Gm. Żarnów - kontrola kompleksowa, przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2006r.

Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Wójta Gminy Żarnów, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Żarnów. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.

Łódź, dnia 6 czerwca 2006 roku

Pani
MARIA MORAWSKA
Wójt Gminy Żarnów

WK–602/34/2006


Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Żarnów. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia z lat 2004 – 2005, dotyczące przede wszystkim: kontroli finansowej, prowadzenia rachunkowości, sporządzania sprawozdań finansowych, gospodarki kasowej, realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych, realizacji dochodów z majątku, udzielania zamówień publicznych, wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z błędnej interpretacji przepisów, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz niewystarczających procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie spraw organizacyjnych

1. Kontrola wykazała, że obsługa finansowo-księgowa Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Żarnowie prowadzona była przez pracowników Urzędu Gminy, co pozostawało w sprzeczności z uregulowaniami Statutu Ośrodka nadanego uchwałą Rady Gminy nr XXIX/20/2002 z dnia 6 września 2002 roku oraz Regulaminu organizacyjnego wprowadzonego zarządzeniem Wójta Gminy nr 22/2003 z dnia 10 czerwca 2003 roku, według których obsługa finansowo-księgowa prowadzona jest przez księgową Ośrodka.
2. Stwierdzono, że sposób finansowania Gminnej Biblioteki Publicznej w Żarnowie, utworzonej przez Radę Gminy jako komunalna instytucja kultury (zgodnie z postanowieniami Statutu jednostki, nadanego uchwałą Rady Gminy nr XVIII/18/92 z dnia 20 października 1992 roku), był sprzeczny z zasadami określonymi w tym zakresie w przepisach ustawy z dnia 25 października 1991 o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 13, poz. 123 ze zm.). Zgodnie z art.27 i art.28 ww. ustawy – instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę finansową w ramach posiadanych środków, kierując się zasadami efektywności ich wykorzystania. Podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan działalności instytucji zatwierdzony przez dyrektora z zachowaniem wysokości rocznej dotacji ustalonej przez organizatora. W toku kontroli ustalono, że gospodarka finansowa Gminnej Biblioteki Publicznej w Żarnowie prowadzona była według zasad obowiązujących jednostki budżetowe, tj. wydatki Biblioteki pokrywane były bezpośrednio z budżetu gminy. Naruszało to także postanowienia, według którego GBP w Żarnowie jest komunalną instytucją kultury działającą na podstawie ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.

W zakresie funkcjonowania kontroli finansowej

1. Stwierdzono, że Wójt Gminy nie powierzył pracownikom Urzędu Gminy obowiązków z zakresu gospodarki finansowej dotyczących sprawdzania i zatwierdzania do wypłaty dowodów księgowych, mimo że faktycznie obowiązki te były przez nich wykonywane (Zastępca Wójta, Skarbnik Gminy, inspektor ds. księgowości budżetowej). Zgodnie z obowiązującym do dnia 31 grudnia 2005 roku art.28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.) – za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych odpowiadał kierownik jednostki, w tym także za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Kierownik mógł powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być stwierdzone pismem.
2. Kontrola przestrzegania przyjętych uregulowań kontroli finansowej w zakresie podróży służbowych oraz zakupu dostaw, robót budowlanych i usług wykazała liczne nieprawidłowości świadczące o naruszaniu uregulowań Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych, stanowiącej załącznik nr 4 do zarządzenia Wójta Gminy nr 27/2003 z dnia 24 lipca 2003 roku, a w szczególności:
- wystawianie poleceń wyjazdu służbowego dla osób nie będących pracownikami (uczniowie),
- wystawianie poleceń wyjazdu służbowego przez osoby do tego nieupoważnione (Zastępca Wójta, Kierownik Referatu Organizacyjnego, Inspektor ds. organizacyjnych),
- rozliczanie kosztów podróży za dni nie objęte poleceniem wyjazdu służbowego,
- nie ujęcie w rejestrze polecenia wyjazdu służbowego,
- nie wskazywanie na dowodach daty wpływu (rejestracja dowodów),
- braku dekretacji na dowodach księgowych,
- braku nadania numeru ewidencyjnego na dowodach księgowych,
- nie opatrywanie dowodów zrealizowanych w kasie Urzędu Gminy stosowną klauzulą „zapłacono gotówką”.
3. W obowiązujących w kontrolowanej jednostce uregulowaniach nie określono procedur kontroli finansowej dotyczących sposobu kontroli kart drogowych pojazdów będących własnością Gminy Żarnów oraz procedur kontroli w stosunku do zasad naliczania i wypłaty diet dla radnych Gminy Żarnów.

Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej ponosi kierownik jednostki - Wójt Gminy.

W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości

1. W dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości nie wskazano metody wyceny wartości niematerialnych i prawnych, udziałów, należności i zobowiązań oraz funduszu jednostki. Ponadto, w planie kont nie wskazano powiązań kont księgi głównej z kontami ksiąg pomocniczych oraz zasad klasyfikacji zdarzeń na poszczególnych kontach, co było wymagane przez art.10 ust.1 pkt 2 i pkt 3 lit. "a" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.). Zgodnie z cytowanymi wyżej przepisami - jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, dotyczące między innymi: metody wyceny aktywów i pasywów i ustalania wyniku finansowego oraz zakładowy planu kont, określający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.
2. Stwierdzono prowadzenie wspólnych ksiąg rachunkowych dla Urzędu Gminy w Żarnowie oraz jednostek organizacyjnych - Gimnazjum w Żarnowie, Szkoły Podstawowej w Żarnowie, Szkoły Podstawowej w Klewie, Gminnego Ośrodek Pomocy Społecznej w Żarnowie oraz Gminnej Biblioteki Publicznej w Żarnowie, co było niezgodne z art.4 ust.1, 2 i 3 w związku z art.2 ust.1 pkt 5 ustawy o rachunkowości, z których wynikał obowiązek prowadzenia przez jednostki organizacyjne odrębnych ksiąg rachunkowych celem zapewnienia ujmowania w tych księgach wyłącznie zdarzeń gospodarczych związanych z danymi jednostkami, a w konsekwencji rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z nich, a także w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki sprawozdań finansowych. Odpowiedzialność za wykonywania obowiązków w zakresie rachunkowości ponoszą kierownicy jednostek organizacyjnych, stosownie do art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości. Przejęcie wykonywania obsługi finansowo-księgowej jednostek organizacyjnych przez służby pracownicze Urzędu Gminy nie uchyla obowiązku odrębnego prowadzenia ksiąg rachunkowych dla jednostek organizacyjnych, tj. takiego prowadzenia ksiąg, które umożliwi wyodrębnienie ewidencji zdarzeń gospodarczych dotyczących danych jednostek i sporządzenie sprawozdań finansowych.
3. Ewidencja księgowa dla Gminnej Biblioteki Publicznej w Żarnowie prowadzona była przez służby pracownicze Urzędu Gminy, bez stosownego powierzenia przez Kierownika Biblioteki. Zgodnie z art.11 ust.1 i ust.3 ustawy o rachunkowości - księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki, a prowadzenie ich poza siedzibą jednostki jest możliwe w przypadku powierzenia ich prowadzenia innej osobie.
4. Nie sporządzano planów finansowych dla samorządowych jednostek budżetowych Gminy Żarnów, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.18 ust.6 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, który stanowił, że podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan dochodów i wydatków zwany „planem finansowym" oraz z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. nr 23, poz.190) było sprzeczne z przepisem art.18 ust.6 obowiązującej do dnia 31 grudnia 2005 roku ustawy”.
5. Ustalono, że nie sporządzono bilansów jednostkowych dla poszczególnych jednostek budżetowych (sporządzono wspólny bilans, który podpisał Wójt Gminy). Powyższe stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1742 ze zm.), zgodnie z którym każda jednostka zobowiązana jest do sporządzenia bilansu na podstawie własnych ksiąg rachunkowych, zwanego bilansem jednostkowym, który podpisuje kierownik jednostki oraz główny księgowy (§14 ust.3 oraz § 17 ust.1 rozporządzenia).
6. Stwierdzono, że kierownicy jednostek organizacyjnych nie sporządzali jednostkowych sprawozdań miesięcznych Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych i Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, które powinni składać Wójtowi Gminy, zgodnie z § 4 ust.1 pkt 2 lit „b” rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz.279 ze zm.), a następnie zgodnie z § 4 pkt 2 lit. „b” - obowiązującego od dnia 22 września 2005 roku - rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170 poz.1426). W kontrolowanej jednostce, w zakresie sprawozdań Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych i Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych sporządzane były łączne sprawozdania za miesiące: marzec, czerwiec, wrzesień oraz roczne, które podpisywane były przez Wójta i Skarbnika Gminy, a także sprawozdania kwartalne z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S przez Kierownika GOPS-u w zakresie dochodów z tytułu usług opiekuńczych. Powyższe stanowiło naruszenie § 8 ust.1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz § 6 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej, stosownie do których - sprawozdania zbiorcze powinny być sporządzane przez organy wykonawcze jednostek samorządu terytorialnego na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek im podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego jako jednostki budżetowej i jako organu.
7. W zakresach czynności pracowników Referatu Finansowego nie określono prawidłowo wzajemnej odpowiedzialności (zastępstwa) na poszczególnych stanowiskach pracy. W zakresie czynności Skarbnika Gminy wskazano konieczność wykonywania przez Mariannę Łyczek obowiązków określonych
w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 maja 1991 roku w sprawie praw i obowiązków głównych księgowych budżetów, jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych (Dz. U. nr 40, poz. 174), które uchylone zostało z dniem 1 stycznia 2001 roku na podstawie art.202 ust.2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
8. Ustalono, że podane w sprawozdaniach Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2004 i 2005 rok dane w zakresie wykonania dochodów podatkowych oparte były na danych z dziennika obrotów prowadzonego wspólnie dla wpływów uzyskanych z tytułu podatku rolnego (osoby fizyczne), podatku leśnego (osoby fizyczne) i podatku od nieruchomości (osoby fizyczne) oraz z tytułu podatków opłacanych w formie łącznego zobowiązania pieniężnego. Dane wynikające z dziennika po zakończeniu okresu sprawozdawczego były dzielone wg wskaźnika udziału poszczególnych podatków w łącznym zobowiązaniu pieniężnym. Zgodnie z § 3 ust.1 pkt 6 załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej - wskazany sposób obliczania wykonania dochodów mógł mieć zastosowanie wyłącznie do wpływów z podatku rolnego, podatku leśnego i podatku od nieruchomości pobieranych w formie łącznego zobowiązania pieniężnego. Wpływy te powinny być wykazywane w kwotach odrębnych dla poszczególnych podatków. Odrębne kwoty każdego z tych podatków ustalać się powinno przy pomocy wskaźników, wyliczonych na podstawie rejestru wymiarowego oraz rejestru przypisów i odpisów, stanowiących udział poszczególnych podatków w łącznym zobowiązaniu pieniężnym. Wobec powyższego brak było podstaw do stosowania ww. wskaźników procentowych w zakresie np. wpływów z tytułu podatku od nieruchomości realizowanych nie w formie łącznego zobowiązania pieniężnego. Wpływy te powinny być wykazywane w oparciu o dane analitycznej ewidencji księgowej. Analogiczne rozwiązanie wynika z § 3 ust.1 pkt 6 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 32 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej. W konsekwencji dane wykazane w sprawozdaniach Rb-27S za 2004 i 2005 rok były niezgodne ze stanem faktycznym w zakresie uzyskanych dochodów z tytułu poszczególnych podatków.

