W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies.

Gm. Brzeziny - kontrola kompleksowa, przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2006r.

XML

Treść

Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Burmistrza Miasta Brzeziny, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.

Łódź, dnia 19 czerwca 2006 roku




Pani
EWA MĄDRA
Burmistrz Miasta Brzeziny


WK - 602/39/2006


Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Mieście Brzeziny. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia z lat 2004 – 2005, dotyczące przede wszystkim: kontroli finansowej, prowadzenia rachunkowości, sporządzania sprawozdań finansowych, gospodarki kasowej, realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych, realizacji dochodów z majątku, udzielania zamówień publicznych, wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z błędnej interpretacji przepisów, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz niewystarczających procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie spraw organizacyjnych

1. W wyniku kontroli ustalono, że obsługa księgowa Miejskiej Biblioteki Publicznej i Muzeum Regionalnego w Brzezinach prowadzona była w Urzędzie Miasta - przez pracowników Wydziału Finansowego. Dyrektorzy wymienionych jednostek organizacyjnych sprawdzali faktury i inne dokumenty dotyczące ponoszonych przez jednostki wydatków pod względem merytorycznym, natomiast dyspozycji środkami dokonywała Burmistrz Miasta. Upoważnienie do dysponowania środkami finansowymi zgromadzonymi na rachunkach bankowych Biblioteki i Muzeum także posiadała wyłącznie Burmistrz Miasta. W związku z powyższym należy wskazać, że Miejska Biblioteka Publiczna i Muzeum Regionalne powołane zostały przez Radę Miasta w Brzezinach jako instytucje kultury. Samorządowe instytucje kultury zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.), a od dnia 1 stycznia 2006 roku ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.) zaliczone zostały do sektora finansów publicznych. Zgodnie z unormowaniami powołanych ustaw - za całość gospodarki finansowej prowadzonej przez jednostkę sektora finansów publicznych odpowiada kierownik tej jednostki (art.28a ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych i art.44 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych), który może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Stosownie natomiast do art.17 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 13, poz. 123 ze zm.) - dyrektor instytucji kultury zarządza instytucją i reprezentuje ją na zewnątrz. W świetle powołanych unormowań dysponowanie przez Burmistrza Miasta środkami finansowymi wskazanych instytucji kultury, podmiotów wyposażonych w osobowość prawną, nie miało oparcia w obowiązujących przepisach.
2. Na podstawie analizy uzyskanych w 2005 roku przez Bibliotekę i Muzeum przychodów stwierdzono, że poza dotacjami z budżetu Miasta uzyskiwały one także przychody z innych tytułów (np. czynsz za najem lokali), zatem zgodnie z art.27 ust.4 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej - plany działalności tych instytucji powinny obejmować także plany przychodów i kosztów, plany remontów i konserwacji środków trwałych.

W zakresie kontroli finansowej

1. Stwierdzono przypadki braku przestrzegania przyjętych procedur kontroli finansowej przy realizacji inwestycji: wykonania kanalizacji sanitarnej w ulicach Konopnickiej, Orzeszkowej i Kościuszki; wykonania termomodernizacji budynku Szkoły Podstawowej nr 1 w Brzezinach oraz wykonania kanalizacji deszczowej w ulicach Reymonta, Kilińskiego, Mrockiej i Berlinga.
2. Stwierdzono przypadki zaniechania rejestracji wpływających do jednostki dokumentów finansowo - księgowych, co naruszało unormowania zawarte w § 21 pkt 18 obowiązującej w jednostce Instrukcji w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo - księgowych. Analiza wybranej do kontroli próby 29 dokumentów z 2004 roku i 33 dokumentów z 2005 roku wykazała, że 7 dokumentów w 2004 roku i 1 w 2005 roku nie posiadały adnotacji o dacie wpływu do jednostki. Obowiązek ewidencjonowania pism wpływających do Urzędu Gminy wynikał także z Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 ze zm.).
3. Analiza protokołów dokumentujących fakt przeprowadzania kontroli w jednostkach organizacyjnych wykazała, że kontrole podejmowano bez wystawienia stosownego upoważnienia, zgodnie z postanowień zarządzenia Burmistrza Miasta nr 24/04 z dnia 1 marca 2004 roku w sprawie procedur kontroli jednostek organizacyjnych Miasta Brzeziny.

Odpowiedzialność na prawidłowe wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej ponosi Burmistrz Miasta.

W zakresie ewidencji i sprawozdawczości

1. Stwierdzono zaniechanie prowadzenia ewidencji na kocie 101 wpłat gotówkowych do kasy Urzędu, co naruszało postanowienia zawarte w zakładowym planie kont (zarządzenie nr 119 Burmistrza Miasta z dnia 30 września 2005 roku) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. u. nr 153, poz. 1752 ze zm.), zgodnie z którymi - konto 101 służy do ewidencji krajowej i zagranicznej gotówki znajdującej się w kasie jednostki, Dzienne zestawienie wpływów gotówkowych (raporty kasowe) podłączane było pod wyciąg bankowy z danego dnia i dochody ewidencjonowano bezpośrednio na koncie 130 - rachunek bankowy, z pominięciem konta 101.
2. W sporządzonym na dzień 31 grudnia 2004 roku bilansie organu wykazano w wymienionych niżej pozycjach bilansu dane niezgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. W części II poz. 2 bilansu podano zamiast wartości księgowej wynikającej z konta 224 obrazującej należności od budżetów (wg ewidencji kwota 321.533 zł) wartość księgową konta 223 – rozliczenia z jednostkami budżetowymi (kwota 99,00 zł), natomiast w pozycji 3 powinna być wykazana wartość księgowa kont 223 i 240 (jak wynikało z ewidencji kwota 99,00 zł), a wpisano wartość konta 224 (kwota 321.533 zł). Po stronie pasywów w części I pozycja 2 powinna być podana wartość księgowa konta 224 (4.848 zł), nie wykazano żadnej kwoty, natomiast pozycja 3 powinna wykazywać wartość konta 223 i 240 (czyli kwota 54.923 zł), a podano kwotę 59.771 zł (łączna wartość z kont 224,223 i 240).
3. Prowadzona za pomocą programu komputerowego ewidencja księgowa konta 201 nie dawała możliwości wyodrębnienia zobowiązań wymagalnych. Zgodnie z art.8 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.) – określając zasady (politykę) rachunkowości należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności. Ponadto na podstawie § 12 ust.1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych – zakładowy plan kont powinien zapewnić możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach.
4. W sporządzonych na dzień 31 grudnia 2004 roku sprawozdaniach budżetowych RB-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostek samorządu terytorialnego i RB-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych, nie wykazano skutków finansowych udzielonych umorzeń w zakresie zaległości podatkowych w podatku od nieruchomości na kwotę 3.748,90 zł. Powyższe stanowiło naruszenie § 3 ust.1 pkt 10 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 ze zm.), zgodnie z którym - w kolumnie skutki udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń wykazywało się, m.in., kwoty dotyczące skutków finansowych udzielonych przez organ podatkowy ulg za okres sprawozdawczy, które wynikały z decyzji organu podatkowego.
5. W sporządzonych na dzień 31 grudnia 2004 roku sprawozdaniach budżetowych Rb-27S i Rb-PDP nie wykazano w podatku od środków transportowych skutków finansowych udzielonych przez organ podatkowy ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień w wysokości 6.379,40 zł. Na powyższe składały się dwie decyzje dotyczące rozłożenia na raty zapłaty zaległości podatkowych, w sytuacji, kiedy zaległość nie została w całości zapłacona w danym roku (skutki powyższe wyniosły 5.679,40 zł) Ponadto nie ujęto skutków, w kwocie 700 zł, zwolnienia z płacenia podatku przyczep wykorzystywanych przez podatnika podatku rolnego wyłącznie do działalności rolniczej, które to zwolnienie wprowadzone zostało uchwałą Rady Miasta.
6. W sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym, na dzień 31 grudnia 2004 roku błędnie wykazano zaległości w zakresie podatku rolnego, w wysokości 18.515 zł, nie wykazując zaległości w tym podatku od osób prawnych w kwocie 181,50 zł.
7. W sporządzonych przez jednostkę sprawozdaniach budżetowych za 2005 rok błędnie wykazano w kolumnie 13 sprawozdania Rb-27S i w kolumnie 4 sprawozdania Rb-PDP skutki finansowe zastosowanych ulg, umorzeń i zwolnień w zakresie podatku rolnego ujmując tam dane dotyczące skutków zwolnień i ulg ustawowych (np. zwolnienie tytułu nabycia gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego, ulga inwestycyjna), co było sprzeczne z § 3 ust.1 pkt 10 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 32 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170, poz. 1426). Zgodnie z powołanym unormowaniem - w ww. sprawozdaniach nie wykazuje się ulg i zwolnień ustawowych. W trakcie trwania kontroli Miasto Brzeziny złożyło do RIO w Łodzi korekty sprawozdań w tym zakresie.

Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Skarbnik Miasta.

W zakresie gospodarki kasowej

Stwierdzono nieterminowe, niezgodne z unormowaniami przyjętej w jednostce Instrukcji w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych, rozliczenie zaliczki jednorazowej. Zgodnie z postanowieniami zawartymi w rozdziale IV § 13 cytowanej instrukcji - wypłacane zaliczki jednorazowe na podróż służbową powinny być rozliczone w terminie 7 dni po zakończeniu podróży. Ustalono, że wypłaconą z kasy w dniu 6 maja 2005 roku zaliczkę na odbycie podróży służbowej w okresie od 7-13 maja 2005 roku, pracownik rozliczył dopiero w dniu 29 czerwca 2005 roku.

