Gm. Kamieńsk - kontrola doraźna, przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2006r.
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Burmistrza Kamieńska, po zakończeniu doraźnej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych w zakresie wykonania budżetu za 2005 rok Gminy Kamieńsk. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
GRZEGORZ TURLEJSKI
Burmistrz Kamieńska
WK - 602/49/2006
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577 ze zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła doraźną kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Kamieńsk w zakresie wykonania budżetu za 2005 rok. Kontrolą objęto, w szczególności, zagadnienia związane z zaciąganiem zobowiązań; realizacją inwestycji; udzielaniem zamówień publicznych; zlecaniem zadań na rzecz organizacji pozarządowych. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie wydatków inwestycyjnych
1. Wydatki poniesione na budowę i modernizację dróg dojazdowych do gruntów rolnych klasyfikowano w rozdziale 60016 – drogi publiczne gminne, zamiast w rozdziale 60017 – drogi wewnętrzne, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 209, poz. 2132 ze zm.). Zgodnie z art.8 ust.1 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 204, poz.2086 ze zm.) - drogi dojazdowe do gruntów rolnych zaliczone są do dróg wewnętrznych.
2. Stwierdzono przypadki dokonywania nieterminowego regulowania zobowiązań finansowych wynikających z faktur wystawionych przez wykonawcę zadania inwestycyjnego budowy sieci kanalizacji sanitarnej wraz z przyłączami we wsi Ochocice. Zgodnie z art.28 ust.3 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.) - wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
3. W zakresie zadania dotyczącego wykonania ocieplenia i prac remontowych budynku Sali Gimnastycznej Publicznej Szkoły Podstawowej i Gimnazjum w Kamieńsku stwierdzono:
- zamawiający opisując przedmiot zamówienia w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (dział C – przedmiot zamówienia) nie podał kodu określonego we Wspólnym Słowniku Zamówień, co było wymagane przez
art. 30 ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.),
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie wskazano osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami, stosownie do wymogu określonego w art. 36 ust. 1 pkt 11 ustawy Prawo zamówień publicznych,
- zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zawarł wymóg by wykonawcy zrealizowali w ciągu 5 lat, co najmniej 5 robót o podobnym charakterze do robót będących przedmiotem postępowania i wartości 200.000 zł każda, w tym 5 robót dociepleniowych o powierzchni po 700 m² każda. Zamawiający żądał również by wykonawcy posiadali obroty w latach 2002 - 2004 w wysokości co najmniej 7.500.000,00 zł w każdym roku. Biorąc pod uwagę wartość zamówienia (53.555 euro), stopień skomplikowania i specyfikę robót budowlanych objętych zamówieniem stwierdzić należy, że warunek dotyczący wykazania się obrotem w wysokości 7.500.000,00 zł w każdym z trzech kolejnych lat był warunkiem nadmiernym, ograniczającym dostęp do zamówienia wykonawcom zdolnym zrealizować je należycie. Podkreślić należy, że zamawiający ma prawo i obowiązek weryfikować w ramach postępowania o udzielenia zamówienia publicznego zdolności wykonawców do wykonania określonych dostaw, usług, czy też robót budowlanych. Formułowane przez zamawiającego warunki oraz sposób oceny ich spełnienia muszą uwzględniać jednakże charakter i specyfikę przedmiotu zamówienia, jego wartość, warunki udzielania, tak by z kręgu podmiotów mogących uczestniczyć w postępowaniu nie wyeliminować wykonawców zdolnych do należytego wykonania zamówienia. Zgodnie z art. 22 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych - zamawiający nie może określać warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia w sposób, który mógłby utrudnić uczciwą konkurencję.
4. W zakresie zadania dotyczącego wykonania ocieplenia dachu zaplecza sali gimnastycznej Publicznej Szkoły Podstawowej i Gimnazjum w Kamieńsku stwierdzono:
- zamawiający opisując przedmiot zamówienia w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (dział C – przedmiot zamówienia) nie podał kodu określonego we Wspólnym Słowniku Zamówień, co było wymagane przez art. 30 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych,
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie wskazano osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami, stosownie do art. 36 ust. 1 pkt 11 ustawy Prawo zamówień publicznych,
- do jedynej złożonej oferty załączono, m.in., kserokopie bilansu, rachunku zysków i strat za lata 2003-2004. Zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (dział 3 – dokumenty jakie mają obowiązek dołączyć do oferty wykonawcy w celu potwierdzenia wymaganych warunków pkt 18) żądał przedłożenia sprawozdania finansowego, a jeżeli podlega ono badaniu przez biegłego rewidenta zgodnie z przepisami o rachunkowości również z opinią o badanym sprawozdaniu, albo w przypadku wykonawców nie zobowiązanych do sporządzania sprawozdania innych dokumentów określających obroty, zysk oraz zobowiązania i należności za okres nie dłuższy niż ostatnie 3 lata obrotowe, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – za ten okres. Zgodnie z art. 45 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 ze zm.) - sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Tym samym wykonawca nie przedłożył sprawozdania finansowego tylko niektóre jego elementy, co powinno skutkować zastosowaniem art.26 ust.3 ustawy Prawo zamówień publicznych.
