Gm. Brąszewice - kontrola kompleksowa, przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2006r.
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Wójta Gminy Brąszewice, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Brąszewice. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
WŁADYSŁAW ISZCZEK
Wójt Gminy Brąszewice
WK.602/38/2006
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz.U. z 2001 r. nr 55, poz.577 ze zm.) informuję Pana Wójta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Brąszewice. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia z lat 2004 – 2005, dotyczące przede wszystkim: kontroli finansowej, prowadzenia rachunkowości, sporządzania sprawozdań finansowych, gospodarki kasowej, realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych, realizacji dochodów z majątku, udzielania zamówień publicznych, wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały przede wszystkim z wadliwej interpretacji przepisów prawa, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz wadliwego funkcjonowania procedur kontroli finansowej.
Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły w szczególności:W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. Kierownicy gminnych jednostek budżetowych nie składali sprawozdań budżetowych, do czego zobligowani byli przepisami § 4 ust.1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2001 r. nr 24, poz.279 ze zm.), a następnie przez przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170, poz.1426).
2. Urządzenia księgowe: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych – prowadzono wspólnie dla Urzędu Gminy i wszystkich gminnych jednostek organizacyjnych. Powyższe stanowi naruszenie postanowień wynikających z art.4 ust. 1, 2 i 3, w związku z art.3 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz.694 ze zm.). Z przytoczonych przepisów wynikał obowiązek prowadzenia przez jednostki organizacyjne odrębnych ksiąg rachunkowych, w celu zapewnienia ujmowania w tych księgach wyłącznie zdarzeń związanych z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi, a w konsekwencji rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z jednostek oraz w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki odrębnych sprawozdań. Przejęcie wykonywania obsługi finansowo-księgowej jednostek organizacyjnych przez służby pracownicze Urzędu Gminy nie uchyla obowiązku odrębnego prowadzenia ksiąg rachunkowych dla tych jednostek, a w każdym bądź razie takiego prowadzenia ksiąg, które umożliwia sporządzenia obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych.
3. Ewidencja księgowa pożyczek prowadzona była na koncie 140 – „Inne zobowiązania”. Pożyczka winna być ujęta w ciężar konta 260 - „Zobowiązania finansowe”, które zgodnie z zapisem w załączniku nr 1 - „Plan kont dla budżetu państwa i budżetów jednostek samorządu terytorialnego” do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2001 r. nr 153, poz.1752 ze zm.), służy do ewidencji zobowiązań zaliczanych do zobowiązań finansowych, z wyjątkiem kredytów bankowych, a w szczególności z tytułu zaciągniętych pożyczek i wyemitowanych instrumentów finansowych.
4. Nieprawidłowo sporządzono bilans jednostki budżetowej (Urzędu Gminy) na dzień 31 grudnia 2005 roku. W bilansie wykazano dane niezgodne z ewidencją księgową. W pozycji „aktywa trwałe” – wartość środków trwałych w pozycji stan na koniec roku wynosiła 14.075.999,56 zł, natomiast zgodnie z ewidencją księgową konta 011 – wartość środków trwałych na dzień 31.12.2005 roku wynosiła 14.052.538,56 zł. Różnica stanowiąca kwotę 23.461 zł wyniknęła z nie ujęcia w ewidencji księgowej konta 011 – gruntów o wartości 23.461 zł. Podobne nieprawidłowości wystąpiły w bilansie za 2004 rok. W pozycji „stan na początek roku” wykazano środki trwałe o wartości 6.807.589,88 zł. Wartość środków trwałych według ewidencji księgowej konta 011 na dzień 31.12.2004 roku wynosiła 6.784.128,88 zł. Różnica w kwocie 23.461 zł dotyczyła wartości gruntów nie ujętych w ewidencji konta 011. Ponadto w bilansie nie wykazano aktywów trwałych w pozycji „wartości niematerialne i prawne”, mimo zakupienia przez jednostkę kontrolowaną programów komputerowych. Powyższe spowodowane zostało ujęciem ich w ewidencji księgowej konta 013 – pozostałe środki trwałe.
5. Stwierdzono brak prowadzenia ewidencji analitycznej do konta 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami oraz do kont rozrachunkowych zespołu 2. Działanie takie było niezgodne z postanowieniami zakładowego planu kont oraz przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
6. Kontrolowana jednostka nie regulowała zobowiązań na bieżąco, a niektóre z nich nie zostały zapłacone przed upływem okresu sprawozdawczego. W wyniku kontroli faktur stwierdzono, że siedem z nich tworzy zobowiązanie w kwocie 1.688,89 zł, które stało się wymagalne na dzień 30.06.2005 roku oraz dwie faktury na kwotę 624,01 zł - tworzą zobowiązanie wymagalne na dzień 30.09.2005 roku. Zobowiązań tych nie ujęto w sprawozdaniach Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2005 roku oraz od początku roku do dnia 30 września 2005 roku. Powyższym działaniem naruszono przepisy rozporządzeń Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku oraz z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Zgodnie z postanowieniami wynikającymi z § 12 ust.2 instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, przez wymagalne zobowiązania należy rozumieć wszystkie bezsporne zobowiązania, wynikające z ewidencji księgowej obciążające budżet, których termin zapłaty minął przez upływem danego okresu sprawozdawczego, a nie są one przedawnione ani umorzone.
Odpowiedzialność za prawidłowe i rzetelne sporządzanie sprawozdań finansowych ponoszą Wójt Gminy i Skarbnik Gminy.
7. Stwierdzono wykazywanie w raportach kasowych niewłaściwych wartości operacji gospodarczych. Powyższe spowodowane zostało błędnym zsumowaniem obrotów, bądź błędnym dokonaniem zapisów wartości rozchodu i przychodu. Nieprawidłowości te świadczą o nierzetelnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Stosownie do postanowień wynikających z art.24 ust.1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
W zakresie spraw organizacyjnych
1. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów nie zawierała wykazu osób upoważnionych do sprawdzania i podpisywania dokumentów, mimo że w § 5 działu IV instrukcji, ustalono m.in. zasady sprawdzania i zatwierdzania do wypłaty faktur oraz dokonano następującego zapisu: „wykaz osób upoważnionych do sprawdzania i podpisywania dokumentów stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji”.