Odpowiedzialność za stwierdzone naruszenia ponoszą Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy.

W zakresie rozrachunków i roszczeń

1. W okresie objętym kontrolą ewidencja prowadzona na koncie 201 rozrachunki z dostawcami i odbiorcami nie zapewniała możliwości ustalenia należności i zobowiązań według poszczególnych kontrahentów, zgodnie z wymogami określonymi w postanowieniach zakładowego planu kont oraz w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Stwierdzono, że ewidencja prowadzona była na koncie 201/0 bez wyodrębnienia na poszczególnych kontrahentów. W trakcie kontroli zaprowadzono ręczą ewidencję analityczną do konta 201 pozwalającą na ustalenie zobowiązań na dzień 31 grudnia 2005 roku w podziale na kontrahentów.
2. Stwierdzono przypadki braku naniesienia na fakturach zaewidencjonowanych na koncie 201 daty wpływu do jednostki, co było niezgodne z uregulowaniami zawartymi w Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych, według których - dowody księgowe złożone oraz wpływające drogą pocztową do sekretariatu podlegają przekazaniu do referatu finansów, gdzie upoważniony pracownik rejestruje dowody księgowe, nadając im numer i sprawdza ich zgodność z wcześniej złożonym zamówieniem.
3. Stwierdzono, że w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych oraz w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń na dzień 31 grudnia 2005 roku nie wykazano zobowiązań na kwotę 150,20 zł, które stanowiły zobowiązania wymagalne.
4. Ewidencja księgowa prowadzona była w sposób nie pozwalający na wyodrębnienie zobowiązań wymagalnych na potrzeby sprawozdawczości dotyczącej długu publicznego. Stosownie do zapisów § 12 ust.1 pkt 5 i ust.2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych – zakładowy plan kont powinien zapewnić możliwość sporządzenia wymaganych przepisami sprawozdań finansowych, w tym budżetowych.
5. Kontrola wykazała, że składki z tytułu ubezpieczenia społecznego, ubezpieczenia zdrowotnego oraz składki na Fundusz Pracy od wynagrodzeń pracowników Urzędu Gminy, Szkoły Podstawowej w Klewie, Szkoły Podstawowej w Żarnowie, Gimnazjum w Żarnowie oraz Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej wypłaconych za listopad 2004 roku przekazane zostały na rachunek Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w dniu 29 grudnia 2004 roku, z naruszeniem terminu opłacenia składek wyznaczonego przez art.47 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. nr 137, poz. 887 ze zm.) na piąty dzień następnego miesiąca. Termin ten znajduje także zastosowanie do składek na ubezpieczenie zdrowotne (art.85 ust.1 w zw. z art.87 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz. U. nr 210, poz. 2135 ze zm.) oraz składek na Fundusz Pracy (art. 104 ust.1 pkt 1 w zw. z art. 107 ust.1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy - Dz. U. nr 99, poz. 1001 ze zm.).

Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponoszą Wójt Gminy, Skarbnik Gminy oraz inspektor ds. księgowości budżetowej w zakresie obowiązków określonych w zakresie czynności.

W zakresie gospodarki kasowej i sporządzania dowodów księgowych

1. Ustalono, że ewidencją druków ścisłego zarachowania nie objęto takich druków jak: kasa przyjmie KP, kasa wypłaci KW, arkusze spisu z natury oraz raport kasowy pomimo posługiwania się tymi drukami, co świadczy o nieprzestrzeganiu przyjętych w jednostce uregulowań w zakresie druków ścisłego zarachowania określonych w Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych.
2. Nie przestrzegano zasad ewidencji druków ścisłego zarachowania określonych w V części Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych w zakresie prawidłowego dokumentowania przychodu i rozchodu druków ścisłego zarachowania.
3. Zapisy dokonywane w raportach kasowych nie były zgodne z dowodami sporządzanymi na okoliczność dokumentowania rozchodów gotówki z kasy Urzędu Gminy. Jako rozchód gotówki kasjer wpisywał kwoty rozchodu w podziale na poszczególne tytuły, podczas gdy na okoliczność odprowadzenia niniejszych kwot z kasy sporządzał jeden zbiorczy dowód – bankowy dowód wpłaty.
4. Kontrola wykazała nie przestrzeganie postanowień zakładowego planu kont oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, w zakresie księgowania przyjętych do kasy dochodów na koncie 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych. Stwierdzono, że dochody z poszczególnych tytułów przyjęte do kasy Urzędu Gminy były księgowane w kwotach zbiorczych na koncie 240 - pozostałe rozrachunki przeznaczonym do księgowania roszczeń oraz zobowiązań nie objętych ewidencją na kontach 201-234.
5. Poszczególnym dowodom księgowym ujętym w raportach kasowych oraz załączonym do wyciągów bankowych za grudzień 2004 roku nie nadano numerów identyfikacyjnych umożliwiających powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie, co było niezgodne z art.21 ust.1 pkt 1 ustawy o rachunkowości oraz regulacją zawartą w § 5 ust.1 lit. „h” części II obowiązującej w kontrolowanej jednostce Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych (część II).
6. Stwierdzono przypadki nie wskazywania na dokumentach księgowych sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, tj. dekretacji, co było wymagane przez art.21 ust.1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - dowód księgowy powinien zawierać m.in. wskazanie ujęcia dowodu w księgach rachunkowych oraz § 9 Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych dla Urzędu Gminy w Żarnowie.

Odpowiedzialność za wskazane naruszenia ponoszą Skarbnik Gminy oraz pracownicy Referatu Finansowego w zakresie obowiązków określonych w zakresach czynności.

W zakresie dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych

1. Kontrola wykazała, że w zakładowym planie kont dla jednostki budżetowej nie wyodrębniono analitycznych kont księgowych służących wyłącznie do ewidencji podatków i opłat oraz nie wskazano sposobu prowadzenia ksiąg pomocniczych w zakresie ewidencji podatków i opłat, co stanowiło naruszenie § 9 ust. 4-7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz.511).
2. Nie prowadzono kont zbiorczych wsi, służących do ewidencji rozrachunków z inkasentem zobowiązania pieniężnego, co było wymagane przez § 9 ust.6 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości i planu kont dla ewidencji podatków i opłat dla organów jednostek samorządu terytorialnego.
3. W przypadku inkasenta sołectwa Myślibórz stwierdzono przypadki dokonywania wpłat pobranych od podatników podatków po upływie ustawowego terminu płatności, określonego w art.47 § 4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz.60 ze zm.) zgodnie z którym – obowiązkiem inkasenta jest pobranie podatku i wpłacenie go we właściwym terminie organowi podatkowemu, tj. w dniu następującym po ostatnim dniu, w którym zgodnie z przepisami powinna nastąpić wpłata podatku, chyba że organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego wyznaczy termin późniejszy.
4. Stwierdzono przypadki nieterminowego składania deklaracji podatkowych przez podatników (osoby prawne) podatku od nieruchomości i podatku rolnego. Terminy składania deklaracji określa art.6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 ze zm.) oraz art. 6a ust.8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz.431 ze zm.). Ponadto, stwierdzono przypadki dokonania korekty złożonej deklaracji z naruszeniem terminu określonego w art.6a ust.8 pkt 2 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym.
5. Stwierdzono przypadki nie weryfikowania przez organ podatkowy prawidłowości złożonych deklaracji na podatek od nieruchomości, podatek rolny oraz podatek od środków transportowych, co było wymagane przez art.272 ustawy Ordynacja podatkowa (czynności sprawdzające).
6. Stwierdzono, że w przypadkach zapłaty podatku po terminie płatności organ podatkowy nie zaliczał poszczególnych wpłat rat podatku proporcjonalnie na poczet zaległości podatkowych i odsetek za zwłokę, co stanowiło naruszenie art.55 §1 i 2 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z powołanym przepisem, jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę, wpłatę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę.
7. Ustalono, że w rejestrze wymiarowym łącznego zobowiązania pieniężnego figurowała pod numerem konta 60002 Parafia Rzymsko-Katolicka w Chełstach, a w rejestrze wymiarowym na podatek od nieruchomości pod numerem konta 60003 figurowała „ACH” Spółka z o.o.. Zakwalifikowanie powyższych podmiotów do osób fizycznych oraz umieszczenie ich w rejestrach wymiarowym łącznego zobowiązania pieniężnego oraz rejestrze wymiarowym na podatek od nieruchomości, jest działaniem nieprawidłowym. Zgodnie z treścią art. 7 ust.1 pkt 5 ustawy z dnia 17 maja 1989 roku o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. nr 29, poz.154 z późn. zm.) - parafie są terytorialnymi jednostkami organizacyjnymi Kościoła posiadającymi osobowość prawną. Stosownie natomiast do art.12 ustawy z dnia 15 września 2000 roku Kodeks spółek handlowych (Dz. U. nr 94, poz.1037 ze zm.) - spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji albo spółka akcyjna w organizacji z chwilą wpisu do rejestru staje się spółką z ograniczoną odpowiedzialnością albo spółką akcyjną i uzyskuje osobowość prawną. Wobec powyższego brak było podstaw do zakwalifikowania powyższych podmiotów do podatników - osób fizycznych. Powinny one zostać opodatkowane zgodnie z zasadami określonymi dla osób prawnych. Ustalono, że także Parafie Rzymsko-Katolickie w Żarnowie oraz w Skórkowicach zostały opodatkowane nieprawidłowo, jako osoby fizyczne.
8. Stwierdzono, że nie zaliczając nadpłat na bieżące zobowiązania podatnika organ podatkowy naruszył art.76 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - nadpłaty wraz z ich oprocentowaniem podlegają zaliczeniu z urzędu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami ze zwłokę, odsetek za zwłokę określonych w decyzji, o której mowa w art.53a, oraz na poczet bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku podlegają zwrotowi z urzędu, chyba, że podatnik złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych.
9. Kontrolujący stwierdzili, że organ podatkowy uzależniał umorzenie części zaległości podatkowych od uregulowania części należności głównej, co było działaniem niezgodnym z art.67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa ^[1], z którego wynikało, że przesłanką umorzenia w całości lub w części zaległości podatkowej lub odsetek za zwłokę jest spełnienie przesłanek określonych jako ważny interes podatnika lub interes publiczny.
10. Jako podstawę prawną do wydania "pism" dotyczących warunkowego umorzenia podatku, organ podatkowy wskazywał art.31 ustawy z dnia 19 grudnia 1980 roku o zobowiązaniach podatkowych, która to ustawa została uchylona z dniem 1 stycznia 1998 roku przez art.343 § 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
11. Stwierdzono przypadki załatwiania spraw z naruszeniem przepisów określających terminy załatwiania spraw określonych w art.139 i 140 ustawy Ordynacja podatkowa.
12. W wydawanych decyzjach w sprawach podatkowych nie zawierano wszystkich elementów określonych w art.210 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, w szczególności brak było: daty jej wydania, uzasadnienia faktycznego i prawnego decyzji, a także pouczenia o trybie odwoławczym. Zgodnie z art.210 §4 ww. ustawy, uzasadnienie faktyczne decyzji powinno zawierać, w szczególności, wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, uzasadnienie prawne powinno zaś zawierać wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa.
13. Ustalono, że organ podatkowy nie przesłał do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Piotrkowie Tryb. odwołania złożonego przez PPHU „JUMET” z dnia 9 maja 2005 roku (data wpływu do Urzędu Gminy) od decyzji z dnia 11 kwietnia 2005 roku (doręczonej podatnikowi w dniu 28 kwietnia 2005 roku), co stanowiło naruszenie art. 227 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - organ podatkowy, do którego wpłynęło odwołanie, przekazuje je wraz z aktami sprawy organowi odwoławczemu bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania, chyba, że w tym terminie wyda decyzję na podstawie art.226.
14. Decyzje zmieniające wysokość zobowiązania podatkowego wydawane były na podstawie danych wynikających z ewidencji gruntów, bez przeprowadzania w tym zakresie postępowania podatkowego, co stanowiło naruszenie przepisów ustawy Ordynacja podatkowa (w szczególności art.21 § 5 ustawy).
15. Stwierdzono przypadek udzielenia zwolnienia z tytułu nabycia gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego na nieprawidłowo ustalony okres, co stanowiło naruszenie art.12 ust.1 pkt 4 i ust.3 oraz art.13d ust.1 i ust.3 ustawy o podatku rolnym. Z powołanych przypisów wynikało, że okres zwolnienia wynosi 5 lat licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów, ale zwolnienie stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został złożony wniosek. W omawianym przypadku umowa sprzedaży zawarta została w dniu 1 czerwca 2005 roku. Zwolnienie przysługiwało, zatem w okresie od dnia 1 lipca 2005 roku do dnia 30 czerwca 2010 roku, a nie w okresie do dnia 31 lipca 2010 roku, jak określił to w decyzji organ podatkowy.
16. Kontrolujący stwierdzili, że Rada Gminy nie ustaliła stawek podatku od środków transportowych na 2005 rok. W związku z powyższym – na mocy art.20a ust.1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych, stosowane powinny być stawki podatkowe obowiązujące w roku poprzedzającym rok podatkowy. W zakresie podatku od środków transportowych ustawodawca przewidział jednak w art.20a ust.2 przedmiotowej ustawy, że w przypadku nie uchwalenia stawek podatku od środków transportowych dla samochodów ciężarowych o dopuszczalnej masie całkowitej równej lub wyższej niż 12 ton (art.10 ust.1 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych), dla ciągników siodłowych i balastowych przystosowanych do używania łącznie z naczepą lub przyczepą o dopuszczalnej masie całkowitej zespołu pojazdów równej lub wyższej niż 12 ton (art.10 ust.1 pkt 4 ww. ustawy) oraz dla przyczepy lub naczepy, które łącznie z pojazdem silnikowym posiadają dopuszczalną masę całkowitą równą lub wyższą niż 12 ton, z wyjątkiem związanych wyłącznie z działalnością rolniczą prowadzoną przez podatnika podatku rolnego (art.10 ust.1 pkt 6 ww. ustawy) – jeżeli stawki minimalne dla poszczególnych rodzajów pojazdów są wyższe od stawek uchwalonych na rok poprzedzający rok podatkowy – stosuje się odpowiednie stawki wynikające z załączników nr 1-3 do ustawy. Na 2005 rok stawki minimalne dla wskazanych pojazdów ogłoszone zostały obwieszczeniem Ministra Finansów z dnia 8 października 2004 roku (Monitor Polski nr 43, poz.753). W niektórych przypadkach stawki wynikające z uchwały Rady były niższe niż stawki minimalne, co powinno skutkować zastosowaniem art.20a ust.2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Pomimo tego na terenie Gminy Żarnów w 2005 roku stosowano stawki wynikające z uchwały Rady Gminy nr III/19/02 z dnia 27 grudnia 2002 roku, zamiast stawek minimalnych wynikających ze wskazanych załączników, co spowodowało pobranie niższego podatku. Stosowane stawki w podatku od środków transportowych na terenie Gminy w 2005 roku wynosiły przykładowo, od samochodu ciężarowego o dopuszczalnej masie całkowitej pojazdu od 12 ton do 18 ton bez względu na liczbę osi jezdnych i rodzaj zawieszenia - – 1.200 zł, a powinno być - 1.251,981 zł; od 18 ton do 26 ton włącznie bez względu na liczbę osi jezdnych i rodzaj zawieszenia – 1.400 zł, a powinno być 1.576,31 zł; powyżej 26 ton bez względu na liczbę osi jezdnych i rodzaj zawieszenia - 2.200 zł, a powinno być - 2.452,80 zł. Analogiczna sytuacja dotyczyła 2004 roku.
17. Sposób prowadzenia dziennika obrotów w zakresie podatku od środków transportowych naruszał zasady dokonywania zapisów w księgach rachunkowych określone w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Dokonywane zapisy nie zawierały pełnej daty dokonania operacji (wpisywano jedynie rok lub dzień i miesiąc), nie wskazywano także rodzaju i numeru dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu, zgodnie z wymogiem wynikającym z art.23 ust.2 ustawy o rachunkowości. Ponadto, zapisy dokonywane były ołówkiem, a części poprawek dokonano przy użyciu korektora, co naruszało art.23 ust.1 i 2 oraz art.25 ust.1 pkt 1 ustawy, z których wynikało, że zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania pustych miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany, a w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przez zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu. Stwierdzone błędy w zapisach należało poprawiać przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty, z zastrzeżeniem, że poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca. Stwierdzono także, że z prowadzonego dziennika wynikały zaległości figurujące na kontach podatników, na których w bieżącym roku ciążył obowiązek podatkowy. Dziennik nie uwzględniał natomiast zaległości podatników, którzy wyrejestrowali pojazdy.
18. Z ustaleń kontroli wynikało, że nie wszyscy podatnicy podatku od środków transportowych wywiązali się z obowiązku złożenia deklaracji podatkowych, zgodnie z art.9 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, w którym ustawodawca określił, iż podatnicy podatku od środków transportowych są obowiązani corocznie składać deklaracje na podatek od środków transportowych na dany rok podatkowy w terminie do 15 lutego, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu – w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku.
19. W wyniku kontroli stwierdzono brak odnotowania na złożonych przez podatników deklaracjach terminu ich wpływu do Urzędu Gminy, zgodnie z § 6 ust.11 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 ze zm.).
20. Ustalono, że nie uiszczono podatku od środków transportowych od pojazdów stanowiących własność Gminy – autobusy dowożące dzieci do szkół (nie zostały one także zwolnione z obowiązku podatkowego przez Radę Gminy). Sytuacja taka dotyczyła czterech pojazdów: autobus, nr rej. PKY 4352, liczba miejsc 42; autobus, nr rej. LWJ 5740, liczba miejsc 42; autobus, nr rej. EOP U039 oraz autobus, nr rej. EOP J460, liczba miejsc 40.
21. Kontrola w zakresie poboru opłaty skarbowej wykazała, że organ podatkowy nie pobierał opłaty skarbowej w przypadku wniosków (podań) o udzielenie zwolnień i ulg w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów oraz poniesionych wydatków inwestycyjnych. Opłata skarbowa pobierana była natomiast od wniosków (podań) o umorzenie zaległości podatkowych oraz odsetek, co stanowiło naruszenie przepisów ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 253, poz.2532). Zgodnie z załącznikiem do ustawy zawierającym szczegółowy wykaz przedmiotów opłaty skarbowej, stawki oraz zwolnienia - zwolnione z opłaty skarbowej są podania i załączniki do podań w sprawach zwrotu lub umorzenia należności celnych oraz należności, do których mają zastosowanie przepisy Ordynacji podatkowej.
22. Stwierdzono przypadki zaniechania podjęcia przez organ podatkowy czynności windykacyjnych, polegających na wysłaniu upomnień do osób zalegających z zapłatą podatku, po upływie terminu płatności poszczególnych rat, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541 ze zm.), zgodnie z którymi – wierzyciel jest obowiązany do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych, a jeżeli należność nie zostanie zapłacona w terminie wynikającym z decyzji lub przepisów prawa, wierzyciel wysyła do zobowiązanego upomnienie z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia. Kontrola wykazała także, że organ podatkowy nie wystawiał tytułów wykonawczych po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu, co stanowiło naruszenie § 5 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
23. Ewidencja wystawionych i wysłanych do podatników upomnień dotycząca osób fizycznych – posiadających zaległości z tytułu podatku rolnego, podatku leśnego, podatku od nieruchomości oraz podatku od środków transportowych – prowadzona była w sposób niezgodny z wymogami określonymi
w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Przykładowo, w ewidencji upomnień nie wskazywano daty doręczenia upomnienia.

Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy, pełniący funkcję organu podatkowego oraz Skarbnik Gminy i inspektorzy ds. podatków i opłat i ds. wymiaru, w zakresie szczegółowo wskazanym w protokole kontroli.

W zakresie dochodów z majątku gminy

1. Kontrola wykazała nieprawidłową klasyfikację dochodów ze sprzedaży nieruchomości w § 0770 – jako wpływy z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości, co było niezgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68, poz.634 ze zm.), a następnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 209, poz. 2132 ze zm.). Przepisy wskazanych rozporządzeń dla klasyfikowania wpływów ze sprzedaży składników majątkowych przewidy-wały § 0840, a obecnie § 0870.
2. Kontrolujący stwierdzili, że informacja o wywieszeniu w siedzibie jednostki wykazu nieruchomości przeznaczonych do zbycia nie była podawana do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia
1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz.2603 ze zm.), zgodnie z którym właściwy organ sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę, poprzez wywieszenie go na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu oraz podaje informację o wywieszeniu tego wykazu do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości (dotyczy sprzedaży w 2005 roku działki nr 497/2, w Skórkowicach i działki nr 756 w Żarnowie).
3. Stwierdzono, że wykazy nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży nie zawierały informacji określonych w art.35 ust.2 pkt 1 i 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami, tzn. oznaczenia nieruchomości według księgi wieczystej oraz katastratu nieruchomości, a także terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art.34 ust.1 pkt 1 i pkt 2 ustawy (dotyczy sprzedaży działki nr 497/2 w Skórkowicach i działki nr 756 w Żarnowie).
4. Ogłoszenia o przetargu na sprzedaż nieruchomości nie zawierały informacji o skutkach uchylenia się od zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości, co stanowiło naruszenie § 13 ust. 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzenia przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz.2108) - (dotyczy sprzedaży działki nr 497/2 w Skórkowicach i działki nr 756 w Żarnowie).
5. Stwierdzono przypadek określenia postąpienia w przetargu nieograniczonym na sprzedaż nieruchomości bez zaokrąglenia jego wysokości do pełnych dziesiątek w górę, co było niezgodne z § 14 ust.3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości ((dotyczy sprzedaży działki nr 497/2).
6. Kontrola wykazała, że do udziału w przetargu na zbycie nieruchomości oznaczonej nr 497/2 położonej w miejscowości Skórkowice została zakwalifikowana osoba, która nie wpłaciła wadium w wyznaczonym w ogłoszeniu terminie, co stanowiło naruszenie § 4 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości, zgodnie z którym - w przetargu mogą brać udział osoby fizyczne i osoby prawne, jeżeli wpłacą wadium w terminie wyznaczonym w ogłoszeniu o przetargu.
7. Stwierdzono, że nie przestrzegano art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym - organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
8. Ustalono, że w przypadku sprzedaży lokalu mieszkalnego położonego w Marcinkowie udzielona bonifikata została zastosowana tylko do wartości lokalu mieszkalnego, co było niezgodne z art.67 ust.1a ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym - cena lokalu oznaczonego jako przedmiot odrębnej własności obejmuje lokal wraz z pomieszczeniami przynależnymi, w rozumieniu ustawy o własności lokali oraz udział w nieruchomości wspólnej. W związku z powyższym 20% bonifikata powinna zostać zastosowana od kwoty 17.691 zł (wartość lokalu oraz wartość udziału w nieruchomości wspólnej). Przypadająca do zapłaty kwota powinna wynieść 14.152,80 zł (nabywca lokalu zapłacił za dużo o kwotę 225,20 zł).
9. Kontrolujący stwierdzili przypadek wydzierżawienia przez Wójta Gminy nieruchomości rolnej zabudowanej w miejscowości Żarnów na okres 3 lat i 9 miesięcy bez zgody Rady Gminy, co stanowiło naruszenie kompetencji zastrzeżonych dla organu stanowiącego. Ustalono, że Rada Gminy Żarnów nie podjęła uchwały w sprawie określenia zasad nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania na okres dłuższy niż 3 lata, w związku z czym, stosownie do art.18 ust.2 pkt 9 lit. „a” ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym – czynności te mogły być wykonywane przez Wójta wyłącznie za zgodą Rady Gminy.
10. Kontrola wykazała, że Rada Gminy w Żarnowie nie uchwaliła wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, w oparciu o art.21 ust.1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (tekst jednolity z 2005 r. Dz. U. nr 31, poz.266).
11. Stwierdzono, że Gmina Żarnów nie naliczała i nie pobierała od najemców oraz dzierżawców odsetek od nieterminowych wpłat czynszu za najem lub dzierżawę, a także nie prowadziła żadnych czynności zmierzających do wyegzekwowania istniejących zaległości.
12. Kontrola wykazała, że dochody z tytułu najmu i dzierżawy nie były przypisywane w ewidencji w kwotach wynikających z umów zawartych z dzierżawcami i najemcami, w związku z powyższym brak było danych dotyczących zaległości i nadpłat z tytułu dzierżawy oraz najmu lokali. Biorąc pod uwagę, że nie prowadzono ewidencji analitycznej dochodów z tytułu najmu brak było możliwości uzgodnienia sald ewidencji syntetycznej i analitycznej w zakresie tych dochodów. Karty kontowe zostały założone podczas trwania czynności kontrolnych za 2005 rok.
13. Stwierdzono, że w sprawozdaniach Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych sporządzonych według stanu na dzień 30 czerwca i 31 grudnia 2005 roku nie wykazano zaległości z tytułu najmu i dzierżawy składników majątkowych, które za ww. okresy sprawozdawcze stanowiły odpowiednio kwoty 3.007,57 zł i 2.670 zł. W wyniku kontroli ustalono, że powyższa nieprawidłowość spowodowana była tym, że dla poszczególnych dzierżawców i najemców, na których ciążył obowiązek zapłaty czynszu nie prowadzono ewidencji analitycznej w podziale na dłużników i z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej, zgodnie z zasadami prowadzenia ewidencji analitycznej do konta 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych, określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. W szczególności - dla każdego najemcy i dzierżawcy należało prowadzić ewidencję pozwalająca na ustalenie przypisu, wpłat oraz zaległości i nadpłat.

Osobami odpowiedzialnymi za stwierdzone nieprawidłowości są Wójt Gminy, Zastępca Wójta oraz inspektor ds. rolnictwa, leśnictwa i budownictwaw zakresie szczegółowo wskazanym w protokole kontroli.

