Woj. Łódzkie - kontrola kompleksowa, przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2006r.
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Przewodniczącego Zarządu Województwa Łódzkiego, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
STANISŁAW WITASZCZYK
Przewodniczący Zarządu Województwa Łódzkiego
WK–602/24/2006
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. nr 55, poz.577 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Samorządowym Województwie Łódzkim. Kontrolą objęto - przede wszystkim - zagadnienia związane z ustaleniem wewnętrznych unormowań w zakresie gospodarki finansowej i kontroli finansowej; prowadzeniem rachunkowości; sporządzaniem sprawozdań finansowych; wykonywaniem dochodów z majątku; zlecaniem zadań na rzecz organizacji pozarządowych; wydatkami na wynagrodzenia; udzielaniem zamówień publicznych; realizacją wydatków majątkowych; ewidencją i inwentaryzacją majątku. W ramach czynności kontrolnych zbadano także kwestie dotyczące zadłużenia Województwa. W rezultacie kontroli nie ujawniono nieprawidłowości mających wpływ na prowadzoną gospodarkę finansową, jak również prawidłowość udzielania zamówień publicznych. Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia wynikały z niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz nie stosowania procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane nieprawidłowości dotyczyły w szczególności:W zakresie uregulowań wewnętrznych
1. Obowiązująca w Urzędzie Marszałkowskim instrukcja obiegu dowodów księgowych, od dnia jej zatwierdzenia, tj. 31 grudnia 2003 roku, nie była aktualizowana. Ponadto, w instrukcji nie określono drogi dokumentu księgowego od chwili jego sporządzenia, względnie wpływu do jednostki, aż do momentu jego dekretacji i przekazania do zaksięgowania. Nie wyznaczono też osób (stanowisk) odpowiedzialnych za konkretne czynności przynależne do systemu obiegu dokumentów, przekazywanie dokumentów tylko do tych ogniw, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ich sprawdzenia. Obieg i kontrola dokumentów księgowych w jednostce winna być procesem ciągłym i odbywać się w zasadzie na każdym stanowisku, biorącym udział w realizacji zadań finansowo-rzeczowych wynikających z planu finansowego. Z uwagi na fakt, że w sprawdzeniu dowodów bierze udział szereg właściwych samodzielnych stanowisk pracy, zachodzi konieczność przekazywania dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami. W przyjmowanych w instrukcji rozwiązaniach należy uwzględnić w szczególności przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów województwa (Dz. U. nr 160, poz.1073 ze zm.) oraz standardy kontroli finansowej ogłoszone w Komunikacie nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 roku w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” (Dz. Urz. Min. Fin. nr 3, poz.13).
2. Na mocy zarządzenia nr 38/2002 Marszałka Województwa Łódzkiego z dnia 23 grudnia 2002 roku wprowadzono instrukcję kontroli finansowej dotyczącej procesów związanych z gromadzeniem oraz gospodarowaniem mieniem i rozdysponowaniem środków publicznych w Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi. W instrukcji określono zasady i tryb kontroli finansowej w zakresie gospodarowania środkami publicznym, jednakże unormowania dotyczące kontroli nie były aktualizowane, w związku z tym zawierały odniesienia do szeregu nieaktualnych unormowań prawnych, np. ustawa z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz.664 ze zm.).
3. Do dnia zakończenia kontroli przez RIO w Łodzi nie zaktualizowano zapisów zawartych w załącznikach nr 1 i nr 2 do uchwały nr 565/2001 Zarządu Województwa Łódzkiego z dnia 25 września 2001 roku w sprawie systemu kontroli instytucjonalnej w Urzędzie Marszałkowskim oraz instrukcji przeprowadzania kontroli, pomimo reorganizacji i zmian nazw departamentu odpowiedzialnego za przeprowadzenie kontroli finansowej we wszystkich jednostkach organizacyjnych.
W zakresie stanu zadłużenia
Stwierdzono niekompletność sprawozdań Rb-Z złożonych przez: Wojewódzki Specjalistyczny Szpital im. dra Władysława Biegańskiego w Łodzi (II kwartał 2005 rok), Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej PABIAN-MED w Łodzi (I, II, III i IV kwartał 2003 rok, IV kwartał 2004 rok), Samodzielny Szpital Wojewódzki im. M. Kopernika w Piotrkowie Trybunalskim (I, II, III, IV kwartał 2003 roku, IV kwartał 2004 i II kwartał 2005 rok), Wojewódzkie Centrum Ortopedii i Rehabilitacji Narządu Ruchu im. dr Z. Radlińskiego (I i II kwartał 2003 roku). Wymienione sprawozdania zawierały tylko pierwszą stronę wzoru sprawozdania Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń określonego w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2001 roku w sprawie rodzajów i zasad sporządzania sprawozdań w zakresie państwowego długu publicznego oraz poręczeń i gwarancji jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 148, poz.1653).
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości budżetowej
1. W dokumentacji jednostki dotyczącej zasad rachunkowości, nie opisano systemu ochrony danych zawartych w księgach rachunkowych, dowodach księgowych, dokumentach inwentaryzacyjnych i sprawozdaniach finansowych, co było wymagane przez art.10 ust.1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.). Zapis w powyższym zakresie ograniczono tylko do treści: „dokumentację należy chronić przed dokonywaniem niedozwolonych zmian, nieupoważnionym ich rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem”, nie opisując jednocześnie odpowiednich rozwiązań organizacyjnych, o których mowa w art.71 ust.1 i 2 ww. ustawy. Dokumentacja opisująca zasady rachunkowości, jako wewnętrzne unormowanie jednostki, powinna w sposób jasny i precyzyjny określać, m.in. sposób zabezpieczenia dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywanych w nich zapisów.
2. W obowiązującym w jednostce zakładowym planie kont nie wskazano sposobu prowadzenia ewidencji mającej na celu wyodrębnienie zobowiązań wymagalnych, w ramach kont rozrachunkowych Urzędu Marszałkowskiego. Wskazać należy, że zgodnie z art.8 ust.1 ustawy o rachunkowości, określając zasady (politykę) rachunkowości należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności. Ponadto, stosownie do § 12 ust.1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752 ze zm.) – zakładowy plan kont powinien zapewnić możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach.
3. Stwierdzono przypadki nieprawidłowego prowadzenia ewidencji na kontach 225, 229 i 240, co polegało na:
- wykazaniu na koniec 2004 roku jako zobowiązania wobec urzędu skarbowego zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od dodatkowego wynagrodzenia rocznego, które zostało wypłacone pracownikom Urzędu Marszałkowskiego w 2005 roku. Zgodnie z przepisami art.38 ust.1 w zw. z art.31 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 14, poz. 176 z późn. zm.) - zakłady pracy są zobowiązane jako płatnicy obliczyć i pobrać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody, m.in. ze stosunku pracy, a następnie przekazać do urzędu skarbowego kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki. Zatem - zobowiązanie wobec urzędu skarbowego powstaje w momencie dokonania wypłaty wynagrodzenia, czyli w odniesieniu do wypłaty dodatkowego wynagrodzenia za 2004 rok - po jej dokonaniu w 2005 roku,
- wykazaniu na koniec 2004 roku zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne w zakresie obciążającym pracownika, naliczonych od dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2004 rok, wypłaconego w 2005 roku. Zgodnie z art. 87 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. nr 210, poz. 2135) oraz z art. 46 ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. nr 137, poz. 887 ze zm.) płatnik składek (zakład pracy) jest zobowiązany obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Zobowiązanie jednostki wobec ZUS z tytułu składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i zdrowotne, w zakresie finansowanym z wynagrodzeń pracowników, powstaje w momencie dokonania wypłaty wynagrodzeń,
- wykazaniu na koniec 2004 roku zobowiązań wobec pracowników z tytułu należnego dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2004 rok na koncie 240, zamiast na koncie 231, zgodnie z postanowieniami wynikającymi z załącznika nr 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, oraz z obowiązującym w jednostce zakładowym planem kont. Zobowiązania wobec pracowników z tytułu należnego im dodatkowego wynagrodzenia rocznego – wypłacanego na podstawie ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym pracowników sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080 ze zm.) - winny być ewidencjonowane na koncie Wn 400 – koszty według rodzajów, Ma 231 – rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, natomiast składki na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy (w części obciążającej pracodawcę) Wn 400 – koszty według rodzajów, Ma 229 – pozostałe rozrachunki publicznoprawne.
