Gm. Kleszczów - kontrola kompleksowa, przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2006r.

Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Wójta Gminy Kleszczów, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.

Łódź, dnia 15 marca 2006 roku

Pani
KAZIMIERA TARKOWSKA
Wójt Gminy Kleszczów


WK–602/19/2006

Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Kleszczów. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia z lat 2003 - 2005 dotyczące - przede wszystkim: ustalenia wewnętrznych unormowań z zakresu kontroli finansowej i gospodarki finansowej; prowadzenia rachunkowości; sporządzania sprawozdań finansowych; gospodarki kasowej; realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych; realizacji dochodów z majątku; udzielania zamówień publicznych, wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z błędnej interpretacji przepisów, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz nie stosowania procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie unormowań wewnętrznych

1. Obowiązująca w kontrolowanej jednostce Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych dla Urzędu Gminy Kleszczów wprowadzona zarządzeniem Wójta Gminy nr 23/99 z dnia 21 grudnia 1999 roku zawierała uregulowania sporządzone w oparciu o nieobowiązujące już przepisy prawa, a w szczególności rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 stycznia 1997 roku w sprawie amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz.U. nr 6 poz. 35 ze zm.) oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 kwietnia 1991 roku w sprawie klasyfikacji dochodów i wydatków budżetowych oraz innych przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 39, poz.169 ze zm.).
2. W dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości brak było wykazu ksiąg rachunkowych. W przypadku prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera - nie określono struktury i wzajemnych powiązań ksiąg oraz funkcji zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych. Brak było także procedur dotyczących zabezpieczenia dostępu do danych oraz metod ich przetwarzania. Ponadto, nie określono zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz zasad powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej oraz sposobu i formy prowadzenia urządzeń księgowych. Powyższe nie spełniało wymogów wynikających z art.10 ust.1 pkt 3 lit. „a”, „b” i „c” ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz.694 ze zm.). Ponadto, nie opracowanie systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywanych w nich zapisów naruszało wymóg określony w art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości.

Odpowiedzialność za ustalenie dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości oraz za aktualizację tej dokumentacji ponosi Wójt Gminy.

Stosownie do zapisów zakresu czynności ustalonego w dniu 01.09.2005 roku, opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości powierzone zostało przez Wójta Gminy Skarbnikowi Gminy.

W zakresie funkcjonowania kontroli finansowej

1. Kontrola wykazała, że nie zostały opracowane i wprowadzone do stosowania uregulowania wewnętrzne wymienione w § 5 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Gminy w Kleszczowie z dnia 23 kwietnia 2004 roku, a dotyczące: instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania; instrukcji ewidencji i poboru podatków i opłat; instrukcji w sprawie ulg w zapłacie zobowiązań i umarzania zaległości podatkowych; instrukcji w sprawie postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych; instrukcji w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz finansowaniu terroryzmu.
2. Stwierdzono, że pracownicy wykonujący w kontrolowanej jednostce obowiązki z zakresu kontroli wewnętrznej nie złożyli oświadczeń o zapoznaniu się z treścią Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Gminy, do czego zobowiązywały ich postanowienia zawarte w niniejszym Regulaminie.
3. Stwierdzono, że Wójt Gminy nie powierzył pracownikom Urzędu Gminy obowiązków z zakresu gospodarki finansowej dotyczących sprawdzania dowodów księgowych, a faktycznie obowiązki te były przez nich wykonywane (kierownicy referatów). Zgodnie z obowiązującym do dnia 31 grudnia 2005 roku art.28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz.148 ze zm.) - za całość gospodarki finansowej odpowiada kierownik jednostki, w tym także za wykonywanie określonych obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Kierownik może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być stwierdzone dokumentem.
4. Stwierdzono przypadki braku na fakturach informacji dotyczącej daty i formy dokonania zapłaty oraz adnotacji o dokonaniu zamówienia (zawarciu umowy) zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, co nie spełniało postanowień rozdziału I ust. 2 pkt 2 ppkt c) Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych dla Urzędu Gminy Kleszczów.
5. W protokołach kontroli przeprowadzonych w jednostkach organizacyjnych Gminy Kleszczów w 2004 roku brak było ustaleń dotyczących przestrzegania ustalonych, przez kierowników kontrolowanych jednostek, procedur kontroli finansowej oraz wskazania zakresu wydatków objętych kontrolą (próby). Zgodnie z art.127 ust.2 i 3 ustawy o finansach publicznych - organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego zobowiązany był do kontroli przestrzegania przez podległe jednostki organizacyjne ustalonych w tych jednostkach procedur kontroli finansowej, w oparciu o minimalną próbę 5% wydatków. W Regulaminie kontroli wewnętrznej Urzędu Gminy w Kleszczowie z dnia 23 kwietnia 2004 roku wskazano także, że kontrolą w zakresie przestrzegania ustalonych procedur kontroli wewnętrznej w samorządowych jednostkach organizacyjnych należało objąć w każdym roku, co najmniej 5% wydatków.
6. Kontrola wykazała, że w 2005 roku, mimo ujęcia zadań kontrolnych w planie kontroli (zarządzenie nr 0152/7/05 Wójta Gminy z dnia 12 kwietnia 2005 roku), nie przeprowadzono kontroli w Publicznym Przedszkolu w Łękińsku oraz w Gminnym Ośrodku Kultury, Sportu i Rekreacji w Kleszczowie w zakresie przestrzegania ustalonych procedur kontroli finansowej.

Odpowiedzialność za kontrolę przestrzegania procedur kontroli finansowej w podległych jednostkach organizacyjnych ponosi Wójt Gminy.

W zakresie posiadanych udziałów w spółkach prawa handlowego

Kontrola wykazała, że Gmina Kleszczów posiada udziały o wartości 500.000 zł w Zakładzie Komunalnym „Kleszczów” sp. z o.o., które objęła wnosząc wkład pieniężny, realizując postanowienia uchwały Rady Gminy nr XXXII/57/2000 z dnia 29 września 2000 roku w sprawie powołania jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością Zakład Komunalny „Kleszczów”. Z treści niniejszej uchwały wynikało, że wolą Rady było, aby oprócz wniesienia wkładu finansowego w wysokości 500.000 zł jako kapitał zakładowy nowo powstałej spółki wniesiony został wkład niepieniężny (aport) w postaci mienia pozostałego po likwidacji Gminnego Zakładu Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej i Rolnej, zlikwidowanego na mocy uchwały Rady Gminy nr XXXII/56/2000 z dnia 29 września 2000 roku. Postanowienie to było zgodne z art.22 ustawy z dnia 20 grudnia 1996 roku o gospodarce komunalnej (Dz. U. z 1997 r., nr 9, poz. 43 ze zm.), stosownie do którego - organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego może, w drodze uchwały, zdecydować o likwidacji zakładu budżetowego w celu zawiązania spółki akcyjnej albo spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez wniesienie na pokrycie kapitału spółki wkładu w postaci mienia zakładu budżetowego pozostałego po jego likwidacji. W wyniku inwentaryzacji mienia GZGKMiR przeprowadzonej w marcu 2001 roku ustalono, że wartość majątku stanowiła kwotę 52.308.715,08 zł, przy czym majątek o wartości 53.241,90 zł można zakwalifikować jako mienie zakładu budżetowego pozostałe po jego likwidacji.
Kontrola wykazała, że w dniu 16 maja 2001 roku Gmina Kleszczów, reprezentowana przez Zarząd Gminy, wydzierżawiła na mocy umowy składniki majątku o wartości 52.308.715,08 zł Zakładowi Komunalnemu „Kleszczów” Sp. z o.o. Umowa zawarta została na okres od dnia 1 kwietnia do dnia 31 lipca 2001 roku, a czynsz ustalony został w kwocie 1.000 zł netto. Począwszy od dnia 1 sierpnia 2001 roku Zarząd Gminy, a następnie Wójt Gminy, przedłużał na mocy aneksów okres obowiązywania umowy dzierżawy. Nie wniesienie jako aportu do utworzonej spółki majątku pozostałego po likwidacji zakładu budżetowego naruszało postanowienia ww. uchwały Rady Gminy nr XXXII/57/2000 oraz art.22 ustawy o gospodarce komunalnej. Z uwagi na to, że Rada Gminy podejmując uchwałę nr XXXII/57/2000 w sprawie powołania jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie wskazała poza wniesieniem do spółki wkładu niepieniężnego w postaci składników majątkowych zlikwidowanego GZGKMiR, żadnego innego sposobu działania Zarządy Gminy, należy stwierdzić, że zgodnie z art.30 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1591 ze zm.) Zarząd Gminy był zobowiązany do wykonania powołanych postanowień uchwały Rady Gminy.
Kontrola wykazała, że na mocy umowy dzierżawy z dnia 16 maja 2001 roku organ wykonawczy Gminy Kleszczów wydzierżawił na rzecz Zakładu Komunalnego „Kleszczów” sp. z o.o., m.in. nieruchomości gruntowe o wartości 1.942.678,31 zł na okres dłuży niż trzy lata, tj. od dnia 1 kwietnia 2001 roku do dnia 1 kwietnia 2007 roku, bez wymaganej przepisami zgody Rady Gminy. Stwierdzono, że Rada Gminy Kleszczów nie ustaliła zasad dotyczących nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata, co oznaczało wyłączność Rady Gminy w zakresie podejmowania każdorazowo decyzji w tym przedmiocie, stosownie do uregulowań zawartych w art. 18 ust.2 pkt. 9 lit. „a” ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym. Ustalono, że w dzierżawę oddano m.in. takie nieruchomości gruntowe jak: budynek oczyszczalni ścieków w Żłobnicy wraz z gruntem, budynek oczyszczalni ścieków w Łuszczanowicach wraz z gruntem, budynek oczyszczalni ścieków w Łękińsku wraz z gruntem, ujęcie wody w Łękińsku oraz budynek biurowy w Żłobnicy wraz z gruntem. Biorąc pod uwagę, że wymienione wyżej nieruchomości stanowią zgodnie z przepisem art.4 pkt 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 roku nr 261, poz. 2603 ze zm.) oraz art. 46 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 ze zm.) nieruchomości gruntowe, mogły być one wydzierżawione na okres dłuższy niż trzy lata wyłącznie za zgodą Rady Gminy.