W zakresie dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego

1. Stwierdzono, że w okresie objętym kontrolą Rada Gminy w Żarnowie nie podjęła uchwały w sprawie wysokości stawek opłat za zajęcie pasa drogowego. Uchwała w tej sprawie podjęta została dopiero e dniu 2 grudnia 2005 roku (uchwała nr XXVI/110/05 Rady Gminy w Żarnowie w sprawie ustalenia stawek za zajęcie pasa drogowego dróg gminnych oraz umieszczenia w pasie drogowym urządzeń infrastruktury technicznej i obiektów budowlanych nie związanych z potrzebami zarządzania drogami lub potrzebami ruchu drogowego oraz reklam - weszła w życie z dniem 1 stycznia 2006 roku). Zgodnie z - obowiązującym od dnia 9 grudnia 2003 roku - art.40 ust.8 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 204, poz.2086 ze zm.) - organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, w drodze uchwały, ustala dla dróg, których zarządcą jest jednostka samorządu terytorialnego, wysokość stawek opłat za zajęcie 1 m² pasa drogowego. Do dnia 9 grudnia 2004 roku - z mocy art.2 ustawy z dnia 14 listopada 2003 roku o zmianie ustawy o drogach publicznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. nr 200, poz. 1953 ze zm.) - zarządca drogi mógł stosować stawki określone w przepisach rozporządzenia z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6, poz.33 ze zm.). Po tej dacie musiały być stosowane stawki wynikające z uchwały organu stanowiącego. Kontrolujący stwierdzili, że kontrolowana jednostka wydawała w 2005 roku decyzje zezwalające na zajęcie pasa drogowego i ustalające opłatę, mimo braku koniecznego elementu do określenia opłaty, czyli stawki.
2. Stwierdzono, że podmioty ubiegające się o wydanie zezwolenia na zajęcie pasa drogowego nie załączały do składanych wniosków zatwierdzonego projektu organizacji ruchu, który to obowiązek wynikał w tym zakresie z § 1 ust.3 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 roku w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego (Dz. U. nr 140, poz.1481).

Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy oraz inspektor ds. gospodarki komunalnej.

W zakresie wydatków na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych

1. Ogłoszenie otwartego konkursu ofert na realizację zadania publicznego w zakresie kultury fizycznej nie zawierało informacji wymaganych przez art.13 ust.2 pkt 4, 6 oraz 7 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz.873 ze zm.), dotyczących warunków realizacji zadania, kryteriów stosowanych przy dokonywaniu wyboru oferty, a także zrealizowanych przez organ administracji publicznej w roku ogłoszenia otwartego konkursu ofert i w roku poprzednim zadaniach publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztach.
2. Ogłoszenie o otwartym konkursie ofert na realizację zadania publicznego w zakresie kultury fizycznej w 2005 roku nie zostało zamieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej, co stanowiło naruszenie art.13 ust.3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zgodnie z którym - ogłoszenie o konkursie ofert zamieszcza się, w zależności od rodzaju zadania, w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim lub lokalnym oraz Biuletynie Informacji Publicznej, a także w siedzibie organu administracji publicznej w miejscu przeznaczonym na zamieszczanie ogłoszeń. Ogłoszenie może także nastąpić w inny sposób zapewniający dostęp podmiotów zainteresowanych do informacji, w szczególności poprzez wykorzystanie sieci teleinformatycznej.
3. Kontrolujący stwierdzili naruszenie art.15 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zgodnie z którym organ administracji publicznej obowiązany jest w uzasadnieniu wyboru oferty ustosunkować się do spełnienia przez oferenta wymogów określonych w ustawie oraz
w ogłoszeniu, o którym mowa w art.13. Przepis ten stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy złożona została tylko jedna oferta.
4. Do oferty złożonej w ramach ww. konkursu przez klub Ludowy Klub Sportowy "Żarnów" nie załączono sprawozdania merytorycznego i finansowego za ostatni rok, a załączony statut nie został potwierdzony za zgodność z oryginałem.
5. W zawartej w dniu 16 września 2005 roku umowie z LKS "Żarnów" jako zlecone zadania wskazano prowadzenie i utrzymanie sekcji piłki nożnej klasa "0" LKS "Żarnów" oraz zespołów juniorskich, utrzymanie bieżące boiska sportowego, opłaty sędziowskie, opłaty szkoleniowe itp. W związku z takim określeniem zadania należy podkreślić, że przedmiotem zlecenia przez jednostkę samorządu terytorialnego na rzecz organizacji pozarządowej może być wyłącznie zadanie publiczne będące zadaniem danej jednostki. W tym kontekście sformułowanie zadania jako prowadzenia i utrzymania sekcji piłki nożnej w danej klasie rozgrywkowej, jak również ponoszenia opłat sędziowskich budzi uzasadnione wątpliwości. Trudno, bowiem przyjąć, że prowadzenie sekcji sportowych i udział we współzawodnictwie sportowym jest zadaniem jednostek samorządu terytorialnego. Może to wprawdzie - w określonej sytuacji - służyć realizacji przez gminę zadań z zakresu kultury fizycznej, samo w sobie za takie zadanie uznane być nie może.
6. Ustalono, że dokumenty znajdujące się pod sprawozdaniem przedłożonym przez LKS „Żarnów” nie posiadały opisu merytorycznego, który pozwalałby na prawidłową ocenę zadania pod względem rzeczowym i finansowym. Nie posiadały także opisu wskazującego na źródła finansowania poniesionych wydatków: ze środków własnych klubu, czy też ze środków pochodzących z dotacji z budżetu gminy.
7. Stwierdzono, że jednostka zlecająca zadanie do realizacji nie przestrzegała zapisów zawartych w art.17 ust.1-4 ustawy o pożytku publicznym i o wolontariacie, zgodnie z którym - organ administracji publicznej zlecający zadanie publiczne dokonuje kontroli i oceny realizacji zadania, a w szczególności: stanu realizacji zadania, efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania, prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania, a także prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy.

Osobą odpowiedzialną za stwierdzone nieprawidłowości jest Wójt Gminy.

W zakresie wydatków osobowych

1. Ustalono, że inspektor ds. obsługi prawnej w okresie objętym kontrolą nie potwierdzał swojej obecności w miejscu pracy podpisem na liście obecności. Powyższe świadczy o nie przestrzeganiu przez pracodawcę art.149 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (tekst jednolity z 1998 roku, Dz. U. nr 21, poz.94 z późn. zm.), zgodnie z którym pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą, ewidencję tą pracodawca udostępnia pracownikowi na jego żądanie. Nie potwierdzanie obecności w miejscu pracy było także sprzeczne z postanowieniami § 11 Regulaminu Pracy Urzędu Gminy w Żarnowie, zgodnie z którym - każdy pracownik obowiązany był potwierdzić swoje przybycie do pracy przez złożenie własnoręcznego podpisu na liście obecności.
2. Ustalono, że uchwałą nr XXV/106/2005 roku z dnia 2 września 2005 roku Rada Gminy w Żarnowie przyznała nagrodę pieniężną Wójtowi Gminy Żarnów w wysokości 1.000 zł za „wzorowe wypełnianie obowiązków służbowych, właściwe kierowanie sprawami publicznymi gminy oraz z okazji Dnia Samorządowca”. Wypłacenie nagrody uznaniowej dla Wójta Gminy Żarnów stanowiło naruszenie art.20 ust.5 w zw. z art.20 ust.3 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1593 ze zm.) zgodnie z którym - osobom wymienionym w ust.3, tzn. członkom zarządu jednostki samorządu terytorialnego oraz wójtowi, burmistrzowi, prezydentowi miasta, nie przysługują nagrody, z wyjątkiem nagrody jubileuszowej. Ustalono, że pismem znak PN.I.-0911/224/2005 z dnia 29 września 2005 roku Wojewoda Łódzki przekazał zawiadomienie o wszczęciu postępowania w celu kontroli legalności uchwały nr XXV/106/2005 Rady Gminy Żarnów z dnia 2 września 2005 roku w sprawie przyznania nagrody pieniężnej dla Wójta Gminy Żarnów. Uchwałą nr XXVII/122/2005 z dnia 28 grudnia 2005 roku Rada Gminy Żarnów uchyliła uchwałę nr XXV/106/05 w sprawie przyznania nagrody pieniężnej dla Wójta Gminy Żarnów. Wypłacona we wrześniu nagroda została potrącona z wynagrodzenia należnego Wójtowi za grudzień 2005 roku.
3. Kontrola wydatków z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych wykazała przypadki wyjazdów służbowych Wójta Gminy nie związanych z wykonywaniem funkcji Wójta Gminy. Z potwierdzeń pobytów na poleceniach wyjazdu służbowego wynikało, że Wójt Gminy, będąc w podróży służbowej, przebywał m.in. w siedzibie Rady Powiatowej Zrzeszenia Ludowych Zespołów Sportowych Piotrków Tryb., Wojewódzkiego Zrzeszenie Ludowych Zespołów Sportowych w Łodzi, Rady Głównej Zrzeszenia Ludowych Zespołów Sportowych w Warszawie, w Polskim Towarzystwie Turystyczno-Krajoznawczym w Łodzi oraz w siedzibie Rady Wojewódzkiej Sojuszu Lewicy Demokratycznej w Łodzi. W trakcie trwania kontroli Wójt Gminy złożył wyjaśnienie, że wszystkie wyjazdy były każdorazowo omawianie i dyskutowane z Przewodniczącym Rady Gminy, co nie znalazło pełnego potwierdzenia, ponieważ nie zawsze wyjazdy służbowe zlecone zostały przez Przewodniczącego Rady Gminy.
4. W wyniku kontroli poleceń wyjazdu służbowego pracowników stwierdzono przypadki wyjazdów w podróż służbową samochodami nie stanowiącymi własności jednostki w tym samym terminie i w to samo miejsce przez kilku pracowników Urzędu Gminy.

Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy.