5. W zakresie zadania dotyczącego wykonania budynku socjalnego (sanitariatów) na targowicy w Kamieńsku stwierdzono:
- zamawiający opisując przedmiot zamówienia nie podał kodu określonego we Wspólnym Słowniku Zamówień, zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 30 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych,
- w 2005 roku na podstawie umowy z dnia 5 października 2005 roku wykonawca (firma "HAS-BUD" z Radomska) wybudowała obiekt w stanie surowym nie zamkniętym (bez dachu i stolarki okiennej). Do czasu zakończenia kontroli przez RIO w Łodzi nie podjęto dalszych prac przy obiekcie. Opóźnienie tych prac lub ich zaniechanie może wpłynąć na jakość wykonanych już robót i ewentualną eksploatację obiektu w kolejnych latach.
6. W zakresie zadania dotyczącego wykonania drogi w Koźniewicach stwierdzono:
- w związku z realizacją ww. zadania Burmistrz Kamieńska zawarł dwie umowy z Zakładem Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Kamieńsku, których przedmiotem była budowa drogi dojazdowej do gruntów rolnych w miejscowości Koźniewice, odpowiednio w dniu 12 maja 2005 roku i w dniu 3 sierpnia 2005 roku. Umową z dnia 12 maja 2005 roku zlecono wykonanie prac za kwotę 100.000 zł,. a umową z dnia 3 sierpnia 2005 roku za 59.407,79 zł. Łącznie na dzień 3 sierpnia 2005 roku zlecono realizację prac za kwotę 159.407,79 zł. Kontrolujący ustalili, że w dacie zawierania drugiej umowy w budżecie Gminy na zadanie budowa drogi w Koźniewicach zaplanowano kwotę 135.000 zł. Kwota ustalonego w ww. umowach wynagrodzenia dla wykonawcy (ZGKiM) przekraczała, zatem wysokość zaplanowanych w budżecie wydatków. Zgodnie z art. 60 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.) wójt (burmistrz, prezydent) mają prawo zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków, w ramach upoważnień udzielonych przez radę gminy. Umowa z dnia 3 sierpnia 2005 roku została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy, mimo braku ku temu przesłanek. Kontrasygnata potwierdza, bowiem w szczególności zabezpieczenie w budżecie (planie finansowym) środków na wykonanie zaciąganego zobowiązania. Powyższe stanowiło także naruszenie obowiązków nałożonych na skarbnika gminy przez art.35 ust.1 pkt 3 w zw. z art.35 ust.7 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, stosownie do którego obowiązkiem skarbnika jest dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
- za wykonane roboty Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej wystawił następujące faktury - fakturę nr 358/05 z dnia 9 czerwca 2005 roku na kwotę 51.255 zł (zapłacona w dniu 13 czerwca 2005 roku); fakturę nr 403/05 z dnia 22 czerwca 2005 roku na kwotę 48.745 zł (zapłacona w dniu 30 czerwca 2005 roku), fakturę nr 664/05 z dnia 3 października 2005 roku na kwotę 59.407,79 zł (zapłacona w dniu 7 października 2005 roku). Dokonując zapłaty w dniu 7 października 2005 roku za fakturę nr 664/05 przekroczono kwotę zaplanowanych w budżecie wydatków na realizację przedmiotowego zadania inwestycyjnego (wydatkowano na dzień 7 października 2005 roku kwotę 159.407,79 zł, przy zaplanowanej 135.000 zł). Stanowiło to naruszenie art.92 pkt 3 w zw. z art.129 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, zgodnie z którym - w toku wykonywania budżetu obowiązuje zasada dokonywania wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym,
- w dniu 30 grudnia 2005 roku Burmistrz Kamieńska zarządzeniem nr 74/2005 zwiększył kwotę wydatków na omawiane zadanie do wysokości 147.510 zł (w wyniku rozdysponowania kwoty rezerwy). W dniu 28 grudnia 2005 roku Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej wystawił fakturę korygującą nr 4/2005 zmniejszając fakturę nr 403/05 z dnia 22 czerwca 2005 roku o kwotę 14.000 zł, która to kwota w dniu 28 grudnia 2005 roku została przelana na rachunek budżetu. Wystawienie faktury korygującej związane było z uwagami jakie do wykonanych robót zgłosiła komisja dokonująca przeglądu robót na drodze dojazdowej Koźniewice - Podolszynka w dniu
28 grudnia 2005 roku. Komisja ustaliła, że w związku z wystąpieniem drobnych kolein podczas eksploatacji drogi i koniecznością ich niwelacji przed położeniem nawierzchni asfaltowej kwota 14.000 zł zostanie zatrzymana do czasu wykonania nakładki bitumicznej i wypłacona po odbiorze robót.
