Gm. Rokiciny - kontrola kompleksowa, przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2006r.

Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Wójta Gminy Rokiciny, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.

Łódź, dnia 19 czerwca 2006 roku

Pan
JAN HENRYK KLEPACZ
Wójt Gminy Rokiciny

WK.602/40/2006

Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Rokiciny. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia z lat 2004 – 2005, dotyczące przede wszystkim: kontroli finansowej, prowadzenia rachunkowości, sporządzania sprawozdań finansowych, gospodarki kasowej, realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych, realizacji dochodów z majątku, udzielania zamówień publicznych, wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały przede wszystkim z wadliwej interpretacji przepisów prawa, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz wadliwego funkcjonowania procedur kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły w szczególności:W zakresie prawno-organizacyjnych form działania gminnych jednostek organizacyjnych

1. Kontrolujące ustaliły, że Gminny Ośrodek Kultury w Rokicinach oraz Gminna Biblioteka Publiczna w Rokicinach z filiami w Popielawach i Nowych Chrustach powołane jako instytucje kultury, prowadziły gospodarkę finansową na zasadach obowiązujących jednostki budżetowe, a ich działalność finansowana była bezpośrednio z budżetu. Wskazać należy, że aktem prawnym regulującym zasady funkcjonowania podmiotów prowadzących działalność kulturalną polegającą na tworzeniu, upowszechnianiu i ochronie kultury jest ustawa z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 13 poz. 123 ze zm.). Zawarte w tej ustawie unormowania organizacyjno-prawne dotyczące jednostek prowadzących działalność kulturalną mają charakter szczególny w stosunku do innych ustaw, w tym do ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz.148 ze zm.) uchylonej ustawą z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz.2104 ze zm.). Zgodnie z art.27 w zw. z art.9 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej - jednostki samorządu terytorialnego organizują działalność kulturalną tworząc samorządowe instytucje kultury, dla których prowadzenie takiej działalności jest podstawowym celem statutowym. Instytucje kultury gospodarują samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzą samodzielną gospodarkę w ramach posiadanych środków, kierując się zasadami efektywności ich wykorzystania. Instytucja kultury może nabywać środki trwałe i pokrywać koszty bieżącej działalności oraz zobowiązania z uzyskiwanych przychodów. Przychodami tymi są m.in. dotacje z budżetu w wysokości ustalonej przez organizatora (art.28 ustawy). Plan działalności instytucji kultury zawiera w miarę potrzeb: plan usług, plan przychodów i kosztów, plan remontów i konserwacji środków trwałych oraz plan inwestycji. Plan ten nie jest uchwalany uchwałą budżetową i nie stanowi elementu budżetu. Wskazane zasady finansowania instytucji kultury znajdują zastosowanie także do ośrodków kultury i bibliotek. Do ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej odsyła art.2 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 roku o bibliotekach (Dz. U. nr 85, poz.539 ze zm.).
2. Rada Gminy nie określiła formy organizacyjno-prawnej Publicznego Gimnazjum w Popielawach. W uchwale nr VI/24/99 z dnia 25 lutego 1999 roku Rada Gminy w Rokicinach ustaliła jedynie plan sieci i obwodu Publicznego Gimnazjum prowadzonego przez Gminę Rokiciny, nie określając formy organizacyjno-prawnej powstałej jednostki. Forma organizacyjno-prawna nie została ustalona również w statucie Publicznego Gimnazjum w Popielawach nadanym uchwałą Rady Gminy w Rokicinach nr VIII/42/99 z dnia 29 czerwca 1999 roku.
3. Kontrolującym nie przedłożono aktu utworzenia Gminnego Przedszkola w Rokicinach. Z postanowień statutu Gminnego Przedszkola im. „Leśnych Skrzatów” w Rokicinach - nadanego uchwałą Rady Gminy nr VI/32/03 z dnia 29 kwietnia 2003 roku - nie wynikało - jaką formę organizacyjno-prawną posiada ww. jednostka. Formę organizacyjno-prawną gminnych jednostek organizacyjnych określa rada gminy, stosownie do art.18 ust.2 pkt 9 lit. "h" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1591 ze zm.). Zgodnie z przepisami art.79 ust.1 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 256, poz.2572 ze zm.) - szkoły oraz przedszkola mogą być prowadzone zarówno w formie zakładów budżetowych, jak i jednostek budżetowych.

W zakresie unormowań wewnętrznych, opisu przyjętych zasad rachunkowości oraz zabezpieczenia danych przetwarzanych w systemach informatycznych

Obowiązujące w kontrolowanym okresie regulacje wewnętrzne - instrukcja w sprawie obiegu dowodów księgowych, zakładowy plan kont oraz instrukcja inwentaryzacyjna zostały wprowadzone zarządzeniami Wójta Gminy nr 8/2002 z dnia 6 maja 2002 roku oraz nr 21/2005 z dnia 9 czerwca 2005 roku. Przyjęte regulacje w zakresie dotyczącym opisu stosowanych w jednostce zasad rachunkowości oraz zasad zabezpieczenia danych przetwarzanych w systemach informatycznych były niekompletne i w części niezgodne z obowiązującymi przepisami prawa. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, w szczególności, że:
1. W instrukcji w sprawie obiegu dowodów księgowych nie ujęto wszystkich stosowanych faktycznie dowodów księgowych, np. polecenia wyjazdu służbowego.
2. Kontrolowana jednostka nie posiadała dokumentacji opisującej stosowane zasady rachunkowości, a w szczególności dokumentacji dotyczącej: (1) określenia roku obrotowego oraz wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych; (2) ustalenia metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustaleniu wyniku finansowego; (3) ustalenia wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych; (4) ustalenia systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym: dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, stosownie do wymogów określonych w art.10 ust.1 pkt 1-4 ustawy z dnia 29 września o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.).
3. Kontrolowana jednostka prowadziła księgi rachunkowe przy użyciu komputera w oparciu o następujące programy komputerowe: PODATKI, PŁACE, BUDŻET oraz programy dotyczące poboru opłaty za wodę: TRANSFER, INKASENT, MODUŁ KOMUNIKACYJNY „ModKom99”. Poszczególne instrukcje obsługi programów komputerowych nie zawierały zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto nie określały wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
4. Obowiązujący w jednostce plan kont był niekompletny i stwierdzono w odniesieniu do niego szereg nieprawidłowości, polegających przede wszystkim na:
- nie wyodrębnieniu kont dla budżetu oraz dla urzędu jako jednostki budżetowej,
- nie opracowaniu zasad klasyfikacji zdarzeń, zasad prowadzenia ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, zgodnie z art.10 ust.1 pkt 3 lit. "a" ustawy o rachunkowości,
- braku konta 133 - rachunek budżetu. Faktycznie w księgach rachunkowych występowały dwa konta 133 i 130, które posiadały jednakową nazwę – rachunek bieżący budżetu, podczas gdy Urząd jako jednostka budżetowa w ogóle nie posiadał wyodrębnionego rachunku,
- nie ujęciu następujących kont występujących faktycznie w księgach rachunkowych Gminy Rokiciny: konta 224 – rozrachunki budżetu – subwencja oświatowa; konta 411 – wydatki rzeczowe, konta 419 – energia, woda; konta 420 – usługi; konta 431 – płace; konta 440 – składki ubezpieczeniowe; konta 450 – fundusz świadczeń socjalnych; konta 460 – zasiłki, diety, prowizje; konta 463 – delegacje; konta 901 – dochody budżetu oraz konta 902 – wydatki budżetu. Z uwagi na brak tych kont w planie nie określono także zasad klasyfikacji zdarzeń na ww. kontach oraz sposobu ich powiązania z kontami syntetycznymi,
- ujęciu w księdze głównej Urzędu Gminy (poza kontami podstawowymi) kont księgowych (subkont) do niektórych kont podstawowych, przykładowo: (1) do konta 225 – rozrachunki z budżetami, ujęto subkonta: 225–1 – podatek od umów zleceń, 225-2 VAT – rozrachunki z Urzędem Skarbowym z tytułu podatku VAT; (2) do konta 229– pozostałe rozrachunki publiczno-prawne, ujęto subkonta: 229-1 – rozrachunki – fundusz pracy, 229– 2 – rozrachunki składki PZU, 229–3 – rozrachunki – kasa zapomogowo-pożyczkowa, 229–4 – rozrachunki – fundusz świadczeń socjalnych – pożyczki, 229–5 - rozrachunki – sumy do odprowadzenia, 229–6 – rozrachunki – przedszkole, 229–7 – rozrachunki – składki ubezpieczeniowe z opieki społecznej, 229-8 – rozrachunki – składki pracownicze, 229–9 – rozrachunki - składki PEFRON, 229–10 – rozrachunki – składki od wynagrodzeń, 229–11 – rozrachunki – składki zdrowotne od umów, 229-12 – rozrachunki – składki zdrowotne z opieki. Konta te nie zostały wskazane w obowiązującym w Gminie Rokiciny zakładowym planie kont, wskutek czego nie określono także zasad klasyfikacji zdarzeń na ww. kontach oraz sposobu ich powiązania z kontami podstawowymi,
- braku ewidencjonowania zdarzeń na kontach przewidzianych w zakładowym planie kont: (1) w księdze głównej budżetu: konto 909 – rozliczenia międzyokresowe oraz konto 960 – skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu: (2) w księdze głównej Urzędu Gminy: konto 400 – koszty według rodzaju; konto 401 – amortyzacja; konto 490 – rozliczenie kosztów; konto 800 – fundusz jednostki; konto 820 – rozliczenie wyniku finansowego, konto 840 – rezerwy i rozliczenie międzyokresowe przychodów, konto 860 – straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy oraz konto pozabilansowe 999 – zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat. Księgowania na ww. kontach były niezbędne, albowiem zapewniają one możliwość prawidłowego sporządzenia bilansu z wykonania budżetu, skonsolidowanego bilansu jednostki samorządu terytorialnego lub sprawozdań budżetowych,
- nie uwzględnieniu w opisie do konta 134 – kredyty bankowe oraz konta 260 – zobowiązania finansowe - ewidencji umorzeń kredytów i pożyczek oraz ewidencji odsetek i ich zapłaty,
- zakładowy planu kont nie przewidywał księgowań w budżecie gminy na koncie 222 – rozliczenie dochodów budżetowych (faktycznie w księgach rachunkowych budżetu gminy konto ww. nie występowało). Z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752 ze zm.) wynikało, że konto 222 powinno służyć do ewidencji rozliczeń budżetu z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki dochodów budżetowych. W związku z powyższym - na stronie Wn konta 222 powinny być ujmowane dochody budżetowe zrealizowane w urzędzie jako jednostce budżetowej oraz dochody zrealizowane przez inne niż urząd jednostki budżetowe w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań budżetowych Rb 27S, w korespondencji z kontem 901 – dochody budżetu, natomiast na stronie Ma konta 222 powinny być księgowane przelewy dochodów budżetowych na rachunek budżetu, dokonywane przez urząd i inne jednostki budżetowe, w korespondencji z kontem 133. Ponadto, do konta 222 należy prowadzić ewidencję szczegółową umożliwiającą ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez nie dochodów budżetowych,
- nieprawidłowo ustalono również zasady odnośnie ewidencji księgowej na koncie 223 – rozliczenie wydatków budżetowych. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - konto 223 służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu dokonanych przez te jednostki wydatków budżetowych, a także do ewidencji rozliczeń związanych z realizacją przez te jednostki planu wydatków niewygasających. Na stronie Wn konta 223 ujmuje się środki przelane z rachunku podstawowego budżetu i subkonta środków na wydatki niewygasające na pokrycie wydatków jednostek budżetowych, w korespondencji z kontem 133. Na stronie Ma konta 223 ujmuje się wydatki dokonane przez jednostki budżetowe w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań budżetowych Rb – 28S jednostek. Ewidencja szczegółowa do konta 223 powinna być prowadzona, jeżeli rozliczenia z tytułu wydatków budżetowych są prowadzone z więcej niż jedną jednostką budżetową.
5. Regulacje w zakresie gospodarki kasowej zawarte zostały w dziale VII Instrukcji obiegu dowodów księgowych wprowadzonej w życie zarządzeniem nr 21/2005 Wójta Gminy Rokiciny z dnia 9 czerwca 2005 roku. Regulacje powyższe nie zawierały unormowań w zakresie zabezpieczenia wartości pieniężnych i druków ścisłego zarachowania oraz w zakresie transportu gotówki. Nie zawierały również postanowień odnośnie kontroli stanu gotówki i innych walorów w kasie Urzędu Gminy. Jak ustalono, w 2005 roku nie były przeprowadzane niezapowiedziane kontrole kasy.
6. Kontrolujące ustaliły, że poza kasą Urzędu Gminy ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadziła Pani Katarzyna Kucharek, zgodnie z zakresem czynności z dnia 31 marca 2005 roku. Obowiązujące przepisy wewnętrzne nie przewidywały sytuacji przechowywanie druków ścisłego zarachowania poza kasą.
7. W kontrolowanej jednostce nie zostały opracowane zasady rachunkowości i plan kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat, w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511 ze zm.). W związku z powyższym w jednostce nie zostały uregulowane, m.in. zadania w zakresie przyjmowania podatków, sposobu dokonywania przypisów i odpisów, sposobu prowadzenia ewidencji i księgowania zobowiązań pieniężnych.

