M. Zduńska Wola - kontrola kompleksowa, przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2006r.
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Prezydenta Miasta Zduńska Wola, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
ZENON RZEŹNICZAK
Prezydent Miasta Zduńska Wola
WK - 602/44/2006
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 55 poz. 577 ze zm.) informuję Pana Prezydenta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Mieście Zduńska Wola. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia dotyczące, przede wszystkim: ustalenia unormowań wewnętrznych; kontroli finansowej; prowadzenia rachunkowości; sporządzania sprawozdań finansowych; gospodarki kasowej; realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych; realizacji dochodów z majątku; udzielania zamówień publicznych; wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych w Urzędzie Miasta nieprawidłowości i uchybienia wynikały z wadliwej interpretacji przepisów, braku wystarczających procedur kontroli finansowej oraz niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności [1]: W zakresie spraw organizacyjnych
1. Kontrolowana jednostka nie posiadała dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości spełniającej wszystkie wymogi określone w art. 10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.). Wskazana dokumentacja powinna zawierać:
- określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
- opis metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego,
- opis sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych w tym, co najmniej: a) zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej; b) wykaz ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ich przy użyciu komputera – wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych; c) opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
- opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów w tym: dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Kontrolującym przedłożono wyłącznie zakładowy plan kont dla budżetu i jednostki budżetowej (Urzędu Miasta), w którym corocznie aktualizowano słownik kont syntetycznych i analitycznych, oraz wykaz programów komputerowych funkcjonujących w Urzędzie. Część postanowień dotyczących zasad funkcjonowania kont wymaga analizy w zakresie ich aktualności w odniesieniu do obowiązujących przepisów.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. Stwierdzono, że w sprawozdaniu Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2004 roku i w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2004 roku nie wykazano skutków obniżenia górnych stawek w podatku od środków transportowych na kwotę 453.122,00 zł. Ponadto, we wskazanych sprawozdaniach za 2005 rok zaniżono skutki finansowe wynikające z decyzji wydanych na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja Podatkowa (teks jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.) na łączną kwotę 775,00 zł, z tego: w podatku od nieruchomości o kwotę 435,00 zł, w podatku od środków transportowych o kwotę 340,00 zł.
2. Kontrolujący stwierdzili przypadki braku na dowodach księgowych numeracji (lub innych oznaczeń), pozwalającej na powiązanie tych dokumentów z zapisami w księgach rachunkowych i odwrotnie. Stosownie do art. 24 ust.4 pkt 1 ustawy o rachunkowości - księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności: 1/ udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych.
3. Kontrolujący ustalili, że w pięciu przypadkach w 2004 roku zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostało zwrócone po obowiązującym terminie. Opóźnienia te wynosiły od kilkunastu dni do kilku miesięcy. W okresie objętym kontrolą kwestię pobierania i zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy w zakresie związanym z udzielanymi zamówieniami publicznymi regulowały różne akty prawne. W 2004 roku (do dnia 1 marca 2004 roku) obowiązywało rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 115 poz. 1002). Wraz z wejściem w życie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19 poz. 177 ze zm.) sprawy związane z pobraniem, formą i zwrotem zabezpieczenia należytego wykonania umowy regulują przepisy tej ustawy zawarte w art. 147 i nast.
W zakresie gospodarki kasowej
1. Kontrolujący ustalili, że udzielono pracownikowi zaliczki stałej w kwocie 2.000 zł z naruszeniem § 19 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. nr 23 poz. 190). Wskazany przepis - obowiązujący od dnia 1 stycznia 2005 roku - wskazywał, że pracownikom odbywającym stałe podróże służbowe oraz pracownikom, którzy w związku z czynnościami służbowymi pokrywają bezpośrednio drobne, stale powtarzające się wydatki mogą być udzielane zaliczki stałe na cały rok budżetowy lub na okres krótszy, jednak w wysokości nie przekraczającej przeciętnej kwoty wydatków półtoramiesięcznych. Z dokumentów przedkładanych do rozliczenia zaliczek (rachunki, faktury) wynikało, że przeciętna miesięczna kwota wydatków poniesiona z pobranej zaliczki stałej w I kwartale 2005 roku wynosiła 271,53 zł, w II kwartale 418,74 zł, w III kwartale 276,17 zł, w IV kwartale 295,87 zł, co nie uzasadniało ustalenia zaliczki w kwocie 2.000 zł.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych
1. Kontrolujący ustalili, że żadnemu z pracowników Urzędu Miasta Zduńska Wola nie przypisano w zakresie czynności obowiązku zajmowania się wymiarem podatku rolnego od osób prawnych.
2. Ustalono, że niektóre deklaracje na podatek od nieruchomości od osób prawnych składane były przez podatników na dany rok po ustawowym terminie, czyli po dniu 15 stycznia. Termin złożenia deklaracji określony został przez art.6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2006 r., Dz. U. nr 121, poz.844). Podobnie, niektóre deklaracje na podatek rolny od osób prawnych składane były po terminie określonym w art.6a ust.8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz.431 ze zm.).
3. Podatnik podatku od nieruchomości od osób prawnych nr J-38 w latach 2004 i 2005 i podatnik podatku rolnego od osób prawnych nr R-502 w 2004 roku złożyli deklaracje podatkowe na drukach, które nie odpowiadały drukom deklaracji ustalonym przez Radę Miasta, w oparciu o art.6 ust.13 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz o art.6a ust.11 ustawy o podatku rolnym.
4. Stwierdzono przypadki (podatnicy podatku od nieruchomości od osób prawnych o numerach J-52 w 2004 roku i J-146, J-230, J-238 w 2005 roku) nie złożenia przez podatników pisemnego uzasadnienia do korekt deklaracji podatkowych, stosownie do wymogu wynikającego z art.81 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.).
5. W dwóch przypadkach stwierdzono nieprawidłowe zastosowanie przez podatników podatku od
w złożonych deklaracjach podatkowych, co powinno zostać zweryfikowane przez organ podatkowy w ramach czynności sprawdzających, o których mowa w art.272 ustawy Ordynacja podatkowa.
6. Stwierdzono, że w stosunku do niektórych podatników podatku od nieruchomości (osoby prawne) i podatku rolnego (osoby prawne) nie dokonano zwrotu nadpłat wynikających z uiszczonych zaliczek na podatki, po zakończeniu okresów, za które rozliczane były podatki, stosownie do unormowania wynikającego z art.76c ustawy Ordynacja podatkowa.
7. Kontrolującym nie przedłożono decyzji dotyczących zwolnienia 11 podatników podatku rolnego, objętych art.12 ust.2 pkt 6 ustawy o podatku rolnym, z przedmiotowego podatku w 2004 roku. Ustalono, że żaden z podatników nie złożył również wniosku o zwolnienie na ten rok. Decyzje takie zostały wydane, z wyjątkiem jednego podatnika, na 2005 rok. Pomimo braku decyzji o zwolnieniu organ podatkowy nie podjął czynności w celu wyegzekwowania podatku. Należy wskazać, że zgodnie z art.13d ust.3 ustawy o podatku rolnym - zwolnienia i ulgi podatkowe udzielone na wniosek podatnika stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek.
8. Stwierdzono przypadki nie złożenia przez podatników podatku rolnego (osoby prawne), w latach 2004 - 2005, deklaracji na podatek rolny, zgodnie z wymogami określonymi w art.6a ust.8 pkt 1 i art.6a ust.9 ustawy o podatku rolnym.
9. Kontrolujący stwierdzili w sześciu przypadkach zastosowanie nieprawidłowych stawek podatku od środków transportowych dla pojazdów będących własnością osób fizycznych (podatnicy oznaczeni w załączonym do protokołu kontroli zestawieniu numerami: 5, 7, 8, 10 i 11) oraz w jednym przypadku dla pojazdu będącego własnością osoby prawnej (podatnik oznaczony w załączonym do protokołu zestawieniu numerem 7). Wymienieni podatnicy w okresie objętym kontrolą zaniżyli podatek od środków transportowych łącznie na kwotę 2.039,48 zł, z tego w 2004 roku o kwotę 1.014,74 zł, w 2005 roku o kwotę 1.024,74 zł.
10. Ustalono, że organ podatkowy nie wyegzekwował od Banku PEKAO S.A. Oddział w Zduńskiej Woli deklaracji podatkowych wraz z informacjami o posiadanych pojazdach, pozwalających na zastosowanie prawidłowej stawki podatku. Przy braku określonych danych dotyczących pojazdu, np. posiadanie katalizatora, rodzaj zawieszenia, liczba osi, które to dane decydują o zróżnicowaniu ustalonych przez Radę Miasta stawek podatku, zastosowano przy opodatkowaniu niższe stawki podatku (w wydanej decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego). Podobny przypadek dotyczył podatnika oznaczonego nr 5 (osoba fizyczna), który nie podał w deklaracji podatkowej rodzaju zawieszenia posiadanej naczepy SCHMITZ, a organ podatkowy zastosował stawkę niższą, obowiązującą dla przyczep z zawieszeniem pneumatycznym lub równoważnym.
11. Miasto Zduńska Wola zawarło w dniu 2 stycznia 2004 roku umowę z PPUH Webercar Sp. o.o. dotyczącą poboru opłaty targowej od osób dokonujących sprzedaży środków transportowych w Zduńskiej Woli przy ul. Łódzkiej 27, na okres od dnia 1 lutego 2004 roku do dnia 30 czerwca 2004 roku. Jednakże uchwała organu stanowiącego dotycząca wyznaczenia inkasenta dla giełdy samochodowej przy ul. Łódzkiej 27 podjęta została dopiero w dniu 25 marca 2004 roku, a weszła w życie po 14 dniach od ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego (uchwała nr 220/04 Rady Miasta Zduńska Wola). Zawierając ww. umowę dotyczącą poboru opłaty targowej organ wykonawczy naruszył kompetencje organu stanowiącego w zakresie wyznaczenia inkasentów wynikającą z art.19 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
12. Kontrolujący stwierdzili jeden przypadek bezpodstawnego pobrania opłaty skarbowej w kwocie 5,00 zł od wniosku podatnika ubiegającego się o umorzenie zaległości w zakresie podatku od nieruchomości oraz cztery przypadki nie pobrania należnej opłaty skarbowej (łącznie na kwotę 20,00 zł) od wniosków podatników ubiegających się o rozłożenie podatku od nieruchomości i podatku od środków transportowych na raty. Powyższe stanowiło naruszenie przepisów ustawy z dnia 9 września 2000 roku opłacie skarbowej (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 253 poz. 2532 ze zm.). Zgodnie z załącznikiem do ww. ustawy zawierającym szczegółowy wykaz przedmiotów opłaty skarbowej, stawki oraz zwolnienia - zwolnione z opłaty skarbowej są podania i załączniki do podań w sprawach zwrotu lub umorzenia należności celnych oraz należności, do których mają zastosowanie przepisy Ordynacji podatkowej (Część I tabeli ”Podania i załączniki” pkt 14). Zwolnione z opłat są także podania o odroczenie terminu płatności podatków rolnego, leśnego i od nieruchomości na okres do 6 miesięcy (Część I tabeli „Podania i załączniki” pkt 22).
