszeniu,. Przepis ten stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy złożona została tylko jedna oferta.
2. Analiza sprawozdania za I kwartał (okres od dnia 18 lutego do dnia 31 marca 2005 roku) złożonego przez Ludowy Klub Sportowy "Błysk" Aleksandrów wykazała, że uwzględniono w nim wydatek poniesiony w dniu 27 stycznia 2005 roku dotyczący zobowiązania z tytułu zawarcia umowy ubezpieczenia nr 02/BOKIn/5/2005 za ubezpieczenie NW i OC zawodników, trenerów, instruktorów, sędziów organizatorów w kwocie 1.600 zł. Biorąc pod uwagę okoliczność, że umowa zlecenia zadania i udzielenia dotacji zawarta została w dniu 21 lutego 2005 roku brak było podstaw do rozliczenia powyższego wydatku, dokonanego przed dniem zlecenia zadania, ze środków dotacyjnych.
3. Dokumenty załączone do sprawozdania złożonego przez Klub nie zostały opisane pod względem merytorycznym, co pozwalałoby na prawidłową ocenę zadania pod względem rzeczowym i finansowym. Brak było także opisu wskazującego na źródła finansowania poniesionych wydatków: ze środków własnych klubu, czy ze środków pochodzących z dotacji z budżetu gminy. Przypisanie poniesionym wydatkom źródeł finansowania wskazanych w sprawozdaniu wynika z "Zestawienia faktur (rachunków)", znajdującego się w części II – Sprawozdanie z wykonania wydatków B. Zestawienie faktur (rachunków).
4. Stwierdzono, że Gmina nie przestrzegała zapisów zawartych w art. 17 pkt 1-4 ustawy o pożytku publicznym i o wolontariacie, zgodnie z którymi - organ administracji publicznej zlecający zadanie publiczne dokonuje kontroli i oceny realizacji zadania, a w szczególności: stanu realizacji zadania, efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania, prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania, a także prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy.

W zakresie wydatków osobowych oraz wydatków na wypłaty diet dla radnych

1. Stwierdzono, że Pan Józef Stańczyk, któremu z dniem 29 listopada 2002 roku Wójt Gminy na mocy zarządzenia nr 7/2002 z dnia 29 grudnia 2002 roku powierzył obowiązki Zastępcy Wójta Gminy nie posiadał kwalifikacji do pełnienia tej funkcji. Zgodnie z obowiązującymi wówczas przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz. 707 ze zm.) - zastępca wójta w gminie do 15 tys. mieszkańców powinien legitymować się wykształceniem wyższym i 6-letnim stażem pracy. Analogiczne wymagania znalazły się w kolejnych obowiązujących w powyższym zakresie unormowaniach oraz
w obowiązującym obecnie rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 146, poz. 1223 ze zm.).
2. Stwierdzono, że dwóm pracownikom zajmującym stanowiska kierowników referatów oraz Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego nie został przyznany dodatek funkcyjny. Zgodnie z załącznikiem 3 (część VI. Tabela stanowisk pracowniczych wspólnych dla wszystkich urzędów) do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich - kierownikowi referatu (jednostki równorzędnej), pełnomocnikowi do spraw informacji niejawnych oraz zastępcy naczelnika wydziału (jednostki równorzędnej) przysługuje dodatek funkcyjny do grupy 6, tzn. do 140% najniższego wynagrodzenia zasadniczego. Z powyższego załącznika (II. Tabela stanowisk pracowniczych w urzędach gmin, miast - miast na prawach powiatu) wynika także, że dodatek funkcyjny przysługuje również zastępcy kierownika urzędu stanu cywilnego, komendantowi gminnej ochrony przeciwpożarowej - do grupy 3, tzn. do 100% najniższego wynagrodzenia zasadniczego. Analogiczne zapisy znajdowały się we wcześniej obowiązujących unormowaniach. W trakcie czynności kontrolnych kierownikom referatów oraz Zastępcy Kierownika USC przyznane zostały dodatki funkcyjne.
3. Ustalono, że jeden z pracowników zatrudniony był na stanowisku Zastępcy Kierownika Referatu, pomimo że przepisy dotyczące wynagradzania pracowników samorządowych nie przewidywały istnienia takiego stanowiska. W trakcie czynności kontrolnych, z dniem 1 sierpnia 2006 roku wskazany pracownik zatrudniony został na stanowisku specjalisty ds. inwestycji i zamówień publicznych.
4. Kontrolujący ustalili, że dwóch pracowników nie posiadało kwalifikacji do zajmowania stanowiska inspektora z uwagi na brak spełnienia wymogu posiadania wyższego wykształcenia. Z przedłożonych do kontroli akt osobowych wynikało, że pracownicy legitymowali się wykształceniem średnim. Powierzenie obowiązków inspektora nastąpiło w jednym przypadku z dniem 1 lipca 2004 roku, a w drugim z dniem 1 października 2003 roku. Z przepisów obowiązującego wówczas rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264 ze zm.) wynikało, że wymagania kwalifikacyjne dla stanowiska inspektora to wykształcenie wyższe i 3-letni staż pracy. Analogiczne unormowanie znajduje się w obecnie obowiązującym rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich. W trakcie czynności kontrolnych ww. osobom z dniem 1 sierpnia 2006 roku powierzone zostały stanowiska specjalistów.
5. W 2005 roku przekazania środków na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dokonano w dniach 17 maja 2005 roku – 12.648,75 zł (75% odpisu) i 23 listopada 2005 roku – 4.216 zł (pozostałe 25%). Przekazanie 25% odpisu w dniu 23 listopada 2005 roku było sprzeczne z wymogami określonymi w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 ze zm.) zgodnie z którymi - pracodawca ma obowiązek przekazać na rachunek bankowy funduszu w terminie do 31 maja danego roku, co najmniej równowartość 75% wartości odpisu, a pozostała kwota winna być przekazana do 30 września danego roku.
6. Stwierdzono zawyżenie o kwotę 32,10 zł wypłaconego Wójtowi Gminy ryczałtu pieniężnego z tytułu używania do celów służbowych samochodu nie będącego własnością pracodawcy za maj 2006 roku. Powyższe było wynikiem nie zmniejszenia należnej kwoty ryczałtu o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności w miejscu pracy. Zgodnie z § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.) – kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. W trakcie kontroli ww. kwota nadpłaconego ryczałtu została potrącona Wójtowi z kwoty ryczałtu za sierpień 2006 roku.
7. W przypadku wypłaty ryczałtu pieniężnego z tytułu używania do celów służbowych samochodu nie będącego własnością pracodawcy dla Zastępcy Wójta Gminy stwierdzono przypadek jego zaniżenia o 10,70 zł. Powyższe było wynikiem dwukrotnego zmniejszenia kwoty ryczałtu za marzec i maj z tytułu nieobecności pracownika w dniu 29 marca 2006 roku. Potrącona dwukrotnie kwota została zwrócona pracownikowi w trakcie kontroli RIO w Łodzi.
Odpowiedzialność za wskazane wyżej naruszenia ponosi Kierownik Referatu Organizacyjnego i Spraw Społecznych oraz Wójt Gminy.