W zakresie dochodów z majątku
1. Przy sprzedaży w trybie przetargowym nieruchomości oznaczonej numerem 230/2 położonej w Sieradzu przy ul. Podzamcze 10A oraz lokali mieszkalnych nr 1, 2 i 23/1 położonych w Sieradzu przy ul. Jana Pawła II 90, stwierdzono naruszenie postanowień § 4 ust.4 i 5 obowiązującego wówczas rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz.30 ze zm.), określających dopuszczalne formy wnoszenia wadium. Zgodnie z powyższymi przepisami, wadium mogło być wnoszone w gotówce, obligacjach państwowych, papierach wartościowych dopuszczonych do obrotu giełdowego, listach gwarancyjnych lub wekslach, a wybrane formy jego wnoszenia (czyli przynajmniej dwie) podawał w ogłoszeniu o przetargu właściwy organ. Jedyną możliwą formą wniesienia wadium wskazaną przez sprzedającego była gotówka. Z dniem 22 września 2004 roku zagadnienia powyższe normują przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz.2108).
2. Przy sprzedaży nieruchomości zabudowanej, oznaczonej numerem 230/2 położonej w Sieradzu przy ul. Podzamcze 10A, zaniechano podania w treści wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży informacji o możliwości i terminie składania wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo nabycia nieruchomości, co było wymagane przez art.35 ust.1 pkt 12 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz.2603 ze zm.). Przy sprzedaży powyższej nieruchomości stwierdzono także naruszenie postanowień art.38 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, określających termin podania do publicznej wiadomości ogłoszenia o przetargu. W szczególności, ogłoszenie takie nie mogło nastąpić przed upływem terminu wyznaczonego na składanie wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości. W ogłoszeniu na sprzedaż przedmiotowej nieruchomości (pierwszy przetarg) ustalono termin wpłaty wadium niezgodnie z postanowieniami § 4 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy, zgodnie z którym - termin wpłaty wadium nie mógł upłynąć później niż na 3 dni przed dniem otwarcia przetargu. Określony w ogłoszeniu termin otwarcia przetargu wyznaczono na 18 lipca 2003 roku, żądany termin wpłaty wadium – najpóźniej do 16 lipca 2003 roku.
3. W odniesieniu do bezprzetargowej sprzedaży nieruchomości oznaczonych numerami: 273 położonej w Złoczewie i 43/2 położonej w Zelowie, zaniechano sporządzenia i publikacji wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, czym naruszono art. 35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie z przywołanym wyżej przepisem sprzedający nieruchomość zobowiązany był do sporządzenia i publikacji przez okres 21 dni w siedzibie urzędu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, oraz do publikacji w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu takiego wykazu.
4. Kontrola realizacji postanowień umowy z dnia 4 kwietnia 2005 roku zawartej pomiędzy Województwem Łódzkim a firmą "GESTOR", której przedmiotem było zlecenie zarządu nieruchomością przy ul. Sienkiewicza 3 w Łodzi wykazała, że kontrolowana jednostka nie egzekwowała od zarządcy nieruchomością przestrzegania postanowień umowy w zakresie terminów rozliczania się z uzyskanych dochodów oraz ich dokumentowania. Uzyskane dochody za okres od stycznia do kwietnia 2005 roku w wysokości 36.034 zł, firma przekazała jednostce dopiero w dniu 3 czerwca 2005 roku, a wymagane umową comiesięczne zestawienia za powyższy okres, firma przekazała łącznie za 4 miesiące dopiero w dniu 5 sierpnia 2005 roku. Przekazania dochodów za okres od maja do czerwca 2005 roku w wysokości 19.378,39 zł, firma dokonała w dniu 4 sierpnia 2005 roku. Z postanowień umowy wynikało, że okresem rozliczeniowym jest każdy miesiąc, a przekazanie do Urzędu uzyskanych dochodów powinno nastąpić w ciągu 30 dni po zakończeniu miesiąca. Działania merytorycznego Departamentu Gospodarki, ograniczyły się tylko do pisemnych monitów i rozmów telefonicznych.
W zakresie ewidencji majątku
W wyniku kontroli ewidencji księgowej składników majątkowych Województwa Łódzkiego stwierdzono:
- występowanie rozbieżności między wartościami ujętymi w ewidencji analitycznej i syntetycznej w zakresie gruntów. W ewidencji syntetycznej prowadzonej w Departamencie Finansów na dzień 31 grudnia 2004 roku zaewidencjonowano grunty o wartości 62.768.500,59 zł, natomiast w ewidencji analitycznej prowadzonej w Departamencie Gospodarki ujęto grunty o wartości 61.590.879,70 zł;
- występowanie rozbieżności między wartościami w ewidencji analitycznej i syntetycznej w zakresie przedmiotów majątkowych objętych ewidencją konta 013 – pozostałe środki trwałe. Na dzień 31 grudnia 2004 roku w ewidencji syntetycznej prowadzonej w Departamencie Finansów zaewidencjonowano składniki majątkowe o wartości 1.392.122,45 zł, natomiast w ewidencji analitycznej prowadzonej w Zakładzie Obsługi Urzędu Marszałkowskiego zaewidencjonowano pozostałe środki trwałe na kwotę 1.333.208,74 zł.
Wystąpienie powyższych nieprawidłowości w prowadzeniu ewidencji analitycznej i syntetycznej składników majątkowych jednostki naruszało postanowienia art.16 ust.1 ustawy o rachunkowości, z których wynikało, że konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna) zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej - ewidencji syntetycznej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony zbiór ksiąg, uzgadniany z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi Departament Finansów i Departament Gospodarki uzgodniły wartość gruntów jednostki na dzień 30 listopada 2005 roku oraz przedłożono kontrolującym uzgodniony stan ewidencji księgowej pozostałych środków trwałych na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji, tj. 30 września 2005 roku.
W zakresie wydatków (dotacji) na realizację zadań powierzonych na podstawie umów jednostkom spoza sektora finansów publicznych
1. W programie współpracy z organizacjami pozarządowymi dla Województwa Łódzkiego na 2005 rok, uchwalonym przez Sejmik Województwa Łódzkiego uchwałą nr XXXVI/536/2004 w dniu 28 grudnia 2004 roku, jako kryterium formalne wyboru ofert wskazano, m.in. ocenę dotychczasowej współpracy z samorządem Województwa w zakresie terminowości i sposobu rozliczania się z dotychczas otrzymywanych środków z budżetu Województwa. Ocena dotychczasowej współpracy jednostki spoza sektora finansów publicznych wyłącznie z Województwem może stanowić kryterium dyskryminujące inne organizacje pozarządowe, prowadzące działalność w określonym zakresie, które wykonały należycie szereg zadań publicznych zleconych przez inne jednostki samorządu terytorialnego. Zgodnie z art.5 ust.2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873 ze zm.) - współpraca między organami administracji publicznej a organizacjami pozarządowymi w sferze zadań publicznych objętych ustawą powinna odbywać się, miedzy innymi, w oparciu o zasadę uczciwej konkurencji.