2. Dyspozycja zawarta w § 24 dokumentu pn. „Procedury kontroli finansowej” (opracowane w 2002 roku) zawiera zapis, cyt.: „ w celu zapewnienia prawidłowego wykonywania procedur kontroli finansowej kierownik jednostki zobowiązany jest do ustalenia pracownikom zakresów czynności uwzględniających obowiązki w zakresie kontroli finansowej”. Tymczasem zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników Referatu Finansów opracowane zostały w okresie w latach 1993-1999 i nie zawierały zapisów dotyczących obowiązków wynikających z ww. dokumentu.
3. Zakładowy plan kont został wprowadzony w życie zarządzeniem nr 3/2000 z dnia 30 sierpnia 2000 roku Wójta Gminy Brąszewice. Plan kont nie został zmieniony pomimo zmiany przepisów w tym zakresie. Obowiązujące rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, zastąpiło rozporządzenie Ministra Finansów nr 46 z dnia 1 sierpnia 1995 roku, na podstawie którego opracowano obowiązujący w jednostce kontrolowanej plan kont. Rozporządzenie z dnia 18 grudnia 2001 roku obowiązuje od dnia 1 stycznia 2002 roku. W § 11 ust. 3 rozporządzenia określono, że wprowadzone plany kont stanowią podstawę do opracowania zakładowego planu kont. Zasady, jakimi należy kierować się przy ustalaniu ZPK omówiono w § 12, natomiast § 13 mówi o obowiązku wprowadzania do zakładowego planu kont zmian wynikających ze zmian w zasadach wykonywania budżetu, gospodarki finansowej lub sprawozdawczości. Ponadto zakładowy plan kont - w zakresie ustalania wykazu kont księgi głównej - nie zawiera wszystkich niezbędnych w funkcjonowaniu jednostki kontrolowanej kont oraz nie spełnia wymogów określonych w art.10 ust.1 pkt 3 lit.a ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
4. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, stwierdzono brak aktualnego wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych oraz opisu systemu informatycznego zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Do sporządzenia takiego wykazu obligują przepisy wynikające z art.10 ust.1 pkt 3 lit. b i c ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
Stwierdzono przekroczenia planowanych wydatków na etapie realizacji budżetu w niżej wymienionych działach, rozdziałach i paragrafach:
- w dziale 600 rozdział 60016 § 4300 plan wydatków na dzień 30.11.2005 roku ustalono na poziomie 24.000 zł. W wyniku kontroli stwierdzono wydatkowanie kwoty 105.940,85 zł. Planowane wydatki przekroczono o kwotę 81.940,85 zł. W wyniku analizy kart wydatków ustalono, że przekroczenie nastąpiło w dniu 26.10.2005 roku, w związku z zapłatą faktury nr 46/2005 na kwotę 17.080,00 zł (kwota 13.878,27 zł bez pokrycia w planie wydatków) za wznowienie granic pasa drogowego; dnia 9.11.2005 roku zapłacono fakturę nr 104/05 na kwotę 65.817,78 zł za przywóz kruszywa; ponadto dnia 25.11.2005 roku zapłacono fakturę nr 892/05 na kwotę 2.244,80 zł - za naprawę dróg równiarką.
- w dziale 700 rozdział 70005 § 4300 - plan wydatków ustalono na poziomie 4.550 zł, wykonano w kwocie 4.719,75 zł. Plan wydatków przekroczono o kwotę 169,75 zł. Ustalono, że plan wydatków przekroczono w dniu 29.09.2005 roku dokonując zapłaty rachunku nr 199/05 na kwotę 976 zł (kwota 160,95 zł bez pokrycia w planie wydatków) - za wycenę nieruchomości, ponadto 29.09.2005 roku w ciężar tego paragrafu zaksięgowano kwotę 8,80 zł z tytułu refundacji opłaty komorniczej.
Dokonywanie wydatków w wysokości przekraczającej plan finansowy naruszał postanowienia art.92 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2003 r. nr 15, poz.1480 ze zm.), obecnie art.138 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz.2104 ze zm.), zgodnie z którym dokonywanie wydatków powinno następować w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych
1. W kontrolowanej jednostce nie prowadzono ewidencji rozliczenia zrealizowanych przez nią dochodów budżetowych na koncie 222 – „Rozliczenie dochodów budżetowych”. Obowiązek taki wynika z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. W opisie do konta 222 wskazano, że służy ono do ewidencji rozliczenia zrealizowanych przez jednostkę budżetową dochodów budżetowych. Po stronie Wn konta 222 ujmuje się dochody budżetowe przelane do budżetu, w korespondencji z kontem 130. Natomiast po stronie Ma konta 222 ujmuje się w ciągu roku budżetowego okresowe lub roczne przeksięgowania zrealizowanych dochodów budżetowych na konto 800, na podstawie sprawozdań budżetowych. Konto to nie występuje również w opracowanym zakładowym planie kont dla urzędu gminy. Zgodnie - z obowiązującym do dnia kontroli - zarządzeniem nr 3/2000 Wójta Gminy Brąszewice z dnia 30 sierpnia 2000 roku w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości oraz wprowadzenia zakładowego planu kont, konto to występowało w części I dotyczącej planu kont dla budżetu gminy, nie występowało natomiast w części II dotyczącej planu kont dla jednostek budżetowych.
Plan kont ustala kierownik jednostki i on ponosi odpowiedzialność za wyżej wymienione nieprawidłowości.
2. W wielu przypadkach podjęto czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych z opóźnieniem, czym naruszono przepisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. 2001 r. nr 137, poz.1541 ze zm. - stan prawny obowiązujący od dnia 30 listopada 2001 roku). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązują wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu, wierzyciel powinien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do naczelnika urzędu skarbowego. Nie prowadzi się postępowania wyjaśniającego w celu ustalenia spadkobiercy, w przypadku śmierci podatnika (dłużnika).
Odpowiedzialność za powyższe uchybienia ponosi Henryka Kurp księgowa podatkowa oraz Krzesisława Kamińska - Skarbnik Gminy. Natomiast odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości związane z udzielaniem ulg w zapłacie podatku oraz windykacją zaległości podatkowych ponosi Wójt Gminy - pełniący funkcję gminnego organu podatkowego.