W zakresie wydatków inwestycyjnych

Przebudowa drogi gminnej Janikowice – Aleksandrów (przetarg nieograniczony o wartości poniżej 60.000 euro) - zadanie zrealizowane przy udziale środków z Unii Europejskiej w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego.

1. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na wykonanie przebudowy drogi gminnej Janikowice-Aleksandrów nie zawierało wszystkich informacji wskazanych w art. 41 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.) a w szczególności, terminu wykonania zamówienia, kryteriów oceny ofert i ich znaczenia oraz terminu związania ofertą.
2. Stwierdzono, że wszyscy oferenci, którzy złożyli oferty w przetargu zgodnie z otrzymanym wzorem oferty wyrazili gotowość wykonania umowy w terminie 4 miesięcy od daty podpisania umowy dokonując jednocześnie zmiany przekazanego przez zamawiającego projektu umowy w zakresie terminu realizacji przedmiotu umowy poprzez wymazanie terminu od 1 kwietnia 2005 roku do 30 czerwca 2005 i wskazanie terminu zakończenia przedmiotu umowy na cyt. "max. 4 tygodnie od daty podpisania umowy", co skutkowało tym, że oferty złożone przez wykonawców nie spełniały wymagań zamawiającego wskazanych w specyfikacji. Wskazać jednakże należy, że zamawiający w specyfikacji termin wykonania umowy określił w sposób niejednoznaczny (odmiennie w formularzu oferty, odmiennie we wzorze umowy), co mogło być przyczyną zmian dokonanych przez oferentów.
3. Kontrolujący stwierdzili, że sposób oceny przez poszczególnych członków komisji przetargowej był niezgodny z postanowieniami specyfikacji, a ponadto punkty przyznane przez poszczególnych członków dla danej oferty nie były sumowane, co nie miało jednakże wpływu na wybór najkorzystniejszej oferty.
4. Stwierdzono, że umowa z dnia 24 września 2004 roku nr 4/2004 dotycząca pełnienia nadzoru inwestorskiego nad realizacją zadania związanego z przebudową fragmentu drogi gminnej Janikowice-Aleksandrów zawarta została naruszeniem art. 51 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, zgodnie z którym jednostki samorządu terytorialnego oraz inne podmioty sektora finansów publicznych, z wyjątkiem Skarbu Państwa, nie mogły zaciągać zobowiązań finansowych, których maksymalna wartość nominalna, wyrażona w złotych, nie została ustalona w dniu zawierania transakcji – w związku z brakiem określenia w przedmiotowej umowie maksymalnej wartości zobowiązania wyrażonej w złotówkach. Stwierdzono również, że ww. umowa nie posiada kontrasygnaty Skarbnika Gminy, co było wymagane przez art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, stosownie do którego - jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.