2. W Urzędzie nie opracowano pisemnych wewnętrznych procedur, w których: (1) wskazano by osoby odpowiedzialne za realizację zadań w zakresie przyznawania dotacji jednostkom spoza sektora finansów publicznych; (2) określono by podział obowiązków pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz poszczególnymi pracownikami merytorycznymi; (3); wskazano by terminy realizacji poszczególnych czynności. Zadania w tym zakresie realizowane były przez pracowników merytorycznych, na podstawie przyjętych przez nich zakresów czynności, które zawierały sformułowania ogólnikowe i często nieadekwatne do wykonywanych faktycznie czynności.
3. Stwierdzono przypadki przekazywania przez Departament Kultury, Edukacji i Sportu do Departamentu Finansów wniosków o wypłatę dotacji na podstawie dokumentacji rozliczeniowej zawierającej niewłaściwie opisane lub wadliwe dowody księgowe przedłożone przez jednostki dotowane. Brak sprecyzowanych reguł weryfikacji dokumentów załączonych do rozliczeń dotacji przyczynił się do przyjmowania przez Departament Kultury, Edukacji i Sportu dowodów księgowych, które nie spełniały wymogów art.21 i art.22 ust.1 ustawy o rachunkowości, a które następnie przekazywano do Departamentu Finansów w celu całkowitego rozliczenia dotacji. Departament Finansów, po kontroli przedłożonych rachunków, zwracał departamentowi merytorycznemu rozliczenia do uzupełnienia, w następstwie czego wydłużał się okres rozliczenia przekazanych środków finansowych. Powyższe świadczy o niewystarczającej kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej dokumentów rozliczeniowych, sprawowanej przez pracowników Departamentu Kultury, Edukacji i Sportu.
4. Ustalono, że w 2004 roku nie były prowadzone przez pracowników Departamentu Kultury, Edukacji i Sportu kontrole dotyczące realizacji zleconych zadań publicznych. W 2005 roku przeprowadzono 4 kontrole w jednostkach realizujących zadania z zakresu kultury, tj. Łódzkim Towarzystwie Muzycznym im. Karola Szymanowskiego, Fundacji „Równe Szanse”, Polskim Związku Głuchych Oddział w Łodzi oraz Polskim Towarzystwie Turystyczno-Krajoznawczym Oddział w Łasku.
Z ww. wyjaśnień Dyrektor Departamentu Kultury i Edukacji Małgorzaty Kowalskiej – złożonych na okoliczność kontroli prowadzonych przez ww. Departament w jednostkach pozarządowych realizujących zadania Województwa w ramach przyznanych dotacji - wynikało, że w latach 2004-2005 nie kontrolowano jednostek, którym zlecono realizację zadań z zakresu kultury fizycznej i sportu, z powodu braków kadrowych. Obowiązek przeprowadzania kontroli wynikał z przepisów art.17 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie. Brak bieżącej kontroli nad realizacją umów ze strony departamentu merytorycznego powoduje ryzyko nie ujawnienia nieprawidłowości w wykonywaniu zadań przez jednostki dotowane.
5. W odniesieniu do oferty złożonej przez Łódzką Federację Sportu na realizację zadania publicznego Województwa Łódzkiego w dziedzinie kultury fizycznej i sportu w 2005 roku pn. „Przygotowanie i organizacja Ogólnopolskiej Olimpiady Młodzieży w Sportach Letnich "Ziemia Łódzka 2006”, należy stwierdzić, że nie odpowiadała ona wymogom określonym w art.14 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie. Zgodnie z ustawą, oferta powinna zawierać szczegółowy zakres rzeczowy zadania, natomiast treść pkt 3 oferty nie wypełniała wskazanego obowiązku. Dopiero w dniu 1 grudnia 2005 roku Łódzka Federacja Sportu pismem L.dz.459/2005 (patrz załącznik nr 97 protokołu kontroli) uzupełniła ofertę, przedstawiając szczegółowy zakres rzeczowy zadania. Nieprawidłowości takiej nie można naprawić na etapie zawierania umowy, bo w istocie oznaczałoby to sytuację, w której dopiero treść umowy określałaby szczegółowy zakres rzeczowy zadania, a nie oferta złożona w konkursie, podlegająca ocenie i porównaniu z ewentualnie innymi złożonymi ofertami, w celu wybrania oferty najkorzystniejszej.
Ze względu na brak szczegółowego zakresu zadania, ww. oferta nie zawierała prawidłowo sporządzonej kalkulacji przewidywanych kosztów (ze wskazaniem sposobu kalkulacji), o której mowa była w kryterium (2) oceny ofert. Uzupełnienie oferty w tym postępowaniu dokonane zostało w dniu 1 grudnia 2005 roku. Nie mogło być ono, zatem przedmiotem oceny ogłaszającego konkurs, a oferta złożona w pierwotnym kształcie nie mogła być uznana za ofertę spełniającą wymagania formalno-prawne.
Ponadto określenie zadania jako „Przygotowanie i organizacja Ogólnopolskiej Olimpiady Młodzieży w Sportach Letnich "Ziemia Łódzka 2006”. nie wskazywało, że zostało ono podzielone na etapy. Należy, zatem sądzić, że miało ono obejmować wszystkie elementy działań zmierzających do należytego przygotowania i zorganizowania Olimpiady. O powyższym świadczy również wypowiedź Pana Hieronima Hubara odnotowana w protokole nr XLV/2005 z sesji Sejmiku Województwa Łódzkiego z dnia 26 sierpnia 2005 roku. Wyżej wymieniony wyjaśniał radnym, że dokonując przeniesień wydatków pomiędzy zadaniami w ww. Departamencie wiadomym już było, że Łódzka Federacja Sportu będzie współorganizatorem Olimpiady „Ziemia Łódzka 2006”. Zapytany przez radnych o powód dokonania powyższych zmian w budżecie, ówczesny Zastępca Dyrektora Departamentu Kultury, Edukacji i Sportu Hieronim Hubar wyjaśnił, cyt.: ”... dlatego przede wszystkim, że większość środków, które będą kierowane z Ministerstwa Edukacji Narodowej i Sportu na Ogólnopolską Olimpiadę Młodzieży w przyszłym roku będzie właśnie w zasobach Łódzkiej Federacji Sportu, która będzie współorganizatorem tej imprezy. To jest ponad 3,5 mln środków. Dlatego też my chcemy, aby te 300 tys., które zapisane były u nas w Departamencie, żeby przeszły również do tej wspólnej puli, żeby je wykorzystali w sposób racjonalny, żeby dosprzętowić Okręgowe Związki ponad 27 dyscyplin sportowych w naszym województwie”.
Kontrolujący ustalili, że umowa dotycząca omawianego zadania do czasu zakończenia kontroli nie została zawarta.
