M. Tomaszów Mazowiecki - kontrola doraźna, przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2006r.
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Prezydenta Miasta Tomaszów Mazowiecki, po zakończeniu doraźnej kontroli gospodarki finansowej w zakresie wydatków na promocję jednostki samorządu terytorialnego. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
Mirosław Kukliński
Prezydent Miasta Tomaszów Mazowiecki
WK - 602/18/2006
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła doraźną kontrolę gospodarki finansowej w zakresie wydatków na promocję jednostki samorządu terytorialnego w Urzędzie Miasta w Tomaszowie Mazowieckim. Kontrolę podjęto realizując wniosek Prokuratury Okręgowej w Piotrkowie Trybunalskim. Czynności kontrolne, obejmujące lata 1999 - 2001, ujawniły szereg istotnych nieprawidłowości i naruszeń prawa, w szczególności nie przestrzeganie przepisów o zamówieniach publicznych; brak kontroli nad realizacją zleconych zadań; dokonywanie zapłat za prace, które nie zostały wykonane lub były niezgodne z zawartymi umowami; wydatkowanie środków finansowych z naruszeniem zasady oszczędności (art.92 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych - tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.). Kontrolą objęto następujące zagadnienia związane z wydatkami na promocję jednostki samorządu terytorialnego w Mieście Tomaszów Mazowiecki:
1. Organizacja IV festiwalu „A może byśmy tak… do Tomaszowa”, w dniach 25 – 27 czerwca 1999 roku w Tomaszowie Mazowieckim.
2. Organizacja V festiwalu „A może byśmy tak… do Tomaszowa”, w dniach 23 – 25 czerwca 2000 roku w Tomaszowie Mazowieckim.
3. Wykonanie prezentacji multimedialnej przez firmę „Kommunikationshaus Polen” spółka z o.o. w 1999 roku.
4. Działania promocyjne podczas "Forum Biznesu” prowadzone przez firmę „Kommunikationshaus Polen” spółka z o.o. w 1999 roku.
5. Zakup koszulek z nadrukiem i reklamówek w 2000 roku.
6. Opracowanie przez firmę "Meritum" publikacji pod roboczym tytułem „Folder promocyjny Miasta Tomaszowa Mazowieckiego 2002”.
7. Zawarcie umów z firmą "Marrow" – Marek Morawski i firmą "Imor" – Iwona Morawska.
Ad.1
Kontrolujący ustalili, że w dniu 31 marca 1999 roku zawarte zostało porozumienie pomiędzy Miastem Tomaszów Mazowiecki, reprezentowanym przez Pana Jerzego Adamskiego – Prezydenta Miasta i Pana Dariusza Smejdę – Zastępcę Prezydenta Miasta a przedstawicielami Business Club TM. Przedmiotem porozumienia była wspólna organizacja IV Festiwalu „A może byśmy tak… do Tomaszowa” w dniach 25-27 czerwca 1999 roku. W dniu 14 maja 1999 roku zawarte zostało kolejne porozumienie pomiędzy Miastem Tomaszów Mazowiecki, reprezentowanym przez Pana Jerzego Adamskiego – Prezydenta Miasta i Pana Dariusza Smejdę – Zastępcę Prezydenta Miasta a Panem Piotrem Miłoszem reprezentującym firmę "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o. Zgodnie z zapisami porozumienia Miasto, będące współorganizatorem festiwalu, zleciło spółce przeprowadzenie imprez artystycznych wg harmonogramu, który miał być przedłożony w Urzędzie Miasta do dnia 20 maja 1999 roku. Kontrolującym nie przedłożono takiego harmonogramu. Do przedmiotowego porozumienia zawarto aneks w dniu 8 czerwca 1999 roku. W aneksie wskazano, m.in., że firma "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o. ma zorganizować ochronę festiwalu i pokryć jej koszty. Mimo takich zapisów aneksu, w dniu 25 czerwca 1999 roku "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o. wystawiła Miastu fakturę na kwotę 60.024 zł brutto tytułem refundacji kosztów ochrony. Kwota 60.024 zł została zapłacona w dniu 25 czerwca 1999 roku (w dniu rozpoczęcia festiwalu). Pieniądze odebrał w gotówce Prezes Zarządu Pan Piotr Miłosz. Powyższy wydatek jak wynikało z porozumienia i sporządzonego do niego aneksu nie powinien być poniesiony przez Miasto Tomaszów Mazowiecki. Analogiczny wniosek należy sformułować w zakresie poniesionych z budżetu wydatków na wyżywienie Policji, nagrody w konkursach i imprezach sportowych, które to koszty zgodnie z ww. porozumieniem z dnia 31 marca 1999 roku ponieść miał Business Club TM.