W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdań finansowych

1. Karty dochodów stanowiące ewidencję analityczną do kont: 130 i 901 nie były prowadzone na bieżąco i nie odzwierciedlały faktycznie uzyskanych wpływów w danym okresie sprawozdawczym, tj. w okresie miesiąca, a nawet kwartału, co było wymagane przez art. 24 ust.1 w zw. z art.24 ust.5 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.), zgodnie z którymi to przepisami księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie i bieżąco, co oznacza, m.in., że pochodzące z nich informacje umożliwiają zgodne ze stanem faktycznym sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych. Ponadto, znajdujące się w kartach zapisy nie zawierały dat dokonania poszczególnych operacji gospodarczych i nie posiadały oznaczeń umożliwiających odczytanie dokonanych operacji, co naruszało art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Powyższe nieprawidłowości wskazują także na prowadzenie ksiąg rachunkowych z naruszeniem przepisów art. 24 ust. 2 i ust. 4 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
2. W ewidencji księgowej nie zaprowadzono kont bilansowych dla budżetu Gminy jako organu: 222 – rozliczenie dochodów budżetowych, 902 – wydatki budżetu i 961 - niedobór lub nadwyżka budżetu. Powyższe nie spełniało wymogów określonych przez przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153 poz. 1752 ze zm.) oraz przez postanowienia zakładowego planu kont, wprowadzonego dla budżetu Gminy Kleszczów zarządzeniem nr 7/02 Wójta Gminy z dnia 28 marca 2002 roku.
Stosownie do postanowień zawartych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz w zakładowym planie kont dla budżetu Gminy - konto 222 służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki dochodów budżetowych, a ewidencja szczegółowa do ww. konta powinna być prowadzona w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi.
3. Ewidencję księgową prowadzono w sposób nie pozwalający na wyodrębnienie zobowiązań wymagalnych, na potrzeby sprawozdawczości dotyczącej długu publicznego. Stosownie do zapisów § 12 ust.1 pkt 5 i ust.2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów - zakładowy plan kont powinien zapewnić możliwość sporządzenia wymaganych przepisami sprawozdań finansowych, w tym budżetowych. Ponadto, ewidencja aktywów, pasywów, kosztów, przychodów oraz strat i zysków nadzwyczajnych powinna być prowadzona w takim układzie, który umożliwi uzyskanie informacji potrzebnych do sporządzenia sprawozdań finansowych.
4. W okresie objętym kontrolą należności z tytułu sprzedaży gruntów ewidencjonowano w księgach rachunkowych jednostki tj. Urzędu na niewłaściwym koncie 240, co stanowiło naruszenie zasad prowadzenia kont określonych w przepisach ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz w postanowieniach zakładowego planu kont dla budżetu gminy stanowiącego załącznik nr 2 do zarządzenia nr 7/02 Wójta Gminy Kleszczów z dnia 28 marca 2002 roku.
5. W wyniku kontroli dowodów źródłowych i ewidencji księgowej (obrotów konta 240 za grudzień 2004 roku oraz obrotów konta 221 za okres od dnia 1 stycznia 2005 roku do dnia 30 czerwca 2005 roku) stwierdzono, m.in., że wpłaty dokonane w grudniu 2004 roku za działki sprzedane w wyniku przetargu przeprowadzonego w dniu 7 grudnia 2004 roku w łącznej wysokości 70.760 zł brutto (58.000 zł netto) zostały przeksięgowane na konto 221 – należności z tytułu dochodów budżetowych, w dniu 16 lutego 2005 roku. Natomiast przekazanie dochodów do budżetu Gminy (133/901) nastąpiło w dniu 24 czerwca 2005 roku.
Wskazany przykład oznacza, że w księgach rachunkowych 2004 roku nie ujęto wszystkich osiągniętych w danym roku dochodów, co spowodowało nieprawidłowe ustalenie dochodów Gminy i w konsekwencji wyniku budżetu. Sytuacja taka powoduje, że bilans sporządzony w oparciu o ewidencję księgową, prowadzoną z naruszeniem zasad określonych w art. 24 ustawy o rachunkowości, nie przedstawiał rzeczywistego obrazu stanu majątku Gminy w zakresie posiadanych środków finansowych. Zgodnie z § 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - w brzmieniu obowiązującym do dnia 28 lipca 2005 roku - w celu ustalenia nadwyżki lub niedoboru budżetu operacje gospodarcze dotyczące dochodów i wydatków budżetu państwa oraz dochodów i wydatków budżetów jednostek samorządu terytorialnego powinny zostać ujęte w księgach rachunkowych na odrębnych kontach księgowych w zakresie faktycznych (kasowo zrealizowanych) wpływów i wydatków dokonanych na bankowych rachunkach budżetów oraz rachunkach bieżących dochodów i wydatków budżetowych jednostek budżetowych, z wyjątkiem operacji szczególnych, określonych w odrębnych przepisach.
Podkreślić należy także, że zrealizowane przez jednostki budżetowe dochody powinny być wykazywane w sprawozdaniu budżetowym RB-27S - miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego. Dla okresu objętego kontrolą zagadnienia dotyczące sporządzania sprawozdawczości budżetowej normowały przepisy rozporządzania Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawodawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 ze zm.).
Ewidencja stanu rozliczeń z tytułu pobranych dochodów budżetowych prowadzona być powinna na koncie 222 (konto 222 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan dochodów budżetowych zrealizowanych, lecz nie przelanych do budżetu).
6. Kontrola wykazała, że ewidencja na koncie 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych prowadzona była bez wyodrębnienia uzyskanych dochodów na poszczególne podziałki klasyfikacji budżetowej oraz na poszczególnych kontrahentów, co było wymagane przez postanowienia zakładowego planu kont oraz postanowienia rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Ustalono, że prowadzona ewidencja umożliwiała jedynie wyodrębnienie uzyskanych dochodów podatkowych oraz innych dochodów budżetowych.

Zgodnie z unormowaniami zawartymi w art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości, odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków wynikających z tej ustawy, w tym z tytułu nadzoru - ponosi kierownik jednostki (Wójt Gminy).

W zakresie gospodarki kasowej i sporządzania dowodów księgowych

1. W toku kontroli kasy przeprowadzonej w dniu 6 grudnia 2005 roku przez inspektorów RIO w Łodzi stwierdzono, że osoba zastępująca kasjera używa hasła dostępu do programu obsługującego kasę "KASA", który jest przypisany do osoby stale prowadzącej obsługę kasy Urzędu Gminy, co wskazuje na nie zapewnienie należytej ochrony programu komputerowego oraz danych, co było wymogiem określonym przez art.71 ust.2 ustawy z dnia o rachunkowości.
2. Kontrola dokumentów księgowych wykazała przypadki nie przestrzegania obowiązującej Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych dla Urzędu Gminy Kleszczów dotyczące w szczególności: zatwierdzania do wypłaty dokumentów przez Kierownika Referatu Budżetu, Finansów i Majątku, który nie posiadał stosownego upoważnienia w tym zakresie; nie zamieszczania na dokumentach będących podstawą wydatków pełnej klauzuli świadczącej o zgodności wydatków z planem finansowym, przez osoby opracowujące dowody pod względem merytorycznym oraz zatwierdzania do wypłaty dokumentów będących podstawą dokonania wydatków przez Sekretarza Gminy, nie posiadającego upoważnienia Wójta Gminy do dokonywania tego rodzaju czynności.
3. Stwierdzono przypadki nie dokonywania na dowodach księgowych pełnej dekretacji dowodu księgowego tj. sposobu ujęcia w księgach rachunkowych, a także braku takiej dekretacji, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości oraz z uregulowaniami Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych dla Urzędu Gminy Kleszczów. Dekretacja znajdowała się na zbiorczych poleceniach księgowania, jednakże na dowodach źródłowych brak było informacji pozwalającej na powiązanie zapisów dokonanych na tych dowodach źródłowych ze sporządzanymi poleceniami księgowania.
4. Kontrola klasyfikacji operacji na kontach księgowych wykazała liczne przypadki księgowania zdarzeń z naruszeniem uregulowań zakładowego planu kont dla budżetu Gminy i Urzędu Gminy w Kleszczowie wprowadzonego zarządzeniem nr 7/02 Wójta Gminy Kleszczów z dnia 28 marca 2002 oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Nieprawidłowości dotyczyły w szczególności:
- ewidencjonowania przekazywania dotacji oraz środków dla innych jednostek samorządowych zgodnie z zawartym w tym zakresie porozumieniem, na koncie 760 - pozostałe przychody i koszty, przeznaczonym do księgowania innego rodzaju operacji, tj. m.in. do ewidencji przychodów i kosztów nie związanych bezpośrednio ze zwykłą działalnością jednostki,
- ewidencjonowania przekazania subwencji ogólnej na kontach jednostki budżetowej tj. Urzędu Gminy, podczas gdy operacja ta podlegała księgowaniu wyłącznie na kontach budżetu gminy,
- księgowania na kontach Urzędu Gminy przekazywania środków na pokrycie wydatków jednostek budżetowych Gminy Kleszczów, podczas gdy przekazanie środków na realizację wydatków jednostek budżetowych, tj. również dla Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej, powinno zostać odzwierciedlone na właściwych kontach budżetu gminy,
- księgowania należności jednostki z tytułu wystawionych faktur za czynsz dzierżawny na koncie 760 - pozostałe przychody i koszty przeznaczonym do księgowania innego rodzaju operacji, tj. m.in. do ewidencji przychodów i kosztów nie związanych bezpośrednio ze zwykłą działalnością jednostki,
- prowadzenia ewidencji operacji, m.in. z tytułu obciążenia za energię elektryczną na koncie 730 nie wskazanym w zakładowym planie kont,
- nie ewidencjonowania na odpowiednich kontach dla Urzędu Gminy wpłat przyjętych do kasy Urzędu (np. z tytułu z podatków, opłaty skarbowej, opłat za dowody osobiste) z chwilą dokonania wpłaty. Odzwierciedlenie dokonanych w kasie wpłat tytułem dochodów budżetowych miało miejsce dopiero z chwilą zaksięgowania ich wpływu na konto 130 – rachunek bieżący jednostek budżetowych, w związku z czym, pomimo tego, że dochody zostały wpłacone do kasy, faktycznie księgowane były jak kwota wpłacona na rachunek bankowy po otrzymaniu wyciągu bankowego,
- odprowadzania na rachunek budżetu Gminy Kleszczów tj. na konto 133 -rachunek budżetu przyjętych do kasy Urzędu dochodów z tytułu opłaty targowej. Stosownie do § 11 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50. poz. 511 ze zm.) - do ewidencji gromadzonych przez urząd wpływów budżetowych i zwrotów z tytułu podatków i opłat służy konto 130 – rachunek bankowy urzędu, którego jak ustalono w trakcie kontroli jednostka nie prowadzi.
W celu uwidocznienia na kontach księgowych jednostki budżetowej (Urzędu) dochodów z tytułu opłaty targowej oraz dochodów z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych uzyskane dochody z tego tytułu księgowano w następujący sposób: Wn 222 - rozliczenie dochodów budżetowych, Ma 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych, po wcześniejszym ich przypisaniu na koniec miesiąca na Wn 221/Ma 750. Wskazać należy, że stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz zakładowego planu kont - konto 222 - rozliczenie dochodów budżetowych - służy do ewidencji rozliczenia zrealizowanych przez jednostkę budżetową dochodów budżetowych. Na stronie Wn konta 222 ujmuje się dochody budżetowe przelane do budżetu, w korespondencji z kontem 130. Na stronie Ma konta 222 ujmuje się w ciągu roku budżetowego okresowe lub roczne przeksięgowania zrealizowanych dochodów budżetowych na konto 800, na podstawie sprawozdań budżetowych.
Konto 222 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan dochodów budżetowych zrealizowanych, lecz nie przelanych do budżetu.
Saldo konta 222 ulega likwidacji poprzez księgowanie przelewu do budżetu dochodów budżetowych pobranych, lecz nie przelanych do końca roku, w korespondencji z kontem 130.

Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponoszą Wójt Gminy, Skarbnik Gminy oraz pracownicy Referatu Budżetu, Finansów i Majątku w zakresie obowiązków określonych w zakresach czynności.

W zakresie sprawozdawczości budżetowej

1. Stwierdzono nie sporządzanie przez Urząd Gminy w Kleszczowie sprawozdań jednostkowych: Rb-27S, Rb-28S, Rb-Z i Rb-N (za okres od dnia 1 stycznia 2004 roku do dnia 30 czerwca 2005 roku), co naruszało przepisy § 4 ust. 1 pkt 2 lit. „b” rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej – obowiązującego do dnia 21 września 2005 roku.
2. W bilansie z wykonania budżetu za 2004 rok w pozycji III Inne pasywa, jako pozostałe środki pieniężne na rachunkach, wykazano wysokość należnej za styczeń 2005 roku subwencji oświatowej na kwotę 159.528,00 zł, pomimo przekazania kwoty subwencji w ustawowo przewidzianym terminie, w związku z czym nie stanowiła ona zobowiązań budżetu i nie powinna być zaewidencjonowana na koncie 224. Kwota ta powinna być wykazana w pozycji III Inne pasywa jako rozliczenia międzyokresowe z tytułu dochodów (jako saldo Ma konta 909). Ponadto, na podstawie ewidencji księgowej stwierdzono, że saldo konta 224 na koniec roku wykazane zostało jako persaldo należności i zobowiązań wobec budżetów. Powyższe naruszało zasady prowadzenia konta określone w przepisach ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz zakładowego planu kont dla budżetu gminy stanowiącego załącznik nr 2 do zarządzenia nr 7/02 Wójta Gminy Kleszczów z dnia 28 marca 2002 roku.
Do konta 224 prowadzonego dla organu zaprowadzono ewidencję szczegółową z podziałem na poszczególne tytuły. Ewidencja ta prowadzona była ręcznie w formie kart kontowych. Brak było jednak oznaczeń poszczególnych kont analitycznych. Konta te nie zostały wyszczególnione w zakładowym planie kont.
3. Zapisy dokonane w ewidencji księgowej nie były zgodne z danymi liczbowymi wykazanymi w sprawozdaniu bilansowym z wykonania budżetu Gminy Kleszczów sporządzonym na dzień 31 grudnia 2004 roku.
Nieprawidłowości związane były z wykazaniem w ww. bilansie w pozycji II.1 Pasywów jako nadwyżki budżetu kwoty 60.805.798,00 zł, która nie została wykazana na stosownym do tego koncie tj. 961. Natomiast na koncie 960 ujęta była na koniec 2004 roku kwota wykazana w bilansie w pozycji II Pasywów jako aktywa netto budżetu, tj. 389.672.738 zł, zamiast kwota stanowiąca skumulowaną nadwyżkę na zasobach budżetu tj. 328.866.940 zł. Powyższe wynikało z nie zaprowadzenia konta 961, które służy do ewidencji wyniku wykonania budżetu tj. deficytu lub nadwyżki.
W związku z powyższym nadwyżka budżetu wykazana w sprawozdaniu kwartalnym Rb-NDS o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego, sporządzonym na koniec 2004 roku, nie miała odzwierciedlenia w prowadzonej ewidencji księgowej (księdze głównej dla organu), z uwagi na księgowanie dokonane na niewłaściwym koncie tj. 960. Postępowanie takie stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, określających zasady funkcjonowania kont. Ponadto, wykazanie w sprawozdaniach danych, które nie wynikały z ewidencji księgowej było niezgodne z § 8 ust.1 pkt 1 oraz § 10 ust.2 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Ponadto, stosownie do art. 8 ustawy o rachunkowości - dokonując wyboru rozwiązań dopuszczonych ustawą o rachunkowości i dostosowując przyjęte w jednostce zasady rachunkowości do jej potrzeb należy pamiętać o zapewnieniu wyodrębnienia w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.
4. Kontrola wykazała, że w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego na dzień 30 czerwca 2005 roku jako wykonane dochody z najmu i dzierżawy sklasyfikowane w dziale 700, rozdział 70005, §0750 wykazano kwotę 538.940 zł, podczas gdy dochody z tego tytułu za I półrocze 2005 roku zaewidencjonowane na koncie 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych stanowiły kwotę 1.000.573,31 zł. Ustalono, że sprawozdania Rb-27S sporządzane były na podstawie danych wynikających z konta prowadzonego dla budżetu gminy 901 - dochody budżetu, a wskazane rozbieżności wynikały z nie przekazania dochodów z rachunku jednostki (Urzędu) na rachunek budżetu. Podkreślić należy, że dla Urzędu Gminy nie sporządzano jednostkowych sprawozdań budżetowych, a dla organu (budżetu) nie prowadzono konta 222 - rozliczenie dochodów budżetowych. Prowadzona ewidencja i sporządzana sprawozdawczość nie pozwalały na rzetelne przedstawienie sytuacji finansowej jednostki w omawianym zakresie, co naruszało wymóg wynikający z art. 24 ust.1 i 2 ustawy o rachunkowości. W prawidłowo prowadzonej ewidencji księgowej rozliczeń pomiędzy jednostkami budżetowymi a budżetem dane w zakresie uzyskanych przez jednostki dochodów według konta 901 - dochody budżetowe a danymi w zakresie dochodów z tytułu najmu i dzierżawy wynikającymi z rachunku bieżącego jednostek budżetowych powinny wykazywać zgodność.

Odpowiedzialność za rzetelne i prawidłowe sporządzanie sprawozdań finansowych ponosi Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy.

W zakresie dochodów z podatków i opłat lokalnych

1. Stwierdzono przypadki braku weryfikacji przez organ podatkowy informacji dotyczących podstaw opodatkowania zawartych w składanych przez osoby prawne deklaracjach na podatek od nieruchomości, natomiast stosownie do art. 272 pkt 2 oraz pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku ustawa Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2005 roku, nr 8, poz. 60 ze zm.) - organy podatkowe pierwszej instancji dokonują czynności sprawdzających, mających na celu stwierdzenie formalnej poprawności składanych deklaracji oraz ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. Zaniechanie czynności sprawdzających spowodowało, że nie podjęto czynności mających na celu wyjaśnienie istniejących wątpliwości:
- w deklaracji złożonej za 2004 rok przez podatnika nr 5 wskazano, m.in. grunty pozostałe o powierzchni 63.871 m², od których podatnik wpłacał, zgodnie ze złożoną deklaracją podatek od nieruchomości wg stawki od gruntów pozostałych, natomiast grunty te sklasyfikowane były jako Ls i Lz, a z informacji będących w posiadaniu organu podatkowego wynikało, że nie były one zajęte na prowadzenie działalności gospodarczej. Wskazać należy, że zgodnie z art. 2 ust.2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 roku, nr 9, poz. 84 ze zm.) - opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości nie podlegają grunty sklasyfikowane w ewidencji gruntów i budynków jako użytki rolne, grunty zadrzewione i zakrzewione na użytkach rolnych lub lasy, z wyjątkiem zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej. Zgodnie, natomiast z art. 1 ust.1 oraz ust.2 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym (Dz. U. nr 200, poz. 1682 z późn. zm.) - od gruntów tych powinien być deklarowany i opłacany podatek leśny, opodatkowaniu podatkiem leśnym podlegają określone w ustawie lasy, z wyjątkiem lasów zajętych na wykonywanie innej działalności gospodarczej niż działalność leśna. Lasem w rozumieniu ustawy są grunty leśne sklasyfikowane w ewidencji gruntów i budynków jako lasy,
- w deklaracji na 2002 rok złożonej przez Kopalnie Surowców Mineralnych „KOSMIN” sp. z o.o. z Łodzi wykazano, m.in., pozostałe grunty o powierzchni: 396.366 m² (w okresie od dnia 1 stycznia do dnia 31 sierpnia 2002 roku) oraz 389.366 m² (w okresie od dnia 1 września do dnia 31 grudnia 2002 roku). W trakcie kontroli RIO w Łodzi organ podatkowy w rozmowie telefonicznej z podatnikiem uzyskał informację, że grunty wykazane w 2002 roku jako pozostałe nie były wykorzystywane na działalność gospodarczą. Jednakże, zgodnie z art. 5 ust.3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (w brzmieniu obowiązującym od dnia 22 października 1997 roku do dnia 31 grudnia 2002 roku) - za grunty związane z działalnością gospodarczą uważane były grunty będące w posiadaniu przedsiębiorcy, a szczególności, m.in. grunty zajęte na drogi wewnętrzne i place manewrowe, place składowe, zieleńce oraz tereny, na których są lub mają być realizowane zadania inwestycyjne. W 2003 roku podatnik wykazał wyłącznie grunty związane z działalnością gospodarczą o powierzchni 482.632 m², w tym 93.000 m² deklarowanych w poprzednich latach plus 306 m² nabytych w trakcie 2003 roku oraz 389.366 m² wykazanych poprzednio jako grunty pozostałe, tj. łącznie 482.366 m², (powstała niewyjaśniona różnica 40 m²),
- w deklaracjach za 2002 rok oraz za 2003 rok złożonych przez Polskie Sieci Elektroenergetyczne S.A. z Warszawy wykazano budowle oraz budynki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą o powierzchni 2.170,30 m², natomiast w 2004 roku wykazano tylko budowle bez budynków. W trakcie kontroli RIO w Łodzi organ podatkowy uzyskał od podatnika informację, że budynek zadeklarowany w latach 2002-2003 to budynek stacji elektroenergetycznej Rogowiec, który znajduje się na terenie gminy Bełchatów, dlatego w kolejnych latach należny od niego podatek został zadeklarowany w tej gminie, natomiast zaistniała pomyłka nie została skorygowana.
Wskazać należy, że zgodnie z art. 274 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa - w brzmieniu obowiązującym do dnia 1 września 2005 roku - w razie stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy lub oczywiste omyłki bądź, że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy powinien zwrócić się do składającego deklarację o złożenie niezbędnych wyjaśnień oraz o skorygowanie deklaracji, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji podaje się w wątpliwość. Ponadto zgodnie z art. 274a § 2 ww. ustawy - w razie wątpliwości, co do poprawności złożonej deklaracji organ podatkowy miał prawo wezwać do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny podania w wątpliwość rzetelności danych w niej zawartych.
2. W latach 2003-2004 następujące osoby prawne: Agencja Rozwoju Regionalnego „ARREKS” S.A., Przedsiębiorstwo Chemiczne „Cheman” S.A., Energoserwis Kleszczów sp. z o.o., „Grocom Media” sp. z o.o. oraz "Ciech Petrol" sp. z o.o., pomimo ciążącego na nich obowiązku, nie deklarowały i nie wpłacały należnego podatku od nieruchomości. Podmioty te były dzierżawcami nieruchomości bądź budowli należących do Gminy Kleszczów. Zgodnie z art. 3 ust.1 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2003 roku - podatnikami podatku od nieruchomości są osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne, w tym spółki nie posiadające osobowości prawnej, będące posiadaczami nieruchomości lub ich części albo obiektów budowlanych lub ich części stanowiących własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, m.in. - jeżeli to posiadanie wynika z umowy zawartej z właścicielem, co miało miejsce w tym przypadku. Organ podatkowy do czasu zakończenia kontroli przez RIO w Łodzi nie podjął czynności mających na celu określenie wysokości zobowiązań podatkowych wobec wyżej wskazanych podatników za lata 2003-2004. Podkreślić należy, że organ podatkowy posiadał stosowną wiedzę w powyższy zakresie, gdyż podatnicy dzierżawili nieruchomości należące do Gminy Kleszczów. Zgodnie z art.274a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa - organ podatkowy, w sytuacji braku złożenia deklaracji, powinien zażądać złożenia wyjaśnień bądź wezwać do jej złożenia. W przypadku braku efektów w postaci złożenia deklaracji, organ podatkowy powinien w trybie art. 21 § 3 ww. ustawy określić wysokość zobowiązania podatkowego, co uczynił odnośnie należności za 2005 rok, natomiast nie podjął tych czynności w zakresie zobowiązań podatkowych dotyczących lat 2003 - 2004.
3. W myśl art. 3 ust.1 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych podatnikiem podatku od nieruchomości była również Fundacja Rozwoju Gminy Kleszczów, która dzierżawi od Gminy lokal biurowy stanowiący siedzibę Fundacji. Pomimo ciążącego na podatniku obowiązku nie składał on deklaracji na podatek i nie płacił należnego Gminie podatku, co dotyczy, w przeciwieństwie do wyżej wskazanych podatników, również 2005 roku, a organ podatkowy do dnia zakończenia kontroli przez RIO w Łodzi nie wszczął postępowania podatkowego celem określenia wysokości zobowiązania podatkowego.
4. Osoby fizyczne będące podatnikami, z tytułu posiadania na podstawie umów zawartych z Gminą Kleszczów nieruchomości stanowiących własność Gminy, złożyły informacje w sprawie podatku od nieruchomości po raz pierwszy w 2005 roku, dla którego to roku organ podatkowy ustalił wysokość zobowiązań podatkowych. Natomiast, podobnie jak w wyżej opisanym przypadku dotyczącym osób prawnych, organ podatkowy nie wydawał stosownych decyzji dotyczących lat 2003-2004 i do czasu zakończenia kontroli przez RIO w Łodzi nie podjął w tym celu żadnych działań.
5. Na podstawie decyzji POL 3110/146/2005 organ podatkowy umorzył odsetki od nieterminowej wpłaty podatku od nieruchomości za 2005 rok przez Energoserwis Kleszczów sp. z o.o. Decyzja wydana została na podstawie wniosku, w którym podatnik wskazał „zwracam się z prośbą o umorzenie odsetek powstałych z tytułu nieterminowej wpłaty podatku od nieruchomości w wysokości 6.607,64 - decyzja POL - 3110/88/05. Prosimy o pozytywne załatwienie sprawy”. Zgodnie z art. 67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa - według stanu prawnego obowiązującego na dzień wydania decyzji - organ podatkowy mógł na wniosek podatnika umorzyć w całości lub w części zaległości podatkowe, odsetki za zwłokę lub opłatę prolongacyjną, ale w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym. Decyzja umorzeniowa jest decyzją uznaniową, jednak uwarunkowana jest zaistnieniem jednej z dwóch ustawowo wskazanych przesłanek, które powinny być przedmiotem dowodzenia w prowadzonym przez organ podatkowy postępowaniu. Organ podatkowy, zgodnie z art.122 ustawy Ordynacja podatkowa, powinien podjąć wszelkie działania niezbędne dla dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Ponadto, stosownie do wymogu wynikającego z art.187 § 1 ww. ustawy, organ podatkowy obowiązany jest zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy. W szczególności, w przypadku udzielania ulg w zapłacie podatku konieczne jest wszechstronne zbadanie sprawy w celu ustalenia czy zachodzą ustawowo określone przesłanki podjęcia określonego rozstrzygnięcia (w przypadku umorzenia zaległości - ważny interes podatnika, interes publiczny).
6. W deklaracji na podatek od środków transportowych za 2004 rok złożonej przez jednego z podatników wykazano, m.in., 20 przyczep o dopuszczalnej masie całkowitej od 7 do 12 ton, starszych niż 10 lat i posiadających inny niż pneumatyczny system zawieszenia, deklarując od każdej z nich stawkę podatku w wysokości 960 zł, natomiast stawka ta dotyczyła przyczep z zawieszeniem pneumatycznym, a od pozostałych wynosiła 1.200 zł. W związku z tym błędem podatnik zadeklarował i wpłacił podatek w zaniżonej kwocie 4.800 zł.
7. Inny z podatników w deklaracji na podatek od środków transportowych za 2004 rok wykazał, m.in., 2 samochody ciężarowe o dopuszczalnej masie całkowitej pojazdu 24 tony, innym niż pneumatyczny systemie zawieszenia i 2 osiach - wg stawki 1.700 zł, która dotyczyła pojazdów o 3 osiach, natomiast maksymalna stawka dla samochodów ciężarowych z 2 osiami wynosiła 1.300 zł. W związku ze wskazanym błędem podatnik zadeklarował i wpłacił podatek w zawyżonej wysokości w kwocie 800 zł.
8. Kontrolowana jednostka w sprawozdaniach z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S oraz w sprawozdaniach z wykonania podstawowych dochodów podatkowych Rb-PDP, w pozycjach dotyczących skutków udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień, nie wykazywała skutków finansowych wynikających z udzielonych przez gminę zwolnień podatkowych wprowadzonych na podstawie uchwały Rady Gminy Kleszczów. Zgodnie z § 3 ust.1 pkt 10 instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej - w kolumnie skutki udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń wykazać należało kwoty dotyczące skutków udzielonych przez gminę za okres sprawozdawczy: ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień w podatkach i opłatach, stanowiących dochód budżetu gminy (bez ulg i zwolnień ustawowych), a także skutki finansowe wynikające ze zwolnień i ulg w podatkach i opłatach wprowadzonych przepisami uchwał rad gmin, wydanymi na podstawie ustawowych upoważnień.

Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy oraz pracownicy Referatu Podatków i Opłat w zakresie niedopełnienia obowiązków służbowych wynikających z zakresów czynności.

W zakresie dochodów z majątku

1. Na podstawie ewidencji księgowej (dzienniki obrotów konta 240) kontrolujący stwierdzili przypadki zwrócenia wadium wpłaconego przez uczestników przetargu zorganizowanego w dniu 18 czerwca 2004 roku po upływie 3 dni od dnia zamknięcia przetargu, co było niezgodne z § 4 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz.30 ze zm. - uchylone z dniem 22 września 2004 roku).
2. W wyniku kontroli sprzedaży, w trybie ustnego przetargu nieograniczonego, nieruchomości stanowiących własność Gminy Kleszczów, położonych w Kleszczowie na terenie osiedla mieszkaniowego Zacisze, oznaczonych numerami: 1595/1, 1670, 1675, 1676, 1677, 1685, 1692 i 1698, o łącznej powierzchni 11.488 m², stwierdzono naruszenie następujących przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz. 2603 z późn. zm.):
- w wykazie nieruchomości przeznaczonych do zbycia brak było wskazania terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art.34 ust.1 pkt 1 i pkt 2 ww. ustawy, zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 35 ust. 2 pkt 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami,
- dokonując sprzedaży ww. nieruchomości gruntowych w 2005 roku nie dokonano aktualizacji operatów szacunkowych (brak stosownych klauzul), sporządzonych dla przedmiotowych działek w 2001 roku, co naruszało art. 156 ust. 3 i ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
3. Rada Gminy Kleszczów nie ustaliła, poza zasadami polityki czynszowej, wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy, do czego zobowiązana była na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 31, poz. 266).
4. Kontrola wykazała, że na podstawie umowy OŚG/33/03 z dnia 9 maja 2003 roku Wójt Gminy Pani Kazimiera Tarkowska powierzyła Zakładowi Komunalnemu „Kleszczów” sp. z o.o. administrowanie gminnymi zasobami mieszkaniowymi i lokalami użytkowymi. Czas wykonywania umowy ustalono od dnia 1 kwietnia 2003 roku do dnia 30 czerwca 2003 roku. Niniejsza umowa, zgodnie z jej treścią zawarta została na podstawie art.71 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 ze zm.) i decyzji Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych nr ZD 8200/01 z dnia 3 lipca 2001 roku. Kontrolujący ustalili, że decyzja Prezesa UZP nr ZD/8200/01 z dnia 3 lipca 2001 roku dotycząca zatwierdzenia wyboru trybu zamówienia z wolnej ręki, m.in., na administrowanie gminnym zasobem mieszkaniowym miała zastosowanie do umowy zawartej z Zakładem Komunalnym „Kleszczów” Sp. z o.o. w dniu 3 kwietnia 2002 roku (§ 25 niniejszej umowy). Umowa zawarta w dniu 3 kwietnia 2002 roku obowiązywała do dnia 31 marca 2003 roku, a po jej zakończeniu Wójt Gminy zawarł w dniu 9 maja 2003 roku z Zakładem umowę nr OŚG/33/03 z mocą obowiązującą od dnia 1 kwietnia 2003 roku. Biorąc powyższe pod uwagę brak było podstaw do udzielenia Zakładowi Komunalnemu zamówienia z wolnej ręki, w oparciu o art.71 ust.1 pkt 1 w zw. z art.71 ust.1a ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych, z powołaniem się na decyzję Prezesa UZP nr ZD 8200/01 z dnia 3 lipca 2001 roku, na podstawie umowy nr OŚG/33/03 z dniu 9 maja 2003 roku. Zamawiający zobowiązany był w tym przypadku, stosownie do przepisu art.71 ust.1a ww. ustawy, do uzyskania przed zawarciem umowy decyzji Prezesa UZP zatwierdzającej tryb udzielenia zamówienia z wolnej ręki. Z uwagi na specyfikę usługi administrowania lokalami polegającą na ciągłości i systematyczności jej świadczenia, należało przed zakończeniem obowiązywania umowy zawartej w dniu 3 kwietnia 2002 roku dokonać wyboru wykonawcy tej usługi zgodnie z przepisami ustawy o zamówieniach publicznych, udzielając mu w tym zakresie zamówienia publicznego. W tym celu należało zorganizować, w szczególności przetarg nieograniczony, bądź przewidując możliwość udzielenia zamówienia z wolnej ręki otrzymać pozytywną w tej kwestii decyzję Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.
W toku kontroli stwierdzono, że w dniu 12 maja 2003 roku Wójt Gminy Kleszczów Pani Kazimiera Tarkowska zwróciła się do Prezesa UZP z wnioskiem o zatwierdzenie w trybie art.71 ust.1 pkt 1 w związku z art.14 ust.3 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych wyboru trybu zamówienia z wolnej ręki na eksploatację gminnych sieci wodno-kanalizacyjnych, ciepłowniczych i gazowniczych oraz administrowanie gminnym zasobem mieszkaniowym. Na mocy decyzji nr ZT/8111/03 z dnia 27 czerwca 2003 roku Prezes UZP odmówił zatwierdzenia wyboru trybu zamówienia z wolnej ręki. W dniu 14 lipca Wójt Gminy Kleszczów wystąpił z wnioskiem o ponowne rozpatrzenie sprawy dotyczącej zatwierdzenia przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych trybu zamówienia z wolnej ręki, jednakże również w tym przypadku Prezes UZP odmówił wydania pozytywnej decyzji (decyzja z dnia 24 lipca 2003 roku nr ZD/9885/03).
Aneksem z dnia 17 lipca 2003 roku do umowy nr OŚG/33/03 z dnia 9 maja 2003 roku przedłużono okres obowiązywania umowy do dnia 31 sierpnia 2003 roku, powołując się na wniosek z dnia 14 lipca 2003 roku o ponowne rozpatrzenie sprawy zatwierdzenia trybu zamówienia z wolnej ręki złożony przez Wójta Gminy Kleszczów do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Podkreślić należy ponadto, że pomimo uzyskania odmownej decyzji Prezesa UZP nr ZD/9885/03 z dnia 24 lipca 2003 roku, która wpłynęła do Urzędu Gminy w dniu 28 lipca 2003 roku, Wójt Gminy jeszcze dwukrotne przedłużył okres obowiązywania umowy nr OŚG/33/03, odpowiednio na podstawie aneksu z dnia 27 sierpnia 2003 roku oraz 3 grudnia 2003 roku, co w tej sytuacji nie znajduje żadnego uzasadnienia. Zamawiający zawierając aneksy przedłużające okres obowiązywania umowy jako podstawę ich spisania powoływał odmowną decyzję Prezesa UZP z dnia 24 lipca 2003 roku.
5. Stwierdzono, że ustalenia wartości szacunkowej zamówienia na administrowanie lokalami mieszkalnymi i użytkowymi, stanowiącymi własność Gminy Kleszczów, udzielonego w 2004 roku w częściach Zakładowi Komunalnemu „Kleszczów” sp. z o.o., na mocy umów zawartych w dniu 31 marca oraz w dniu 14 maja 2004 roku, dokonano z naruszeniem przepisu art.32 ust.4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 ze zm.) zgodnie z którym - jeżeli zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. Kontrola wykazała, że wartość szacunkowa zamówienia ustalona została w dniu 24 marca 2004 roku na kwotę 59.306 euro, przy czym wartość ta dotyczyła wyłącznie zamówienia, które planowano udzielić w drodze przetargu nieograniczonego (wartość zamówienia poniżej 60.000 euro - umowa z dnia 14 maja 2004 roku). Nie uwzględniono z wartości zamówienia udzielonego w dniu 31 marca 2004 roku - z powołaniem się na art.4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. Prawidłowo oszacowana wartość zamówienia w omawianym przypadku przekroczyłaby kwotę 60.000 euro i obligowałaby zamawiającego do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w rozszerzonej procedurze. Podkreślić należy, że zamawiający miał możliwość oszacować w marcu 2004 roku wartość zamówienia, biorąc pod uwagę okres na który planował zawrzeć umowę o świadczenie omawianych usług. Miał również świadomość, że musiał zapewnić ciągłe świadczenie usług z uwagi na ich charakter (potrzeba ciągłości i systematyczności świadczenia).
6. Nieprawidłowo ustalono także wartość szacunkową zamówienia na administrowanie lokalami mieszkalnymi i użytkowymi w 2005 roku. Stwierdzono, że udzielono zamówienia w częściach na podstawie trzech umów zawartych z Zakładem Komunalnym „Kleszczów” Sp. z o.o., odpowiednio w dniu 14 maja, 16 czerwca oraz 21 lipca 2005 roku. Dwie pierwsze umowy zawarto z powołaniem się na art.4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, tj. nie stosując przepisów ustawy. Umowę z dnia 21 lipca 2005 roku poprzedzono przetargiem nieograniczonym o wartości szacunkowej poniżej 60.000 euro. Kontrola wykazała, że wartość szacunkową zamówienia udzielonego w częściach ustalono w dniu 20 czerwca 2005 roku biorąc pod uwagę jedynie wartość zamówienia planowanego do udzielenia w drodze przetargu nieograniczonego, co stanowiło naruszenie art.32 ust.4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Podkreślić należy ponadto, że w przypadku udzielania zamówień w częściach zamawiający może udzielić zamówienia zawierając na tę okoliczność kilka umów, nieuprawnionym było jednak powoływanie się zamawiającego, w przypadku umów z dnia 14 maja i z dnia 16 czerwca 2005 roku na przepis art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, ponieważ umowy te - z uwagi na wartość zamówienia określoną z zastosowaniem art.32 ust.4 powołanej ustawy - powinny zostać zawarte z zastosowaniem przepisów o zamówieniach publicznych.
7. Na mocy umowy nr OŚG/33/03 z dnia 9 maja 2003 Wójt Gminy Kleszczów udzielił zamówienia Zakładowi Komunalnemu „Kleszczów” Sp. z o.o. na administrowanie lokalami mieszkalnymi i użytkowymi, zlecając Zakładowi wykonywanie typowych czynności administratora, jak również systematyczne pobieranie od najemców i dzierżawców należnych opłat czynszowych. Analogiczne postanowienia dotyczące pobierania od najemców czynszu zawarto również w kolejnych, zawieranych z Zakładem Komunalnym umowach na administrowanie. Ustalono, że Zakład Komunalny nie odprowadzał uzyskanych od najemców lokali opłat z tytułu najmu do budżetu Gminy. Z informacji przekazanych, w trakcie kontroli, przez Prezesa Zakładu Komunalnego „Kleszczów” sp. z o.o. wynikało, że wpłaty najemców w 2004 roku oraz w I półroczu 2005 roku wynosiły odpowiednio 162.351,68 zł oraz 103.820,42 zł. Pismem z dnia 30 czerwca 2005 roku Wójt Gminy Pani Kazimiera Tarkowska poinformowała najemców o konieczności wpłaty czynszu najmu od dnia 1 sierpnia 2005 roku na rachunek Urzędu Gminy w Kleszczowie. Z treści wyjaśnień udzielonych w trakcie kontroli przez Wójta Gminy wynikało, że brak przekazywania do budżetu Gminy wpłat uzyskanych tytułem czynszu odbywał się za przyzwoleniem Wójta z uwagi na nałożenie na administratora zadań daleko wykraczających poza samo administrowanie, tj. czynności, które należą do właściciela nieruchomości. Podkreślić należy, że za wykonywanie wszystkich czynności zleconych na podstawie umów o administrowanie lokalami Zakładowi Komunalnemu „Kleszczów” ustalone zostało stosowne wynagrodzenie. Obejmowało ono zarówno czynności, które można określić mianem „typowego administrowania” jak i inne czynności zlecone umowami. Warunki wynagradzania za wykonywane usługi Zakład Komunalny przyjął czego wyrazem były podpisane umowy. W związku z powyższym nie można mówić w tym przypadku o przyznawaniu na rzecz Zakładu dodatkowego wynagrodzenia w postaci pobranych czynszów za najem lokali użytkowych i mieszkalnych. Stosownie do art.54 ust.1 pkt 2 ustawy o samorządzie gminnym - dochody z majątku gminy do których należy zaliczyć dochody z tytułu najmu lokali należą do kategorii dochodów własnych gminy. Dochody z majątku gminy zostały wskazane jako dochody własne gminy także w art.4 ust.1 pkt 4 ustawy z dnia 13 listopada 2003 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 203, poz. 1966 ze zm.), a wcześniej w art.3 pkt 8 ustawy z dnia 26 listopada 1988 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego w latach 1999 - 2003 (Dz. U. nr 150, poz. 983 ze zm.). Przyjąć wprawdzie można, że w przypadku zawarcia umowy dającej prawo do pobierania pożytków z rzeczy (np. umowa dzierżawy), czynsze stanowiłyby przychód drugiej strony umowy, np. spółki prawa handlowego, ale sytuacja taka nie dotyczy umowy o administrowanie.
Wskazać należy również, że przy określaniu wartości szacunkowej zamówienia na administrowanie lokalami stanowiącymi własność Gminy - pod rządami ustawy Prawo zamówień publicznych - nie brano pod uwagę ewentualnych przychodów Zakładu Komunalnego „Kleszczów” sp. z o.o. z tytułu czynszów, a tak powinno być w sytuacji, w której Gmina miałaby zamiar przekazać przychody z tego tytułu – jako element wynagrodzenia – na rzecz Spółki. W zawartych z Zakładem umowach brak było postanowień świadczących o tym, że środki pochodzące z opłat czynszowych miały stanowić przychód Zakładu. Zakład Komunalny „Kleszczów” zgodnie z treścią zawartych w 2003, 2004 oraz 2005 roku umów (poza umową z dnia 21 lipca 2005 roku) zobowiązany był do wykonywania czynności związanych z poborem od najemców i dzierżawców opłat czynszowych, co nie może być utożsamione z przyznaniem Zakładowi tych opłat jako elementu wynagrodzenia.
8. Analizując postanowienia umów zawartych z najemcami lokali stwierdzono dwa przypadki wynajmowania przez Gminę Kleszczów od Zakładu Komunalnego „Kleszczów” Sp. z o.o. lokali użytkowych będących własnością Gminy a oddanych w administrowanie Zakładowi.

Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy.