W zakresie wydatków osobowych
1. W pojedynczych przypadkach stwierdzono błędy rachunkowe przy obliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oraz przy naliczaniu zwrotu kosztów podróży służbowych pracowników i radnych.
2. Stwierdzono przypadki braku wpisania na poleceniach wyjazdu służbowego dla pracowników Urzędu miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży, co było wymagane przez § 2 rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz.1990 ze zm.). Miejsca wykonania zadania nie wskazywano także na poleceniach wyjazdu służbowego radnych, stosownie do wymogu wynikającego z § 2 ust.1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych województwa (Dz. U. nr 66, poz.798 ze zm.). W pojedynczych przypadkach brak było wskazania celu wyjazdu.
3. W wyniku kontroli dokumentacji dotyczącej podróży służbowych stwierdzono także przypadki odbywania podróży służbowych w innych terminach niż określonych na poleceniach wyjazdu służbowego; braku wskazania daty przedłożenia rachunku kosztów podróży do rozliczenia oraz braku daty zlecenia wyjazdu służbowego; braku określenia środka transportu właściwego do odbycia podróży.
4. Na wszystkich listach płac D brak było wskazania osoby sporządzającej wspomniane dokumenty i jej podpisu.
5. Sejmik Województwa Łódzkiego nie podjął uchwały, w której upoważniłby Wiceprzewodniczącego Sejmiku do wystawiania poleceń wyjazdu służbowego dla Przewodniczącego Sejmiku, stosownie do § 2 ust.2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych województwa.
6. Sejmik Województwa nie ustalił stawek zwrotu kosztów podróży radnych odbywanych pojazdami nie stanowiącymi własności Samorządu. Zgodnie z § 5 ust. 3 ww. rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji - na wniosek radnego przewodniczący sejmiku województwa może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej pojazdem samochodowym nie będącym własnością samorządu województwa. W takim przypadku radnemu przysługuje zwrot kosztów przejazdu według stawek za jeden kilometr przebiegu, określonych przez sejmik województwa na podstawie przepisów dotyczących warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Marszałka o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Dokonać analizy obowiązującej instrukcji obiegu dokumentów, mając na uwadze okoliczność, że w instrukcji należy uwzględnić, w szczególności, drogę (obieg) poszczególnych dokumentów od chwili sporządzenia, względnie wpływu do jednostki, aż do momentu dekretacji i przekazania do zaksięgowania. Ponadto, należy wskazać osoby (stanowiska) odpowiedzialne za konkretne czynności przynależne do systemu obiegu dokumentów i przekazywanie dokumentów oraz za ich sprawdzanie. W przyjętych procedurach uwzględnić standardy kontroli finansowej ustalone przez Ministra Finansów, opublikowane w formie Komunikatu nr 1 z dnia 1 stycznia 2003 roku w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”.
2. Zaktualizować zapisy zawarte w instrukcjach dotyczących systemu kontroli w Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi.
3. Egzekwować obowiązek składania przez samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej sprawozdań kwartalnych Rb-Z – o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji według wzoru sprawozdania określonego w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2001 roku w sprawie rodzajów i zasad sporządzania sprawozdań w zakresie państwowego długu publicznego oraz poręczeń i gwarancji jednostek sektora finansów publicznych.
4. Przeanalizować treść dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości i uzupełnić ją o zapisy dotyczące systemu ochrony danych zawartych w księgach rachunkowych, dowodach księgowych, dokumentach inwentaryzacyjnych i sprawozdaniach finansowych, zgodnie z wymogiem określonym w art.10 ust.1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
5. Opisać w zakładowym planie kont sposób wyodrębniania danych dotyczących zobowiązań wymagalnych.
6. Ewidencję księgową na kontach 225, 229, 231 i 240 prowadzić zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz zakładowego planu kont, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia.
7. Zapewnić sporządzanie i podawanie do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, także w przypadku ich zbywania w trybie bezprzetargowym. Wykaz wywieszać na okres 21 dni w siedzibie Urzędu, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podawać do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości – stosownie do wymogów określonych w art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
8. W wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży podawać wszystkie informacje wymagane przez art.35 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
9. Przestrzegać art.38 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym ogłoszenie o przetargu podaje się do publicznej wiadomości zachowując terminy, o których mowa w art.34 ust.1 pkt 1 i 2 ww. ustawy.
10. Przy sprzedaży nieruchomości w trybie przetargowym przestrzegać postanowień § 4 ust.3 i 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości – w zakresie określania form wnoszenia wadium. Termin wpłaty wadium ustalać zgodnie z wymogiem wynikającym z § 4 ust.6 ww. rozporządzenia, zgodnie z którym - wyznaczony termin wniesienia wadium powinien być ustalony w taki sposób, aby umożliwiał komisji przetargowej stwierdzenie, nie później niż 3 dni przed przetargiem, że dokonano wpłaty.
11. Zapewnić należyty nadzór nad wykonywaniem przez zarządcę nieruchomości przy ul. Sienkiewicza 3 w Łodzi postanowień umowy z dnia 4 kwietnia 2005 roku, w szczególności w zakresie obowiązku terminowego rozliczania się z uzyskanych dochodów.
12. Przy wyborze ofert w ramach konkursów organizowanych na zlecanie zadań organizacjom pozarządowym zaniechać stosowania jako kryterium oceny ofert dotychczasowej współpracy organizacji pozarządowej z Samorządowym Województwem Łódzkim w zakresie terminowości i sposobu rozliczania się z dotychczas otrzymanych środków (kryterium formalne wyboru ofert).
13. Dokonać analizy istniejących w jednostce procedur kontroli finansowej w zakresie czynności związanych z udzielaniem i rozliczaniem dotacji na rzecz organizacji pozarządowych, celem precyzyjnego ustalenia komórek organizacyjnych oraz osób odpowiedzialnych za poszczególne czynności w tym obszarze gospodarki finansowej. Uwzględnić unormowania wynikające z art.44 ust.2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104), zgodnie z którym - kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki.
14. W organizowanych konkursach dotyczących zlecania zadań publicznych uwzględniać unormowania wynikające z art.14 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zgodnie z którym - składana oferta powinna zawierać, w szczególności szczegółowy zakres rzeczowy zadania publicznego proponowanego do realizacji oraz kalkulację przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego.
15. Zapewnić dokonywanie kontroli przez pracowników poszczególnych departamentów merytorycznych, w celu oceny realizacji zadania przez jednostki dotowane, a w szczególności: stanu realizacji zadania; efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania; prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania; jak również prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy.
16. Eliminować błędy rachunkowe przy obliczaniu ekwiwalentów za niewykorzystane urlopy oraz zwroty kosztów za podróże służbowe pracowników i radnych, poprzez wzmożoną kontrolę pod względem formalno-rachunkowym.
17. Koszty podróży służbowych rozliczać na podstawie prawidłowo wypełnionych poleceń wyjazdu służbowego.
18. Podjąć czynności w celu wskazania przez Sejmik Województwa Łódzkiego Wiceprzewodniczącego, który będzie uprawniony do określania terminów i miejsc podroży służbowej dla Przewodniczącego Sejmiku, zgodnie z § 2 ust.2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych województwa.