Przebudowa dróg gminnych w miejscowościach Kalinków – Borowiec – Rożenek oraz Reczków Nowy (przetarg nieograniczony o wartości zamówienia powyżej 60.000 euro) - zadanie zrealizowane przy udziale środków z Unii Europejskiej w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego
1. Kontrola wykazała, że w ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym na wykonanie przebudowy dróg gminnych Kalinków-Borowiec-Rożenek oraz Reczków Nowy zamieszczonym w siedzibie zamawiającego oraz na stronie internetowej w okresie od 14 lutego do 31 marca 2005 roku nie zawarto opisu przedmiotu zamówienia, a w szczególności zakresu zamówienia, jak również terminu związania ofertą i kryteriów oceny ofert, co stanowiło naruszenie art. 41 ustawy Prawo zamówień publicznych.
2. Stwierdzono, że w złożonych w przetargu ofertach nr 1 i nr 2 brak było wymaganych przez zamawiającego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dokumentów: zaświadczenia właściwej urzędowej instytucji kontroli jakości potwierdzającego, że poprzez odpowiednie odniesienie dokładnie oznaczone produkty będące przedmiotem dostawy odpowiadają określonym normom lub specyfikacjom technicznym; zaświadczenia podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzającego, że wykonawca spełnia określone wymogi jakościowe w zakresie świadczenia usług będących przedmiotem zamówienia lub równoważnych dokumentów potwierdzających jakość świadczonych usług, jeżeli wykonawca nie może w terminie uzyskać wymaganego zaświadczenia; wyniku kontroli dotyczącej zdolności produkcyjnych, a razie konieczności także możliwości naukowych i badawczych wykonawcy, przeprowadzonej przez właściwy organ kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, pod warunkiem uzyskania zgody tego organu – jeżeli usługi lub produkty będące przedmiotem dostawy są skomplikowane lub służą szczególnemu celowi. Kontrola wykazała ponadto, że oferenci zmienili treść projektu umowy załączonego do specyfikacji istotnych warunków zamówienia poprzez usunięcie z projektu umowy postanowienia dotyczącego zabezpieczenia należytego wykonania umowy następującej treści cyt. "Wykonawca wnosi zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 2% ceny przedstawionej w ofercie z zaokrągleniem do pełnych 100 zł, co stanowi kwotę …". Wniesione przez Wykonawcę zabezpieczenie należytego wykonania umowy przeznaczone jest na: 30% na zabezpieczenie roszczeń z tytułu gwarancji i rękojmii, 70% na zabezpieczenie zgodnego z umową wykonania robót". Z uwagi na brak stosownych zaświadczeń w ofertach dwaj wykonawcy, którzy złożyli oferty na wykonanie przebudowy dróg gminnych w miejscowościach Kalinków-Borowiec-Rożenek i Reczków Nowy podlegali wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych (oferty wykonawców wykluczonych powinny zostać odrzucone). Konsekwencją odrzucenia obydwu ofert złożonych w przetargu nieograniczonym powinno być jego unieważnienie, stosownie do wymogu określonego w art. 93 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.
3. Stwierdzono, że umowa z dnia 14 kwietnia 2005 roku dotycząca pełnienia nadzoru inwestorskiego nad realizacją zadania związanego z przebudową drogi gminnej Kalinków-Borowiec-Rożenek oraz Reczków Nowy zawarta została z naruszeniem art. 51 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, zgodnie z którym - jednostki samorządu terytorialnego oraz inne podmioty sektora finansów publicznych, z wyjątkiem Skarbu Państwa, nie mogły zaciągać zobowiązań finansowych, których maksymalna wartość nominalna, wyrażona w złotych, nie została ustalona w dniu zawierania transakcji – w związku z brakiem określenia w przedmiotowej umowie maksymalnej wartości zobowiązania wyrażonej w złotówkach.
4. Stwierdzono, że na koncie 080 – inwestycje, prowadzonym dla zadania dotyczącego przebudowy dróg gminnych Kalinków-Borowiec-Rożenek zaksięgowano koszty inwestycji w wysokości 1.019.240,54 zł, podczas gdy kwota wydatków wynikająca z faktur i rachunków wynosiła 1.028.390,54 zł. Ustalono, że brak ujęcia kwoty 9.150 zł na koncie 080 spowodowany był tym, że pierwotnie wydatek ten został sfinansowany ze środków bieżących, a w okresie akceptacji wniosku o dofinansowane ze środków ZPORR przeksięgowany został na wydatki inwestycyjne.
5. Kontrola wykazała, że do kosztów inwestycji nie zaliczono kosztów odsetek i prowizji związanych z obsługą zaciągniętych zobowiązań na realizację zadania, zgodnie z art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości, stosownie do którego - do kosztów wytworzenia środków trwałych w budowie, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zalicza się ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania, w tym również nie podlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy i koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu.