Ustalenie i bieżące aktualizowanie dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości należy do kierownika jednostki, stosownie do przepisów art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości w zakresie opisu przyjętych zasad rachunkowości ponosi Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy, stosownie do zakresu czynności.

W zakresie przestrzegania zasad ewidencji księgowej

1. Ewidencja księgowa operacji gospodarczych Urzędu Gminy oraz Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rokicinach, Gminnego Ośrodka Kultury w Rokicinach i Gminnej Biblioteki Publicznej w Rokicinach prowadzona była we wspólnych urządzeniach księgowych, co było niezgodne z przepisami art.4 ust. 1, 2 i 3, w związku z art.3 ust.1 ustawy o rachunkowości. Z przytoczonych przepisów wynikał obowiązek prowadzenia przez jednostki organizacyjne odrębnych ksiąg rachunkowych, w celu zapewnienia ujmowania w tych księgach wyłącznie zdarzeń związanych z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi, a w konsekwencji rzetelnego i jasnego przedstawiania sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z tych jednostek oraz w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki odrębnych sprawozdań. Odpowiedzialność za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości ponoszą kierownicy jednostek organizacyjnych, stosownie do art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości. Prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostek organizacyjnych przez Urząd Gminy (Wójta Gminy) może mieć miejsce tylko na podstawie upoważnienia kierowników tychże jednostek Przejęcie wykonywania obsługi finansowo - księgowej jednostek przez służby pracownicze Urzędu Gminy nie uchyla obowiązku odrębnego ewidencjonowania zdarzeń dotyczących jednostek budżetowych, zakładów budżetowych lub innych podmiotów podległych (nadzorowanych) Gminie. Odpowiedzialność za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości ponosi Wójt Gminy jako kierownik jednostki, stosownie do art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości.
2. Stwierdzono, że księgi rachunkowe prowadzone przy użyciu komputera, tj. dziennik, księga główna, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oznaczone były nazwą „Budżet Główny, Urząd Gminy w Rokicinach” bez rozróżnienia czy są to księgi rachunkowe budżetu, czy księgi rachunkowe Urzędu Gminy, co naruszało art. 13 ust. 4 ustawy o rachunkowości, z którego wynikało, m. in., że księgi rachunkowe powinny zwierać nazwę danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania.
3. Na koncie 234 - pozostałe rozrachunki z pracownikami dokonywano księgowań niezgodnych z zasadami funkcjonowania tego konta (np. rozrachunki z tytułu wadium). Stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - konto 234 - pozostałe rozrachunki z pracownikami służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia. W związku z powyższym na stronie Wn konta 234 powinno się w szczególności ujmować: wypłacone pracownikom zaliczki i sumy do rozliczenia na wydatki obciążające jednostkę, należności od pracowników z tytułu dokonanych przez jednostkę świadczeń odpłatnych, należności z tytułu pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, należności i roszczenia od pracowników z tytułu niedoborów i szkód, zapłacone zobowiązania wobec pracowników. Natomiast po stronie Ma konta 234 winno się w szczególności ujmować: wydatki wyłożone przez pracowników w imieniu jednostki, rozliczone zaliczki i zwroty środków pieniężnych oraz wpływy należności od pracowników. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 234 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności, roszczeń i zobowiązań z poszczególnymi pracownikami według tytułów rozrachunków. Konto 234 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań wobec pracowników.
4. Kontrolujący stwierdzili przypadki dokonywania księgowań na subkontach (analityka), przy jednoczesnym nie prowadzeniu konta syntetycznego, przykładowo: nie prowadzono konta syntetycznego 221 – należności z tytułu dochodów budżetowych, prowadząc ewidencję analityczną na kontach 221–5 – należności (podatki od osób fizycznych), 221–10 – należności (podatki od osób prawnych), 221–20 – należności z tytułu dochodów (udziały US), 221–30 – należności (udziały w podatkach MF). Nie prowadzono także konta syntetycznego 400, prowadząc ewidencję analityczną na kontach: 411 – wydatki rzeczowe, 419 – energia, woda, 420 – usługi, 431 – płace, 440 – składki ubezpieczeniowe, 450 – fundusz świadczeń socjalnych, 460 – zasiłki, diety, prowizje, 463 – delegacje. Subkonta te nie zostały wskazane w obowiązującym w Gminie Rokiciny zakładowym planie kont, wskutek czego nie określono także zasad klasyfikacji zdarzeń na ww. kontach.
5. W nieprawidłowy sposób ewidencjonowano spłaty odsetek od pożyczek ujmując wskazane operacje w księdze głównej Urzędu Gminy na kontach Wn – 420, Ma – 130. Operacje gospodarcze dotyczące spłaty odsetek od udzielonych pożyczek należy księgować w księdze głównej budżetu gminy równolegle na kontach: a/ naliczenie należnych odsetek do pożyczki: Wn – 909, Ma – 260, b/ spłata naliczonych odsetek: Wn – 260, Ma – 133, c/ przeniesienie naliczenia odsetek na wydatki budżetu: Wn – 902, Ma – 909.
6. Ustalono, że w księgach rachunkowych Urzędu Gminy w 2004 roku nie ujęto zobowiązań z tytułu dodatkowego wynagrodzenia pracowników za 2004 rok w kwocie ogółem 81.147,78 zł, zgodnie z przepisami art. 6 ust. 1 oraz art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zobowiązania wobec pracowników z tytułu należnego im dodatkowego wynagrodzenia rocznego – wypłacanego na podstawie ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym pracowników sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080 ze zm.) winny być ewidencjonowane na koncie Wn 400 – koszty według rodzajów, Ma 231 – rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, w roku za który należności te przysługują. Zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w części finansowanej z wynagrodzenia pracownika powstają w momencie wypłaty wynagrodzenia i podlegają ewidencji na kontach 225 – rozrachunki z budżetami i 229 – pozostałe rozrachunki publiczno – prawne.
7. Stwierdzono, że zapisy dokonane w 2005 roku w księdze rachunkowej dziennik główna budżetu nie odpowiadały wymogom określonym w art. 14 ust.2 ustawy o rachunkowości, który stanowił, że zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Dokonując księgowań wyciągami bankowymi jednorazowo ewidencjonowanych było kilka lub kilkanaście operacji gospodarczych np. WB nr 4/2005, WB nr 5/2005, WB nr 6/2005 WB nr 11/2005. Stosownie do wymogów zawartych w art.14 ust. 4 ustawy o rachunkowości - przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.
8. Ustalono, że pod wyciągami bankowymi brak było dowodów księgowych zwanych „dowodami źródłowymi”, nie załączano również sporządzanych przez jednostkę dowodów wewnętrznych zastępujących przechowywane w odrębnych zbiorach dokumenty źródłowe dotyczące, m.in., wpłat podatków, opłat lokalnych i opłat za wodę.
9. Stwierdzono różnice miedzy danymi w księgach rachunkowych a danymi wynikającymi z wyciągów bankowych w przypadku konta 133 - rachunek budżetu w 2004 roku.
- bo 2004 roku – wg ksiąg rachunkowych tj. zestawienia obrotów i sald za okres od dnia 1 stycznia 2004 roku do dnia 31 grudnia 2004 roku (wydruk z dnia 16 marca 2006 roku oraz wydruk z dnia 4 kwietnia 2006 roku) saldo konta 133 wynosiło 0. Wg wyciągu bankowego saldo wynosiło 476.061,96 zł (wyciąg bankowy nr 1 z dnia 5 stycznia 2004 roku),
- bz 2004 roku – wg ksiąg rachunkowych tj. zestawienia obrotów i sald za okres od dnia 1 stycznia 2004 roku do dnia 31 grudnia 2004 roku (wydruk z dnia 16 marca 2006 r.) saldo wynosiło 572.736,65 zł (wg wyciągu bankowego saldo wynosiło - 360.848,42 zł – wyciąg bankowy nr 262 z dnia 31 grudnia 2004 roku),
- bz 2004 roku – wg ksiąg rachunkowych tj z zestawienia obrotów i sald za okres od dnia 1 stycznia 2004 roku do dnia 31 grudnia 2004 roku (wydruk z dnia 4 kwietnia 2006 roku) saldo wynosiło 457.949,98 zł (wg wyciągu bankowego saldo wynosiło - 360.848,42 zł),
W związku z różnicami między wartością salda konta 133 w zestawieniach obrotów i sald za okres od dnia 1 stycznia 2004 roku do dnia 31 grudnia 2004 roku ujętych w wydrukach z dnia 16 marca 2006 roku oraz z dnia 4 kwietnia 2006 roku kontrolujące stwierdziły, że w trakcie kontroli RIO w Łodzi (w marcu 2006 roku) Skarbnik Gminy dokonał szeregu księgowań w księgach rachunkowych dotyczących 2004 roku (np. pod datą 8 stycznia 2004 roku zaksięgował WB 4/2 na kwotę 3.687,36 zł – udziały z Urzędu Skarbowego w Tomaszowie Maz. za 2003 rok - poz. ks. głównej 76, pod datą 9 stycznia 2004 roku zaksięgował WB 5/2 na kwotę 106.632,00 zł udziały z Ministerstwa Finansów za 2003 rok – poz. ks. głównej 151). Operacje te nie były wcześniej ujęte w księgach rachunkowych 2004 roku.

Niezależnie od powyższego należy wskazać, że na dzień 31 grudnia 2004 roku konto 133 – rachunek budżetu zamknęło się saldem po stronie Ma w kwocie 457.949,98 zł, natomiast saldo końcowe zgodnie z wyciągiem bankowym nr 262 z dnia 31 grudnia 2004 roku wyniosło 360.848,42 zł.

Wskazać należy, że konto 133 może wykazywać saldo strony Wn oznaczające stan środków pieniężnych na rachunkach budżetu lub saldo strony Ma oznaczające kwotę wykorzystanego kredytu bankowego udzielonego przez bank w rachunku bieżącym. Gmina Rokiciny nie korzystała z kredytu bankowego w rachunku bieżącym. Na koniec roku konto 133 – rachunek budżetu powinno wykazywać saldo strony Wn, które ujmuje się w bilansie z wykonania budżetu w aktywach w poz. I.1.1. – „środki pieniężne budżetu”. Tymczasem w bilansie z wykonania budżetu Gminy Rokiciny sporządzonym na dzień 31 grudnia 2004 roku w aktywach w pozycji I.1.1. – środki pieniężne budżetu – stan na koniec roku podano kwotę 1.475.634 zł. Zatem, inne kwoty wynikały z ewidencji księgowej, inne było saldo potwierdzone wyciągiem bankowym, a jeszcze inne dane wykazano w bilansie.
10. Stwierdzono różnice miedzy danymi w księgach rachunkowych a danymi wynikającymi z wyciągów bankowych w przypadku konta 133 - rachunek budżetu w 2005 roku.
- bo 2005 roku – wg ksiąg rachunkowych tj. zestawienia obrotów i sald za okres od dnia 1 stycznia 2005 roku do dnia 31 grudnia 2005 roku (wydruk z dnia 6 marca 2006 roku) saldo konta 133 wynosiło 0 (wg wyciągu bankowego saldo początkowe wynosiło 360.848,42 zł (wyciąg bankowy nr 1 z dnia 3 stycznia 2005 roku),
- bz 2005 roku – wg ksiąg rachunkowych tj. zestawienia obrotów i sald za okres od dnia 1 stycznia 2005 roku do dnia 31 grudnia 2005 roku (wydruk z dnia 6 marca 2006 roku) saldo Wn wynosiło 107.501,59 zł (wg wyciągu bankowego saldo wynosiło – 627.543,67 zł – wyciąg bankowy nr 27 z dnia 31 grudnia 2005 roku),
- bo 2005 roku – wg ksiąg rachunkowych tj. zestawienia obrotów i sald za okres od dnia 1 stycznia 2005 roku do dnia 31 grudnia 2005 roku (wydruk z dnia 15 marca 2006 roku) saldo konta 133 wynosiło po stronie Wn 360.848,42 zł (zgodnie z wyciągiem bankowym),
- bz 2005 roku - wg ksiąg rachunkowych tj. zestawienia obrotów i sald za okres od dnia 1 stycznia 2005 roku do dnia 31 grudnia 2005 roku (wydruk z dnia 15 marca 2006 roku) saldo konta 133 wynosiło po stronie Wn 468.350,01 zł (wg wyciągu bankowego saldo na dzień 31 grudnia 2005 roku wynosiło 627.543,67 zł),
- bz 2005 roku – wg ksiąg rachunkowych tj. zestawienia obrotów i sald za okres od dnia 1 stycznia 2005 roku do dnia 31 grudnia 2005 roku (wydruk z dnia 21 marca 2006 roku) saldo konta 133 wynosiło po stronie Wn 623.781,01 zł (wg wyciągu bankowego saldo na dzień 31 grudnia 2005 roku wynosiło po stronie - 627.543,67 zł).
W związku z różnicami między wartością salda konta 133 w zestawieniach obrotów i sald za okres od dnia 1 stycznia 2005 roku do dnia 31 grudnia 2005 roku ujętych w wydrukach z dnia 15 marca 2006 roku oraz z dnia 21 marca 2006 roku kontrolujące stwierdziły, że w trakcie kontroli RIO w Łodzi (w marcu 2006 roku) Skarbnik Gminy dokonał księgowań w księgach rachunkowych dotyczących 2005 roku (np. pod datą 6 stycznia 2005 roku zaksięgował WB 4/2 na kwotę 155.091,00 zł - dotacje z Ministerstwa Finansów za 2004 rok – poz. ks. głównej 69; pod datą 28 stycznia 2005 roku zaksięgował WB 20/2 na kwotę 340,00 zł dotacje z Ministerstwa Finansów za 2004 rok – poz. ks. głównej 694).
W dniu 4 kwietnia 2006 roku Skarbnik Gminy sporządził kolejne zestawienie obrotów i sald za okres od dnia 1 stycznia 2005 roku do dnia 31 grudnia 2005 roku (po korekcie bilansu), w którym saldo konta 133 – rachunek budżetu na dzień 31 grudnia 2005 roku wynosiło po stronie Wn 627.543,67 zł i było zgodne z wyciągiem bankowym (saldo na rachunku bankowym wynosiło 627.543,67 zł). Nowe saldo wykazano wskutek zaewidencjonowania operacji nie ujętych dotychczas w księgach rachunkowych budżetu za 2005 rok (np. pod datą 12 stycznia 2005 roku Skarbnik zaksięgował WB 8/2 na kwotę 318,82 zł - udziały z Urzędu Skarbowego w Tomaszowie Maz. za 2004 r. – poz. ks. głównej 239). W odniesieniu do omawianego zestawienia obrotów i sald stwierdzono także, że wykazano tam nowe saldo Ma w pozycji 223 – 8 – koszty – inwestycyjne różne - kwota – 2.084,59 zł. Z ustaleń kontroli wynikało, że dowodem PK 267 z dnia 31 grudnia 2005 roku zaksięgowana została kwota 2.084,59 zł (dowód PK 267 nie został poparty dowodem księgowym wpływu środków pieniężnych na rachunek budżetu gminy). Z oświadczenia Skarbnika Gminy Pani Haliny Darnikowskiej wynikało, że kwota 2.084,59 zł zaksięgowana na koncie 223 – 8 – koszty inwestycyjne – różne jest kwotą do wyjaśnienia.
Kontrolujące stwierdziły, że w bilansie z wykonania budżetu Gminy Rokiciny sporządzonym na dzień 31 grudnia 2005 roku (w dniu 22 marca 2006 roku) w aktywach w pozycji I.1.1. – „środki pieniężne budżetu” – stan na koniec roku wykazano kwotę 1.637.444 zł, niezgodną z danymi ewidencji księgowej i wyciągiem bankowym. W korekcie do bilansu z wykonania budżetu Gminy Rokiciny z dnia 31 marca 2006 roku w aktywach w pozycji I.1.1. – „Środki pieniężne budżetu” – stan na koniec roku wykazano kwotę 627.543,67 zł, zgodną ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych na koniec 2005 roku (wydruk z dnia 4 kwietnia 2006 roku) oraz z saldem końcowym na rachunku bankowym.
10. Stwierdzono podanie w księgach rachunkowych różnych wartości w zakresie bilansu zamknięcia (na dzień 31 grudnia 2004 roku) i bilansu otwarcia (na dzień 1 stycznia 2005 roku) w przypadku konta 224 - rozrachunki budżetu. Różnica wyniosła 1.667,67 zł.
11. Kontrolujące ustaliły w oparciu o wydruk księgi głównej, że na koniec 2004 roku wystąpiły salda na koncie 228 – rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych (Wn - 351.276,61 zł) i koncie 907 - dochody z funduszy pomocowych (Ma - 351.276,61 zł), jednakże w 2005 roku konta te już nie wystąpiły.
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - na stronie Wn konta 907 ujmuje się przeniesienie, w końcu roku, sumy osiągniętych dochodów na konto 967, na stronie Ma konta 907 ujmuje się dochody osiągnięte z tytułu realizacji funduszy pomocowych. Natomiast konto 228 służy do ewidencji rozliczenia wydatków dokonanych przez jednostkę ze środków funduszy pomocowych. Na stronie Wn konta 228 ujmuje się okresowe lub roczne przeksięgowanie wydatków dokonanych, w korespondencji z kontem 137.
Z ustaleń kontroli wynikało, że środki z SAPARD Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa w Warszawie przekazane zostały na odrębny rachunek bankowy w dniu 23 grudnia 2004 roku w wysokości 351.276,61 zł tj. zgodnie z umową. Przekazane środki zostały zaksięgowane w księdze budżetu na kontach Wn – 137, Ma – 907, a następnie na kontach Wn – 228, Ma – 137. Równolegle w jednostce zaksięgowano operację na kontach Wn – 130, Ma 750.
12. Konto 961 – niedobór lub nadwyżka budżetu na koniec 2004 roku po stronie Wn wykazywało saldo w kwocie 126.145,58 zł. W bilansie otwarcia saldo wykazano jako 0 (po stronie Wn i Ma). Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - konto 961 służy do ewidencji wyniku wykonania budżetu, czyli deficytu lub nadwyżki. Na koniec roku konto 961 może wykazywać saldo Wn lub Ma. Saldo Wn oznacza stan deficytu budżetu, a saldo Ma stan nadwyżki. W roku następnym, pod datą zatwierdzenia budżetu, saldo konta 961 przenosi się na konto 960.
13. Stwierdzono nieprawidłową ewidencję wpływu subwencji oświatowej w grudniu 2005 roku na styczeń 2006 roku. Kwota 235.555,00 zł została zaksięgowana w grudniu 2005 roku na kontach Wn 133 – rachunek budżetu, Ma 999 – zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat. Zgodnie z ww. rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku - wpływ subwencji oświatowej w grudniu za styczeń następnego roku podlega ewidencji na kontach Wn 133 – rachunek budżetu, Ma 224 – rozrachunki budżetu lub Ma 909 – rozliczenia międzyokresowe. Ponadto, wpływ subwencji zaewidencjonowano dopiero w trakcie kontroli RIO w Łodzi.
14. Kontrolujące stwierdziły, że w księgach rachunkowych urzędu gminy jako jednostki budżetowej wystąpiły przypadki, w których salda niektórych kont na dzień 31 grudnia 2004 roku nie zostały przeniesione jako bilans otwarcia na dzień 1 stycznia 2005 roku (np. konto 130 – rachunek bieżący budżetu, konto 221 – należności z tytułu dochodów budżetowych).
Mając na uwadze zaprezentowane powyżej ustalenia należy stwierdzić, że sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych w kontrolowanej jednostce nie zapewniał rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, zgodnie z wymogiem określonym w art.4 ust.1 ustawy o rachunkowości. Księgi rachunkowe nie były prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Zgodnie z art. 24 ust.2, 3, 4 i 5 ww. ustawy - księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych. Bieżące prowadzenie ksiąg rachunkowych oznacza natomiast, że pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, a zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, a za rok obrotowy - nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym.
Nie przestrzegano zasady ciągłości bilansowej wyrażonej w art.5 ust.1 ustawy o rachunkowości, stosownie do którego - przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych.
Stwierdzono także nie przestrzegania art. 20 ust.1 ww. ustawy zobowiązującego jednostki do wprowadzenia do ksiąg rachunkowych, w postaci zapisu, każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Podkreślić należy, że szereg nieprawidłowości w zakresie prowadzenia rachunkowości, w tym niezgodności między saldem konta 133 a wyciągiem bankowym, stwierdzono także w wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej Gminy Rokiciny przeprowadzonej przez inspektorów RIO w Łodzi w 2002 roku. Mimo upływu 4 lat Wójt Gminy im Skarbnik Gminy nie podjęli działań w celu zapewnienia prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Stosownie do art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości - kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru. Kierownik jednostki ustala politykę rachunkowości, dostosowaną do potrzeb jednostki tak, aby zapewnić rzetelne i jasne przedstawienie jej sytuacji majątkowej i finansowej. Kierownik ma także za zadanie stworzenie odpowiednich procedur i mechanizmów kontrolnych, aby były skuteczne na poszczególnych etapach realizacji budżetu i stanowiły gwarancję osiągnięcia założonych celów związanych z zarządzaniem finansami (art.28a, art.15a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych - tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm., a obecnie art.44 i 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych - Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.).
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości w zakresie przestrzegania zasad ewidencji księgowej ponosi także Skarbnik Gminy, stosownie do przyjętego zakresu czynności pracownika.