W zakresie wydatków na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych

1. Na podstawie umów z dnia 15 listopada 2004 roku oraz z dnia 25 lutego 2005 roku Gmina Kleszczów reprezentowana przez Wójta Gminy Panią Kazimierę Tarkowską przyznała LKS „Omega” dotacje celem wsparcia realizacji zadań z zakresu kultury fizycznej i sportu, co poprzedzone zostało ogłoszeniem otwartego konkursu ofert. W 2004 roku ogłoszenie nie zostało zamieszone w Biuletynie Informacji Publicznej, czym naruszono art. 13 ust.3 ustawy z dnia 23 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. nr 96, poz. 873 ze zm.).
2. W protokołach sporządzonych w 2004 roku oraz w 2005 roku przez zespół oceniający oferty złożone w konkursie wskazano, że w wyznaczonych terminach, w obu latach, oferty złożył LKS „Omega”. W treści wskazanych protokołów zapisano, że zespół oceniający uznał, że oferty spełniały wszystkie wymogi ogłoszenia o konkursie ofert i postanowił przyjąć oferty. Natomiast organ administracji publicznej obowiązany był - na podstawie art. 15 ust.3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie - w uzasadnieniu wyboru oferty ustosunkować się do spełniania przez oferenta wymogów określonych w ustawie oraz w ogłoszeniu o konkursie ofert. Przepis ten stosuje się również w przypadku, gdy została złożona 1 oferta (art. 15 ust.2 i ust. 3 ustawy).
3. W ofertach złożonych przez LKS „OMEGA” w pozycji szczegółowy zakres rzeczowy zadania wpisano: „w dziedzinie sportu sekcje: piłka nożna, tenis stołowy, koszykówka, siatkówka, lekkoatletyka, sport masowy, w zakresie obiektów sportowych: stadion w Kleszczowie, boiska w Wolicy, Łuszcanowicach, Kamieniu, Antoniówce”. Nie spełniało to wymogu wynikającego z art. 14 pkt 1 ustawy zgodnie, z którym oferta powinna zawierać szczegółowy zakres rzeczowy zadania publicznego proponowanego do realizacji, gdyż został jedynie wskazany zakres przedmiotowy działalności prowadzonej przez podmiot ubiegający się o dotację.
4. Kosztorysy zawarte w ofertach były bardzo lakoniczne, gdyż np. w ofercie z 2005 roku wskazano: piłka nożna razem - 462.000 zł, IV liga - 310.000 zł, „A” klasa - 61.000 zł, junior - 34.000 zł, trampkarz rocznik 90 - 32.000 zł, trampkarz rocznik 92 - 25.000 zł, co oznaczało, że jedynie przytoczono całkowite koszty działalności klubu w określonym zakresie, bez wskazania jakiego rodzaju wydatki miały je stanowić i z realizacją jakiego zadania publicznego miały być związane. Natomiast stosownie do art. 14 pkt 3 powołanej ustawy - w ofercie powinna być zawarta kalkulacja kosztów zadania publicznego, gdyż zgodnie z art. 15 ust.1 pkt 2 jest ona jednym z kryteriów oceny oferty (kalkulacja kosztów zadania publicznego w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania).
5. Ponadto, stosownie do art. 14 pkt 5 ww. ustawy - w ofercie należało zamieścić, m.in., informację o wysokości środków finansowych uzyskanych na realizację danego zadania z innych źródeł. W obu ofertach jako jedyne źródło finansowania wskazano dotacje, w kwotach wynikających z ogłoszeń (mimo, że przedmiotem konkursu było wsparcie realizacji zadań publicznych). Z ofert wynikało, że w realizacji zadania mieli brać udział sportowcy zarejestrowani w LKS „Omega”. Zgodnie z § 5 ust.4 Programów Wsparcia na 2004 rok oraz na 2005 rok Wójt Gminy oceniając ofertę miał brać pod uwagę zwłaszcza wiarygodnością finansową, w tym zakres finansowania zadania z innych źródeł, których w tym przypadku nie podano. Zgodnie z regulaminem otwartego konkursu ofert jako kryteria oceny ofert wskazano, m.in., procentowy udział środków własnych przeznaczonych na realizację zadania oraz ilość mieszkańców korzystających z zadania.
6. Zgodnie z art. 11 ust.2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie wspieranie oraz powierzanie przez organy administracji publicznej do realizacji organizacjom pożytku publicznego zadań publicznych odbywa się po przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert, co ma zapewnić równy dostęp wszystkim podmiotom do udziału w ubieganiu się o realizację wspomnianych zadań oraz umożliwić realizację tych zadań w sposób najbardziej efektywny i oszczędny. Konkurs ma charakter otwarty, a każdy podmiot spełniający wymagane warunki może złożyć w nim ofertę i powinien być traktowany w sposób zapewniający uczciwą konkurencję, co wynika z art. 5 ust.2 ww. ustawy. W przypadku konkursów po przeprowadzeniu, których Gmina Kleszczów udzieliła dotacji na rzecz LKS „OMEGA” przedmiotem było wsparcie zadań z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu oraz utrzymanie i konserwacja obiektów sportowych należących do Gminy Kleszczów. Wskazać należy, że obiekty te na podstawie umów zawartych na czas nieoznaczony znajdowały się w użyczeniu LKS „OMEGA”. Oznacza to, że w ogłoszonym konkursie uprzywilejowaną pozycję miała organizacja pozarządowa posiadająca w użyczeniu wskazane obiekty. Gmina powinna także rozważyć - czy utrzymanie i konserwacja obiektów sportowych stanowiących jej własność może być w ogóle przedmiotem konkursu ofert na wsparcie zadania publicznego.
W świetle powyższych uwag zauważyć należy, że w praktyce przyznana dotacja służyła utrzymaniu stowarzyszenia kultury fizycznej. Z ofert wynikało, że dotacja miała być przeznaczona na finansowanie wszystkich sekcji sportowych prowadzonych przez to stowarzyszenie, w tym co wynikało z przedkładanych rozliczeń z realizacji dotacji na finansowanie wynagrodzeń trenerów, diet dla zawodników oraz innych kosztów uczestnictwa w rozgrywkach ligowych, jednocześnie stanowiąc 100% posiadanych przez klub środków.
7. Na podstawie umowy z dnia 7 lipca 2005 roku Gmina Kleszczów reprezentowana przez Panią Kazimierę Tarkowską - Wójta Gminy przyznała Fundacji Pomocy Ludzie Ludziom z siedzibą w Biłgoraju dotację na realizację zadania z zakresu pomocy społecznej. W protokole z dnia 30 czerwca
2005 roku zespół oceniający wskazał, że w wyniku analizy złożonych dokumentów uznał, że złożona oferta spełniała wszystkie wymogi ogłoszenia o konkursie ofert i postanowił przyjąć ofertę oraz przekazać swoje ustalenia Wójtowi Gminy do zatwierdzenia. Na tekście protokołu znajdowała się adnotacja, że został on wywieszony na tablicy ogłoszeń w terminie 1 lipca - 8 lipca 2005 roku. Zgodnie z art. 32 ust.3 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz. U. nr 64, poz. 593 ze zm.) - wyniki otwartego konkursu ofert oraz warunki zlecenia realizacji zadania podaje się do publicznej wiadomości. Natomiast z treści protokołu podanego do publicznej wiadomości nie wynikały warunki zlecenia realizacji zadania. Ponadto, zgodnie z art. 31 ust.2 ww. ustawy - organ ogłaszający otwarty konkurs ofert jest zobowiązany w uzasadnieniu wyboru oferty ustosunkować się do spełniania przez dany podmiot wymogów określonych w ustawie oraz ogłoszeniu o konkursie, co dotyczy także sytuacji, w której została zgłoszona jedna oferta.

W zakresie stosowania ustawy o zamówieniach publicznych

1. W odniesieniu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie II etapu obwodnicy Kleszczowa stwierdzono:
- w pkt 8 specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający określił warunki jakie musieli spełniać wykonawcy. Wśród tych warunków wskazano pozyskanie od zamawiającego specyfikacji w sposób określony w ogłoszeniu. Przytoczony warunek pozyskania specyfikacji był prawnie niedopuszczalny, gdyż ustawa nie uzależniała udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego od pobrania specyfikacji. Wątpliwości budzi także warunek zatrudnienia określonej liczby osób bezrobotnych, gdyż wykonawca sam decyduje kogo zatrudnia, natomiast zamawiający mógł ewentualnie określić w ten sposób jedno z kryteriów oceny ofert, ale nie warunek podmiotowy udziału w postępowaniu,
- zamawiający wskazał jako kryteria oceny ofert - cenę - 70%, okres gwarancji i rękojmi - 20%, termin realizacji - 10%.
W wyniku oceny ofert wybrana została oferta złożona przez Przedsiębiorstwo Robót Drogowych i Mostowych S.A. z Bełchatowa, przy czym decydujące okazało się kryterium terminu wykonania robót. Z wybranym wykonawcą Gmina Kleszczów reprezentowana przez Panią Kazimierę Tarkowską - Wójta Gminy zawarła w dniu 26 maja 2003 roku umowę nr ORG 3420/1/03. Termin wykonania zamówienia strony wyznaczyły na dzień 3 września 2003 roku (wykonawca w ofercie wskazał jako termin wykonania zamówienia 31 lipca 2003 roku, który to termin został uwzględniony przy ocenie ofert i zdecydował o jej wyborze).
W efekcie okazało się, że w związku z nieterminowym uzyskaniem pozwolenia na budowę, prace objęte zamówieniem zostały zakończone dopiero w październiku 2005 roku, tj. z ponad dwuletnim opóźnieniem. Dlatego przyjęcie jako kryterium terminu wykonania umowy okazało się dla zamawiającego bardzo niekorzystne, gdyż wybrał ofertę o 1.374.622,75 zł droższą, a ostatecznie poniósł jeszcze większe nakłady finansowe w związku ze zmianą, w trakcie trwania zamówienia, stawki podatku VAT na przedmiotowe roboty z 7% na 22%.
Zamawiający przygotowując postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego powinien mieć na względzie okoliczność, że ustalenie kryteriów oceny ofert nie powinno być przypadkowe, tylko poparte wszechstronną analizą własnej sytuacji, pozwalającą dokonać racjonalnego wyboru. W omawianym przypadku określenie jako jednego z kryteriów oceny ofert terminu wykonania zamówienia nie znajdowało uzasadnienia. Od wykonania w określonym terminie zadania nie było uzależnione otrzymanie przez zamawiającego środków z innych źródeł, co często ma miejsce w praktyce, ponadto jeżeli zamawiającemu zależało na dotrzymaniu określonego terminu to mógł go wskazać jako wymagany (ostateczny) termin realizacji. Co ważniejsze jednak, w momencie przygotowywania przetargu zamawiający miał świadomość, że nie posiada pozwolenia na budowę i powinien liczyć się z sytuacją, która faktycznie wystąpiła, że prace nie zostaną wykonane we wskazanym w ofercie terminie. Przyjmując jednakże omawiane kryterium zamawiający mógł wskazać, że będzie oceniał nie termin ustalony kalendarzowo, a liczony w dniach (miesiącach) począwszy np. od uzyskania pozwolenia na budowę i przekazania placu budowy.
2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym celem wyboru inspektorów nadzoru nad realizacją inwestycji pn. „budowa stacji elektroenergetycznej 110/30 kV GPZ „Bogumiłów” oraz rozbudowa stacji 110/15 kV GPZ „Kleszczów” stwierdzono, że nadzór inwestorski wykonywany był w 4 branżach tj.: elektrycznej, teletechnicznej, budowlanej i instalacyjnej. Gmina Kleszczów reprezentowana przez Kazimierę Tarkowską - Wójta Gminy zleciła pełnienie wskazanych usług na podstawie kolejnych umów o nr: IZP-3421/3/1/05, ZIP-3421/3/2/05, IZP-3421/3/3/05, IZP-3421/3/4/05. Wynagrodzenie za pełnienie nadzoru inwestorskiego
w poszczególnych branżach ustalono odpowiednio w kwotach: 87.840 zł, 54.900 zł, 7.800 zł, 5.000 zł. Zawarcie wskazanych umów i udzielenie zamówienia publicznego, poprzedzone zostało przeprowadzeniem postępowania w trybie przetargu nieograniczonego, z możliwością składania ofert częściowych na wybraną branżę lub wybrany obiekt. W wyniku dokonanej oceny ofert udzielono zamówienia w branży elektrycznej oraz w branży teletechnicznej, natomiast w części dotyczącej branży budowlanej i branży instalacji wodociągowo-kanalizacyjnych postępowanie zostało unieważnione na podstawie art. 93 ust.1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zamawiający zlecił wykonanie tych usług, powołując się na art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, nie stosując przepisów ww. ustawy (wartość zamówień nie przekraczała 6.000 EURO). Wskazać należy, że zgodnie z art. 32 ust.1 ustawy prawo zamówień publicznych podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością, zaś zgodnie z art. 32 ust.4 ustawy -w przypadku, gdy zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. W omawianym przypadku wartość zamówienia została ustalona na kwotę 119.376 zł, tj. 29.499 EURO, a więc przekraczała 6.000 EURO, dlatego przy udzieleniu przedmiotowego zamówienia, a także jego poszczególnych części w ramach odrębnych postępowań zamawiający miał obowiązek stosować przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, dotyczące postępowań o wartości zamówienia poniżej 60.000 EURO.
3. W ogłoszeniach o wszczęciu postępowań prowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego na wybór wykonawcy budowy gminnej obwodnicy Kleszczowa - etap I, budowy dróg na osiedlu Zacisze - etap IV oraz modernizacji boiska sportowego przy Szkole Podstawowej w Kleszczowie wywieszonych na tablicy ogłoszeń, opublikowanych na stronie internetowej oraz w Biuletynie Zamówień Publicznych występowały różnice w zakresie ich treści, np. poprzez bardziej szczegółowe określenie przedmiotu zamówienia. Natomiast zgodnie z art. 40 ust.6 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych - ogłoszenie zamieszone w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego nie może zawierać informacji innych niż przekazane Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych. Ponadto, w treści ogłoszenia wywieszonego na tablicy ogłoszeń (postępowanie dotyczące budowy obwodnicy - I etap), jak również w treści specyfikacji zamawiający wskazał formy w jakich mogło być wniesione wadium, przy czym pominął poręczenia udzielane przez podmioty, o których mowa w art. 6 ust. 3 pkt 4 lit. b ustawy z dnia 9 listopada 2000 roku o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, które stanowiły jedną z form wniesienia wadium dopuszczoną przez ustawodawcę w art. 45 ust.6 pkt 5 ustawy Prawo zamówień publicznych.

W zakresie ewidencji majątkowej i przeprowadzenia inwentaryzacji

1. Podział prowadzonych ksiąg inwentarzowych wyposażenia nie pozwalał w jasny sposób na ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, u których znajdowały się pozostałe środki trwałe. Ponadto, w księgach tych ewidencjonowano także składniki o wartości większej niż 3.500 zł, które powinny być zaewidencjonowane na stosownym do tego koncie 011 (np. księga inwentarzowa prowadzona dla wyposażenia znajdującego się w hotelu „Olimpus” i OSP) oraz o wartości mniejszej niż 175 zł, które stosownie do postanowień zawartych w rozdziale III Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, powinny być objęte ewidencją ilościową (np. księga inwentarzowa prowadzona dla wyposażenia znajdującego się w Gimnazjum w Kleszczowie i OSP).
Ponadto w jednostce nie zaprowadzono szczegółowych indywidualnych kart obiektów inwentarzowych, wymienionych w rozdziale III ust. 7 Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych dla Urzędu Gminy Kleszczów, wprowadzonej z dniem 21 grudnia 1999 roku zarządzeniem nr 23/99 Wójta Gminy Kleszczów.
2. Księgi inwentarzowe środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych w używaniu nie spełniały wymogów określonych dla ksiąg rachunkowych, a mianowicie nie zostały opieczętowane i przesznurowane. W księdze prowadzonej dla wartości niematerialnych i prawnych w okresie objętym kontrolą nie zamieszczono adnotacji odnośnie miejsca ich użytkowania (część zapisów dokonana była nietrwale – tj. ołówkiem). Brak w niej także było informacji o dokumencie dotyczącym zakupu.
3. Na podstawie zapisów znajdujących się w tabeli amortyzacyjnej za 2004 rok stwierdzono, że stopniowemu umorzeniu podlegały wszystkie wartości niematerialne i prawne, niezależnie od ich wartości początkowej. Postępowanie takie niezgodne było z regulacjami zawartymi w załączniku nr 1 do zarządzenia nr 7/02 Wójta Gminy Kleszczów, dotyczącym zasad prowadzenia rachunkowości. Stosownie do postanowień pkt pkt: 6 i 7 ww. załącznika - wartości niematerialne i prawne o wartości niemniejszej niż 3.500 zł powinny być umarzane jednorazowo za okres całego roku i amortyzowane za pomocą stawek podatkowych, zaś składniki stanowiące wartości niematerialne i prawne o wartości do 3.500 zł podlegają umorzeniu w pełnej wartości, poprzez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia ich do używania. Ponadto, stosownie do zapisów § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, wartości niematerialne i prawne o wartości nie przekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych umarza się jednorazowo przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia ich do używania. W związku z powyższym niewłaściwie ujmowano naliczane umorzenie wartości niematerialnych i prawnych, tzn. całkowita wartość umorzenia ewidencjonowana była na koncie 072-3, zamiast częściowo na koncie 071. Ponadto, odpisy umorzeniowe zakupionych wartości niematerialnych
i prawnych dokonywane były w korespondencji z kontem 401, zapisem 401/072, co naruszało zasady funkcjonowania kont określone przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz w zakładowym planie kont dla Urzędu Gminy w Kleszczowie wprowadzonym zarządzeniem nr 7/02 Wójta Gminy.
4. Kontrolujący stwierdzili przypadki nieprawidłowego wyliczenia umorzenia za 2004 rok dla poszczególnych składników stanowiących wartości niematerialne i prawne, wynikającego z błędów rachunkowych.
5. Stwierdzono przypadki nie prowadzenia na bieżąco ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, o czym świadczyło, m.in.: odnotowanie w niej na dzień 19 stycznia 2004 roku kwoty 23.180,00 zł związanej z zakupem w sprzętu komputerowego w dniu 14 listopada 2003 roku oraz odnotowanie w dniu 28 stycznia 2005 roku przyjęcia na stan środków trwałych zakończonej i przekazanej w dniu 30 kwietnia 2004 roku inwestycji pn. „Budowa ujęcia wody – studni głębinowej” na łączną kwotę 172.787,92 zł. Postępowanie takie nie spełniało wymogu art.16d ust.2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz. 564 ze zm.), zgodnie z którym - składniki majątku powinny być wprowadzone do ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do użytkowania. Ponadto, każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym powinno być wprowadzone w postaci zapisu do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego zgodnie z ich treścią ekonomiczną, stosownie do art. 4 i art. 20 ustawy o rachunkowości.
Przedstawione powyżej nieprawidłowości dotyczące przyjmowania na stan majątku jednostki zakupionych (wytworzonych) składników, powodują nieprawidłowe ustalenie na koniec roku wyniku finansowego. Składniki majątku tj. środki trwałe, wyposażenie, wartości niematerialne i prawne, zakupione i przekazane do używania w 2004 roku nie miały odzwierciedlenia w poszczególnych aktywach jednostki.
6. W przypadkach dotyczących zakupu środków trwałych wskazywano w księgach inwentarzowych środków trwałych oraz na drukach OT, jako rodzaj przychodu rozliczenie, a nie dokument źródłowy (np. fakturę, rachunek, akt notarialny), co niezgodne było z zasadami dotyczącymi dokumentowania obrotu środkami trwałymi zawartymi w rozdziale III ust. 3 pkt 1 Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.
7. W 2004 roku zapisy w księdze inwentarzowej wartości niematerialnych i prawnych nie były dokonywane chronologicznie, co nie spełniało wymogów wynikających z art. 24 ust. 4 pkt 2 ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z unormowaniami zawartymi w art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości, odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków wynikających z tej ustawy, w tym z tytułu nadzoru - ponosi kierownik jednostki (Wójt Gminy).

W zakresie prawidłowości przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji

W wyniku kontroli dokumentacji źródłowej dotyczącej inwentaryzacji przeprowadzonej w 2004 roku stwierdzono, co następuje:
1. Do przeprowadzenia w 2004 roku inwentaryzacji nie powołano komisji inwentaryzacyjnej, co wymagane było zapisami Instrukcji inwentaryzacyjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 28/96 Wójta Gminy Kleszczów z dnia 16 grudnia 1996 roku. Zgodnie z postanowieniami ww. Instrukcji wnioskowanie do kierownika jednostki o powołanie komisji inwentaryzacyjnej należało do przewodniczącego komisji.
Ponadto, postanowienia zawarte w § 2 ust. 2 zarządzenia nr 49/04 Wójta Gminy z dnia 26 października 2004 roku w sprawie inwentaryzacji, dotyczące powołania komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych przez Przewodniczącego komisji, a nie Wójta Gminy nie były zgodne z zapisami znajdującymi się w Instrukcji inwentaryzacyjnej.
2. Przed rozpoczęciem spisu osoby materialnie odpowiedzialne za całość i stan składników majątkowych objętych spisem nie złożyły oświadczeń stwierdzających, że wszystkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu składników majątku zostały ujęte w ewidencji oraz przekazane do księgowości, co było wymagane zapisami ww. Instrukcji inwentaryzacyjnej.
3. Liczba arkuszy spisu pobranych przez przewodniczącego komisji według księgi ścisłego zarachowania wynosiła 482 i nie była zgodna z liczbą arkuszy wykorzystanych w trakcie inwentaryzacji (w sprawozdaniu z przebiegu inwentaryzacji wskazano, że wykorzystane zostały 492 arkusze).
4. Na arkuszach spisowych brak było podpisów osoby sprawdzającej. Zgodnie z postanowieniami Instrukcji inwentaryzacyjnej - kontrolowanie pod względem formalnym i rachunkowym wypełnionych przez zespoły arkuszy spisu z natury i innych dokumentów z inwentaryzacji należało do Przewodniczącego komisji.
5. W czasie trwania inwentaryzacji nie przeprowadzano wyrywkowej kontroli przebiegu spisu, co było wymagane zapisami ww. Instrukcji inwentaryzacyjnej. Stosownie do postanowień zawartych w Instrukcji - dowodem przeprowadzenia kontroli spisu powinien być protokół oraz adnotacja w arkuszu spisowym.
6. Sprawozdanie z przebiegu pełnej inwentaryzacji majątku gminy oraz podległych jej jednostek sporządzone zostało w dniu 16.02.2005 roku, tj. dwa tygodnie po zatwierdzeniu wyników inwentaryzacji przez Wójta Gminy. Z przedmiotowego sprawozdania wynikało, że czynności spisu z natury środków trwałych i przedmiotów w użytkowaniu przeprowadzone zostały w dniach 1 grudnia 2004 roku – 14 stycznia 2005 roku. Brak było w sprawozdaniu informacji o przeprowadzeniu inwentaryzacji pozostałych składników majątku Gminy.
7. Z przebiegu inwentaryzacji nie sporządzono sprawozdania końcowego, co nie spełniało wymogów wynikających z § 6 ww. zarządzenia nr 49/04 Wójta Gminy. Protokół rozliczenia wyników inwentaryzacji sporządzony przez Przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej w dniu 31 stycznia 2005 roku zawierał jedynie informacje dotyczące różnic inwentaryzacyjnych stwierdzonych w spisanych składnikach majątkowych, tj. środkach trwałych i przedmiotach w użytkowaniu. Z dokumentów źródłowych dotyczących inwentaryzacji przeprowadzonej w 2004 roku wynikało, że poza środkami trwałymi i przedmiotami w użytkowaniu inwentaryzacją objęto wartości niematerialne i prawne, materiały, gotówkę w kasie oraz inwestycje w toku. Wyników przeprowadzenia inwentaryzacji pozostałych składników majątkowych, m.in. inwestycji w toku, materiałów czy wartości niematerialnych i prawnych nie udokumentowano. Postępowanie takie stanowiło naruszenie art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Ponadto, nie sporządzono żadnego dokumentu, z którego wynikałoby, jakie składniki majątku były objęte inwentaryzacją i jaką metodą.
Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości oraz Instrukcją inwentaryzacyjną inwentaryzacja inwestycji rozpoczętych powinna być dokonana drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników. Wyniki weryfikacji nie zostały ujęte w stosownym protokole. Ponadto w urządzeniach księgowych nie zamieszczono także klauzuli dotyczącej weryfikacji salda na dany dzień i podpisu osoby jej dokonującej.
8. W wyniku kontroli dokumentów źródłowych dotyczących inwentaryzacji stwierdzono także nie przeprowadzenie w 2004 roku inwentaryzacji posiadanych akcji i udziałów oraz należności. Brak było protokołu weryfikacji salda kont: 030 - finansowy majątek trwały i 240 – pozostałe rozrachunki, co wymagane było rozdziałem Weryfikacja prawidłowości stanów wynikających z ksiąg rachunkowych ww. Instrukcji inwentaryzacyjnej. Stosownie do przepisów art. 26 ust. 1 pkt 1 i pkt 3 ustawy o rachunkowości, jednostka zobowiązana była do przeprowadzenia inwentaryzacji ww. składników majątkowych.

Odpowiedzialność za prawidłowe ustalenie zasad prowadzenia rachunkowości oraz wypełnianie obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości, w tym w zakresie, ewidencjonowania i wyceny majątku oraz jego inwentaryzacji, ponosi kierownik jednostki (Wójt Gminy).

Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Panią Wójt o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:

1. Dokonać analizy obowiązującej w jednostce Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, celem dokonania zmian uwzględniających aktualny stan prawny.
2. Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.10 ust.1 pkt 3 i pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. W szczególności - określić zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz zasady powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej, opisać system przetwarzania danych (w tym przy użyciu komputera) oraz określić zasady ochrony danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
3. Zapewnić opracowanie instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, instrukcji ewidencji i poboru podatków i opłat, instrukcji w sprawie ulg w zapłacie zobowiązań i umarzania zaległości podatkowych, instrukcji w sprawie postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych, instrukcji w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz finansowaniu terroryzmu, zgodnie z ustalonymi w jednostce unormowaniami z zakresu kontroli finansowej. Dodatkowo wskazać należy, że Gmina jako jednostka współpracująca zobowiązana była na podstawie art.15a ust.2 ustawy z dnia 16 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu (tekst jednolity z 2003 roku Dz. U. nr 153, poz.1505 ze zm.) do opracowania instrukcji w tym zakresie.
4. Zobowiązać pracowników do zapoznania się z obowiązującymi w jednostce procedurami kontroli finansowej, a w szczególności z Regulaminem kontroli wewnętrznej Urzędu Gminy w Kleszczowie.
5. Zapewnić przestrzeganie przepisu art.44 ust.2 - obowiązującej od dnia 1 stycznia 2006 roku - ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz.U. nr 249, poz.2104) w zakresie powierzania pracownikom obowiązków dotyczących gospodarki finansowej. Stosownie do powołanego przepisu - kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki
w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki, a przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki.
6. Zapewnić przestrzeganie ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej. Mając na uwadze stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości szczególną uwagę należy zwrócić na zagadnienia związane z ewidencją księgową, sporządzeniem sprawozdań finansowych, gospodarką kasową oraz z ewidencją majątku i jego inwentaryzacją.
7. Podjąć działania zmierzające do przeprowadzenia kontroli przestrzegania ustalonych procedur kontroli finansowej w Publicznym Przedszkolu w Łękińsku oraz w Gminnym Ośrodku Kultury, Sportu i Rekreacji w Kleszczowie. Od dnia 1 stycznia 2006 roku podstawę prawną wskazanego obowiązku stanowi art.187 ust.2 i ust.3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych, zgodnie z którym - przewodniczący zarządu jednostki samorządu terytorialnego (wójt, burmistrz, prezydent miasta) kontroluje przestrzeganie, przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Kontrola ta obejmuje w każdym roku, co najmniej 5 % wydatków podległych jednostek organizacyjnych.
8. Przestrzegać art.30 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym w zakresie wykonywania uchwał rady gminy.
9. W sytuacji braku określenia przez Radę Gminy zasad nabycia, zbycia i obciążenia nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż trzy lata, nieruchomości gruntowe oddawać w najem lub dzierżawę na okres dłuższy niż 3 lata wyłącznie za zgodą Rady Gminy Kleszczów, stosownie do art.18 ust.2 pkt 9 lit. "a" ustawy o samorządzie gminnym.
10. Dokonując zapisów księgowych w księgach rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera, m.in., na kartach dochodów, zapewnić by zawierały one wszystkie elementy wymagane przez art.23 ust.2 ustawy o rachunkowości.
11. Zapewnić prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób rzetelny, sprawdzalny, i bieżący, zgodnie z art.24 ust.1 ustawy o rachunkowości.
12. Zaprowadzić konta bilansowe dla budżetu Gminy: 222 – rozliczenie dochodów budżetowych, 902 – wydatki budżetu i 961 – niedobór lub nadwyżka budżetu, w celu ewidencjonowania na nich odpowiednich operacji gospodarczych, stosownie do postanowień zakładowego planu kont oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. W sporządzanych sprawozdaniach budżetowych wykazywać dane zgodne z ewidencją prowadzoną na wskazanych kontach.
13. Zapewnić prowadzenie ewidencji księgowej w sposób, który pozwoli na wyodrębnienie zobowiązań wymagalnych na potrzeby sprawozdawczości dotyczącej długu publicznego, zgodnie z wymogami wynikającymi z § 12 ust.1 pkt 5 i ust.2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
14. Przestrzegać zasad ewidencjonowania poszczególnych zdarzeń gospodarczych określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz w postanowieniach zakładowego planu kont, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego.
15. Zapewnić prawidłową ewidencję w zakresie dochodów z majątku (wpływy ze sprzedaży nieruchomości, wpływy z najmu i dzierżawy) na kontach jednostki budżetowej i organu, także w zakresie stanu rozliczeń między jednostką a organem (budżetem).
16. W sprawozdaniach finansowych wykazywać dane w oparciu o prowadzoną ewidencję księgową.
17. Zapewnić sporządzanie przez Urząd Gminy sprawozdań jednostkowych wymaganych przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170, poz. 1426).
18. Zapewnić prawidłowe sporządzanie bilansów z wykonania budżetu Gminy oraz dla Urzędu jako jednostki poprzez wykazywanie w nich poszczególnych składników aktywów i pasywów zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
19. Zapewnić właściwe zabezpieczenie stosowanych w jednostce programów komputerowych oraz danych, stosownie do przepisów ustawy o rachunkowości, a w szczególności zapewnić stosowanie osobistych haseł dostępu do programów komputerowych.
20. Na dowodach księgowych dokonywać dekretacji danej operacji, stosownie do art.21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości.
21. Zapewnić ewidencjonowanie uzyskanych dochodów z tytułu podatków i opłat na koncie 130 - rachunek bankowy urzędu, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów jednostek samorządu terytorialnego.
22. Zapewnić dokonywanie czynności sprawdzających mających na celu sprawdzenie terminowości składania deklaracji, wpłacania zadeklarowanych podatków, w tym również pobieranych przez płatników oraz inkasentów; stwierdzenie formalnej poprawności deklaracji; ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami, zgodnie z art.272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
23. W przypadku nie złożenia przez podatnika deklaracji podatkowej w terminie żądać zgodnie z art. 274a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa złożenia deklaracji bądź stosownych wyjaśnień w tym zakresie. W razie wątpliwości, co do poprawności złożonej deklaracji organ podatkowy może wezwać do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny podania w wątpliwość rzetelności danych w niej zawartych, stosownie do art.274a § 2 ww. ustawy.
24. Stosować art.21 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - jeżeli w postępowaniu podatkowym organ podatkowy stwierdzi, że podatnik, mimo ciążącego na nim obowiązku, nie zapłacił w całości lub w części podatku, nie złożył deklaracji albo że wysokość zobowiązania podatkowego jest inna niż wykazana w deklaracji, organ podatkowy wydaje decyzję, w której określa wysokość zobowiązania podatkowego.
25. Podjąć czynności w celu określenia wysokości zobowiązań podatkowych (osoby prawne, jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej) oraz ustalenia wysokości zobowiązań podatkowych (osoby fizyczne) w zakresie podatku od nieruchomości, w stosunku do podmiotów będących najemcami lub dzierżawcami nieruchomości lub obiektów budowlanych stanowiących własność Gminy, za lata 2003 - 2004.
26. Podjąć czynności w celu wyjaśnienia prawidłowości opodatkowania podatników wskazanych w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego (Sempertrans Bełchatów S.A., Kopalnie Surowców Mineralnych "KOSMIN", Polskie Sieci Elektroenergetyczne S.A, Warszawa).
27. Decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowej, rozłożenia na raty zapłaty podatku lub zaległości podatkowej, odroczenia terminu zapłaty podatku lub zaległości podatkowej, wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy przepisy art.122 i art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia. Dodatkowo, RIO w Łodzi zwraca uwagę na nowelizację ustawy Ordynacja podatkowa w zakresie przepisów dotyczących udzielania ulg w zapłacie podatku. Z dniem 1 września 2005 roku wprowadzono nowy rozdział zawierający unormowania dotyczące udzielania ulg w spłacie zobowiązań podatkowych (rozdział 7a).
28. Podjąć czynności w celu wyjaśnienia prawidłowości zadeklarowanego podatku od środków transportowych przez podatników wskazanych w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego.
29. W sprawozdaniach z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S oraz w sprawozdaniach Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych w pozycjach dotyczących skutków udzielonych przez gminę ulg, umorzeń i zwolnień wykazywać także skutki finansowe wynikające z udzielonych przez gminę zwolnień podatkowych wprowadzonych na podstawie uchwał Rady Gminy Kleszczów, stosownie do § 3 ust.1 pkt 10 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 32 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Sporządzić stosowne korekty w półrocznych i rocznych sprawozdaniach RB-27S i RB-PDP w omawianym zakresie za lata 2003 - 2005 i przekazać je do RIO w Łodzi.
30. Przestrzegać terminu zwracania wpłaconego wadium, określonego w § 4 ust.7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz. 2108).
31. Przy dokonywaniu sprzedaży nieruchomości przestrzegać art.35 ust.2 pkt 12 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, zobowiązującego do wskazania w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art.34 ust.1 pkt 1 i pkt 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz art.38 ust.2 ww. ustawy określającego terminy podania do publicznej wiadomości ogłoszenia o przetargu.
32. Zapewnić, aby do sprzedaży nieruchomości Gminy wykorzystywać aktualne operaty szacunkowe, zgodnie z wymogami określonymi w art. 156 ust.3 i ust.4 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
33. Podjąć działania zmierzające do ustalenia przez Radę Gminy wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy, w oparciu o art.21 ust.1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego.
34. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie od Zakładu Komunalnego „Kleszczów” sp. z o.o. przekazania do budżetu Gminy pobranych należności z tytułu najmu lokali (czynsze najmu).
35. W zakresie szacowania wartości zamówień publicznych przestrzegać art.32 ust.4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym - jeżeli zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia.
36. Ustalając kryteria oceny ofert wnikliwie analizować sytuację i potrzeby zamawiającego związane z udzielanym zamówieniem publicznym, tak by przyjęte kryteria miały uzasadnienie w określonej korzyści dla zamawiającego (kryteria służą, bowiem wyborowi najkorzystniejszej oferty).
37. Udzielając dotacji na wsparcie zadań własnych gminy stosować przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. W szczególności zapewnić by przedmiotem zlecenia było szczegółowo opisane zadanie publiczne.
38. W księgach inwentarzowych prowadzonych dla pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wskazywać numer dowodu księgowego stanowiącego podstawę do ich zaewidencjonowania oraz miejsce ich przeznaczenia (użytkowania).
39. Zapewnić właściwe ewidencjonowanie w prowadzonych księgach inwentarzowych środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, w celu prawidłowego wyliczania odpisów umorzeniowych oraz ustalenia wartości poszczególnych rodzajów składników majątku.
40. Zapewnić bieżące prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
41. Obliczając wysokość odpisów umorzeniowych wartości niematerialnych i prawnych unikać błędów rachunkowych.
42. Przyjmować inwestycje na stan środków trwałych po ich zakończeniu, najpóźniej w miesiącu przekazania ich do użytkowania, wprowadzając każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym - w postaci zapisu - do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego, zgodnie z treścią ekonomiczną.
43. Dokonywać inwentaryzacji w sposób określony w postanowieniach przyjętej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej oraz zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Przestrzegać art.27 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Panią Wójt o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.

Do wiadomości:

1. Przewodniczący Rady Gminy w Kleszczowie
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Kleszczowie
3. aa.

---

Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk – Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.