Przebudowa drogi gminnej we wsi Dębowa Góra Kolonia – przetarg nieograniczony o wartości zamówienia poniżej 60.000 euro
1. Ustalono, że ogłoszenie o przetargu nieograniczonym z dnia 19 września 2005 roku dotyczące wykonania przebudowy drogi gminnej we wsi Dębowa Góra Kolonia w granicach istniejących pasów drogowych o nr ewid. 414, 421 od km 0+000 do km 1+065,50" nie zawierało wszystkich informacji wymaganych przez art. 41 ustawy Prawo zamówień publicznych, a mianowicie wskazania kryterium oceny ofert i ich znaczenia oraz terminu związania ofertą. Ponadto, ogłoszenie, które zostało zamieszczone na stronie internetowej nie zawierało informacji na temat terminu otwarcia ofert. Informacja taka zawarta została w ogłoszeniu zamieszczonym w siedzibie zamawiającego.
2. Zamawiający nie opisał w specyfikacji istotnych warunków zamówienia sposobu dokonywania oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu. Ponadto, specyfikacja nie zawierała informacji na temat warunku wskazanego w ogłoszeniu o przetargu, a mianowicie nie odnosiła się do wymogu zatrudnienia lub współpracy z kierownikiem budowy w branży drogowej, który posiadałby co najmniej 5-letnie doświadczenie zawodowe, uprawnienia do kierowania robotami w ww. branży oraz wpis na listę członków Izby Budowlanej. Powyższe naruszało art. 36 ust. 1 pkt 8 i 9 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym - specyfikacja istotnych warunków zamówienia powinna zawierać, m.in., opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków, a także informację o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu.
3. Zamawiający zawarł w punkcie VI specyfikacji zapis, że od oferenta, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą wymagane będzie wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 1% ceny ofertowej. Analogiczny zapis znalazł się w pkt 15 załącznika nr 2 do specyfikacji – "Oświadczenie oferenta" oraz w § 15 projektu umowy, stanowiącego załącznik nr 3 do specyfikacji. Ponadto, w § 15 umowy nr 6/2005 z dnia 14 października 2005 roku zawartej z wybranym wykonawcą zapisano, że wykonawca wniesie zabezpieczenie w wysokości 1% ceny netto przedstawionej w ofercie z zaokrągleniem do pełnych 100 zł, która to kwota potrącona będzie z ostatniej faktury. Powyższe postanowienia były sprzeczne z obowiązującymi wówczas w powyższym zakresie przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. W przypadku zamówienia na roboty budowlane o wartości nie przekraczającej 60.000 euro zamawiający mógł żądać od wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Zabezpieczenie to służyło pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Zabezpieczenie mogło być wnoszone według wyboru wykonawcy w jednej lub kilku następujących formach: pieniądzu, poręczeniach bankowych, gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych lub poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 roku o utworzeniu Polskiej Agencji Przedsiębiorczości. Wysokość zabezpieczenia ustalana była w stosunku procentowym do ceny całkowitej podanej w ofercie albo maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania wykonawcy wynikającej z umowy, jeżeli w ofercie podano cenę jednostkową lub ceny jednostkowe. Zabezpieczenie ustalone powinno zostać w wysokości od 2% do 10% ceny całkowitej podanej w ofercie albo maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania wynikającej z umowy. Zamawiający zobowiązany był zwrócić zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania go przez zamawiającego za należycie wykonane. Kwota pozostawiona na zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady lub gwarancji jakości nie mogła przekraczać 30% wysokości zabezpieczenia.
W wyniku kontroli stwierdzono, że zabezpieczenie nie zostało przez wykonawcę wniesione.
4. Kontrolujący stwierdzili, że w przetargu złożona została jedna oferta przez Przedsiębiorstwo Budowy Dróg i Mostów "ERBEDIM" sp. z o.o. w Piotrkowie Trybunalskim. Ustalono, ze w kosztorysie ofertowym przedłożonym wraz z ofertą przez wykonawcę nie zostały wycenione wszystkie pozycje. Przy pozycjach tych uczyniono adnotacje, że roboty lub materiały zostały uwzględnione w innych pozycjach, co jednak nie znalazło potwierdzenia w trakcie analizy kosztorysu.
5. Zgodnie z zapisami dziennika budowy nr 6/2005 z dnia 14 października 2005 roku dotyczącymi przebudowy drogi gminnej we wsi Dębowa Góra Kolonia działka nr 414 i 421 o długości 1.065,50 mb - roboty przygotowawcze rozpoczęto w dniu 14 października 2005 roku. Budowę obiektu rozpoczęto tego samego dnia, a zakończono w dniu 20 kwietnia 2006 roku. Wykonanie prac wskazanych w dzienniku budowy zostało każdorazowo potwierdzone przez wpis inspektora nadzoru. W dniu 14 kwietnia 2006 roku wykonawca "ERBEDIM" sp. z o.o. zgłosił do ostatecznego odbioru wykonane roboty związane z przebudową drogi gminnej we wsi Dębowa Góra Kolonia na odcinku od km 0+000 do km 1+065,50. Protokół odbioru ostatecznego dotyczący wykonania przebudowy drogi gminnej we wsi Dębowa Góra Kolonia sporządzony został w dniu 20 kwietnia 2006 roku. Członkowie komisji po dokonaniu oględzin technicznych wykonanych robót i przeanalizowaniu dokumentów stwierdzili zgodność wykonanych robót z dziennikiem budowy, księgą obmiarów, rozliczeniem końcowym oraz prawidłowość wykonanych robót pod względem technicznym i technologicznym. Wartość netto wykonanych robót wyniosła 88.911,56 zł, a wartość brutto – 108.472,10 zł. Protokół został podpisany przez członków komisji: przedstawiciela zamawiającego, wykonawcy, kierownika budowy i inspektora nadzoru. Załącznikiem do ostatecznego protokołu odbioru był operat kolaudacyjny i inwentaryzacja powykonawcza. Inwentaryzacja powykonawcza wykonana została przez Pana Pawła Katarasińskiego – uprawnienia GUGIK nr 11077 (UniweRS-GEO, Biuro Geodezyjno-Kartograficzne i Szacowania Nieruchomości, Piotrków Tryb.) w dniu 15 listopada 2005 roku. Kontrolującym przedstawiono mapę sytuacyjno-wysokościową z geodezyjną inwentaryzacją drogi (asfaltowego pasa drogowego) w skali 1:1000. Na mapie znajdowała się adnotacja: "Obiekt niniejszy zinwentaryzowano i stwierdza się, że został wykonany zgodnie z projektem budowlanym". Ponadto na mapie znajdowała się pieczęć Starostwa Powiatowego – Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej z adnotacją: "Wyeksponowane na niniejszej mapie obiekty budowlane zostały zinwentaryzowane a dokumenty powstałe w wyniku inwentaryzacji przyjęto do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego w dniu 23 listopada 2005 roku i zaewidencjonowano pod nr 1754.103-14/2005". Termin wykonania inwentaryzacji oraz data przyjęcia do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wskazuje, że nastąpiło to przed zakończeniem realizacji inwestycji (zgodnie z dziennikiem budowy inwestycję zakończono w dniu 14 kwietnia 2006 roku, a protokół odbioru ostatecznego spisano 20 kwietnia 2006 roku).