19. Podjąć czynności w celu ustalenia przez Sejmik Województwa stawek zwrotu kosztów podróży służbowych radnych odbywanych samochodem nie będącym własnością Samorządu, zgodnie z unormowaniem wynikającym z § 5 ust.3 ww. rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Marszałka o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Sejmiku Województwa Łódzkiego
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Sejmiku Województwa Łódzkiego
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk – Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 28 marca 2006 roku
Pan
STANISŁAW WITASZCZYK
Przewodniczący Zarządu Województwa Łódzkiego
WK–602/24/2006
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. nr 55, poz.577 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Samorządowym Województwie Łódzkim. Kontrolą objęto - przede wszystkim - zagadnienia związane z ustaleniem wewnętrznych unormowań w zakresie gospodarki finansowej i kontroli finansowej; prowadzeniem rachunkowości; sporządzaniem sprawozdań finansowych; wykonywaniem dochodów z majątku; zlecaniem zadań na rzecz organizacji pozarządowych; wydatkami na wynagrodzenia; udzielaniem zamówień publicznych; realizacją wydatków majątkowych; ewidencją i inwentaryzacją majątku. W ramach czynności kontrolnych zbadano także kwestie dotyczące zadłużenia Województwa. W rezultacie kontroli nie ujawniono nieprawidłowości mających wpływ na prowadzoną gospodarkę finansową, jak również prawidłowość udzielania zamówień publicznych. Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia wynikały z niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz nie stosowania procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane nieprawidłowości dotyczyły w szczególności:W zakresie uregulowań wewnętrznych
1. Obowiązująca w Urzędzie Marszałkowskim instrukcja obiegu dowodów księgowych, od dnia jej zatwierdzenia, tj. 31 grudnia 2003 roku, nie była aktualizowana. Ponadto, w instrukcji nie określono drogi dokumentu księgowego od chwili jego sporządzenia, względnie wpływu do jednostki, aż do momentu jego dekretacji i przekazania do zaksięgowania. Nie wyznaczono też osób (stanowisk) odpowiedzialnych za konkretne czynności przynależne do systemu obiegu dokumentów, przekazywanie dokumentów tylko do tych ogniw, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ich sprawdzenia. Obieg i kontrola dokumentów księgowych w jednostce winna być procesem ciągłym i odbywać się w zasadzie na każdym stanowisku, biorącym udział w realizacji zadań finansowo-rzeczowych wynikających z planu finansowego. Z uwagi na fakt, że w sprawdzeniu dowodów bierze udział szereg właściwych samodzielnych stanowisk pracy, zachodzi konieczność przekazywania dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami. W przyjmowanych w instrukcji rozwiązaniach należy uwzględnić w szczególności przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów województwa (Dz. U. nr 160, poz.1073 ze zm.) oraz standardy kontroli finansowej ogłoszone w Komunikacie nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 roku w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” (Dz. Urz. Min. Fin. nr 3, poz.13).
2. Na mocy zarządzenia nr 38/2002 Marszałka Województwa Łódzkiego z dnia 23 grudnia 2002 roku wprowadzono instrukcję kontroli finansowej dotyczącej procesów związanych z gromadzeniem oraz gospodarowaniem mieniem i rozdysponowaniem środków publicznych w Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi. W instrukcji określono zasady i tryb kontroli finansowej w zakresie gospodarowania środkami publicznym, jednakże unormowania dotyczące kontroli nie były aktualizowane, w związku z tym zawierały odniesienia do szeregu nieaktualnych unormowań prawnych, np. ustawa z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz.664 ze zm.).
3. Do dnia zakończenia kontroli przez RIO w Łodzi nie zaktualizowano zapisów zawartych w załącznikach nr 1 i nr 2 do uchwały nr 565/2001 Zarządu Województwa Łódzkiego z dnia 25 września 2001 roku w sprawie systemu kontroli instytucjonalnej w Urzędzie Marszałkowskim oraz instrukcji przeprowadzania kontroli, pomimo reorganizacji i zmian nazw departamentu odpowiedzialnego za przeprowadzenie kontroli finansowej we wszystkich jednostkach organizacyjnych.
W zakresie stanu zadłużenia
Stwierdzono niekompletność sprawozdań Rb-Z złożonych przez: Wojewódzki Specjalistyczny Szpital im. dra Władysława Biegańskiego w Łodzi (II kwartał 2005 rok), Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej PABIAN-MED w Łodzi (I, II, III i IV kwartał 2003 rok, IV kwartał 2004 rok), Samodzielny Szpital Wojewódzki im. M. Kopernika w Piotrkowie Trybunalskim (I, II, III, IV kwartał 2003 roku, IV kwartał 2004 i II kwartał 2005 rok), Wojewódzkie Centrum Ortopedii i Rehabilitacji Narządu Ruchu im. dr Z. Radlińskiego (I i II kwartał 2003 roku). Wymienione sprawozdania zawierały tylko pierwszą stronę wzoru sprawozdania Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń określonego w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2001 roku w sprawie rodzajów i zasad sporządzania sprawozdań w zakresie państwowego długu publicznego oraz poręczeń i gwarancji jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 148, poz.1653).
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości budżetowej
1. W dokumentacji jednostki dotyczącej zasad rachunkowości, nie opisano systemu ochrony danych zawartych w księgach rachunkowych, dowodach księgowych, dokumentach inwentaryzacyjnych i sprawozdaniach finansowych, co było wymagane przez art.10 ust.1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.). Zapis w powyższym zakresie ograniczono tylko do treści: „dokumentację należy chronić przed dokonywaniem niedozwolonych zmian, nieupoważnionym ich rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem”, nie opisując jednocześnie odpowiednich rozwiązań organizacyjnych, o których mowa w art.71 ust.1 i 2 ww. ustawy. Dokumentacja opisująca zasady rachunkowości, jako wewnętrzne unormowanie jednostki, powinna w sposób jasny i precyzyjny określać, m.in. sposób zabezpieczenia dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywanych w nich zapisów.
2. W obowiązującym w jednostce zakładowym planie kont nie wskazano sposobu prowadzenia ewidencji mającej na celu wyodrębnienie zobowiązań wymagalnych, w ramach kont rozrachunkowych Urzędu Marszałkowskiego. Wskazać należy, że zgodnie z art.8 ust.1 ustawy o rachunkowości, określając zasady (politykę) rachunkowości należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności. Ponadto, stosownie do § 12 ust.1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752 ze zm.) – zakładowy plan kont powinien zapewnić możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach.
3. Stwierdzono przypadki nieprawidłowego prowadzenia ewidencji na kontach 225, 229 i 240, co polegało na:
- wykazaniu na koniec 2004 roku jako zobowiązania wobec urzędu skarbowego zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od dodatkowego wynagrodzenia rocznego, które zostało wypłacone pracownikom Urzędu Marszałkowskiego w 2005 roku. Zgodnie z przepisami art.38 ust.1 w zw. z art.31 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 14, poz. 176 z późn. zm.) - zakłady pracy są zobowiązane jako płatnicy obliczyć i pobrać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody, m.in. ze stosunku pracy, a następnie przekazać do urzędu skarbowego kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki. Zatem - zobowiązanie wobec urzędu skarbowego powstaje w momencie dokonania wypłaty wynagrodzenia, czyli w odniesieniu do wypłaty dodatkowego wynagrodzenia za 2004 rok - po jej dokonaniu w 2005 roku,
- wykazaniu na koniec 2004 roku zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne w zakresie obciążającym pracownika, naliczonych od dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2004 rok, wypłaconego w 2005 roku. Zgodnie z art. 87 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. nr 210, poz. 2135) oraz z art. 46 ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. nr 137, poz. 887 ze zm.) płatnik składek (zakład pracy) jest zobowiązany obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Zobowiązanie jednostki wobec ZUS z tytułu składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i zdrowotne, w zakresie finansowanym z wynagrodzeń pracowników, powstaje w momencie dokonania wypłaty wynagrodzeń,
- wykazaniu na koniec 2004 roku zobowiązań wobec pracowników z tytułu należnego dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2004 rok na koncie 240, zamiast na koncie 231, zgodnie z postanowieniami wynikającymi z załącznika nr 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, oraz z obowiązującym w jednostce zakładowym planem kont. Zobowiązania wobec pracowników z tytułu należnego im dodatkowego wynagrodzenia rocznego – wypłacanego na podstawie ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym pracowników sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080 ze zm.) - winny być ewidencjonowane na koncie Wn 400 – koszty według rodzajów, Ma 231 – rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, natomiast składki na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy (w części obciążającej pracodawcę) Wn 400 – koszty według rodzajów, Ma 229 – pozostałe rozrachunki publicznoprawne.