13. Stwierdzono przypadki, w których kontrolowana jednostka podjęła czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych z opóźnieniem (dotyczyło to w szczególności wystawiania tytułów wykonawczych do Urzędu Skarbowego), czym naruszyła przepisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541 ze zm.). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązują wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym
z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego.
14. W wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w trybie przetargu ustnego nieograniczonego dotyczącym nieruchomości położonej przy ul. Traugutta 1 - Okrzei 38 nie podano informacji o terminie na złożenie wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z wymogiem określonym w art. 35 ust. 2 pkt 12 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz. 2603 ze zm.). Wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży podano do publicznej wiadomości od dnia 3 marca 2005 roku do dnia 23 marca 2005 roku. Odnosząc się do wyjaśnień złożonych w powyższej sprawie wskazujących przesłanki braku podania omawianej informacji należy zauważyć, że przepisy ustawy o gospodarce nieruchomościami nie uzależniają obowiązku określenia w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży terminu na złożenie wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości od wyniku analiz prawnych dokonywanych przez organizatora przetargu.
15. Ogłoszenie o pierwszym przetargu ustnym nieograniczonym na zbycie nieruchomości położonej przy ul. Traugutta 1 – Okrzei 38 wywieszone zostało na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta w dniach od 6 kwietnia 2005 roku do dnia 18 maja 2005 roku, z naruszeniem terminu określonego w art. 38 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami (co wynikało z braku ustalenia terminu na składanie wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości - patrz punkt powyżej).
16. W informacjach o wyniku przetargu dotyczących nieruchomości położonych przy ul. Piaskowej 11 oraz przy ulicy Traugutta 1- Okrzei 38 nie zawarto informacji wymaganej przez § 12 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz. 2108). Zgodnie z powołanym przepisem - informacja o wyniku przetargu powinna zawierać, między innymi, liczbę osób dopuszczonych oraz osób niedopuszczonych do uczestniczenia w przetargu.
17. Przy sprzedaży lokali mieszkalnych położonych przy: ul. Żytniej 16 m 60, ul. Żytniej 16 m 39, Kilińskiego 37 m 21, ul. Kilińskiego 37 m 6, ul. Kilińskiego 37 m 27 nie podano w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości lokalowych przeznaczonych do sprzedaży. Zgodnie z art. 35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami - właściwy organ sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę. Wykaz ten wywiesza się na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podaje się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości.
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. W rozliczeniu dotacji przyznanych Stowarzyszeniom - Klubom Abstynenckim uwzględniono także wydatki poniesione za miesiące nie objęte terminem realizacji zadania będącego przedmiotem dofinansowania w postaci dotacji. Ustalony w umowach termin realizacji zadania to okres od dnia 29 marca 2005 roku do dnia 31 grudnia 2005 roku. Dotyczyło to niżej wymienionych Stowarzyszeń:
- Stowarzyszenie Abstynentów Klubu "Zwrotnica" - wydatki poniesione na abonament RTV opłacony za styczeń i luty 2005 roku (kwota - 31,60 zł).
- Stowarzyszenie Klubu Wzajemnej Pomocy "Rzemieślnik" - wydatki poniesione na wynagrodzenie dla gospodarza klubu - osoby pierwszego kontaktu. Wynagrodzenie wypłacone zostało w łącznej wysokości 1.800 zł. Z ogólnej sumy 1.800 zł, kwotę w wysokości 1.230,24 zł pokryto z dotacji, natomiast pozostałą kwotę w wysokości 569,76 zł pokryto ze środków własnych. Z umowy nr 1/2005 z dnia 2 stycznia 2005 roku zawartej z gospodarzem klubu wynikało, że "zlecenie będzie wykonane w okresie od 1 stycznia 2005 roku do 31 grudnia 2005 roku" i "że za wykonanie czynności (obowiązki Gospodarza Klubu) Zleceniobiorcy przysługuje 300 zł brutto" (w umowie nie określono zasad i terminów wypłaty wynagrodzenia). Z powyższego wynikało, że wynagrodzenie dla gospodarza klubu wypłacone zostało również za styczeń i luty 2005 roku, czyli miesiące nie objęte terminem realizacji zadania będącego przedmiotem dofinansowania w postaci dotacji - biorąc pod uwagę udział środków własnych, kwota wydatkowana ze środków dotacji wyniosła 30,24 zł.
- Stowarzyszenie Klubu Trzeźwości "Wspólna Droga" - wydatki poniesione na wywóz odpadów komunalnych za styczeń i luty 2005, kwota - 22,45 zł.
W trakcie kontroli RIO w Łodzi, dniu 11 kwietnia 2006 roku, Prezydent Miasta wystąpił do stowarzyszeń o zwrot wskazanych kwot.
2. Stwierdzono przypadki składania sprawozdań częściowych po terminie wynikającym z zawartej umowy (15 dni po upływie każdego kwartału), np.:
- Stowarzyszenie Klubu Wzajemnej Pomocy "Rzemieślnik" - sprawozdanie częściowe z realizacji zadania za okres od dnia 1 lipca 2005 roku do dnia 30 września 2005 roku złożone zostało w dniu 25 październiku 2005 roku.
- Stowarzyszenie Klubu Trzeźwości "Wspólna Droga" - sprawozdanie częściowe z wykonania zadania publicznego za okres od dnia 1 marca 2005 roku do dnia 30 czerwca 2005 roku złożone zostało w dniu 25 lipca 2005 roku. Kolejne sprawozdanie częściowe z realizacji zadania za okres od dnia 1 lipca 2005 roku do dnia 30 września 2005 roku złożone zostało w dniu 28 października 2005 roku.
3. W odniesieniu do zadań z zakresu upowszechnienia kultury fizycznej i sportu stwierdzono, że w niektórych ofertach rozszerzony został zakres kosztów, które mogły być sfinansowane dotacją, w stosunku do zakresu kosztów wskazanego w informacji zawartej w ogłoszeniu o otwartym konkursie ofert (załącznik nr 1 do zarządzenia nr 24/05 Prezydenta Miasta). Przy czym należy wskazać, że rozszerzony zakres kosztów ujęty w ofercie był uwzględniany przez zlecającego zadanie w zawartych umowach z realizatorem zadania, co oznacza, że dotacje wykorzystane zostały zgodnie z umownie ustalonym przeznaczeniem. Jednakże opisywane niezgodności powinny zostać zauważone na etapie oceny ofert. Na podstawie dokumentów źródłowych stwierdzono poniesienie następujących wydatków, nie ujętych w załączniku nr 1 do zarządzenia nr 24/05 Prezydenta Miasta Zduńska Wola:
- Zduńskowolskie Towarzystwo Cyklistów: paliwo na treningi (1.000 zł), koszty uczestnictwa w imprezach kolarskich (2.181,61 zł - delegacje i 38 zł - opłaty startowe).
- Międzyszkolny Klub Sportowy ul. Dolna 41 (piłka siatkowa): opłaty za licencje zawodników i trenerów (1.240 zł), opłaty sędziowskie (424,70 zł).
- Kolejowy Klub Sportowy "Olimpia": opłaty sędziowskie (3.944,14 zł), opłaty za transport (3.636,73 zł).
- Klub Sportowy "Pogoń - Ekolog": opłaty sędziowskie (2.869,68 zł), opłaty za transport (9.079,71 zł).
Odnosząc się do złożonych w powyższej sprawie wyjaśnień należy zgodzić się z poglądem, że na etapie przygotowywania materiałów konkursowych nie można przewidzieć wszystkich kosztów niezbędnych do prawidłowej realizacji zadania. Wniosek ten należałoby, zatem uwzględnić przy opracowywania warunków konkursów, poprzez np. wyłączenie możliwości finansowania określonych kosztów ze środków dotacyjnych (np. opłat o charakterze sankcyjnym związanych z udziałem w imprezach sportowych, wynagrodzeń władz stowarzyszenia itp.) [2] lub poprzez przykładowe wskazanie dopuszczalnych kosztów. W zarządzeniu Prezydenta Miasta nr 24/05 z dnia 1 lutego 2005 roku dla każdego objętego konkursem zadania wyspecyfikowano natomiast bardzo dokładnie w rubryce "koszty pokrywane z dotacji" przewidziane do sfinansowania pozycje kosztów (np. przejazdy na szkolenia w obrębie miasta; zakup tarcz, śrutu, itp.).
4. Kontrolujący ustalili, że niektóre oferty złożone przez kluby były uzupełniane po terminie ich złożenia, poprzez uzupełnienie opisu merytorycznego zadania, poświadczenie kopii za zgodność z oryginałem, doręczenie pisemnego upoważnienia do zawierania umów. Zgodnie z warunkami konkursu oferenci, których oferty będą zawierały wady nie skutkujące wykluczeniem z postępowania mogli zostać wezwani do ich usunięcia w terminie 14 dni od daty doręczenia wezwania pod rygorem nie rozpatrywania oferty. Kontrolującym nie przedłożono jednakże wezwań, którym mowa była w warunkach konkursu. Zgodnie z uzyskanymi wyjaśnieniami wezwania przekazywane były telefonicznie.
5. W zarządzeniu nr 128/05 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 23 marca 2005 roku w sprawie rozstrzygnięcia otwartego konkursu ofert na realizację zadań z zakresu kultury fizycznej i sportu oraz ochrony zdrowia nie podano uzasadnienia wyboru ofert, co było wymogiem wynikającym z art.15 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873 ze zm.).
6. W rozliczeniu dotacji przyznanych na zadania z zakresu kultury fizycznej i sportu w 2005 roku uwzględniono także wydatki poniesione za miesiące nie objęte terminem realizacji zadania będącego przedmiotem dofinansowania w postaci dotacji, np.:
- Zduńskowolskie Towarzystwo Cyklistów - wydatki poniesione na ubezpieczenie ośmiu osób na okres od dnia 30 grudnia 2005 roku do dnia 29 grudnia 2006 roku. Umowa nr 14/05 o przekazanie dotacji na realizację zadania zawarta została na okres od dnia 24 marca 2005 roku do dnia 29 grudnia 2005 roku. W dniu 29 grudnia 2005 roku Zduńskowolskie Towarzystwo Cyklistów zawarło umowę ubezpieczenia ośmiu osób na okres od dnia 30 grudnia 2005 roku do dnia 29 grudnia 2006 roku. Z tytułu powyższego ubezpieczenia, ze środków finansowych budżetu miasta została wydatkowana kwota 500 zł.
- Parafialny Klub Sportowy "OPOKA" - wydatki na wynagrodzenie dla trenera za miesiące styczeń i luty 2005 roku. Umowa nr 7/05 o przekazanie dotacji zawarta została w dniu 24 marca 2005 roku, natomiast umowa zlecenie zawarta z trenerem zawarta została w dniu 3 stycznia 2005 roku. Z zawartej z trenerem umowy zlecenia nr 1/2005 wynikało, że "za czynności polegające na przeprowadzaniu zajęć sportowych - trenowanie dzieci i młodzieży, w okresie 03 stycznia 2005 rok do 31 grudnia 2005 roku, zleceniobiorca otrzyma wynagrodzenie brutto w wysokości 3.700 zł. Wypłata wynagrodzenia nastąpi w dwóch jednakowych ratach w miesiącach: maj 2005 roku i sierpień 2005 roku". Miesięcznie wynagrodzenie dla trenera wyniosłoby, zatem 308,30 zł brutto.
- Klub Sportowy "RESURSA" - wydatki poniesione na wynajem hali sportowej na zajęcia lekkoatletyczne. Umowa o przekazanie dotacji zawarta została w dniu 24 marca 2005 roku, natomiast umowa najmu hali sportowej zawarta została w dniu 3 stycznia 2005 roku na okres od dnia 3 stycznia 2005 roku do dnia 14 marca 2005 roku. Na wynajem hali sportowej wydatkowano 82,39 zł (faktura VAT nr FV/6/2005 z dnia 3 stycznia 2005 roku).
- Klub Sportowy "POGOŃ EKOLOG" - wydatki poniesione na przewóz osób: faktura VAT nr 8/2005 z dnia 25 lutego 2005 roku na kwotę 545,70 zł oraz faktura VAT nr 9/2005 z dnia 26 lutego 2005 roku na kwotę 409,28 zł. Wątpliwości budzą również wydatki na zakup odzieży sportowej: faktura VAT nr 690/05 z dnia 22 marca 2005 roku na kwotę 190 zł oraz faktura VAT nr 689/05 z dnia 22 marca 2005 roku na kwotę 157 zł. Umowa nr 5/05 o przekazanie dotacji zawarta została w dniu 24 marca 2005 roku.
7. W przypadku Międzyszkolnego Klubu Sportowego (piłka nożna), Międzyszkolnego Klubu Sportowego (piłka siatkowa), Kolejowego Klubu Sportowego "Olimpia", Klubu Sportowego "Pogoń - Ekolog" stwierdzono rozbieżności w kwotach wydatkowanych z dotacji wykazanych w sprawozdaniu końcowym i harmonogramie, stanowiącym załącznik nr 2 do umowy oraz faktycznie poniesionymi wydatkami wynikającymi z dokumentów źródłowych. Z uwagi na możliwość zaistnienia w trakcie wykonywania umowy zlecającej organizacji pozarządowej realizację zadania publicznego sytuacji powodującej konieczność zmiany pierwotnie ustalonego kosztorysu wydaje się wskazane wprowadzenie do zawieranych umów postanowień, które będą to umożliwiały (np. prawo organizacji pozarządowej do przeniesienia kwot w ramach kosztorysu w określonych granicach; każdorazowe zawieranie aneksu, itp.).
8. Stwierdzono przypadki przeszeregowania pracowników na stanowisko inspektora mimo braku spełniania przez nich wymagań kwalifikacyjnych przewidzianych dla tego stanowiska, dla którego wymagane było wykształcenie wyższe. Wymóg taki dla wskazanego stanowiska wprowadzony został na podstawie przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1990 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 111, poz. 493 ze zm.) i utrzymany został przez kolejne regulacje dotyczące zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych. Obecnie obowiązuje w powyższym zakresie rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 146, poz. 1223 ze zm.).
9. Kontrolujący ustalili, że w końcu roku nie skorygowano kwoty odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych o faktyczną przeciętną liczbę zatrudnionych - stosownie do wymogu wynikającego z przepisów § 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 roku w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na ZFŚS (Dz. U. nr 43 poz. 168 ze zm.). Nie dokonano również korekty z tytułu przyjęcia do obliczenia kwoty odpisu nieco niższego wynagrodzenia niż przeciętne wynagrodzenie za II półrocze 2004 roku. Skutkiem powyższego było zaniżenie kwoty odpisu na fundusz w 2005 roku o kwotę 2.852,00 zł.
10. Kontrolujący stwierdzili dwa przypadki (polecenie wyjazdu służbowego nr 6/05 do Łodzi w dniu 20 stycznia 2005 roku i polecenie wyjazdu służbowego nr 256/05 do Łodzi w dniu 20 listopada 2005 roku) nie rozliczenia w kosztach delegacji przysługującej 1 diety w wysokości 10,50 zł (łącznie 21,00 zł). Ze wskazanych powyżej delegacji wynikało, że pobyt pracownika w podróży służbowej trwał nie mniej niż 8 godzin (w pierwszym przypadku 9 godzin i 59 minut, w drugim przypadku 8 godzin). Z przedłożonych delegacji nie wynikało, aby pracownik korzystał w podróży z posiłku, na co wskazano w złożonym przez kontrolowaną jednostkę dodatkowym wyjaśnieniu do protokołu. W treści wyjaśnienia podniesiono, że diety nie nalicza się w przypadku, gdy pracownik w podróży służbowej korzysta z jakiegokolwiek posiłku. Należy jednak zauważyć, że wniosek ten nie znajduje oparcia w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U nr 236 poz. 1990, ze zm.). Zgodnie z § 4 ust.1 rozporządzenia - dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Stosownie do § 4 ust.3 rozporządzenia - dieta nie przysługuje, m.in., w sytuacji, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
11. Kontrolujący ustalili, że dwóm pracownikom odbywającym podróż służbową do Zarasai na Litwie w dniach 3 - 9 lutego 2005 roku policzono 5 i 1/2 diety, zamiast należnych 5 i 1/3 diety. Trzem osobom odbywającym podróż do Pietrasanta we Włoszech w dniach 10 - 15 marca 2005 roku policzono
4 i 1/3 diety, zamiast należnych 4 diet. Jednej osobie odbywającej podróż do Pietrasanta we Włoszech w dniach 21 - 30 maja 2005 roku policzono 9 diet, zamiast należnych 8 i 1/3 diety. Błędne ustalenie ilości przysługujących diet było wynikiem rozgraniczania czasu trwania podróży służbowej na czas przejazdu i na czas pobytu na miejscu i ustalania diet odrębnie za czas przejazdu i odrębnie za czas pobytu, co stanowiło naruszenie obowiązujących w tym zakresie przepisów, a mianowicie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236 poz. 1991 ze zm.). Zgodnie z § 3 wskazanego rozporządzenia - czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się w podróży służbowej odbywanej środkami lokomocji lądowej od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju. Stosownie do § 4 ust.4 wskazanego rozporządzenia dietę oblicza się w sposób następujący: za każdą dobę przysługuję dieta w pełnej wysokości, za niepełną dobę podróży: do 8 godzin – 1/3 diety, powyżej 8 godzin do 12 godzin – 1 diety, powyżej 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.
W zakresie udzielania zamówień publicznych
1. Kontrolujący ustalili, że Miasto udzieliło na podstawie umowy z dnia 9 stycznia 2006 roku zamówienia publicznego na promocję miasta poprzez sport w 2006 roku na rzecz Stowarzyszenia Przyjaciół Siatkówki, ustalając wynagrodzenie w wysokości 200.000 zł. Zamówienia publicznego udzielono w trybie zamówienia z wolnej ręki - w oparciu o art. 67 ust.1 pkt. 1 lit. a i b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 ze zm.), mimo, że nie zaistniały przesłanki umożliwiające zastosowanie przedmiotowego trybu i odstąpienie od podstawowych trybów udzielania zamówień publicznych, jakimi są przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony (art.10 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych). W ocenie RIO w Łodzi nie zachodziła sytuacja, w której usługi promocji miasta poprzez sport mogły być z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze świadczone tylko przez jednego wykonawcę, mając na względzie, chociażby wielość działających na terenie miasta Zduńska Wola stowarzyszeń kultury fizycznej. Oczywiście kręgu potencjalnych wykonawców nie można ograniczyć wyłącznie do podmiotów lokalnych. Usługi takie mogłyby być świadczone przez podmioty spoza Zduńskiej Woli i to nawet na skalę międzynarodową (np. jeżeli zamówienie otrzymałby podmiot biorący udział w międzynarodowych rozgrywkach pucharowych). Chciałbym także podkreślić, że sugerowanie w dodatkowych wyjaśnieniach złożonych przez kontrolowaną jednostkę jakoby wnioski RIO w Łodzi podważały stanowisko Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych zawarte w decyzji, która nie dotyczyła zawarcia przedmiotowej umowy uważam za daleko idące nieporozumienie i wyraz subiektywnego przeświadczenia osób składających wyjaśnienia. Za takie też nieporozumienie uważam informację, z której wynika, że w 2005 roku skierowano do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych wniosek o zatwierdzenie trybu zamówienia z wolnej ręki na udzielenie zamówienia na promocję miasta poprzez sport na etapie dyskusji "politycznej". Nadzwyczaj ogólnie podniesione okoliczności, takie jak - zakres terytorialny rozgrywek i skala zainteresowania mediów nie wskazują na zaistnienie przesłanek określonych w art.67 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych.
2. W dokumentacji przetargowej dotyczącej, postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości poniżej 60.000 EURO, w trybie przetargu nieograniczonego, na zarządzanie cmentarzem miejskim przy ul. Bema w Zduńskiej Woli w latach 2006-2008 brak było pisma informującego wykonawcę o odrzuceniu jednej z ofert, co było niezgodne z art.89 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz z § 10 pkt 6 instrukcji w sprawie zasad i trybu postępowania w zakresie zamówień publicznych dokonywanych w Urzędzie Miasta Zduńska Wola.
W zakresie ewidencji majątku i inwentaryzacji
Stwierdzono przypadki korygowania błędnych zapisów w arkuszach spisu z natury przez ich przeprawienie i zamazanie korektorem (np. arkusze spisu z natury o nr 000502, 000540, 000476, 000486, 000536, 000540, 000533). Powyższe nie było zgodne z § 21 ust.2 pkt 2 Instrukcji inwentaryzacyjnej, z którego wynikało, że "w arkuszach spisu z natury niedopuszczalne jest korygowanie błędnych zapisów przez zamazywanie, wycieranie lub inne przerabianie dokonanych zapisów. Poprawianie błędnego zapisu polega na skreśleniu zapisu nieprawidłowego w taki sposób, żeby pierwotna treść była czytelna i wpisaniu poprawnego zapisu. Przy każdym poprawionym zapisie powinien być zamieszczony podpis członka zespołu spisowego i osoby materialnie odpowiedzialnej".
W zakresie zadań realizowanych na podstawie porozumień z jednostkami samorządu terytorialnego i organami administracji rządowej
Porozumienia zawarte pomiędzy Miastem Zduńska Wola a Powiatem Zduńskowolskim dotyczące realizacji zadania inwestycyjnego pn. "Przebudowa ciągu komunikacyjnego dróg powiatowych w granicach administracyjnych Miasta Zduńska Wola" (porozumienie z dnia 30 listopada 2004 roku, porozumienie z dnia 6 grudnia 2004 roku, aneks do porozumienia z dnia 6 grudnia 2004 roku zawarty w dniu 6 czerwca 2005 roku) regulowały kwestię wzajemnych rozliczeń finansowych w sposób nie odpowiadający obowiązującym przepisom prawa. Powyższe pozostawało w sprzeczności z art.19 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 204, poz. 2086 ze zm.) z którego wynikało, że organ administracji rządowej lub jednostki samorządu terytorialnego, do którego właściwości należą sprawy z zakresu planowania, budowy, przebudowy, remontu, utrzymania i ochrony dróg, jest zarządcą drogi. Zarządzanie drogami publicznymi może być przekazywane między zarządcami w trybie porozumienia, regulującego w szczególności wzajemne rozliczenia finansowe. Ponadto kwestię możliwości wykonywania przez Miasto zadań z zakresu właściwości powiatu reguluje ustawa z dnia z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1591 ze zm.). Stosownie do art.8 ust. 2a ww. ustawy - gmina może wykonywać zadania z zakresu właściwości powiatu oraz zadania z zakresu właściwości województwa na podstawie porozumień z tymi jednostkami samorządu terytorialnego”. Z art.8 ust.3 i ust.4 przytoczonej ustawy wynika również, że gmina otrzymuje wówczas środki finansowe w wysokości koniecznej do wykonywania zadań. Szczegółowe zasady i terminy przekazywania środków finansowych określają ustawy nakładające na gminy obowiązek wykonywania zadań zleconych lub zawarte porozumienia. Uwagi dotyczące powyższych zagadnień zostały sformułowane także w opinii Składu Orzekającego RIO w Łodzi z dnia 15 grudnia 2005 roku dotyczącej projektu budżetu Miasta Zduńska Wola na 2006 rok (uchwała nr V/235/05). Stwierdzono, że stosowne porozumienie zawarte zostało w lutym 2006 roku.
Odpowiedzialność za prowadzenie gospodarki finansowej, w tym wypełnianie obowiązków w zakresie kontroli finansowej ponosi Prezydent Miasta (jako kierownik jednostki sektora finansów publicznych), a właściwi rzeczowo pracownicy zgodnie z zakresami czynności opisanymi szczegółowo w protokole kontroli.
Ponadto, odnosząc się do zawartych w dodatkowych wyjaśnieniach uwag jakoby inspektorzy RIO w Łodzi wykroczyli poza granice kontroli wyznaczone wystawionym dla nich upoważnieniem informuję Pana Prezydenta, że w upoważnieniu do przeprowadzenia kompleksowej kontroli gospodarki finansowej w Mieście Zduńska Wola z dnia 11 stycznia 2006 roku, sygn. WK - 602-1/11/2006, podpisanym przez Zastępcę Prezesa RIO w Łodzi Panią dr Jadwigę Chwiałkowską, brak jest wskazania, że kontrola obejmie wyłącznie lata 2004 - 2005. Byłbym, zatem zobowiązany za przekazanie posiadanego przez Pana egzemplarza ww. upoważnienia, w którym takie treści zostały zawarte.
Informując o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pan Prezydenta o podjęcie działań w celu ich usunięcia i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne:
1. Opracować dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, spełniającą wszystkie wymogi określone w art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Zapewnić aktualizowanie wskazanej dokumentacji, zgodnie z art.10 ust.2 ww. ustawy.
2. Dokonać korekty sprawozdania Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za okres od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2004 roku oraz sprawozdania RB-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za okres od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2004 roku w związku z nie wykazaniem skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatkowych w podatku od środków transportowych. Stosownej korekty dokonać także w sprawozdaniach za 2005 rok w związku z nieprawidłowym wykazaniem skutków finansowych wynikających z wydanych przez organ podatkowy decyzji w zakresie podatku od nieruchomości i podatku od środków transportowych. Poprawione sprawozdania przesłać do RIO w Łodzi.
3. Zapewnić numerowanie dowodów księgowych (lub inne oznaczanie) w celu zapewnienia powiązania tych dokumentów z zapisami w księgach rachunkowych, stosownie do wymogu wynikającego z art. 24 ust.4 pkt 1 ustawy o rachunkowości.
4. Zwracać zabezpieczenia należytego wykonania umowy w terminach określonych przez art.151 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
5. Egzekwować obowiązek terminowego składania deklaracji podatkowych przez podatników - osoby prawne w zakresie podatku od nieruchomości i podatku rolnego. Zgodnie z art.274a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa - organ podatkowy może zażądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn nie złożenia deklaracji lub wezwać do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku.
6. Zapewnić dokonywanie czynności sprawdzających w odniesieniu do składanych przez podatników deklaracji podatkowych, zgodnie z art.272 ustawy Ordynacja podatkowa.
7. Egzekwować od podatników składanie deklaracji podatkowych zgodnie ze wzorami formularzy ustalonymi przez Radę Miasta, na podstawie art.6 ust.13 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych oraz do art.6a ust.11 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym. W razie stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy rachunkowe lub inne oczywiste omyłki bądź, że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami stosować art.274 ustawy Ordynacja podatkowa.
8. W przypadkach składania przez podatników korekt deklaracji podatkowych wymagać dołączania do korekt pisemnych uzasadnień przyczyn złożenia korekty, zgodnie z art.81 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa.
9. Dokonywać zwrotów nadpłat wynikających z zaliczek na podatki, po zakończeniu się okresów, za które rozliczane były podatki, zgodnie z art. 76c ustawy Ordynacja podatkowa.
10. Podjąć czynności w celu wyegzekwowania podatku rolnego za 2004 rok i za 2005 rok (1 podatnik) w stosunku do podatników, którzy nie złożyli stosownych wniosków o zastosowanie zwolnienia z podatku na podstawie art.12 ust.2 pkt 6 ustawy o podatku rolnym.
11. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie należnego Miastu podatku od środków transportowych od podatników wskazanych w pierwszej części wystąpienia, którzy zapłacili podatek w zaniżonej wysokości.
12. Podjąć czynności w celu wyegzekwowania od podatników podatku od środków transportowych - Banku PEKAO S.A. O/ Zduńska Wola i podatnika nr 5 informacji o pojazdach niezbędnych dla ustalenia prawidłowej stawki podatku.
13. Przestrzegać wyłącznej kompetencji organu stanowiącego do określania inkasentów opłaty targowej, stosownie do art.19 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
14. Bieżąco i terminowo podejmować czynności windykacyjne wobec podatników zalegających z uiszczaniem zobowiązań podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 229, poz. 1954 ze zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
15. Przestrzegać przepisów ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej.
16. W wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, w trybie przetargu ustnego nieograniczonego, podawać wszystkie informacje wymagane przez art. 35 ust.2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, w szczególności termin do złożenia wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art.34 ust.1 pkt 1 i 2 ww. ustawy.
17. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na zbycie nieruchomości podawać do publicznej wiadomości zgodnie z terminem określonym w art.38 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
18. W informacjach o wyniku przetargu zamieszczać wszystkie dane wymagane przez § 12 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości.
19. Przestrzegać art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami w zakresie podawania w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu w siedzibie Urzędu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży.
20. Podjąć czynności w celu wyegzekwowania zwrotu do budżetu Miasta kwot dotacji rozliczonych przez organizacje pozarządowe wydatkami poniesionymi w okresie nie objętym zawartymi umowami. Wyjaśnić czy istniał związek między realizacją zleconego zadania a zakupami odzieży sportowej
w przypadku Klubu Sportowego "POGOŃ EKOLOG".
21. Egzekwować terminowe składanie przez realizatorów zadań sprawozdań częściowych – zgodnie z postanowieniami zawartych umów.
22. Zapewnić należytą kontrolę ze strony merytorycznie właściwych pracowników nad rozliczaniem udzielonych organizacjom pozarządowym dotacji.
23. Dokonać analizy uwag i wniosków związanych z przygotowywaniem otwartego konkursu ofert w zakresie specyfikowania kosztów pokrywanych z dotacji, celem ich wykorzystania przy organizowaniu kolejnych konkursów.
24. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich - w zakresie wymagań kwalifikacyjnych dla poszczególnych stanowisk.
25. Dokonywać na koniec każdego roku kalendarzowego odpisu korygującego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, w oparciu o ustaloną faktyczną przeciętną liczbę zatrudnionych w jednostce i z uwzględnieniem prawidłowej kwoty przeciętnego wynagrodzenia z poprzedniego roku lub, jeśli jest to korzystniejsze, z II półrocza.
26. Zapewnić prawidłowe rozliczanie kosztów podróży służbowych poza granicami kraju, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu
w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.
27. Przestrzegać art. 10 ust.2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym - zamawiający może udzielić zamówienia w trybie negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki, zapytania o cenę albo licytacji elektronicznej tylko w przypadkach określonych w ustawie.
28. Przestrzegać postanowień Instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie postanowień dotyczących sposobu korygowania błędnych zapisów na arkuszach spisu z natury.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Prezydenta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Miejskiej w Zduńskiej Woli
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Zduńskiej Woli
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk – Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
PRZYPISY
[1] w wystąpieniu uwzględniono dodatkowe wyjaśnienia do protokołu złożone przez kontrolowaną jednostkę w dniu 18 maja 2006 roku.
[2] kosztorys związany z realizacją zadania przygotowuje uczestnik konkursu, który najczęściej najlepiej jest w stanie ustalić, które koszty są niezbędne dla prawidłowej realizacji zadania.
Łódź, dnia 12 lipca 2006 roku
Pan
ZENON RZEŹNICZAK
Prezydent Miasta Zduńska Wola
WK - 602/44/2006
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 55 poz. 577 ze zm.) informuję Pana Prezydenta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Mieście Zduńska Wola. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia dotyczące, przede wszystkim: ustalenia unormowań wewnętrznych; kontroli finansowej; prowadzenia rachunkowości; sporządzania sprawozdań finansowych; gospodarki kasowej; realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych; realizacji dochodów z majątku; udzielania zamówień publicznych; wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych w Urzędzie Miasta nieprawidłowości i uchybienia wynikały z wadliwej interpretacji przepisów, braku wystarczających procedur kontroli finansowej oraz niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności [1]: W zakresie spraw organizacyjnych
1. Kontrolowana jednostka nie posiadała dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości spełniającej wszystkie wymogi określone w art. 10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.). Wskazana dokumentacja powinna zawierać:
- określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
- opis metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego,
- opis sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych w tym, co najmniej: a) zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej; b) wykaz ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ich przy użyciu komputera – wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych; c) opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
- opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów w tym: dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Kontrolującym przedłożono wyłącznie zakładowy plan kont dla budżetu i jednostki budżetowej (Urzędu Miasta), w którym corocznie aktualizowano słownik kont syntetycznych i analitycznych, oraz wykaz programów komputerowych funkcjonujących w Urzędzie. Część postanowień dotyczących zasad funkcjonowania kont wymaga analizy w zakresie ich aktualności w odniesieniu do obowiązujących przepisów.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. Stwierdzono, że w sprawozdaniu Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2004 roku i w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2004 roku nie wykazano skutków obniżenia górnych stawek w podatku od środków transportowych na kwotę 453.122,00 zł. Ponadto, we wskazanych sprawozdaniach za 2005 rok zaniżono skutki finansowe wynikające z decyzji wydanych na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja Podatkowa (teks jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.) na łączną kwotę 775,00 zł, z tego: w podatku od nieruchomości o kwotę 435,00 zł, w podatku od środków transportowych o kwotę 340,00 zł.
2. Kontrolujący stwierdzili przypadki braku na dowodach księgowych numeracji (lub innych oznaczeń), pozwalającej na powiązanie tych dokumentów z zapisami w księgach rachunkowych i odwrotnie. Stosownie do art. 24 ust.4 pkt 1 ustawy o rachunkowości - księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności: 1/ udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych.
3. Kontrolujący ustalili, że w pięciu przypadkach w 2004 roku zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostało zwrócone po obowiązującym terminie. Opóźnienia te wynosiły od kilkunastu dni do kilku miesięcy. W okresie objętym kontrolą kwestię pobierania i zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy w zakresie związanym z udzielanymi zamówieniami publicznymi regulowały różne akty prawne. W 2004 roku (do dnia 1 marca 2004 roku) obowiązywało rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 115 poz. 1002). Wraz z wejściem w życie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19 poz. 177 ze zm.) sprawy związane z pobraniem, formą i zwrotem zabezpieczenia należytego wykonania umowy regulują przepisy tej ustawy zawarte w art. 147 i nast.
W zakresie gospodarki kasowej
1. Kontrolujący ustalili, że udzielono pracownikowi zaliczki stałej w kwocie 2.000 zł z naruszeniem § 19 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. nr 23 poz. 190). Wskazany przepis - obowiązujący od dnia 1 stycznia 2005 roku - wskazywał, że pracownikom odbywającym stałe podróże służbowe oraz pracownikom, którzy w związku z czynnościami służbowymi pokrywają bezpośrednio drobne, stale powtarzające się wydatki mogą być udzielane zaliczki stałe na cały rok budżetowy lub na okres krótszy, jednak w wysokości nie przekraczającej przeciętnej kwoty wydatków półtoramiesięcznych. Z dokumentów przedkładanych do rozliczenia zaliczek (rachunki, faktury) wynikało, że przeciętna miesięczna kwota wydatków poniesiona z pobranej zaliczki stałej w I kwartale 2005 roku wynosiła 271,53 zł, w II kwartale 418,74 zł, w III kwartale 276,17 zł, w IV kwartale 295,87 zł, co nie uzasadniało ustalenia zaliczki w kwocie 2.000 zł.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych
1. Kontrolujący ustalili, że żadnemu z pracowników Urzędu Miasta Zduńska Wola nie przypisano w zakresie czynności obowiązku zajmowania się wymiarem podatku rolnego od osób prawnych.
2. Ustalono, że niektóre deklaracje na podatek od nieruchomości od osób prawnych składane były przez podatników na dany rok po ustawowym terminie, czyli po dniu 15 stycznia. Termin złożenia deklaracji określony został przez art.6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2006 r., Dz. U. nr 121, poz.844). Podobnie, niektóre deklaracje na podatek rolny od osób prawnych składane były po terminie określonym w art.6a ust.8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz.431 ze zm.).
3. Podatnik podatku od nieruchomości od osób prawnych nr J-38 w latach 2004 i 2005 i podatnik podatku rolnego od osób prawnych nr R-502 w 2004 roku złożyli deklaracje podatkowe na drukach, które nie odpowiadały drukom deklaracji ustalonym przez Radę Miasta, w oparciu o art.6 ust.13 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz o art.6a ust.11 ustawy o podatku rolnym.
4. Stwierdzono przypadki (podatnicy podatku od nieruchomości od osób prawnych o numerach J-52 w 2004 roku i J-146, J-230, J-238 w 2005 roku) nie złożenia przez podatników pisemnego uzasadnienia do korekt deklaracji podatkowych, stosownie do wymogu wynikającego z art.81 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.).
5. W dwóch przypadkach stwierdzono nieprawidłowe zastosowanie przez podatników podatku od
w złożonych deklaracjach podatkowych, co powinno zostać zweryfikowane przez organ podatkowy w ramach czynności sprawdzających, o których mowa w art.272 ustawy Ordynacja podatkowa.
6. Stwierdzono, że w stosunku do niektórych podatników podatku od nieruchomości (osoby prawne) i podatku rolnego (osoby prawne) nie dokonano zwrotu nadpłat wynikających z uiszczonych zaliczek na podatki, po zakończeniu okresów, za które rozliczane były podatki, stosownie do unormowania wynikającego z art.76c ustawy Ordynacja podatkowa.
7. Kontrolującym nie przedłożono decyzji dotyczących zwolnienia 11 podatników podatku rolnego, objętych art.12 ust.2 pkt 6 ustawy o podatku rolnym, z przedmiotowego podatku w 2004 roku. Ustalono, że żaden z podatników nie złożył również wniosku o zwolnienie na ten rok. Decyzje takie zostały wydane, z wyjątkiem jednego podatnika, na 2005 rok. Pomimo braku decyzji o zwolnieniu organ podatkowy nie podjął czynności w celu wyegzekwowania podatku. Należy wskazać, że zgodnie z art.13d ust.3 ustawy o podatku rolnym - zwolnienia i ulgi podatkowe udzielone na wniosek podatnika stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek.
8. Stwierdzono przypadki nie złożenia przez podatników podatku rolnego (osoby prawne), w latach 2004 - 2005, deklaracji na podatek rolny, zgodnie z wymogami określonymi w art.6a ust.8 pkt 1 i art.6a ust.9 ustawy o podatku rolnym.
9. Kontrolujący stwierdzili w sześciu przypadkach zastosowanie nieprawidłowych stawek podatku od środków transportowych dla pojazdów będących własnością osób fizycznych (podatnicy oznaczeni w załączonym do protokołu kontroli zestawieniu numerami: 5, 7, 8, 10 i 11) oraz w jednym przypadku dla pojazdu będącego własnością osoby prawnej (podatnik oznaczony w załączonym do protokołu zestawieniu numerem 7). Wymienieni podatnicy w okresie objętym kontrolą zaniżyli podatek od środków transportowych łącznie na kwotę 2.039,48 zł, z tego w 2004 roku o kwotę 1.014,74 zł, w 2005 roku o kwotę 1.024,74 zł.
10. Ustalono, że organ podatkowy nie wyegzekwował od Banku PEKAO S.A. Oddział w Zduńskiej Woli deklaracji podatkowych wraz z informacjami o posiadanych pojazdach, pozwalających na zastosowanie prawidłowej stawki podatku. Przy braku określonych danych dotyczących pojazdu, np. posiadanie katalizatora, rodzaj zawieszenia, liczba osi, które to dane decydują o zróżnicowaniu ustalonych przez Radę Miasta stawek podatku, zastosowano przy opodatkowaniu niższe stawki podatku (w wydanej decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego). Podobny przypadek dotyczył podatnika oznaczonego nr 5 (osoba fizyczna), który nie podał w deklaracji podatkowej rodzaju zawieszenia posiadanej naczepy SCHMITZ, a organ podatkowy zastosował stawkę niższą, obowiązującą dla przyczep z zawieszeniem pneumatycznym lub równoważnym.
11. Miasto Zduńska Wola zawarło w dniu 2 stycznia 2004 roku umowę z PPUH Webercar Sp. o.o. dotyczącą poboru opłaty targowej od osób dokonujących sprzedaży środków transportowych w Zduńskiej Woli przy ul. Łódzkiej 27, na okres od dnia 1 lutego 2004 roku do dnia 30 czerwca 2004 roku. Jednakże uchwała organu stanowiącego dotycząca wyznaczenia inkasenta dla giełdy samochodowej przy ul. Łódzkiej 27 podjęta została dopiero w dniu 25 marca 2004 roku, a weszła w życie po 14 dniach od ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego (uchwała nr 220/04 Rady Miasta Zduńska Wola). Zawierając ww. umowę dotyczącą poboru opłaty targowej organ wykonawczy naruszył kompetencje organu stanowiącego w zakresie wyznaczenia inkasentów wynikającą z art.19 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
12. Kontrolujący stwierdzili jeden przypadek bezpodstawnego pobrania opłaty skarbowej w kwocie 5,00 zł od wniosku podatnika ubiegającego się o umorzenie zaległości w zakresie podatku od nieruchomości oraz cztery przypadki nie pobrania należnej opłaty skarbowej (łącznie na kwotę 20,00 zł) od wniosków podatników ubiegających się o rozłożenie podatku od nieruchomości i podatku od środków transportowych na raty. Powyższe stanowiło naruszenie przepisów ustawy z dnia 9 września 2000 roku opłacie skarbowej (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 253 poz. 2532 ze zm.). Zgodnie z załącznikiem do ww. ustawy zawierającym szczegółowy wykaz przedmiotów opłaty skarbowej, stawki oraz zwolnienia - zwolnione z opłaty skarbowej są podania i załączniki do podań w sprawach zwrotu lub umorzenia należności celnych oraz należności, do których mają zastosowanie przepisy Ordynacji podatkowej (Część I tabeli ”Podania i załączniki” pkt 14). Zwolnione z opłat są także podania o odroczenie terminu płatności podatków rolnego, leśnego i od nieruchomości na okres do 6 miesięcy (Część I tabeli „Podania i załączniki” pkt 22).
13. Stwierdzono przypadki, w których kontrolowana jednostka podjęła czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych z opóźnieniem (dotyczyło to w szczególności wystawiania tytułów wykonawczych do Urzędu Skarbowego), czym naruszyła przepisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541 ze zm.). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązują wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym
z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego.
14. W wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w trybie przetargu ustnego nieograniczonego dotyczącym nieruchomości położonej przy ul. Traugutta 1 - Okrzei 38 nie podano informacji o terminie na złożenie wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z wymogiem określonym w art. 35 ust. 2 pkt 12 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz. 2603 ze zm.). Wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży podano do publicznej wiadomości od dnia 3 marca 2005 roku do dnia 23 marca 2005 roku. Odnosząc się do wyjaśnień złożonych w powyższej sprawie wskazujących przesłanki braku podania omawianej informacji należy zauważyć, że przepisy ustawy o gospodarce nieruchomościami nie uzależniają obowiązku określenia w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży terminu na złożenie wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości od wyniku analiz prawnych dokonywanych przez organizatora przetargu.
15. Ogłoszenie o pierwszym przetargu ustnym nieograniczonym na zbycie nieruchomości położonej przy ul. Traugutta 1 – Okrzei 38 wywieszone zostało na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta w dniach od 6 kwietnia 2005 roku do dnia 18 maja 2005 roku, z naruszeniem terminu określonego w art. 38 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami (co wynikało z braku ustalenia terminu na składanie wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości - patrz punkt powyżej).
16. W informacjach o wyniku przetargu dotyczących nieruchomości położonych przy ul. Piaskowej 11 oraz przy ulicy Traugutta 1- Okrzei 38 nie zawarto informacji wymaganej przez § 12 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz. 2108). Zgodnie z powołanym przepisem - informacja o wyniku przetargu powinna zawierać, między innymi, liczbę osób dopuszczonych oraz osób niedopuszczonych do uczestniczenia w przetargu.
17. Przy sprzedaży lokali mieszkalnych położonych przy: ul. Żytniej 16 m 60, ul. Żytniej 16 m 39, Kilińskiego 37 m 21, ul. Kilińskiego 37 m 6, ul. Kilińskiego 37 m 27 nie podano w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości lokalowych przeznaczonych do sprzedaży. Zgodnie z art. 35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami - właściwy organ sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę. Wykaz ten wywiesza się na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podaje się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości.
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. W rozliczeniu dotacji przyznanych Stowarzyszeniom - Klubom Abstynenckim uwzględniono także wydatki poniesione za miesiące nie objęte terminem realizacji zadania będącego przedmiotem dofinansowania w postaci dotacji. Ustalony w umowach termin realizacji zadania to okres od dnia 29 marca 2005 roku do dnia 31 grudnia 2005 roku. Dotyczyło to niżej wymienionych Stowarzyszeń:
- Stowarzyszenie Abstynentów Klubu "Zwrotnica" - wydatki poniesione na abonament RTV opłacony za styczeń i luty 2005 roku (kwota - 31,60 zł).
- Stowarzyszenie Klubu Wzajemnej Pomocy "Rzemieślnik" - wydatki poniesione na wynagrodzenie dla gospodarza klubu - osoby pierwszego kontaktu. Wynagrodzenie wypłacone zostało w łącznej wysokości 1.800 zł. Z ogólnej sumy 1.800 zł, kwotę w wysokości 1.230,24 zł pokryto z dotacji, natomiast pozostałą kwotę w wysokości 569,76 zł pokryto ze środków własnych. Z umowy nr 1/2005 z dnia 2 stycznia 2005 roku zawartej z gospodarzem klubu wynikało, że "zlecenie będzie wykonane w okresie od 1 stycznia 2005 roku do 31 grudnia 2005 roku" i "że za wykonanie czynności (obowiązki Gospodarza Klubu) Zleceniobiorcy przysługuje 300 zł brutto" (w umowie nie określono zasad i terminów wypłaty wynagrodzenia). Z powyższego wynikało, że wynagrodzenie dla gospodarza klubu wypłacone zostało również za styczeń i luty 2005 roku, czyli miesiące nie objęte terminem realizacji zadania będącego przedmiotem dofinansowania w postaci dotacji - biorąc pod uwagę udział środków własnych, kwota wydatkowana ze środków dotacji wyniosła 30,24 zł.
- Stowarzyszenie Klubu Trzeźwości "Wspólna Droga" - wydatki poniesione na wywóz odpadów komunalnych za styczeń i luty 2005, kwota - 22,45 zł.
W trakcie kontroli RIO w Łodzi, dniu 11 kwietnia 2006 roku, Prezydent Miasta wystąpił do stowarzyszeń o zwrot wskazanych kwot.
2. Stwierdzono przypadki składania sprawozdań częściowych po terminie wynikającym z zawartej umowy (15 dni po upływie każdego kwartału), np.:
- Stowarzyszenie Klubu Wzajemnej Pomocy "Rzemieślnik" - sprawozdanie częściowe z realizacji zadania za okres od dnia 1 lipca 2005 roku do dnia 30 września 2005 roku złożone zostało w dniu 25 październiku 2005 roku.
- Stowarzyszenie Klubu Trzeźwości "Wspólna Droga" - sprawozdanie częściowe z wykonania zadania publicznego za okres od dnia 1 marca 2005 roku do dnia 30 czerwca 2005 roku złożone zostało w dniu 25 lipca 2005 roku. Kolejne sprawozdanie częściowe z realizacji zadania za okres od dnia 1 lipca 2005 roku do dnia 30 września 2005 roku złożone zostało w dniu 28 października 2005 roku.
3. W odniesieniu do zadań z zakresu upowszechnienia kultury fizycznej i sportu stwierdzono, że w niektórych ofertach rozszerzony został zakres kosztów, które mogły być sfinansowane dotacją, w stosunku do zakresu kosztów wskazanego w informacji zawartej w ogłoszeniu o otwartym konkursie ofert (załącznik nr 1 do zarządzenia nr 24/05 Prezydenta Miasta). Przy czym należy wskazać, że rozszerzony zakres kosztów ujęty w ofercie był uwzględniany przez zlecającego zadanie w zawartych umowach z realizatorem zadania, co oznacza, że dotacje wykorzystane zostały zgodnie z umownie ustalonym przeznaczeniem. Jednakże opisywane niezgodności powinny zostać zauważone na etapie oceny ofert. Na podstawie dokumentów źródłowych stwierdzono poniesienie następujących wydatków, nie ujętych w załączniku nr 1 do zarządzenia nr 24/05 Prezydenta Miasta Zduńska Wola:
- Zduńskowolskie Towarzystwo Cyklistów: paliwo na treningi (1.000 zł), koszty uczestnictwa w imprezach kolarskich (2.181,61 zł - delegacje i 38 zł - opłaty startowe).
- Międzyszkolny Klub Sportowy ul. Dolna 41 (piłka siatkowa): opłaty za licencje zawodników i trenerów (1.240 zł), opłaty sędziowskie (424,70 zł).
- Kolejowy Klub Sportowy "Olimpia": opłaty sędziowskie (3.944,14 zł), opłaty za transport (3.636,73 zł).
- Klub Sportowy "Pogoń - Ekolog": opłaty sędziowskie (2.869,68 zł), opłaty za transport (9.079,71 zł).
Odnosząc się do złożonych w powyższej sprawie wyjaśnień należy zgodzić się z poglądem, że na etapie przygotowywania materiałów konkursowych nie można przewidzieć wszystkich kosztów niezbędnych do prawidłowej realizacji zadania. Wniosek ten należałoby, zatem uwzględnić przy opracowywania warunków konkursów, poprzez np. wyłączenie możliwości finansowania określonych kosztów ze środków dotacyjnych (np. opłat o charakterze sankcyjnym związanych z udziałem w imprezach sportowych, wynagrodzeń władz stowarzyszenia itp.) [2] lub poprzez przykładowe wskazanie dopuszczalnych kosztów. W zarządzeniu Prezydenta Miasta nr 24/05 z dnia 1 lutego 2005 roku dla każdego objętego konkursem zadania wyspecyfikowano natomiast bardzo dokładnie w rubryce "koszty pokrywane z dotacji" przewidziane do sfinansowania pozycje kosztów (np. przejazdy na szkolenia w obrębie miasta; zakup tarcz, śrutu, itp.).
4. Kontrolujący ustalili, że niektóre oferty złożone przez kluby były uzupełniane po terminie ich złożenia, poprzez uzupełnienie opisu merytorycznego zadania, poświadczenie kopii za zgodność z oryginałem, doręczenie pisemnego upoważnienia do zawierania umów. Zgodnie z warunkami konkursu oferenci, których oferty będą zawierały wady nie skutkujące wykluczeniem z postępowania mogli zostać wezwani do ich usunięcia w terminie 14 dni od daty doręczenia wezwania pod rygorem nie rozpatrywania oferty. Kontrolującym nie przedłożono jednakże wezwań, którym mowa była w warunkach konkursu. Zgodnie z uzyskanymi wyjaśnieniami wezwania przekazywane były telefonicznie.
5. W zarządzeniu nr 128/05 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 23 marca 2005 roku w sprawie rozstrzygnięcia otwartego konkursu ofert na realizację zadań z zakresu kultury fizycznej i sportu oraz ochrony zdrowia nie podano uzasadnienia wyboru ofert, co było wymogiem wynikającym z art.15 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873 ze zm.).
6. W rozliczeniu dotacji przyznanych na zadania z zakresu kultury fizycznej i sportu w 2005 roku uwzględniono także wydatki poniesione za miesiące nie objęte terminem realizacji zadania będącego przedmiotem dofinansowania w postaci dotacji, np.:
- Zduńskowolskie Towarzystwo Cyklistów - wydatki poniesione na ubezpieczenie ośmiu osób na okres od dnia 30 grudnia 2005 roku do dnia 29 grudnia 2006 roku. Umowa nr 14/05 o przekazanie dotacji na realizację zadania zawarta została na okres od dnia 24 marca 2005 roku do dnia 29 grudnia 2005 roku. W dniu 29 grudnia 2005 roku Zduńskowolskie Towarzystwo Cyklistów zawarło umowę ubezpieczenia ośmiu osób na okres od dnia 30 grudnia 2005 roku do dnia 29 grudnia 2006 roku. Z tytułu powyższego ubezpieczenia, ze środków finansowych budżetu miasta została wydatkowana kwota 500 zł.
- Parafialny Klub Sportowy "OPOKA" - wydatki na wynagrodzenie dla trenera za miesiące styczeń i luty 2005 roku. Umowa nr 7/05 o przekazanie dotacji zawarta została w dniu 24 marca 2005 roku, natomiast umowa zlecenie zawarta z trenerem zawarta została w dniu 3 stycznia 2005 roku. Z zawartej z trenerem umowy zlecenia nr 1/2005 wynikało, że "za czynności polegające na przeprowadzaniu zajęć sportowych - trenowanie dzieci i młodzieży, w okresie 03 stycznia 2005 rok do 31 grudnia 2005 roku, zleceniobiorca otrzyma wynagrodzenie brutto w wysokości 3.700 zł. Wypłata wynagrodzenia nastąpi w dwóch jednakowych ratach w miesiącach: maj 2005 roku i sierpień 2005 roku". Miesięcznie wynagrodzenie dla trenera wyniosłoby, zatem 308,30 zł brutto.
- Klub Sportowy "RESURSA" - wydatki poniesione na wynajem hali sportowej na zajęcia lekkoatletyczne. Umowa o przekazanie dotacji zawarta została w dniu 24 marca 2005 roku, natomiast umowa najmu hali sportowej zawarta została w dniu 3 stycznia 2005 roku na okres od dnia 3 stycznia 2005 roku do dnia 14 marca 2005 roku. Na wynajem hali sportowej wydatkowano 82,39 zł (faktura VAT nr FV/6/2005 z dnia 3 stycznia 2005 roku).
- Klub Sportowy "POGOŃ EKOLOG" - wydatki poniesione na przewóz osób: faktura VAT nr 8/2005 z dnia 25 lutego 2005 roku na kwotę 545,70 zł oraz faktura VAT nr 9/2005 z dnia 26 lutego 2005 roku na kwotę 409,28 zł. Wątpliwości budzą również wydatki na zakup odzieży sportowej: faktura VAT nr 690/05 z dnia 22 marca 2005 roku na kwotę 190 zł oraz faktura VAT nr 689/05 z dnia 22 marca 2005 roku na kwotę 157 zł. Umowa nr 5/05 o przekazanie dotacji zawarta została w dniu 24 marca 2005 roku.
7. W przypadku Międzyszkolnego Klubu Sportowego (piłka nożna), Międzyszkolnego Klubu Sportowego (piłka siatkowa), Kolejowego Klubu Sportowego "Olimpia", Klubu Sportowego "Pogoń - Ekolog" stwierdzono rozbieżności w kwotach wydatkowanych z dotacji wykazanych w sprawozdaniu końcowym i harmonogramie, stanowiącym załącznik nr 2 do umowy oraz faktycznie poniesionymi wydatkami wynikającymi z dokumentów źródłowych. Z uwagi na możliwość zaistnienia w trakcie wykonywania umowy zlecającej organizacji pozarządowej realizację zadania publicznego sytuacji powodującej konieczność zmiany pierwotnie ustalonego kosztorysu wydaje się wskazane wprowadzenie do zawieranych umów postanowień, które będą to umożliwiały (np. prawo organizacji pozarządowej do przeniesienia kwot w ramach kosztorysu w określonych granicach; każdorazowe zawieranie aneksu, itp.).
8. Stwierdzono przypadki przeszeregowania pracowników na stanowisko inspektora mimo braku spełniania przez nich wymagań kwalifikacyjnych przewidzianych dla tego stanowiska, dla którego wymagane było wykształcenie wyższe. Wymóg taki dla wskazanego stanowiska wprowadzony został na podstawie przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1990 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 111, poz. 493 ze zm.) i utrzymany został przez kolejne regulacje dotyczące zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych. Obecnie obowiązuje w powyższym zakresie rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 146, poz. 1223 ze zm.).
9. Kontrolujący ustalili, że w końcu roku nie skorygowano kwoty odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych o faktyczną przeciętną liczbę zatrudnionych - stosownie do wymogu wynikającego z przepisów § 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 roku w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na ZFŚS (Dz. U. nr 43 poz. 168 ze zm.). Nie dokonano również korekty z tytułu przyjęcia do obliczenia kwoty odpisu nieco niższego wynagrodzenia niż przeciętne wynagrodzenie za II półrocze 2004 roku. Skutkiem powyższego było zaniżenie kwoty odpisu na fundusz w 2005 roku o kwotę 2.852,00 zł.
10. Kontrolujący stwierdzili dwa przypadki (polecenie wyjazdu służbowego nr 6/05 do Łodzi w dniu 20 stycznia 2005 roku i polecenie wyjazdu służbowego nr 256/05 do Łodzi w dniu 20 listopada 2005 roku) nie rozliczenia w kosztach delegacji przysługującej 1 diety w wysokości 10,50 zł (łącznie 21,00 zł). Ze wskazanych powyżej delegacji wynikało, że pobyt pracownika w podróży służbowej trwał nie mniej niż 8 godzin (w pierwszym przypadku 9 godzin i 59 minut, w drugim przypadku 8 godzin). Z przedłożonych delegacji nie wynikało, aby pracownik korzystał w podróży z posiłku, na co wskazano w złożonym przez kontrolowaną jednostkę dodatkowym wyjaśnieniu do protokołu. W treści wyjaśnienia podniesiono, że diety nie nalicza się w przypadku, gdy pracownik w podróży służbowej korzysta z jakiegokolwiek posiłku. Należy jednak zauważyć, że wniosek ten nie znajduje oparcia w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U nr 236 poz. 1990, ze zm.). Zgodnie z § 4 ust.1 rozporządzenia - dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Stosownie do § 4 ust.3 rozporządzenia - dieta nie przysługuje, m.in., w sytuacji, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
11. Kontrolujący ustalili, że dwóm pracownikom odbywającym podróż służbową do Zarasai na Litwie w dniach 3 - 9 lutego 2005 roku policzono 5 i 1/2 diety, zamiast należnych 5 i 1/3 diety. Trzem osobom odbywającym podróż do Pietrasanta we Włoszech w dniach 10 - 15 marca 2005 roku policzono
4 i 1/3 diety, zamiast należnych 4 diet. Jednej osobie odbywającej podróż do Pietrasanta we Włoszech w dniach 21 - 30 maja 2005 roku policzono 9 diet, zamiast należnych 8 i 1/3 diety. Błędne ustalenie ilości przysługujących diet było wynikiem rozgraniczania czasu trwania podróży służbowej na czas przejazdu i na czas pobytu na miejscu i ustalania diet odrębnie za czas przejazdu i odrębnie za czas pobytu, co stanowiło naruszenie obowiązujących w tym zakresie przepisów, a mianowicie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236 poz. 1991 ze zm.). Zgodnie z § 3 wskazanego rozporządzenia - czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się w podróży służbowej odbywanej środkami lokomocji lądowej od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju. Stosownie do § 4 ust.4 wskazanego rozporządzenia dietę oblicza się w sposób następujący: za każdą dobę przysługuję dieta w pełnej wysokości, za niepełną dobę podróży: do 8 godzin – 1/3 diety, powyżej 8 godzin do 12 godzin – 1 diety, powyżej 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.
W zakresie udzielania zamówień publicznych
1. Kontrolujący ustalili, że Miasto udzieliło na podstawie umowy z dnia 9 stycznia 2006 roku zamówienia publicznego na promocję miasta poprzez sport w 2006 roku na rzecz Stowarzyszenia Przyjaciół Siatkówki, ustalając wynagrodzenie w wysokości 200.000 zł. Zamówienia publicznego udzielono w trybie zamówienia z wolnej ręki - w oparciu o art. 67 ust.1 pkt. 1 lit. a i b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 ze zm.), mimo, że nie zaistniały przesłanki umożliwiające zastosowanie przedmiotowego trybu i odstąpienie od podstawowych trybów udzielania zamówień publicznych, jakimi są przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony (art.10 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych). W ocenie RIO w Łodzi nie zachodziła sytuacja, w której usługi promocji miasta poprzez sport mogły być z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze świadczone tylko przez jednego wykonawcę, mając na względzie, chociażby wielość działających na terenie miasta Zduńska Wola stowarzyszeń kultury fizycznej. Oczywiście kręgu potencjalnych wykonawców nie można ograniczyć wyłącznie do podmiotów lokalnych. Usługi takie mogłyby być świadczone przez podmioty spoza Zduńskiej Woli i to nawet na skalę międzynarodową (np. jeżeli zamówienie otrzymałby podmiot biorący udział w międzynarodowych rozgrywkach pucharowych). Chciałbym także podkreślić, że sugerowanie w dodatkowych wyjaśnieniach złożonych przez kontrolowaną jednostkę jakoby wnioski RIO w Łodzi podważały stanowisko Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych zawarte w decyzji, która nie dotyczyła zawarcia przedmiotowej umowy uważam za daleko idące nieporozumienie i wyraz subiektywnego przeświadczenia osób składających wyjaśnienia. Za takie też nieporozumienie uważam informację, z której wynika, że w 2005 roku skierowano do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych wniosek o zatwierdzenie trybu zamówienia z wolnej ręki na udzielenie zamówienia na promocję miasta poprzez sport na etapie dyskusji "politycznej". Nadzwyczaj ogólnie podniesione okoliczności, takie jak - zakres terytorialny rozgrywek i skala zainteresowania mediów nie wskazują na zaistnienie przesłanek określonych w art.67 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych.
2. W dokumentacji przetargowej dotyczącej, postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości poniżej 60.000 EURO, w trybie przetargu nieograniczonego, na zarządzanie cmentarzem miejskim przy ul. Bema w Zduńskiej Woli w latach 2006-2008 brak było pisma informującego wykonawcę o odrzuceniu jednej z ofert, co było niezgodne z art.89 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz z § 10 pkt 6 instrukcji w sprawie zasad i trybu postępowania w zakresie zamówień publicznych dokonywanych w Urzędzie Miasta Zduńska Wola.