W związku z wątpliwościami dotyczącymi terminu wykonania geodezyjnej inwentaryzacji powykonawczej Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi pismem znak WK-6210/30/2006 z dnia 18 sierpnia 2006 roku zwróciła się do Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Piotrkowie Trybunalskim o udzielenie informacji dotyczących daty rozpoczęcia pracy przez geodetę, tzn. zgłoszenia przez geodetę wykonywania inwentaryzacji powykonawczej drogi Dębowa Góra Kolonia i pobrania przez niego odpowiednich dokumentów. Pismem znak ZG/7451/2/2006 z dnia 8 września 2006 roku Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Piotrkowie Trybunalskim udzielił informacji, że geodeta Pan Paweł Katarasiński – zgłosił wykonywanie prac geodezyjnych polegających na inwentaryzacji powykonawczej drogi Dębowa Góra Kolonia w dniu 15 września 2005 roku. Fakt wykonania inwentaryzacji potwierdzony został przyjęciem jej do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego w dniu 23 listopada 2005 roku i zaewidencjonowania pod nr 1754.103-14/2005.
Powyższe wskazuje, że wykonanie geodezyjnej inwentaryzacji powykonawczej w zakresie przebudowy drogi gminnej we wsi Dębowa Góra Kolonia zostało zlecone przed udzieleniem zamówienia na realizację zadania, a nawet przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, tzn. przed dniem ogłoszenia o przetargu nieograniczonym na przebudowę drogi gminnej Dębowa Góra Kolonia. W związku z tym nasuwały się wątpliwości co do faktycznego terminu realizacji przebudowy drogi Dębowa Góra Kolonia, a co za tym idzie również, co do rzetelności postępowania o udzielenie zamówienia.
Kontrolujące zwróciły się o złożenie wyjaśnienia w powyższej sprawie do Wójta Gminy Pana Henryka Małeckiego. Ze złożonego wyjaśnienia wynikało, że "Geodeta Paweł Katarasiński zgłosił w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Piotrkowie Tryb. wykonanie prac geodezyjnych polegających na inwentaryzacji geodezyjnej powykonawczej drogi Dębowa Góra. W dniu 10.08.2005 r Gmina Aleksandrów rozpoczęła przebudowę drogi gminnej we wsi Dębowa Góra, a zakończyła w dniu 7.09.2005 r. Miejscowości Dębowa Góra i Dębowa Góra Kol. leżą w bardzo bliskim sąsiedztwie. Geodeta Paweł Katarasiński pobierając zgłoszenie w PODGiK w Piotrkowie Tryb. w celu inwentaryzacji geodezyjnej powykonawczej drogi Dębowa Góra wiedział o wszczęciu postępowania przetargowego na przebudowę drogi gminnej we wsi Dębowa Góra Kol. Geodeta Paweł Katarasiński wykonał wcześniej mapy do celów projektowych w skali 1:1000 dla Dębowa Góra i Dębowa Góra Kol. Dlatego zgłosił w PODGiK w Piotrkowie Tryb. wykonanie prac na w/w drogę z własnej inicjatywy bez zgody Gminy Aleksandrów. Gmina Aleksandrów zleciła wytyczenie drogi w dniu 14.10.2005 r., a inwentaryzację geodezyjną powykonawczą w dniu 25.10.2005 r. zgodnie z zapisem w dzienniku budowy".
Analizując złożone wyjaśnienia kontrolujące stwierdziły, że geodeta Pan Paweł Katarasiński pobierając w dniu 15 września 2005 roku zgłoszenie w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Piotrkowie Trybunalskim nie mógł wiedzieć o wszczęciu postępowania przetargowego dotyczącego przebudowy drogi gminnej we wsi Dębowa Góra Kolonia, ponieważ w dniu tym nie zostało ono jeszcze wszczęte. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na realizację omawianego zadania podane zostało do publicznej wiadomości w dniu 19 września 2005 roku. W złożonym wyjaśnieniu Wójt Gminy stwierdził, że geodeta Pan Paweł Katarasiński wykonywał wcześniej mapy do celów projektowych w skali 1:1000 dla Dębowej Góry Kolonii. Kontrolujące ustaliły, że dla badanego zadania nie były wykonywane mapy geodezyjne do celów projektowych, gdyż podstawą opracowania projektu budowlano-wykonawczego była inwentaryzacja wodociągu wraz z przyłączami we wsi Dębowa Góra Kolonia wykonana przez geodetę Pana Krzysztofa Szczepanika. Ponadto, analiza dziennika budowy nie potwierdziła dokonania wpisu pod datą 25 października 2005 roku w sprawie zlecenia wykonania inwentaryzacji geodezyjnej powykonawczej.
6. Ustalono, że na dzień uregulowania ostatnich zobowiązań wynikających z rozliczenia zadania, tj. na dzień 31 maja 2006 roku, wydatkowano środki w łącznej wysokości 111.440,08 zł, podczas gdy w budżecie Gminy Aleksandrów na powyższe zadanie, na ten dzień, zabezpieczono środki w wysokości 109.600 zł. Kwota 1.840,08 zł wydatkowana została z przekroczeniem planu finansowego, co stanowiło naruszenie art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.) zgodnie z którym - wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokości ustalonych w ustawie budżetowej, uchwale budżetowej jednostki samorządu terytorialnego i w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych. Ponadto, z treści art. 189 ww. ustawy wynika, że w toku wykonywania budżetu jednostki samorządu terytorialnego obowiązują odpowiednio zasady gospodarki finansowej określone w art. 138 i 139. Z art. 138 pkt 3 wynika zasada, że w toku wykonywania budżetu dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny,
z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.
7. Ustalono, że umowa nr 12/2005 z dnia 3 października 2005 roku o sprawowanie nadzoru inwestorskiego nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy, zgodnie z wymogiem określonym w art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponoszą Wójt Gminy, Skarbnik Gminy, specjalista ds. inwestycji i zamówień publicznych oraz członkowie Komisji Przetargowej.

