Gm. Czarnocin - kontrola kompleksowa, przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2006r.
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Wójta Gminy Czarnocin, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Czarnocin. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
LEON FORTAK
Wójt Gminy Czarnocin
WK - 602/32/2006
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Czarnocin. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia z lat 2004 – 2005, dotyczące przede wszystkim: kontroli finansowej, prowadzenia rachunkowości, sporządzania sprawozdań finansowych, gospodarki kasowej, realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych, realizacji dochodów z majątku, udzielania zamówień publicznych, wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z błędnej interpretacji przepisów, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz niewystarczających procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie spraw organizacyjnych
1. Kontrola wykazała, że funkcję Kierownika Gminnej Biblioteki Publicznej w Czarnocinie, działającej – zgodnie ze Statutem – na podstawie ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 13, poz. 123 ze zm.) pełniła osoba, dla której nie zostało ustalone stanowisko przewidziane dla osób zatrudnionych w bibliotekach. Wymagania kwalifikacyjne uprawniające do zajmowania określonych stanowisk w bibliotekach oraz tryb stwierdzania ich kwalifikacji określa rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z dnia 9 marca 1999 roku (Dz. U. nr 41, poz. 419). Kierownik Gminnej Biblioteki posiada wykształcenie średnie rolnicze i nie spełnia wymagań kwalifikacyjnych przewidzianych dla stanowisk wymienionych w załączniku nr 1 do ww. rozporządzenia.
2. Ustalono, że Gminna Biblioteka Publiczna w Czarnocinie, zgodnie z postanowieniami Statutu została powołana jako instytucją kultury, znajdują zatem do niej - z mocy art.2 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 roku o bibliotekach (Dz. u. nr 85, poz. 539 ze zm.) - odpowiednie zastosowanie przepisy ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Zgodnie z art. 27 ust. 1 i 3 ww. ustawy - instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę w ramach posiadanych środków, kierując się zasadami efektywności ich wykorzystania. Podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan działalności instytucji, zatwierdzony przez dyrektora z zachowaniem wysokości dotacji organizatora (w tym przypadku - jednostki samorządu terytorialnego). Kontrola wykazała, że gospodarka finansowa Gminnej Biblioteki nie była prowadzona w sposób przewidziany w powołanej ustawie, ale na zasadach określonych dla jednostek budżetowych.
3. Stwierdzono, że księgowość szkół (Zespołu Szkolno – Gimnazjalnego w Czarnocinie, Szkoły Podstawowej w Szynczycach), Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz Biblioteki Gminnej prowadzona była przez pracowników Urzędu Gminy w Czarnocinie. Dla wyżej wymienionych jednostek nie zostały wydzielone księgi rachunkowe, co pozwalałoby na ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych dotyczących tych jednostek organizacyjnych. Prowadzenie ewidencji księgowej operacji gospodarczych Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych we wspólnych urządzeniach księgowych naruszało przepisy art. 4 ust. 1, 2 i 3 w związku z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.). Z przytoczonych przepisów wynikał obowiązek prowadzenia dla jednostek organizacyjnych odrębnych ksiąg rachunkowych, celem zapewnienia ujmowania w tych księgach wyłącznie zdarzeń związanych z danymi jednostkami, a w konsekwencji rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z nich oraz w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki sprawozdań finansowych. Odpowiedzialność za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości ponoszą kierownicy jednostek organizacyjnych, stosownie do art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości. Prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostek organizacyjnych przez Urząd Gminy (Wójta Gminy) może mieć miejsce tylko na podstawie upoważnienia kierowników tychże jednostek Przejęcie wykonywania obsługi finansowo - księgowej jednostek przez służby pracownicze Urzędu Gminy nie uchyla obowiązku odrębnego prowadzenia ksiąg rachunkowych dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych lub innych podmiotów podległych (nadzorowanych) Gminie. Odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie rachunkowości w Urzędzie gminy ponosi Wójt Gminy (kierownik jednostki w rozumieniu art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości).
W zakresie funkcjonowania kontroli finansowej
1. W wyniku kontroli ustalono, że w Urzędzie Gminy nie prowadzono ewidencji wpływu faktur, rachunków. Obowiązek ewidencjonowania pism wpływających do Urzędu Gminy wynika z Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 ze zm.).
2. Stwierdzono, że kontrole Komisji Rewizyjnej przeprowadzane były bez pisemnego upoważnienia Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej, określającego kontrolowany przedmiot, zakres kontroli oraz osoby wydelegowane do przeprowadzenia kontroli, co było wymagane przez § 87 ust. 2 Statutu Gminy Czarnocin, stanowiącego załącznik nr 1 do uchwały nr VI/38/03 Rady Gminy z dnia 11 czerwca 2003 roku. Ustalenia i wnioski z przeprowadzanych kontroli zawierane były w protokołach kontroli bądź w protokołach posiedzeń Komisji Rewizyjnej, podpisywanych przez członków Komisji Rewizyjnej. Przedmiotowe protokoły pokontrolne nie zawierały wszystkich elementów określonych w § 91 ust. 1 Statutu Gminy, w tym, m.in., nie były podpisane przez kierownika kontrolowanej jednostki.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. Dokumentacja opisująca przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości nie zawierała określenia okresów sprawozdawczych oraz sposobu ustalania wyniku finansowego, stosownie do wymogu wynikającego z art. 10 ust.1 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych oraz ustalania wyniku finansowego.
W zakresie wykonywania budżetu jednostki
Stwierdzono przypadek przekroczenia granic planowanych wydatków budżetowych, poprzez dokonanie wydatku na kwotę 11.679,99 zł, w rozdziale 75023 § 6060 na zakup sprzętu komputerowego i drukarek, w sytuacji, gdy kwota zaplanowana w budżecie wynosiła 10.000 zł. Faktura za zakup sprzętu wystawiona została w dniu 21 czerwca 2004 roku, zapłaty dokonano w dniach 21-22 czerwca 2004 roku. W dniu 30 czerwca 2004 roku Rada Gminy zwiększyła planowane wydatki w rozdziale 75023 § 6060 do kwoty 12.000 zł. Dokonanie wydatku ponad zaplanowane w budżecie kwoty stanowiło naruszenie art. 92 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15 poz. 148 ze zm.), który stanowił, że dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny.
W zakresie podatków i opłat lokalnych
1. Stwierdzono przypadki naruszenia art. 55 § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.), zgodnie z którym - jeżeli dokonana przez podatnika wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości do kwoty odsetek za zwłokę.
2. W wyniku kontroli decyzji dotyczących umorzenia zaległości podatkowych (np. decyzja nr 3113-2/18/2005 z dnia 14 grudnia 2005 roku i decyzja nr 3313-2/19/2005 z dnia 14 grudnia 2005 roku w sprawie umorzenia zaległości podatkowych w zakresie łącznego zobowiązania pieniężnego, decyzja nr 3113-2/22/2005 z dnia 14 grudnia 2005 roku w sprawie umorzenia IV raty podatku od nieruchomości za 2005 rok oraz odsetek, decyzja nr 3114-6/1/2005 z dnia 15 marca 2005 roku w sprawie umorzenia w części zaległości podatkowej (I rata) w zakresie podatku od środków transportowych) ustalono, że w wydanych decyzjach organ podatkowy nie wskazywał w rozstrzygnięciu kwoty umorzonych odsetek za zwłokę.
3. Deklaracje na podatek od środków transportowych dotyczące pojazdów o numerach EPI 75AN, EPI C069, EPIC 376, EPI N903 nie posiadały daty i podpisu osoby przyjmującej formularz, przez co nie można było ustalić daty złożenia deklaracji. Zgodnie z art. 9 ust. 6 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9 poz. 84 ze zm.) - deklaracje na podatek od środków transportowych na dany rok podatkowy należy składać do dnia 15 lutego właściwemu organowi podatkowemu.
W zakresie dochodów z majątku gminy
1. Stwierdzono przypadek ustalenia ceny wywoławczej zbywanej nieruchomości poniżej wartości określonej w operacie szacunkowym (dotyczy działki nr 1919 - ogłoszenie o przetargu ustnym nieograniczonym z dnia 1 września 2004 roku). Zgodnie z wyceną rzeczoznawcy majątkowego wartość działki wynosiła 18.980 zł, natomiast cenę wywoławczą ustalono na kwotę 18.900 zł, niezgodnie z przepisami art. 67 ust. 1 i ust.2 pkt 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz. 2603 ze zm.), które stanowiły, że cenę nieruchomości ustala się na podstawie jej wartości określonej przez rzeczoznawcę majątkowego. Przy sprzedaży nieruchomości w drodze przetargu cenę wywoławczą w pierwszym przetargu stosuje się w wysokości nie niższej niż wartość nieruchomości.