W zakresie sprawozdawczości budżetowej

1. W okresie objętym kontrolą jednostki oświatowe, tj. szkoły, przedszkole oraz Zespół Obsługi Ekonomiczno-Administracyjnej Oświaty w Rokicinach nie sporządzały jednostkowych sprawozdań miesięcznych Rb-27S - z wykonania planu dochodów budżetowych i Rb–28S - z wykonania planu wydatków budżetowych.
2. Kontrolowana jednostka nie sporządzała bilansu skonsolidowanego, stosownie do wymogów określonych w § 16 rozporządzenia Ministrów Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Jednostki samorządu terytorialnego po raz pierwszy powinny sporządzać skonsolidowany bilans na dzień 31 grudnia 2002 roku.
3. W przedstawionych do kontroli bilansach (bilans i jego korekta) z wykonania budżetu Gminy Rokiciny sporządzonych na dzień 31 grudnia 2005 roku stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły:
Stan na początek roku:
- w bilansie po stronie aktywów, w pozycji I. – środki pieniężne, pkt 1.1.- środki pieniężne budżetu - wystąpiła kwota niezgodna z zestawieniem obrotów i sald. W bilansie wykazana została kwota 1.475.634 zł, w zestawieniu obrotów i sald kwota – 360.848,42 zł (różnica wynosiła 1.114.786 zł),
- w bilansie po stronie aktywów, w pozycji I. – środki pieniężne pkt 1.3.- pozostałe środki pieniężne ujęto kwotę 208.562 zł wynikająca z salda konta 224 po stronie Ma – 208.562 zł, stanowiącą środki subwencji oświatowej otrzymane w 2004 roku na 2005 rok. Ww. kwota winna być zaksięgowana na koncie 909 – rozliczenia międzyokresowe. W bilansie budżetu powinna być wykazana po stronie zobowiązań w pozycji III. Inne pasywa,
- w bilansie po stronie aktywów, w pozycji II – należności i roszczenia pkt 2 – należności od budżetów powinna być ujęta kwota 157.098,67 zł (saldo konta Wn 224 – rozrachunki budżetu),
- w bilansie po stronie pasywów, w pozycji I. – zobowiązania pkt 2 – zobowiązania wobec budżetów ujęto kwotę 208.562 zł, stanowiąca środki subwencji oświatowej otrzymane w 2004 roku na 2005 rok i nie przekazane na rzecz jednostek budżetowych. Ww. kwota winna być zaksięgowana na koncie 909 – rozliczenia międzyokresowe. W bilansie budżetu powinna być wykazana po stronie pasywa w pozycji III. Inne pasywa,
- w bilansie po stronie pasywów, w pozycji II – aktywa netto budżetu pkt 5 – wynik na operacjach niekasowych wykazano kwotę 184.023 zł oraz pkt 6 – skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu wykazano kwotę 311.480 zł. Ww. kwoty nie występowały natomiast w zestawieniu obrotów i sald w pozycji bo.
Stan na koniec roku:
- w bilansie po stronie aktywów, w pozycji I. – środki pieniężne pkt 1.1.- środki pieniężne budżetu wykazano kwotę niezgodną z zestawieniem obrotów i sald. W bilansie kwota - 1.637.444 zł, w zestawieniu obrotów i sald sporządzonym na dzień 4 kwietnia 2006 roku kwota – 627.543,67 zł,
- w bilansie po stronie aktywów, w pozycji I. – środki pieniężne, pkt 1.3.- pozostałe środki pieniężne wykazano kwotę 235.555 zł ujętą w saldzie konta 224 po stronie Ma – 235.555 zł, stanowiącą środki subwencji oświatowej otrzymane w 2005 roku na 2006 rok. Ww. kwota winna być zaksięgowana na koncie 909 – rozliczenia międzyokresowe. W bilansie budżetu powinna być wykazana po stronie zobowiązań w pozycji III. Inne pasywa,
- w bilansie po stronie aktywów, w pozycji II – należności i roszczenia pkt 2 – należności od budżetów powinna być ujęta kwota 204.973,67 zł (saldo konta Wn 224 – rozrachunki budżetu),
- w bilansie po stronie pasywów, w pozycji I. – zobowiązania pkt 2 – zobowiązania wobec budżetów ujęto kwotę 235.555 zł, stanowiącą środki subwencji oświatowej otrzymane w 2005 roku na 2006 rok i nie przekazane na rzecz jednostek budżetowych. W bilansie budżetu kwota ta powinna być wykazana po stronie pasywa w pozycji III. Inne pasywa,
- w bilansie po stronie pasywów, w pozycji II – aktywa netto budżetu pkt 6 – skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu wystąpiła kwota – 596.962 zł. Ww. kwota nie występowała w zestawieniu obrotów i sald w pozycji bo. W ww. pozycji wykazuje się saldo konta 960 – skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu. W kontrolowanej jednostce nie występowało konto 960.