W zakresie ewidencji majątku gminy, stosowanych odpisów umorzeniowych i inwentaryzacji

1. Stwierdzono, że objęte kontrolą dowody OT, służące do udokumentowania przyjęcia środka trwałego do użytkowania, nie zawierały wszystkich informacji wymaganych przez postanowienia Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych dla Urzędu Gminy Aleksandrów oraz dla jednostek organizacyjnych objętych obsługą finansowo-księgową oraz nie zostały zatwierdzone przez Wójta Gminy. Zgodnie z treścią § 18 ust. 1 ww. Instrukcji - dowód OT należało sporządzić na podstawie faktury dostawy, protokołu odbioru technicznego, dowodu odprawy celnej, faktury wykonawców montażu oraz protokołu różnic inwentaryzacyjnych z decyzją komisji inwentaryzacyjnej. Dowód OT powinien zawierać: numer dowodu OT i datę przyjęcia do użytkowania, symbol klasyfikacji środków trwałych oraz numer inwentarzowy, nazwę środka trwałego i jego krótką charakterystykę, miejsce użytkowania środka trwałego, określenie dostawcy środka trwałego, wartość początkową, stawkę amortyzacyjną, kwotę odpisu amortyzacyjnego oraz sposób ujęcia dowodu OT w księgach rachunkowych (dekretacja wpisana przez upoważnionego pracownika referatu finansów). Sporządzony dowód OT podpisać powinna osoba, która dany środek przyjęła do użytkowania i przechowuje go do kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej. Skontrolowany dowód OT podlegał zatwierdzeniu przez Wójta Gminy. Załącznikiem do dowodu OT stanowi protokół odbioru technicznego.
2. Ustalono, że zgodnie z postanowieniami zakładowego planu kont konto 071 służyć powinno do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają umorzeniu według stawek amortyzacyjnych stosowanych przez jednostkę, wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 stycznia 1997 roku (Dz. U. nr 6, poz. 35 ze zm.), a wartości niematerialne i prawne podlegają umorzeniu w ciągu dwóch lat. Należy stwierdzić, że ww. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 stycznia 1997 roku w sprawie amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych straciło swoją moc obowiązującą z dniem 1 stycznia 2001 roku. Obecnie środki trwałe objęte ewidencją konta 011, z wyjątkiem gruntów, umarzane są według stawek amortyzacyjnych określonych ustawą z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz. 654 ze zm.). Zarządzeniem nr 29/2006 z dnia 2 sierpnia 2006 roku wprowadzona została zmiana do zakładowego plan kont, tzn. zmieniono ww. opis dotyczący konta 071. Zgodnie z wprowadzoną zmianą konto 071 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej z tytułu umorzenia podstawowych środków trwałych i podstawowych wartości niematerialnych i prawnych. Środki trwałe podlegają stopniowemu umorzeniu według stawek amortyzacyjnych określonych w załączniku nr 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych, natomiast wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej powyżej 3.500 zł do 25.000 zł podlegają morzeniu w ciągu 2 lat.
3. Przy dokonywaniu odpisów umorzeniowych stwierdzono przypadek zastosowania niewłaściwej stawki amortyzacyjnej, co stanowiło naruszenie przepisów ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych.
4. Przy rozliczeniu wyników inwentaryzacji przeprowadzonej według stanu na dzień 31 grudnia 2005 roku nie przestrzegano postanowień Instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie wyceny składników majątkowych oraz obowiązku kontroli spisu z natury przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. Kontrolujący stwierdzili, że wyceny spisanych składników majątkowych dokonywały osoby przeprowadzające spis z natury, a nie jak wynikało z ww. Instrukcji – na polecenie Skarbnika pracownicy księgowości. Stwierdzono przypadki, że osobą materialnie odpowiedzialną za spisywane składniki majątkowe był członek zespołu spisowego, co było sprzeczne z postanowieniami Instrukcji. Ponadto, na jednym arkuszu spisowym zostały spisane składniki majątkowe powierzone różnym osobom materialnie odpowiedzialnym. Na żadnym z arkuszy spisowych nie było zawartych adnotacji wymaganych przez pkt 13 części III instrukcji, tzn. "Bezpośrednio pod ostatnią pozycją naniesioną na arkusz spisowy należy podać ostatnie numery dowodów przyjęcia i wydania materiałów lub innych dokumentów przychodowych i rozchodowych oraz umieścić klauzulę o treści następującej – Spis zakończono na pozycji ... – Natomiast pozostałe wolne pozycje arkusza spisu z natury należy skasować".
Spis z natury powinien być poddany kontroli przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub wyznaczonych przez niego kontrolerów. Kontrola ta powinna polegać na sprawdzeniu czy pole spisowe zostało właściwie przygotowane do spisu, czy zespoły spisowe wykonują swoje obowiązki zgodnie z obowiązującymi przepisami o przeprowadzonej inwentaryzacji, czy prawidłowo ustalono ilość spisywanych składników oraz czy spis z natury jest kompletny. Z wyników kontroli sporządza się protokół w jednym egzemplarzu. Ponadto, sprawdzający oznacza sprawdzone pozycje na arkuszu spisowym podpisem w rubryce "uwagi".
Zespoły spisowe po zakończeniu spisu z natury nie sporządziły sprawozdań z działalności zespołu, co było wymagane przez § 11 zarządzenia nr 50/2005 Wójta Gminy Aleksandrów w sprawie przeprowadzenia spisu z natury rzeczowych składników majątkowych na dzień 31 grudnia 2005 roku, zgodnie z którym po zakończeniu spisu z natury zespoły spisowe sporządzają sprawozdanie z działalności zespołu.
Osobą odpowiedzialną za ww. nieprawidłowości jest Skarbnik Gminy.

Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Ustalić Instrukcję w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów ustawy z dnia 18 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.
2. Zapoznać pracowników z ustalonymi w jednostce procedurami kontroli finansowej oraz udokumentowanie te czynności.
3. Powierzyć Skarbnikowi Gminy Pani Teresie Małeckiej czynności związane z wykonywaniem dyspozycji środkami pieniężnymi.
4. Zapewnić przestrzeganie art.44 ust.2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych w zakresie powierzania pracownikom obowiązków dotyczących gospodarki finansowej. Stosownie do powołanego przepisu – kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki, a przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki.
5. Dokonać analizy zakresów czynności pracowników Referatu Finansowego pod kątem ich zgodności z faktycznie wykonywanymi przez pracowników czynnościami.
6. Zapewnić rozdzielenie dyspozycji środkami pieniężnymi gminy od kasowego ich wykonania, stosownie do art. 59 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
7. Zapewnić dokonywanie wydatków wyłącznie na podstawie dowodów księgowych zatwierdzonych do wypłaty przez Wójta Gminy lub inną upoważnioną przez niego osobę.
8. Zapewnić kwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych dowodów posiadających wszystkie cechy dowodu księgowego oraz sprawdzanie i zatwierdzanie do wypłaty przez właściwych pracowników dowodów będących podstawą dokonania wydatków, stosownie do regulacji zawartych w Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych oraz w przepisach ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
9. Zapewnić przestrzeganie ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej, w szczególności w zakresie wydatków ponoszonych na podróże służbowe.
10. Podjąć działania zmierzające do przeprowadzenia kontroli przestrzegania ustalonych procedur kontroli finansowej w podległych jednostkach organizacyjnych Gminy Aleksandrów, zgodnie z wymogiem wynikającym
z art.187 ust.2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych.
11. Przestrzegać kompetencji zastrzeżonej do wyłącznej właściwości rady gminy dotyczącej podejmowania decyzji w sprawie zaciągania długoterminowych pożyczek lub kredytów, stosownie do unormowania wynikającego z art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. "c" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
12. Dostosować plan kont dla budżetu Gminy Aleksandrów oraz Urzędu Gminy Aleksandrów do wymagań określonych w art. 10 ust. 1 pkt 1, pkt 2, pkt 3 lit. "a", "b" i "c" oraz pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. W szczególności – wskazać zasady powiązania kont księgi głównej z kontami ksiąg pomocniczych, zasady klasyfikacji zdarzeń, metody wyceny wartości niematerialnych i prawnych, udziałów, należności i zobowiązań oraz funduszu jednostki, a także uwzględnić księgi prowadzone przy użyciu komputera oraz związany z tym opis systemu przetwarzania danych oraz systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów.
13. Dokonać analizy postanowień zakładowego planu kont dotyczących prowadzenia ewidencji na koncie 222 - rozliczenie dochodów budżetowych, mając na uwadze brak prowadzenia rachunku dochodów w urzędzie (jednostce budżetowej), uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia.
14. Zapewnić prowadzenie dziennika zgodnie z unormowaniami zawartymi w ustawie o rachunkowości.
15. Zapisów księgowych dokonywać zgodnie z wymogami określonymi w art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - zapis księgowy powinien zawierać, co najmniej określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji.
16. Zapewnić odrębne ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych (finansowych) dotyczących Urzędu Gminy i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Aleksandrowie, celem rzetelnego i jasnego przestawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z tych jednostek oraz w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki sprawozdań finansowych (jednostkowych).
17. Obsługę finansowo-księgową innych jednostek wykonywać na podstawie upoważnienia udzielonego przez kierownika jednostki, stosownie do art.11 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
18. W sprawozdaniu RB-Z w danych uzupełniających dotyczących zobowiązań wynikających z zawartych umów o terminie płatności dłuższym niż 6 miesięcy, przypadającym na lata następne, wykazywać kwoty zobowiązań bez rat spłaconych do końca okresu sprawozdawczego, zgodnie z § 18 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 115, poz. 781).
19. Sprawozdania Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń sporządzać zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
20. Zapewnić sporządzanie bilansów jednostkowych przez poszczególne jednostki organizacyjne, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142, poz. 1020).
21. Zapewnić sporządzanie przez jednostki organizacyjne jednostkowych miesięcznych sprawozdań budżetowych, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
22. Sporządzić i przekazać do RIO w Łodzi skorygowane sprawozdania Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych oraz Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2005 rok i za I półrocze 2006 roku. W sprawozdaniach wykazać prawidłowo skutki finansowe obniżenia górnych stawek podatkowych oraz udzielonych zwolnień i ulg, w tym wynikających z uchwał Rady Gminy Aleksandrów.
23. Przestrzegać uregulowań wewnętrznych w zakresie ewidencji oraz dokumentowania przychodu i rozchodu druków ścisłego zarachowania.
24. Zapewnić stosowanie podziałek klasyfikacji budżetowej określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. nr 107, poz.726 ze zm.).
25. Zapewnić kontrolę w zakresie terminowości rozliczania udzielonych zaliczek.
26. Zapewnić prowadzenie ewidencji księgowej na kontach rozrachunkowych zgodnie z wymogami określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz z postanowieniami zakładowego planu kont.
27. Zobowiązania wymagalne wykazywać w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń oraz sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych.
28. Zapewnić prowadzenie ewidencji księgowej w sposób, który pozwoli na wyodrębnienie zobowiązań wymagalnych na potrzeby sprawozdawczości dotyczącej długu publicznego, zgodnie z wymogami wynikającymi z § 12 ust. 1 pkt 5 i ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
29. Ewidencję księgową podatków i opłat prowadzić zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 112 poz. 761). Zgodnie z § 9 ust.1 rozporządzenia - ewidencja podatków jest integralną częścią ewidencji księgowej urzędu i jest prowadzona z wykorzystaniem kont syntetycznych planu kont urzędu jako jednostki budżetowej. Stosownie do § 35 rozporządzenia - organy podatkowe zobowiązane zostały w terminie do dnia 1 stycznia 2007 roku do dostosowania swoich planów kont do zasad wynikających z niniejszego rozporządzenia.
30. W przypadku nieterminowych wpłat pobranych należności podatkowych dokonywanych przez inkasentów egzekwować odsetki za zwłokę.
31. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez podatników podatku od nieruchomości (osoby prawne), podatku rolnego (osoby prawne) oraz podatku od środków transportowych. W sytuacji braku złożenia deklaracji lub braku zapłaty podatku stosować art. 21 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - jeżeli w postępowaniu podatkowym organ podatkowy stwierdzi, że podatnik, mimo ciążącego na nim obowiązku, nie zapłacił w całości lub w części podatku, nie złożył deklaracji wydaje decyzję, w której określa wysokość zobowiązania podatkowego.
32. Na składanych przez podatników deklaracjach podatkowych odnotowywać datę wpływu do Urzędu Gminy, zgodnie z § 6 ust. 11 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
33. Zapewnić dokonywanie czynności sprawdzających wobec składanych przez podatników deklaracji podatkowych, zgodnie z art.272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
34. Wpłaty wnoszone przez podatników z tytułu zaległości podatkowych, jeżeli nie pokrywają kwoty zaległości i kwoty odsetek, zaliczać proporcjonalnie na poczet zaległości podatkowych oraz odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę, zgodnie z art.55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa.
35. W przypadku powstania nadpłat na koncie podatników postępować zgodnie z przepisami art.76 ustawy Ordynacja podatkowa. Nadpłaty wraz z ewentualnym oprocentowaniem zaliczać z urzędu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę, na poczet odsetek za zwłokę określonych w decyzji o której mowa w art.53a ustawy Ordynacja podatkowa, oraz na bieżące zobowiązania podatkowe, a w razie ich braku zwracać z urzędu, chyba że podatnik złożył wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych. Nadpłaty, których wysokość nie przekracza wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym, podlegają z urzędu zaliczeniu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę, odsetek za zwłokę określonych w decyzji, o której mowa w art. 53a, oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku - na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych, chyba że podatnik wystąpi o ich zwrot.
36. Zapewnić chronologiczne prowadzenie dziennika obrotów w zakresie podatku od nieruchomości od osób prawnych.
37. Podjąć czynności mające na celu wyjaśnienie prawidłowości opodatkowania podatników o numerach identyfikacyjnych 90084 i 50067, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia.
38. Podjąć czynności mające na celu opodatkowanie podatkiem od nieruchomości najemców (z wyjątkiem najemców lokali mieszkalnych) oraz dzierżawców nieruchomości lub ich części stanowiących własność Gminy, stosownie do art. 3 ust. 1 pkt 4 lit. "a" ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych.
39. Wezwać podatników podatku od nieruchomości do złożenia informacji o posiadanych budynkach mieszkalnych, celem wypełnienia obowiązku wynikającego z art. 6 ust.6 w zw. z art. 6 ust.10 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
40. Podatki od parafii egzekwować zgodnie z zasadami dotyczącymi osób prawnych.
41. Przestrzegać zasady udzielania ulg inwestycyjnych po zakończeniu inwestycji, stosownie do art. 13 ust. 2 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym.
42. Zapewnić by udzielanie ulg w zapłacie podatku poprzedzone było przeprowadzeniem postępowania podatkowego w toku, którego wyjaśnione zostaną wszystkie istotne dla sprawy okoliczności (zob. art.122 i art.187 ustawy Ordynacja podatkowa). Postępowanie to służy - przede wszystkim - ustaleniu - czy istnieją ustawowo określone przesłanki warunkujące udzielenie ulgi w zapłacie podatku. W decyzjach na mocy, których udzielono ulg w zapłacie podatku zamieszczać uzasadnienie prawne i faktyczne rozstrzygnięcia, zgodnie z art.210 § 1 pkt 6 w zw. z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
43. Opracować i przedłożyć Radzie Gminy w Aleksandrowie projekt uchwały w sprawie zasad ustalania i poboru oraz terminu płatności i wysokości stawek opłaty targowej.
44. Pobierać opłatę skarbową od wniosków o rozłożenie na raty zaległości podatkowej, a zaniechać pobierania opłaty skarbowej za czynność poświadczenia za zgodność z oryginałem faktur i rachunków stanowiących załączniki do podań o przyznanie ulg podatkowych.
45. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 229, poz. 1954 ze zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
46. Ewidencję upomnień prowadzić zgodnie z wymogami określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
47. Przestrzegać art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym - organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszym niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
48. Zapewnić wpływ do budżetu Gminy dochodów z czynszu dzierżawnego za nieruchomości w miejscowości Stara oraz Reczków Nowy. Ewentualne przekazanie środków do dyspozycji jednostki pomocniczej musi odbywać się w ramach budżetu Gminy (zob. art. 51 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym ^[1]).
49. Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały w sprawie zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, w tym zasad i kryteriów wynajmowania lokali (art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu Cywilnego).
50. Egzekwować należne Gminie odsetki z tytułu nieterminowego regulowania czynszów dzierżawnych i czynszów najmu.
51. Założyć karty kontowe i dokonywać okresowych przypisów dotyczących przychodów z tytułu najmu (dzierżawy) składników majątkowych w oparciu o zawarte z najemcami umowy na koncie 221 – należności z tytułu dochodów budżetowych, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz zapewnić dalsze prowadzenie kart kontowych dzierżawców i najemców.
52. Kwoty zaległości dotyczące dochodów z najmu składników majątkowych (lokale mieszkalne i użytkowe oraz dzierżawy nieruchomości) wynikające z syntetycznej ewidencji księgowej wykazywać w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych.
53. Zapewnić uzupełnienie przez Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Aleksandrowi kwalifikacji wymaganych przez art. 122 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej.
54. Dotacji na rzecz organizacji pozarządowych udzielać z zachowaniem przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (DZ. U. nr 264, poz. 2207). W szczególności, uzasadniać wybór oferty, poprzez ustosunkowanie się do spełnienia przez oferenta wymogów określonych w ustawie i w ogłoszeniu o konkursie oraz dokonywać kontroli rzetelności i jakości wykonania zadania, prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania, a także prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach umowy.
55. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy kwoty 1.600 zł wydatkowanej przez LKS "Błysk" przed zawarciem umowy zlecającej zadanie publiczne, a uwzględnionej w ramach rozliczenia udzielonej dotacji.
56. Zapewnić by osoba zatrudniona na stanowisku Zastępcy Wójta Gminy spełniała wymogi kwalifikacyjne określone w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego.
57. Środki na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przekazywać w terminach określonych w art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
58. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy - w zakresie obliczania i wypłaty ryczałtów pieniężnych.
59. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
60. Zapewnić należyty nadzór nad realizowanymi przez Gminę zadaniami inwestycyjnymi.
61. Doprowadzić do zgodności zapisy na koncie 080 prowadzonym dla zadania przebudowa drogi gminnej Kalinków-Borowiec-Rożenek z dowodami księgowymi dotyczącymi kosztów realizacji zadania.
62. Przestrzegać art.28 ust.8 ustawy o rachunkowości w zakresie ustalania kosztów inwestycji. Dokonać stosownej korekty w odniesieniu do inwestycji przebudowy drogi gminnej Kalinków-Borowiec-Rożenek.
63. Przestrzegać zasady dokonywania wydatków w granicach określonych w uchwale budżetowej (planie finansowym), zgodnie z art. 35 ust. 1 i art.189 w zw. z art.138 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych.
64. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących skutkować powstaniem zobowiązań pieniężnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
65. Zapewnić, by sporządzane dowody OT zawierały wszystkie informacje wymagane przez Instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych oraz dołączać do nich wymagane dokumenty.
66. Przy dokonywaniu umorzenia środków trwałych przestrzegać stawek i zasad określonych w ustawie z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych.
67. Przy rozliczaniu wyników inwentaryzacji przestrzegać postanowień zawartych w obowiązujących w jednostce uregulowaniach wewnętrznych, tzn. w Instrukcji inwentaryzacyjnej i zarządzeniu Wójta Gminy w sprawie przeprowadzenia spisu z natury.

Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnych przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.

Do wiadomości:

1. Przewodniczący Rady Gminy Aleksandrów
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Aleksandrów
3. aa.

---

Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.

---

PRZYPISY

^[1] Prawidłowy sposób planowania i dokonywania wydatków jednostek pomocniczych gminy polega na wyodrębnieniu wydatków dla sołectw w budżecie i finansowaniu ich z konta podstawowego gminy. Rada gminy, przeznaczając środki finansowe na rzecz konkretnego sołectwa, powinna ująć odpowiednie kwoty w wydatkach budżetu gminy zgodnie z ich przeznaczeniem, we właściwych podziałkach klasyfikacji budżetowej, odpowiadających faktycznemu rodzajowi planowanego zadania budżetowego (lub grupie zadań budżetowych), tj. w rozdziale i paragrafie