W zakresie dochodów z podatków i opłat

Podatek od nieruchomości

1. Kontrolujący stwierdzili zaniechanie ewidencjonowania na koncie 226 należności podatkowych jednostki, zabezpieczonych hipotecznie. Konieczność prowadzenia wymienionej ewidencji wynikała z postanowień załącznika nr 3 do zarządzenia nr 119 Burmistrza Miasta z dnia 30 września 2005 roku w sprawie przepisów regulujących gospodarkę finansową Urzędu Miasta Brzeziny, uwzględniających postanowienia rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511 ze zm.). Powyższą nieprawidłowość usunięto w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi. Notą księgową, zaksięgowano odpowiednio na kontach 226 i 840 wartość odzwierciedlającą wg stanu na dzień 31 grudnia 2005 roku należności zabezpieczone hipotecznie.
2. W decyzjach wymiarowych podatku od nieruchomości na 2004 i 2005 rok dla podatnika oznaczonego numerem 10877 (podatnik prowadzący działalność gospodarczą), wydanych na podstawie złożonej przez podatnika na 2004 rok informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych, przyjęto do opodatkowania oprócz gruntów i budynków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, grunty w kategorii pozostałe o powierzchni 1.456m2. Na powyższych gruntach opodatkowanych jako pozostałe nie znajdują się budynki mieszalne, które wyłączałyby te grunty z kategorii gruntów związanych z działalnością gospodarczą (zgodnie z przedłożonym rejestrem gruntów grunty zadeklarowane jako pozostałe są częścią działki zajętej na prowadzenie działalności gospodarczej). Zgodnie z art. 1a pkt 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. nr 9, poz. 84 ze zm.) - grunty pozostające w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą uznaje się za grunty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Konieczne jest, zatem wyjaśnienie przez organ podatkowy opisanego stanu faktycznego pod kątem prawidłowości zastosowanych stawek podatkowych.
3. W decyzjach wymiarowych podatku od nieruchomości wydanych na 2004 i 2005 rok dla podatnika oznaczonego numerem 10063 stwierdzono opodatkowanie innego przedmiotu opodatkowania niż wykazany przez podatnika w informacji złożonej w 2004 roku. Podatnik w informacji z dnia 7 kwietnia 2004 roku wykazał do opodatkowania budynki mieszkalne o ogólnej powierzchni 140,8m2, w tym 84m2 to powierzchnia budynków o kondygnacji do wysokości 2,20m, dla których przyjmuje się do opodatkowania 50% ich powierzchni, natomiast 56,8m2 to powierzchnia budynków o wysokości powyżej 2,20m. W treści wydanych decyzji przyjęto budynki mieszkalne o łącznej powierzchni 140,8m2, w tym 84m2 jako budynki o kondygnacji powyżej 2,20m opodatkowane stawką 0,40zł i 56,8m2 jako budynki o kondygnacji do 2,20m opodatkowane stawką 0,20zł. Wg informacji podatnika przypis podatku na dany rok powinien wynosić 390,22zł, natomiast kwota wykazana w decyzji to 395,70 zł. Wskazać należy, że zgodnie z art.21 § 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.) - jeżeli przepisy nakładają na podatnika obowiązek złożenia deklaracji, wysokość zobowiązania podatkowego, powstającego poprzez doręczenie decyzji podatkowej, ustala się zgodnie z danymi zawartymi w deklaracji, chyba, że przepisy szczególne przewidują inny sposób ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego albo w toku postępowania podatkowego stwierdzono, że dane zawarte w deklaracji, mogące mieć wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego, są niezgodne ze stanem faktycznym.
4. Stwierdzono, że organ podatkowy przed wydaniem decyzji nr 3110-4-1/04 z dnia 20 stycznia 2004 roku umarzającej zaległość podatkową Stowarzyszeniu Wspólna Przyszłość – Polska, Europa, Świat w Brzezinach oraz decyzji nr 3110-4-6/04 z dnia 26 marca 2004 roku umarzającej zaległość podatkową Brzezińskiemu Klubowi Sportowemu „Start” zaniechał zebrania i rozpatrzenia materiału dowodowego, który pozwalałby na faktyczne ustalenie sytuacji wymienionych wyżej podatników i tym samym wyjaśnienie okoliczności sprawy w zakresie istnienia przesłanek umorzenia zaległości podatkowych. Tym samym naruszył art.187 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, zobowiązujący organ podatkowy do zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia materiału dowodowego oraz art.122 ww. ustawy, zgodnie z którym - w toku postępowania podatkowego organy podatkowe podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy.

Podatek od środków transportowych

1. W wyniku kontroli terminowości składania deklaracji na podatek od środków transportowych od osób fizycznych ustalono, że na 8 objętych kontrolą deklaracji w 2004 roku, 5 złożonych było po dniu 15 lutego 2004 roku. W 2005 roku 4 deklaracje złożone zostały po dniu 15 lutego 2005 roku. Opóźnienia w składaniu deklaracji wystąpiły także w podatku od środków transportowych od osób prawnych, na 6 skontrolowanych deklaracji w latach 2004 -2005 po 3 w każdym roku złożone zostały po terminie 15 lutego, co było niezgodne z art. 9 ust.6 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych.
2. W podatku od środków transportowych od osób fizycznych stwierdzono przypadki zaniechania naliczania odsetek od zaległości podatkowych oraz naliczania ich w nieprawidłowej wysokości. W trakcie kontroli RIO w Łodzi Skarbnik Miasta, działając z upoważnienia Burmistrza Miasta, wydała postanowienia w sprawie zaliczenia w prawidłowej wysokości wniesionych wpłat na zaległości i odsetki, a do dnia zakończenia kontroli podatnicy wpłacili do kasy Urzędu zaległe kwoty należności i odsetek.

Udzielone ulgi w zapłacie podatku rolnego

Stwierdzono, że w wydanych w 2005 roku dwóch decyzjach nr: 3113-1-12/2005 i nr 3113-1-31/2005 w sprawie zwolnienia z zapłaty podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego nieprawidłowo określono czas stosowania zwolnienia. Ustalano go począwszy od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto akt notarialny nabycia gruntów, niezależnie od terminu złożenia wniosku o zastosowanie zwolnienia z płacenia podatku. Zgodnie z art.12 ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 ze zm.) - okres zwolnienia wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży lub prawa wieczystego użytkowania, ustanowiono prawo użytkowania wieczystego gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie w drodze umowy. Zwolnienie powyższe jest jednakże stosowane od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek – zgodnie z art.13d ust.3 ustawy o podatku rolnym.

Odpowiedzialność za uchybienia związane z realizacją dochodów podatkowych ponosi Burmistrz Miasta działający w charakterze organu podatkowego oraz inspektor ds. podatków.

W zakresie dochodów z majątku

W podpisanych z najemcami umowach dzierżawy gruntów pod pawilonami handlowymi usytuowanymi na targowisku miejskim zamieszczono postanowienia dotyczące corocznej waloryzacji stawek czynszu o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszany przez Prezesa GUS. W trakcie kontroli dochodów z powyższego tytułu stwierdzono zaniechanie przeprowadzania tej waloryzacji. ustalono, że najemcy występowali do Burmistrza Miasta jako Stowarzyszenie Kupców Ziemi Brzezińskiej składając wspólnie wnioski w sprawie obniżenia stawek czynszu w 2005 i w 2006 roku i w sprawie nie podwyższania stawek czynszu. Rozstrzygnięcia w przedmiotowej sprawie zapadały w formie zarządzenia podejmowanego przez Burmistrza, co było sprzeczne z postanowieniami podpisanych umów, z których wynikało, że wszelkie zmiany do nich powinny być dokonywane na piśmie, czyli w formie aneksów do umów. Burmistrz Miasta posiadając kompetencje do podejmowania określonych decyzji związanych z gospodarowaniem majątkiem (w tym ustalanie wysokości czynszu najmu i dzierżawny) powinien podejmować te decyzje w określonej prawem formie. W zakresie stosunków cywilnoprawnych poprzez zawieranie umów i ewentualne ich zmiany.

Wydatki związane z realizacją miejskiego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych

Zadania określone w Miejskim Programie Profilaktyki i Przeciwdziałania Alkoholizmowi kontrolowana jednostka realizowała, m.in., przy udziale Stowarzyszenia Abstynenckiego Klubu Wzajemnej Pomocy „Viola” w Brzezinach, zlecając mu do realizacji zadania i udzielając dotacji, po przeprowadzeniu publicznego konkursu. Kontrolujący stwierdzili następujące nieprawidłowości w odniesieniu do działań Miasta związanych ze zleceniem zadania i udzieleniem dotacji:
1. Umowę dotyczącą zlecenia zadania i udzielenia dotacji zawarto ze stowarzyszeniem, którego oferta nie spełniała wymogów określonych w ogłoszeniu o konkursie, a mianowicie: podmiot nie przedłożył żądanego sprawozdania finansowego i merytorycznego za ostatni rok, a zgodnie z ustaleniami zawartymi w ogłoszeniu z dnia 1 grudnia 2004 roku - „oferty niekompletne nie powinny być rozpatrzone”.
2. Stowarzyszenie w przedłożonej ofercie nie określiło udziału środków własnych przy realizacji wymienionych w niej zadań. Koszty realizacji zadań w wysokości 22.000 zł - zgodnie z treścią oferty - miało pokryć Miasto. W warunkach konkursu wskazano jednakże, że formą zlecenia zadania podmiotom pozarządowym będzie forma określona w art. 5 ust. 4 pkt 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873 ze zm.), polegająca na wsparciu realizacji zadania i udzieleniu dotacji na dofinansowanie jego realizacji. Forma ta zakłada, że zadanie publiczne wykonywane jest przez organizację pozarządową, finansowane z jej środków, a organ administracji publicznej udziela wsparcia, dofinansowując realizację zadania w określonej części. Natomiast oferta Stowarzyszenia nadawała współpracy między Miastem a podmiotem pozarządowym formę powierzenia zadania i sfinansowania kosztów jego realizacji w całości.
3. W ramach wymaganych informacji odnoszących się do posiadanej bazy lokalowej, Stowarzyszenie wykazało w ofercie lokal wynajmowany przez Miasto od Towarzystwa Budownictwa Społecznego w Brzezinach, za który to wynajem Miasto płaciło czynsz miesięczny w wysokości 882,90 zł plus VAT. Nie zawarto w ofercie informacji o kwalifikacjach i zasobach kadrowych, które miały gwarantować wykonanie zadania (w punkcie oferty odnoszącym się do zasobów kadrowych, w tym do kwalifikacji osób zatrudnionych przy realizacji zadania, stowarzyszenie zawarło zapis, że ”działalność prowadzona jest przez członków Klubu wzajemnie wspierających się”.
4. Stowarzyszenie wnioskowało o dotację w kwocie 22.000 zł. W ogłoszeniu o konkursie wysokość dotacji przeznaczonej na realizację zadań z zakresu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych określono na 9.000 zł. Stowarzyszenie nie sporządziło kalkulacji kosztów realizacji zadań dostosowanej do ww. kwoty, co było niezgodne z zapisami zawartymi w ogłoszeniu odnoszącymi się do kryteriów stosowanych przy dokonywaniu wyboru oferty, zgodnie z którymi „wniosek podmiotu przedstawiać powinien kalkulację kosztów realizacji zadania, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania”.
5. W zakresie przestrzegania postanowień umowy zawartej w dniu 28 kwietnia 2005 roku pomiędzy Miastem Brzeziny, reprezentowanym przez Burmistrza Miasta a Stowarzyszeniem Abstynenckim Klub Wzajemnej Pomocy „Viola” stwierdzono, że ze zleconych podmiotowi 10 zadań Stowarzyszenie wykonywało tylko sześć z nich. Nie zrealizowano obozu terapeutycznego, biegu trzeźwościowego, wyjazdów na zawody sportowe i choinki dla dzieci. Zgodnie z § 1 ust.1 i 2 ww. umowy - zakres zadań zleconych do realizacji określał załącznik nr 1 do umowy (szczegółowy katalog zadań), a brak wykonania bądź zmniejszenie zakresu rzeczowego realizowanego zadania powinno skutkować natychmiastowym rozwiązaniem umowy i zwrotem dotacji wraz z ustawowymi odsetkami. Jednostka przyjęła sprawozdania z realizacji zadań jako prawidłowe i nie wniosła zastrzeżeń, co do zakresu ich wykonania.
6. Do rozliczenia udzielonej Stowarzyszeniu dotacji przyjęto dokumenty (rachunki, faktury), które nie zawierały, zarówno w treści jak i w opisie merytorycznym wydatku, precyzyjnych danych pozwalających na ustalenie związku pomiędzy wydatkowaną kwotą a realizowanym zadaniem. Dotację rozliczono, miedzy innymi, rachunkiem nr 117/05/FV z dnia 5 sierpnia
2005 roku za zakup środków czystości na kwotę 829,69 zł w tym 15 kg proszku do prania, podczas gdy Klub dysponował jednym pomieszczeniem o powierzchni 88m2. Z kwoty 9.000 zł kwotę 2.430,90 zł wydatkowano na obchody 12 rocznicy istnienia Stowarzyszenia (Klubu), w tym na wynajem sali bankietowej, oprawę muzyczną zabawy, zakup flaków i bigosu.
7. Do rozliczenia dotacji udzielonej Stowarzyszeniu na realizacją zadań w 2005 roku przyjęto rachunek nr C/2004/2355 na kwotę 34,99 zł dotyczący wydatków w 2004 roku, czyli przed zawarciem umowy zlecającej realizację zadania. Powyższe było sprzeczne z unormowaniami zawartymi w art. 16 ust 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zgodnie z którym podmiot zobowiązuję się do wykonania zadania w zakresie i na zasadach określonych w umowie.
8. W odniesieniu do 2004 roku stwierdzono, że umową nr OK./37/04 z dnia 1 marca 2004 roku Miasto zleciło Stowarzyszeniu realizację zadań z zakresu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych i udzieliło dotacji w wysokości 9.000 zł. Zgodnie z postanowieniami ww. umowy dotacja miała pokryć koszty prowadzenia grupy terapeutycznej dla osób uzależnionych, prowadzenia grup wsparcia dla kobiet współuzależnionych, prowadzenia punktu konsultacyjnego dla osób uzależnionych i członków ich rodzin. Natomiast z rozliczenia dotacji wynikało, że Stowarzyszenie zakupiło za kwotę 2.350 zł (czyli 26% przyznanych środków dotacji) sprzęt muzyczny dla Klubu ‘Viola”. Na możliwość takiego zakupu nie wskazywała treść zawartej umowy. Miasto przyjęło rozliczenie wydatkowanej kwoty dotacji jako prawidłowe. Ponadto, kwotę 1.111,20 zł Stowarzyszenie wydatkowało na organizację balu z okazji 11 rocznicy powstania Klubu (m.in. wynajem sali, zakup flaków i bigosu), a kwotę 1.123,47 zł na zakup środków czystości
i materiałów biurowych dla Klubu. Przedstawione kontrolującym dokumenty nie dawały możliwości jednoznacznego powiązania wskazanych wydatków ze zleconymi umową zadaniami publicznymi.

W zakresie wydatków na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych

1. Stowarzyszenie Wspólna Przyszłość – Polska, Europa, Świat składając ofertę realizacji zadania dotyczącego organizowania czasu wolnego dla dzieci i młodzieży nie zamieściło w niej wszystkich wymaganych dokumentów, określonych w ogłoszeniu o przeprowadzeniu otwartego konkursu z dnia 1 grudnia 2004 roku). W ofercie brak było aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, zaświadczeń o nie zaleganiu z zapłatą składek oraz obowiązkowych należności publicznoprawnych wystawionych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych i Urząd Skarbowy, sprawozdania merytorycznego i finansowego za ostatni rok. W dniu 3 marca 2005 roku Burmistrz Miasta skierował do Stowarzyszenia pismo, w którym poinformował, że złożona oferta została wybrana do realizacji zadania polegającego na organizacji czasu wolnego dla dzieci i młodzieży, oraz że przyznano dofinansowanie w wysokości 2.000 zł. Ponadto, wezwano oferenta do uzupełnienia brakujących dokumentów, uzależniając od tego podpisanie umowy. Powyższe działanie Burmistrza było niezgodne z zasadami konkursu określonymi w ogłoszeniu o przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert, w którym ustalono, że „Oferty niekompletne i nieprawidłowo wypełnione albo złożone po terminie nie będą rozpatrywane”. Wskazać należy również na niespójność działania dotującego w powyższym zakresie. Fakt przyznania dotacji powinien potwierdzać, że oferent spełnił wszystkie postawione wymogi i jest w stanie określone zadanie zrealizować, natomiast wezwanie go do złożenia dokumentów świadczyło o tym, że oceny ostatecznej jeszcze nie dokonano.
2. Złożona przez Stowarzyszenie Wspólna Przyszłość – Polska, Europa, Świat oferta realizacji zadania pn. organizowanie czasu wolnego dla dzieci i młodzieży podpisana została tylko przez Pana Roberta Zielińskiego. Natomiast ze Statutu Stowarzyszenia, wynikało, że do reprezentowania podmiotu upoważnionych jest dwóch członków Zarządu lub dwie upełnomocnione przez Zarząd osoby. Zatem, powyższa oferta została złożona z naruszeniem zasad reprezentacji oferenta i nie powinna być rozpatrywana przez dotującego - Miasto Brzeziny.
3. W dniu 14 czerwca 2005 roku pomiędzy Miastem Brzeziny a Stowarzyszeniem Wspólna Przyszłość – Polska, Europa, Świat podpisana została umowa nr OK/147/2005 dotycząca realizacji zadania publicznego w zakresie organizowania czasu wolnego dla dzieci i młodzieży. Zakres rzeczowy umowy obejmował prowadzenie Centrum Wolontariatu w Brzezinach. Przyznaną kwotę dofinansowania w wysokości 2.000 zł zaplanowano przeznaczyć na pokrycie kosztów administracyjno-biurowych Centrum, w tym: abonamentu telefonicznego łącznie z dostępem do Internetu oraz zakup materiałów biurowych. W umowie Stowarzyszenie zobowiązało się zorganizować 5 imprez integracyjnych: „Wiosna Radosna”, „Majówka w Muzeum”, „Grill w DPS w Brzezinach”, Wakacje w naszym mieście – jak to było za dawnych lat” oraz wycieczkę rowerową. Kontrola sprawozdania końcowego z realizacji zadania wykazała, że Stowarzyszenie zrealizowało dwie z pięciu imprez integracyjnych, do których realizacji się zobowiązało, natomiast przyznaną dotację wykorzystało w pełnej wysokości, wydatkując część środków (270 zł) na cel, którego realizacji nie przewidziano w umowie – organizacja imprezy wigilijnej dla wolontariuszy. Burmistrz Miasta w złożonych kontrolującym wyjaśnieniach wskazała, że określony w umowie katalog imprez integracyjnych był nierealny, niemożliwy do wykonania za przyznaną kwotę dotacji, a wyboru zadań, które zostały zrealizowane dokonało samo Stowarzyszenie. Podkreślić należy, że wniosek ten powinien zostać sformułowany na etapie zawierania umowy, a zakres rzeczowy umowy powinien zostać powiązany z kwotą przyznanych środków. Zauważyć należy także że zawarta ze Stowarzyszeniem umowa była umową o wsparcie realizacji zadania, kwota dotacji nie determinuje w takim przypadku zakresu podejmowanych przez organizację przedsięwzięć, stanowi bowiem dofinansowanie do posiadanych na ten cel środków własnych.

W zakresie wydatków osobowych

Analiza prawidłowości wypłat wynagrodzeń dla pracowników Urzędu wykazała, że z budżetu Miasta ponoszono koszty wynagrodzenia w wysokości brutto 720 zł plus koszty pochodnych od wynagrodzenia miesięcznie oraz wypłat trzynastej pensji dla osoby zatrudnionej w wymiarze 1 etatu na stanowisku – gospodarza Klubu Abstynenckiego „Viola”, czyli koszty wynagrodzenia pracownika świadczącego pracę na rzecz innego podmiotu. Stwierdzono także, że regulamin organizacyjny Urzędu Miasta nie przewidywał w strukturach organizacyjnych Urzędu stanowiska gospodarz Klubu Abstynenckiego. Przykładowo, w 2005 roku koszty wynagrodzenia i pochodnych wypłaconych gospodarzowi wyniosły 13.698,96 zł.

W zakresie realizacji inwestycji oraz udzielania zamówień publicznych

W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na budowę kanalizacji sanitarnej wraz z przykanalikami oraz przepompownią w ulicach Konpnickiej, Orzeszkowej i Kościuszki, wartość zamówienia powyżej 60.000 euro.