2. Kontrola wykazała, że w ogłoszeniu o przetargu ustnym nieograniczonym z dnia 1 września 2004 roku w odniesieniu do działki nr 1918 ustalono wysokość postąpienia niezgodnie z § 13 ust. 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy, który stanowił, że postąpienie nie może wynosić mniej niż 1% ceny wywoławczej, z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych. Postąpienie określono na 200 zł, a powinno być 230 zł.
3. Stwierdzono, że do nabywców nieruchomości wyłonionych w drodze przetargu (poza jednym przypadkiem) nie wysyłano pisemnych zawiadomień o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży. Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami - organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej jednak w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
W zakresie dochodów z tytułu opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych
1. Jeden z wniosków o wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych nie zawierał danych dotyczących numeru w rejestrze przedsiębiorstw lub ewidencji gospodarczej, adresu punktu sprzedaży, przedmiotu działalności gospodarczej, adresu składowania napojów alkoholowych, stosownie do wymogu wynikającego z art. 18 ust. 5 pkt 3, 4, 5 i 6 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1231 ze zm.).
2. Umowy zawarte między firmą „Progres” Centrum Edukacji Diagnozy i Pomocy Psychologiczno – Pedagogicznej a Gminą Czarnocin dotyczące: pełnienia dyżuru w Punkcie Konsultacyjnym oraz pełnienia dyżuru w szkołach znajdujących się na terenie Gminy nie posiadały kontrasygnaty Skarbnika Gminy, co naruszało art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.). Przepis ten stanowi, że jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy lub osoby przez niego upoważnionej.
W zakresie wydatków na zadania z zakresu pomocy społecznej
Kontrola w zakresie prawidłowości ustalania zasiłku okresowego wykazała przypadki wydawania decyzji o przyznaniu ww. zasiłku przed terminem dostarczenia przez wnioskującego zaświadczenia z urzędu pracy poświadczającego status bezrobotnego.
W zakresie wydatków na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych
1. Ustalono, że ogłoszenie o konkursie ofert na realizację zadań w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i sportu w 2005 roku nie zostało zamieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy Czarnocin, zgodnie z art. 13 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873 ze zm.).
2. W wyniku kontroli stwierdzono, że w umowie z dnia 20 kwietnia 2005 roku zawartej pomiędzy Gminą Czarnocin a LUKS „TĘCZA” przy ZSR w Czarnocinie dotyczącej realizacji zadania publicznego w zakresie upowszechniania i organizowania masowej kultury fizycznej, sportu i turystyki w środowisku szkolnym i wiejskim Gminy Czarnocin dopuszczono w pewnym zakresie dokonywanie wydatków na drobne prace remontowe, co było niezgodne z § 26 pkt 2 Programu Współpracy Gminy Czarnocin z organizacjami pozarządowymi w 2005 roku, stanowiącego załącznik nr 1 do uchwały nr XVII/90/04 Rady Gminy w Czarnocinie z dnia 7 grudnia 2004 roku. Stosownie do powołanego Programu - środki finansowe przyznane w ramach dotacji na realizację zadania Gminy nie mogły być przeznaczone na finansowanie wydatków inwestycyjnych i remontowo – budowlanych. Przedmiotowa umowa nie zawierała ponadto kontrasygnaty Skarbnika Gminy, co stanowiło naruszenie art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
3. Gmina nie dotrzymała terminu określonego w umowie na przekazanie I transzy środków finansowych na realizację ww. zadania publicznego.
4. Informacja o udzielonych w 2005 roku dotacjach z budżetu Gminy Czarnocin na realizację zadań publicznych w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i sportu nie została ogłoszona w prasie lokalnej oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy, niezgodnie z § 13 przyjętego przez Radę Gminy Programu Współpracy z organizacjami pozarządowymi.
W zakresie wydatków osobowych
1. W wyniku kontroli ustalono, że w okresie od dnia 1 lipca do dnia 31 sierpnia 2004 roku i od dnia 1 stycznia do dnia 30 czerwca 2005 roku wypłacano Skarbnikowi Gminy dodatek specjalny w wysokości 931,50 zł, co było niezgodne z wysokością dodatku ustalonego przez Wójta Gminy w pismach znak 1121-1/1/2004 z dnia 1 sierpnia 2004 roku i znak 1121-1/1/2005 z dnia 17 stycznia 2005 roku, tj. 954 zł . Różnicę w kwocie 180 zł (22,50 zł x 8 miesięcy) wypłacono w trakcie kontroli RIO w Łodzi, w dniu 24 lutego 2006 roku (lista płac luty 2006 rok).
2. Kontrola wykazała, że w okresie od dnia 1 lipca do dnia 31 sierpnia 2004 roku i od dnia 1 stycznia do dnia 30 czerwca 2005 roku wypłacano Sekretarzowi Gminy dodatek specjalny w wysokości 718,80 zł, co było niezgodne z wysokością dodatku ustalonego przez Wójta Gminy w pismach znak 1121-1/2/2004 z dnia 31 sierpnia 2004 roku i znak 1121-1/2/2005 z dnia 17 stycznia 2005 roku, tj. 736,80 zł. Różnicę w kwocie 144 zł wyrównano w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi, w dniu 24 lutego 2006 roku (lista płac luty 2006 rok).
3. W piśmie 1121-/1/2/2005 z dnia 14 grudnia 2005 roku dotyczącym ustalenia wynagrodzenia dla Sekretarza Gminy mylnie wskazano kategorię zaszeregowania IX, przyjmując kwotę wynagrodzenia zasadniczego w wysokości przewidzianej w obowiązujących przepisach dla sekretarza gminy w gminach do 15 tys. mieszkańców (kategoria zaszeregowania XVI-XIX).
4. W wyniku kontroli ustalono, że w 2005 roku wynagrodzenie dla konserwatora w Ochotniczej Straży Pożarnej w Czarnocinie wypłacane było w wysokości wyższej niż określono w umowie o pracę – różnica 12 zł. Według wyjaśnień udzielonych przez pracownika Urzędu Gminy - wynagrodzenie kierowców konserwatorów OSP ustalane było w wysokości obowiązującego minimalnego wynagrodzenia za pracę, a przy jego zmianie nie sporządzano aneksów do umowy o pracę. Kwestie dotyczące zawierania umów o pracę reguluje art. 29 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (tekst jednolity z 1998 r., Dz. U. nr 21, poz. 94 ze zm.). Zgodnie z art. 29 § 4 Kodeksu pracy - zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej, a tym samym w przypadku zmiany wynagrodzenia pracownika zachodzi konieczność sporządzenia aneksu do umowy o pracę.
5. Kontrolujące stwierdziły, że kwota odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dla nauczycieli będących emerytami i rencistami w 2005 roku została ustalona niezgodnie z postanowieniami art. 53 ust.2 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 118, poz. 1112 ze zm.), zgodnie z którym dla nauczycieli będących emerytami i rencistami dokonuje się odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w wysokości 5% pobieranych przez nich emerytur i rent.
6. W 2005 roku równowartość dokonanych odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych została przekazana na rachunek bankowy funduszu w następujących terminach: 8 marca, 8 czerwca i 6 października, co stanowiło naruszenie art. 6 ust 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 ze zm.), zgodnie z którym - równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.
W zakresie wydatków na podróże służbowe pracowników i radnych
1. Objęte kontrolą polecenia wyjazdu służbowego nie posiadały wskazania miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży, stosownie do § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 ze zm.).
2. W umowach o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych zawartych z pracownikami w dniu 24 października 2003 roku i w dniu 24 maja 2004 roku jako podstawę prawną wskazano rozporządzenie Ministra Transportu i Gospodarki Wodnej z dnia 26 marca 1998 roku w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 41, poz. 239). Powyższe rozporządzenie utraciło moc obowiązującą z dniem 1 stycznia 2002 roku. W dacie zawierania ww. umów obowiązywało rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).
3. Polecenie wyjazdu służbowego nr 19/04 dla członka Rady Gminy wystawione zostało przez Wójta Gminy, co naruszało § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalenia należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66, poz. 800 ze zm.), zgodnie z którym - termin, miejsce wykonywania zadania oraz miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa Przewodniczący Rady Gminy. W poleceniu wyjazdu nie wskazano także miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży. Stwierdzono także, że wydatek z tytułu kosztów podróży radnego ujęto w rozdziale dotyczącym wydatków na podróże służbowe pracowników, czym naruszono przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68 poz. 634 ze zm.).