W zakresie wydatków na kulturę fizyczną i sport

1. Kontrola wykazała, że w okresie objętym kontrolą dokonywano wypłat diet na rzecz zawodników (seniorów) LKS "Żarnów" za udział w międzygminnych rozgrywkach sportowych, mimo braku podstaw prawnych do ponoszenia wskazanych wydatków z budżetu Gminy. W 2005 roku tytułem diet wypłacono 7.771 zł, a w grudniu 2004 roku – 1.932 zł. Z wyjaśnień Wójta Gminy wynikało, że zawodnicy LKS, którym wypłacano diety traktowani byli jak pracownicy, stąd diety wypłacane były w wysokości 21 zł. Wypłaty z budżetu gminy diet za udział w zawodach i treningach sportowych nie przewidywały przepisy ustawy z dnia 18 stycznia 1996 roku o kulturze fizycznej (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 81, poz. 889 ze zm.) regulującej zadania organów administracji rządowej i samorządu terytorialnego w sferze kultury fizycznej i sportu. Wskazać należy, że przepisy niniejszej ustawy (art.22 ust.2 i art.28 ust.2) dają podstawę wypłacania z budżetu zawodnikom nie posiadającym licencji zawodnika stypendium sportowego oraz wyróżnień i nagród za wysokie wyniki sportowe we współzawodnictwie międzynarodowym lub krajowym finansowane ze środków budżetu jednostki samorządu terytorialnego, przy czym zasady i tryb przyznawania, wstrzymywania, cofania oraz wysokość stypendiów, wyróżnień i nagród określa organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego w formie uchwały.
2. Ustalono, że ze środków budżetu Gminy realizowano wydatki na rzecz Ludowego Klubu Sportowego Żarnów związane, m.in., z wniesieniem w Okręgowym Związku Piłki Nożnej w Piotrkowie Tryb. opłat za uprawnienie zawodników LKS do gry oraz za organizację spotkania opłatkowego
z zawodnikami LKS i zarządem Klubu, które to wydatki dotyczyły działalności statutowej LKS Żarnów i powinny być opłacane ze środków Klubu.

Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy i Skarbnik Gminy.

W zakresie udzielenia zamówienia publicznego na dostawę paliwa do samochodów dowożących dzieci do szkół oraz wydatków na dowóz dzieci do szkół

1. Podczas prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia na dostawę paliwa nie prowadzono protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego według wzoru stanowiącego załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 roku w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. nr 71, poz.646), co stanowiło naruszenie art.96 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 ze zm.).
2. Stwierdzono, że wykonawca, któremu udzielono zamówienia na dostawę paliwa (Przedsiębiorstwo Handlowe „Troja” Spółka Jawna J i K Werynowski) nie złożył do dnia podpisania umowy oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, zgodnie z art.68 ustawy Prawo zamówień publicznych.
3. Umowa zawarta w dniu 11 stycznia 2005 roku pomiędzy Wójtem Gminy a Przedsiębiorstwem Handlowym „Troja” Spółka Jawna J i K Werynowski na dostawę paliw płynnych i płynów eksploatacyjnych nie zawierała kontrasygnaty Skarbnika Gminy, co naruszało art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, według którego - jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.
4. Kontrola kart drogowych autobusów wykorzystywanych do dowozu dzieci do szkół wykazała liczne nieprawidłowości. W szczególności, w kartach brak było podpisów osoby zlecającej wyjazd i stwierdzającej przyjazd (tj. dysponującej pojazdem), podpisu osoby wystawiającej kartę oraz podpisu kierowców na okoliczność potwierdzenia rozpisanego w karcie kursu. W większości przypadków w kartach drogowych kierowcy nie wskazywali faktycznie odbytej trasy dowozu dzieci do szkoły ograniczając się do adnotacji "dowóz dzieci do szkoły i odwóz dzieci do domu". Stwierdzono także przypadki przedkładania przez kierowców pustych kart, tj. wskazania w karcie liczby przejechanych kilometrów bez podania trasy i celu wyjazdu.
5. W wyniku kontroli kart drogowych stwierdzono liczne przypadki odbywania przez autobusy kursów poza teren gminy w dniach, w których nie odbywały się zajęcia w szkołach, tj. w soboty i w niedziele. Przy braku wskazania w kartach dysponenta pojazdów oraz celu wyjazdów brak było możliwości ustalenia, jaki był faktycznie cel podróży. Kontrola wykazała ponadto, że pojazdy służące do dowozu dzieci do szkół wykorzystywane były także na potrzeby Polskiego Towarzystwa Turystyczno-Krajoznawczego, Ochotniczej Straży Pożarnej, czy też Ludowego Klubu Sportowego Żarnów. Ustalono, że podmioty te nie ponosiły opłat za korzystanie z gminnych pojazdów, a wydatki z tego tytułu kwalifikowane były w rozdziale 80113 jako dowóz dzieci do szkół, co było bezpodstawne. Jako wydatki z tytułu dowozu dzieci nieprawidłowo klasyfikowane były również wydatki wynikające z korzystania z pojazdów „szkolnych” przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Żarnowie.
6. Stwierdzono, że jeden z kierowców, któremu powierzono prowadzenie gminnego autobusu szkolnego, w czasie, gdy przebywał na urlopie wypoczynkowym (lipiec 2005 roku) wykonywał na zlecenie Wójta Gminy kursy autobusem, co potwierdzają karty drogowe pojazdu Autosan EOP U039.

Osobami odpowiedzialnymi za stwierdzone nieprawidłowości są Wójt Gminy, Zastępca Wójta, Skarbnik Gminy oraz kierowcy gminnych autobusów stosownie do obowiązków wynikających z zakresów czynności.

W zakresie wydatków inwestycyjnych

1. Kierownik zamawiającego nie określił trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej, do czego obligował go przepis art.21 ust.3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
2. Kontrola wykazała, że na mocy aneksu z dnia 24 listopada 2005 roku dokonano zmiany terminy wykonania umowy nr 8/2005 z dnia 26 września 2005 roku dotyczącej termomodernizacji budynku Biblioteki Publicznej Gminy Żarnów filia w Skórkowicach, przesuwając go z dnia 30 listopada na dzień 20 grudnia 2005 roku, bez wskazania w aneksie przyczyn wydłużenia terminu realizacji zadania. Z wyjaśnień Zastępcy Wójta wynikało, że przyczyną przesunięcia terminu zakończenia robót były trudne warunki atmosferyczne, tj. ujemna temperatura i opady, co miało wpływ na dosychanie tynków. Kontrolujący stwierdzili jednakże - w oparciu o zapisy dokonane w dzienniku budowy - że w dniu 30 listopada 2005 roku ukończono roboty budowlane, uporządkowano teren do stanu pierwotnego oraz przekazano budynek do użytkowania, a zatem umowny termin wykonania robót został przez wykonawcę dotrzymany, w związku z czym trudne warunki, na które wskazuje Zastępca Wójta, nie miały wpływu na wykonanie robót.
3. Ustalono, że do czasu zakończenia kontroli RIO w Łodzi Gmina Żarnów nie zawiadomiła organu nadzoru budowlanego o zakończeniu prac i nie złożyła wniosku o udzielenie pozwolenia na użytkowanie, zgodnie z postanowieniami decyzji o pozwoleniu na budowę nr 310/05, stosownie do której - przed przystąpieniem do użytkowania inwestor zobowiązany był uzyskać ostateczną decyzją o pozwoleniu na użytkowanie.
4. Kontrolujący stwierdzili, że Grzegorz Natkański pełniący funkcję inspektora nadzoru w zakresie robót budowlanych polegających na termomodernizacji budynku Biblioteki w Skórkowicach (umowa z dnia 26 września 2005 roku), nie dokonał żadnego wpisu w dzienniku budowy, potwierdzających wykonywanie obowiązków nałożonych na inspektora nadzoru przez art.25 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 207, poz. 2016 ze zm.).
5. Kontrolujący stwierdzili, że nieprawidłowo ustalono koszty poniesione na zadania inwestycyjne - budowa Gimnazjum w Żarnowie i Hali sportowej. W trakcie kontroli RIO w Łodzi przeliczono i ustalono prawidłowe nakłady na budowę Gimnazjum oraz Gimnazjum wraz z Halą sportową, odpowiednio w wysokości 2.485.410,85 zł oraz 5.150.680,13 zł.
6. Stwierdzono, że inwestycja polegająca na budowie Hali sportowej wraz z zapleczem przy budynku Gimnazjum w Żarnowie nie została do czasu zakończenia kontroli przyjęta na stan środków trwałych, pomimo sporządzenia w dniu 17 grudnia 2003 roku protokołu odbioru i oddania do użytkowania, co naruszało art.16d ust.2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz. 564 ze zm.), zgodnie z którym - składniki majątku powinny być wprowadzone do ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do użytkowania.
7. Zamawiający nie zastosował do opisu przedmiotu zamówienia zawartego w ogłoszeniu o przetargu i w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dotyczących budowy Gimnazjum w Żarnowie etap II nazw i kodów określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień. W ogłoszeniu o przetargu ograniczono się jedynie do wskazania skrótu CPV, natomiast w specyfikacji w ogóle nie wskazano właściwego kodu. Zgodnie z art.30 ust.4 ustawy Prawo zamówień publicznych - do opisu przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień.
8. Umowa zawarta w dniu 31 października 2005 roku pomiędzy Wójtem Gminy a firmą "INTERBUD" z Opoczna na budowę Gimnazjum II etap nie zawierała kontrasygnaty Skarbnika Gminy, zgodnie z wymogiem wynikającym z art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.

W zakresie ewidencji majątku gminy i inwentaryzacji

1. Stwierdzono, że składniki majątku – wyposażenia, nie miały nadanych numerów inwentarzowych, np. składniki wyposażenia w Sali Ślubów, w Urzędzie Gminy w Żarnowie – pokój nr 9, co naruszało §17 ust.3 Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych dla Urzędu Gminy w Żarnowie oraz dla jednostek organizacyjnych objętych obsługą finansowo-księgową, stanowiącej załącznik nr 4 do zarządzenia Wójta Gminy Żarnów nr 27/2003 z dnia 24 lipca 2003 roku, zgodnie z którym wszystkie rzeczowe składniki majątku muszą być oznaczone trwałymi numerami inwentarzowymi.
2. Stwierdzono, że dowody OT, które służyły do udokumentowania przyjęcia środka trwałego do użytkowania, nie zawierały wszystkich informacji wymaganych przez Instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych dla Urzędu Gminy w Żarnowie oraz dla jednostek organizacyjnych objętych obsługą finansowo-księgową. Zgodnie z treścią § 16 ust.3 pkt 2 Instrukcji - dowód OT sporządza się powinno na podstawie faktury dostawy, protokołu odbioru technicznego, dowodu odprawy celnej, faktury wykonawców montażu oraz protokołu różnic inwentaryzacyjnych z decyzją komisji inwentaryzacyjnej. Dowód OT powinien zawierać: numer dowodu OT i datę przyjęcia do użytkowania, symbol klasyfikacji środków trwałych oraz numer inwentarzowy, nazwę środka trwałego i jego krótką charakterystykę, miejsce użytkowania środka trwałego, określenie dostawcy środka trwałego, wartość początkową, stawkę amortyzacyjną, kwotę odpisu amortyzacyjnego oraz sposób ujęcia dowodu OT w księgach rachunkowych (dekretacja wpisana przez upoważnionego pracownika referatu finansów). Dowód OT podpisuje osoba, która dany środek przyjęła do użytkowania i przechowuje go do kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej. Skontrolowany dowód OT podlega zatwierdzeniu przez Wójta. Załącznikiem do dowodu OT jest protokół odbioru technicznego.
3. Kontrola wykazała, że zakup pozostałych środków trwałych księgowany był na stronie Wn konta 013 - pozostałe środki trwałe w używaniu i na stronie Ma konta 072 - umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, co naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz postanowienia zakładowego planu kont, według których - korespondencja pomiędzy kontami 013 i 072 możliwa jest w przypadku nieodpłatnego otrzymania używanych pozostałych środków trwałych oraz wycofania pozostałych środków trwałych z używania na skutek likwidacji, zniszczenia, zużycia, sprzedaży lub nieodpłatnego przekazania. Zakup i umorzenie pozostałych środków trwałych powinno być ewidencjonowane - Wn 013, Ma 101/130, a następnie Wn 400, Ma 072.
4. Przy rozliczeniu wyników inwentaryzacji przeprowadzonej według stanu na dzień 31 grudnia 2005 roku nie przestrzegano postanowień Instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie zasad wyceny składników majątkowych oraz obowiązku kontroli spisu z natury przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. Kontrolujący stwierdzili, że wyceny spisanych składników majątkowych dokonywały osoby przeprowadzające spis z natury, a nie jak wynikało z ww. instrukcji – pracownicy pionu księgowego wskazani przez głównego księgowego. Natomiast spis z natury powinien być poddany kontroli przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub wyznaczonych przez niego kontrolerów. Kontrola ta powinna polegać na sprawdzeniu: czy pole spisowe zostało właściwie przygotowane do spisu, czy zespoły spisowe wykonują swoje obowiązki zgodnie z obowiązującymi przepisami o przeprowadzonej inwentaryzacji, czy prawidłowo ustalono ilość spisywanych składników oraz czy spis z natury jest kompletny. Z wyników kontroli sporządza się protokół w jednym egzemplarzu. Ponadto sprawdzający oznacza sprawdzone pozycje na arkuszu spisowym podpisem w rubryce „uwagi”.

Osobą odpowiedzialną za stwierdzone nieprawidłowości jest Skarbnik Gminy.

Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Panią Wójt o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:

1. Zapewnić prowadzenie gospodarki finansowej Gminnej Biblioteki Publicznej w Żarnowie zgodnie z uregulowaniami Statutu Biblioteki z zachowaniem unormowań zawartych w przepisach ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.
2. Zapewnić przestrzeganie art.44 ust.2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz.2104) w zakresie powierzania pracownikom obowiązków dotyczących gospodarki finansowej. Stosownie do powołanego przepisu – kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki, a przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki.
3. Zapewnić przestrzeganie ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej, w szczególności w zakresie wydatków ponoszonych na podróże służbowe oraz określić procedury kontroli dotyczące sposobu kontroli kart drogowych pojazdów będących własnością Gminy Żarnów oraz kontroli naliczania i wypłaty diet dla radnych Gminy Żarnów.
4. Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości zgodnie z wymogami wynikającymi z art.10 ust.1 pkt 2 i pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. W szczególności – określić metody wyceny wartości niematerialnych i prawnych, udziałów, należności i zobowiązań oraz funduszu jednostki, wskazać powiązania kont księgi głównej z kontami ksiąg pomocniczych oraz określić zasady klasyfikacji zdarzeń na poszczególnych kontach.
5. Zapewnić odrębne ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych (finansowych) dotyczących Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych celem rzetelnego i jasnego przestawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z tych jednostek oraz w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki sprawozdań finansowych (jednostkowych).
6. Obsługę finansowo-księgową innych jednostek organizacyjnych wykonywać na podstawie upoważnienia kierownika tej jednostki, stosownie do art.11 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
7. Zapewnić sporządzanie planów finansowych przez kierowników jednostek budżetowych, zgodnie z art.20 ust.4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych, z zachowaniem zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu.
8. Zapewnić sporządzanie jednostkowych bilansów oraz jednostkowych sprawozdań miesięcznych Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych i Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych przez podległe jednostki organizacyjne, stosownie do § 14 ust. 1 i 3 oraz § 17 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz § 4 pkt 2 lit. "b" rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
9. Dokonać analizy zakresów czynności pracowników Referatu Finansowego pod kątem ich aktualności w odniesieniu do obowiązujących przepisów.
10. Wskaźnik procentowy do wyliczenia wpływów z podatku rolnego, podatku od nieruchomości i podatku leśnego, na potrzeby sprawozdawczości budżetowej (sprawozdanie Rb-27S miesięczne/roczne z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego oraz sprawozdanie Rb-PDP półroczne/roczne z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy) stosować wyłącznie w odniesieniu do tych podatków pobieranych w formie łącznego zobowiązania pieniężnego. Wpływy te wykazuje się w kwotach odrębnych dla poszczególnych podatków. Odrębne kwoty każdego z tych podatków ustala się przy pomocy wskaźników, wyliczonych na podstawie rejestru wymiarowego oraz rejestru przypisów i odpisów, stanowiących udział poszczególnych podatków w łącznym zobowiązaniu pieniężnym, zgodnie z przepisami § 3 ust.1 pkt 6 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 32 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
11. Zapewnić prowadzenie założonej w trakcie kontroli RIO w Łodzi ewidencji analitycznej do konta 201 - rozrachunki z dostawcami i odbiorcami, stosownie do uregulowań zakładowego planu kont i przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
12. Zapewnić prowadzenie założonego w trakcie kontroli RIO we Łodzi rejestru dokumentów księgowych wpływających do Referatu Finansowego.
13. Zobowiązania wymagalne wykazywać w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń oraz sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych.
14. Zapewnić prowadzenie ewidencji księgowej w sposób pozwalający na wyodrębnienie zobowiązań wymagalnych na potrzeby sprawozdawczości dotyczącej długu publicznego, zgodnie z wymogami wynikającymi z § 12 ust.1 pkt 5 i ust.2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
15. Składki z tytułu ubezpieczenia społecznego, ubezpieczenia zdrowotnego oraz składek na Fundusz Pracy od wynagrodzeń pracowników przekazywać w terminie określonym w art.47 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych.
16. Przestrzegać uregulowań wewnętrznych w zakresie ewidencji oraz dokumentowania przychodu i rozchodu druków ścisłego zarachowania.
17. Zapewnić zgodność zapisów księgowych w raportach kasowych z dowodami dokumentującymi te zapisy.
18. Zapewnić prawidłową ewidencję dochodów przyjętych do kasy, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz zakładowego planu kont.
19. Zapewnić oznaczanie dowodów księgowych numerem identyfikacyjnym umożliwiającym powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie oraz sposobem ujęcia dowodu w księgach rachunkowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami ustawy o rachunkowości oraz uregulowaniami wewnętrznymi.
20. W ramach dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości określić sposób prowadzenia ksiąg pomocniczych w zakresie ewidencji podatków i opłat.
21. Ewidencję podatków i opłat prowadzić zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów jednostek samorządu terytorialnego.
22. W przypadku nieterminowych wpłat pobranych należności podatkowych dokonywanych przez inkasentów egzekwować odsetki za zwłokę.
23. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez podatników podatku od nieruchomości (osoby prawne) oraz podatku rolnego (osoby prawne).
24. Zapewnić dokonywanie czynności sprawdzających wobec składanych przez podatników deklaracji podatkowych, zgodnie z art.272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
25. Wpłaty wnoszone przez podatników z tytułu zaległości podatkowych jeżeli nie pokrywają kwoty zaległości i kwoty odsetek zaliczać proporcjonalnie na poczet zaległości podatkowych oraz odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę, zgodnie z art.55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa.
26. Podatki od parafii oraz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością egzekwować zgodnie z zasadami dotyczącymi osób prawnych. Zgodnie z art. 6 ust.9 pkt 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych - osoby prawne, jednostki organizacyjne oraz spółki nie posiadające osobowości prawnej są obowiązane wpłacać obliczony w deklaracji podatek od nieruchomości – bez wezwania – na rachunek budżetu właściwej gminy, w ratach proporcjonalnych do czasu trwania obowiązku podatkowego, w terminie do dnia 15 każdego miesiąca. Analogiczna sytuacja następuje w przypadku podatku rolnego, gdzie zgodnie z treścią art.6a ust.8 pkt 1 i 3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym - osoby prawne, jednostki organizacyjne, w tym spółki, nie posiadające osobowości prawnej, jednostki organizacyjne Agencji Własności Rolnej Skarbu Państwa, a także jednostki organizacyjne Lasów Państwowych są obowiązane: składać, w terminie do dnia 15 stycznia, organowi podatkowemu właściwemu ze względu na miejsce położenia gruntów deklaracje na podatek rolny na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru, oraz wpłacać w ratach proporcjonalnych do czasu trwania obowiązku podatkowego obliczony w deklaracji podatek rolny na rachunek budżetu właściwej gminy w terminach do dnia 15 marca, 15 maja, 15 września i 15 listopada.
27. Nadpłaty wraz z ich oprocentowaniem zaliczać z urzędu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę, na poczet odsetek za zwłokę określonych w decyzji o której mowa w art.53a ustawy Ordynacja podatkowa, oraz na bieżące zobowiązania podatkowe, a w razie ich braku zwracać z urzędu, chyba że podatnik złożył wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych, zgodnie z treścią art.76 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
28. Przestrzegać art.67a § 1 pkt 3 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym umorzenie w całości lub w części zaległości podatkowych, odsetek za zwłokę może nastąpić na wniosek podatnika w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym.
29. W podstawie prawnej wydawanych decyzji podatkowych podawać aktualnie obowiązujące przepisy.
30. Sprawy podatkowe załatwiać w terminach określonych w art.139 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W przypadku nie załatwienia sprawy w terminie – zawiadomić stronę o przyczynach niedotrzymania terminu oraz wskazać nowy termin załatwienia sprawy, stosownie do art.140 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
31. W decyzjach dotyczących udzielenia ulg w zapłacie podatku zamieszczać wszystkie elementy wymienione w art.210 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, w szczególności datę wydania, uzasadnienie faktyczne i prawne, a także pouczenie o trybie odwoławczym.
32. Zapewnić przekazywanie odwołań od decyzji podatkowych wraz z aktami sprawy organowi odwoławczemu bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania odwołania, chyba, że w tym terminie wydana zostanie stosowna decyzja, zgodnie z art.227 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
33. Przestrzegać art.21 § 5 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym jeżeli przepisy prawa podatkowego nakładają na podatnika obowiązek złożenia deklaracji, wysokość zobowiązania podatkowego, powstającego poprzez doręczenie decyzji ustalającej wysokość zobowiązania, ustala się zgodnie z danymi zawartymi w deklaracji, chyba że przepisy szczególne przewidują inny sposób ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego albo w toku postępowania podatkowego stwierdzono, że dane zawarte w deklaracji mogące mieć wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego są niezgodne ze stanem faktycznym.
34. Przestrzegać art.12 ust.3 ustawy o podatku rolnym, zgodnie z którym zwolnienie z tytułu nabycia gruntów na powiększenie lub utworzenie gospodarstwa rolnego wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa użytkowania wieczystego, ustanowiono prawo wieczystego użytkowania gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie w drodze umowy. Zwolnienie jest jednakże stosowane od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek, zgodnie z art.13d ust.3 ustawy o podatku rolnym.
35. Podjąć czynności w celu pobrania podatku od środków transportowych za lata 2004 - 2005 przy zastosowaniu obowiązujących z mocy art.20a ust.2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych stawek podatkowych.
36. Zapewnić prowadzenie ewidencji księgowej w zakresie podatku od środków transportowych zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat organowi podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
37. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez podatników podatku od środków transportowych. W sytuacji braku złożenia deklaracji lub braku zapłaty podatku stosować art.21 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - jeżeli w postępowaniu podatkowym organ podatkowy stwierdzi, że podatnik, mimo ciążącego na nim obowiązku, nie zapłacił
w całości lub w części podatku, nie złożył deklaracji, organ podatkowy wydaje decyzję, w której określa wysokość zobowiązania podatkowego.
38. Na składanych przez podatników deklaracjach odnotowywać datę wpływu do Urzędu Gminy, zgodnie z § 6 ust.11 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
39. Zapewnić opodatkowanie pojazdów – autobusów stanowiących własność Gminy (chyba, że zostaną zwolnione od opodatkowania).
40. Pobierać opłatę skarbową od wniosków o udzielenie zwolnień w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów oraz o udzielenie ulg inwestycyjnych, a zaniechać z pobierania opłaty skarbowej od wniosków o umorzenie zaległości podatkowej oraz odsetek.
41. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 229, poz. 1954 ze zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
42. Ewidencję upomnień prowadzić zgodnie z wymogami określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
43. Prawidłowo klasyfikować dochody z tytułu sprzedaży nieruchomości, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.
44. Informację o wywieszeniu w siedzibie Urzędu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży podawać do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
45. W wykazach nieruchomości zamieszczać wszystkie informacje wymagane przez art.35 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
46. W ogłoszeniach o przetargu zamieszczać informację o skutkach uchylenia się od zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości gruntowej, zgodnie z § 13 ust. 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzenia przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości.
47. Wysokość postąpienia określać zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości.
48. Do wzięcia udziału w przetargu na zbycie nieruchomości dopuszczać jedynie osoby, które wpłaciły wadium w terminie określonym w ogłoszeniu, stosownie do § 4 ust.1 ww. rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości.
49. Przestrzegać art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym - organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszym niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
50. Bonifikatę od ceny lokalu zbywanego w drodze bezprzetargowej obliczać biorąc pod uwagę art.67 ust.1a ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym - cena lokalu oznaczonego jako przedmiot odrębnej własności obejmuje lokal wraz z pomieszczeniami przynależnymi,
w rozumieniu ustawy o własności lokali oraz udział w nieruchomości wspólnej.
51. Do czasu ustalenia przez Radę Gminy zasad gospodarowania nieruchomościami gruntowymi – na podstawie art.18 ust.2 pkt 9 lit. „a” ustawy o samorządzie gminnym, nieruchomości będące własnością Gminy Żarnów wydzierżawiać na okres dłuższy niż trzy lata wyłącznie za zgodą Rady Gminy.
52. Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz w sprawie zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy (art.21 ust.1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu Cywilnego).
53. Egzekwować należne Gminie odsetki z tytułu nieterminowego regulowania czynszów dzierżawnych i czynszów najmu.
54. Dokonywać okresowych przypisów dotyczących przychodów z tytułu najmu (dzierżawy) składników majątkowych w oparciu o zawarte z najemcami umowy, na koncie 221 – należności z tytułu dochodów budżetowych, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz zapewnić dalsze prowadzenie kart kontowych dzierżawców i najemców.
55. Kwoty zaległości z tytułu zawartych umów najmu i dzierżawy (lokale mieszkalne i użytkowe) wynikające z syntetycznej ewidencji księgowej wykazywać w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych.
56. Przestrzegać procedury udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego określonej przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 roku w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego.
57. Dotacji na rzecz organizacji pozarządowych udzielać z zachowaniem przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. nr 264, poz.2207).
58. Zapewnić potwierdzanie przez pracowników pobytu w miejscu pracy własnoręcznym podpisem na liście obecności.
65. Zapewnić kontrolę w zakresie podróży służbowych odbywanych przez Wójta Gminy, celem realizacji w ramach tych podróży wyłączenie zadań związanych z pełnieniem funkcji wójta gminy.
66. Zaprzestać wypłaty bezpośrednio z budżetu gminy diet za udział w zawodach sportowych i treningach dla zawodników Ludowego Klubu Sportowego "Żarnów".
67. Zapewnić kontrasygnowanie przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną umów mogących skutkować powstaniem zobowiązań pieniężnych, stosownie do art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
68. Zapewnić należyte prowadzenie kart drogowych samochodów stanowiących własność gminy, a w szczególności prawidłowo dokumentować odbywane przez te pojazdy kursy.
69. Zapewnić prawidłowe klasyfikowanie kosztów w przypadku korzystania z pojazdów dowożących dzieci do szkół przez inne jednostki organizacyjne gminy np. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, a w przypadku wynajmowania autobusów na potrzeby innych podmiotów (spoza samorządu) pobierać ustaloną umownie opłatę.
70. Określić tryb i zakres obowiązków członków komisji przetargowej stosownie do wymogu określonego w art.21 ust.3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
71. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
72. Przestrzegać obowiązków wynikających z decyzji administracyjnych wydanych przez organy administracji architektoniczno - budowlanej oraz nadzoru budowlanego.
78. Wprowadzić na stan ewidencyjny środków trwałych przyjętą do użytkowania Halę Sportową przy Gimnazjum w Żarnowie.
79. Składnikom majątku – wyposażeniu nadać numery inwentarzowe, zgodnie z zapisami zawartymi w Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych dla Urzędu Gminy w Żarnowie.
80. Zapewnić, by sporządzane dowody OT zawierały wszystkie informacje wymagane przez Instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych.
81. Przy rozliczaniu wyników inwentaryzacji przestrzegać postanowień zawartych w obowiązującej w jednostce Instrukcji inwentaryzacyjnej.

Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Panią Wójt o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnych przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.

Do wiadomości:

1. Przewodniczący Rady Gminy Żarnów
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Żarnów
3. aa

---

Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.

---

PRZYPISY

^[1] Art.67 ustawy Ordynacja podatkowa uchylony został z dniem 1 września 2005 roku, na mocy ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. nr 143, poz. 1199), obecnie stosowna regulacja zawarta jest w art.67a ustawy.