1. Zamawiający nie wykluczył z postępowania oferenta nr 5, pomimo że nie spełnił on warunków określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, czyli nie załączył do oferty zaświadczenia z Urzędu Skarbowego o nie zaleganiu z uiszczaniem opłat z tytułu podatków. Przedłożone przez oferenta zaświadczenie właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego nie dotyczyło podmiotu składającego ofertę czyli spółki jawnej, lecz odnosiło się tylko do poszczególnych jej wspólników, którzy na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, są niezależnymi od spółki podmiotami praw i obowiązków podatkowych. Przedłożone zaświadczenie nie wskazywało na brak zaległości spółki. Zatem, oferent, który nie przedłożył dokumentu potwierdzającego spełnienie wymogów stawianych przez zamawiającego, powinien zostać wykluczony z postępowania na podstawie art.24 ust.2 pkt 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 ze zm.).
2. Stwierdzono, że zamawiający przekazał do Urzędu Zamówień Publicznych ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w 7 dni po podpisaniu umowy z wykonawcą. Powyższe było sprzeczne z art. 95 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym - jeżeli wartość zamówienia przekraczała wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 euro ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zamawiający zobowiązany jest przekazać Prezesowi Urzędu niezwłocznie po zawarciu umowy. Powyższą nieprawidłowość stwierdzono także w postępowaniu o udzieleniu zamówienia na wykonanie termomodernizacji budynku Szkoły Podstawowej nr 1 w Brzezinach, w którym ogłoszenie o udzieleniu zamówienia przekazano Prezesowi UZP w 6 dni po podpisaniu umowy. Przyczyny opóźnień w wypełnieniu powyższej czynności podane przez zamawiającego (nadmierne obciążenie obowiązkami służbowymi pracowników wydziału) nie wskazywały na brak możliwości przekazania ogłoszenia niezwłocznie po zawarciu umowy.

W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie termomodernizacji budynku szkoły Podstawowej nr 1 przy ul. Moniuszki 21 w Brzezinach – etap III o wartości powyżej 60.000 euro

1. Zamawiający nieprawidłowo ustalił wysokość wadium, niezgodnie z postanowieniami art. 45 ust.4 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z przywołanym przepisem - żądana kwota wadium powinna mieścić się w granicach od 0,5%-3% wartości zamówienia, natomiast określona przez kwota 18.000 zł, stanowiła 3,88% wartości zamówienia.
2. W sporządzonej specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie wymagał od oferentów potwierdzenia spełnienia warunku udziału w postępowaniu określonego w art. 22 ust.1 pkt 4 w zw. z art. 24 ust. 1 pkt 4-9 ustawy Prawo zamówień publicznych, czyli nie żądał złożenia aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego, albo równoważnego zaświadczenia właściwego organu sądowego lub administracyjnego, o którym mowa w § 1 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 roku w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. nr 71, poz. 645). Wartość przedmiotowego zamówienia przekraczała 60.000 euro, w związku z czym art. 26 ust.1 ww. ustawy nakładał na zamawiającego obowiązek żądania od wykonawców dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu.
3. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający żądał od wykonawców dokumentów potwierdzających spełnienie warunku, którego nie określił w treści specyfikacji, czym naruszył przepis 36 ust.1 pkt 8 i 9 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym zamawiający zobowiązany był opisać w specyfikacji warunki udziału wykonawców w postępowaniu, podać sposób oceny spełnienia tych warunków, a następnie wskazać dokumentów i oświadczenia potwierdzające spełnienie tychże warunków. W specyfikacji zamawiający wymagał od wykonawców wykazu informującego o liczbie zatrudnionych przez wykonawcę pracowników oraz zaświadczenia z ZUS, które potwierdzać miało średnioroczne zatrudnienie minimum 15 osób za ostatni rok, nie określając jednocześnie warunku, spełnienie którego miały potwierdzać żądane dokumenty. W uzasadnieniu odrzucenia oferty wykonawcy, który nie złożył przedmiotowego zaświadczenia zapisano „iż oferent nie spełnił warunku udziału w postępowaniu”.

W odniesieniu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na budowę kanalizacji deszczowej i dróg w ul. Reymonta, Kilińskiego, Mrockiej, Berlinga i części ul. Kulczyńskiego, zamówienie o wartości powyżej 60.000 euro stwierdzono:

W umowie In. 107/2005 z dnia 27 kwietnia 2005 roku podpisanej pomiędzy Miastem Brzeziny reprezentowanym przez Burmistrza Miasta a wykonawcą - firmą "BINSTAL" wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy ustalono w § 12, wskazując, że jest to wynagrodzenie ryczałtowe. Zagadnienie wynagrodzenia ryczałtowego uregulował ustawodawca w art.632 § 1 i 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16,. poz. 93 ze zm.). Z powołanych przepisów wynika, że - jeżeli strony umówiły się na taką formę wynagrodzenia, realizujący zamówienie nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, nawet, chociażby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac. Jeżeli wskutek zmiany stosunków, której nie można było przewidzieć, wykonanie przedmiotu umowy groziłoby wykonawcy rażącą stratą sąd może podwyższyć ryczałt lub rozwiązać umowę. Ponadto, w umowie zastrzeżono, że wartość robót objętych umową nie może zostać podwyższona w drodze aneksu do umowy, oraz że wartość całkowita zadania nie może być waloryzowana w trakcie jego realizacji. Jednocześnie w umowie (§ 4 pkt 4.3.6. i 4.3.7 umowy) strony postanowiły dopuścić możliwość zapłaty za wykonanie robót dodatkowych nie objętych kosztorysem ofertowym oraz specyfikacją techniczną, w sytuacji wystąpienia konieczności wykonania takich robót. Konieczność taka miała być ustalana w porozumieniu z inwestorem na podstawie protokołu, natomiast ich wartość na podstawie kosztorysu ofertowego. W ocenie kontrolujących wątpliwości budzi sytuacja, w której w § 12 umowy w sposób kompletny uregulowano zagadnienia wynagrodzenia, a jednocześnie wprowadzono w innych punktach tej samej umowy postanowienia sprzeczne, dopuszczające w określonych przypadkach możliwość zmiany wysokości wynagrodzenia.

Informując o powyższych ustaleniach proszę Panią Burmistrz o podjęcie działań w celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenia ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.

1. Zaniechać dysponowania środkami finansowymi samorządowych instytucji kultury. Zapewnić by kompetencje w tym zakresie wypełniane były przez dyrektorów tych instytucji, jako kierowników jednostek sektora finansów publicznych.
2. Zapewnić by nadzorowane przez Miasto instytucje kultury sporządzały plany działalności zgodnie z art.27 ust.4 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.
3. Zapewnić przestrzeganie ustalonych w jednostce mechanizmów kontroli finansowej.
4. Zapewnić przeprowadzanie kontroli w jednostkach organizacyjnych zgodnie z zasadami określonymi w unormowaniach wewnętrznych.
5. Ewidencję księgową wpłat gotówkowych do kasy Urzędu prowadzić zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz z postanowieniami zakładowego planu kont.
6. Przy sporządzaniu sprawozdań z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S oraz sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych Rb-PDP przestrzegać zasad ich sporządzania określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170, poz. 1426), w szczególności w zakresie wykazywania skutków finansowych udzielonych ulg, zwolnień, umorzeń. Dokonać odpowiednich korekt sprawozdań za 2004 rok i przekazać je do RIO w Łodzi.
7. Zapewnić sporządzanie sprawozdań finansowych (bilansów) zgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
8. Przestrzegać postanowień obowiązującej w jednostce instrukcji w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo - księgowych w zakresie dotyczącym terminów rozliczania przez pracowników pobranych zaliczek jednorazowych.
9. Zapewnić rejestrowanie wpływających do Urzędu dokumentów finansowych (faktury, rachunki), zgodnie z postanowieniami Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
10. Podjąć czynności mające na celu wyjaśnienie prawidłowości opodatkowania podatników podatku od nieruchomości oznaczonych numerami 10877 i 10063.
11. Decyzje w sprawie udzielania ulg w zapłacie podatku (np. umorzenie zaległości podatkowych, umorzenie odsetek za zwłokę) wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art.187 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjecie danego rozstrzygnięcia.
12. Egzekwować terminowe składanie deklaracji na podatek od środków transportowych.
13. Egzekwować odsetki z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych.
14. Zwolnienia w zakresie podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na powiększenie lub utworzenie gospodarstwa rolnego stosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek, stosownie do art.13d ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym.
15. Zmian umów dzierżawy gruntów dokonywać zgodnie z postanowieniami podpisanych umów.
16. Egzekwować od organizacji pozarządowych uczestniczących w ogłoszonych konkursach na realizację zadań publicznych składanie ofert spełniających wymogi określone w warunkach konkursu, w szczególności zawierających kalkulację kosztów wykonywania zadań.
17. Zawierając umowy o udzielenie dotacji z organizacjami pozarządowymi szczegółowo określać zlecone zadanie publiczne, zgodnie z art. 16 ust.1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w zw. z art.131 ust.2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych. Załącznikiem do umowy jest oferta specyfikująca koszty realizacji określonego umownie zadania.
18. Zapewnić należytą kontrolę w zakresie rozliczania udzielonych organizacjom pozarządowym z budżetu Miasta dotacji.
19. Podjąć czynności w celu wyegzekwowania części dotacji wykorzystanej przez Stowarzyszenie Abstynencki Klub Wzajemnej Pomocy „Viola” w Brzezinach na zakup sprzętu muzycznego (2.350 zł) oraz wydatkowanej przed zawarciem umowy o zlecenie zadania (34,99 zł).
20. Dokonać szczegółowej analizy przedłożonych przez Stowarzyszenie Abstynencki Klub Wzajemnej Pomocy „Viola” w Brzezinach sprawozdań z wykorzystania dotacji udzielonych w latach 2004 - 2005 z budżetu Miasta pod kątem związku poniesionych wydatków z realizacją zleconych zadań (np. wydatki na zakup środków czystości).
21. Podjąć czynności w celu wyegzekwowania części dotacji wykorzystanej przez Stowarzyszenie Wspólna Przyszłość – Polska, Europa, Świat niezgodnie z umową, czyli na organizację imprezy wigilijnej dla wolontariuszy (270 zł).
22. Dokonać analizy obowiązujących w jednostce procedur wewnętrznej kontroli finansowej w zakresie postanowień dotyczących sposobu weryfikacji dokumentów dotyczących wydatkowania dotacji udzielonych z budżetu Miasta i rozważyć wprowadzenie rozwiązań zapewniających skuteczną kontrolę w powyższym zakresie.
23. Podjąć działania by pracownik zatrudniony na stanowisku gospodarza Klubu Abstynenckiego „Viola” świadczył pracę na rzecz Urzędu Miasta, a nie innego podmiotu. Dokonać stosownych zmian w warunkach pracy pracownika.
24. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
25. Starannie przygotowywać umowy dotyczące realizacji zadań inwestycyjnych, celem wyeliminowania niejasnych i niespójnych postanowień w zakresie ustalonego dla wykonawcy wynagrodzenia.

Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Panią Burmistrz o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust.4 ww. ustawy do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenia składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżeń w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.

Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Miasta
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miasta
- aa



Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk – Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.