3. Nie prowadzono ewidencji analitycznej dochodów z tytułu użytkowania wieczystego na kontach indywidualnych płatników. Niemożliwym, zatem było ustalenie stanu rozliczeń poszczególnych płatników. Nie prowadzono też bieżącej analizy wpływu dochodów z tego tytułu, a tym samym bieżącej windykacji należności. Ponadto nie zaprowadzono rejestru gruntów oddanych w użytkowanie wieczyste oraz nie dokonywano przypisów należności z tego tytułu. Kontrolowana jednostka nie prowadziła rejestru zawartych umów najmu bądź dzierżawy.
W zakresie wydatków osobowych
1. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że Teresa Gałązka jest zatrudniona w Urzędzie Gminy w Brąszewicach na stanowisku kierownika Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich w pełnym wymiarze czasu pracy (cały etat) oraz jako Zastępca Wójta w wymiarze ½ etatu. Prawa i obowiązki pracowników samorządowych określają przepisy ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2001 r. nr 142 poz.1593 ze zm.). Przepisy ustawy z dnia 8 marca 1990 r.
o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. nr 142 poz.1591 ze zm.), czy ustawy kodeks pracy - nie zawierają zakazu dodatkowego (łączenia) zatrudnienia pracowników w jednostce (zakładzie pracy), w której pracownik jest zatrudniony. Dodatkowe zatrudnienie w tym samym zakładzie pracy jest, więc możliwe pod pewnymi warunkami. Przede wszystkim zakres obowiązków wynikających z jednego stanowiska pracy nie może pokrywać się z zakresem pracy wykonywanym na drugim stanowisku, a także praca dodatkowa nie może być wykonywana w tym samym czasie. Przepisy określające zakres działania zastępcy wójta i kierownika referatu pozwalają na uznanie, że interesy osoby wykonującej obie funkcje są sprzeczne, co wskazuje na to, że nie mogą być one łączone. Łączenie stanowiska kierownika referatu w Urzędzie Gminy ze stanowiskiem zastępcy wójta nie jest też możliwe z uwagi na czas wykonywania obowiązków na obu stanowiskach.
2. Pracodawca przekazał do 30 września 2005 roku na konto Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych kwotę 19.965 zł, tj. 79.2 % należnej kwoty odpisu podstawowego za 2005 rok, w tym do 31 maja - 0 zł. Przekazując środki w przedstawionych wyżej kwotach pracodawca naruszył zasady określone w art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz.335 ze zm.), zgodnie z którym równowartość dokonywanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.
3. Na podstawie dokumentów przedłożonych do kontroli stwierdzono, że Teresa i Jan małżonkowie Gałązka w tym samym czasie używali tego samego samochodu prywatnego do celów służbowych. Każda z ww. osób mogła dysponować samochodem najwyżej w połowie przepracowanych dni roboczych. Z dokumentacji wynika, że oboje otrzymali zwrot kosztów używania pojazdu do celów służbowych, bez zmniejszenia o jedną dwudziestą drugą za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Wymóg składania informacji o dniach roboczych, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych oraz zmniejszenia kwoty ryczałtu wynika z postanowień § 4 ust.1 i 2 rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz.271 ze zm.). Pani Teresa Gałązka pobrała w okresie od dnia 1 września 2003 roku do dnia 28 lutego 2006 roku ryczałt pieniężny za używanie prywatnego samochodu marki SKODA FAVORIT o numerze rejestracyjnym SIR 9534 w wysokości: 5.198,74 zł. W tym samym okresie Pan Jan Gałązka pobrał ryczałt pieniężny za używanie prywatnego samochodu SKODA FAVORIT o numerze rejestracyjnym SIR 9534 w wysokości: 2.678,65 zł.
W zakresie inwestycji i remontów
1. W związku z budową kanalizacji sanitarnej wraz z przyłączami w Brąszewicach (etap I) stwierdzono brak zabezpieczenia roszczeń z tytułu rękojmi za wady lub gwarancję jakości w wysokości 30 % zabezpieczenia należytego umowy, a co wynikało z postanowień § 9 ust.3 pkt 2 umowy nr 28/2005 z dnia 30 sierpnia 2005 roku, zawartej z PPHU „EKO-KAN-GAZ” Jan Tokarski, Karski, Ostrów Wielkopolski - na budowę kanalizacji sanitarnej wraz z przyłączami w Brąszewicach (etap I). W trakcie trwania kontroli wykonawca przedłożył ubezpieczeniowe gwarancje usunięcia wad i usterek Towarzystwa Ubezpieczeń i Reasekuracji CIGNA STU S.A.
2. Umowę z wybranym oferentem – Przedsiębiorstwem Drogowo–Inżynieryjnym „KAREX” w Kaliszu - na wykonanie podwójnego utwardzenia emulsją asfaltową drogi dojazdowej do pól w miejscowości Brąszewice, Gmina Brąszewice podpisała w dniu 29 lipca 2005 roku, tj. w drugim dniu od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty. Powyższym działaniem naruszono przepisy art.94 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r. nr 19, poz.177 ze zm.), który stanowił, że zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 7 dni od daty przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później jednak niż przed upływem terminu związania oferty.
W zakresie ewidencji majątku
1. Ewidencja analityczna prowadzona do konta 011, nie spełniała wymogów dla ewidencji analitycznej konta „środki trwałe”. Zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczegól-nych zasad rachunkowości oraz planów kont (...), ewidencja szczegółowa prowa-dzona do konta 011 powinna umożliwić: (1) ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych, (2) ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, którym powierzono środki trwałe oraz (3) należyte obliczenie umorzenia i amortyzacji. Ewidencją tą nie objęto gruntów. Ponadto nie dokonano w niej podziału na grupy rodzajowe klasyfikacji środków trwałych, stosownie do obowiązku wynikającego z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie klasyfikacji środków trwałych (Dz. U. z 1999 r. nr 112, poz.1317 ze zm.).
2. Nie dokonywano odpisów umorzeniowych od posiadanego majątku, mimo że ustawa z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz.654 ze zm.) nakłada na gminy taki obowiązek. Zgodnie z § 5 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku, środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się przy zastosowaniu stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, albo stawek określonych przez dysponenta części budżetowej lub zarządu jednostki samorządu.
3. W inwentaryzacji składników majątkowych - według stanu na dzień 31 grudnia 2005 roku - nie ujęto gruntów o wartości 23.461 zł, co stanowiło naruszenie postanowień art.26 ust.1 pkt 1 ustawy o rachunkowości.
4. Ewidencję wartości niematerialnych i prawnych (licencje na programy komputerowe) prowadzono na koncie 013 - pozostałe środki trwałe, zamiast na przeznaczonym do tego celu koncie 020 - wartości niematerialne i prawne, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
5. W latach 2003 i 2004 nie przeprowadzono w jednostce kontrolowanej spisu z natury. Zgodnie z zapisami art.26 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację, chyba że majątek znajduje się na terenie strzeżonym, a do takich nie należy Urząd Gminy w Brąszewicach. Przeprowadzona inwentaryzacja w roku 2005 roku wykazała znaczne rozbieżności między stanem ewidencyjnym a stanem faktycznym. Konto 011 środki trwałe – 6.218.426,50 zł; konto 013 pozostałe środki trwałe - 113.932,73 zł oraz konto 014 zbiory biblioteczne - 59.126,06 zł. Łącznie nadwyżka inwentaryzacyjna stanowiła wartość 6.391.485,29 zł.
Odpowiedzialność za powyższe uchybienia i nieprawidłowości ponoszą: Wójt Gminy, Skarbnik oraz Sekretarz Gminy .
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli, proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić składanie przez kierowników gminnych jednostek budżetowych jednostkowych sprawozdań budżetowych, w oparciu o dane ewidencji księgowej obrazujące sytuację finansową poszczególnych jednostek.
2. Zapewnić odrębne ewidencjonowanie zdarzeń dotyczących poszczególnych jednostek organizacyjnych, których obsługę finansowo-księgową wykonują służby Urzędu Gminy (np. Publiczne Gimnazjum). W szczególności należy zaprowadzić odrębne urządzenia księgowe: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych - dla Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych gminy, stosownie do przepisów art.4 ust.1, 2 i 3, w związku z art.3 ust.1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. W innym wypadku - prowadzona ewidencja musi zapewnić rzetelne sporządzenie jednostkowych sprawozdań finansowych dla poszczególnych jednostek organizacyjnych, w oparciu o dane ewidencji księgowej.
3. Opracować i dołączyć do instrukcji obiegu i kontroli dokumentów załącznik zawierający wykaz osób upoważnionych do sprawdzania i podpisywania dokumentów.
4. Opracować zakresy obowiązków i odpowiedzialności dla pracowników Referatu Finansów, na podstawie aktualnie obowiązujących unormowań wewnętrznych, wyszczególniając w nich obowiązki z zakresu kontroli finansowej.
5. Opracować i wprowadzić w życie zakładowy plan kont, na podstawie aktualnie obowiązujących w tym zakresie przepisach.
6. Dokonać przeksięgowania zaciągniętej pożyczki z konta 140 - „inne zobowiązania” na konto 260 - „zobowiązania finansowe”.
7. Opracować dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera poprzez wskazanie wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych oraz opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.10 ust.1 pkt 3 lit. „b” i „c” ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
8. Zapewnić sporządzenie bilansu jednostki na podstawie rzetelnych danych wynikających z faktycznego stanu posiadania aktywów trwałych.
9. Prowadzić ewidencję analityczną do konta 201 i kont rozrachunkowych zespołu 2, zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
10. Zapewnić - zgodne z unormowaniami zawartymi w zakładowym planie kont – prowadzenie ewidencji księgowej na kontach rozrachunkowych oraz prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych danych o zobowiązaniach jednostki, w tym o zobowiązaniach wymagalnych.
11. Przestrzegać zasad rachunkowości określonych w art.24 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - zapisy w księgach rachunkowych powinny być prowadzono rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco oraz w art.20 ust.1, który nakazuje wprowadzenie do ksiąg okresu sprawozdawczego - w postaci zapisu - każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
13. W toku wykonywania budżetu przestrzegać zasady gospodarki finansowej określonej w ustawie o finansach publicznych, zgodnie z którą - dokonywanie wydatków powinno następować w granicach kwot określonych w planie finansowym.
14. Zapewnić prowadzenie ewidencji księgowej zgodnie z postanowieniami prawidłowo ustalonego planu kont oraz przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, mając na względzie uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego odnoszące się do ujmowania operacji finansowych na odpowiednich kontach księgowych.
15. Na bieżąco i zgodnie z obowiązującymi przepisami prowadzić czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych.
16. Zaprzestać zatrudnienia Teresy Gałązka na dotychczasowych zasadach, gdyż są one niezgodne z obowiązującymi przepisami. Doprowadzić zatrudnienie do zgodności z przepisami prawa pracy (np. poprzez rozwiązanie jednego z dwóch stosunków pracy nawiązanych z ww. pracownikiem).
17. Przekazywać na konto Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych środki w obowiązujących terminach i wysokościach.
18. Rozważyć celowość kontynuacji umów zawartych z dwoma pracownikami (Teresą Gałązka i Janem Gałązka) o używanie przez nich tego samego samochodu prywatnego - SKODA FAVORIT o numerze rejestracyjnym SIR 9534 - do celów służbowych.
19. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
20. Zapewnić przestrzeganie ustalonych w jednostce procedur wewnętrznej kontroli finansowej.
21. Zaprowadzić ewidencję analityczną środków trwałych, która spełniać będzie wymogi ewidencji szczegółowej, określone w przepisach. Uzupełnić zapisy poprzez nadanie poszczególnym środkom trwałym symboli klasyfikacji środków trwałych, stosownie do przepisów art.40 ust.3 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 roku o statystyce publicznej oraz przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT).
22. Dokonywać odpisów umorzeniowych od posiadanego majątku, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
23. Zinwentaryzować i ująć w ewidencji księgowej wszystkie posiadane składniki majątkowe.
24. Ewidencję wartości niematerialnych i prawnych prowadzić na koncie 020.
25. Bezwzględnie przestrzegać terminów przeprowadzania inwentaryzacji.
26. Niezwłocznie dokonać rzetelnego rozliczenia wyników inwentaryzacji, by doprowadzić do zgodności z zapisami księgowymi.
Podając powyższe do wiadomości, stosownie do postanowień wynikających z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy w Brąszewicach
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Brąszewicach
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk – Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 14 czerwca 2006 roku
Pan
WŁADYSŁAW ISZCZEK
Wójt Gminy Brąszewice
WK.602/38/2006
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz.U. z 2001 r. nr 55, poz.577 ze zm.) informuję Pana Wójta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Brąszewice. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia z lat 2004 – 2005, dotyczące przede wszystkim: kontroli finansowej, prowadzenia rachunkowości, sporządzania sprawozdań finansowych, gospodarki kasowej, realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych, realizacji dochodów z majątku, udzielania zamówień publicznych, wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały przede wszystkim z wadliwej interpretacji przepisów prawa, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz wadliwego funkcjonowania procedur kontroli finansowej.
Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły w szczególności:W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. Kierownicy gminnych jednostek budżetowych nie składali sprawozdań budżetowych, do czego zobligowani byli przepisami § 4 ust.1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2001 r. nr 24, poz.279 ze zm.), a następnie przez przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170, poz.1426).
2. Urządzenia księgowe: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych – prowadzono wspólnie dla Urzędu Gminy i wszystkich gminnych jednostek organizacyjnych. Powyższe stanowi naruszenie postanowień wynikających z art.4 ust. 1, 2 i 3, w związku z art.3 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz.694 ze zm.). Z przytoczonych przepisów wynikał obowiązek prowadzenia przez jednostki organizacyjne odrębnych ksiąg rachunkowych, w celu zapewnienia ujmowania w tych księgach wyłącznie zdarzeń związanych z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi, a w konsekwencji rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z jednostek oraz w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki odrębnych sprawozdań. Przejęcie wykonywania obsługi finansowo-księgowej jednostek organizacyjnych przez służby pracownicze Urzędu Gminy nie uchyla obowiązku odrębnego prowadzenia ksiąg rachunkowych dla tych jednostek, a w każdym bądź razie takiego prowadzenia ksiąg, które umożliwia sporządzenia obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych.
3. Ewidencja księgowa pożyczek prowadzona była na koncie 140 – „Inne zobowiązania”. Pożyczka winna być ujęta w ciężar konta 260 - „Zobowiązania finansowe”, które zgodnie z zapisem w załączniku nr 1 - „Plan kont dla budżetu państwa i budżetów jednostek samorządu terytorialnego” do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2001 r. nr 153, poz.1752 ze zm.), służy do ewidencji zobowiązań zaliczanych do zobowiązań finansowych, z wyjątkiem kredytów bankowych, a w szczególności z tytułu zaciągniętych pożyczek i wyemitowanych instrumentów finansowych.
4. Nieprawidłowo sporządzono bilans jednostki budżetowej (Urzędu Gminy) na dzień 31 grudnia 2005 roku. W bilansie wykazano dane niezgodne z ewidencją księgową. W pozycji „aktywa trwałe” – wartość środków trwałych w pozycji stan na koniec roku wynosiła 14.075.999,56 zł, natomiast zgodnie z ewidencją księgową konta 011 – wartość środków trwałych na dzień 31.12.2005 roku wynosiła 14.052.538,56 zł. Różnica stanowiąca kwotę 23.461 zł wyniknęła z nie ujęcia w ewidencji księgowej konta 011 – gruntów o wartości 23.461 zł. Podobne nieprawidłowości wystąpiły w bilansie za 2004 rok. W pozycji „stan na początek roku” wykazano środki trwałe o wartości 6.807.589,88 zł. Wartość środków trwałych według ewidencji księgowej konta 011 na dzień 31.12.2004 roku wynosiła 6.784.128,88 zł. Różnica w kwocie 23.461 zł dotyczyła wartości gruntów nie ujętych w ewidencji konta 011. Ponadto w bilansie nie wykazano aktywów trwałych w pozycji „wartości niematerialne i prawne”, mimo zakupienia przez jednostkę kontrolowaną programów komputerowych. Powyższe spowodowane zostało ujęciem ich w ewidencji księgowej konta 013 – pozostałe środki trwałe.
5. Stwierdzono brak prowadzenia ewidencji analitycznej do konta 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami oraz do kont rozrachunkowych zespołu 2. Działanie takie było niezgodne z postanowieniami zakładowego planu kont oraz przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
6. Kontrolowana jednostka nie regulowała zobowiązań na bieżąco, a niektóre z nich nie zostały zapłacone przed upływem okresu sprawozdawczego. W wyniku kontroli faktur stwierdzono, że siedem z nich tworzy zobowiązanie w kwocie 1.688,89 zł, które stało się wymagalne na dzień 30.06.2005 roku oraz dwie faktury na kwotę 624,01 zł - tworzą zobowiązanie wymagalne na dzień 30.09.2005 roku. Zobowiązań tych nie ujęto w sprawozdaniach Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2005 roku oraz od początku roku do dnia 30 września 2005 roku. Powyższym działaniem naruszono przepisy rozporządzeń Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku oraz z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Zgodnie z postanowieniami wynikającymi z § 12 ust.2 instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, przez wymagalne zobowiązania należy rozumieć wszystkie bezsporne zobowiązania, wynikające z ewidencji księgowej obciążające budżet, których termin zapłaty minął przez upływem danego okresu sprawozdawczego, a nie są one przedawnione ani umorzone.
Odpowiedzialność za prawidłowe i rzetelne sporządzanie sprawozdań finansowych ponoszą Wójt Gminy i Skarbnik Gminy.
7. Stwierdzono wykazywanie w raportach kasowych niewłaściwych wartości operacji gospodarczych. Powyższe spowodowane zostało błędnym zsumowaniem obrotów, bądź błędnym dokonaniem zapisów wartości rozchodu i przychodu. Nieprawidłowości te świadczą o nierzetelnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Stosownie do postanowień wynikających z art.24 ust.1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
W zakresie spraw organizacyjnych
1. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów nie zawierała wykazu osób upoważnionych do sprawdzania i podpisywania dokumentów, mimo że w § 5 działu IV instrukcji, ustalono m.in. zasady sprawdzania i zatwierdzania do wypłaty faktur oraz dokonano następującego zapisu: „wykaz osób upoważnionych do sprawdzania i podpisywania dokumentów stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji”.
2. Dyspozycja zawarta w § 24 dokumentu pn. „Procedury kontroli finansowej” (opracowane w 2002 roku) zawiera zapis, cyt.: „ w celu zapewnienia prawidłowego wykonywania procedur kontroli finansowej kierownik jednostki zobowiązany jest do ustalenia pracownikom zakresów czynności uwzględniających obowiązki w zakresie kontroli finansowej”. Tymczasem zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników Referatu Finansów opracowane zostały w okresie w latach 1993-1999 i nie zawierały zapisów dotyczących obowiązków wynikających z ww. dokumentu.
3. Zakładowy plan kont został wprowadzony w życie zarządzeniem nr 3/2000 z dnia 30 sierpnia 2000 roku Wójta Gminy Brąszewice. Plan kont nie został zmieniony pomimo zmiany przepisów w tym zakresie. Obowiązujące rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, zastąpiło rozporządzenie Ministra Finansów nr 46 z dnia 1 sierpnia 1995 roku, na podstawie którego opracowano obowiązujący w jednostce kontrolowanej plan kont. Rozporządzenie z dnia 18 grudnia 2001 roku obowiązuje od dnia 1 stycznia 2002 roku. W § 11 ust. 3 rozporządzenia określono, że wprowadzone plany kont stanowią podstawę do opracowania zakładowego planu kont. Zasady, jakimi należy kierować się przy ustalaniu ZPK omówiono w § 12, natomiast § 13 mówi o obowiązku wprowadzania do zakładowego planu kont zmian wynikających ze zmian w zasadach wykonywania budżetu, gospodarki finansowej lub sprawozdawczości. Ponadto zakładowy plan kont - w zakresie ustalania wykazu kont księgi głównej - nie zawiera wszystkich niezbędnych w funkcjonowaniu jednostki kontrolowanej kont oraz nie spełnia wymogów określonych w art.10 ust.1 pkt 3 lit.a ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
4. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, stwierdzono brak aktualnego wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych oraz opisu systemu informatycznego zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Do sporządzenia takiego wykazu obligują przepisy wynikające z art.10 ust.1 pkt 3 lit. b i c ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
Stwierdzono przekroczenia planowanych wydatków na etapie realizacji budżetu w niżej wymienionych działach, rozdziałach i paragrafach:
- w dziale 600 rozdział 60016 § 4300 plan wydatków na dzień 30.11.2005 roku ustalono na poziomie 24.000 zł. W wyniku kontroli stwierdzono wydatkowanie kwoty 105.940,85 zł. Planowane wydatki przekroczono o kwotę 81.940,85 zł. W wyniku analizy kart wydatków ustalono, że przekroczenie nastąpiło w dniu 26.10.2005 roku, w związku z zapłatą faktury nr 46/2005 na kwotę 17.080,00 zł (kwota 13.878,27 zł bez pokrycia w planie wydatków) za wznowienie granic pasa drogowego; dnia 9.11.2005 roku zapłacono fakturę nr 104/05 na kwotę 65.817,78 zł za przywóz kruszywa; ponadto dnia 25.11.2005 roku zapłacono fakturę nr 892/05 na kwotę 2.244,80 zł - za naprawę dróg równiarką.
- w dziale 700 rozdział 70005 § 4300 - plan wydatków ustalono na poziomie 4.550 zł, wykonano w kwocie 4.719,75 zł. Plan wydatków przekroczono o kwotę 169,75 zł. Ustalono, że plan wydatków przekroczono w dniu 29.09.2005 roku dokonując zapłaty rachunku nr 199/05 na kwotę 976 zł (kwota 160,95 zł bez pokrycia w planie wydatków) - za wycenę nieruchomości, ponadto 29.09.2005 roku w ciężar tego paragrafu zaksięgowano kwotę 8,80 zł z tytułu refundacji opłaty komorniczej.
Dokonywanie wydatków w wysokości przekraczającej plan finansowy naruszał postanowienia art.92 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2003 r. nr 15, poz.1480 ze zm.), obecnie art.138 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz.2104 ze zm.), zgodnie z którym dokonywanie wydatków powinno następować w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych
1. W kontrolowanej jednostce nie prowadzono ewidencji rozliczenia zrealizowanych przez nią dochodów budżetowych na koncie 222 – „Rozliczenie dochodów budżetowych”. Obowiązek taki wynika z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. W opisie do konta 222 wskazano, że służy ono do ewidencji rozliczenia zrealizowanych przez jednostkę budżetową dochodów budżetowych. Po stronie Wn konta 222 ujmuje się dochody budżetowe przelane do budżetu, w korespondencji z kontem 130. Natomiast po stronie Ma konta 222 ujmuje się w ciągu roku budżetowego okresowe lub roczne przeksięgowania zrealizowanych dochodów budżetowych na konto 800, na podstawie sprawozdań budżetowych. Konto to nie występuje również w opracowanym zakładowym planie kont dla urzędu gminy. Zgodnie - z obowiązującym do dnia kontroli - zarządzeniem nr 3/2000 Wójta Gminy Brąszewice z dnia 30 sierpnia 2000 roku w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości oraz wprowadzenia zakładowego planu kont, konto to występowało w części I dotyczącej planu kont dla budżetu gminy, nie występowało natomiast w części II dotyczącej planu kont dla jednostek budżetowych.
Plan kont ustala kierownik jednostki i on ponosi odpowiedzialność za wyżej wymienione nieprawidłowości.
2. W wielu przypadkach podjęto czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych z opóźnieniem, czym naruszono przepisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. 2001 r. nr 137, poz.1541 ze zm. - stan prawny obowiązujący od dnia 30 listopada 2001 roku). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązują wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu, wierzyciel powinien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do naczelnika urzędu skarbowego. Nie prowadzi się postępowania wyjaśniającego w celu ustalenia spadkobiercy, w przypadku śmierci podatnika (dłużnika).
Odpowiedzialność za powyższe uchybienia ponosi Henryka Kurp księgowa podatkowa oraz Krzesisława Kamińska - Skarbnik Gminy. Natomiast odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości związane z udzielaniem ulg w zapłacie podatku oraz windykacją zaległości podatkowych ponosi Wójt Gminy - pełniący funkcję gminnego organu podatkowego.
3. Nie prowadzono ewidencji analitycznej dochodów z tytułu użytkowania wieczystego na kontach indywidualnych płatników. Niemożliwym, zatem było ustalenie stanu rozliczeń poszczególnych płatników. Nie prowadzono też bieżącej analizy wpływu dochodów z tego tytułu, a tym samym bieżącej windykacji należności. Ponadto nie zaprowadzono rejestru gruntów oddanych w użytkowanie wieczyste oraz nie dokonywano przypisów należności z tego tytułu. Kontrolowana jednostka nie prowadziła rejestru zawartych umów najmu bądź dzierżawy.
W zakresie wydatków osobowych
1. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że Teresa Gałązka jest zatrudniona w Urzędzie Gminy w Brąszewicach na stanowisku kierownika Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich w pełnym wymiarze czasu pracy (cały etat) oraz jako Zastępca Wójta w wymiarze ½ etatu. Prawa i obowiązki pracowników samorządowych określają przepisy ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2001 r. nr 142 poz.1593 ze zm.). Przepisy ustawy z dnia 8 marca 1990 r.
o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. nr 142 poz.1591 ze zm.), czy ustawy kodeks pracy - nie zawierają zakazu dodatkowego (łączenia) zatrudnienia pracowników w jednostce (zakładzie pracy), w której pracownik jest zatrudniony. Dodatkowe zatrudnienie w tym samym zakładzie pracy jest, więc możliwe pod pewnymi warunkami. Przede wszystkim zakres obowiązków wynikających z jednego stanowiska pracy nie może pokrywać się z zakresem pracy wykonywanym na drugim stanowisku, a także praca dodatkowa nie może być wykonywana w tym samym czasie. Przepisy określające zakres działania zastępcy wójta i kierownika referatu pozwalają na uznanie, że interesy osoby wykonującej obie funkcje są sprzeczne, co wskazuje na to, że nie mogą być one łączone. Łączenie stanowiska kierownika referatu w Urzędzie Gminy ze stanowiskiem zastępcy wójta nie jest też możliwe z uwagi na czas wykonywania obowiązków na obu stanowiskach.
2. Pracodawca przekazał do 30 września 2005 roku na konto Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych kwotę 19.965 zł, tj. 79.2 % należnej kwoty odpisu podstawowego za 2005 rok, w tym do 31 maja - 0 zł. Przekazując środki w przedstawionych wyżej kwotach pracodawca naruszył zasady określone w art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz.335 ze zm.), zgodnie z którym równowartość dokonywanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.
3. Na podstawie dokumentów przedłożonych do kontroli stwierdzono, że Teresa i Jan małżonkowie Gałązka w tym samym czasie używali tego samego samochodu prywatnego do celów służbowych. Każda z ww. osób mogła dysponować samochodem najwyżej w połowie przepracowanych dni roboczych. Z dokumentacji wynika, że oboje otrzymali zwrot kosztów używania pojazdu do celów służbowych, bez zmniejszenia o jedną dwudziestą drugą za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Wymóg składania informacji o dniach roboczych, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych oraz zmniejszenia kwoty ryczałtu wynika z postanowień § 4 ust.1 i 2 rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz.271 ze zm.). Pani Teresa Gałązka pobrała w okresie od dnia 1 września 2003 roku do dnia 28 lutego 2006 roku ryczałt pieniężny za używanie prywatnego samochodu marki SKODA FAVORIT o numerze rejestracyjnym SIR 9534 w wysokości: 5.198,74 zł. W tym samym okresie Pan Jan Gałązka pobrał ryczałt pieniężny za używanie prywatnego samochodu SKODA FAVORIT o numerze rejestracyjnym SIR 9534 w wysokości: 2.678,65 zł.
W zakresie inwestycji i remontów
1. W związku z budową kanalizacji sanitarnej wraz z przyłączami w Brąszewicach (etap I) stwierdzono brak zabezpieczenia roszczeń z tytułu rękojmi za wady lub gwarancję jakości w wysokości 30 % zabezpieczenia należytego umowy, a co wynikało z postanowień § 9 ust.3 pkt 2 umowy nr 28/2005 z dnia 30 sierpnia 2005 roku, zawartej z PPHU „EKO-KAN-GAZ” Jan Tokarski, Karski, Ostrów Wielkopolski - na budowę kanalizacji sanitarnej wraz z przyłączami w Brąszewicach (etap I). W trakcie trwania kontroli wykonawca przedłożył ubezpieczeniowe gwarancje usunięcia wad i usterek Towarzystwa Ubezpieczeń i Reasekuracji CIGNA STU S.A.
2. Umowę z wybranym oferentem – Przedsiębiorstwem Drogowo–Inżynieryjnym „KAREX” w Kaliszu - na wykonanie podwójnego utwardzenia emulsją asfaltową drogi dojazdowej do pól w miejscowości Brąszewice, Gmina Brąszewice podpisała w dniu 29 lipca 2005 roku, tj. w drugim dniu od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty. Powyższym działaniem naruszono przepisy art.94 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r. nr 19, poz.177 ze zm.), który stanowił, że zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 7 dni od daty przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później jednak niż przed upływem terminu związania oferty.
W zakresie ewidencji majątku
1. Ewidencja analityczna prowadzona do konta 011, nie spełniała wymogów dla ewidencji analitycznej konta „środki trwałe”. Zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczegól-nych zasad rachunkowości oraz planów kont (...), ewidencja szczegółowa prowa-dzona do konta 011 powinna umożliwić: (1) ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych, (2) ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, którym powierzono środki trwałe oraz (3) należyte obliczenie umorzenia i amortyzacji. Ewidencją tą nie objęto gruntów. Ponadto nie dokonano w niej podziału na grupy rodzajowe klasyfikacji środków trwałych, stosownie do obowiązku wynikającego z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie klasyfikacji środków trwałych (Dz. U. z 1999 r. nr 112, poz.1317 ze zm.).
2. Nie dokonywano odpisów umorzeniowych od posiadanego majątku, mimo że ustawa z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz.654 ze zm.) nakłada na gminy taki obowiązek. Zgodnie z § 5 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku, środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się przy zastosowaniu stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, albo stawek określonych przez dysponenta części budżetowej lub zarządu jednostki samorządu.
3. W inwentaryzacji składników majątkowych - według stanu na dzień 31 grudnia 2005 roku - nie ujęto gruntów o wartości 23.461 zł, co stanowiło naruszenie postanowień art.26 ust.1 pkt 1 ustawy o rachunkowości.
4. Ewidencję wartości niematerialnych i prawnych (licencje na programy komputerowe) prowadzono na koncie 013 - pozostałe środki trwałe, zamiast na przeznaczonym do tego celu koncie 020 - wartości niematerialne i prawne, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
5. W latach 2003 i 2004 nie przeprowadzono w jednostce kontrolowanej spisu z natury. Zgodnie z zapisami art.26 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację, chyba że majątek znajduje się na terenie strzeżonym, a do takich nie należy Urząd Gminy w Brąszewicach. Przeprowadzona inwentaryzacja w roku 2005 roku wykazała znaczne rozbieżności między stanem ewidencyjnym a stanem faktycznym. Konto 011 środki trwałe – 6.218.426,50 zł; konto 013 pozostałe środki trwałe - 113.932,73 zł oraz konto 014 zbiory biblioteczne - 59.126,06 zł. Łącznie nadwyżka inwentaryzacyjna stanowiła wartość 6.391.485,29 zł.
Odpowiedzialność za powyższe uchybienia i nieprawidłowości ponoszą: Wójt Gminy, Skarbnik oraz Sekretarz Gminy .
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli, proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić składanie przez kierowników gminnych jednostek budżetowych jednostkowych sprawozdań budżetowych, w oparciu o dane ewidencji księgowej obrazujące sytuację finansową poszczególnych jednostek.
2. Zapewnić odrębne ewidencjonowanie zdarzeń dotyczących poszczególnych jednostek organizacyjnych, których obsługę finansowo-księgową wykonują służby Urzędu Gminy (np. Publiczne Gimnazjum). W szczególności należy zaprowadzić odrębne urządzenia księgowe: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych - dla Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych gminy, stosownie do przepisów art.4 ust.1, 2 i 3, w związku z art.3 ust.1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. W innym wypadku - prowadzona ewidencja musi zapewnić rzetelne sporządzenie jednostkowych sprawozdań finansowych dla poszczególnych jednostek organizacyjnych, w oparciu o dane ewidencji księgowej.
3. Opracować i dołączyć do instrukcji obiegu i kontroli dokumentów załącznik zawierający wykaz osób upoważnionych do sprawdzania i podpisywania dokumentów.
4. Opracować zakresy obowiązków i odpowiedzialności dla pracowników Referatu Finansów, na podstawie aktualnie obowiązujących unormowań wewnętrznych, wyszczególniając w nich obowiązki z zakresu kontroli finansowej.
5. Opracować i wprowadzić w życie zakładowy plan kont, na podstawie aktualnie obowiązujących w tym zakresie przepisach.
6. Dokonać przeksięgowania zaciągniętej pożyczki z konta 140 - „inne zobowiązania” na konto 260 - „zobowiązania finansowe”.
7. Opracować dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera poprzez wskazanie wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych oraz opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.10 ust.1 pkt 3 lit. „b” i „c” ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
8. Zapewnić sporządzenie bilansu jednostki na podstawie rzetelnych danych wynikających z faktycznego stanu posiadania aktywów trwałych.
9. Prowadzić ewidencję analityczną do konta 201 i kont rozrachunkowych zespołu 2, zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
10. Zapewnić - zgodne z unormowaniami zawartymi w zakładowym planie kont – prowadzenie ewidencji księgowej na kontach rozrachunkowych oraz prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych danych o zobowiązaniach jednostki, w tym o zobowiązaniach wymagalnych.
11. Przestrzegać zasad rachunkowości określonych w art.24 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - zapisy w księgach rachunkowych powinny być prowadzono rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco oraz w art.20 ust.1, który nakazuje wprowadzenie do ksiąg okresu sprawozdawczego - w postaci zapisu - każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
13. W toku wykonywania budżetu przestrzegać zasady gospodarki finansowej określonej w ustawie o finansach publicznych, zgodnie z którą - dokonywanie wydatków powinno następować w granicach kwot określonych w planie finansowym.
14. Zapewnić prowadzenie ewidencji księgowej zgodnie z postanowieniami prawidłowo ustalonego planu kont oraz przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, mając na względzie uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego odnoszące się do ujmowania operacji finansowych na odpowiednich kontach księgowych.
15. Na bieżąco i zgodnie z obowiązującymi przepisami prowadzić czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych.
16. Zaprzestać zatrudnienia Teresy Gałązka na dotychczasowych zasadach, gdyż są one niezgodne z obowiązującymi przepisami. Doprowadzić zatrudnienie do zgodności z przepisami prawa pracy (np. poprzez rozwiązanie jednego z dwóch stosunków pracy nawiązanych z ww. pracownikiem).
17. Przekazywać na konto Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych środki w obowiązujących terminach i wysokościach.
18. Rozważyć celowość kontynuacji umów zawartych z dwoma pracownikami (Teresą Gałązka i Janem Gałązka) o używanie przez nich tego samego samochodu prywatnego - SKODA FAVORIT o numerze rejestracyjnym SIR 9534 - do celów służbowych.
19. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
20. Zapewnić przestrzeganie ustalonych w jednostce procedur wewnętrznej kontroli finansowej.
21. Zaprowadzić ewidencję analityczną środków trwałych, która spełniać będzie wymogi ewidencji szczegółowej, określone w przepisach. Uzupełnić zapisy poprzez nadanie poszczególnym środkom trwałym symboli klasyfikacji środków trwałych, stosownie do przepisów art.40 ust.3 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 roku o statystyce publicznej oraz przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT).
22. Dokonywać odpisów umorzeniowych od posiadanego majątku, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
23. Zinwentaryzować i ująć w ewidencji księgowej wszystkie posiadane składniki majątkowe.
24. Ewidencję wartości niematerialnych i prawnych prowadzić na koncie 020.
25. Bezwzględnie przestrzegać terminów przeprowadzania inwentaryzacji.
26. Niezwłocznie dokonać rzetelnego rozliczenia wyników inwentaryzacji, by doprowadzić do zgodności z zapisami księgowymi.
Podając powyższe do wiadomości, stosownie do postanowień wynikających z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy w Brąszewicach
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Brąszewicach
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk – Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.