W korekcie do bilansu z wykonania budżetu za 2005 rok (sporządzona w dniu 31 marca 2006 roku) stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły:

Stan na początek 2005 roku – nieprawidłowości występujące w korekcie do bilansu z wykonania budżetu w tej części nie uległy zmianie.
Stan na koniec 2005 roku:
- w bilansie po stronie pasywów, w pozycji II – aktywa netto budżetu pkt 6 – skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu wystąpiła kwota – 445.604,51 zł. Ww. kwota nie występowała w zestawieniu obrotów i sald w pozycji bo. W ww. pozycji wykazuje się saldo konta 960 – skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu. W kontrolowanej jednostce nie występowało konto 960,
- w bilansie po stronie pasywów, w pozycji III. – inne pasywa wystąpiła kwota 235.555 zł, stanowiąca środki subwencji oświatowej otrzymane w 2005 roku na 2006 rok i nie przekazane na rzecz jednostek budżetowych. Powyższa kwota nie została ujęta w zestawieniu obrotów i sald dla budżetu za okres od dnia 1 stycznia 2005 do dnia 31 grudnia 2005 roku (wersja z dnia 4 kwietnia 2006 roku). Ww. kwota winna być zaksięgowana na koncie 909 – rozliczenia międzyokresowe.
4. W przedstawionym do kontroli bilansie jednostki budżetowej – Urzędu Gminy - sporządzonym, na dzień 31 grudnia 2005 roku stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły, między innymi:
- w bilansie po stronie aktywów – stan na początek roku, w pozycji A – aktywa trwałe wykazano kwotę brutto 18.662.590,22 zł, a powinna zostać wykazana kwota netto 16.527.819,89 zł,
- w bilansie po stronie aktywów – stan na koniec roku, w pozycji A – aktywa trwałe wykazano kwotę brutto 19.447.706,55 zł, a powinna zostać wykazana kwota netto 16.944.449,55 zł,
- w bilansie po stronie aktywów – stan na początek roku, w pozycji B – aktywa obrotowe pkt 1.4 wykazano kwotę 2.865,44 zł. Kontrolujące stwierdziły, że w tej pozycji powinny być wykazywane towary w cenie zakupu lub nabycia, kontrolowana jednostka nie prowadziła jednak ewidencji na koncie zespołu 3 – rozliczenie zakupu,
- w bilansie po stronie aktywów w poz. B - aktywa obrotowe, poz. II – należności krótkoterminowe, poz. 1.5 – rozliczenia z tytułu środków na wydatki budżetowe i z tytułu dochodów budżetowych na początek i na koniec roku budżetowego wykazano odpowiednio kwoty 388.974,39 i 380.989,00 zł. Kwoty powyższe nie znalazły odzwierciedlenia w zestawieniu obrotów i sald sporządzonym przez jednostkę,
- w bilansie po stronie aktywów w poz. B aktywa obrotowe, poz. III – środki pieniężne pkt 1.2 – środki pieniężne na rachunkach bankowych na początek i na koniec roku budżetowego ujęto odpowiednio kwoty 568.046,40 zł i 809.470,14 zł, co nie znajdowało odzwierciedlenia w zestawieniu obrotów i sald (kwoty powyższe winny wynikać z ewentualnych księgowań na kontach: 130 – rachunek bieżący jednostki budżetowej, 135 – rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia, 136 – rachunki walutowe środków pomocowych, 139 – inne rachunki bankowe). W bo 2005 roku tylko na koncie 135 po stronie Wn wykazana została kwota – 190.268,67 zł, natomiast w bz występowała kwota 685.937,06 zł (strona Wn konta 130 – 515.398,63 oraz strona Wn konta 135 – 170.538,43 zł).
Wskazać należy, w sytuacji, gdy w urzędzie nie występuje rachunek bankowy jednostki budżetowej konto 130 przestaje służyć do ustalania środków budżetowych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu dochodów i wydatków urzędu. W tym przypadku kasowe wykonanie dochodów i wydatków budżetowych znajduje odzwierciedlenie w ewidencji budżetu danej jednostki samorządu terytorialnego, zaś zapisy równoległe do operacji kasowych ujęte na koncie 130 mają charakter memoriałowy.
Należy też podkreślić, że zapisy równoległe do operacji kasowych budżetu mogą być też ujmowane: w zakresie dochodów na koncie 222 – rozliczenie dochodów budżetowych lub 800 – fundusz jednostki; w zakresie wydatków na koncie 223 – rozliczenie wydatków budżetowych lub 800 – fundusz jednostki.
Kontrolujące ustaliły, że na dzień 1 stycznia 2005 roku na rachunkach, poza rachunkiem bieżącym budżetu Gminy, znajdowały się następujące środki pieniężne: zabezpieczenia gwarancyjne – 30.542,40 zł, Gminny Fundusz Ochrony Środowiska – 190.253,67 zł, Fundusz Świadczeń Socjalnych – 8.977,31 zł. Na dzień 31 grudnia 2005 roku na rachunkach, poza rachunkiem bieżącym budżetu Gminy, znajdowały się następujące środki pieniężne: zabezpieczenia gwarancyjne – 106.188,11 zł, Gminny Fundusz Ochrony Środowiska – 170.538,43 zł, Fundusz Świadczeń Socjalnych – 11.388,04 zł.

Odpowiedzialność za wyżej opisane naruszenia zasad prowadzenia rachunkowości oraz nie sporządzanie lub nieprawidłowe sporządzanie sprawozdań finansowych ponoszą Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy.

W zakresie przestrzeganie wewnętrznych procedur kontroli przy dokonywaniu wydatków

1. Obsługę finansowo-księgową Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rokicinach, Gminnego Ośrodka Kultury w Rokicinach oraz Gminnej Biblioteki Publicznej w Rokicinach prowadzili pracownicy Urzędu Gminy. Kontrola finansowa ww. jednostek dokonywana była poprzez kontrolę merytoryczną, kontrolę rachunkową i formalną w ramach Urzędu. Regulacje wewnętrzne oraz przyjęte zakresy czynności pracowników nie wskazywały osób uprawnionych do dokonania ww. kontroli.
2. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywano na podstawie dowodów księgowych, które nie zostały poddane wstępnej kontroli w zakresie zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kontroli pod względem kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji. Stosownie do zapisów § 23 przyjętego zarządzeniem Wójta Gminy nr 19a/2003 z dnia 17 czerwca 2003 Regulaminu kontroli wewnętrznych oraz na podstawie art.35 ust.1 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych - obowiązki te obciążały skarbnika gminy (głównego księgowego). Dowodem dokonania kontroli dokumentów księgowych powinien być podpis złożony przez skarbnika na dokumentach dotyczących danej operacji gospodarczej lub finansowej, obok podpisu pracownika dokonującego merytorycznej kontroli operacji.
3. Skarbnik Gminy Pani Halina Darnikowska oraz inspektor Mariola Szulc – dokonując kontroli wydatków w Zespole Obsługi Ekonomiczno – Administracyjnej Oświaty w Rokicinach - nie posiadały stosownego upoważnienia wystawionego przez Wójta Gminy, co było wymagane przez postanowienia zarządzenia nr 19a/2003 z dnia 17 czerwca 2003 roku w sprawie kontroli wewnętrznej określającego zasady i tryb przeprowadzania kontroli.
4. Do kierowników kontrolowanych jednostek organizacyjnych nie przekazywano zaleceń pokontrolnych. Powyższym działaniem naruszono postanowienia wynikające z § 9 załącznika do ww. zarządzenia nr 19a/2003 z dnia 17 czerwca 2003 roku, zgodnie z którym - „Wójt Gminy w terminie 7 dni od daty zatwierdzenia protokołu kontroli kieruje wystąpienie pokontrolne”. Z przedłożonych protokołów nie wynikało, jaki procent wydatków jednostki objęty został kontrolą oraz czy kontrolowana jednostka posiadała procedury kontroli finansowej, a także czy dokonywano sprawdzenia prawidłowości ponoszonych wydatków w oparciu o ocenę procedur ustalonych przez kierownika jednostki kontrolowanej (art.127 ustawy dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych).

Odpowiedzialność za prawidłowe ustalenie w jednostce procedur kontroli finansowej ponosi Wójt Gminy. Skarbnik Gminy - stosownie do przyjętego zakresu czynności - ponosi odpowiedzialność za prowadzenie wewnętrznej kontroli finansowej w Urzędzie Gminy oraz kontroli zewnętrznej - w podległych jednostkach.

W zakresie wyboru banku

Bankową obsługę budżetu Gminy Rokiciny prowadził Powiatowy Bank Spółdzielczy w Tomaszowie Mazowieckim, Filia w Rokicinach. Umowa bankowego rachunku rozliczeniowego nr 1/2004 zawarta została w dniu 9 czerwca 2004 roku na okres 3 lat. Rada Gminy nie podjęła uchwały w sprawie wyboru banku do bankowej obsługi budżetu, stosownie do wymogu określonego w art.134 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych. Stosownie do postanowień wynikających z ww. przepisu, bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonywał bank wybrany przez organ stanowiący danej jednostki, w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych.

W zakresie zaciągnięcia pożyczki

Uchwałą nr XXIII/122/05 z dnia 28 kwietnia 2005 roku w sprawie zaciągnięcia pożyczki na modernizację sali gimnastycznej przy Szkole Podstawowej w Rokicinach, Rada Gminy w Rokicinach postanowiła zaciągnąć pożyczkę z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, w wysokości 160.000,00 zł. Umowa pożyczki nr 51/OA/P/2005 zawarta została w dniu 11 lipca 2005 roku (kwota 134.600,00 zł). Zawierając umowę pożyczki Wójt Gminy Jan Klepacz udzielił zabezpieczenia spłaty pożyczki w formie pełnomocnictwa do rachunku bankowego (§ 8 pkt 1 ppkt b umowy pożyczki), przez co naruszył przepisy art.92 w związku z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych oraz art.30 i art.46 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, z których to przepisów wynikało, że dysponentem środków publicznych na rachunku bankowym jednostki samorządu terytorialnego może być wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki, wykonujący określone w uchwale budżetowej zadania, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu wynikających z art.92 ustawy o finansach publicznych.

W zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków i opłat

1. Kontrola wykazała, że w latach 2004–2005, jak również we wcześniejszym okresie, w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej podatków i opłat nie uwzględniano kont syntetycznych służących do ewidencji operacji księgowych dotyczących przypisów, odpisów, wpłat oraz innych rozliczeń z podatnikami i inkasentami podatków i opłat. Działanie takie było niezgodne z postanowieniami § 9 ust.4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
2. Rada Gminy Rokiciny nie podjęła uchwały w sprawie inkasa podatków rolnego i leśnego oraz nie określiła inkasentów ww. podatków. Stwierdzono, że w kontrolowanej jednostce pobór ww. podatków następował w formie inkasa. Poboru dokonywali sołtysi.
3. Ustalono, że kontokwitariusze zobowiązania pieniężnego nie były drukami ścisłego zarachowania, co naruszało § 6 ust.1 ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
4. W zakresie terminowości składania deklaracji podatkowych w podatku od nieruchomości przez osoby prawne stwierdzono przypadki nie przestrzegania przez podatników terminu określonego w art.6 ust.9 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz.84 ze zm.), zgodnie z którym - termin złożenia deklaracji przez podatnika upływa w dniu 15 stycznia roku podatkowego.
5. Stwierdzono przypadki nie odnotowywania dat wpływu do organu podatkowego deklaracji podatkowych składanych przez podatników, zgodnie z § 6 ust.11 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz.1319 ze zm.).
6. W zakresie terminowości składania deklaracji podatkowych w podatku od środków transportowych przez osoby fizyczne, stwierdzono przypadki nie przestrzegania przez podatników terminu określonego w art.9 ust.6 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którym - podatnicy są obowiązani corocznie składać deklarację na dany rok podatkowy w terminie do 15 lutego, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu – w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku.
7. Stwierdzono przypadek zadeklarowania podatku od środków transportowych na nieprawidłowy okres. Do ustalenia okresu za, który powinien być zapłacony przyjęto datę rejestracji pojazdu, co było niezgodne z art.9 ust.4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, który stanowił, że obowiązek podatkowy w zakresie podatku od środków transportowych powstaje - w przypadku nabycia środka transportowego zarejestrowanego - od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek transportowy został nabyty.
8. Stwierdzono przypadki zastosowania stawek podatku od środków transportowych niezgodnych z uchwałą nr XIII/76/03 Rady Gminy Rokiciny z dnia 30 grudnia 2003 roku w sprawie wysokości stawek podatku od środków transportowych.
9. Stwierdzono przypadki nieterminowego wystawiania upomnień i tytułów wykonawczych w odniesieniu do podatników zalegających z zapłatą podatków, co naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541 ze zm.), zgodnie z którymi - wierzyciel był zobowiązany do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych, a w przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie wskazanym w decyzji lub wynikającym z przepisów prawa - powinien wysyłać do zobowiązanego upomnienie. Po bezskutecznym upływie terminu zapłaty wskazanego w upomnieniu, wierzyciel powinien wystawić tytuł wykonawczy i przekazać go do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Odpowiedzialność za terminowe prowadzenie działań windykacyjnych ponoszą Wójt Gminy i Skarbnik Gminy.

W zakresie dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego

W decyzji nr 5548/11/2005 dotyczącej zajęcie pasa drogowego wyznaczono termin uiszczenia opłaty za zajęcia pasa drogowego niezgodny z art.40 ust.13 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 204, poz.2086 ze zm.). Zgodnie z powołanym wyżej przepisem, opłatę wnosi się w ciągu 14 dni licząc od dnia, w którym decyzja ustalająca jej wysokość stała się ostateczna.

W zakresie pomocy społecznej

1. W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że w dniu 24 listopada 2005 roku Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi przeprowadził kontrolę merytoryczną w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Rokicinach. Pismem z dnia 18 stycznia 2006 roku, znak: PS.II.0932/OB/49/05/06, podpisanym z upoważnienia Wojewody przez Panią Barbarę Szczepańską p.o. Zastępcy Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej, zawiadomiono Wójta Gminy Pana Jana Klepacza o nieprawidłowościach stwierdzonych w czasie kontroli, m.in., o braku upoważnienia dla kierownika Ośrodka do wydawania decyzji administracyjnych z zakresu pomocy społecznej, stosownie do postanowień wynikających z art.110 ust.7 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz. U. nr 64, poz. 593 ze zm.) oraz decyzji administracyjnych w sprawach dotyczących dłużników alimentacyjnych, zgodnie z wymogami art.9a i art.2 pkt 4 ustawy z dnia 22 kwietnia 2005 roku o postępowaniu wobec dłużników alimentacyjnych oraz zaliczce alimentacyjnej (Dz. U. nr 86, poz. 732). W odpowiedzi na ww. zalecenia - pismem z dnia 3 lutego 2006 roku Wójt Gminy Pan Jan Klepacz poinformował, że: „wydał upoważnienie do wydawania decyzji administracyjnych z zakresu pomocy społecznej oraz decyzji administracyjnych w sprawach dotyczących dłużników alimentacyjnych i zaliczek alimentacyjnych”. Kontrolujące ustaliły, że do dnia 24 marca 2006 roku, Wójt Gminy nie wystawił dla kierownika GOPS upoważnienia do wydawania decyzji administracyjnych z zakresu pomocy społecznej oraz do wydawania decyzji administracyjnych w sprawach dotyczących dłużników alimentacyjnych. W sprawie braku stosownego upoważnienia oświadczenie złożyła Pani Anna Maślanka - kierownik GOPS.
2. Stosownie do wymogów art.110 ust.11 ustawy o pomocy społecznej - Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej powinien zatrudniać pracowników socjalnych proporcjonalnie do liczby ludności gminy, w stosunku jeden pracownik socjalny na 2.000 mieszkańców, nie mniej jednak niż 3 pracowników socjalnych. Do dnia zakończenia kontroli przez RIO w Łodzi GOPS zatrudniał tylko dwóch pracowników na 1 i 1/2 etatu.

W zakresie wydatków osobowych

1. Funkcję Skarbnika Gminy od dnia 20 lipca 1990 roku pełniła Pani Halina Darnikowska. Ww. posiada wykształcenie średnie i nie spełniała wymogów określonych w art. 35 ust. 1 pkt 4 lit "b" ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych ^[1] (ukończyła Technikum Ekonomiczne o specjalności ekonomika przemysłu spożywczego). Wskazane unormowanie wymagało, by skarbnik (główny księgowy) ukończył, m.in., średnią, policealną lub pomaturalną szkołę zawodową o kierunku rachunkowość. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych zmieniła wymagania w powyższym zakresie wskazując, że wystarczające jest ukończenie średniej, policealnej lub pomaturalnej szkoły ekonomicznej.
2. Kontrolujące ustaliły, że Kierownik GOPS nie posiadał specjalizacji z zakresu organizacji pomocy społecznej, stosownie do wymagań art. 122 ust.1 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej.
3. Regulamin premiowania pracowników obsługi w Urzędzie Gminy w Rokicinach z dnia 1 lipca 1990 roku nie został wprowadzony w życie zarządzeniem Wójta Gminy, a powołana w nim jako podstawa prawna przepisy utraciły moc obowiązującą z dniem 1 sierpnia 2000 roku, uchylone przez rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.(Dz. U nr 61, poz. 707).
4. W 2005 roku nieterminowo odprowadzono na rachunek funduszu równowartość naliczonego odpisu, naruszając art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz.335 ze zm.), zgodnie z którym - środki powinny być przekazywane w terminie do 31 maja (75 % równowartości odpisu) i 30 września (100% planowanego odpisu podstawowego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych). Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponosi Wójt Gminy.
5. Stwierdzono przypadki wystawiania poleceń wyjazdu służbowego bez dokładnego określenia terminu wyjazdu oraz miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży.
6. W przypadkach podróży służbowych pracowników oraz radnych odbywanych samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, nie będących własnością pracodawcy, stwierdzono opodatkowanie podatkiem dochodowym od osób fizycznych kosztów podróży służbowych, co było niezgodne z art.21 ust.1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 14, poz.176 ze zm.), zgodnie z którym - wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika oraz podróży osoby nie będącej pracownikiem.
7. Na objętych kontrolą poleceniach wyjazdu służbowego radnych stwierdzono przypadki braku określenia miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży oraz precyzyjnego określenia czasu oddelegowania radnego.
8. W dniu 3 stycznia 2005 roku Wójt Gminy zawarł umowę zlecenie na wykonywanie obsługi prawnej z Kancelarią Adwokacką adwokata Pawła Barcikowskiego w Tomaszowie Maz. Zleceniobiorca zobowiązał się wykonywać zlecenie osobiście bądź przez uprawnionego radcę prawnego. Określone w § 4 wynagrodzenie miesięczne za wykonaną usługę wynosiło 1.350 zł + podatek VAT. Z zapisu zawartego w § 6 pkt 1 umowy wynika, że umowa została zawarta na czas nieokreślony. Powyższym działaniem Wójt Gminy naruszył art.142 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.), z którego wynikało, że umowy w sprawach zamówień publicznych zawiera się na czas oznaczony.
W dniu 31 marca 2005 roku Wójt Gminy zawarł na wykonywanie obsługi prawnej nową umowę - zlecenie z radcą prawnym Panem Waldemarem Wiatrem. Zleceniobiorca zobowiązał się wykonywać zlecenie osobiście. Określone w § 4 wynagrodzenie miesięczne za wykonaną usługę wynosiło 1.650 zł. Umowa została zawarta na czas od dnia 1 kwietnia 2005 roku do dnia 31 grudnia 2005 roku.

W zakresie wydatków inwestycyjnych

1. Ewidencja księgowa wydatków inwestycyjnych prowadzona była w księgach rachunkowych Urzędu Gminy na koncie Wn 080 - inwestycje, Ma 130 - rachunek bieżący. Kontrolowana jednostka nie księgowała wydatków inwestycyjnych na koncie 800 - fundusz jednostki, jak przewidywał to zakładowy plan kont.
2. Kontrolujące stwierdziły, że ewidencja szczegółowa do konta 080 prowadzona była w podziale na poszczególne zadania inwestycyjne oprócz konta 080/4, na którym ujmowano koszty inwestycyjne dróg: w Wilkucicach Dużych, w Koloni Łaznów – 2 drogi, w Nowych Chrustach. Prowadzenie konta 080/4 nie umożliwiało w sposób bezpośredni wyodrębnienia kosztów inwestycji według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych.
3. Kontrolujące ustaliły, że w Urzędzie Gminy Rokiciny nie było pracownika odpowiedzialnego za organizację procesu inwestycyjnego planowanie i nadzór nad realizowanymi inwestycjami. Wprawdzie na Pana Andrzeja Brzeskiego zakresem czynności z dnia 16 lutego 2001 roku został nałożony obowiązek prowadzenia spraw związanych z budową i modernizacją dróg, ale ww. od dłuższego czasu przebywał na zwolnieniu lekarskim.
4. W dniu 16 czerwca 2004 roku w ramach realizacji zadania inwestycyjnego modernizacja drogi gminnej Kolonia Rokiciny – Chrusty Nowe zamawiający poinformował pozostałych uczestników przetargu tj. Przedsiębiorstwo Drogowe “LAMBDAR” sp. z o.o. Łódź oraz Przedsiębiorstwo Robót Drogowych „PEUK” S.A. Piotrków Tryb. o odrzuceniu oferty. Jako powód odrzucenia podano – „Państwa oferta nie była najbardziej korzystną ekonomicznie ofertą spośród tych ofert, które spełniały wymogi techniczne”. Należy, zatem stwierdzić, że odrzuceniu przez zamawiającego podlegają, w szczególności, oferty niezgodne z ustawą lub których treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Z uwagi na okoliczność, że oferty były przedmiotem oceny zamawiający powinien poinformować pozostałych uczestników przetargu o wyborze najkorzystniejszej oferty - podając informację o wyborze wykonawcy oraz podając cenę najkorzystniejszej oferty.
5. Ogółem koszty ww. zadania inwestycyjnego wyniosły 666.830,43 zł. Kontrolujące stwierdziły, że do ewidencji środków trwałych wprowadzono ww. zadanie inwestycyjne na podstawie następujących dowodów: OT nr 5/2004 z dnia 31 lipca 2004 roku na kwotę 662.350,43 zł, OT nr 28/2005 z dnia 28 grudnia 2005 roku na kwotę 461,41 zł – koszty uzgodnień oraz OT nr 5/06 z dnia 24 marca 2006 roku na kwotę 4.480,00 zł – koszty dokumentacji technicznej - na ogólną kwotę 667.299,84 zł. Z przedłożonych dokumentów wynikało, że koszt zadania inwestycyjnego wynosił 666.830,43 zł (dane dotyczące badanego zadania inwestycyjnego podane przez Skarbnika Gminy), a z dowodów OT – przyjęcia na stan środka trwałego wartość zadania wynosiła - 667.299,84 zł. Różnica wyniosła 469,41 zł. W związku z powyższym należy stwierdzić, że zadanie inwestycyjne nie zostało rozliczone w prawidłowy sposób.

Odpowiedzialność w zakresie opisanych nieprawidłowości Wójt Gminy jako kierownik jednostki oraz Skarbnik Gminy stosownie do zakresu czynności.

W zakresie ewidencji majątku gminy i inwentaryzacji

1. Kontrolujące stwierdziły, że w 2005 roku w nieprawidłowy sposób przyjęto na stan środków trwałych, konto 011, wartość programów komputerowych i licencji na ogólną kwotę – 12.255,00 zł. Powyższe wartości winny być przyjęte na stan konta 020 – wartości niematerialne i prawne. Kontem przeciwstawnym do konta 011 w prowadzonej ewidencji było konto 803 (brak konta 803 w zakładowym planie kont). Zapisy księgowe dokonywane na koncie 011 – środki trwałe nie ujmowały w sposób chronologiczny zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym.
2. Stwierdzono, że odpisów na koncie 011 – środki trwałe nie zawsze dokonywano na podstawie dowodów księgowych.
3. Do konta 013 - pozostałe środki trwałe w użytkowaniu nie była prowadzona syntetyka. W trakcie roku budżetowego oraz na koniec roku nie sporządzano zestawienia obrotów i sald konta 013. Kontrolujące ustaliły, że zapisy księgowe dokonywane na koncie 013 – pozostałe środki trwałe w użytkowaniu (analityka do konta 013 – środki trwałe w użytkowaniu – Urząd Gminy) nie ujmowały w sposób chronologiczny zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym.
4. W kontrolowanej jednostce nie była prowadzona ewidencja na koncie 310 – materiały. W toku kontroli ustalono, że materiały księgowane były bezpośrednio w koszty po zakupie np. węgiel, koks, olej opałowy. Ww. materiały zostały zinwentaryzowane na dzień 31 grudnia 2005 roku. Wycenione pozostałości zapasów nie zostały ujęte na koncie 310 – materiały. Wycenione pozostałości zapasów powinny zostać ujęte na dzień 31 grudnia danego roku jako saldo Wn – 310 (zapis Wn 310, Ma 400).
5. Stwierdzono, że użyte w Instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej w życie zarządzeniem Wójta Gminy nr 21/2005 z dnia 9 czerwca 2005 roku sformułowania i zwroty: „wyposażenie”, „materiały wydane do zużycia” oraz „rzeczowe składniki majątkowe nie objęte bieżącą ewidencją” nie znajdowały oparcia w obowiązujących przepisach prawnych. Ponadto, należy zwrócić uwagę, że w Instrukcji inwentaryzacyjnej pominięto szereg zagadnień istotnych dla prawidłowego wypełniania obowiązków w zakresie inwentaryzacji majątku (np. zasady uczestniczenia osoby materialnie odpowiedzialnej w czynnościach inwentaryzacyjnych, kolejność podejmowanych czynności, metody inwentaryzacji).
6. Zarządzenie Wójta Gminy Nr 39/2005 z dnia 19 grudnia 2005 roku w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej do przeprowadzania inwentaryzacji przedmiotów trwałego użytkowania, środków trwałych w Urzędzie Gminy i Gminnym Ośrodku Kultury naruszało art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy - rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. Z zapisu w § 2 ww. zarządzenia wynikało, że inwentaryzacja winna być przeprowadzona w okresie od dnia 7 stycznia 2006 roku do dnia 31 stycznia 2006 roku.
7. W zarządzeniu nr 39/2005 z dnia 19 grudnia 2005 roku w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji na dzień 31 grudnia 2005 roku Wójt Gminy pominął gminne jednostki organizacyjne takie jak Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej oraz Gminna Biblioteka Publiczna z filiami, dla których to jednostek prowadzone są wspólne księgi rachunkowe z Urzędem Gminy. Kontrolujące ustaliły, że budynek Ośrodka Pomocy Społecznej oraz budynki w których mieszczą się biblioteki nie były obiektami strzeżonymi. Ustalono, że pomimo nie wymienienia w ww. zarządzeniu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej inwentaryzacja w tej jednostce została przeprowadzona. Inwentaryzacja na dzień 31 grudnia 2005 roku nie została natomiast przeprowadzona w Gminnej Bibliotece Publicznej w Rokicinach z filiami oraz w jednostkach OSP.
8. Stwierdzono przypadki naruszenia w toku inwentaryzacji postanowień Instrukcji inwentaryzacyjnej, szczegółowo opisane w protokole kontroli.
9. Wartość środków trwałych wykazana na arkuszach spisu z natury, w księgach inwentarzowych oraz w ewidencji księgowej – saldo kont 011 na dzień 31 grudnia 2005 roku, powiększona została o nieprawidłowo zaksięgowane na tym koncie licencje i programy komputerowe na ogólną kwotę 13.065,00 zł. W toku kontroli ustalono, że w jednostce nie była prowadzona ewidencja na koncie 020 – wartości niematerialne i prawne.
10. Inwentaryzacje pozostałych środków trwałych w Gminnym Ośrodki Kultury (obiekt niestrzeżony) przeprowadzane były co cztery lata, co naruszało art. 26 ustawy o rachunkowości. Kontrolujące ustaliły, że wartość pozostałych środków trwałych w używaniu będąca na stanie w Gminnym Ośrodku Kultury wykazana na dzień 31 grudnia 2005 roku według arkuszy spisu z natury oraz ksiąg inwentarzowych wynosiła 38.049,03 zł. Z zapisów prowadzonych w ewidencji księgowej (syntetyka analityczna do konta 013) na dzień 31 grudnia 2005 roku wynikało, że wartość ta wynosiła 42.536,06 zł.
11. Spisem z natury nie objęto na dzień 31 grudnia 2005 roku pozostałych środków trwałych w użytkowaniu ujętych w księgach rachunkowych Urzędu Gminy, a będących na stanie w świetlicy w Łaznowskiej Woli oraz w agronomówce (obiekty niestrzeżone). Wartość środków trwałych w użytkowaniu na dzień 31 grudnia 2005 roku wg ewidencji księgowej wynosiła: świetlica Łaznowska Wola – 487,50 zł, agronomówka – 98,78 zł.

Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków związanych z inwentaryzacją majątku ponosi Wójt Gminy jako kierownik jednostki.

Mając na względzie stwierdzone nieprawidłowości proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:

1. Podjąć czynności w celu zapewnienia finansowania Gminnego Ośrodka Kultury w Rokicinach oraz Gminnej Biblioteki Publicznej w Rokicinach w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.
2. Dokonać analizy postanowień Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych celem dostosowania jej treści do faktycznie występujących w jednostce zdarzeń i operacji gospodarczych.
3. Opracować i wprowadzić w życie Instrukcję gospodarki kasowej uwzględniającą zagadnienia związane z zabezpieczeniem wartości pieniężnych, druków ścisłego zarachowania, transportu gotówki oraz kontroli stanu gotówki i innych walorów w kasie Urzędu Gminy.
4. Zapewnić przestrzeganie wprowadzonych w jednostce procedur kontroli finansowej, w tym w zakresie kontroli podejmowanych wobec jednostek organizacyjnych.
5. Opracować dokumentację w zakresie przyjętych przez jednostkę zasad rachunkowości spełniającą wymogi określone w art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września o rachunkowości, w szczególności poprzez:
- określenie roku obrotowego oraz wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
- ustalenie metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego,
- ustalenie wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
- ustalenie systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
6. Określić w odniesieniu do wykorzystywanych w rachunkowości programów komputerowych zasady ochrony danych, w tym w szczególności metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określić wersję oprogramowania i datę rozpoczęcia jego eksploatacji.
7. Opracować zakładowy plan kont dla budżetu jednostki samorządu terytorialnego oraz dla urzędu jako jednostki budżetowej, uwzględniając przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Odrębnie ująć konta dla budżetu i jednostki, opisać zasady klasyfikacji zdarzeń na kontach oraz zasady powiązania ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej. Zapewnić aktualizację zakładowego planu kont, zgodnie z art.10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
8. Opracować zasady rachunkowości i plan kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat, w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. Uwzględnić konta syntetyczne służące do ewidencji operacji księgowych dotyczących przypisów, odpisów, wpłat oraz innych rozliczeń z podatnikami i inkasentami podatków i opłat, zgodnie § 9 ust.4 ww. rozporządzenia Ministra Finansów.
9. Zapewnić prowadzenie ewidencji księgowej Urzędu i organu zgodnie z przyjętymi postanowieniami zakładowego planu kont i przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Uwzględnić uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia odnoszące się do zasad ewidencji na kontach: w księdze głównej budżetu 133 – rachunek budżetu, 222 - rozliczenie dochodów budżetowych i 223 - rozliczenie wydatków budżetowych, 909 – rozliczenia międzyokresowe, 960 – skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu oraz w księdze głównej Urzędu Gminy 221 – należności z tytułu dochodów budżetowych, 234 - pozostałe rozrachunki z pracownikami, 860 – straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy, 999 – zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat.
10. Wyjaśnić różnice stwierdzone w bilansach jednostki i organu, zestawieniach obrotów i sald oraz wyciągach bankowych, szczegółowo opisane w pierwszej części wystąpienia
11. Zapewnić rzetelne, bezbłędne, sprawdzalne i bieżące prowadzenie ksiąg rachunkowych, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.24 ustawy o rachunkowości.
12. Przestrzegać zasady ciągłości bilansowej wyrażonej w art.5 ust.1 ustawy o rachunkowości.
13. Przestrzegać art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych w postaci zapisu należy wprowadzić każde zdarzenie, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym.
14. Zapewnić odrębne ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych dotyczących Urzędu Gminy oraz Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rokicinach, Gminnego Ośrodka Kultury w Rokicinach i Gminnej Biblioteki Publicznej w Rokicinach, celem rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z tych jednostek oraz w celu umożliwienia sporządzania obowiązujących te jednostki sprawozdań finansowych (jednostkowych).
15. Ewidencjonować operacje dotyczące spłaty odsetek od udzielonych pożyczek w księdze głównej budżetu gminy, na odpowiednich kontach, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
16. Zobowiązania wobec pracowników z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego ujmować w księgach rachunkowych roku, za który przysługuje wskazana należność, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia.
17. Zapewnić chronologiczne ujmowanie w dzienniku zdarzeń, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, zgodnie z art.14 ust.1 ustawy o rachunkowości, a następnie ich ujęcie w kolejności chronologicznej na kontach księgi głównej, stosownie do art.15 ww. ustawy. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu (art.14 ust. 4 ustawy).
18. Egzekwować od gminnych jednostek budżetowych składanie wszystkich obowiązujących je sprawozdań budżetowych, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170, poz. 1426).
19. Sporządzać bilans skonsolidowany stosownie do wymogów wynikających z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
20. Dokonać korekty sprawozdań RB-27S z wykonania dochodów budżetowych sporządzonych za 2004 i 2005 rok ujmując w nich dochody wprowadzone do ksiąg rachunkowych w trakcie kontroli RIO w Łodzi. Zmienione sprawozdania przekazać do RIO w Łodzi wskazując w piśmie przyczynę korekty.
21. Zapewnić dokonywanie przez Skarbnika Gminy wstępnej kontroli zgodności operacji finansowych i gospodarczych z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.
22. Zapewnić by czynności w zakresie gospodarki finansowej, w tym kontroli finansowej, dokonywały osoby w tym zakresie upoważnione. Zgodnie z art.44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104) - kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki.
23. Zaniechać ustalania w zawieranych umowach pożyczek, jako formy zabezpieczenia, pełnomocnictwa na rzecz banku do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy, zgodnie z zakazem określonym w art.195 ust.4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych.
24. Przestrzegać § 6 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego, z którego wynika, że kontokwitariusze zobowiązania pieniężnego są drukami ścisłego zarachowania.
25. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez podatników podatku od nieruchomości i podatników podatku od środków transportowych.
26. Odnotowywać datę wpływu do organu podatkowego deklaracji podatkowych, zgodnie z § 6 ust.11 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
27. Przestrzegać art.9 ust.4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którym - obowiązek podatkowy w zakresie podatku od środków transportowych powstaje, w przypadku nabycia środka transportowego zarejestrowanego, od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek transportowy został nabyty.
28. Terminowo wystawiać upomnienia i tytuły wykonawcze w zakresie zaległości podatkowych, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
29. W decyzjach dotyczących zajęcia pasa drogowego termin uiszczenia opłaty ustalać zgodnie z przepisami art.40 ust.3 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych.
30. Ustalić Regulamin premiowania pracowników obsługi w Urzędzie Gminy w Rokicinach, w oparciu o przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. 146, poz. 1223 ze zm.).
31. Przestrzegać przepisów art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, w zakresie terminów przekazywania środków na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
32. W poleceniach wyjazdu służbowego dokładnie określać termin wyjazdu oraz miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej.
33. Przestrzegać wynikających z ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnień od podatku, w szczególności w zakresie diet i innych należności za czas podróży służbowej.
34. Udzielić Kierownikowi GOPS upoważnienia do wydawania decyzji administracyjnych z zakresu pomocy społecznej, zgodnie z art.110 ust. 7 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej.
35. Przestrzegać art. 110 ust. 11 ustawy o pomocy społecznej w zakresie zatrudniania pracowników socjalnych w stosunku proporcjonalnym do liczby ludności gminy.
36. Zapewnić uzupełnienie wykształcenia przez Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej, stosownie do wymagań określonych w art. 122 ust. 1 ustawy o pomocy społecznej.
37. Przestrzegać art.142 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, z którego wynika zasada, że umowy w sprawie udzielenia zamówienia publicznego zawiera się na czas oznaczony (wyjątki od wskazanej reguły wynikają z przepisów ustawy).
38. Prowadzić ewidencję szczegółową do konta 080 na poszczególne zadania inwestycyjne, aby można było w sposób bezpośredni wyodrębnić koszty inwestycji według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych.
39. Zapewnić nadzór ze strony właściwych merytorycznie pracowników Urzędu nad realizacją inwestycji przez Gminę Rokiciny.
40. Przyjąć na stan konta 020 – wartości niematerialne i prawne wartość programów komputerowych i licencji oraz jednocześnie zdjąć tą wartość ze stanu konta 011 – środki trwałe.
41. Prowadzić ewidencję na koncie 310 – materiały, stosownie do ustaleń zawartych w pierwszej części wystąpienia.
42. Dokonać analizy postanowień Instrukcji inwentaryzacyjnej, celem uwzględnienia w niej wszystkich zagadnień istotnych dla czynności związanych z inwentaryzacją aktywów i pasywów.
43. Inwentaryzację majątku przeprowadzać zgodnie z przyjętą w jednostce instrukcją inwentaryzacyjną.
44. Przestrzegać zapisu art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 - rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku.
45. Przestrzegać terminów inwentaryzacji określonych w art.26 ustawy o rachunkowości.

Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.

Do wiadomości:

- Przewodniczący Rady Gminy w Rokicinach
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Rokicinach
- aa

---

Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.

---

PRZYPISY

^[1] przepis stosowany od dnia 1 stycznia 2005 roku