Poza powyższym, kontrolujący ustalili, że kwoty płacone przez podmioty wynajmujące stoiska podczas trwania festiwalu wpłynęły na konto "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o., co pozostawało w sprzeczności z postanowieniami umów i porozumień, z których wynikało, że przepływ środków finansowych odbywać się będzie, m.in. przez konto Urzędu Miasta w Tomaszowie Mazowieckim. Ustalono, że z budżetu Miasta na organizację festiwalu wydatkowano, co najmniej kwotę 95.302,59 zł (w tym koszty ochrony). W trakcie kontroli RIO w Łodzi odnajdywano w jednostce kolejne faktury, co uzasadnia przypuszczenie, że w trakcie dalszych poszukiwań dokumentów dotyczących festiwalu mogą zostać odnalezione jeszcze inne faktury i rachunki.
Ad.2
W dniu 31 stycznia 2000 roku zawarte zostało pomiędzy Miastem w Tomaszowie Mazowieckim, reprezentowanym przez Pana Jerzego Adamskiego – Prezydenta Miasta i Pana Dariusza Smejdę – Zastępcę Prezydenta Miasta a Panem Piotrem Miłoszem reprezentującym firmę "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o. porozumienie, którego przedmiotem była organizacja V Festiwalu „A może tak do… Tomaszowa”. Do porozumienia sporządzono, m.in załącznik nr 2, określający sposób finansowania festiwalu. Z załącznika wynikało, że przepływ środków finansowych następować będzie przez konto Urzędu Miasta w Tomaszowie Mazowieckim i konto "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o. Kontrolujący ustalili jednakże, iż wszystkie przychody z wynajmu stoisk, reklam w wysokości 328.459, 39 zł [1] wpłynęły na konto firmy "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o i nie nastąpił przepływ środków przez konto Urzędu Miasta. W załączniku nr 3 do porozumienia określono zakres kosztów, które miały być poniesione przez firmę "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o. Koszty te obejmowały, m.in., ustawienie sceny wraz z nagłośnieniem i gaże artystów.
W dniu 23 czerwca 2000 roku firma "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o wystawiła fakturę dla Urzędu Miasta w Tomaszowie Mazowieckim za wynajem sceny wraz z nagłośnieniem na kwotę 80.000,01 zł brutto. Za scenę wraz z nagłośnieniem zapłaciło Miasto Tomaszów Mazowiecki, co było niezgodne z postanowieniami ww. załącznika nr 3. Kwotę 80.000,01 wypłacono gotówką na rzecz przedstawiciela spółki Pana Jacka Miłosza. Dodać należy, ze w 2005 roku za wynajęcie sceny, oświetlenie i nagłośnienie Miasto zapłaciło 38.000 zł.
Należy zwrócić uwagę na fakt, że fakturę wystawiono w dniu 23 czerwca 2000 roku. Sprawdzenia faktury pod względem merytorycznym dokonano w dniu 27 czerwca 2000 roku (Prezydent Miasta), sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym dokonano również w dniu 27 czerwca 2000 roku, a wypłata kwoty 80.000,01 zł nastąpiła już w dniu 23 czerwca 2000 roku.
Na fakturze opisano, że środki wydatkowano w trybie zamówienia z wolnej ręki - na podstawie art.71 ust.1 pkt 6 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych. Przepis ten stanowił, że zamówienie publiczne mogło być udzielone w trybie zamówienia z wolnej ręki, gdy wystąpiły szczególne okoliczności gospodarcze lub społeczne, których zamawiający nie mógł przewidzieć a wymagane było natychmiastowe wykonanie zamówienia. Taka sytuacja w przypadku wynajmu sceny wraz z nagłośnieniem oczywiście nie miała miejsca, gdyż porozumienie w sprawie organizacji festiwalu zostało zawarte już w styczniu 2000 roku.
Firma "Kommunikationshaus Polen" spółka z o. o. w dniu 26 czerwca 2000 roku wystawiła ponadto fakturę na kwotę 52.700 zł za koncert zespołów podczas festiwalu, które to koszty zgodnie z zawartym porozumieniem poniesione powinny zostać przez spółkę. Również w tym przypadku nieprawidłowo opisano fakturę wskazując jako podstawę poniesienia wydatku art.71 ust.1 pkt 6 ustawy o zamówieniach publicznych.
W ramach rozliczenia środków zebranych i wydatkowanych na realizację festiwalu firma "Kommunikationshaus Polen" spółka z o. o. złożyła w Urzędzie Miasta jedynie wyszczególnienie zebranych kwot i zestawienie wydatkowanych środków. Firma nie złożyła w Urzędzie Miasta jakichkolwiek umów, faktur, rachunków potwierdzających wydatkowanie kwot na organizację festiwalu. Natomiast w kosztach "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o. ujęła m.in.:
- pensje swoich pracowników za 2 miesiące – 9.627,64 zł netto,
- telefony – 4.000 zł netto – kwota przybliżona,
- paliwo – 1.162,99 zł netto,
- noclegi obsługi sceny – 504,66 zł netto.
Ad.3.
W dniu 28 kwietnia 1999 roku zawarta została umowa pomiędzy Miastem Tomaszów Mazowiecki, reprezentowanym przez Pana Jerzego Adamskiego – Prezydenta Miasta i Pana Dariusza Smejdę – Zastępcę Prezydenta Miasta a firmą "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o. Przedmiotem umowy było, m.in.: opracowanie graficzne i wykonanie dysu optycznego z multimedialnym zapisem materiału wideofonicznego w ilości 3.000 sztuk; wykonanie materiału wideofonicznego z zapisem na cyfrowym nośniku magnetycznym; wykonanie montażu elektronicznego materiału wideofonicznego; zaprojektowanie i wykonanie opakowania do dysków optycznych. Przedmiot umowy miał być wykonany w terminie do dnia 23 czerwca 1999 roku i przekazany zamawiającemu za pokwitowaniem. Wynagrodzenie dla wykonawcy ustalono na kwotę 48.000 zł brutto. W umowie przewidziane zostały również kary umowne za zwłokę.
W dniu 4 maja 1999 roku firma "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o wystawiła fakturę na kwotę 21.600,01 zł, zapłaconą przelewem w dniu 18 maja 1999 roku. Kolejna faktura wystawiona została w dniu 13 października 1999 roku na kwotę 26.399,99 zł brutto, zapłata nastąpiła przelewem w dniu 25 października 1999 roku. Faktury zostały zatwierdzone do wypłaty przez Prezydenta Miasta. Wypłat dokonano mimo, że spółka nie dostarczyła zamówionych materiałów.
W dniu 10 lutego 2002 roku Miasto Tomaszów Mazowiecki wytoczyło firmie "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o. powództwo o zapłatę kwoty 48.000 zł. Wyrokiem Sądu Okręgowego z Łodzi z dnia 19 września 2002 roku zasądzono na rzecz Gminy – Miasta Tomaszów Mazowiecki od firmy "Kommunikationshaus Polen” kwotę 48.000 zł wraz z odsetkami. Wyrokowi został nadany rygor natychmiastowej wykonalności. Do czasu przeprowadzania kontroli przez RIO w Łodzi kwota 48.000 zł wraz z odsetkami nie została wyegzekwowana. W toku kontroli jednostka podjęła czynności mające na celu zbadanie możliwości wyegzekwowania należności objętych wyrokiem sądowym.
Ad.4.
W dniu 5 października 1999 roku firma "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o. wystawiła fakturę VAT na kwotę 7.500 zł za działania promocyjne podczas odbywającego się Forum Biznesu. Faktura została zapłacona przelewem w dniu 8 października 1999 roku. Wyjaśnienia w ww. zakresie złożyła Pani Agnieszka Wieczorek, wskazując, że Forum Biznesu Polska – Austria odbyło się w październiku 1999 roku, w Forum uczestniczyli tomaszowscy przedsiębiorcy, faktura dotycząca promocji podczas Forum została opisana zgodnie z porozumieniem z dnia 1 października 1999 roku. W jednostce brak było jednakże dokumentacji dotyczącej zleconych działań promocyjnych.
Ad.5.
Kontrolujący ustalili, że w dniu 28 kwietnia 2000 roku firma "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o. przedstawiła fakturę VAT za wykonanie 50 sztuk koszulek z nadrukiem, 500 sztuk dużych reklamówek, 500 sztuk małych reklamówek na kwotę 4.477,40 zł. Faktura została sprawdzona pod względem merytorycznym przez referenta w Wydziale Promocji Miasta i Współpracy z Zagranicą Panią Agnieszkę Wieczorek. Ustalono, że wyżej wymieniona osoba nie miała pisemnego upoważnienia do sprawdzania faktur i rachunków pod względem merytorycznym. Z wyjaśnień udzielonych przez Panią Agnieszkę Wieczorek wynikało, że fakturę podpisała na ustne polecenie Naczelnika Wydziału Promocji – Pani Urszuli Kosiorowskiej.
Z uwagi na brak kart ewidencyjnych wymienionych materiałów promocyjnych kontrolujący nie mogli odnieść się do wykonania zamówienia.
Ad.6.
Folder promocyjny Miasta wykonany został w oparciu o trzy umowy, zawarte pomiędzy Miastem w Tomaszowie Mazowieckim, reprezentowanym przez Pana Dariusza Smejdę – Zastępcę Prezydenta Miasta i Pana Tomasza Kumka – Zastępcę Prezydenta Miasta a:
- firmą "Meritum" - umowa z dnia 10 lipca 2002 roku, na opracowanie merytoryczne, projekt graficzny, przygotowanie do druku publikacji „Folder promocyjny Miasta Tomaszowa Mazowieckiego 2002”, za kwotę 12.993 zł brutto,
- firmą "Momag" - umowa z dnia 30 października 2002 roku na wydrukowanie folderu promocyjnego, za kwotę 7.300 zł brutto,
- z firmą PPHU "Aleksander" - umowa z dnia 5 sierpnia 2002 roku na wykonanie 150 sztuk zdjęć Miasta Tomaszowa Mazowieckiego, za kwotę 13.359 zł brutto.
Ogólna kwota wynikająca z ww. umów to 33.652 zł brutto. Wszystkie umowy dotyczyły wykonania tego samego dzieła „Folder promocyjny Miasta Tomaszowa Mazowieckiego 2002”. W przedłożonej do kontroli dokumentacji brak było opracowania merytorycznego, projektu graficznego folderu, czyli prac, które miała wykonać i za które miała zapłacone firma "Meritum".
Ad.7.
W dniu 23 lutego 2000 roku pomiędzy Miastem Tomaszów Mazowiecki reprezentowanym przez Pana Jerzego Adamskiego – Prezydenta Miasta i Pana Dariusza Smejdę, a firmą "Marrow" – Marek Morawski zawarta została umowa dotycząca opracowania projektu, przygotowania do druku i druku „Miejskiego Informatora Aktualności MIA 100 Tomaszów Mazowiecki”. Miasto zobowiązało się do zakupu 5.000 egzemplarzy opracowania za kwotę 20.000 zł brutto.
Firma "Marrow" w dniu 23 czerwca 2000 roku wystawiła fakturę VAT za wykonanie 5.000 egzemplarzy Miejskiego Informatora Aktualności. Zapłata kwoty 20.000 zł nastąpiła przelewem w dniu 29 czerwca 2000 roku. Powyższe zamówienie udzielone zostało na podstawie art.71 ust.1 pkt 7 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem - zamawiający mógł udzielić zamówienia z wolnej ręki, gdy wartość zamówienia nie przekraczała wyrażonej w złotych równowartości kwoty 3.000 EURO lub udział środków publicznych w finansowaniu zamówienia nie przekraczał równowartości 3.000 EURO. W omawianej sytuacji kwota 20.000 zł przekroczyła równowartość wskazanej kwoty 3.000 EURO. Zamówienia udzielono, zatem z pominięciem przepisów o zamówieniach publicznych, z naruszeniem art.12a ustawy o zamówieniach publicznych.
W dniu 18 lipca 2000 roku firma "Marrow" wystawiła kolejną fakturę, na kwotę 10.000 zł brutto, za wykonanie 2.000 egzemplarzy Miejskiego Informatora Aktualności. Zapłata nastąpiła przelewem w dniu 20 lipca 2000 roku. Na fakturze odnotowano, że zamówienia dokonano na podstawie art.71 ust.1 pkt 7 ustawy o zamówieniach publicznych.
Działanie zamawiającego polegające na udzieleniu dwóch odrębnych zamówień, których przedmiotem był ten sam przedmiot zamówienia, w tym samym czasie, wskazuje na dokonanie podziału zamówienia w celu uniknięcia stosowania procedur wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych, co naruszało art.3 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych.
Kontrolujący ustalili, że firma "Marrow" dostarczyła do Urzędu Miasta w Tomaszowie Mazowieckim jedynie 5.915 egzemplarzy przedmiotowego informatora, na zamówione 7.000 sztuk. Powyższe stwierdzono na podstawie kart ewidencji materiałów promocyjnych prowadzonych w Wydziale Promocji, Kultury i Sportu w Urzędzie Miasta w Tomaszowie Mazowieckim. Jednocześnie należy wskazać, że Miasto zapłaciło za większą ilość egzemplarzy niż faktycznie wykonano. Świadczy to o braku kontroli nad realizacją zleconych zadań.
Analogiczna sytuacja miała miejsce w przypadku umowy z dnia 14 sierpnia 2000 roku, zawartej pomiędzy Miastem Tomaszów Mazowiecki, reprezentowanym przez Pana Jerzego Adamskiego – Prezydenta Miasta i Pana Dariusza Smejdę a firmą "Marrow", na opracowanie merytoryczne, projekt, przygotowanie do druku i druk „Miejskiego Informatora Aktualności CITY 100 Tomaszów Mazowiecki”. Miasto zamówiło 4.000 sztuk egzemplarzy. Wynagrodzenie dla wykonawcy ustalono na 20.000 zł brutto. Firma "Marrow" w dniu 7 września 2000 roku wystawiła fakturę VAT na kwotę 20.000 zł za wykonanie 4.000 egzemplarzy Miejskiego Informatora Aktualności CITY 100 Tomaszów Mazowiecki. Kwota 20.000 zł została wydatkowana z pominięciem procedur wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych, a firma "Marrow" dostarczyła do Urzędu Miasta w Tomaszowie Mazowieckim jedynie 1.580 egzemplarzy Informatora, co stwierdzono w oparciu o karty ewidencyjne prowadzone w Wydziale Promocji, Kultury i Sportu w Urzędzie Miasta w Tomaszowie Mazowieckim.
Z uwagi na cel kontroli przeprowadzonej w związku z wnioskiem Prokuratury Okręgowej w Piotrkowie Trybunalskim oraz okres objęty kontrolą (lata 1999-2001) nie zachodzi potrzeba wydania wniosków pokontrolnych.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Miejskiej w Tomaszowie Maz.
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej w Tomaszowie Maz.
- aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
PRZYPISY
[1] Dane według sprawozdania firmy.
Łódź, dnia 14 marca 2006 r.
Pan
Mirosław Kukliński
Prezydent Miasta Tomaszów Mazowiecki
WK - 602/18/2006
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła doraźną kontrolę gospodarki finansowej w zakresie wydatków na promocję jednostki samorządu terytorialnego w Urzędzie Miasta w Tomaszowie Mazowieckim. Kontrolę podjęto realizując wniosek Prokuratury Okręgowej w Piotrkowie Trybunalskim. Czynności kontrolne, obejmujące lata 1999 - 2001, ujawniły szereg istotnych nieprawidłowości i naruszeń prawa, w szczególności nie przestrzeganie przepisów o zamówieniach publicznych; brak kontroli nad realizacją zleconych zadań; dokonywanie zapłat za prace, które nie zostały wykonane lub były niezgodne z zawartymi umowami; wydatkowanie środków finansowych z naruszeniem zasady oszczędności (art.92 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych - tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.). Kontrolą objęto następujące zagadnienia związane z wydatkami na promocję jednostki samorządu terytorialnego w Mieście Tomaszów Mazowiecki:
1. Organizacja IV festiwalu „A może byśmy tak… do Tomaszowa”, w dniach 25 – 27 czerwca 1999 roku w Tomaszowie Mazowieckim.
2. Organizacja V festiwalu „A może byśmy tak… do Tomaszowa”, w dniach 23 – 25 czerwca 2000 roku w Tomaszowie Mazowieckim.
3. Wykonanie prezentacji multimedialnej przez firmę „Kommunikationshaus Polen” spółka z o.o. w 1999 roku.
4. Działania promocyjne podczas "Forum Biznesu” prowadzone przez firmę „Kommunikationshaus Polen” spółka z o.o. w 1999 roku.
5. Zakup koszulek z nadrukiem i reklamówek w 2000 roku.
6. Opracowanie przez firmę "Meritum" publikacji pod roboczym tytułem „Folder promocyjny Miasta Tomaszowa Mazowieckiego 2002”.
7. Zawarcie umów z firmą "Marrow" – Marek Morawski i firmą "Imor" – Iwona Morawska.
Ad.1
Kontrolujący ustalili, że w dniu 31 marca 1999 roku zawarte zostało porozumienie pomiędzy Miastem Tomaszów Mazowiecki, reprezentowanym przez Pana Jerzego Adamskiego – Prezydenta Miasta i Pana Dariusza Smejdę – Zastępcę Prezydenta Miasta a przedstawicielami Business Club TM. Przedmiotem porozumienia była wspólna organizacja IV Festiwalu „A może byśmy tak… do Tomaszowa” w dniach 25-27 czerwca 1999 roku. W dniu 14 maja 1999 roku zawarte zostało kolejne porozumienie pomiędzy Miastem Tomaszów Mazowiecki, reprezentowanym przez Pana Jerzego Adamskiego – Prezydenta Miasta i Pana Dariusza Smejdę – Zastępcę Prezydenta Miasta a Panem Piotrem Miłoszem reprezentującym firmę "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o. Zgodnie z zapisami porozumienia Miasto, będące współorganizatorem festiwalu, zleciło spółce przeprowadzenie imprez artystycznych wg harmonogramu, który miał być przedłożony w Urzędzie Miasta do dnia 20 maja 1999 roku. Kontrolującym nie przedłożono takiego harmonogramu. Do przedmiotowego porozumienia zawarto aneks w dniu 8 czerwca 1999 roku. W aneksie wskazano, m.in., że firma "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o. ma zorganizować ochronę festiwalu i pokryć jej koszty. Mimo takich zapisów aneksu, w dniu 25 czerwca 1999 roku "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o. wystawiła Miastu fakturę na kwotę 60.024 zł brutto tytułem refundacji kosztów ochrony. Kwota 60.024 zł została zapłacona w dniu 25 czerwca 1999 roku (w dniu rozpoczęcia festiwalu). Pieniądze odebrał w gotówce Prezes Zarządu Pan Piotr Miłosz. Powyższy wydatek jak wynikało z porozumienia i sporządzonego do niego aneksu nie powinien być poniesiony przez Miasto Tomaszów Mazowiecki. Analogiczny wniosek należy sformułować w zakresie poniesionych z budżetu wydatków na wyżywienie Policji, nagrody w konkursach i imprezach sportowych, które to koszty zgodnie z ww. porozumieniem z dnia 31 marca 1999 roku ponieść miał Business Club TM.
Poza powyższym, kontrolujący ustalili, że kwoty płacone przez podmioty wynajmujące stoiska podczas trwania festiwalu wpłynęły na konto "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o., co pozostawało w sprzeczności z postanowieniami umów i porozumień, z których wynikało, że przepływ środków finansowych odbywać się będzie, m.in. przez konto Urzędu Miasta w Tomaszowie Mazowieckim. Ustalono, że z budżetu Miasta na organizację festiwalu wydatkowano, co najmniej kwotę 95.302,59 zł (w tym koszty ochrony). W trakcie kontroli RIO w Łodzi odnajdywano w jednostce kolejne faktury, co uzasadnia przypuszczenie, że w trakcie dalszych poszukiwań dokumentów dotyczących festiwalu mogą zostać odnalezione jeszcze inne faktury i rachunki.
Ad.2
W dniu 31 stycznia 2000 roku zawarte zostało pomiędzy Miastem w Tomaszowie Mazowieckim, reprezentowanym przez Pana Jerzego Adamskiego – Prezydenta Miasta i Pana Dariusza Smejdę – Zastępcę Prezydenta Miasta a Panem Piotrem Miłoszem reprezentującym firmę "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o. porozumienie, którego przedmiotem była organizacja V Festiwalu „A może tak do… Tomaszowa”. Do porozumienia sporządzono, m.in załącznik nr 2, określający sposób finansowania festiwalu. Z załącznika wynikało, że przepływ środków finansowych następować będzie przez konto Urzędu Miasta w Tomaszowie Mazowieckim i konto "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o. Kontrolujący ustalili jednakże, iż wszystkie przychody z wynajmu stoisk, reklam w wysokości 328.459, 39 zł [1] wpłynęły na konto firmy "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o i nie nastąpił przepływ środków przez konto Urzędu Miasta. W załączniku nr 3 do porozumienia określono zakres kosztów, które miały być poniesione przez firmę "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o. Koszty te obejmowały, m.in., ustawienie sceny wraz z nagłośnieniem i gaże artystów.
W dniu 23 czerwca 2000 roku firma "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o wystawiła fakturę dla Urzędu Miasta w Tomaszowie Mazowieckim za wynajem sceny wraz z nagłośnieniem na kwotę 80.000,01 zł brutto. Za scenę wraz z nagłośnieniem zapłaciło Miasto Tomaszów Mazowiecki, co było niezgodne z postanowieniami ww. załącznika nr 3. Kwotę 80.000,01 wypłacono gotówką na rzecz przedstawiciela spółki Pana Jacka Miłosza. Dodać należy, ze w 2005 roku za wynajęcie sceny, oświetlenie i nagłośnienie Miasto zapłaciło 38.000 zł.
Należy zwrócić uwagę na fakt, że fakturę wystawiono w dniu 23 czerwca 2000 roku. Sprawdzenia faktury pod względem merytorycznym dokonano w dniu 27 czerwca 2000 roku (Prezydent Miasta), sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym dokonano również w dniu 27 czerwca 2000 roku, a wypłata kwoty 80.000,01 zł nastąpiła już w dniu 23 czerwca 2000 roku.
Na fakturze opisano, że środki wydatkowano w trybie zamówienia z wolnej ręki - na podstawie art.71 ust.1 pkt 6 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych. Przepis ten stanowił, że zamówienie publiczne mogło być udzielone w trybie zamówienia z wolnej ręki, gdy wystąpiły szczególne okoliczności gospodarcze lub społeczne, których zamawiający nie mógł przewidzieć a wymagane było natychmiastowe wykonanie zamówienia. Taka sytuacja w przypadku wynajmu sceny wraz z nagłośnieniem oczywiście nie miała miejsca, gdyż porozumienie w sprawie organizacji festiwalu zostało zawarte już w styczniu 2000 roku.
Firma "Kommunikationshaus Polen" spółka z o. o. w dniu 26 czerwca 2000 roku wystawiła ponadto fakturę na kwotę 52.700 zł za koncert zespołów podczas festiwalu, które to koszty zgodnie z zawartym porozumieniem poniesione powinny zostać przez spółkę. Również w tym przypadku nieprawidłowo opisano fakturę wskazując jako podstawę poniesienia wydatku art.71 ust.1 pkt 6 ustawy o zamówieniach publicznych.
W ramach rozliczenia środków zebranych i wydatkowanych na realizację festiwalu firma "Kommunikationshaus Polen" spółka z o. o. złożyła w Urzędzie Miasta jedynie wyszczególnienie zebranych kwot i zestawienie wydatkowanych środków. Firma nie złożyła w Urzędzie Miasta jakichkolwiek umów, faktur, rachunków potwierdzających wydatkowanie kwot na organizację festiwalu. Natomiast w kosztach "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o. ujęła m.in.:
- pensje swoich pracowników za 2 miesiące – 9.627,64 zł netto,
- telefony – 4.000 zł netto – kwota przybliżona,
- paliwo – 1.162,99 zł netto,
- noclegi obsługi sceny – 504,66 zł netto.
Ad.3.
W dniu 28 kwietnia 1999 roku zawarta została umowa pomiędzy Miastem Tomaszów Mazowiecki, reprezentowanym przez Pana Jerzego Adamskiego – Prezydenta Miasta i Pana Dariusza Smejdę – Zastępcę Prezydenta Miasta a firmą "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o. Przedmiotem umowy było, m.in.: opracowanie graficzne i wykonanie dysu optycznego z multimedialnym zapisem materiału wideofonicznego w ilości 3.000 sztuk; wykonanie materiału wideofonicznego z zapisem na cyfrowym nośniku magnetycznym; wykonanie montażu elektronicznego materiału wideofonicznego; zaprojektowanie i wykonanie opakowania do dysków optycznych. Przedmiot umowy miał być wykonany w terminie do dnia 23 czerwca 1999 roku i przekazany zamawiającemu za pokwitowaniem. Wynagrodzenie dla wykonawcy ustalono na kwotę 48.000 zł brutto. W umowie przewidziane zostały również kary umowne za zwłokę.
W dniu 4 maja 1999 roku firma "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o wystawiła fakturę na kwotę 21.600,01 zł, zapłaconą przelewem w dniu 18 maja 1999 roku. Kolejna faktura wystawiona została w dniu 13 października 1999 roku na kwotę 26.399,99 zł brutto, zapłata nastąpiła przelewem w dniu 25 października 1999 roku. Faktury zostały zatwierdzone do wypłaty przez Prezydenta Miasta. Wypłat dokonano mimo, że spółka nie dostarczyła zamówionych materiałów.
W dniu 10 lutego 2002 roku Miasto Tomaszów Mazowiecki wytoczyło firmie "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o. powództwo o zapłatę kwoty 48.000 zł. Wyrokiem Sądu Okręgowego z Łodzi z dnia 19 września 2002 roku zasądzono na rzecz Gminy – Miasta Tomaszów Mazowiecki od firmy "Kommunikationshaus Polen” kwotę 48.000 zł wraz z odsetkami. Wyrokowi został nadany rygor natychmiastowej wykonalności. Do czasu przeprowadzania kontroli przez RIO w Łodzi kwota 48.000 zł wraz z odsetkami nie została wyegzekwowana. W toku kontroli jednostka podjęła czynności mające na celu zbadanie możliwości wyegzekwowania należności objętych wyrokiem sądowym.
Ad.4.
W dniu 5 października 1999 roku firma "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o. wystawiła fakturę VAT na kwotę 7.500 zł za działania promocyjne podczas odbywającego się Forum Biznesu. Faktura została zapłacona przelewem w dniu 8 października 1999 roku. Wyjaśnienia w ww. zakresie złożyła Pani Agnieszka Wieczorek, wskazując, że Forum Biznesu Polska – Austria odbyło się w październiku 1999 roku, w Forum uczestniczyli tomaszowscy przedsiębiorcy, faktura dotycząca promocji podczas Forum została opisana zgodnie z porozumieniem z dnia 1 października 1999 roku. W jednostce brak było jednakże dokumentacji dotyczącej zleconych działań promocyjnych.
Ad.5.
Kontrolujący ustalili, że w dniu 28 kwietnia 2000 roku firma "Kommunikationshaus Polen" spółka z o.o. przedstawiła fakturę VAT za wykonanie 50 sztuk koszulek z nadrukiem, 500 sztuk dużych reklamówek, 500 sztuk małych reklamówek na kwotę 4.477,40 zł. Faktura została sprawdzona pod względem merytorycznym przez referenta w Wydziale Promocji Miasta i Współpracy z Zagranicą Panią Agnieszkę Wieczorek. Ustalono, że wyżej wymieniona osoba nie miała pisemnego upoważnienia do sprawdzania faktur i rachunków pod względem merytorycznym. Z wyjaśnień udzielonych przez Panią Agnieszkę Wieczorek wynikało, że fakturę podpisała na ustne polecenie Naczelnika Wydziału Promocji – Pani Urszuli Kosiorowskiej.
Z uwagi na brak kart ewidencyjnych wymienionych materiałów promocyjnych kontrolujący nie mogli odnieść się do wykonania zamówienia.
Ad.6.
Folder promocyjny Miasta wykonany został w oparciu o trzy umowy, zawarte pomiędzy Miastem w Tomaszowie Mazowieckim, reprezentowanym przez Pana Dariusza Smejdę – Zastępcę Prezydenta Miasta i Pana Tomasza Kumka – Zastępcę Prezydenta Miasta a:
- firmą "Meritum" - umowa z dnia 10 lipca 2002 roku, na opracowanie merytoryczne, projekt graficzny, przygotowanie do druku publikacji „Folder promocyjny Miasta Tomaszowa Mazowieckiego 2002”, za kwotę 12.993 zł brutto,
- firmą "Momag" - umowa z dnia 30 października 2002 roku na wydrukowanie folderu promocyjnego, za kwotę 7.300 zł brutto,
- z firmą PPHU "Aleksander" - umowa z dnia 5 sierpnia 2002 roku na wykonanie 150 sztuk zdjęć Miasta Tomaszowa Mazowieckiego, za kwotę 13.359 zł brutto.
Ogólna kwota wynikająca z ww. umów to 33.652 zł brutto. Wszystkie umowy dotyczyły wykonania tego samego dzieła „Folder promocyjny Miasta Tomaszowa Mazowieckiego 2002”. W przedłożonej do kontroli dokumentacji brak było opracowania merytorycznego, projektu graficznego folderu, czyli prac, które miała wykonać i za które miała zapłacone firma "Meritum".
Ad.7.
W dniu 23 lutego 2000 roku pomiędzy Miastem Tomaszów Mazowiecki reprezentowanym przez Pana Jerzego Adamskiego – Prezydenta Miasta i Pana Dariusza Smejdę, a firmą "Marrow" – Marek Morawski zawarta została umowa dotycząca opracowania projektu, przygotowania do druku i druku „Miejskiego Informatora Aktualności MIA 100 Tomaszów Mazowiecki”. Miasto zobowiązało się do zakupu 5.000 egzemplarzy opracowania za kwotę 20.000 zł brutto.
Firma "Marrow" w dniu 23 czerwca 2000 roku wystawiła fakturę VAT za wykonanie 5.000 egzemplarzy Miejskiego Informatora Aktualności. Zapłata kwoty 20.000 zł nastąpiła przelewem w dniu 29 czerwca 2000 roku. Powyższe zamówienie udzielone zostało na podstawie art.71 ust.1 pkt 7 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem - zamawiający mógł udzielić zamówienia z wolnej ręki, gdy wartość zamówienia nie przekraczała wyrażonej w złotych równowartości kwoty 3.000 EURO lub udział środków publicznych w finansowaniu zamówienia nie przekraczał równowartości 3.000 EURO. W omawianej sytuacji kwota 20.000 zł przekroczyła równowartość wskazanej kwoty 3.000 EURO. Zamówienia udzielono, zatem z pominięciem przepisów o zamówieniach publicznych, z naruszeniem art.12a ustawy o zamówieniach publicznych.
W dniu 18 lipca 2000 roku firma "Marrow" wystawiła kolejną fakturę, na kwotę 10.000 zł brutto, za wykonanie 2.000 egzemplarzy Miejskiego Informatora Aktualności. Zapłata nastąpiła przelewem w dniu 20 lipca 2000 roku. Na fakturze odnotowano, że zamówienia dokonano na podstawie art.71 ust.1 pkt 7 ustawy o zamówieniach publicznych.
Działanie zamawiającego polegające na udzieleniu dwóch odrębnych zamówień, których przedmiotem był ten sam przedmiot zamówienia, w tym samym czasie, wskazuje na dokonanie podziału zamówienia w celu uniknięcia stosowania procedur wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych, co naruszało art.3 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych.
Kontrolujący ustalili, że firma "Marrow" dostarczyła do Urzędu Miasta w Tomaszowie Mazowieckim jedynie 5.915 egzemplarzy przedmiotowego informatora, na zamówione 7.000 sztuk. Powyższe stwierdzono na podstawie kart ewidencji materiałów promocyjnych prowadzonych w Wydziale Promocji, Kultury i Sportu w Urzędzie Miasta w Tomaszowie Mazowieckim. Jednocześnie należy wskazać, że Miasto zapłaciło za większą ilość egzemplarzy niż faktycznie wykonano. Świadczy to o braku kontroli nad realizacją zleconych zadań.
Analogiczna sytuacja miała miejsce w przypadku umowy z dnia 14 sierpnia 2000 roku, zawartej pomiędzy Miastem Tomaszów Mazowiecki, reprezentowanym przez Pana Jerzego Adamskiego – Prezydenta Miasta i Pana Dariusza Smejdę a firmą "Marrow", na opracowanie merytoryczne, projekt, przygotowanie do druku i druk „Miejskiego Informatora Aktualności CITY 100 Tomaszów Mazowiecki”. Miasto zamówiło 4.000 sztuk egzemplarzy. Wynagrodzenie dla wykonawcy ustalono na 20.000 zł brutto. Firma "Marrow" w dniu 7 września 2000 roku wystawiła fakturę VAT na kwotę 20.000 zł za wykonanie 4.000 egzemplarzy Miejskiego Informatora Aktualności CITY 100 Tomaszów Mazowiecki. Kwota 20.000 zł została wydatkowana z pominięciem procedur wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych, a firma "Marrow" dostarczyła do Urzędu Miasta w Tomaszowie Mazowieckim jedynie 1.580 egzemplarzy Informatora, co stwierdzono w oparciu o karty ewidencyjne prowadzone w Wydziale Promocji, Kultury i Sportu w Urzędzie Miasta w Tomaszowie Mazowieckim.
Z uwagi na cel kontroli przeprowadzonej w związku z wnioskiem Prokuratury Okręgowej w Piotrkowie Trybunalskim oraz okres objęty kontrolą (lata 1999-2001) nie zachodzi potrzeba wydania wniosków pokontrolnych.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Miejskiej w Tomaszowie Maz.
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej w Tomaszowie Maz.
- aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
PRZYPISY
[1] Dane według sprawozdania firmy.