W zakresie wydatków na dostawy materiałów i usług
Zamówienie publiczne o wartości poniżej 60.000 euro na dostawę oleju opałowego w sezonie grzewczym 2005/2006 dla potrzeb Urzędu Gminy w Czarnocinie, Szkoły Podstawowej w Szynczycach, Zespołu Szkolno – Gimnazjalnego w Czarnocinie i Ośrodka Zdrowia w Czarnocinie
1. W ogłoszeniu skierowanym do prasy oraz w ogłoszeniu o zamówieniu (formularz standardowy 4 – PL) wskazano różne tryby postępowania o udzielenie zamówienia, a mianowicie przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony. Według wyjaśnień udzielonych przez Pana Mieczysława Kowalczyka postępowanie było prowadzone w trybie przetargu ograniczonego. Kontrola wykazała jednak, że w odpowiedzi na ogłoszony przetarg wykonawcy złożyli oferty, a nie wnioski o dopuszczenie do udziału w przetargu, zgodnie z art. 47 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.). Oferty złożone przez wykonawców zostały ocenione przez komisję przetargową w dniu ich otwarcia, tj. 25 października 2005 roku. Czynności podejmowane przez zamawiającego wskazują, że - wbrew wyjaśnieniom pracownika Urzędu Gminy - postępowanie prowadzone było w trybie przetargu nieograniczonego.
2. Zamawiający nie sporządził dla prowadzonego postępowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia, stosownie do wymogu wynikającego z art.36 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych. W sporządzonym ogłoszeniu przedmiot zamówienia opisano jako „dostawa oleju opałowego”, co nie wyczerpywało wymogów określonych w art. 29 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Powołany przepis stanowił, że przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.
3. Oferenci podali cenę za 1 litr oleju, podczas gdy przedmiot zamówienia podany w ogłoszeniu określony został w tonach.
4. Umowa nr 2235/ZPZ/6/2005 pomiędzy Wójtem Gminy w Czarnocinie a firmą P.P.H.U. „EWE-MAR” na dostawę oleju opałowego dla potrzeb kotłowni olejowych Urzędu Gminy, Zespołu Szkolno – Gimnazjalnego w Czarnocinie, Ośrodka Zdrowia w Czarnocinie oraz Szkoły Podstawowej w Szynczycach została zawarta w dniu 25 października 2005 roku, tj. w tym samym dniu, co otwarcie ofert. Powyższe stanowiło naruszenie art. 94 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym to przepisem - zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą.
W zakresie wydatków inwestycyjnych
1. Stwierdzono, że regulamin pracy komisji powołanej do oceny i wyboru ofert w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie inwestycji gminnych oraz dostaw, stanowiący załącznik nr 1 do decyzji nr 1/2002 Wójta Gminy z dnia 7 stycznia 2002 roku był nieaktualny i zawierał uregulowania niezgodne z obowiązującymi w okresie objętym kontrolą przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. W regulaminie wskazano, m.in., że zgodnie „komisja ma prawo odrzucić oferty albo unieważnić przetarg w przypadkach określonych artykułami 27a, 27b i 27c ustawy o zamówieniach publicznych”. Niezależnie od okoliczności powoływania się na nie obowiązujące przepisy należy zauważyć, że zgodnie z art. 20 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych - komisja przetargowa nie ma żadnych kompetencji decyzyjnych, stanowi ciało pomocnicze dla kierownika zamawiającego, w szczególności przedstawia kierownikowi propozycje wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty oraz wyboru najkorzystniejszej oferty, a także występuje z wnioskiem o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
2. W protokole z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na opracowanie projektu budowlanego na wykonanie kanalizacji sanitarnej we wsi Zawodzie – Zamość wraz z kosztorysami i uzgodnieniami branżowymi niezbędnymi do uzyskania pozwolenia na budowę, spisanym w dniu 9 lutego 2004 roku wskazano, że „postępowanie przetargowe przeprowadzono w oparciu o tryb art. 51 – przetarg ograniczony – ustawy Prawo zamówień publicznych ogłoszonej w Dzienniku Ustaw Nr 19 z dnia 9.02.2004 r.”, a w zdaniu następnym zapisano, że „w oparciu o przepisy w/w ustawy wysłano zapytanie o cenę do 5 firm wykonawczych”. Podkreślić należy, że przetrag ograniczony i zapytanie o cenę są odrębnymi trybami udzielania zamówienia publicznego. Ponadto, powołana w protokole ustawa Prawo zamówień publicznych weszła w życie z dniem 2 marca 2004 roku. W trakcie kontroli wyjaśnienia złożył Pan M.Kowalczyk, który oświadczył, że przedmiotowe postępowanie było prowadzone w trybie zapytania o cenę, a w protokole z postępowania mylnie dokonano zapisu dotyczącego procedury postępowania, przytaczając art. 51 ustawy Prawo zamówień publicznych.
3. Umowa nr 2235-ZPZ/Szk./2004 z dnia 16 lutego 2004 roku dotycząca opracowania projektu budowlanego na wykonanie kanalizacji sanitarnej wraz z przyłączami domowymi we wsi Zawodzie – Zamość gm. Czarnocin zawarta z firmą Zakład Instalacji Sanitarnych, Projektowanie i Nadzór Inwestorski H. i D. Gędek z siedzibą w Piotrkowie Trybunalskim nie zawierała kontrasygnaty Skarbnika Gminy, co stanowiło naruszenie art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, zgodnie z którym jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.
4. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, o wartości powyżej 60.000 euro, na wykonanie sieci kanalizacji sanitarnej wraz z przykanalikami we wsi Zawodzie – etap I, stwierdzono:
- zamawiający w postępowaniu o udzielenie ww. zamówienia publicznego ustalił następujące kryteria oceny ofert: cena – 80% oraz doświadczenie zawodowe – 20%. Zastosowanie do oceny ofert kryterium doświadczenia zawodowego nastąpiło z naruszeniem art. 91 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej. Przyjęcie wskazanego kryterium oznaczało rażące naruszenie ustawy Prawo zamówień publicznych, co powinno skutkować jego unieważnieniem w oparciu o art. 93 ust.1 pkt 7 ustawy Prawo zamówień publicznych,
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wskazano, że postępowanie prowadzone jest w trybie w trybie przetargu ograniczonego, mimo, że faktycznie zamawiający podejmował czynności właściwe dla procedury przetargu nieograniczonego,
- członkowie komisji przetargowej dokonali oceny ofert w ramach kryterium „doświadczenie zawodowe” niezgodnie z podanym w specyfikacji opisem sposobu dokonywania oceny ofert. Komisja przyjęła wartość wszystkich robót budowlanych wykazanych przez wykonawców, odpowiadających swoim rodzajem i wartością robotom budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia, a nie udokumentowaną ilość wykonanych zadań w ciągu 3 lat, jak zapisano w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Według oceny dokonanej przez komisję przetargową oceny najwięcej punktów uzyskała oferta nr 6 – 90,70 punktów, natomiast zgodnie z postanowieniami specyfikacji istotnych warunków zamówienia (z zastosowaniem określonych w niej wzorów) najwięcej punktów uzyskała oferta nr 7 – 93,85 punktów. Cena wybranej oferty wynosiła 350.960 zł, cena oferty nr 7 - 310.184,56 zł. Różnica - 40.775,44 zł,
- zamawiający nie poinformował Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o wyborze najkorzystniejszej oferty w sposób określony w art.92 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym [1] - o wyborze oferty zamawiający zawiadamia niezwłocznie wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia, a jeżeli wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 euro – również Prezesa Urzędu, za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej Urzędu, podając nazwę (firmę) i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz jej cenę,
- zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostało wniesione przez wykonawcę robót – Przedsiębiorstwo Usługowo – Produkcyjne „BOLTOM” sp. j. z siedzibą w Piotrkowie Tryb. z naruszeniem terminu określonego w § 13 umowy nr 2235/ZPZ-4/2004 zawartej w dniu 29 października 2004 roku, w którym zapisano, że wykonawca wnosi w dniu zawarcia umowy zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% ustalonego wynagrodzenia netto, co stanowiło kwotę 16.400 zł. Wykonawca robót tytułem zabezpieczenia w dniu 29 października 2004 roku przedłożył gwarancję bankową na kwotę 11.480 zł oraz w dniu 3 listopada 2004 roku dokonał wpłaty kwoty 4.920 zł. Ponadto, zabezpieczenie powinno zostać ustalone od kwoty brutto (ceny), zgodnie z art.150 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych.
5. Umowa na pełnienie nadzoru inwestorskiego zawarta w dniu 29 października 2004 roku oraz umowa nr 2235/ZPZ-4/1/2005 (brak daty) na zamówienie dodatkowe związane z wykonaniem sieci kanalizacji sanitarnej wraz z przykanalikami we wsi Zawodzie – etap I nie zawierały kontrasygnaty Skarbnika Gminy, co stanowiło naruszenie art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
6. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, o wartości powyżej 60.000 euro, na wykonanie sieci kanalizacji sanitarnej wraz z przykanalikami we wsi Zawodzie – etap II, stwierdzono:
- ocena ofert złożonych przez wykonawców dokonana została przez komisję przetargową, powołaną zarządzeniem Wójta Gminy nr 16/04 z dnia 15 października 2004 roku Wójta Gminy Czarnocin oraz przez osobę, która nie była powołana w skład ww. komisji,
- zamawiający nie poinformował Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o wyborze najkorzystniejszej oferty w sposób określony w art.92 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym - o wyborze oferty zamawiający zawiadamia niezwłocznie wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia, a jeżeli wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 euro – również Prezesa Urzędu, za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej Urzędu, podając nazwę (firmę) i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz jej cenę.
Odpowiedzialność za prawidłowe przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ponosi kierownik zamawiającego - Wójt Gminy.
W zakresie inwentaryzacji mienia
W trakcie przeprowadzania inwentaryzacji w 2005 roku naruszono zarządzenie Wójta Gminy nr 36/05 z dnia 1 grudnia 2005 roku w sprawie gospodarki majątkiem trwałym gminy, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie, poprzez:
- nie zamieszczenie na arkuszu strona numer 32, pod ostatnią pozycją klauzuli o treści „Spis zakończono na pozycji…. Pozostałe wolne pozycje arkuszu nie zostały zakreślone";
- przeprowadzenie inwentaryzacji gruntów i sieci wodociągowych w drodze spisu z natury, zaś zgodnie instrukcją inwentaryzacyjną na ostatni dzień każdego roku obrotowego należało przeprowadzić inwentaryzację gruntów oraz trudno dostępnych oglądowi środków trwałych przez porównanie danych ewidencyjnych ze stanem wynikającym z dowodów księgowych;
- nie sporządzenie przez komisję inwentaryzacyjną „Protokołu z rozliczeń wyników inwentaryzacji”, którego wzór stanowił załącznik nr 10 instrukcji;
- nie podjęcie przez Wójta Gminy decyzji w sprawie różnic inwetaryzacyjnych, co wynikało z instrukcji inwentaryzacyjnej (załącznik nr 11).
W zakresie zadań realizowanych na podstawie porozumień z jednostkami samorządu terytorialnego i organami administracji rządowej
Porozumienie zawarte w dniu 10 grudnia 2004 roku z Zarządem Powiatu Piotrkowskiego na dofinansowanie zakupu samochodu ratowniczego dla Komendy Państwowej Straży Pożarnej oraz porozumienie zawarte w dniu 2 stycznia 2005 roku z Zarządem Powiatu Piotrkowskiego na zakup poduszkowca ratowniczego przez Komendę Państwowej Straży Pożarnej w Piotrkowie Trybunalskim, nie posiadały kontrasygnaty Skarbnika Gminy, czym naruszono art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym.
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne:
1. Ustalić dla Kierownika Gminnej Biblioteki Publicznej w Czarnocinie stanowisko przewidziane dla osób zatrudnionych w bibliotekach, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 9 marca 1999 roku w sprawie wymagań kwalifikacyjnych uprawniających do zajmowania określonych stanowisk w bibliotekach oraz trybu stwierdzania ich kwalifikacji, a także zapewnić uzupełnienie przez Kierownika kwalifikacji wymaganych na ww. stanowisku.
2. Zapewnić prowadzenie gospodarki finansowej przez Gminną Bibliotekę Publiczną w Czarnocinie zgodnie z postanowieniami Statutu i zasadami przewidzianymi dla instytucji kultury w przepisach ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.
3. Zapewnić odrębne ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych (finansowych) Urzędu Gminy i innych jednostek organizacyjnych Gminy Czarnocin, celem rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z tych jednostek oraz w celu umożliwienia sporządzania obowiązujących te jednostki sprawozdań finansowych (jednostkowych).
4. Zapewnić prowadzenie w Urzędzie Gminy ewidencji wpływu faktur (rachunków), zgodnie z przepisami Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
5. Przestrzegać postanowień Statutu Gminy Czarnocin w zakresie postanowień dotyczących przeprowadzania kontroli przez Komisję Rewizyjną.
6. Określić w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości okresy sprawozdawcze oraz sposób ustalania wyniku finansowego, zgodnie z art.10 ust.1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
7. Wydatków budżetowych dokonywać w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień, stosownie do art. 138 pkt 3 w zw. z art.189 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104).
8. Przestrzegać art. 55 § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, zobowiązującego organ podatkowy w przypadku, gdy wpłata dokonana przez podatnika nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, do proporcjonalnego zaliczania dokonanej wpłaty na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę, w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę.
9. W wydanych decyzjach w sprawie umorzenia zaległości podatkowej określać kwoty umorzonych odsetek za zwłokę.
10. Ustalać cenę wywoławczą nieruchomości przy jej sprzedaży w pierwszym przetargu w wysokości nie niższej niż wartość nieruchomości, zgodnie z art. 67 ust. 1 i ust.2 pkt 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
11. Przestrzegać § 14 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzenia przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz. 2108) w zakresie ustalania wysokości postąpienia w przetargu.
12. Zawiadamiać na piśmie nabywców nieruchomości wyłonionych w drodze przetargu o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
13. Przestrzegać, żeby osoby składające wnioski o wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych przedstawiały wszystkie informacje i dokumenty wymagane przez art. 18 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
14. Zapewnić wydawanie decyzji o przyznaniu zasiłku okresowego po dostarczeniu przez wnioskującego zaświadczenia z urzędu pracy poświadczającego status bezrobotnego.
15. Przestrzegać art. 13 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie - w zakresie obowiązku zamieszczania w Biuletynie Informacji Publicznej ogłoszenia o konkursie ofert.
16. Przekazywać środki finansowe na realizację zadania publicznego na rzecz organizacji pozarządowych w terminie określonym w umowie.
17. Prawidłowo określać kategorię zaszeregowania pracowników, zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 146, poz. 1223).
18. Przestrzegać art. 29 § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeksu pracy, w zakresie dokonywania zmian warunków umowy o pracę w formie pisemnej.
19. Dokonywać odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dla nauczycieli będących emerytami i rencistami zgodnie z art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela.
20. Równowartość odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych przekazywać na rachunek bankowy funduszu z zachowaniem terminów określonych w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
21. W poleceniach wyjazdu służbowego pracowników określać miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży, zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
22. Dokonać zmiany podstawy prawnej w umowach o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych zawartych z pracownikami Urzędu.
23. W poleceniach wyjazdu służbowego radnych określać miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży, zgodnie z § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalenia należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy. Przestrzegać, by polecenia wyjazdu służbowego radnych wystawiane były przez Przewodniczącego Rady Gminy, zgodnie z § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia.
24. Wydatki z tytułu podróży służbowych klasyfikować zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 209, poz. 2132 ze zm.).
25. Zapewnić staranne prowadzenie dokumentacji związanej z przygotowaniem i udzieleniem zamówień publicznych.
26. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, w szczególności:
- art.91 ust.3 ustawy - zakazującego ustalania kryteriów oceny ofert dotyczących właściwości wykonawcy,
- art.36 ustawy - dotyczącego specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- art.92 ustawy - określającego obowiązki informacyjne zamawiającego związane z wyborem najkorzystniejszej oferty,
- art.94 ust.1 ustawy - określającego termin zawarcia umowy w sprawie udzielenia zamówienia publicznego.
27. Ustalić regulamin prac komisji przetargowej, w tym organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizację odpowiedzialności jej członków za wykonane czynności oraz przejrzystość jej prac, zgodnie z art. 21 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych.
28. Przestrzegać zarządzenia Wójta Gminy nr 36/05 z dnia 1 grudnia 2005 roku w sprawie Instrukcji gospodarki majątkiem trwałym Gminy, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie.
29. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
PRZYPISY
[1] w brzmieniu obowiązującym do dnia 25 maja 2006 roku, to jest do wejścia w życie ustawy z dnia 7 kwietnia 2006 roku o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. nr 79, poz. 551),
Łódź, dnia 25 maja 2006 roku
Pan
LEON FORTAK
Wójt Gminy Czarnocin
WK - 602/32/2006
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Czarnocin. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia z lat 2004 – 2005, dotyczące przede wszystkim: kontroli finansowej, prowadzenia rachunkowości, sporządzania sprawozdań finansowych, gospodarki kasowej, realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych, realizacji dochodów z majątku, udzielania zamówień publicznych, wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z błędnej interpretacji przepisów, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz niewystarczających procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie spraw organizacyjnych
1. Kontrola wykazała, że funkcję Kierownika Gminnej Biblioteki Publicznej w Czarnocinie, działającej – zgodnie ze Statutem – na podstawie ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 13, poz. 123 ze zm.) pełniła osoba, dla której nie zostało ustalone stanowisko przewidziane dla osób zatrudnionych w bibliotekach. Wymagania kwalifikacyjne uprawniające do zajmowania określonych stanowisk w bibliotekach oraz tryb stwierdzania ich kwalifikacji określa rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z dnia 9 marca 1999 roku (Dz. U. nr 41, poz. 419). Kierownik Gminnej Biblioteki posiada wykształcenie średnie rolnicze i nie spełnia wymagań kwalifikacyjnych przewidzianych dla stanowisk wymienionych w załączniku nr 1 do ww. rozporządzenia.
2. Ustalono, że Gminna Biblioteka Publiczna w Czarnocinie, zgodnie z postanowieniami Statutu została powołana jako instytucją kultury, znajdują zatem do niej - z mocy art.2 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 roku o bibliotekach (Dz. u. nr 85, poz. 539 ze zm.) - odpowiednie zastosowanie przepisy ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Zgodnie z art. 27 ust. 1 i 3 ww. ustawy - instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę w ramach posiadanych środków, kierując się zasadami efektywności ich wykorzystania. Podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan działalności instytucji, zatwierdzony przez dyrektora z zachowaniem wysokości dotacji organizatora (w tym przypadku - jednostki samorządu terytorialnego). Kontrola wykazała, że gospodarka finansowa Gminnej Biblioteki nie była prowadzona w sposób przewidziany w powołanej ustawie, ale na zasadach określonych dla jednostek budżetowych.
3. Stwierdzono, że księgowość szkół (Zespołu Szkolno – Gimnazjalnego w Czarnocinie, Szkoły Podstawowej w Szynczycach), Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz Biblioteki Gminnej prowadzona była przez pracowników Urzędu Gminy w Czarnocinie. Dla wyżej wymienionych jednostek nie zostały wydzielone księgi rachunkowe, co pozwalałoby na ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych dotyczących tych jednostek organizacyjnych. Prowadzenie ewidencji księgowej operacji gospodarczych Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych we wspólnych urządzeniach księgowych naruszało przepisy art. 4 ust. 1, 2 i 3 w związku z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.). Z przytoczonych przepisów wynikał obowiązek prowadzenia dla jednostek organizacyjnych odrębnych ksiąg rachunkowych, celem zapewnienia ujmowania w tych księgach wyłącznie zdarzeń związanych z danymi jednostkami, a w konsekwencji rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z nich oraz w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki sprawozdań finansowych. Odpowiedzialność za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości ponoszą kierownicy jednostek organizacyjnych, stosownie do art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości. Prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostek organizacyjnych przez Urząd Gminy (Wójta Gminy) może mieć miejsce tylko na podstawie upoważnienia kierowników tychże jednostek Przejęcie wykonywania obsługi finansowo - księgowej jednostek przez służby pracownicze Urzędu Gminy nie uchyla obowiązku odrębnego prowadzenia ksiąg rachunkowych dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych lub innych podmiotów podległych (nadzorowanych) Gminie. Odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie rachunkowości w Urzędzie gminy ponosi Wójt Gminy (kierownik jednostki w rozumieniu art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości).
W zakresie funkcjonowania kontroli finansowej
1. W wyniku kontroli ustalono, że w Urzędzie Gminy nie prowadzono ewidencji wpływu faktur, rachunków. Obowiązek ewidencjonowania pism wpływających do Urzędu Gminy wynika z Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 ze zm.).
2. Stwierdzono, że kontrole Komisji Rewizyjnej przeprowadzane były bez pisemnego upoważnienia Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej, określającego kontrolowany przedmiot, zakres kontroli oraz osoby wydelegowane do przeprowadzenia kontroli, co było wymagane przez § 87 ust. 2 Statutu Gminy Czarnocin, stanowiącego załącznik nr 1 do uchwały nr VI/38/03 Rady Gminy z dnia 11 czerwca 2003 roku. Ustalenia i wnioski z przeprowadzanych kontroli zawierane były w protokołach kontroli bądź w protokołach posiedzeń Komisji Rewizyjnej, podpisywanych przez członków Komisji Rewizyjnej. Przedmiotowe protokoły pokontrolne nie zawierały wszystkich elementów określonych w § 91 ust. 1 Statutu Gminy, w tym, m.in., nie były podpisane przez kierownika kontrolowanej jednostki.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. Dokumentacja opisująca przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości nie zawierała określenia okresów sprawozdawczych oraz sposobu ustalania wyniku finansowego, stosownie do wymogu wynikającego z art. 10 ust.1 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych oraz ustalania wyniku finansowego.
W zakresie wykonywania budżetu jednostki
Stwierdzono przypadek przekroczenia granic planowanych wydatków budżetowych, poprzez dokonanie wydatku na kwotę 11.679,99 zł, w rozdziale 75023 § 6060 na zakup sprzętu komputerowego i drukarek, w sytuacji, gdy kwota zaplanowana w budżecie wynosiła 10.000 zł. Faktura za zakup sprzętu wystawiona została w dniu 21 czerwca 2004 roku, zapłaty dokonano w dniach 21-22 czerwca 2004 roku. W dniu 30 czerwca 2004 roku Rada Gminy zwiększyła planowane wydatki w rozdziale 75023 § 6060 do kwoty 12.000 zł. Dokonanie wydatku ponad zaplanowane w budżecie kwoty stanowiło naruszenie art. 92 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15 poz. 148 ze zm.), który stanowił, że dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny.
W zakresie podatków i opłat lokalnych
1. Stwierdzono przypadki naruszenia art. 55 § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.), zgodnie z którym - jeżeli dokonana przez podatnika wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości do kwoty odsetek za zwłokę.
2. W wyniku kontroli decyzji dotyczących umorzenia zaległości podatkowych (np. decyzja nr 3113-2/18/2005 z dnia 14 grudnia 2005 roku i decyzja nr 3313-2/19/2005 z dnia 14 grudnia 2005 roku w sprawie umorzenia zaległości podatkowych w zakresie łącznego zobowiązania pieniężnego, decyzja nr 3113-2/22/2005 z dnia 14 grudnia 2005 roku w sprawie umorzenia IV raty podatku od nieruchomości za 2005 rok oraz odsetek, decyzja nr 3114-6/1/2005 z dnia 15 marca 2005 roku w sprawie umorzenia w części zaległości podatkowej (I rata) w zakresie podatku od środków transportowych) ustalono, że w wydanych decyzjach organ podatkowy nie wskazywał w rozstrzygnięciu kwoty umorzonych odsetek za zwłokę.
3. Deklaracje na podatek od środków transportowych dotyczące pojazdów o numerach EPI 75AN, EPI C069, EPIC 376, EPI N903 nie posiadały daty i podpisu osoby przyjmującej formularz, przez co nie można było ustalić daty złożenia deklaracji. Zgodnie z art. 9 ust. 6 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9 poz. 84 ze zm.) - deklaracje na podatek od środków transportowych na dany rok podatkowy należy składać do dnia 15 lutego właściwemu organowi podatkowemu.
W zakresie dochodów z majątku gminy
1. Stwierdzono przypadek ustalenia ceny wywoławczej zbywanej nieruchomości poniżej wartości określonej w operacie szacunkowym (dotyczy działki nr 1919 - ogłoszenie o przetargu ustnym nieograniczonym z dnia 1 września 2004 roku). Zgodnie z wyceną rzeczoznawcy majątkowego wartość działki wynosiła 18.980 zł, natomiast cenę wywoławczą ustalono na kwotę 18.900 zł, niezgodnie z przepisami art. 67 ust. 1 i ust.2 pkt 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz. 2603 ze zm.), które stanowiły, że cenę nieruchomości ustala się na podstawie jej wartości określonej przez rzeczoznawcę majątkowego. Przy sprzedaży nieruchomości w drodze przetargu cenę wywoławczą w pierwszym przetargu stosuje się w wysokości nie niższej niż wartość nieruchomości.
2. Kontrola wykazała, że w ogłoszeniu o przetargu ustnym nieograniczonym z dnia 1 września 2004 roku w odniesieniu do działki nr 1918 ustalono wysokość postąpienia niezgodnie z § 13 ust. 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy, który stanowił, że postąpienie nie może wynosić mniej niż 1% ceny wywoławczej, z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych. Postąpienie określono na 200 zł, a powinno być 230 zł.
3. Stwierdzono, że do nabywców nieruchomości wyłonionych w drodze przetargu (poza jednym przypadkiem) nie wysyłano pisemnych zawiadomień o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży. Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami - organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej jednak w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
W zakresie dochodów z tytułu opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych
1. Jeden z wniosków o wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych nie zawierał danych dotyczących numeru w rejestrze przedsiębiorstw lub ewidencji gospodarczej, adresu punktu sprzedaży, przedmiotu działalności gospodarczej, adresu składowania napojów alkoholowych, stosownie do wymogu wynikającego z art. 18 ust. 5 pkt 3, 4, 5 i 6 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1231 ze zm.).
2. Umowy zawarte między firmą „Progres” Centrum Edukacji Diagnozy i Pomocy Psychologiczno – Pedagogicznej a Gminą Czarnocin dotyczące: pełnienia dyżuru w Punkcie Konsultacyjnym oraz pełnienia dyżuru w szkołach znajdujących się na terenie Gminy nie posiadały kontrasygnaty Skarbnika Gminy, co naruszało art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.). Przepis ten stanowi, że jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy lub osoby przez niego upoważnionej.
W zakresie wydatków na zadania z zakresu pomocy społecznej
Kontrola w zakresie prawidłowości ustalania zasiłku okresowego wykazała przypadki wydawania decyzji o przyznaniu ww. zasiłku przed terminem dostarczenia przez wnioskującego zaświadczenia z urzędu pracy poświadczającego status bezrobotnego.
W zakresie wydatków na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych
1. Ustalono, że ogłoszenie o konkursie ofert na realizację zadań w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i sportu w 2005 roku nie zostało zamieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy Czarnocin, zgodnie z art. 13 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873 ze zm.).
2. W wyniku kontroli stwierdzono, że w umowie z dnia 20 kwietnia 2005 roku zawartej pomiędzy Gminą Czarnocin a LUKS „TĘCZA” przy ZSR w Czarnocinie dotyczącej realizacji zadania publicznego w zakresie upowszechniania i organizowania masowej kultury fizycznej, sportu i turystyki w środowisku szkolnym i wiejskim Gminy Czarnocin dopuszczono w pewnym zakresie dokonywanie wydatków na drobne prace remontowe, co było niezgodne z § 26 pkt 2 Programu Współpracy Gminy Czarnocin z organizacjami pozarządowymi w 2005 roku, stanowiącego załącznik nr 1 do uchwały nr XVII/90/04 Rady Gminy w Czarnocinie z dnia 7 grudnia 2004 roku. Stosownie do powołanego Programu - środki finansowe przyznane w ramach dotacji na realizację zadania Gminy nie mogły być przeznaczone na finansowanie wydatków inwestycyjnych i remontowo – budowlanych. Przedmiotowa umowa nie zawierała ponadto kontrasygnaty Skarbnika Gminy, co stanowiło naruszenie art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
3. Gmina nie dotrzymała terminu określonego w umowie na przekazanie I transzy środków finansowych na realizację ww. zadania publicznego.
4. Informacja o udzielonych w 2005 roku dotacjach z budżetu Gminy Czarnocin na realizację zadań publicznych w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i sportu nie została ogłoszona w prasie lokalnej oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy, niezgodnie z § 13 przyjętego przez Radę Gminy Programu Współpracy z organizacjami pozarządowymi.
W zakresie wydatków osobowych
1. W wyniku kontroli ustalono, że w okresie od dnia 1 lipca do dnia 31 sierpnia 2004 roku i od dnia 1 stycznia do dnia 30 czerwca 2005 roku wypłacano Skarbnikowi Gminy dodatek specjalny w wysokości 931,50 zł, co było niezgodne z wysokością dodatku ustalonego przez Wójta Gminy w pismach znak 1121-1/1/2004 z dnia 1 sierpnia 2004 roku i znak 1121-1/1/2005 z dnia 17 stycznia 2005 roku, tj. 954 zł . Różnicę w kwocie 180 zł (22,50 zł x 8 miesięcy) wypłacono w trakcie kontroli RIO w Łodzi, w dniu 24 lutego 2006 roku (lista płac luty 2006 rok).
2. Kontrola wykazała, że w okresie od dnia 1 lipca do dnia 31 sierpnia 2004 roku i od dnia 1 stycznia do dnia 30 czerwca 2005 roku wypłacano Sekretarzowi Gminy dodatek specjalny w wysokości 718,80 zł, co było niezgodne z wysokością dodatku ustalonego przez Wójta Gminy w pismach znak 1121-1/2/2004 z dnia 31 sierpnia 2004 roku i znak 1121-1/2/2005 z dnia 17 stycznia 2005 roku, tj. 736,80 zł. Różnicę w kwocie 144 zł wyrównano w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi, w dniu 24 lutego 2006 roku (lista płac luty 2006 rok).
3. W piśmie 1121-/1/2/2005 z dnia 14 grudnia 2005 roku dotyczącym ustalenia wynagrodzenia dla Sekretarza Gminy mylnie wskazano kategorię zaszeregowania IX, przyjmując kwotę wynagrodzenia zasadniczego w wysokości przewidzianej w obowiązujących przepisach dla sekretarza gminy w gminach do 15 tys. mieszkańców (kategoria zaszeregowania XVI-XIX).
4. W wyniku kontroli ustalono, że w 2005 roku wynagrodzenie dla konserwatora w Ochotniczej Straży Pożarnej w Czarnocinie wypłacane było w wysokości wyższej niż określono w umowie o pracę – różnica 12 zł. Według wyjaśnień udzielonych przez pracownika Urzędu Gminy - wynagrodzenie kierowców konserwatorów OSP ustalane było w wysokości obowiązującego minimalnego wynagrodzenia za pracę, a przy jego zmianie nie sporządzano aneksów do umowy o pracę. Kwestie dotyczące zawierania umów o pracę reguluje art. 29 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (tekst jednolity z 1998 r., Dz. U. nr 21, poz. 94 ze zm.). Zgodnie z art. 29 § 4 Kodeksu pracy - zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej, a tym samym w przypadku zmiany wynagrodzenia pracownika zachodzi konieczność sporządzenia aneksu do umowy o pracę.
5. Kontrolujące stwierdziły, że kwota odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dla nauczycieli będących emerytami i rencistami w 2005 roku została ustalona niezgodnie z postanowieniami art. 53 ust.2 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 118, poz. 1112 ze zm.), zgodnie z którym dla nauczycieli będących emerytami i rencistami dokonuje się odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w wysokości 5% pobieranych przez nich emerytur i rent.
6. W 2005 roku równowartość dokonanych odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych została przekazana na rachunek bankowy funduszu w następujących terminach: 8 marca, 8 czerwca i 6 października, co stanowiło naruszenie art. 6 ust 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 ze zm.), zgodnie z którym - równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.
W zakresie wydatków na podróże służbowe pracowników i radnych
1. Objęte kontrolą polecenia wyjazdu służbowego nie posiadały wskazania miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży, stosownie do § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 ze zm.).
2. W umowach o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych zawartych z pracownikami w dniu 24 października 2003 roku i w dniu 24 maja 2004 roku jako podstawę prawną wskazano rozporządzenie Ministra Transportu i Gospodarki Wodnej z dnia 26 marca 1998 roku w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 41, poz. 239). Powyższe rozporządzenie utraciło moc obowiązującą z dniem 1 stycznia 2002 roku. W dacie zawierania ww. umów obowiązywało rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).
3. Polecenie wyjazdu służbowego nr 19/04 dla członka Rady Gminy wystawione zostało przez Wójta Gminy, co naruszało § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalenia należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66, poz. 800 ze zm.), zgodnie z którym - termin, miejsce wykonywania zadania oraz miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa Przewodniczący Rady Gminy. W poleceniu wyjazdu nie wskazano także miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży. Stwierdzono także, że wydatek z tytułu kosztów podróży radnego ujęto w rozdziale dotyczącym wydatków na podróże służbowe pracowników, czym naruszono przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68 poz. 634 ze zm.).
W zakresie wydatków na dostawy materiałów i usług
Zamówienie publiczne o wartości poniżej 60.000 euro na dostawę oleju opałowego w sezonie grzewczym 2005/2006 dla potrzeb Urzędu Gminy w Czarnocinie, Szkoły Podstawowej w Szynczycach, Zespołu Szkolno – Gimnazjalnego w Czarnocinie i Ośrodka Zdrowia w Czarnocinie
1. W ogłoszeniu skierowanym do prasy oraz w ogłoszeniu o zamówieniu (formularz standardowy 4 – PL) wskazano różne tryby postępowania o udzielenie zamówienia, a mianowicie przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony. Według wyjaśnień udzielonych przez Pana Mieczysława Kowalczyka postępowanie było prowadzone w trybie przetargu ograniczonego. Kontrola wykazała jednak, że w odpowiedzi na ogłoszony przetarg wykonawcy złożyli oferty, a nie wnioski o dopuszczenie do udziału w przetargu, zgodnie z art. 47 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.). Oferty złożone przez wykonawców zostały ocenione przez komisję przetargową w dniu ich otwarcia, tj. 25 października 2005 roku. Czynności podejmowane przez zamawiającego wskazują, że - wbrew wyjaśnieniom pracownika Urzędu Gminy - postępowanie prowadzone było w trybie przetargu nieograniczonego.
2. Zamawiający nie sporządził dla prowadzonego postępowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia, stosownie do wymogu wynikającego z art.36 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych. W sporządzonym ogłoszeniu przedmiot zamówienia opisano jako „dostawa oleju opałowego”, co nie wyczerpywało wymogów określonych w art. 29 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Powołany przepis stanowił, że przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.
3. Oferenci podali cenę za 1 litr oleju, podczas gdy przedmiot zamówienia podany w ogłoszeniu określony został w tonach.
4. Umowa nr 2235/ZPZ/6/2005 pomiędzy Wójtem Gminy w Czarnocinie a firmą P.P.H.U. „EWE-MAR” na dostawę oleju opałowego dla potrzeb kotłowni olejowych Urzędu Gminy, Zespołu Szkolno – Gimnazjalnego w Czarnocinie, Ośrodka Zdrowia w Czarnocinie oraz Szkoły Podstawowej w Szynczycach została zawarta w dniu 25 października 2005 roku, tj. w tym samym dniu, co otwarcie ofert. Powyższe stanowiło naruszenie art. 94 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym to przepisem - zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą.
W zakresie wydatków inwestycyjnych
1. Stwierdzono, że regulamin pracy komisji powołanej do oceny i wyboru ofert w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie inwestycji gminnych oraz dostaw, stanowiący załącznik nr 1 do decyzji nr 1/2002 Wójta Gminy z dnia 7 stycznia 2002 roku był nieaktualny i zawierał uregulowania niezgodne z obowiązującymi w okresie objętym kontrolą przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. W regulaminie wskazano, m.in., że zgodnie „komisja ma prawo odrzucić oferty albo unieważnić przetarg w przypadkach określonych artykułami 27a, 27b i 27c ustawy o zamówieniach publicznych”. Niezależnie od okoliczności powoływania się na nie obowiązujące przepisy należy zauważyć, że zgodnie z art. 20 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych - komisja przetargowa nie ma żadnych kompetencji decyzyjnych, stanowi ciało pomocnicze dla kierownika zamawiającego, w szczególności przedstawia kierownikowi propozycje wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty oraz wyboru najkorzystniejszej oferty, a także występuje z wnioskiem o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
2. W protokole z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na opracowanie projektu budowlanego na wykonanie kanalizacji sanitarnej we wsi Zawodzie – Zamość wraz z kosztorysami i uzgodnieniami branżowymi niezbędnymi do uzyskania pozwolenia na budowę, spisanym w dniu 9 lutego 2004 roku wskazano, że „postępowanie przetargowe przeprowadzono w oparciu o tryb art. 51 – przetarg ograniczony – ustawy Prawo zamówień publicznych ogłoszonej w Dzienniku Ustaw Nr 19 z dnia 9.02.2004 r.”, a w zdaniu następnym zapisano, że „w oparciu o przepisy w/w ustawy wysłano zapytanie o cenę do 5 firm wykonawczych”. Podkreślić należy, że przetrag ograniczony i zapytanie o cenę są odrębnymi trybami udzielania zamówienia publicznego. Ponadto, powołana w protokole ustawa Prawo zamówień publicznych weszła w życie z dniem 2 marca 2004 roku. W trakcie kontroli wyjaśnienia złożył Pan M.Kowalczyk, który oświadczył, że przedmiotowe postępowanie było prowadzone w trybie zapytania o cenę, a w protokole z postępowania mylnie dokonano zapisu dotyczącego procedury postępowania, przytaczając art. 51 ustawy Prawo zamówień publicznych.
3. Umowa nr 2235-ZPZ/Szk./2004 z dnia 16 lutego 2004 roku dotycząca opracowania projektu budowlanego na wykonanie kanalizacji sanitarnej wraz z przyłączami domowymi we wsi Zawodzie – Zamość gm. Czarnocin zawarta z firmą Zakład Instalacji Sanitarnych, Projektowanie i Nadzór Inwestorski H. i D. Gędek z siedzibą w Piotrkowie Trybunalskim nie zawierała kontrasygnaty Skarbnika Gminy, co stanowiło naruszenie art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, zgodnie z którym jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.
4. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, o wartości powyżej 60.000 euro, na wykonanie sieci kanalizacji sanitarnej wraz z przykanalikami we wsi Zawodzie – etap I, stwierdzono:
- zamawiający w postępowaniu o udzielenie ww. zamówienia publicznego ustalił następujące kryteria oceny ofert: cena – 80% oraz doświadczenie zawodowe – 20%. Zastosowanie do oceny ofert kryterium doświadczenia zawodowego nastąpiło z naruszeniem art. 91 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej. Przyjęcie wskazanego kryterium oznaczało rażące naruszenie ustawy Prawo zamówień publicznych, co powinno skutkować jego unieważnieniem w oparciu o art. 93 ust.1 pkt 7 ustawy Prawo zamówień publicznych,
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wskazano, że postępowanie prowadzone jest w trybie w trybie przetargu ograniczonego, mimo, że faktycznie zamawiający podejmował czynności właściwe dla procedury przetargu nieograniczonego,
- członkowie komisji przetargowej dokonali oceny ofert w ramach kryterium „doświadczenie zawodowe” niezgodnie z podanym w specyfikacji opisem sposobu dokonywania oceny ofert. Komisja przyjęła wartość wszystkich robót budowlanych wykazanych przez wykonawców, odpowiadających swoim rodzajem i wartością robotom budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia, a nie udokumentowaną ilość wykonanych zadań w ciągu 3 lat, jak zapisano w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Według oceny dokonanej przez komisję przetargową oceny najwięcej punktów uzyskała oferta nr 6 – 90,70 punktów, natomiast zgodnie z postanowieniami specyfikacji istotnych warunków zamówienia (z zastosowaniem określonych w niej wzorów) najwięcej punktów uzyskała oferta nr 7 – 93,85 punktów. Cena wybranej oferty wynosiła 350.960 zł, cena oferty nr 7 - 310.184,56 zł. Różnica - 40.775,44 zł,
- zamawiający nie poinformował Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o wyborze najkorzystniejszej oferty w sposób określony w art.92 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym [1] - o wyborze oferty zamawiający zawiadamia niezwłocznie wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia, a jeżeli wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 euro – również Prezesa Urzędu, za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej Urzędu, podając nazwę (firmę) i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz jej cenę,
- zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostało wniesione przez wykonawcę robót – Przedsiębiorstwo Usługowo – Produkcyjne „BOLTOM” sp. j. z siedzibą w Piotrkowie Tryb. z naruszeniem terminu określonego w § 13 umowy nr 2235/ZPZ-4/2004 zawartej w dniu 29 października 2004 roku, w którym zapisano, że wykonawca wnosi w dniu zawarcia umowy zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% ustalonego wynagrodzenia netto, co stanowiło kwotę 16.400 zł. Wykonawca robót tytułem zabezpieczenia w dniu 29 października 2004 roku przedłożył gwarancję bankową na kwotę 11.480 zł oraz w dniu 3 listopada 2004 roku dokonał wpłaty kwoty 4.920 zł. Ponadto, zabezpieczenie powinno zostać ustalone od kwoty brutto (ceny), zgodnie z art.150 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych.
5. Umowa na pełnienie nadzoru inwestorskiego zawarta w dniu 29 października 2004 roku oraz umowa nr 2235/ZPZ-4/1/2005 (brak daty) na zamówienie dodatkowe związane z wykonaniem sieci kanalizacji sanitarnej wraz z przykanalikami we wsi Zawodzie – etap I nie zawierały kontrasygnaty Skarbnika Gminy, co stanowiło naruszenie art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
6. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, o wartości powyżej 60.000 euro, na wykonanie sieci kanalizacji sanitarnej wraz z przykanalikami we wsi Zawodzie – etap II, stwierdzono:
- ocena ofert złożonych przez wykonawców dokonana została przez komisję przetargową, powołaną zarządzeniem Wójta Gminy nr 16/04 z dnia 15 października 2004 roku Wójta Gminy Czarnocin oraz przez osobę, która nie była powołana w skład ww. komisji,
- zamawiający nie poinformował Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o wyborze najkorzystniejszej oferty w sposób określony w art.92 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym - o wyborze oferty zamawiający zawiadamia niezwłocznie wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia, a jeżeli wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 euro – również Prezesa Urzędu, za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej Urzędu, podając nazwę (firmę) i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz jej cenę.
Odpowiedzialność za prawidłowe przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ponosi kierownik zamawiającego - Wójt Gminy.
W zakresie inwentaryzacji mienia
W trakcie przeprowadzania inwentaryzacji w 2005 roku naruszono zarządzenie Wójta Gminy nr 36/05 z dnia 1 grudnia 2005 roku w sprawie gospodarki majątkiem trwałym gminy, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie, poprzez:
- nie zamieszczenie na arkuszu strona numer 32, pod ostatnią pozycją klauzuli o treści „Spis zakończono na pozycji…. Pozostałe wolne pozycje arkuszu nie zostały zakreślone";
- przeprowadzenie inwentaryzacji gruntów i sieci wodociągowych w drodze spisu z natury, zaś zgodnie instrukcją inwentaryzacyjną na ostatni dzień każdego roku obrotowego należało przeprowadzić inwentaryzację gruntów oraz trudno dostępnych oglądowi środków trwałych przez porównanie danych ewidencyjnych ze stanem wynikającym z dowodów księgowych;
- nie sporządzenie przez komisję inwentaryzacyjną „Protokołu z rozliczeń wyników inwentaryzacji”, którego wzór stanowił załącznik nr 10 instrukcji;
- nie podjęcie przez Wójta Gminy decyzji w sprawie różnic inwetaryzacyjnych, co wynikało z instrukcji inwentaryzacyjnej (załącznik nr 11).
W zakresie zadań realizowanych na podstawie porozumień z jednostkami samorządu terytorialnego i organami administracji rządowej
Porozumienie zawarte w dniu 10 grudnia 2004 roku z Zarządem Powiatu Piotrkowskiego na dofinansowanie zakupu samochodu ratowniczego dla Komendy Państwowej Straży Pożarnej oraz porozumienie zawarte w dniu 2 stycznia 2005 roku z Zarządem Powiatu Piotrkowskiego na zakup poduszkowca ratowniczego przez Komendę Państwowej Straży Pożarnej w Piotrkowie Trybunalskim, nie posiadały kontrasygnaty Skarbnika Gminy, czym naruszono art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym.
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne:
1. Ustalić dla Kierownika Gminnej Biblioteki Publicznej w Czarnocinie stanowisko przewidziane dla osób zatrudnionych w bibliotekach, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 9 marca 1999 roku w sprawie wymagań kwalifikacyjnych uprawniających do zajmowania określonych stanowisk w bibliotekach oraz trybu stwierdzania ich kwalifikacji, a także zapewnić uzupełnienie przez Kierownika kwalifikacji wymaganych na ww. stanowisku.
2. Zapewnić prowadzenie gospodarki finansowej przez Gminną Bibliotekę Publiczną w Czarnocinie zgodnie z postanowieniami Statutu i zasadami przewidzianymi dla instytucji kultury w przepisach ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.
3. Zapewnić odrębne ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych (finansowych) Urzędu Gminy i innych jednostek organizacyjnych Gminy Czarnocin, celem rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z tych jednostek oraz w celu umożliwienia sporządzania obowiązujących te jednostki sprawozdań finansowych (jednostkowych).
4. Zapewnić prowadzenie w Urzędzie Gminy ewidencji wpływu faktur (rachunków), zgodnie z przepisami Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
5. Przestrzegać postanowień Statutu Gminy Czarnocin w zakresie postanowień dotyczących przeprowadzania kontroli przez Komisję Rewizyjną.
6. Określić w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości okresy sprawozdawcze oraz sposób ustalania wyniku finansowego, zgodnie z art.10 ust.1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
7. Wydatków budżetowych dokonywać w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień, stosownie do art. 138 pkt 3 w zw. z art.189 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104).
8. Przestrzegać art. 55 § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, zobowiązującego organ podatkowy w przypadku, gdy wpłata dokonana przez podatnika nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, do proporcjonalnego zaliczania dokonanej wpłaty na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę, w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę.
9. W wydanych decyzjach w sprawie umorzenia zaległości podatkowej określać kwoty umorzonych odsetek za zwłokę.
10. Ustalać cenę wywoławczą nieruchomości przy jej sprzedaży w pierwszym przetargu w wysokości nie niższej niż wartość nieruchomości, zgodnie z art. 67 ust. 1 i ust.2 pkt 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
11. Przestrzegać § 14 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzenia przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz. 2108) w zakresie ustalania wysokości postąpienia w przetargu.
12. Zawiadamiać na piśmie nabywców nieruchomości wyłonionych w drodze przetargu o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
13. Przestrzegać, żeby osoby składające wnioski o wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych przedstawiały wszystkie informacje i dokumenty wymagane przez art. 18 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
14. Zapewnić wydawanie decyzji o przyznaniu zasiłku okresowego po dostarczeniu przez wnioskującego zaświadczenia z urzędu pracy poświadczającego status bezrobotnego.
15. Przestrzegać art. 13 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie - w zakresie obowiązku zamieszczania w Biuletynie Informacji Publicznej ogłoszenia o konkursie ofert.
16. Przekazywać środki finansowe na realizację zadania publicznego na rzecz organizacji pozarządowych w terminie określonym w umowie.
17. Prawidłowo określać kategorię zaszeregowania pracowników, zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 146, poz. 1223).
18. Przestrzegać art. 29 § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeksu pracy, w zakresie dokonywania zmian warunków umowy o pracę w formie pisemnej.
19. Dokonywać odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dla nauczycieli będących emerytami i rencistami zgodnie z art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela.
20. Równowartość odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych przekazywać na rachunek bankowy funduszu z zachowaniem terminów określonych w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
21. W poleceniach wyjazdu służbowego pracowników określać miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży, zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
22. Dokonać zmiany podstawy prawnej w umowach o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych zawartych z pracownikami Urzędu.
23. W poleceniach wyjazdu służbowego radnych określać miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży, zgodnie z § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalenia należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy. Przestrzegać, by polecenia wyjazdu służbowego radnych wystawiane były przez Przewodniczącego Rady Gminy, zgodnie z § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia.
24. Wydatki z tytułu podróży służbowych klasyfikować zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 209, poz. 2132 ze zm.).
25. Zapewnić staranne prowadzenie dokumentacji związanej z przygotowaniem i udzieleniem zamówień publicznych.
26. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, w szczególności:
- art.91 ust.3 ustawy - zakazującego ustalania kryteriów oceny ofert dotyczących właściwości wykonawcy,
- art.36 ustawy - dotyczącego specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- art.92 ustawy - określającego obowiązki informacyjne zamawiającego związane z wyborem najkorzystniejszej oferty,
- art.94 ust.1 ustawy - określającego termin zawarcia umowy w sprawie udzielenia zamówienia publicznego.
27. Ustalić regulamin prac komisji przetargowej, w tym organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizację odpowiedzialności jej członków za wykonane czynności oraz przejrzystość jej prac, zgodnie z art. 21 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych.
28. Przestrzegać zarządzenia Wójta Gminy nr 36/05 z dnia 1 grudnia 2005 roku w sprawie Instrukcji gospodarki majątkiem trwałym Gminy, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie.
29. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
PRZYPISY
[1] w brzmieniu obowiązującym do dnia 25 maja 2006 roku, to jest do wejścia w życie ustawy z dnia 7 kwietnia 2006 roku o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. nr 79, poz. 551),