W związku z wystawieniem faktury korygującej kwota wykonanych na budowę drogi wydatków - według stanu na koniec roku - zamknęła się kwotą 147.007,79 zł wydatki na roboty budowlane, prace geodezyjne, nadzór inwestorski). Zauważyć jednakże należy, że przekazanie przez Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej kwoty 14.000 zł - jak wynika z protokołu komisji dokonującej przeglądu robót i wyjaśnień Dyrektora Zakładu - nie ma charakteru zwrotu wydatku, lecz stanowi swoisty depozyt (rodzaj zabezpieczenia należytego wykonania umowy), który zostanie wykonawcy zwrócony po usunięciu usterek i dokonaniu ponownego odbioru robót.
W zakresie wydatków na zakup usług
Kontrolujący ustalili, że Burmistrz Kamieńska zawarł w dniu 12 maja 2005 roku umowę dotyczącą wykonania planu ruchu zakładu górniczego "Kamieńsk" (wynagrodzenie w wysokości 1.500 zł) oraz w dniu 17 czerwca 2005 roku umowę dotyczącą wykonania map wyrobisk górniczych (wynagrodzenie w wysokości - 1.851 zł) mimo braku zaplanowania w budżecie Gminy odpowiednich kwot wydatków na ten cel. W uchwale budżetowej (uchwała nr XXXI/261/2005 Rady Miejskiej w Kamieńsku z dnia 26 stycznia 2005 roku) nie planowano wydatków w dziale 100 - górnictwo i kopalnictwo rozdziale 10006 - pozostałe górnictwo i kopalnictwo. Wydatki w powyższej klasyfikacji wprowadzono uchwałą Rady Miejskiej nr XXXV/310/2005 z dnia 30 maja 2005 roku - kwota 1.500 zł i uchwałą Rady Miejskiej nr XLV/350/2005 z dnia 24 listopada 2005 roku - kwota 2.461 zł. Zawarcie umów nastąpiło z naruszeniem art. 60 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, zgodnie z którym - wójt (burmistrz, prezydent) mają prawo zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków, w ramach upoważnień udzielonych przez radę gminy. Kontrolujący stwierdzili również dokonywanie w klasyfikacji dział 100 rozdział 10006 wydatków z przekroczeniem kwot zaplanowanych w budżecie (zapłata w dniu 23 maja 2005 roku kwoty 1.260,70 zł; zapłata w dniu 30 czerwca 2005 roku kwoty 1.851 zł), co stanowiło naruszenie art.92 pkt 3 w zw. z art.129 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
W zakresie wydatków na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych
Umowa dotycząca zlecenia zadania publicznego zawarta w dniu 21 marca 2005 roku pomiędzy Burmistrzem Kamieńska a Zarządem Ludowego Zespołu Sportowego „Świt” Kamieńsk oraz aneksy do ww. umowy z dnia 6 kwietnia 2005 roku oraz z dnia 12 grudnia 2005 roku nie posiadały kontrasygnaty Skarbnika Gminy, stosownie do wymogu określonego w art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, zgodnie z którym to przepisem - jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.
W zakresie wydatków na wynagrodzenia nauczycieli
Kontrolujący stwierdzili przypadki nie wypłacenia nauczycielom do końca grudnia 2005 roku wynagrodzeń za przepracowane w 2005 roku godziny ponadwymiarowe, łącznie kwoty 1.290,15 zł. Dotyczyło to:
- Pani Henryki Fużewskiej – Dyrektora Publicznej Szkoły Podstawowej w Kamieńsku, nie wypłacono kwoty 82,35 zł należnej za przepracowane 3 godziny ponadwymiarowe w grudniu 2005 roku. Wynagrodzenie zostało wypłacone w dniu 1 marca 2006 roku (lista płac nr 74/03/06);
- Pani Barbary Jędrzejek – Dyrektora Publicznej Szkoły Podstawowej w Gorzędowie, nie wypłacono kwoty 411,75 zł należnej za 15 godzin ponadwymiarowych przepracowanych w okresie od dnia 1 września 2005 roku do dnia 31 grudnia 2005 roku. Wynagrodzenie zostało wypłacone dniu 1 marca 2006 roku (lista płac nr 75/03/06);
- Pani Anny Miszczyk – Zastępcy Dyrektora Publicznego Gimnazjum w Kamieńsku, nie wypłacono kwoty 796,05 zł należnej za 29 godzin ponadwymiarowych przepracowanych w okresie od dnia 1 września 2005 roku do dnia 31 grudnia 2005 roku. Wynagrodzenie zostało wypłacone w dniu 1 marca 2006 roku (lista płac nr 77/03/06).
Powyższym działaniem Kierownik Miejskiego Zespołu Ekonomiczno – Administracyjnego w Kamieńsku naruszył art. 39 ust. 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 118, poz. 1112 ze zm.), w myśl którego to przepisu - składniki wynagrodzenia, których wysokość może być ustalona jedynie na podstawie już wykonanych prac, wypłaca się miesięcznie lub jednorazowo z dołu w ostatnim dniu miesiąca. Jeżeli ostatni dzień miesiąca jest dniem ustawowo wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłacane jest w dniu poprzedzającym ten dzień, a w wypadkach szczególnie uzasadnionych wynagrodzenie może być wypłacone w jednym z ostatnich pięciu dni miesiąca lub w dniu wypłaty wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 3 (czyli miesięcznie z góry w pierwszym dniu miesiąca).
Informując o powyższym proszę Pana Burmistrza o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W związku z tym Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Przestrzegać art. 60 ust.2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, zgodnie z którym - wójt (burmistrz, prezydent) mają prawo zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków, w ramach upoważnień udzielonych przez radę gminy.
2. Przestrzegać art. 138 pkt 3 w zw. z art.189 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104), zgodnie z którym - w toku wykonywania budżetu jednostki samorządu terytorialnego obowiązuje zasada dokonywania wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym.
3. Przestrzegać art.35 ust.3 pkt 3 ww. ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym - wydatki powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
4. Wydatki na drogi wewnętrzne klasyfikować zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, wydanymi na podstawie art.16 ust.4 ustawy o finansach publicznych.
5. Warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego określać uwzględniając charakter, specyfikę, wartość zamówienia. Przestrzegać art. 22 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym - zamawiający nie może określać warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia w sposób, który mógłby utrudnić uczciwą konkurencję.
6. Do opisu przedmiotu zamówienia stosować nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, zgodnie z art. 30 ust. 7 ustawy Prawo zamówień publicznych.
7. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia podawać informację o osobach uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami, zgodnie z wymogiem określonym w art. 36 ust. 1 pkt 7 Prawa zamówień publicznych.
8. W sytuacji jeżeli wykonawcy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu lub złożyli dokumenty zawierające błędy, wyzwać ich do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo tego uzupełnienia konieczne byłoby unieważnienie postępowania, stosownie do art.26 ust.3 ustawy Prawo zamówień publicznych.
9. Zapewnić przestrzeganie art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, zgodnie z którym - jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy lub osoby przez niego upoważnionej.
10. W zakresie terminu wypłacania nauczycielom wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe przestrzegać art. 39 ust. 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela.
11. Kontynuować działania mające na celu zakończenie budowy budynku socjalnego (sanitariatów) na targowicy.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, informację o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Miejskiej w Kamieńsku.
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Kamieńsku.
- aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 25 lipca 2006 r.
Pan
GRZEGORZ TURLEJSKI
Burmistrz Kamieńska
WK - 602/49/2006
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577 ze zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła doraźną kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Kamieńsk w zakresie wykonania budżetu za 2005 rok. Kontrolą objęto, w szczególności, zagadnienia związane z zaciąganiem zobowiązań; realizacją inwestycji; udzielaniem zamówień publicznych; zlecaniem zadań na rzecz organizacji pozarządowych. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie wydatków inwestycyjnych
1. Wydatki poniesione na budowę i modernizację dróg dojazdowych do gruntów rolnych klasyfikowano w rozdziale 60016 – drogi publiczne gminne, zamiast w rozdziale 60017 – drogi wewnętrzne, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 209, poz. 2132 ze zm.). Zgodnie z art.8 ust.1 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 204, poz.2086 ze zm.) - drogi dojazdowe do gruntów rolnych zaliczone są do dróg wewnętrznych.
2. Stwierdzono przypadki dokonywania nieterminowego regulowania zobowiązań finansowych wynikających z faktur wystawionych przez wykonawcę zadania inwestycyjnego budowy sieci kanalizacji sanitarnej wraz z przyłączami we wsi Ochocice. Zgodnie z art.28 ust.3 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.) - wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
3. W zakresie zadania dotyczącego wykonania ocieplenia i prac remontowych budynku Sali Gimnastycznej Publicznej Szkoły Podstawowej i Gimnazjum w Kamieńsku stwierdzono:
- zamawiający opisując przedmiot zamówienia w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (dział C – przedmiot zamówienia) nie podał kodu określonego we Wspólnym Słowniku Zamówień, co było wymagane przez
art. 30 ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.),
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie wskazano osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami, stosownie do wymogu określonego w art. 36 ust. 1 pkt 11 ustawy Prawo zamówień publicznych,
- zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zawarł wymóg by wykonawcy zrealizowali w ciągu 5 lat, co najmniej 5 robót o podobnym charakterze do robót będących przedmiotem postępowania i wartości 200.000 zł każda, w tym 5 robót dociepleniowych o powierzchni po 700 m² każda. Zamawiający żądał również by wykonawcy posiadali obroty w latach 2002 - 2004 w wysokości co najmniej 7.500.000,00 zł w każdym roku. Biorąc pod uwagę wartość zamówienia (53.555 euro), stopień skomplikowania i specyfikę robót budowlanych objętych zamówieniem stwierdzić należy, że warunek dotyczący wykazania się obrotem w wysokości 7.500.000,00 zł w każdym z trzech kolejnych lat był warunkiem nadmiernym, ograniczającym dostęp do zamówienia wykonawcom zdolnym zrealizować je należycie. Podkreślić należy, że zamawiający ma prawo i obowiązek weryfikować w ramach postępowania o udzielenia zamówienia publicznego zdolności wykonawców do wykonania określonych dostaw, usług, czy też robót budowlanych. Formułowane przez zamawiającego warunki oraz sposób oceny ich spełnienia muszą uwzględniać jednakże charakter i specyfikę przedmiotu zamówienia, jego wartość, warunki udzielania, tak by z kręgu podmiotów mogących uczestniczyć w postępowaniu nie wyeliminować wykonawców zdolnych do należytego wykonania zamówienia. Zgodnie z art. 22 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych - zamawiający nie może określać warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia w sposób, który mógłby utrudnić uczciwą konkurencję.
4. W zakresie zadania dotyczącego wykonania ocieplenia dachu zaplecza sali gimnastycznej Publicznej Szkoły Podstawowej i Gimnazjum w Kamieńsku stwierdzono:
- zamawiający opisując przedmiot zamówienia w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (dział C – przedmiot zamówienia) nie podał kodu określonego we Wspólnym Słowniku Zamówień, co było wymagane przez art. 30 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych,
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie wskazano osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami, stosownie do art. 36 ust. 1 pkt 11 ustawy Prawo zamówień publicznych,
- do jedynej złożonej oferty załączono, m.in., kserokopie bilansu, rachunku zysków i strat za lata 2003-2004. Zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (dział 3 – dokumenty jakie mają obowiązek dołączyć do oferty wykonawcy w celu potwierdzenia wymaganych warunków pkt 18) żądał przedłożenia sprawozdania finansowego, a jeżeli podlega ono badaniu przez biegłego rewidenta zgodnie z przepisami o rachunkowości również z opinią o badanym sprawozdaniu, albo w przypadku wykonawców nie zobowiązanych do sporządzania sprawozdania innych dokumentów określających obroty, zysk oraz zobowiązania i należności za okres nie dłuższy niż ostatnie 3 lata obrotowe, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – za ten okres. Zgodnie z art. 45 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 ze zm.) - sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Tym samym wykonawca nie przedłożył sprawozdania finansowego tylko niektóre jego elementy, co powinno skutkować zastosowaniem art.26 ust.3 ustawy Prawo zamówień publicznych.
5. W zakresie zadania dotyczącego wykonania budynku socjalnego (sanitariatów) na targowicy w Kamieńsku stwierdzono:
- zamawiający opisując przedmiot zamówienia nie podał kodu określonego we Wspólnym Słowniku Zamówień, zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 30 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych,
- w 2005 roku na podstawie umowy z dnia 5 października 2005 roku wykonawca (firma "HAS-BUD" z Radomska) wybudowała obiekt w stanie surowym nie zamkniętym (bez dachu i stolarki okiennej). Do czasu zakończenia kontroli przez RIO w Łodzi nie podjęto dalszych prac przy obiekcie. Opóźnienie tych prac lub ich zaniechanie może wpłynąć na jakość wykonanych już robót i ewentualną eksploatację obiektu w kolejnych latach.
6. W zakresie zadania dotyczącego wykonania drogi w Koźniewicach stwierdzono:
- w związku z realizacją ww. zadania Burmistrz Kamieńska zawarł dwie umowy z Zakładem Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Kamieńsku, których przedmiotem była budowa drogi dojazdowej do gruntów rolnych w miejscowości Koźniewice, odpowiednio w dniu 12 maja 2005 roku i w dniu 3 sierpnia 2005 roku. Umową z dnia 12 maja 2005 roku zlecono wykonanie prac za kwotę 100.000 zł,. a umową z dnia 3 sierpnia 2005 roku za 59.407,79 zł. Łącznie na dzień 3 sierpnia 2005 roku zlecono realizację prac za kwotę 159.407,79 zł. Kontrolujący ustalili, że w dacie zawierania drugiej umowy w budżecie Gminy na zadanie budowa drogi w Koźniewicach zaplanowano kwotę 135.000 zł. Kwota ustalonego w ww. umowach wynagrodzenia dla wykonawcy (ZGKiM) przekraczała, zatem wysokość zaplanowanych w budżecie wydatków. Zgodnie z art. 60 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.) wójt (burmistrz, prezydent) mają prawo zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków, w ramach upoważnień udzielonych przez radę gminy. Umowa z dnia 3 sierpnia 2005 roku została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy, mimo braku ku temu przesłanek. Kontrasygnata potwierdza, bowiem w szczególności zabezpieczenie w budżecie (planie finansowym) środków na wykonanie zaciąganego zobowiązania. Powyższe stanowiło także naruszenie obowiązków nałożonych na skarbnika gminy przez art.35 ust.1 pkt 3 w zw. z art.35 ust.7 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, stosownie do którego obowiązkiem skarbnika jest dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
- za wykonane roboty Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej wystawił następujące faktury - fakturę nr 358/05 z dnia 9 czerwca 2005 roku na kwotę 51.255 zł (zapłacona w dniu 13 czerwca 2005 roku); fakturę nr 403/05 z dnia 22 czerwca 2005 roku na kwotę 48.745 zł (zapłacona w dniu 30 czerwca 2005 roku), fakturę nr 664/05 z dnia 3 października 2005 roku na kwotę 59.407,79 zł (zapłacona w dniu 7 października 2005 roku). Dokonując zapłaty w dniu 7 października 2005 roku za fakturę nr 664/05 przekroczono kwotę zaplanowanych w budżecie wydatków na realizację przedmiotowego zadania inwestycyjnego (wydatkowano na dzień 7 października 2005 roku kwotę 159.407,79 zł, przy zaplanowanej 135.000 zł). Stanowiło to naruszenie art.92 pkt 3 w zw. z art.129 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, zgodnie z którym - w toku wykonywania budżetu obowiązuje zasada dokonywania wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym,
- w dniu 30 grudnia 2005 roku Burmistrz Kamieńska zarządzeniem nr 74/2005 zwiększył kwotę wydatków na omawiane zadanie do wysokości 147.510 zł (w wyniku rozdysponowania kwoty rezerwy). W dniu 28 grudnia 2005 roku Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej wystawił fakturę korygującą nr 4/2005 zmniejszając fakturę nr 403/05 z dnia 22 czerwca 2005 roku o kwotę 14.000 zł, która to kwota w dniu 28 grudnia 2005 roku została przelana na rachunek budżetu. Wystawienie faktury korygującej związane było z uwagami jakie do wykonanych robót zgłosiła komisja dokonująca przeglądu robót na drodze dojazdowej Koźniewice - Podolszynka w dniu
28 grudnia 2005 roku. