M. Sieradz - kontrola kompleksowa, przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2006r.
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Prezydenta Miasta Sieradza, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych Miasta Sieradza. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pani
BARBARA MROZOWSKA-NIERADKO
Prezydent Miasta Sieradz
WK - 602/22/2006
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577 ze zm.) informuję Panią Prezydent, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Mieście Sieradz oraz w podległej Miastu jednostce organizacyjnej - Straży Miejskiej w Sieradzu. Kontrolą objęto - przede wszystkim - zagadnienia związane z ustaleniem wewnętrznych unormowań w zakresie gospodarki finansowej i kontroli finansowej; prowadzeniem rachunkowości; sporządzaniem sprawozdań finansowych; wykonywaniem dochodów z tytułu podatków i opłat; wykonywaniem dochodów z majątku; wydatkami na wynagrodzenia; udzielaniem zamówień publicznych; realizacją inwestycji; ewidencją i inwentaryzacją majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z wadliwej interpretacji przepisów, nie przestrzegania procedur kontroli finansowej oraz z niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa Urzędu.
Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności: W zakresie spraw organizacyjnych
1. Kontrolujący ustalili, że pracownicy Urzędu przeprowadzający z upoważnienia Prezydenta Miasta kontrolę w gminnych jednostkach organizacyjnych, na podstawie art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.) nie odnotowywali w protokołach kontroli faktu, czy kierownik kontrolowanej jednostki ustalił procedury kontroli finansowej – zgodnie z wymogiem wynikającym z art.35a ust.3 ww. ustawy. Podkreślić należy, że kontrola podejmowana na podstawie art.127 ustawy o finansach publicznych miała za cel sprawdzenie przestrzegania przez podległe jednostki organizacyjne ustalonych w nich procedur kontroli finansowej, elementem niezbędnym kontroli musiało być, zatem ustalenie czy i w jakim zakresie procedury takie zostały określone.
2. Stwierdzono, że w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych – stanowiącej załącznik nr 2 do zarządzenia nr 131/2004 Prezydenta Miasta Sieradza z dnia 30 sierpnia 2004 roku w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową Urzędu Miasta Sieradz – zawarto uregulowania dotyczące wypłaty zaliczek niezgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Mianowicie w § 13 ww. instrukcji postanowiono, że jednorazowe zaliczki wypłacane mogą być pracownikom zatrudnionym w Urzędzie w stałym stosunku pracy, na umowę zlecenia, członkom ochotniczych straży pożarnych, prezesom klubów sportowych, przewodniczącym rad sołeckich. Powyższy zapis instrukcji sprzeczny był z postanowieniami § 17 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. nr 122, poz.1333), zgodnie z którym - zaliczki na wydatki do rozliczenia mogły być udzielane: (1) pracownikom na koszty podróży i przeniesień służbowych i na pokrycie drobnych wydatków, (2) jednostkom organizacyjnym oraz osobom fizycznym wykonującym zadania finansowane z sum na zlecenie lub z akredytyw budżetowych – na koszty wykonywanych zadań, (3) w innych przypadkach określonych w odrębnych przepisach. Wyżej wymienione rozporządzenie Ministra Finansów obowiązywało do dnia 31 grudnia 2004 roku. Od dnia 1 stycznia 2005 roku mają zastosowanie przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. nr 23, poz.190). W § 19 ww. rozporządzenia znajdują się identyczne uregulowanie dotyczące udzielania zaliczek jak w § 17 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. W wyniku kontroli dokumentów źródłowych stwierdzono, że na saldo konta 201, zarówno w 2003 jak i w 2004 roku, składały się kwoty odsetek od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych, zarachowanych przez bank na dobro tych rachunków w dniu 31 grudnia. Odsetki te w 2003 roku zostały zaliczone na dobro rachunku bankowego wydatków inwestycyjnych w kwocie 605,46 zł oraz rachunku Miejskiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w kwocie 257,72 zł; natomiast w 2004 roku na dobro rachunku bankowego wydatków nie wygasających w kwocie 249,33 zł. Odsetki od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych nie mieszczą się w katalogu operacji, które powinny być ewidencjonowane na koncie 201, stosownie do opisu wskazanego konta zawartego w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752 ze zm.) oraz w załączniku nr 3 do zarządzenia nr 2/2002 Prezydenta Miasta Sieradza z dnia 2 stycznia 2002 roku w sprawie wprowadzenia w Urzędzie Miasta Sieradz zasad ewidencji księgowej oraz zakładowego planu kont.
2. W wyniku kontroli ustalono, że w bilansie jednostki budżetowej (Urzędu Miasta Sieradza) w latach 2003-2004 ujmowano w pozycji zobowiązania długoterminowe pożyczki zaciągnięte przez jednostkę samorządu terytorialnego - Miasto Sieradz. Pożyczki te były ewidencjonowane w urządzeniach księgowych jednostki budżetowej na koncie 240 - pozostałe rozrachunki oraz w budżecie Gminy (organie) na koncie 260 - zobowiązania finansowe. W 2003 roku kwota zaewidencjonowanych pożyczek na koncie 240 wynosiła 22.222.999,27 zł, natomiast w 2004 roku - 16.582.799,27 zł. Pożyczki zaciągane przez jednostkę samorządu terytorialnego stanowią jej zobowiązanie i nie powinny być ewidencjonowane w księgach rachunkowych jednostki budżetowej obsługującej organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego (załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych).
3. Kontrolujący ustalili, że w kilkunastu przypadkach zabezpieczenia należytego wykonania umowy nie były zwracane w terminie. Opóźnienia te wynosiły od kilkunastu dni do kilku lat. W dwóch przypadkach stwierdzono także, że wykonawca nie wniósł 30% zabezpieczenia należytego wykonania umowy, które zgodnie z regulacjami zawartymi w umowie powinno zostać wniesione w dniu podpisania umowy. W okresie objętym kontrolą kwestie pobierania i zwracania zabezpieczeń należytego wykonania umowy w zakresie związanym z udzielanymi zamówieniami publicznymi regulowały różne akty prawne. W 2003 roku obowiązywało rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 115, poz.1002). Wraz z wejściem w życie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 ze zm.) ww. rozporządzenie przestało obowiązywać, a sprawy związane z pobraniem, formą i zwrotem zabezpieczenia należytego wykonania umowy regulują obecnie przepisy wskazanej ustawy, zawarte w art. art.147-151.
4. Stwierdzono, że w sprawozdaniu Rb-PDP na dzień 30 czerwca 2003 roku zaniżono wykazaną kwotę skutków finansowych udzielonych ulg, odroczeń i umorzeń dotyczących podatku od środków transportowych, łącznie o 27.275 zł, co wyniknęło z nie ujęcia w skutkach decyzji oznaczonych numerami: 23/2003, 21a/2003, 3/2003 oraz 17/2003 na kwotę 25.223,34 zł oraz zaniżenia kwoty skutków wynikających z decyzji nr 1/2003 na kwotę 2.052,30 zł. Na dzień 31 grudnia 2003 roku w sprawozdaniu Rb-PDP zawyżono kwotę skutków udzielonych ulg, odroczeń i umorzeń dotyczących podatku od środków transportowych o kwotę 583 zł, a wynikało to z zawyżenia skutków poprzez ujęcie odsetek dotyczących decyzji nr II/8/2003 w kwocie 1.347,50 zł oraz zaniżenia kwoty skutków wydanej decyzji nr 36/2003 o kwotę 765 zł. Ustalono również, że w skontrolowanych sprawozdaniach Rb-PDP na dzień 30 czerwca oraz 31 grudnia 2003 roku nie wykazywano żadnych skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatkowych w zakresie podatku od środków transportowych, mimo przyjęcia przez Radę Miejską w Sieradzu stawek niższych niż ustawowo określone granice. W toku kontroli ustalono, że skutki obniżenia górnych stawek podatku od środków transportowych nie ujęte w sprawozdaniu na dzień 30 czerwca 2003 roku wynosiły – 119.028 zł, natomiast na dzień 31 grudnia 2003 roku – 240.604 zł.
W zakresie realizacji dochodów
1. W skontrolowanych decyzjach zezwalających na zajęcie pasa drogowego - w 9 przypadkach w 2003 roku zarządca drogi nie ustalił kar za zajęcie pasa drogi bez zezwolenia w okresie od stwierdzenia zajęcia pasa (tj. od dnia wszczęcia postępowania w sprawie) do dnia wydania decyzji zezwalającej. Łącznie zarządca drogi w 2003 roku nie pobrał kar na kwotę 1.443,90 zł oraz w 2005 roku na kwotę 750,00 zł.
2. Kontrolujący stwierdzili, że w dniach od 26 października 2005 roku do 13 stycznia 2006 roku (dzień zakończenia kontroli RIO w Łodzi), tj. w ciągu 80 dni, miało miejsce zajęcie pasa na ulicy Rynek 19 przez dwie markizy z napisem Księgarnia „Róża” (zajęcie przestrzeni nad chodnikiem). Powyższe zajęcie ulicy nastąpiło bez zgody zarządcy drogi. Zgodnie z art. 40 ust. 12 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U nr 204, poz. 2086 ze zm.) - za zajęcie pasa drogi bez zezwolenia zarządca drogi winien wymierzyć w drodze decyzji administracyjnej karę pieniężną w wysokości 10 - krotności ustalonej opłaty.
3. W trakcie kontroli stwierdzono w kilkudziesięciu przypadkach zastosowanie, w złożonych przez podatników deklaracjach podatkowych, nieprawidłowych stawek podatku od środków transportowych dla pojazdów będących własnością osób prawnych i jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej oraz w jednym przypadku – dla pojazdu będącego własnością osoby fizycznej. Skontrolowani podatnicy w okresie objętym kontrolą zaniżyli podatek od środków transportowych łącznie na kwotę 3.407,80 zł, natomiast zawyżyli o 2.836,50 zł. W trakcie kontroli wskazani podatnicy złożyli deklaracje korygujące oraz wpłacili zaległy podatek, a w przypadku nadpłaty złożyli oświadczenia o sposobie jej rozliczenia (zostały one zaliczone na poczet podatku na 2006 rok lub zwrócone). Powyższe świadczy także o niewystarczającej kontroli w odniesieniu do składanych deklaracji podatkowych, do czego organ podatkowy zobowiązany był przez art.272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.).
4. W deklaracjach na podatek od nieruchomości złożonych na lata 2003-2005 przez jednego z podatników stwierdzono nie ujęcie przedmiotów opodatkowania w postaci budowli (utwardzone place i drogi, ogrodzenie nieruchomości). Fakt posiadania przez podatnika budowli kontrolujący ustalili na podstawie kserokopii aktu notarialnego, przedłożonego do kontroli wraz z deklaracjami podatkowymi. Zgodnie z treścią przywołanego aktu notarialnego podatnik w dniu 7 sierpnia 2003 roku nabył zabudowaną nieruchomość, na której znajdowały się (na dzień sprzedaży) dwie hale produkcyjno-magazynowe z zapleczem socjalnym, budynek portierni i magazyn; do nieruchomości doprowadzona była instalacja elektryczna i wodociągowa; place i drogi były utwardzone; a cała nieruchomość ogrodzona.
Wskazać należy, że zgodnie z art.2 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o opłatach i podatkach lokalnych (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. nr 9, poz.84 ze zm.) opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości podlegają budowle lub ich części związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Pojęcie budowli zostało zdefiniowane w art.1a ust.1 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Według wskazanej definicji - budowla oznacza obiekt budowlany w rozumieniu przepisów prawa budowlanego nie będący budynkiem lub obiektem małej architektury, a także urządzenie budowlane w rozumieniu przepisów prawa budowlanego związane z obiektem budowlanym, które zapewnia możliwość użytkowania obiektu zgodnie z jego przeznaczeniem. Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity Dz. U. z 2003 r. nr 207, poz. 2016 ze zm.) budowla to każdy obiekt budowlany nie będący budynkiem lub obiektem małej architektury (np.: lotniska, drogi, linie kolejowe, mosty, estakady, tunele, sieci techniczne - art. 3 pkt 3 ww. ustawy), natomiast jako urządzenia budowlane należy traktować urządzenia techniczne związane z obiektem budowlanym, zapewniające możliwość użytkowania obiektu zgodnie z jego przeznaczeniem, jak przyłącza i urządzenia instalacyjne, w tym służące oczyszczaniu lub gromadzeniu ścieków, a także przejazdy, ogrodzenia, place postojowe i place pod śmietniki (art.3 pkt 9 ww. ustawy).
W trakcie kontroli RIO w Łodzi podatnik złożył korekty deklaracji na podatek od nieruchomości za lata 2003 - 2005 rok (w dniu 21 listopada 2005 roku). w których wykazał jako przedmiot opodatkowania - oprócz deklarowanych wcześniej gruntów i budynków – również budowle. Łączna wysokość podatku należnego za 2003 rok (od września 2003 roku) oraz za lata 2004-2005 wyniosła 2.212,50 zł. Podatek wraz z należnymi odsetkami za zwłokę w kwocie 286,00 zł został wpłacony przez podatnika w dniu 24 listopada 2005 roku.
5. W trakcie kontroli stwierdzono pobranie w niewłaściwej wysokości odsetek za nieterminową wpłatę podatku od środków transportowych. W 2003 roku zaniżono kwotę odsetek o 15,40 zł, natomiast w 2004 roku zawyżono o 11,00 zł. Podatnicy w trakcie kontroli wpłacili zaległe odsetki, a w przypadku nadpłaty została ona zaliczona na poczet zaległości podatkowej podatnika.
6. W kilku przypadkach stwierdzono pobranie przez organ podatkowy opłaty skarbowej od podań składanych przez podatników w sprawie umorzenia podatku od nieruchomości. Powyższe było niezgodne z postanowieniami ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 253, poz.2532 ze zm.). Zgodnie z załącznikiem do ww. ustawy, zawierającej szczegółowy wykaz przedmiotów opłaty skarbowej, stawki oraz zwolnienia - podania i załączniki do podań w sprawach zwrotu lub umorzenia należności celnych oraz należności, do których mają zastosowanie przepisy Ordynacji podatkowej - są zwolnione z opłaty skarbowej (część I, kolumna 4, pkt 14 tabeli stanowiącej załącznik do ustawy).
7. Udzielając Sieradzkiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Sieradzu bonifikaty na kwotę 243.057,50 zł w związku ze sprzedażą Spółdzielni gruntu będącego w jej użytkowaniu wieczystym (działki nr: 149/43 - bonifikata w wysokości 95 % ceny gruntu na kwotę 221.302,50 zł; nr 149/26 na kwotę 7.609,50 zł; nr 149/1 na kwotę 237,50 zł; nr 149/3 na kwotę 13.908,00 zł) - nie odniesiono się w sporządzonym protokole uzgodnień do warunków ujętych w § 1 ust.3 uchwały nr XIII/125/2003 Rady Miejskiej w Sieradzu z dnia 9 października 2003 roku w sprawie udzielania bonifikaty przy sprzedaży spółdzielniom mieszkaniowym gruntu będącego w ich użytkowaniu wieczystym, w związku z ustanowieniem na rzecz członków spółdzielni odrębnej własności lokali mieszkalnych lub przeniesienia na członków spółdzielni własności lokali mieszkalnych lub domów jednorodzinnych. Spółdzielnia nie złożyła oświadczenia, że ustanawiając odrębną własność lokalu mieszkalnego na rzecz członka spółdzielni mieszkaniowej odda udział we własności gruntu za cenę, którą nabywca zapłacił za nabycie prawa własności gruntu po zastosowaniu bonifikaty pomnożonej przez udział w nieruchomości gruntowej przypadający na danego członka. Natomiast umowa sprzedaży - akt notarialny repertorium A nr 1418/2005 sporządzony w dniu 21 kwietnia 2005 roku - zawierała zapis „powyższa bonifikata przyznana została spółdzielni w związku z ustanowieniem na rzecz członków spółdzielni odrębnej własności lokali i ulega zwrotowi po jej waloryzacji, na żądanie właściwego organu, w przypadku zbycia nieruchomości lub wykorzystania jej na inne cele niż uzasadniające udzielenie bonifikaty, przed upływem 10 lat od dnia jej nabycia, a w protokole strona sprzedająca zastrzegła sobie prawo kontroli w tym zakresie”. Kontrolujący ustalili, że Sieradzka Spółdzielnia Mieszkaniowa nie ustanowiła do dnia kontroli RIO w Łodzi odrębnej własności lokali na rzecz swoich członków.
8. Kontrolujący ustalili, że opłatę roczną za użytkowanie wieczyste nieruchomości o numerach działek 174/1 i 174/2 współwłaściciele uiszczali od różnych wartości tej nieruchomości. Współwłaściciele posiadający udział wynoszący 118/200 części w prawie użytkowania wieczystego nieruchomości płacili od 2001 roku opłatę od wartości nieruchomości ustalonej na kwotę 92.900 zł (w oparciu o operat szacunkowy z dnia 1 sierpnia 2000 roku). Natomiast pozostali współwłaściciele uiszczali opłatę roczną w wysokości 800,31 zł, zamiast w kwocie 1.142,67 zł (92.900 zł x 0,03 x 41/100) zł. Zmiana opłaty za użytkowanie wieczyste dla całej nieruchomości pozwoliłaby zwiększyć dochody Miasta w latach 2001–2005 o kwotę 1.711,80 zł. W trakcie kontroli RIO w Łodzi Miasto wypowiedziało wysokość dotychczasowej opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości będącej własnością Miasta Sieradz wszystkim współwłaścicielom przedmiotowej nieruchomości. Rzeczoznawca majątkowy określił wartość rynkową prawa własności gruntu na dzień 12 grudnia 2005 roku na kwotę 242.700,00 zł. Prezydent Miasta Sieradz zaproponował poszczególnym współwłaścicielom następujące wysokości opłaty: 1.820,98 zł, w tym VAT 22% w kwocie 328,37 zł (242.700 x 41/200= 49.753,50 zł x 0,03 = 1.492,61 x 1,22); 1.820,98 zł, w tym VAT 22% w kwocie 328,37 zł (242.700 x 41/200= 49.753,50 zł x 0,03 = 1.492,61 x 1,22); 5.240,86 zł, w tym VAT 22% w kwocie 945,07 zł (242.700 x 118/200= 143.193,00 zł x 0,03 = 4.295,79 x 1,22).
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. Kontrolujący stwierdzili kilka przypadków nieterminowego rozliczenia się podmiotów niepublicznych z otrzymanych dotacji na realizację zadań z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu (LKS "Warta", LKS "Piast", KS Kyoshuniki, UKS Trójka), a także dwa przypadki (KS Kyoshuniki) niedostatecznego udokumentowania wydatków poniesionych z przyznanej dotacji.
2. W wyniku kontroli stwierdzono, że kwota odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych nie była w końcu roku korygowana o faktyczną przeciętną liczbę zatrudnionych w zakładzie, do czego obligowały pracodawcę przepisy § 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 roku w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. nr 43, poz.168 ze zm.). Skutkiem powyższego było zaniżenie kwoty odpisu na fundusz w 2003 roku o kwotę 458,00 zł, a w 2004 roku o kwotę 203,10 zł.
3. Kontrolujący ustalili, że radnym odbywającym podróż służbową wypłacano dietę w wysokości diety pracowniczej, co stanowiło naruszenie § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 61, poz.710). Zgodnie ze wskazanym przepisem - dieta radnego, stanowiąca ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej wynosi 1% nieprzekraczalnej wysokości diety [1], przysługującej radnemu z tytułu wykonywania mandatu.
W zakresie realizacji inwestycji i zamówień publicznych
1. Kontrolujący ustalili, że przy udzieleniu zamówienia publicznego na oczyszczanie miasta w maju 2004 roku zastosowano tryb zamówienia z wolnej ręki (art.67 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych - Dz. U. nr 19, poz.177 ze zm.), pomimo że nie zostały spełnione wszystkie przesłanki do udzielenia zamówienia we wskazanym trybie. W oparciu o powyższy przepis można udzielić zamówienia wówczas, gdy ze względu na wyjątkową sytuację nie wynikającą z przyczyn po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie może on zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia. Kontrolujący stwierdzili, że sytuacja jaka zaistniała wyniknęła z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, bo mógł on ją przewidzieć. Pierwszy przetarg - prowadzony zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych - unieważniony został w dniu 11 lutego 2004 roku. Ustawa Prawo zamówień publicznych weszła w życie z dniem 2 marca 2004 roku, a ogłoszona została w dniu 9 lutego 2004 roku, zatem zamawiający miał wystarczająco dużo czasu, aby przygotować dokumentację przetargową i ogłosić przetarg w terminie pozwalającym na rozstrzygnięcie przetargu przed dniem 1 maja 2004 roku. Tymczasem, drugi przetarg ogłoszony został dopiero w dniu 26 marca 2004 roku. Wskazać również należy na fakt, że specyfikacja istotnych warunków zamówienia, nie była w zasadniczy sposób zmieniona, poza kryteriami oceny ofert. W wyjaśnieniu złożonym kontrolującym, Pani Prezydent uznała, że spełnione zostały przesłanki do zastosowania ww. trybu zamówienia, wskazała również na fakt, że zamówienie było skomplikowane i komisja przetargowa w okresie od unieważnienia I przetargu do czasu ogłoszenia II przetargu pracowała nad specyfikacją istotnych warunków zamówienia. Nie można przyjąć tych wyjaśnień za zasadne, bowiem komisja przetargowa powołana została dopiero w dniu 4 marca 2004 roku, to jest 22 dni po unieważnieniu przetargu.
2. Kontrolujący ustalili, że zamawiający poprzez zmianę („złagodzenie”) warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na realizację zadania pn. „Oczyszczanie miasta w okresie od maja 2004 do 31 grudnia 2006 roku", dotyczących: (a) wartości robót o tym samym charakterze co zamówienie objęte postępowaniem przetargowym, których wykonania wymagano w ciągu 3 lat od oferentów ubiegających się o zamówienie; (b) sytuacji ekonomicznej oferenta; (c) daty zatrudnienia osób z terenu miasta Sieradza – naruszył art.38 ust.5 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie ze wskazanym przepisem modyfikacja treści istotnych warunków zamówienia nie może dotyczyć kryteriów oceny ofert, z zastrzeżeniem art. 58, a także warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu oceny ich spełnienia. W wyjaśnieniu złożonym kontrolującym Pani Prezydent napisała: „złagodzenia warunków dokonano, uwzględniając protest złożony przez jednego z uczestników przetargu, a zmiana spowodowana była stanem wyższej konieczności, czyli obawą przed unieważnieniem kolejnego postępowania”. W odniesieniu do wskazanego wyjaśnienia należy podkreślić, że zakaz dokonywania zmian w zakresie warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu oceny ich spełnienia miał charakter bezwzględny, a nieprawidłowe ustalenie tych warunków powinno skutkować unieważnieniem postępowania. Dopiero obecnie uchwalona przez sejm nowelizacja ustawy Prawo zamówień publicznych przewiduje możliwość dokonania zmian w omawianym zakresie wskutek ostatecznego rozstrzygnięcia protestu.
3. Stwierdzono przypadki braku w specyfikacji istotnych warunków zamówienia opisu sposobu dokonywania oceny spełnienia przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu, co było wymagane przez art.36 ust.1 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (wcześniej przez art.35 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych).
4. Przy udzieleniu zamówień publicznych na wykonanie infrastruktury technicznej Os. Chabie etap II i III (budowa kanalizacji sanitarnej) oraz na odtworzenie nawierzchni asfaltowej w ulicy Olendry Duże – zamawiający pobrał zabezpieczenie należytego wykonania umowy od kwoty netto, zamiast od kwoty brutto. Zgodnie z obowiązującymi wówczas przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne - wartość zabezpieczenia zależała od ceny ofertowej, czyli wartości uwzględniającej podatek VAT (kwota brutto). Wraz z wejściem w życie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych ww. rozporządzenie przestało obowiązywać, a sprawy związane z pobraniem, formą i zwrotem zabezpieczenia należytego wykonania umowy regulują przepisy wskazanej ustawy, zawarte w art. art.147-151.
5. W odniesieniu do zapłaty za wykonanie, na podstawie umowy z dnia 28 czerwca 2002 roku, dokumentacji projektowej dróg w ul. Oleandry Duże i Opłotki stwierdzono, że w wyniku błędnego zaewidencjonowania operacji gospodarczej kwota 772,20 zł, która miała zostać potrącona wykonawcy z tytułu nieterminowego wykonania przedmiotu umowy została mu zwrócona jako zabezpieczenie należytego wykonania umowy (wraz odsetkami). W dniu 28 grudnia 2005 roku skierowano do wykonawcy pismo w sprawie zwrotu bezpodstawnie przelanej na jego konto kwoty.
6. Kontrolujący stwierdzili, że ewidencja kosztów inwestycji (konto 080) dla zadania inwestycyjnego budowa infrastruktury technicznej Os. Chabie prowadzona była w sposób, który utrudniał wyodrębnienie kosztów inwestycji według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych (jedna karta kontowa dla wszystkich etapów robót i różnego rodzaju zadań – kanalizacja sanitarna, przepompownia, modernizacja wału przeciwpowodziowego, odtworzenie nawierzchni drogi, budowa drogi).
7. Kontrolujący stwierdzili, że zadanie inwestycyjne parkingi Os. Jaworowe etap I i etap II nie zostało wprowadzone do ewidencji księgowej na stan środków trwałych, pomimo jego zakończenia i przekazania do użytku w dniu 3 grudnia 2003 roku (etap I) i w dniu 28 grudnia 2004 roku (etap II). Zgodnie z art.16d ust.2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz. 564 ze zm.) składniki majątku powinny być wprowadzone do ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do użytkowania. Ponadto, każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym powinno być wprowadzone w postaci zapisu do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego zgodnie z jego treścią ekonomiczną, stosownie do art. 4 i art. 20 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.).
8. Kontrolujący ustalili, że do kosztów zadania inwestycyjnego - infrastruktura techniczna os. Chabie nie zaliczono wydatku dotyczącego wykonania dokumentacji projektowej na kwotę 23.607,00 zł, a do kosztów zadania inwestycyjnego - termomodernizacja budynku MOPS - kosztów dokumentacji projektowej, audytu energetycznego i obliczenie efektu ekologicznego na łączną kwotę 15.006,00 zł. W wyniku powyższego zaniżono wartość środków trwałych uzyskanych w wyniku inwestycji.
W zakresie innych ustaleń
Kontrolujący ustalili, że inwestycje z zakresu termomodernizacji budynków komunalnych realizowane były przez Zakład Gospodarki Mieszkaniowej, działający w strukturach Przedsiębiorstwa Komunalnego sp. z oo. w Sieradzu. Przedsiębiorstwu Miasto powierzyło zarządzenie i administrowanie budynkami komunalnymi na podstawie umowy o oddanie mienia Miasta do użytkowania zawartej w dniu 16 czerwca 1994 roku. Wydatki na inwestycje planowane były w budżecie Miasta, natomiast postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzał Zakład Gospodarki Komunalnej, zawierając również umowę dotyczącą wykonania zadania. W związku z powyższym należy wskazać, że zawarta w 1994 roku umowa nie daje obecnie wystarczającego oparcia dla opisanego sposobu postępowania. W szczególności, w ocenie RIO w Łodzi umowy dotyczące realizacji zadań inwestycyjnych powinny być zawierane przez Miasto lub w imieniu Miasta, czyli właściciela majątku. W odniesieniu do prowadzenia przez spółkę postępowań o udzielenie zamówienia publicznego należy zwrócić uwagę na możliwość zastosowania art.15 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym to przepisem - zamawiający może powierzyć przygotowanie albo przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej. Podmioty te działają jako pełnomocnicy zamawiającego. Daje to także Miastu daleko idące możliwości w zakresie kontroli organizowanych procedur.
Za opisane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Prezydent Miasta - odpowiedzialny na mocy art.28a ustawy o finansach publicznych za całość gospodarki finansowej, Skarbnik Miasta oraz właściwi rzeczowo pracownicy, zgodnie z zakresami czynności.
Informuję także Panią Prezydent, że kontrola gospodarki finansowej przeprowadzona w Straży Miejskiej w Sieradzu nie ujawniła nieprawidłowości, z wyjątkiem braku w zakładowym planie kont opisu dotyczącego zasad powiązania kont analitycznych z kontami księgi głównej, stosownie do wymogu określonego w art.10 ust.1 pkt 3 lit "a" ustawy o rachunkowości.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Panią Prezydent o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości W tym celu Regionalne Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić prawidłowe dokumentowanie czynności kontrolnych w podległych jednostkach organizacyjnych, podejmowanych na podstawie art.187 ust.2 i ust.3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz.2104).
2. Dostosować zapisy zawarte w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych dotyczące udzielania zaliczek do obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa.
3. Zapewnić prowadzenie ewidencji księgowej na kontach rozrachunkowych oraz ewidencjonowanie odsetek od sum zgromadzonych na rachunkach bankowych zgodne z unormowaniami zawartymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz w zakładowym planie kont.
4. Pożyczki zaciągnięte przez jednostkę samorządu terytorialnego ewidencjonować w urządzeniach księgowych organu (budżetu) - na koncie 260 - zobowiązania finansowe.
5. Dokonywać zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy w terminach określonych przez art.151 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Zobowiązać pracowników właściwych komórek merytorycznych do systematycznej kontroli w tym zakresie.
6. Dokonać korekty sprawozdań Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za okres od dnia 1 stycznia do dnia 30 czerwca 2003 roku oraz za okres od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2003 roku, w związku z nieprawidłowym wykazaniem skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatkowych oraz skutków finansowych udzielonych zwolnień, umorzeń i odroczeń w zakresie podatku od środków transportowych. Poprawione sprawozdania przesłać do RIO w Łodzi, wskazując przyczynę korekty.
7. Zapewnić prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych i w sprawozdaniach Rb-27S z wykonania planowanych dochodów budżetowych danych o skutkach finansowych wynikających z obniżenia górnych stawek podatkowych oraz z udzielonych zwolnień, umorzeń i odroczeń podatkowych, zgodnie z przepisami Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 32 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170, poz. 1426).
8. Podjąć czynności w celu ustalenia należnych Miastu kar pieniężnych za zajęcie pasa drogowego oraz za umieszczenie w pasie drogowym reklam - bez stosownego zezwolenia zarządcy drogi.
9. Przestrzegać postanowień wynikających z art.40 ust.12 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych, zgodnie z którym - za zajęcie pasa drogowego bez zezwolenia zarządcy drogi, winna być wymierzona w drodze decyzji administracyjnej kara pieniężna w wysokości dziesięciokrotności ustalanej opłaty za zajęcia pasa drogowego.
10. Zapewnić dokonywanie czynności sprawdzających w stosunku do składanych przez podatników deklaracji podatkowych, zgodnie z postanowieniami art.272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
11. Pobierać we właściwej wysokości odsetki z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych z tytułu podatku od środków transportowych.
12. Nie pobierać opłaty skarbowej od podań wnoszonych w sprawie umorzenia zaległości podatkowych, które objęte są zwolnieniem od tej opłaty, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej.
13. Zapewnić kontrolę - czy podjęte przez Sieradzką Spółdzielnię Mieszkaniową działania spełniać będą warunki wynikające z uchwały nr XIII/125/2003 Rady Miejskiej w Sieradzu z dnia 9 października 2003 roku w sprawie udzielania bonifikaty przy sprzedaży spółdzielniom mieszkaniowym gruntu będącego w ich użytkowaniu wieczystym, w związku z ustanowieniem na rzecz członków spółdzielni odrębnej własności lokali mieszkalnych lub przeniesienia na członków spółdzielni własności lokali mieszkalnych lub domów jednorodzinnych.
14. Egzekwować od realizatorów zadań publicznych terminowe rozliczanie się z przyznanych dotacji.
15. Dokonywać na koniec każdego roku kalendarzowego odpisu korygującego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych poprzez ustalenie faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych w jednostce, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 roku w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Przekazać na rachunek funduszu kwoty należne za lata 2003 - 2004.
16. Skorygować koszty zadań inwestycyjnych - infrastruktura techniczna w osiedlu Chabie i termomodernizacja budynku MOPS, poprzez ujęcie w ewidencji wszystkich wydatków dotyczących ww. zadań, opisanych szczegółowo w protokole kontroli i w pierwszej części wystąpienia. W ewidencji księgowej środków trwałych na koncie 011, dokonać poprawnego ujęcia wartości środka trwałego uzyskanego w wyniku wymienionych inwestycji.
17. Wprowadzić do ewidencji środków trwałych zadanie inwestycyjne - parkingi w osiedlu Jaworowe. Zapewnić bieżące wprowadzanie do ewidencji składników majątkowych, zgodnie z art.16d ust.2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art.20 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
18. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, w szczególności w zakresie: treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia; wysokości pobieranego zabezpieczeń należytego wykonania umowy (cena całkowita podana w ofercie albo maksymalna wartość nominalna zobowiązania zamawiającego wynikającego z umowy, jeżeli w ofercie podano cenę jednostkową lub ceny jednostkowe); przesłanek udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki; zakazu dokonywania zmian specyfikacji istotnych warunków zamówienia, co do opisu warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu oceny ich spełnienia.
19. Wypłaty diet radnym będącym w podróży służbowej dokonywać zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnym gminy.
20. Dokonać analizy sposobu realizacji inwestycji z zakresu termomodernizacji budynków komunalnych, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego.
21. Zapewnić uzupełnienie przez Komendanta Straży Miejskiej zakładowego planu kont dla Straży Miejskiej w Sieradzu o opis zasad powiązania kont pomocniczych z kontami księgi głównej.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Panią Prezydent o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Miejskiej w Sieradzu
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Sieradzu
- aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
PRZYPISY
[1] Kwota nieprzekraczalnej diety przysługującej radnemu w ciągu miesiąca określona została w art.25 ust.6 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym
Łódź, 27 marca 2006 roku
Pani
BARBARA MROZOWSKA-NIERADKO
Prezydent Miasta Sieradz
WK - 602/22/2006
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577 ze zm.) informuję Panią Prezydent, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Mieście Sieradz oraz w podległej Miastu jednostce organizacyjnej - Straży Miejskiej w Sieradzu. Kontrolą objęto - przede wszystkim - zagadnienia związane z ustaleniem wewnętrznych unormowań w zakresie gospodarki finansowej i kontroli finansowej; prowadzeniem rachunkowości; sporządzaniem sprawozdań finansowych; wykonywaniem dochodów z tytułu podatków i opłat; wykonywaniem dochodów z majątku; wydatkami na wynagrodzenia; udzielaniem zamówień publicznych; realizacją inwestycji; ewidencją i inwentaryzacją majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z wadliwej interpretacji przepisów, nie przestrzegania procedur kontroli finansowej oraz z niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa Urzędu.
Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności: W zakresie spraw organizacyjnych
1. Kontrolujący ustalili, że pracownicy Urzędu przeprowadzający z upoważnienia Prezydenta Miasta kontrolę w gminnych jednostkach organizacyjnych, na podstawie art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.) nie odnotowywali w protokołach kontroli faktu, czy kierownik kontrolowanej jednostki ustalił procedury kontroli finansowej – zgodnie z wymogiem wynikającym z art.35a ust.3 ww. ustawy. Podkreślić należy, że kontrola podejmowana na podstawie art.127 ustawy o finansach publicznych miała za cel sprawdzenie przestrzegania przez podległe jednostki organizacyjne ustalonych w nich procedur kontroli finansowej, elementem niezbędnym kontroli musiało być, zatem ustalenie czy i w jakim zakresie procedury takie zostały określone.
2. Stwierdzono, że w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych – stanowiącej załącznik nr 2 do zarządzenia nr 131/2004 Prezydenta Miasta Sieradza z dnia 30 sierpnia 2004 roku w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową Urzędu Miasta Sieradz – zawarto uregulowania dotyczące wypłaty zaliczek niezgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Mianowicie w § 13 ww. instrukcji postanowiono, że jednorazowe zaliczki wypłacane mogą być pracownikom zatrudnionym w Urzędzie w stałym stosunku pracy, na umowę zlecenia, członkom ochotniczych straży pożarnych, prezesom klubów sportowych, przewodniczącym rad sołeckich. Powyższy zapis instrukcji sprzeczny był z postanowieniami § 17 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. nr 122, poz.1333), zgodnie z którym - zaliczki na wydatki do rozliczenia mogły być udzielane: (1) pracownikom na koszty podróży i przeniesień służbowych i na pokrycie drobnych wydatków, (2) jednostkom organizacyjnym oraz osobom fizycznym wykonującym zadania finansowane z sum na zlecenie lub z akredytyw budżetowych – na koszty wykonywanych zadań, (3) w innych przypadkach określonych w odrębnych przepisach. Wyżej wymienione rozporządzenie Ministra Finansów obowiązywało do dnia 31 grudnia 2004 roku. Od dnia 1 stycznia 2005 roku mają zastosowanie przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. nr 23, poz.190). W § 19 ww. rozporządzenia znajdują się identyczne uregulowanie dotyczące udzielania zaliczek jak w § 17 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. W wyniku kontroli dokumentów źródłowych stwierdzono, że na saldo konta 201, zarówno w 2003 jak i w 2004 roku, składały się kwoty odsetek od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych, zarachowanych przez bank na dobro tych rachunków w dniu 31 grudnia. Odsetki te w 2003 roku zostały zaliczone na dobro rachunku bankowego wydatków inwestycyjnych w kwocie 605,46 zł oraz rachunku Miejskiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w kwocie 257,72 zł; natomiast w 2004 roku na dobro rachunku bankowego wydatków nie wygasających w kwocie 249,33 zł. Odsetki od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych nie mieszczą się w katalogu operacji, które powinny być ewidencjonowane na koncie 201, stosownie do opisu wskazanego konta zawartego w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752 ze zm.) oraz w załączniku nr 3 do zarządzenia nr 2/2002 Prezydenta Miasta Sieradza z dnia 2 stycznia 2002 roku w sprawie wprowadzenia w Urzędzie Miasta Sieradz zasad ewidencji księgowej oraz zakładowego planu kont.
2. W wyniku kontroli ustalono, że w bilansie jednostki budżetowej (Urzędu Miasta Sieradza) w latach 2003-2004 ujmowano w pozycji zobowiązania długoterminowe pożyczki zaciągnięte przez jednostkę samorządu terytorialnego - Miasto Sieradz. Pożyczki te były ewidencjonowane w urządzeniach księgowych jednostki budżetowej na koncie 240 - pozostałe rozrachunki oraz w budżecie Gminy (organie) na koncie 260 - zobowiązania finansowe. W 2003 roku kwota zaewidencjonowanych pożyczek na koncie 240 wynosiła 22.222.999,27 zł, natomiast w 2004 roku - 16.582.799,27 zł. Pożyczki zaciągane przez jednostkę samorządu terytorialnego stanowią jej zobowiązanie i nie powinny być ewidencjonowane w księgach rachunkowych jednostki budżetowej obsługującej organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego (załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych).
3. Kontrolujący ustalili, że w kilkunastu przypadkach zabezpieczenia należytego wykonania umowy nie były zwracane w terminie. Opóźnienia te wynosiły od kilkunastu dni do kilku lat. W dwóch przypadkach stwierdzono także, że wykonawca nie wniósł 30% zabezpieczenia należytego wykonania umowy, które zgodnie z regulacjami zawartymi w umowie powinno zostać wniesione w dniu podpisania umowy. W okresie objętym kontrolą kwestie pobierania i zwracania zabezpieczeń należytego wykonania umowy w zakresie związanym z udzielanymi zamówieniami publicznymi regulowały różne akty prawne. W 2003 roku obowiązywało rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 115, poz.1002). Wraz z wejściem w życie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 ze zm.) ww. rozporządzenie przestało obowiązywać, a sprawy związane z pobraniem, formą i zwrotem zabezpieczenia należytego wykonania umowy regulują obecnie przepisy wskazanej ustawy, zawarte w art. art.147-151.
4. Stwierdzono, że w sprawozdaniu Rb-PDP na dzień 30 czerwca 2003 roku zaniżono wykazaną kwotę skutków finansowych udzielonych ulg, odroczeń i umorzeń dotyczących podatku od środków transportowych, łącznie o 27.275 zł, co wyniknęło z nie ujęcia w skutkach decyzji oznaczonych numerami: 23/2003, 21a/2003, 3/2003 oraz 17/2003 na kwotę 25.223,34 zł oraz zaniżenia kwoty skutków wynikających z decyzji nr 1/2003 na kwotę 2.052,30 zł. Na dzień 31 grudnia 2003 roku w sprawozdaniu Rb-PDP zawyżono kwotę skutków udzielonych ulg, odroczeń i umorzeń dotyczących podatku od środków transportowych o kwotę 583 zł, a wynikało to z zawyżenia skutków poprzez ujęcie odsetek dotyczących decyzji nr II/8/2003 w kwocie 1.347,50 zł oraz zaniżenia kwoty skutków wydanej decyzji nr 36/2003 o kwotę 765 zł. Ustalono również, że w skontrolowanych sprawozdaniach Rb-PDP na dzień 30 czerwca oraz 31 grudnia 2003 roku nie wykazywano żadnych skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatkowych w zakresie podatku od środków transportowych, mimo przyjęcia przez Radę Miejską w Sieradzu stawek niższych niż ustawowo określone granice. W toku kontroli ustalono, że skutki obniżenia górnych stawek podatku od środków transportowych nie ujęte w sprawozdaniu na dzień 30 czerwca 2003 roku wynosiły – 119.028 zł, natomiast na dzień 31 grudnia 2003 roku – 240.604 zł.
W zakresie realizacji dochodów
1. W skontrolowanych decyzjach zezwalających na zajęcie pasa drogowego - w 9 przypadkach w 2003 roku zarządca drogi nie ustalił kar za zajęcie pasa drogi bez zezwolenia w okresie od stwierdzenia zajęcia pasa (tj. od dnia wszczęcia postępowania w sprawie) do dnia wydania decyzji zezwalającej. Łącznie zarządca drogi w 2003 roku nie pobrał kar na kwotę 1.443,90 zł oraz w 2005 roku na kwotę 750,00 zł.
2. Kontrolujący stwierdzili, że w dniach od 26 października 2005 roku do 13 stycznia 2006 roku (dzień zakończenia kontroli RIO w Łodzi), tj. w ciągu 80 dni, miało miejsce zajęcie pasa na ulicy Rynek 19 przez dwie markizy z napisem Księgarnia „Róża” (zajęcie przestrzeni nad chodnikiem). Powyższe zajęcie ulicy nastąpiło bez zgody zarządcy drogi. Zgodnie z art. 40 ust. 12 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U nr 204, poz. 2086 ze zm.) - za zajęcie pasa drogi bez zezwolenia zarządca drogi winien wymierzyć w drodze decyzji administracyjnej karę pieniężną w wysokości 10 - krotności ustalonej opłaty.
3. W trakcie kontroli stwierdzono w kilkudziesięciu przypadkach zastosowanie, w złożonych przez podatników deklaracjach podatkowych, nieprawidłowych stawek podatku od środków transportowych dla pojazdów będących własnością osób prawnych i jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej oraz w jednym przypadku – dla pojazdu będącego własnością osoby fizycznej. Skontrolowani podatnicy w okresie objętym kontrolą zaniżyli podatek od środków transportowych łącznie na kwotę 3.407,80 zł, natomiast zawyżyli o 2.836,50 zł. W trakcie kontroli wskazani podatnicy złożyli deklaracje korygujące oraz wpłacili zaległy podatek, a w przypadku nadpłaty złożyli oświadczenia o sposobie jej rozliczenia (zostały one zaliczone na poczet podatku na 2006 rok lub zwrócone). Powyższe świadczy także o niewystarczającej kontroli w odniesieniu do składanych deklaracji podatkowych, do czego organ podatkowy zobowiązany był przez art.272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.).
4. W deklaracjach na podatek od nieruchomości złożonych na lata 2003-2005 przez jednego z podatników stwierdzono nie ujęcie przedmiotów opodatkowania w postaci budowli (utwardzone place i drogi, ogrodzenie nieruchomości). Fakt posiadania przez podatnika budowli kontrolujący ustalili na podstawie kserokopii aktu notarialnego, przedłożonego do kontroli wraz z deklaracjami podatkowymi. Zgodnie z treścią przywołanego aktu notarialnego podatnik w dniu 7 sierpnia 2003 roku nabył zabudowaną nieruchomość, na której znajdowały się (na dzień sprzedaży) dwie hale produkcyjno-magazynowe z zapleczem socjalnym, budynek portierni i magazyn; do nieruchomości doprowadzona była instalacja elektryczna i wodociągowa; place i drogi były utwardzone; a cała nieruchomość ogrodzona.
Wskazać należy, że zgodnie z art.2 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o opłatach i podatkach lokalnych (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. nr 9, poz.84 ze zm.) opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości podlegają budowle lub ich części związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Pojęcie budowli zostało zdefiniowane w art.1a ust.1 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Według wskazanej definicji - budowla oznacza obiekt budowlany w rozumieniu przepisów prawa budowlanego nie będący budynkiem lub obiektem małej architektury, a także urządzenie budowlane w rozumieniu przepisów prawa budowlanego związane z obiektem budowlanym, które zapewnia możliwość użytkowania obiektu zgodnie z jego przeznaczeniem. Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity Dz. U. z 2003 r. nr 207, poz. 2016 ze zm.) budowla to każdy obiekt budowlany nie będący budynkiem lub obiektem małej architektury (np.: lotniska, drogi, linie kolejowe, mosty, estakady, tunele, sieci techniczne - art. 3 pkt 3 ww. ustawy), natomiast jako urządzenia budowlane należy traktować urządzenia techniczne związane z obiektem budowlanym, zapewniające możliwość użytkowania obiektu zgodnie z jego przeznaczeniem, jak przyłącza i urządzenia instalacyjne, w tym służące oczyszczaniu lub gromadzeniu ścieków, a także przejazdy, ogrodzenia, place postojowe i place pod śmietniki (art.3 pkt 9 ww. ustawy).
W trakcie kontroli RIO w Łodzi podatnik złożył korekty deklaracji na podatek od nieruchomości za lata 2003 - 2005 rok (w dniu 21 listopada 2005 roku). w których wykazał jako przedmiot opodatkowania - oprócz deklarowanych wcześniej gruntów i budynków – również budowle. Łączna wysokość podatku należnego za 2003 rok (od września 2003 roku) oraz za lata 2004-2005 wyniosła 2.212,50 zł. Podatek wraz z należnymi odsetkami za zwłokę w kwocie 286,00 zł został wpłacony przez podatnika w dniu 24 listopada 2005 roku.
5. W trakcie kontroli stwierdzono pobranie w niewłaściwej wysokości odsetek za nieterminową wpłatę podatku od środków transportowych. W 2003 roku zaniżono kwotę odsetek o 15,40 zł, natomiast w 2004 roku zawyżono o 11,00 zł. Podatnicy w trakcie kontroli wpłacili zaległe odsetki, a w przypadku nadpłaty została ona zaliczona na poczet zaległości podatkowej podatnika.
6. W kilku przypadkach stwierdzono pobranie przez organ podatkowy opłaty skarbowej od podań składanych przez podatników w sprawie umorzenia podatku od nieruchomości. Powyższe było niezgodne z postanowieniami ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 253, poz.2532 ze zm.). Zgodnie z załącznikiem do ww. ustawy, zawierającej szczegółowy wykaz przedmiotów opłaty skarbowej, stawki oraz zwolnienia - podania i załączniki do podań w sprawach zwrotu lub umorzenia należności celnych oraz należności, do których mają zastosowanie przepisy Ordynacji podatkowej - są zwolnione z opłaty skarbowej (część I, kolumna 4, pkt 14 tabeli stanowiącej załącznik do ustawy).
7. Udzielając Sieradzkiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Sieradzu bonifikaty na kwotę 243.057,50 zł w związku ze sprzedażą Spółdzielni gruntu będącego w jej użytkowaniu wieczystym (działki nr: 149/43 - bonifikata w wysokości 95 % ceny gruntu na kwotę 221.302,50 zł; nr 149/26 na kwotę 7.609,50 zł; nr 149/1 na kwotę 237,50 zł; nr 149/3 na kwotę 13.908,00 zł) - nie odniesiono się w sporządzonym protokole uzgodnień do warunków ujętych w § 1 ust.3 uchwały nr XIII/125/2003 Rady Miejskiej w Sieradzu z dnia 9 października 2003 roku w sprawie udzielania bonifikaty przy sprzedaży spółdzielniom mieszkaniowym gruntu będącego w ich użytkowaniu wieczystym, w związku z ustanowieniem na rzecz członków spółdzielni odrębnej własności lokali mieszkalnych lub przeniesienia na członków spółdzielni własności lokali mieszkalnych lub domów jednorodzinnych. Spółdzielnia nie złożyła oświadczenia, że ustanawiając odrębną własność lokalu mieszkalnego na rzecz członka spółdzielni mieszkaniowej odda udział we własności gruntu za cenę, którą nabywca zapłacił za nabycie prawa własności gruntu po zastosowaniu bonifikaty pomnożonej przez udział w nieruchomości gruntowej przypadający na danego członka. Natomiast umowa sprzedaży - akt notarialny repertorium A nr 1418/2005 sporządzony w dniu 21 kwietnia 2005 roku - zawierała zapis „powyższa bonifikata przyznana została spółdzielni w związku z ustanowieniem na rzecz członków spółdzielni odrębnej własności lokali i ulega zwrotowi po jej waloryzacji, na żądanie właściwego organu, w przypadku zbycia nieruchomości lub wykorzystania jej na inne cele niż uzasadniające udzielenie bonifikaty, przed upływem 10 lat od dnia jej nabycia, a w protokole strona sprzedająca zastrzegła sobie prawo kontroli w tym zakresie”. Kontrolujący ustalili, że Sieradzka Spółdzielnia Mieszkaniowa nie ustanowiła do dnia kontroli RIO w Łodzi odrębnej własności lokali na rzecz swoich członków.
8. Kontrolujący ustalili, że opłatę roczną za użytkowanie wieczyste nieruchomości o numerach działek 174/1 i 174/2 współwłaściciele uiszczali od różnych wartości tej nieruchomości. Współwłaściciele posiadający udział wynoszący 118/200 części w prawie użytkowania wieczystego nieruchomości płacili od 2001 roku opłatę od wartości nieruchomości ustalonej na kwotę 92.900 zł (w oparciu o operat szacunkowy z dnia 1 sierpnia 2000 roku). Natomiast pozostali współwłaściciele uiszczali opłatę roczną w wysokości 800,31 zł, zamiast w kwocie 1.142,67 zł (92.900 zł x 0,03 x 41/100) zł. Zmiana opłaty za użytkowanie wieczyste dla całej nieruchomości pozwoliłaby zwiększyć dochody Miasta w latach 2001–2005 o kwotę 1.711,80 zł. W trakcie kontroli RIO w Łodzi Miasto wypowiedziało wysokość dotychczasowej opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości będącej własnością Miasta Sieradz wszystkim współwłaścicielom przedmiotowej nieruchomości. Rzeczoznawca majątkowy określił wartość rynkową prawa własności gruntu na dzień 12 grudnia 2005 roku na kwotę 242.700,00 zł. Prezydent Miasta Sieradz zaproponował poszczególnym współwłaścicielom następujące wysokości opłaty: 1.820,98 zł, w tym VAT 22% w kwocie 328,37 zł (242.700 x 41/200= 49.753,50 zł x 0,03 = 1.492,61 x 1,22); 1.820,98 zł, w tym VAT 22% w kwocie 328,37 zł (242.700 x 41/200= 49.753,50 zł x 0,03 = 1.492,61 x 1,22); 5.240,86 zł, w tym VAT 22% w kwocie 945,07 zł (242.700 x 118/200= 143.193,00 zł x 0,03 = 4.295,79 x 1,22).
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. Kontrolujący stwierdzili kilka przypadków nieterminowego rozliczenia się podmiotów niepublicznych z otrzymanych dotacji na realizację zadań z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu (LKS "Warta", LKS "Piast", KS Kyoshuniki, UKS Trójka), a także dwa przypadki (KS Kyoshuniki) niedostatecznego udokumentowania wydatków poniesionych z przyznanej dotacji.
2. W wyniku kontroli stwierdzono, że kwota odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych nie była w końcu roku korygowana o faktyczną przeciętną liczbę zatrudnionych w zakładzie, do czego obligowały pracodawcę przepisy § 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 roku w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. nr 43, poz.168 ze zm.). Skutkiem powyższego było zaniżenie kwoty odpisu na fundusz w 2003 roku o kwotę 458,00 zł, a w 2004 roku o kwotę 203,10 zł.
3. Kontrolujący ustalili, że radnym odbywającym podróż służbową wypłacano dietę w wysokości diety pracowniczej, co stanowiło naruszenie § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 61, poz.710). Zgodnie ze wskazanym przepisem - dieta radnego, stanowiąca ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej wynosi 1% nieprzekraczalnej wysokości diety [1], przysługującej radnemu z tytułu wykonywania mandatu.
W zakresie realizacji inwestycji i zamówień publicznych
1. Kontrolujący ustalili, że przy udzieleniu zamówienia publicznego na oczyszczanie miasta w maju 2004 roku zastosowano tryb zamówienia z wolnej ręki (art.67 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych - Dz. U. nr 19, poz.177 ze zm.), pomimo że nie zostały spełnione wszystkie przesłanki do udzielenia zamówienia we wskazanym trybie. W oparciu o powyższy przepis można udzielić zamówienia wówczas, gdy ze względu na wyjątkową sytuację nie wynikającą z przyczyn po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie może on zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia. Kontrolujący stwierdzili, że sytuacja jaka zaistniała wyniknęła z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, bo mógł on ją przewidzieć. Pierwszy przetarg - prowadzony zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych - unieważniony został w dniu 11 lutego 2004 roku. Ustawa Prawo zamówień publicznych weszła w życie z dniem 2 marca 2004 roku, a ogłoszona została w dniu 9 lutego 2004 roku, zatem zamawiający miał wystarczająco dużo czasu, aby przygotować dokumentację przetargową i ogłosić przetarg w terminie pozwalającym na rozstrzygnięcie przetargu przed dniem 1 maja 2004 roku. Tymczasem, drugi przetarg ogłoszony został dopiero w dniu 26 marca 2004 roku. Wskazać również należy na fakt, że specyfikacja istotnych warunków zamówienia, nie była w zasadniczy sposób zmieniona, poza kryteriami oceny ofert. W wyjaśnieniu złożonym kontrolującym, Pani Prezydent uznała, że spełnione zostały przesłanki do zastosowania ww. trybu zamówienia, wskazała również na fakt, że zamówienie było skomplikowane i komisja przetargowa w okresie od unieważnienia I przetargu do czasu ogłoszenia II przetargu pracowała nad specyfikacją istotnych warunków zamówienia. Nie można przyjąć tych wyjaśnień za zasadne, bowiem komisja przetargowa powołana została dopiero w dniu 4 marca 2004 roku, to jest 22 dni po unieważnieniu przetargu.
2. Kontrolujący ustalili, że zamawiający poprzez zmianę („złagodzenie”) warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na realizację zadania pn. „Oczyszczanie miasta w okresie od maja 2004 do 31 grudnia 2006 roku", dotyczących: (a) wartości robót o tym samym charakterze co zamówienie objęte postępowaniem przetargowym, których wykonania wymagano w ciągu 3 lat od oferentów ubiegających się o zamówienie; (b) sytuacji ekonomicznej oferenta; (c) daty zatrudnienia osób z terenu miasta Sieradza – naruszył art.38 ust.5 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie ze wskazanym przepisem modyfikacja treści istotnych warunków zamówienia nie może dotyczyć kryteriów oceny ofert, z zastrzeżeniem art. 58, a także warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu oceny ich spełnienia. W wyjaśnieniu złożonym kontrolującym Pani Prezydent napisała: „złagodzenia warunków dokonano, uwzględniając protest złożony przez jednego z uczestników przetargu, a zmiana spowodowana była stanem wyższej konieczności, czyli obawą przed unieważnieniem kolejnego postępowania”. W odniesieniu do wskazanego wyjaśnienia należy podkreślić, że zakaz dokonywania zmian w zakresie warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu oceny ich spełnienia miał charakter bezwzględny, a nieprawidłowe ustalenie tych warunków powinno skutkować unieważnieniem postępowania. Dopiero obecnie uchwalona przez sejm nowelizacja ustawy Prawo zamówień publicznych przewiduje możliwość dokonania zmian w omawianym zakresie wskutek ostatecznego rozstrzygnięcia protestu.
3. Stwierdzono przypadki braku w specyfikacji istotnych warunków zamówienia opisu sposobu dokonywania oceny spełnienia przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu, co było wymagane przez art.36 ust.1 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (wcześniej przez art.35 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych).
4. Przy udzieleniu zamówień publicznych na wykonanie infrastruktury technicznej Os. Chabie etap II i III (budowa kanalizacji sanitarnej) oraz na odtworzenie nawierzchni asfaltowej w ulicy Olendry Duże – zamawiający pobrał zabezpieczenie należytego wykonania umowy od kwoty netto, zamiast od kwoty brutto. Zgodnie z obowiązującymi wówczas przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne - wartość zabezpieczenia zależała od ceny ofertowej, czyli wartości uwzględniającej podatek VAT (kwota brutto). Wraz z wejściem w życie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych ww. rozporządzenie przestało obowiązywać, a sprawy związane z pobraniem, formą i zwrotem zabezpieczenia należytego wykonania umowy regulują przepisy wskazanej ustawy, zawarte w art. art.147-151.
5. W odniesieniu do zapłaty za wykonanie, na podstawie umowy z dnia 28 czerwca 2002 roku, dokumentacji projektowej dróg w ul. Oleandry Duże i Opłotki stwierdzono, że w wyniku błędnego zaewidencjonowania operacji gospodarczej kwota 772,20 zł, która miała zostać potrącona wykonawcy z tytułu nieterminowego wykonania przedmiotu umowy została mu zwrócona jako zabezpieczenie należytego wykonania umowy (wraz odsetkami). W dniu 28 grudnia 2005 roku skierowano do wykonawcy pismo w sprawie zwrotu bezpodstawnie przelanej na jego konto kwoty.
6. Kontrolujący stwierdzili, że ewidencja kosztów inwestycji (konto 080) dla zadania inwestycyjnego budowa infrastruktury technicznej Os. Chabie prowadzona była w sposób, który utrudniał wyodrębnienie kosztów inwestycji według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych (jedna karta kontowa dla wszystkich etapów robót i różnego rodzaju zadań – kanalizacja sanitarna, przepompownia, modernizacja wału przeciwpowodziowego, odtworzenie nawierzchni drogi, budowa drogi).
7. Kontrolujący stwierdzili, że zadanie inwestycyjne parkingi Os. Jaworowe etap I i etap II nie zostało wprowadzone do ewidencji księgowej na stan środków trwałych, pomimo jego zakończenia i przekazania do użytku w dniu 3 grudnia 2003 roku (etap I) i w dniu 28 grudnia 2004 roku (etap II). Zgodnie z art.16d ust.2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz. 564 ze zm.) składniki majątku powinny być wprowadzone do ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do użytkowania. Ponadto, każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym powinno być wprowadzone w postaci zapisu do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego zgodnie z jego treścią ekonomiczną, stosownie do art. 4 i art. 20 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.).
8. Kontrolujący ustalili, że do kosztów zadania inwestycyjnego - infrastruktura techniczna os. Chabie nie zaliczono wydatku dotyczącego wykonania dokumentacji projektowej na kwotę 23.607,00 zł, a do kosztów zadania inwestycyjnego - termomodernizacja budynku MOPS - kosztów dokumentacji projektowej, audytu energetycznego i obliczenie efektu ekologicznego na łączną kwotę 15.006,00 zł. W wyniku powyższego zaniżono wartość środków trwałych uzyskanych w wyniku inwestycji.
W zakresie innych ustaleń
Kontrolujący ustalili, że inwestycje z zakresu termomodernizacji budynków komunalnych realizowane były przez Zakład Gospodarki Mieszkaniowej, działający w strukturach Przedsiębiorstwa Komunalnego sp. z oo. w Sieradzu. Przedsiębiorstwu Miasto powierzyło zarządzenie i administrowanie budynkami komunalnymi na podstawie umowy o oddanie mienia Miasta do użytkowania zawartej w dniu 16 czerwca 1994 roku. Wydatki na inwestycje planowane były w budżecie Miasta, natomiast postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzał Zakład Gospodarki Komunalnej, zawierając również umowę dotyczącą wykonania zadania. W związku z powyższym należy wskazać, że zawarta w 1994 roku umowa nie daje obecnie wystarczającego oparcia dla opisanego sposobu postępowania. W szczególności, w ocenie RIO w Łodzi umowy dotyczące realizacji zadań inwestycyjnych powinny być zawierane przez Miasto lub w imieniu Miasta, czyli właściciela majątku. W odniesieniu do prowadzenia przez spółkę postępowań o udzielenie zamówienia publicznego należy zwrócić uwagę na możliwość zastosowania art.15 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym to przepisem - zamawiający może powierzyć przygotowanie albo przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej. Podmioty te działają jako pełnomocnicy zamawiającego. Daje to także Miastu daleko idące możliwości w zakresie kontroli organizowanych procedur.
Za opisane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Prezydent Miasta - odpowiedzialny na mocy art.28a ustawy o finansach publicznych za całość gospodarki finansowej, Skarbnik Miasta oraz właściwi rzeczowo pracownicy, zgodnie z zakresami czynności.
Informuję także Panią Prezydent, że kontrola gospodarki finansowej przeprowadzona w Straży Miejskiej w Sieradzu nie ujawniła nieprawidłowości, z wyjątkiem braku w zakładowym planie kont opisu dotyczącego zasad powiązania kont analitycznych z kontami księgi głównej, stosownie do wymogu określonego w art.10 ust.1 pkt 3 lit "a" ustawy o rachunkowości.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Panią Prezydent o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości W tym celu Regionalne Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić prawidłowe dokumentowanie czynności kontrolnych w podległych jednostkach organizacyjnych, podejmowanych na podstawie art.187 ust.2 i ust.3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz.2104).
2. Dostosować zapisy zawarte w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych dotyczące udzielania zaliczek do obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa.
3. Zapewnić prowadzenie ewidencji księgowej na kontach rozrachunkowych oraz ewidencjonowanie odsetek od sum zgromadzonych na rachunkach bankowych zgodne z unormowaniami zawartymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz w zakładowym planie kont.
4. Pożyczki zaciągnięte przez jednostkę samorządu terytorialnego ewidencjonować w urządzeniach księgowych organu (budżetu) - na koncie 260 - zobowiązania finansowe.
5. Dokonywać zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy w terminach określonych przez art.151 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Zobowiązać pracowników właściwych komórek merytorycznych do systematycznej kontroli w tym zakresie.
6. Dokonać korekty sprawozdań Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za okres od dnia 1 stycznia do dnia 30 czerwca 2003 roku oraz za okres od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2003 roku, w związku z nieprawidłowym wykazaniem skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatkowych oraz skutków finansowych udzielonych zwolnień, umorzeń i odroczeń w zakresie podatku od środków transportowych. Poprawione sprawozdania przesłać do RIO w Łodzi, wskazując przyczynę korekty.
7. Zapewnić prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych i w sprawozdaniach Rb-27S z wykonania planowanych dochodów budżetowych danych o skutkach finansowych wynikających z obniżenia górnych stawek podatkowych oraz z udzielonych zwolnień, umorzeń i odroczeń podatkowych, zgodnie z przepisami Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 32 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170, poz. 1426).
8. Podjąć czynności w celu ustalenia należnych Miastu kar pieniężnych za zajęcie pasa drogowego oraz za umieszczenie w pasie drogowym reklam - bez stosownego zezwolenia zarządcy drogi.
9. Przestrzegać postanowień wynikających z art.40 ust.12 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych, zgodnie z którym - za zajęcie pasa drogowego bez zezwolenia zarządcy drogi, winna być wymierzona w drodze decyzji administracyjnej kara pieniężna w wysokości dziesięciokrotności ustalanej opłaty za zajęcia pasa drogowego.
10. Zapewnić dokonywanie czynności sprawdzających w stosunku do składanych przez podatników deklaracji podatkowych, zgodnie z postanowieniami art.272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
11. Pobierać we właściwej wysokości odsetki z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych z tytułu podatku od środków transportowych.
12. Nie pobierać opłaty skarbowej od podań wnoszonych w sprawie umorzenia zaległości podatkowych, które objęte są zwolnieniem od tej opłaty, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej.
13. Zapewnić kontrolę - czy podjęte przez Sieradzką Spółdzielnię Mieszkaniową działania spełniać będą warunki wynikające z uchwały nr XIII/125/2003 Rady Miejskiej w Sieradzu z dnia 9 października 2003 roku w sprawie udzielania bonifikaty przy sprzedaży spółdzielniom mieszkaniowym gruntu będącego w ich użytkowaniu wieczystym, w związku z ustanowieniem na rzecz członków spółdzielni odrębnej własności lokali mieszkalnych lub przeniesienia na członków spółdzielni własności lokali mieszkalnych lub domów jednorodzinnych.
14. Egzekwować od realizatorów zadań publicznych terminowe rozliczanie się z przyznanych dotacji.
15. Dokonywać na koniec każdego roku kalendarzowego odpisu korygującego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych poprzez ustalenie faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych w jednostce, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 roku w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Przekazać na rachunek funduszu kwoty należne za lata 2003 - 2004.
16. Skorygować koszty zadań inwestycyjnych - infrastruktura techniczna w osiedlu Chabie i termomodernizacja budynku MOPS, poprzez ujęcie w ewidencji wszystkich wydatków dotyczących ww. zadań, opisanych szczegółowo w protokole kontroli i w pierwszej części wystąpienia. W ewidencji księgowej środków trwałych na koncie 011, dokonać poprawnego ujęcia wartości środka trwałego uzyskanego w wyniku wymienionych inwestycji.
17. Wprowadzić do ewidencji środków trwałych zadanie inwestycyjne - parkingi w osiedlu Jaworowe. Zapewnić bieżące wprowadzanie do ewidencji składników majątkowych, zgodnie z art.16d ust.2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art.20 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
18. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, w szczególności w zakresie: treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia; wysokości pobieranego zabezpieczeń należytego wykonania umowy (cena całkowita podana w ofercie albo maksymalna wartość nominalna zobowiązania zamawiającego wynikającego z umowy, jeżeli w ofercie podano cenę jednostkową lub ceny jednostkowe); przesłanek udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki; zakazu dokonywania zmian specyfikacji istotnych warunków zamówienia, co do opisu warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu oceny ich spełnienia.
19. Wypłaty diet radnym będącym w podróży służbowej dokonywać zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnym gminy.
20. Dokonać analizy sposobu realizacji inwestycji z zakresu termomodernizacji budynków komunalnych, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego.
21. Zapewnić uzupełnienie przez Komendanta Straży Miejskiej zakładowego planu kont dla Straży Miejskiej w Sieradzu o opis zasad powiązania kont pomocniczych z kontami księgi głównej.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Panią Prezydent o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Miejskiej w Sieradzu
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Sieradzu
- aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
PRZYPISY
[1] Kwota nieprzekraczalnej diety przysługującej radnemu w ciągu miesiąca określona została w art.25 ust.6 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym