Gm. Bielawy - kontrola kompleksowa, przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2006r.
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Wójta Gminy Bielawy, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
SYLWESTER KUBIŃSKI
Wójt Gminy Bielawy
WK - 602/43/2006
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Bielawy. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia z lat 2004–2005, dotyczące przede wszystkim: kontroli finansowej, prowadzenia rachunkowości, sporządzania sprawozdań finansowych, gospodarki kasowej, realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych, realizacji dochodów z majątku, udzielania zamówień publicznych, wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z błędnej interpretacji przepisów, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz niewystarczających procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie unormowań wewnętrznych
Nie opracowano i nie wprowadzono w życie Instrukcji w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub niejawnych źródeł, zgodnie z art. 15a ust. 2 w związku z art.2 pkt 8 ustawy z dnia 16 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 153, poz. 1505 ze zm.). Odpowiedzialność za ustalenie ww. Instrukcji ponosi Wójt Gminy Bielawy.
W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej (finansowej)
1. Kontrolujący stwierdzili, że przeprowadzono kontrole finansowe w jednostkach organizacyjnych Gminy bez wymaganego imiennego upoważnienia, które powinien wystawić Wójt Gminy, zgodnie z § 39 ust. 1 Regulaminu kontroli wewnętrznej, wprowadzonego zarządzeniem nr 3/2004 Wójta Gminy z dnia 30 stycznia 2004 roku.
2. Jednostka nie opracowała planu kontroli wewnętrznej, obejmującego rok kalendarzowy ze wskazaniem terminów kontroli, zakresu oraz okresu objętego kontrolą, zgodni z wymogami określonymi w § 36 ust. 1 Regulaminu kontroli wewnętrznej.
3. Stwierdzono, że Skarbnik Gminy legitymował się wykształceniem średnim ogólnym, nie spełniał, zatem wymogów kwalifikacyjnych określonych w art. 35 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.), a obecnie w art.45 ust.2 pkt 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.). Zgodnie z art.45 ust.1 pkt 4 ww. ustawy - skarbnik gminy musi spełniać jeden z poniższych warunków: a) ukończyć ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiadać co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości; b) ukończyć średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną i posiadać co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości; c) być wpisanym do rejestru biegłych rewidentów na podstawie odrębnych przepisów; d) posiadać świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub certyfikat księgowy, wydane na podstawie odrębnych przepisów.
W zakresie rozrachunków i roszczeń
1. Jednostka posiadała na dzień 31 grudnia 2004 roku zobowiązanie wymagalne w kwocie 17.610,58 zł, które powstało w wyniku nie uregulowania w całości Faktury VAT nr 67/2004 z dnia 14 grudnia 2004 roku, wystawionej przez Specjalistyczny Zakład U. P. „GEJPOL” Leszek Piotr Gejo, Domaniewice z terminem płatności 28 grudnia 2004 roku. Kwota 17.610,58 zł została uregulowana przelewem w dniu 16 marca 2005 roku. Wierzyciel nie naliczył odsetek, w wyniku czego Gmina nie poniosła skutków finansowych nieterminowej zapłaty. Zobowiązanie wymagalne zostało wykazane w sprawozdaniu budżetowym Rb – Z rocznym o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń od początku roku do 31 grudnia 2004 roku.
2. Stwierdzono, że jednostka nie prowadziła ewidencji analitycznej do konta 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, zapewniającej możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów, za wyjątkiem tych, które na koniec roku powodują powstanie zobowiązań, w tym wymagalnych. Działanie powyższe było niezgodne z obowiązującym planem kont dla jednostki budżetowej i budżetu gminy, wprowadzonym w życie zarządzeniem nr 4/2002 Wójta Gminy Bielawy z dnia 25 kwietnia 2002 roku, opracowanym w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752 ze zm.). Odpowiedzialność za prawidłowe wypełnianie obowiązków w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki ponoszą Wójt Gminy Bielawy i Skarbnik Gminy Bielawy.
3. Stwierdzono, że zaliczka udzielona pracownikowi gospodarczemu w dniu 15 lipca 2005 roku w kwocie 800 zł na zakup materiałów do remontu Gminnego Centrum Informacji przy GBP w Bielawach została rozliczona w dniu 25 sierpnia 2005 roku, tj. prawie po upływie miesiąca od wykonania zadania, na które została pobrana (zadanie zostało wykonane w dniu 28 lipca 2005 roku). Powyższe było niezgodne z § 14 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych oraz z § 20 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. nr 23, poz. 190). Wymienione przepisy stanowiły, że zaliczki powinny być rozliczone nie później niż w 14 dni po wykonaniu zadania.
W zakresie dochodów z podatków i opłat lokalnych
1. Kontrolujący stwierdzili kilka przypadków doręczenia w 2004 roku nakazów płatniczych (sołectwo Marianów) po terminie umożliwiającym zapłatę podatku w ustawowym terminie płatności, określonym w art. 6a ust. 6 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 ze zm.).
2. Wszystkie objęte kontrolą decyzje dotyczące umorzenia zaległości w podatku od nieruchomości, podatku rolnym i podatku od środków transportowych nie zawierały uzasadnienia faktycznego i prawnego, stosownie do wymogu wynikającego z art. 210 § 1 pkt 6 w zw. art. 210 § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.). Zgodnie z art. 210 § 4 ww. ustawy - uzasadnienie faktyczne decyzji powinno zawierać, w szczególności wskazanie faktów, które organ podatkowy uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, natomiast uzasadnienie prawne powinno zawierać wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z podaniem przepisów prawnych.
3. Stwierdzono szereg przypadków nie dochodzenia przez organ podatkowy odsetek z tytułu nieterminowych wpłat podatku od nieruchomości, podatku od środków transportowych i podatku rolnego, w kwotach szczegółowo wyliczonych w protokole kontroli.
4. Stwierdzono przypadki nieterminowego składania, w latach 2004 - 2005, przez podatników podatku rolnego (osoby prawne) i podatku od środków transportowych deklaracji podatkowych. Terminy składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne w podatku rolnym określone zostały
w art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy o podatku rolnym, a przez podatników podatku od środków transportowych w art.9 ust. 6 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2006 r., Dz. U. nr 121, poz. 844).
5. W latach 2004-2005 Spółdzielnia Kółek Rolniczych w Bielawach z siedzibą w Piotrowicach nie złożyła deklaracji podatkowych w podatku od środków transportowych. Organ podatkowy nie wezwał podatnika do złożenia deklaracji, jak również nie zażądał złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn braku złożenia deklaracji, zgodnie z art. 274a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
6. Stwierdzono, że decyzje Wójta Gminy Bielawy w sprawie zwolnień z tytułu zakupu gruntów na utworzenie nowego gospodarstwa rolnego lub powiększenie już istniejącego (zwolnienia na okres 5 lat oraz ulga w szóstym i siódmym roku), ulg żołnierskich i inwestycyjnych, w próbie objętej kontrolą, wydane zostały z naruszeniem art. 13d ust. 3 ustawy o podatku rolnym. Decyzje nie zawierały wskazania dnia i miesiąca, od którego zastosowano ulgę lub zwolnienie, jak również dnia i miesiąca zakończenia ich stosowania. Podawano jedynie pełne lata. Zgodnie z powołanym art.13d ust.3 ustawy o podatku rolnym - zwolnienia i ulgi podatkowe w podatku rolnym udzielane na wniosek podatnika, stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został złożony wniosek.
7. Stwierdzono przypadki wydania przez Wójta Gminy decyzji umarzających zaległości podatkowe w podatku od środków transportowych bez przeprowadzenia stosownego postępowania podatkowego mającego na celu dokładne wyjaśnienie stanu faktycznego, zgodnie z wymogami określonymi
w art. 122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
8. Uchwały Rady Gminy Bielawy nr III/16/2002 z dnia 30 grudnia 2002 roku w sprawie określenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej i nr XXIV/95/2004 z dnia 3 grudnia 2004 roku w sprawie zmiany uchwały nr III/16/2002 z dnia 30 grudnia 2002 roku, nie określały terminu płatności opłaty targowej, stosownie do wymogu wynikającego z art. 19 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
9. W umowach z inkasentami określono termin wpłaty zainkasowanej kwoty do kasy Urzędu Gminy w ciągu 10 dni po zakończeniu miesiąca. Ustalono, że opłata targowa pobierana jest od poniedziałku do soboty każdego tygodnia, zatem termin wpłaty zainkasowanych kwot jest zbyt odległy. Ponadto, należy wskazać, że zgodnie z art.47 § 4a ustawy Ordynacja podatkowa - terminem płatności dla inkasentów jest dzień następujący po ostatnim dniu, w którym, zgodnie z przepisami prawa podatkowego, wpłata podatku powinna nastąpić, chyba, że organ stanowiący właściwej jednostki samorządu terytorialnego wyznaczył termin późniejszy. W omawianym przypadku termin płatności opłaty targowej powinien zostać ustalony przez Radę Gminy (patrz punkt powyżej), co pozwoliłoby na zastosowanie art.47 § 4a ww. ustawy.
10. Przy wypłacie wynagrodzenia inkasentom nie przestrzegano terminu określonego w § 2 umów w sprawie inkasa zgodnie, z którym - wynagrodzenie za inkaso opłaty targowej powinno być wypłacane w kasie Urzędu Gminy w Bielawach w terminach kwartalnych, do końca następnego miesiąca po zakończeniu kwartału. Przykładowo, Pana Mirosławowi Walasiakowi od kwot opłaty targowej wpłaconej do kasy Urzędu Gminy Bielawy w okresie od dnia 29 października 2004 roku do dnia 31 maja2005 roku dokonano wypłaty wynagrodzenia w dniu 27 czerwca 2005 roku.
11. Kontrolujący stwierdzili, że od podań i załączników składanych przez podatników ubiegających się o umorzenie zaległości podatkowych i odsetek od zaległości w podatkach: rolnym, od nieruchomości, a także w podatku od środków transportowych, pobierano opłatę skarbową, czym naruszono przepisy ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (tekst jednolity z 2004 roku, Dz. U. nr 253, poz. 2532 ze zm.). Zgodnie z załącznikiem do ww. ustawy, zawierającej szczegółowy wykaz przedmiotów opłaty skarbowej, stawki oraz zwolnienia - podania i załączniki do podań w sprawach zwrotu lub umorzenia należności celnych oraz należności, do których mają zastosowanie przepisy Ordynacji podatkowej, są zwolnione z opłaty skarbowej (część I, kolumna 4, pkt 14 tabeli stanowiącej załącznik do ustawy). Pobrana opłata skarbowa, w próbie objętej kontrolą, wyniosła: w 2004 roku – 147,00 zł, w 2005 roku – 149,50 zł.
12. Nie pobierano opłaty skarbowej od wniosków podatników ubiegających się o zwolnienie w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów na utworzenie gospodarstwa rolnego lub powiększenie już istniejącego, co naruszało art. 1 ustawy o opłacie skarbowej. Nie pobrana opłata, w próbie objętej kontrolą, wyniosła: w 2004 roku – 50 zł, w 2005 roku - 50 zł.
13. Nie prowadzono, bądź prowadzono niesystematycznie windykację zaległości podatkowych w podatku rolnym, podatku od nieruchomości i podatku od środków transportowych. W podatku rolnym na 10 podatników, objętych próbą, nie podejmowano czynności windykacyjnych w 2004 roku
w 9 przypadkach, w 2005 roku w 4 przypadkach. W pozostałych przypadkach wysyłano upomnienia do dłużników po dwóch, trzech miesiącach od upływu terminu płatności danej raty podatku. W podatku od nieruchomości na 13 dłużników - objętych kontrolą - w 2004 roku nie podejmowano czynności windykacyjnych w 5 przypadkach, a na 12 dłużników - objętych kontrolą - w 2005 roku nie podejmowano czynności windykacyjnych w 7 przypadkach. W pozostałych sytuacjach upomnienia wysyłano niesystematycznie, tj. nie po każdej racie, po bezskutecznym wysłaniu upomnienia nie wystawiano tytułów wykonawczych celem przesłania Naczelnikowi Urzędu Skarbowego. W podatku od środków transportowych, w latach 2004-2005, pierwsze upomnienia wysyłano do dłużników dopiero w dniach 5, 14, 17, 18 maja. Powyższe naruszało przepisy zawarte w § 3 ust. 1 i § 5 ust 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 ze zm.), wydanego na podstawie ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2005 roku Dz. U. nr 229 poz. 1954 z. zm.).
Za powyższe nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Wójta Gminy działający jako organ podatkowy I instancji, Skarbnik Gminy i Inspektorzy Urzędu Gminy w zakresie wskazanym szczegółowo w protokole kontroli.
W zakresie wydatków (datacji) na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych.
Ogłoszenie z dnia 15 marca 2005 roku o otwartym konkursie ofert na realizację zadań publicznych przez organizacje pozarządowe w 2005 roku polegających na organizowaniu szeroko rozumianych działań rekreacyjno – sportowych w różnych dyscyplinach oraz organizowaniu zajęć sportowych dla dzieci, młodzieży i osób dorosłych nie zostało podane do publicznej wiadomości poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Gminy Bielawy, opublikowanie w dzienniku o zasięgu lokalnym, jak również w inny sposób zapewniający dostęp podmiotów zainteresowanych, co było niezgodne z art. 13 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96 poz. 873 ). Zgodnie z wyjaśnieniami złożonymi przez Kierownika Referatu Kultury i Sportu informację o konkursie przekazano stowarzyszeniom kultury fizycznej działającym na terenie Gminy ustnie. Odpowiedzialność za wskazane naruszenie ponosi Kierownik Referatu Kultury i Sportu.
W zakresie wydatków na podróże służbowe pracowników
1. Stwierdzono, że w 3 przypadkach odbywania podróży służbowych samochodami osobowymi będącymi własnością pracowników w poleceniach wyjazdu służbowego nr nr 117/2005, 157/2005, 275/2005 nie wpisano marki samochodu, bądź pojemności skokowej silnika, co nie pozwoliło kontrolującym na sprawdzenie zgodności zastosowanej stawki z przepisami § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 ze zm.). Ponadto, w poleceniu wyjazdu służbowego nr 117/2005 wystawionym dla pracownika gospodarczego nie wpisano miejscowości do jakiej został on delegowany.
2. Przy wystawianiu poleceń wyjazdu służbowego nr nr: 29/2005, 44/2005, 117/2005, 120/2005, 157/2005, 194/2005, 196/2005, 270/2005, 275/2005, 307/2005 i 309/2005 wypełniono tylko pierwszą część rubryki „na czas od ......”, a nie wypełniono rubryki „do .......”.
W zakresie wydatków inwestycyjnych
Przy realizacji zamówienia publicznego dotyczącego budowy sieci wodociągowej z przyłączami w Walewicach, Marywilu, Seligach, Helinie, Starym Waliszewie i Leśniczówce stwierdzono następujące nieprawidłowości:
1. Wartość szacunkowa zamówienia publicznego została ustalona na podstawie środków zabezpieczonych w budżecie Gminy na 2005 rok na realizację przedmiotowego zamówienia w kwocie 1.622.800 zł, a nie na podstawie kosztorysu inwestorskiego, zgodnie z którym wartość wynosiła
2.926.211,97 zł. Powyższe było niezgodne z art. 33 ust 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.) określającym sposób ustalania wartości zamówień na roboty budowlane. Niewłaściwie ustalona wartość szacunkowa zamówienia nie miała wpływu na procedurę przetargową, bowiem obydwie kwoty przekraczały wartość 60.000 euro.
2. Przy realizacji wszystkich faktur przedłożonych przez wykonawcę robót – Przedsiębiorstwo „MELGOS”, Gostynin, nie przestrzegano 14 dniowego terminu płatności od daty przedłożenia faktury do realizacji, określonego w umowie nr 18/2005 z dnia 5 października 2005 roku.
3. Przy realizacji faktur: nr 91/2005, nr 92/2005, 93/2005, 2/2006, 4/2006 przedłożonych przez firmę Usługi Wodno – Melioracyjne, Jan Krzeszewski, Łowicz, nie przestrzegano 21 dniowego terminu płatności od daty przedłożenia poszczególnych faktur do realizacji, czym naruszono § 4 ust. 3 umowy nr 19/2005 z dnia 5 października 2005 roku na pełnienie nadzoru inwestorskiego.
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Ustalić Instrukcję w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł.
2. Zapewnić wykonywania funkcji Skarbnika Gminy przez osobę spełniającą wymogi kwalifikacyjne określone w art.45 ust.2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych.
3. Kontrole finansowe w jednostkach organizacyjnych Gminy przeprowadzać w oparciu o wcześniej wystawione przez Wójta Gminy imienne upoważnienia, zgodnie z postanowieniami § 39 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej.
4. Opracowywać na każdy rok kalendarzowy plan kontroli wewnętrznej ze wskazaniem terminu kontroli, zakresu oraz okresu objętego kontrolą, zgodnie z wymogami § 36 ust. 1 Regulaminu kontroli wewnętrznej.
5. Terminowo regulować należności wynikające z wystawionych przez kontrahentów faktur, stosownie do wymogu określonego w art.35 ust.3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym - wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
6. Ewidencję księgową na koncie 201 prowadzić zgodnie postanowieniami zakładowego planu kont.
7. Zaliczki udzielane pracownikom rozliczać w terminie nie późniejszym niż 14 dni od wykonania zadania, na które były udzielone zaliczki, zgodnie z § 14 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych.
8. Nakazy płatnicze w zakresie łącznego zobowiązania pieniężnego doręczać w terminie umożliwiającym zapłatę I raty podatku w ustawowo ustalonym terminie płatności (do 15 marca danego roku).
9. W decyzjach dotyczących udzielenia ulg w zapłacie podatków umieszczać uzasadnienie faktyczne i prawne rozstrzygnięcia, zgodnie z art. 210 § 1 pkt 6 w zw. z art. 210 § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
10. Podjąć czynności w celu wyegzekwowania odsetek z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych.
11. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez podatników podatku rolnego (osoby prawne) i podatku od środków transportowych. W sytuacji braku złożenia deklaracji przez podatnika, organ podatkowy może żądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn nie złożenia deklaracji lub wezwać do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku, stosownie do art. 274a ustawy Ordynacja podatkowa.
12. Wezwać Spółdzielnię Kółek Rolniczych w Bielawach z siedzibą w Piotrowicach do złożenia deklaracji podatkowych w podatku od środków transportowych i podjąć czynności w celu wyegzekwowania należnego podatku.
13. Udzielając zwolnień w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie gospodarstwa rolnego, przestrzegać art. 13d ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym, zgodnie z którym - zwolnienia i ulgi są stosowane od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik wystąpił z wnioskiem.
14. Decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowej, rozłożenia na raty podatku lub zaległości podatkowej, odroczenia terminu zapłaty podatku lub zaległości podatkowej, wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy przepisy
art. 122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania należy ustalić istnienie lub nie istnienie ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia.
15. Podjąć działania mające na celu określenie przez Radę Gminy Bielawy terminu płatności opłaty targowej, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art. 19 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych.
16. Przy wypłacie wynagrodzenia inkasentom opłaty targowej przestrzegać terminów określonych w umowach w sprawie inkasa.
17. Zaniechać pobierania opłaty skarbowej od podań i załączników składanych w sprawach umorzenia zaległości podatkowych. Pobierać opłatę od podań i załączników składanych w sprawach udzielenia zwolnień i ulg ustawowych w podatku rolnym.
18. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
19. Ogłaszać otwarty konkurs ofert na realizację zadań gminy przez organizacje pozarządowe w sposób określony w art. 13 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
20. Zwrotu kosztów podróży służbowych pracowników dokonywać na podstawie prawidłowo wypełnionych i rozliczonych poleceń wyjazdu służbowego.
21. Wartość szacunkową zamówienia publicznego na roboty budowlane ustalać zgodnie z art. 33 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych, stosownie do którego - wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na etapie opracowania dokumentacji projektowej albo na podstawie planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane.
Podając powyższe do wiadomości, stosownie do postanowień wynikających z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy w Bielawach
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Bielawach
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 11 lipca 2006 r.
Pan
SYLWESTER KUBIŃSKI
Wójt Gminy Bielawy
WK - 602/43/2006
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Bielawy. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia z lat 2004–2005, dotyczące przede wszystkim: kontroli finansowej, prowadzenia rachunkowości, sporządzania sprawozdań finansowych, gospodarki kasowej, realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych, realizacji dochodów z majątku, udzielania zamówień publicznych, wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z błędnej interpretacji przepisów, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz niewystarczających procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie unormowań wewnętrznych
Nie opracowano i nie wprowadzono w życie Instrukcji w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub niejawnych źródeł, zgodnie z art. 15a ust. 2 w związku z art.2 pkt 8 ustawy z dnia 16 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 153, poz. 1505 ze zm.). Odpowiedzialność za ustalenie ww. Instrukcji ponosi Wójt Gminy Bielawy.
W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej (finansowej)
1. Kontrolujący stwierdzili, że przeprowadzono kontrole finansowe w jednostkach organizacyjnych Gminy bez wymaganego imiennego upoważnienia, które powinien wystawić Wójt Gminy, zgodnie z § 39 ust. 1 Regulaminu kontroli wewnętrznej, wprowadzonego zarządzeniem nr 3/2004 Wójta Gminy z dnia 30 stycznia 2004 roku.
2. Jednostka nie opracowała planu kontroli wewnętrznej, obejmującego rok kalendarzowy ze wskazaniem terminów kontroli, zakresu oraz okresu objętego kontrolą, zgodni z wymogami określonymi w § 36 ust. 1 Regulaminu kontroli wewnętrznej.
3. Stwierdzono, że Skarbnik Gminy legitymował się wykształceniem średnim ogólnym, nie spełniał, zatem wymogów kwalifikacyjnych określonych w art. 35 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.), a obecnie w art.45 ust.2 pkt 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.). Zgodnie z art.45 ust.1 pkt 4 ww. ustawy - skarbnik gminy musi spełniać jeden z poniższych warunków: a) ukończyć ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiadać co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości; b) ukończyć średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną i posiadać co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości; c) być wpisanym do rejestru biegłych rewidentów na podstawie odrębnych przepisów; d) posiadać świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub certyfikat księgowy, wydane na podstawie odrębnych przepisów.
W zakresie rozrachunków i roszczeń
1. Jednostka posiadała na dzień 31 grudnia 2004 roku zobowiązanie wymagalne w kwocie 17.610,58 zł, które powstało w wyniku nie uregulowania w całości Faktury VAT nr 67/2004 z dnia 14 grudnia 2004 roku, wystawionej przez Specjalistyczny Zakład U. P. „GEJPOL” Leszek Piotr Gejo, Domaniewice z terminem płatności 28 grudnia 2004 roku. Kwota 17.610,58 zł została uregulowana przelewem w dniu 16 marca 2005 roku. Wierzyciel nie naliczył odsetek, w wyniku czego Gmina nie poniosła skutków finansowych nieterminowej zapłaty. Zobowiązanie wymagalne zostało wykazane w sprawozdaniu budżetowym Rb – Z rocznym o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń od początku roku do 31 grudnia 2004 roku.
2. Stwierdzono, że jednostka nie prowadziła ewidencji analitycznej do konta 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, zapewniającej możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów, za wyjątkiem tych, które na koniec roku powodują powstanie zobowiązań, w tym wymagalnych. Działanie powyższe było niezgodne z obowiązującym planem kont dla jednostki budżetowej i budżetu gminy, wprowadzonym w życie zarządzeniem nr 4/2002 Wójta Gminy Bielawy z dnia 25 kwietnia 2002 roku, opracowanym w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752 ze zm.). Odpowiedzialność za prawidłowe wypełnianie obowiązków w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki ponoszą Wójt Gminy Bielawy i Skarbnik Gminy Bielawy.
3. Stwierdzono, że zaliczka udzielona pracownikowi gospodarczemu w dniu 15 lipca 2005 roku w kwocie 800 zł na zakup materiałów do remontu Gminnego Centrum Informacji przy GBP w Bielawach została rozliczona w dniu 25 sierpnia 2005 roku, tj. prawie po upływie miesiąca od wykonania zadania, na które została pobrana (zadanie zostało wykonane w dniu 28 lipca 2005 roku). Powyższe było niezgodne z § 14 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych oraz z § 20 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. nr 23, poz. 190). Wymienione przepisy stanowiły, że zaliczki powinny być rozliczone nie później niż w 14 dni po wykonaniu zadania.
W zakresie dochodów z podatków i opłat lokalnych
1. Kontrolujący stwierdzili kilka przypadków doręczenia w 2004 roku nakazów płatniczych (sołectwo Marianów) po terminie umożliwiającym zapłatę podatku w ustawowym terminie płatności, określonym w art. 6a ust. 6 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 ze zm.).
2. Wszystkie objęte kontrolą decyzje dotyczące umorzenia zaległości w podatku od nieruchomości, podatku rolnym i podatku od środków transportowych nie zawierały uzasadnienia faktycznego i prawnego, stosownie do wymogu wynikającego z art. 210 § 1 pkt 6 w zw. art. 210 § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.). Zgodnie z art. 210 § 4 ww. ustawy - uzasadnienie faktyczne decyzji powinno zawierać, w szczególności wskazanie faktów, które organ podatkowy uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, natomiast uzasadnienie prawne powinno zawierać wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z podaniem przepisów prawnych.
3. Stwierdzono szereg przypadków nie dochodzenia przez organ podatkowy odsetek z tytułu nieterminowych wpłat podatku od nieruchomości, podatku od środków transportowych i podatku rolnego, w kwotach szczegółowo wyliczonych w protokole kontroli.
4. Stwierdzono przypadki nieterminowego składania, w latach 2004 - 2005, przez podatników podatku rolnego (osoby prawne) i podatku od środków transportowych deklaracji podatkowych. Terminy składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne w podatku rolnym określone zostały
w art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy o podatku rolnym, a przez podatników podatku od środków transportowych w art.9 ust. 6 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2006 r., Dz. U. nr 121, poz. 844).
5. W latach 2004-2005 Spółdzielnia Kółek Rolniczych w Bielawach z siedzibą w Piotrowicach nie złożyła deklaracji podatkowych w podatku od środków transportowych. Organ podatkowy nie wezwał podatnika do złożenia deklaracji, jak również nie zażądał złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn braku złożenia deklaracji, zgodnie z art. 274a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
6. Stwierdzono, że decyzje Wójta Gminy Bielawy w sprawie zwolnień z tytułu zakupu gruntów na utworzenie nowego gospodarstwa rolnego lub powiększenie już istniejącego (zwolnienia na okres 5 lat oraz ulga w szóstym i siódmym roku), ulg żołnierskich i inwestycyjnych, w próbie objętej kontrolą, wydane zostały z naruszeniem art. 13d ust. 3 ustawy o podatku rolnym. Decyzje nie zawierały wskazania dnia i miesiąca, od którego zastosowano ulgę lub zwolnienie, jak również dnia i miesiąca zakończenia ich stosowania. Podawano jedynie pełne lata. Zgodnie z powołanym art.13d ust.3 ustawy o podatku rolnym - zwolnienia i ulgi podatkowe w podatku rolnym udzielane na wniosek podatnika, stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został złożony wniosek.
7. Stwierdzono przypadki wydania przez Wójta Gminy decyzji umarzających zaległości podatkowe w podatku od środków transportowych bez przeprowadzenia stosownego postępowania podatkowego mającego na celu dokładne wyjaśnienie stanu faktycznego, zgodnie z wymogami określonymi
w art. 122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
8. Uchwały Rady Gminy Bielawy nr III/16/2002 z dnia 30 grudnia 2002 roku w sprawie określenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej i nr XXIV/95/2004 z dnia 3 grudnia 2004 roku w sprawie zmiany uchwały nr III/16/2002 z dnia 30 grudnia 2002 roku, nie określały terminu płatności opłaty targowej, stosownie do wymogu wynikającego z art. 19 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
9. W umowach z inkasentami określono termin wpłaty zainkasowanej kwoty do kasy Urzędu Gminy w ciągu 10 dni po zakończeniu miesiąca. Ustalono, że opłata targowa pobierana jest od poniedziałku do soboty każdego tygodnia, zatem termin wpłaty zainkasowanych kwot jest zbyt odległy. Ponadto, należy wskazać, że zgodnie z art.47 § 4a ustawy Ordynacja podatkowa - terminem płatności dla inkasentów jest dzień następujący po ostatnim dniu, w którym, zgodnie z przepisami prawa podatkowego, wpłata podatku powinna nastąpić, chyba, że organ stanowiący właściwej jednostki samorządu terytorialnego wyznaczył termin późniejszy. W omawianym przypadku termin płatności opłaty targowej powinien zostać ustalony przez Radę Gminy (patrz punkt powyżej), co pozwoliłoby na zastosowanie art.47 § 4a ww. ustawy.
10. Przy wypłacie wynagrodzenia inkasentom nie przestrzegano terminu określonego w § 2 umów w sprawie inkasa zgodnie, z którym - wynagrodzenie za inkaso opłaty targowej powinno być wypłacane w kasie Urzędu Gminy w Bielawach w terminach kwartalnych, do końca następnego miesiąca po zakończeniu kwartału. Przykładowo, Pana Mirosławowi Walasiakowi od kwot opłaty targowej wpłaconej do kasy Urzędu Gminy Bielawy w okresie od dnia 29 października 2004 roku do dnia 31 maja2005 roku dokonano wypłaty wynagrodzenia w dniu 27 czerwca 2005 roku.
11. Kontrolujący stwierdzili, że od podań i załączników składanych przez podatników ubiegających się o umorzenie zaległości podatkowych i odsetek od zaległości w podatkach: rolnym, od nieruchomości, a także w podatku od środków transportowych, pobierano opłatę skarbową, czym naruszono przepisy ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (tekst jednolity z 2004 roku, Dz. U. nr 253, poz. 2532 ze zm.). Zgodnie z załącznikiem do ww. ustawy, zawierającej szczegółowy wykaz przedmiotów opłaty skarbowej, stawki oraz zwolnienia - podania i załączniki do podań w sprawach zwrotu lub umorzenia należności celnych oraz należności, do których mają zastosowanie przepisy Ordynacji podatkowej, są zwolnione z opłaty skarbowej (część I, kolumna 4, pkt 14 tabeli stanowiącej załącznik do ustawy). Pobrana opłata skarbowa, w próbie objętej kontrolą, wyniosła: w 2004 roku – 147,00 zł, w 2005 roku – 149,50 zł.
12. Nie pobierano opłaty skarbowej od wniosków podatników ubiegających się o zwolnienie w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów na utworzenie gospodarstwa rolnego lub powiększenie już istniejącego, co naruszało art. 1 ustawy o opłacie skarbowej. Nie pobrana opłata, w próbie objętej kontrolą, wyniosła: w 2004 roku – 50 zł, w 2005 roku - 50 zł.
13. Nie prowadzono, bądź prowadzono niesystematycznie windykację zaległości podatkowych w podatku rolnym, podatku od nieruchomości i podatku od środków transportowych. W podatku rolnym na 10 podatników, objętych próbą, nie podejmowano czynności windykacyjnych w 2004 roku
w 9 przypadkach, w 2005 roku w 4 przypadkach. W pozostałych przypadkach wysyłano upomnienia do dłużników po dwóch, trzech miesiącach od upływu terminu płatności danej raty podatku. W podatku od nieruchomości na 13 dłużników - objętych kontrolą - w 2004 roku nie podejmowano czynności windykacyjnych w 5 przypadkach, a na 12 dłużników - objętych kontrolą - w 2005 roku nie podejmowano czynności windykacyjnych w 7 przypadkach. W pozostałych sytuacjach upomnienia wysyłano niesystematycznie, tj. nie po każdej racie, po bezskutecznym wysłaniu upomnienia nie wystawiano tytułów wykonawczych celem przesłania Naczelnikowi Urzędu Skarbowego. W podatku od środków transportowych, w latach 2004-2005, pierwsze upomnienia wysyłano do dłużników dopiero w dniach 5, 14, 17, 18 maja. Powyższe naruszało przepisy zawarte w § 3 ust. 1 i § 5 ust 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 ze zm.), wydanego na podstawie ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2005 roku Dz. U. nr 229 poz. 1954 z. zm.).
Za powyższe nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Wójta Gminy działający jako organ podatkowy I instancji, Skarbnik Gminy i Inspektorzy Urzędu Gminy w zakresie wskazanym szczegółowo w protokole kontroli.
W zakresie wydatków (datacji) na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych.
Ogłoszenie z dnia 15 marca 2005 roku o otwartym konkursie ofert na realizację zadań publicznych przez organizacje pozarządowe w 2005 roku polegających na organizowaniu szeroko rozumianych działań rekreacyjno – sportowych w różnych dyscyplinach oraz organizowaniu zajęć sportowych dla dzieci, młodzieży i osób dorosłych nie zostało podane do publicznej wiadomości poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Gminy Bielawy, opublikowanie w dzienniku o zasięgu lokalnym, jak również w inny sposób zapewniający dostęp podmiotów zainteresowanych, co było niezgodne z art. 13 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96 poz. 873 ). Zgodnie z wyjaśnieniami złożonymi przez Kierownika Referatu Kultury i Sportu informację o konkursie przekazano stowarzyszeniom kultury fizycznej działającym na terenie Gminy ustnie. Odpowiedzialność za wskazane naruszenie ponosi Kierownik Referatu Kultury i Sportu.
W zakresie wydatków na podróże służbowe pracowników
1. Stwierdzono, że w 3 przypadkach odbywania podróży służbowych samochodami osobowymi będącymi własnością pracowników w poleceniach wyjazdu służbowego nr nr 117/2005, 157/2005, 275/2005 nie wpisano marki samochodu, bądź pojemności skokowej silnika, co nie pozwoliło kontrolującym na sprawdzenie zgodności zastosowanej stawki z przepisami § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 ze zm.). Ponadto, w poleceniu wyjazdu służbowego nr 117/2005 wystawionym dla pracownika gospodarczego nie wpisano miejscowości do jakiej został on delegowany.
2. Przy wystawianiu poleceń wyjazdu służbowego nr nr: 29/2005, 44/2005, 117/2005, 120/2005, 157/2005, 194/2005, 196/2005, 270/2005, 275/2005, 307/2005 i 309/2005 wypełniono tylko pierwszą część rubryki „na czas od ......”, a nie wypełniono rubryki „do .......”.
W zakresie wydatków inwestycyjnych
Przy realizacji zamówienia publicznego dotyczącego budowy sieci wodociągowej z przyłączami w Walewicach, Marywilu, Seligach, Helinie, Starym Waliszewie i Leśniczówce stwierdzono następujące nieprawidłowości:
1. Wartość szacunkowa zamówienia publicznego została ustalona na podstawie środków zabezpieczonych w budżecie Gminy na 2005 rok na realizację przedmiotowego zamówienia w kwocie 1.622.800 zł, a nie na podstawie kosztorysu inwestorskiego, zgodnie z którym wartość wynosiła
2.926.211,97 zł. Powyższe było niezgodne z art. 33 ust 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.) określającym sposób ustalania wartości zamówień na roboty budowlane. Niewłaściwie ustalona wartość szacunkowa zamówienia nie miała wpływu na procedurę przetargową, bowiem obydwie kwoty przekraczały wartość 60.000 euro.
2. Przy realizacji wszystkich faktur przedłożonych przez wykonawcę robót – Przedsiębiorstwo „MELGOS”, Gostynin, nie przestrzegano 14 dniowego terminu płatności od daty przedłożenia faktury do realizacji, określonego w umowie nr 18/2005 z dnia 5 października 2005 roku.
3. Przy realizacji faktur: nr 91/2005, nr 92/2005, 93/2005, 2/2006, 4/2006 przedłożonych przez firmę Usługi Wodno – Melioracyjne, Jan Krzeszewski, Łowicz, nie przestrzegano 21 dniowego terminu płatności od daty przedłożenia poszczególnych faktur do realizacji, czym naruszono § 4 ust. 3 umowy nr 19/2005 z dnia 5 października 2005 roku na pełnienie nadzoru inwestorskiego.
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Ustalić Instrukcję w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł.
2. Zapewnić wykonywania funkcji Skarbnika Gminy przez osobę spełniającą wymogi kwalifikacyjne określone w art.45 ust.2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych.
3. Kontrole finansowe w jednostkach organizacyjnych Gminy przeprowadzać w oparciu o wcześniej wystawione przez Wójta Gminy imienne upoważnienia, zgodnie z postanowieniami § 39 ust.1 Regulaminu kontroli wewnętrznej.
4. Opracowywać na każdy rok kalendarzowy plan kontroli wewnętrznej ze wskazaniem terminu kontroli, zakresu oraz okresu objętego kontrolą, zgodnie z wymogami § 36 ust. 1 Regulaminu kontroli wewnętrznej.
5. Terminowo regulować należności wynikające z wystawionych przez kontrahentów faktur, stosownie do wymogu określonego w art.35 ust.3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym - wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
6. Ewidencję księgową na koncie 201 prowadzić zgodnie postanowieniami zakładowego planu kont.
7. Zaliczki udzielane pracownikom rozliczać w terminie nie późniejszym niż 14 dni od wykonania zadania, na które były udzielone zaliczki, zgodnie z § 14 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych.
8. Nakazy płatnicze w zakresie łącznego zobowiązania pieniężnego doręczać w terminie umożliwiającym zapłatę I raty podatku w ustawowo ustalonym terminie płatności (do 15 marca danego roku).
9. W decyzjach dotyczących udzielenia ulg w zapłacie podatków umieszczać uzasadnienie faktyczne i prawne rozstrzygnięcia, zgodnie z art. 210 § 1 pkt 6 w zw. z art. 210 § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
10. Podjąć czynności w celu wyegzekwowania odsetek z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych.
11. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez podatników podatku rolnego (osoby prawne) i podatku od środków transportowych. W sytuacji braku złożenia deklaracji przez podatnika, organ podatkowy może żądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn nie złożenia deklaracji lub wezwać do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku, stosownie do art. 274a ustawy Ordynacja podatkowa.
12. Wezwać Spółdzielnię Kółek Rolniczych w Bielawach z siedzibą w Piotrowicach do złożenia deklaracji podatkowych w podatku od środków transportowych i podjąć czynności w celu wyegzekwowania należnego podatku.
13. Udzielając zwolnień w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie gospodarstwa rolnego, przestrzegać art. 13d ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym, zgodnie z którym - zwolnienia i ulgi są stosowane od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik wystąpił z wnioskiem.
14. Decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowej, rozłożenia na raty podatku lub zaległości podatkowej, odroczenia terminu zapłaty podatku lub zaległości podatkowej, wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy przepisy
art. 122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania należy ustalić istnienie lub nie istnienie ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia.
15. Podjąć działania mające na celu określenie przez Radę Gminy Bielawy terminu płatności opłaty targowej, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art. 19 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych.
16. Przy wypłacie wynagrodzenia inkasentom opłaty targowej przestrzegać terminów określonych w umowach w sprawie inkasa.
17. Zaniechać pobierania opłaty skarbowej od podań i załączników składanych w sprawach umorzenia zaległości podatkowych. Pobierać opłatę od podań i załączników składanych w sprawach udzielenia zwolnień i ulg ustawowych w podatku rolnym.
18. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
19. Ogłaszać otwarty konkurs ofert na realizację zadań gminy przez organizacje pozarządowe w sposób określony w art. 13 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
20. Zwrotu kosztów podróży służbowych pracowników dokonywać na podstawie prawidłowo wypełnionych i rozliczonych poleceń wyjazdu służbowego.
21. Wartość szacunkową zamówienia publicznego na roboty budowlane ustalać zgodnie z art. 33 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych, stosownie do którego - wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na etapie opracowania dokumentacji projektowej albo na podstawie planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane.
Podając powyższe do wiadomości, stosownie do postanowień wynikających z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy w Bielawach
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Bielawach
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.