W zakresie ewidencji majątku i inwentaryzacji
Stwierdzono przypadki korygowania błędnych zapisów w arkuszach spisu z natury przez ich przeprawienie i zamazanie korektorem (np. arkusze spisu z natury o nr 000502, 000540, 000476, 000486, 000536, 000540, 000533). Powyższe nie było zgodne z § 21 ust.2 pkt 2 Instrukcji inwentaryzacyjnej, z którego wynikało, że "w arkuszach spisu z natury niedopuszczalne jest korygowanie błędnych zapisów przez zamazywanie, wycieranie lub inne przerabianie dokonanych zapisów. Poprawianie błędnego zapisu polega na skreśleniu zapisu nieprawidłowego w taki sposób, żeby pierwotna treść była czytelna i wpisaniu poprawnego zapisu. Przy każdym poprawionym zapisie powinien być zamieszczony podpis członka zespołu spisowego i osoby materialnie odpowiedzialnej".
W zakresie zadań realizowanych na podstawie porozumień z jednostkami samorządu terytorialnego i organami administracji rządowej
Porozumienia zawarte pomiędzy Miastem Zduńska Wola a Powiatem Zduńskowolskim dotyczące realizacji zadania inwestycyjnego pn. "Przebudowa ciągu komunikacyjnego dróg powiatowych w granicach administracyjnych Miasta Zduńska Wola" (porozumienie z dnia 30 listopada 2004 roku, porozumienie z dnia 6 grudnia 2004 roku, aneks do porozumienia z dnia 6 grudnia 2004 roku zawarty w dniu 6 czerwca 2005 roku) regulowały kwestię wzajemnych rozliczeń finansowych w sposób nie odpowiadający obowiązującym przepisom prawa. Powyższe pozostawało w sprzeczności z art.19 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 204, poz. 2086 ze zm.) z którego wynikało, że organ administracji rządowej lub jednostki samorządu terytorialnego, do którego właściwości należą sprawy z zakresu planowania, budowy, przebudowy, remontu, utrzymania i ochrony dróg, jest zarządcą drogi. Zarządzanie drogami publicznymi może być przekazywane między zarządcami w trybie porozumienia, regulującego w szczególności wzajemne rozliczenia finansowe. Ponadto kwestię możliwości wykonywania przez Miasto zadań z zakresu właściwości powiatu reguluje ustawa z dnia z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1591 ze zm.). Stosownie do art.8 ust. 2a ww. ustawy - gmina może wykonywać zadania z zakresu właściwości powiatu oraz zadania z zakresu właściwości województwa na podstawie porozumień z tymi jednostkami samorządu terytorialnego”. Z art.8 ust.3 i ust.4 przytoczonej ustawy wynika również, że gmina otrzymuje wówczas środki finansowe w wysokości koniecznej do wykonywania zadań. Szczegółowe zasady i terminy przekazywania środków finansowych określają ustawy nakładające na gminy obowiązek wykonywania zadań zleconych lub zawarte porozumienia. Uwagi dotyczące powyższych zagadnień zostały sformułowane także w opinii Składu Orzekającego RIO w Łodzi z dnia 15 grudnia 2005 roku dotyczącej projektu budżetu Miasta Zduńska Wola na 2006 rok (uchwała nr V/235/05). Stwierdzono, że stosowne porozumienie zawarte zostało w lutym 2006 roku.
Odpowiedzialność za prowadzenie gospodarki finansowej, w tym wypełnianie obowiązków w zakresie kontroli finansowej ponosi Prezydent Miasta (jako kierownik jednostki sektora finansów publicznych), a właściwi rzeczowo pracownicy zgodnie z zakresami czynności opisanymi szczegółowo w protokole kontroli.
Ponadto, odnosząc się do zawartych w dodatkowych wyjaśnieniach uwag jakoby inspektorzy RIO w Łodzi wykroczyli poza granice kontroli wyznaczone wystawionym dla nich upoważnieniem informuję Pana Prezydenta, że w upoważnieniu do przeprowadzenia kompleksowej kontroli gospodarki finansowej w Mieście Zduńska Wola z dnia 11 stycznia 2006 roku, sygn. WK - 602-1/11/2006, podpisanym przez Zastępcę Prezesa RIO w Łodzi Panią dr Jadwigę Chwiałkowską, brak jest wskazania, że kontrola obejmie wyłącznie lata 2004 - 2005. Byłbym, zatem zobowiązany za przekazanie posiadanego przez Pana egzemplarza ww. upoważnienia, w którym takie treści zostały zawarte.
Informując o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pan Prezydenta o podjęcie działań w celu ich usunięcia i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne:
1. Opracować dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, spełniającą wszystkie wymogi określone w art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Zapewnić aktualizowanie wskazanej dokumentacji, zgodnie z art.10 ust.2 ww. ustawy.
2. Dokonać korekty sprawozdania Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za okres od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2004 roku oraz sprawozdania RB-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za okres od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2004 roku w związku z nie wykazaniem skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatkowych w podatku od środków transportowych. Stosownej korekty dokonać także w sprawozdaniach za 2005 rok w związku z nieprawidłowym wykazaniem skutków finansowych wynikających z wydanych przez organ podatkowy decyzji w zakresie podatku od nieruchomości i podatku od środków transportowych. Poprawione sprawozdania przesłać do RIO w Łodzi.
3. Zapewnić numerowanie dowodów księgowych (lub inne oznaczanie) w celu zapewnienia powiązania tych dokumentów z zapisami w księgach rachunkowych, stosownie do wymogu wynikającego z art. 24 ust.4 pkt 1 ustawy o rachunkowości.
4. Zwracać zabezpieczenia należytego wykonania umowy w terminach określonych przez art.151 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
5. Egzekwować obowiązek terminowego składania deklaracji podatkowych przez podatników - osoby prawne w zakresie podatku od nieruchomości i podatku rolnego. Zgodnie z art.274a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa - organ podatkowy może zażądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn nie złożenia deklaracji lub wezwać do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku.
6. Zapewnić dokonywanie czynności sprawdzających w odniesieniu do składanych przez podatników deklaracji podatkowych, zgodnie z art.272 ustawy Ordynacja podatkowa.
7. Egzekwować od podatników składanie deklaracji podatkowych zgodnie ze wzorami formularzy ustalonymi przez Radę Miasta, na podstawie art.6 ust.13 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych oraz do art.6a ust.11 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym. W razie stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy rachunkowe lub inne oczywiste omyłki bądź, że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami stosować art.274 ustawy Ordynacja podatkowa.
8. W przypadkach składania przez podatników korekt deklaracji podatkowych wymagać dołączania do korekt pisemnych uzasadnień przyczyn złożenia korekty, zgodnie z art.81 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa.
9. Dokonywać zwrotów nadpłat wynikających z zaliczek na podatki, po zakończeniu się okresów, za które rozliczane były podatki, zgodnie z art. 76c ustawy Ordynacja podatkowa.
10. Podjąć czynności w celu wyegzekwowania podatku rolnego za 2004 rok i za 2005 rok (1 podatnik) w stosunku do podatników, którzy nie złożyli stosownych wniosków o zastosowanie zwolnienia z podatku na podstawie art.12 ust.2 pkt 6 ustawy o podatku rolnym.
11. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie należnego Miastu podatku od środków transportowych od podatników wskazanych w pierwszej części wystąpienia, którzy zapłacili podatek w zaniżonej wysokości.
12. Podjąć czynności w celu wyegzekwowania od podatników podatku od środków transportowych - Banku PEKAO S.A. O/ Zduńska Wola i podatnika nr 5 informacji o pojazdach niezbędnych dla ustalenia prawidłowej stawki podatku.
13. Przestrzegać wyłącznej kompetencji organu stanowiącego do określania inkasentów opłaty targowej, stosownie do art.19 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
14. Bieżąco i terminowo podejmować czynności windykacyjne wobec podatników zalegających z uiszczaniem zobowiązań podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 229, poz. 1954 ze zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
15. Przestrzegać przepisów ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej.
16. W wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, w trybie przetargu ustnego nieograniczonego, podawać wszystkie informacje wymagane przez art. 35 ust.2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, w szczególności termin do złożenia wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art.34 ust.1 pkt 1 i 2 ww. ustawy.
17. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na zbycie nieruchomości podawać do publicznej wiadomości zgodnie z terminem określonym w art.38 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
18. W informacjach o wyniku przetargu zamieszczać wszystkie dane wymagane przez § 12 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości.
19. Przestrzegać art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami w zakresie podawania w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu w siedzibie Urzędu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży.
20. Podjąć czynności w celu wyegzekwowania zwrotu do budżetu Miasta kwot dotacji rozliczonych przez organizacje pozarządowe wydatkami poniesionymi w okresie nie objętym zawartymi umowami. Wyjaśnić czy istniał związek między realizacją zleconego zadania a zakupami odzieży sportowej
w przypadku Klubu Sportowego "POGOŃ EKOLOG".
21. Egzekwować terminowe składanie przez realizatorów zadań sprawozdań częściowych – zgodnie z postanowieniami zawartych umów.
22. Zapewnić należytą kontrolę ze strony merytorycznie właściwych pracowników nad rozliczaniem udzielonych organizacjom pozarządowym dotacji.
23. Dokonać analizy uwag i wniosków związanych z przygotowywaniem otwartego konkursu ofert w zakresie specyfikowania kosztów pokrywanych z dotacji, celem ich wykorzystania przy organizowaniu kolejnych konkursów.
24. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich - w zakresie wymagań kwalifikacyjnych dla poszczególnych stanowisk.
25. Dokonywać na koniec każdego roku kalendarzowego odpisu korygującego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, w oparciu o ustaloną faktyczną przeciętną liczbę zatrudnionych w jednostce i z uwzględnieniem prawidłowej kwoty przeciętnego wynagrodzenia z poprzedniego roku lub, jeśli jest to korzystniejsze, z II półrocza.
26. Zapewnić prawidłowe rozliczanie kosztów podróży służbowych poza granicami kraju, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu
w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.
27. Przestrzegać art. 10 ust.2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym - zamawiający może udzielić zamówienia w trybie negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki, zapytania o cenę albo licytacji elektronicznej tylko w przypadkach określonych w ustawie.
28. Przestrzegać postanowień Instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie postanowień dotyczących sposobu korygowania błędnych zapisów na arkuszach spisu z natury.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Prezydenta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Miejskiej w Zduńskiej Woli
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Zduńskiej Woli
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk – Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
PRZYPISY
[1] w wystąpieniu uwzględniono dodatkowe wyjaśnienia do protokołu złożone przez kontrolowaną jednostkę w dniu 18 maja 2006 roku.
[2] kosztorys związany z realizacją zadania przygotowuje uczestnik konkursu, który najczęściej najlepiej jest w stanie ustalić, które koszty są niezbędne dla prawidłowej realizacji zadania.