W zakresie dochodów z majątku
1. Przy sprzedaży w trybie przetargowym nieruchomości oznaczonej numerem 230/2 położonej w Sieradzu przy ul. Podzamcze 10A oraz lokali mieszkalnych nr 1, 2 i 23/1 położonych w Sieradzu przy ul. Jana Pawła II 90, stwierdzono naruszenie postanowień § 4 ust.4 i 5 obowiązującego wówczas rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz.30 ze zm.), określających dopuszczalne formy wnoszenia wadium. Zgodnie z powyższymi przepisami, wadium mogło być wnoszone w gotówce, obligacjach państwowych, papierach wartościowych dopuszczonych do obrotu giełdowego, listach gwarancyjnych lub wekslach, a wybrane formy jego wnoszenia (czyli przynajmniej dwie) podawał w ogłoszeniu o przetargu właściwy organ. Jedyną możliwą formą wniesienia wadium wskazaną przez sprzedającego była gotówka. Z dniem 22 września 2004 roku zagadnienia powyższe normują przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz.2108).
2. Przy sprzedaży nieruchomości zabudowanej, oznaczonej numerem 230/2 położonej w Sieradzu przy ul. Podzamcze 10A, zaniechano podania w treści wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży informacji o możliwości i terminie składania wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo nabycia nieruchomości, co było wymagane przez art.35 ust.1 pkt 12 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz.2603 ze zm.). Przy sprzedaży powyższej nieruchomości stwierdzono także naruszenie postanowień art.38 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, określających termin podania do publicznej wiadomości ogłoszenia o przetargu. W szczególności, ogłoszenie takie nie mogło nastąpić przed upływem terminu wyznaczonego na składanie wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości. W ogłoszeniu na sprzedaż przedmiotowej nieruchomości (pierwszy przetarg) ustalono termin wpłaty wadium niezgodnie z postanowieniami § 4 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy, zgodnie z którym - termin wpłaty wadium nie mógł upłynąć później niż na 3 dni przed dniem otwarcia przetargu. Określony w ogłoszeniu termin otwarcia przetargu wyznaczono na 18 lipca 2003 roku, żądany termin wpłaty wadium – najpóźniej do 16 lipca 2003 roku.
3. W odniesieniu do bezprzetargowej sprzedaży nieruchomości oznaczonych numerami: 273 położonej w Złoczewie i 43/2 położonej w Zelowie, zaniechano sporządzenia i publikacji wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, czym naruszono art. 35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie z przywołanym wyżej przepisem sprzedający nieruchomość zobowiązany był do sporządzenia i publikacji przez okres 21 dni w siedzibie urzędu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, oraz do publikacji w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu takiego wykazu.
4. Kontrola realizacji postanowień umowy z dnia 4 kwietnia 2005 roku zawartej pomiędzy Województwem Łódzkim a firmą "GESTOR", której przedmiotem było zlecenie zarządu nieruchomością przy ul. Sienkiewicza 3 w Łodzi wykazała, że kontrolowana jednostka nie egzekwowała od zarządcy nieruchomością przestrzegania postanowień umowy w zakresie terminów rozliczania się z uzyskanych dochodów oraz ich dokumentowania. Uzyskane dochody za okres od stycznia do kwietnia 2005 roku w wysokości 36.034 zł, firma przekazała jednostce dopiero w dniu 3 czerwca 2005 roku, a wymagane umową comiesięczne zestawienia za powyższy okres, firma przekazała łącznie za 4 miesiące dopiero w dniu 5 sierpnia 2005 roku. Przekazania dochodów za okres od maja do czerwca 2005 roku w wysokości 19.378,39 zł, firma dokonała w dniu 4 sierpnia 2005 roku. Z postanowień umowy wynikało, że okresem rozliczeniowym jest każdy miesiąc, a przekazanie do Urzędu uzyskanych dochodów powinno nastąpić w ciągu 30 dni po zakończeniu miesiąca. Działania merytorycznego Departamentu Gospodarki, ograniczyły się tylko do pisemnych monitów i rozmów telefonicznych.
W zakresie ewidencji majątku
W wyniku kontroli ewidencji księgowej składników majątkowych Województwa Łódzkiego stwierdzono:
- występowanie rozbieżności między wartościami ujętymi w ewidencji analitycznej i syntetycznej w zakresie gruntów. W ewidencji syntetycznej prowadzonej w Departamencie Finansów na dzień 31 grudnia 2004 roku zaewidencjonowano grunty o wartości 62.768.500,59 zł, natomiast w ewidencji analitycznej prowadzonej w Departamencie Gospodarki ujęto grunty o wartości 61.590.879,70 zł;
- występowanie rozbieżności między wartościami w ewidencji analitycznej i syntetycznej w zakresie przedmiotów majątkowych objętych ewidencją konta 013 – pozostałe środki trwałe. Na dzień 31 grudnia 2004 roku w ewidencji syntetycznej prowadzonej w Departamencie Finansów zaewidencjonowano składniki majątkowe o wartości 1.392.122,45 zł, natomiast w ewidencji analitycznej prowadzonej w Zakładzie Obsługi Urzędu Marszałkowskiego zaewidencjonowano pozostałe środki trwałe na kwotę 1.333.208,74 zł.
Wystąpienie powyższych nieprawidłowości w prowadzeniu ewidencji analitycznej i syntetycznej składników majątkowych jednostki naruszało postanowienia art.16 ust.1 ustawy o rachunkowości, z których wynikało, że konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna) zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej - ewidencji syntetycznej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony zbiór ksiąg, uzgadniany z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi Departament Finansów i Departament Gospodarki uzgodniły wartość gruntów jednostki na dzień 30 listopada 2005 roku oraz przedłożono kontrolującym uzgodniony stan ewidencji księgowej pozostałych środków trwałych na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji, tj. 30 września 2005 roku.
W zakresie wydatków (dotacji) na realizację zadań powierzonych na podstawie umów jednostkom spoza sektora finansów publicznych
1. W programie współpracy z organizacjami pozarządowymi dla Województwa Łódzkiego na 2005 rok, uchwalonym przez Sejmik Województwa Łódzkiego uchwałą nr XXXVI/536/2004 w dniu 28 grudnia 2004 roku, jako kryterium formalne wyboru ofert wskazano, m.in. ocenę dotychczasowej współpracy z samorządem Województwa w zakresie terminowości i sposobu rozliczania się z dotychczas otrzymywanych środków z budżetu Województwa. Ocena dotychczasowej współpracy jednostki spoza sektora finansów publicznych wyłącznie z Województwem może stanowić kryterium dyskryminujące inne organizacje pozarządowe, prowadzące działalność w określonym zakresie, które wykonały należycie szereg zadań publicznych zleconych przez inne jednostki samorządu terytorialnego. Zgodnie z art.5 ust.2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873 ze zm.) - współpraca między organami administracji publicznej a organizacjami pozarządowymi w sferze zadań publicznych objętych ustawą powinna odbywać się, miedzy innymi, w oparciu o zasadę uczciwej konkurencji.
2. W Urzędzie nie opracowano pisemnych wewnętrznych procedur, w których: (1) wskazano by osoby odpowiedzialne za realizację zadań w zakresie przyznawania dotacji jednostkom spoza sektora finansów publicznych; (2) określono by podział obowiązków pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz poszczególnymi pracownikami merytorycznymi; (3); wskazano by terminy realizacji poszczególnych czynności. Zadania w tym zakresie realizowane były przez pracowników merytorycznych, na podstawie przyjętych przez nich zakresów czynności, które zawierały sformułowania ogólnikowe i często nieadekwatne do wykonywanych faktycznie czynności.
3. Stwierdzono przypadki przekazywania przez Departament Kultury, Edukacji i Sportu do Departamentu Finansów wniosków o wypłatę dotacji na podstawie dokumentacji rozliczeniowej zawierającej niewłaściwie opisane lub wadliwe dowody księgowe przedłożone przez jednostki dotowane. Brak sprecyzowanych reguł weryfikacji dokumentów załączonych do rozliczeń dotacji przyczynił się do przyjmowania przez Departament Kultury, Edukacji i Sportu dowodów księgowych, które nie spełniały wymogów art.21 i art.22 ust.1 ustawy o rachunkowości, a które następnie przekazywano do Departamentu Finansów w celu całkowitego rozliczenia dotacji. Departament Finansów, po kontroli przedłożonych rachunków, zwracał departamentowi merytorycznemu rozliczenia do uzupełnienia, w następstwie czego wydłużał się okres rozliczenia przekazanych środków finansowych. Powyższe świadczy o niewystarczającej kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej dokumentów rozliczeniowych, sprawowanej przez pracowników Departamentu Kultury, Edukacji i Sportu.
4. Ustalono, że w 2004 roku nie były prowadzone przez pracowników Departamentu Kultury, Edukacji i Sportu kontrole dotyczące realizacji zleconych zadań publicznych. W 2005 roku przeprowadzono 4 kontrole w jednostkach realizujących zadania z zakresu kultury, tj. Łódzkim Towarzystwie Muzycznym im. Karola Szymanowskiego, Fundacji „Równe Szanse”, Polskim Związku Głuchych Oddział w Łodzi oraz Polskim Towarzystwie Turystyczno-Krajoznawczym Oddział w Łasku.
Z ww. wyjaśnień Dyrektor Departamentu Kultury i Edukacji Małgorzaty Kowalskiej – złożonych na okoliczność kontroli prowadzonych przez ww. Departament w jednostkach pozarządowych realizujących zadania Województwa w ramach przyznanych dotacji - wynikało, że w latach 2004-2005 nie kontrolowano jednostek, którym zlecono realizację zadań z zakresu kultury fizycznej i sportu, z powodu braków kadrowych. Obowiązek przeprowadzania kontroli wynikał z przepisów art.17 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie. Brak bieżącej kontroli nad realizacją umów ze strony departamentu merytorycznego powoduje ryzyko nie ujawnienia nieprawidłowości w wykonywaniu zadań przez jednostki dotowane.
5. W odniesieniu do oferty złożonej przez Łódzką Federację Sportu na realizację zadania publicznego Województwa Łódzkiego w dziedzinie kultury fizycznej i sportu w 2005 roku pn. „Przygotowanie i organizacja Ogólnopolskiej Olimpiady Młodzieży w Sportach Letnich "Ziemia Łódzka 2006”, należy stwierdzić, że nie odpowiadała ona wymogom określonym w art.14 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie. Zgodnie z ustawą, oferta powinna zawierać szczegółowy zakres rzeczowy zadania, natomiast treść pkt 3 oferty nie wypełniała wskazanego obowiązku. Dopiero w dniu 1 grudnia 2005 roku Łódzka Federacja Sportu pismem L.dz.459/2005 (patrz załącznik nr 97 protokołu kontroli) uzupełniła ofertę, przedstawiając szczegółowy zakres rzeczowy zadania. Nieprawidłowości takiej nie można naprawić na etapie zawierania umowy, bo w istocie oznaczałoby to sytuację, w której dopiero treść umowy określałaby szczegółowy zakres rzeczowy zadania, a nie oferta złożona w konkursie, podlegająca ocenie i porównaniu z ewentualnie innymi złożonymi ofertami, w celu wybrania oferty najkorzystniejszej.
Ze względu na brak szczegółowego zakresu zadania, ww. oferta nie zawierała prawidłowo sporządzonej kalkulacji przewidywanych kosztów (ze wskazaniem sposobu kalkulacji), o której mowa była w kryterium (2) oceny ofert. Uzupełnienie oferty w tym postępowaniu dokonane zostało w dniu 1 grudnia 2005 roku. Nie mogło być ono, zatem przedmiotem oceny ogłaszającego konkurs, a oferta złożona w pierwotnym kształcie nie mogła być uznana za ofertę spełniającą wymagania formalno-prawne.
Ponadto określenie zadania jako „Przygotowanie i organizacja Ogólnopolskiej Olimpiady Młodzieży w Sportach Letnich "Ziemia Łódzka 2006”. nie wskazywało, że zostało ono podzielone na etapy. Należy, zatem sądzić, że miało ono obejmować wszystkie elementy działań zmierzających do należytego przygotowania i zorganizowania Olimpiady. O powyższym świadczy również wypowiedź Pana Hieronima Hubara odnotowana w protokole nr XLV/2005 z sesji Sejmiku Województwa Łódzkiego z dnia 26 sierpnia 2005 roku. Wyżej wymieniony wyjaśniał radnym, że dokonując przeniesień wydatków pomiędzy zadaniami w ww. Departamencie wiadomym już było, że Łódzka Federacja Sportu będzie współorganizatorem Olimpiady „Ziemia Łódzka 2006”. Zapytany przez radnych o powód dokonania powyższych zmian w budżecie, ówczesny Zastępca Dyrektora Departamentu Kultury, Edukacji i Sportu Hieronim Hubar wyjaśnił, cyt.: ”... dlatego przede wszystkim, że większość środków, które będą kierowane z Ministerstwa Edukacji Narodowej i Sportu na Ogólnopolską Olimpiadę Młodzieży w przyszłym roku będzie właśnie w zasobach Łódzkiej Federacji Sportu, która będzie współorganizatorem tej imprezy. To jest ponad 3,5 mln środków. Dlatego też my chcemy, aby te 300 tys., które zapisane były u nas w Departamencie, żeby przeszły również do tej wspólnej puli, żeby je wykorzystali w sposób racjonalny, żeby dosprzętowić Okręgowe Związki ponad 27 dyscyplin sportowych w naszym województwie”.
Kontrolujący ustalili, że umowa dotycząca omawianego zadania do czasu zakończenia kontroli nie została zawarta.
W zakresie wydatków osobowych
1. W pojedynczych przypadkach stwierdzono błędy rachunkowe przy obliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oraz przy naliczaniu zwrotu kosztów podróży służbowych pracowników i radnych.
2. Stwierdzono przypadki braku wpisania na poleceniach wyjazdu służbowego dla pracowników Urzędu miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży, co było wymagane przez § 2 rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz.1990 ze zm.). Miejsca wykonania zadania nie wskazywano także na poleceniach wyjazdu służbowego radnych, stosownie do wymogu wynikającego z § 2 ust.1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych województwa (Dz. U. nr 66, poz.798 ze zm.). W pojedynczych przypadkach brak było wskazania celu wyjazdu.
3. W wyniku kontroli dokumentacji dotyczącej podróży służbowych stwierdzono także przypadki odbywania podróży służbowych w innych terminach niż określonych na poleceniach wyjazdu służbowego; braku wskazania daty przedłożenia rachunku kosztów podróży do rozliczenia oraz braku daty zlecenia wyjazdu służbowego; braku określenia środka transportu właściwego do odbycia podróży.
4. Na wszystkich listach płac D brak było wskazania osoby sporządzającej wspomniane dokumenty i jej podpisu.
5. Sejmik Województwa Łódzkiego nie podjął uchwały, w której upoważniłby Wiceprzewodniczącego Sejmiku do wystawiania poleceń wyjazdu służbowego dla Przewodniczącego Sejmiku, stosownie do § 2 ust.2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych województwa.
6. Sejmik Województwa nie ustalił stawek zwrotu kosztów podróży radnych odbywanych pojazdami nie stanowiącymi własności Samorządu. Zgodnie z § 5 ust. 3 ww. rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji - na wniosek radnego przewodniczący sejmiku województwa może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej pojazdem samochodowym nie będącym własnością samorządu województwa. W takim przypadku radnemu przysługuje zwrot kosztów przejazdu według stawek za jeden kilometr przebiegu, określonych przez sejmik województwa na podstawie przepisów dotyczących warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Marszałka o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Dokonać analizy obowiązującej instrukcji obiegu dokumentów, mając na uwadze okoliczność, że w instrukcji należy uwzględnić, w szczególności, drogę (obieg) poszczególnych dokumentów od chwili sporządzenia, względnie wpływu do jednostki, aż do momentu dekretacji i przekazania do zaksięgowania. Ponadto, należy wskazać osoby (stanowiska) odpowiedzialne za konkretne czynności przynależne do systemu obiegu dokumentów i przekazywanie dokumentów oraz za ich sprawdzanie. W przyjętych procedurach uwzględnić standardy kontroli finansowej ustalone przez Ministra Finansów, opublikowane w formie Komunikatu nr 1 z dnia 1 stycznia 2003 roku w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”.
2. Zaktualizować zapisy zawarte w instrukcjach dotyczących systemu kontroli w Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi.
3. Egzekwować obowiązek składania przez samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej sprawozdań kwartalnych Rb-Z – o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji według wzoru sprawozdania określonego w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2001 roku w sprawie rodzajów i zasad sporządzania sprawozdań w zakresie państwowego długu publicznego oraz poręczeń i gwarancji jednostek sektora finansów publicznych.
4. Przeanalizować treść dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości i uzupełnić ją o zapisy dotyczące systemu ochrony danych zawartych w księgach rachunkowych, dowodach księgowych, dokumentach inwentaryzacyjnych i sprawozdaniach finansowych, zgodnie z wymogiem określonym w art.10 ust.1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
5. Opisać w zakładowym planie kont sposób wyodrębniania danych dotyczących zobowiązań wymagalnych.
6. Ewidencję księgową na kontach 225, 229, 231 i 240 prowadzić zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz zakładowego planu kont, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia.
7. Zapewnić sporządzanie i podawanie do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, także w przypadku ich zbywania w trybie bezprzetargowym. Wykaz wywieszać na okres 21 dni w siedzibie Urzędu, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podawać do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości – stosownie do wymogów określonych w art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
8. W wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży podawać wszystkie informacje wymagane przez art.35 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
9. Przestrzegać art.38 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym ogłoszenie o przetargu podaje się do publicznej wiadomości zachowując terminy, o których mowa w art.34 ust.1 pkt 1 i 2 ww. ustawy.
10. Przy sprzedaży nieruchomości w trybie przetargowym przestrzegać postanowień § 4 ust.3 i 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości – w zakresie określania form wnoszenia wadium. Termin wpłaty wadium ustalać zgodnie z wymogiem wynikającym z § 4 ust.6 ww. rozporządzenia, zgodnie z którym - wyznaczony termin wniesienia wadium powinien być ustalony w taki sposób, aby umożliwiał komisji przetargowej stwierdzenie, nie później niż 3 dni przed przetargiem, że dokonano wpłaty.
11. Zapewnić należyty nadzór nad wykonywaniem przez zarządcę nieruchomości przy ul. Sienkiewicza 3 w Łodzi postanowień umowy z dnia 4 kwietnia 2005 roku, w szczególności w zakresie obowiązku terminowego rozliczania się z uzyskanych dochodów.
12. Przy wyborze ofert w ramach konkursów organizowanych na zlecanie zadań organizacjom pozarządowym zaniechać stosowania jako kryterium oceny ofert dotychczasowej współpracy organizacji pozarządowej z Samorządowym Województwem Łódzkim w zakresie terminowości i sposobu rozliczania się z dotychczas otrzymanych środków (kryterium formalne wyboru ofert).
13. Dokonać analizy istniejących w jednostce procedur kontroli finansowej w zakresie czynności związanych z udzielaniem i rozliczaniem dotacji na rzecz organizacji pozarządowych, celem precyzyjnego ustalenia komórek organizacyjnych oraz osób odpowiedzialnych za poszczególne czynności w tym obszarze gospodarki finansowej. Uwzględnić unormowania wynikające z art.44 ust.2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104), zgodnie z którym - kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki.
14. W organizowanych konkursach dotyczących zlecania zadań publicznych uwzględniać unormowania wynikające z art.14 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zgodnie z którym - składana oferta powinna zawierać, w szczególności szczegółowy zakres rzeczowy zadania publicznego proponowanego do realizacji oraz kalkulację przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego.
15. Zapewnić dokonywanie kontroli przez pracowników poszczególnych departamentów merytorycznych, w celu oceny realizacji zadania przez jednostki dotowane, a w szczególności: stanu realizacji zadania; efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania; prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania; jak również prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy.
16. Eliminować błędy rachunkowe przy obliczaniu ekwiwalentów za niewykorzystane urlopy oraz zwroty kosztów za podróże służbowe pracowników i radnych, poprzez wzmożoną kontrolę pod względem formalno-rachunkowym.
17. Koszty podróży służbowych rozliczać na podstawie prawidłowo wypełnionych poleceń wyjazdu służbowego.
18. Podjąć czynności w celu wskazania przez Sejmik Województwa Łódzkiego Wiceprzewodniczącego, który będzie uprawniony do określania terminów i miejsc podroży służbowej dla Przewodniczącego Sejmiku, zgodnie z § 2 ust.2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych województwa.
19. Podjąć czynności w celu ustalenia przez Sejmik Województwa stawek zwrotu kosztów podróży służbowych radnych odbywanych samochodem nie będącym własnością Samorządu, zgodnie z unormowaniem wynikającym z § 5 ust.3 ww. rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Marszałka o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Sejmiku Województwa Łódzkiego
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Sejmiku Województwa Łódzkiego
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk – Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.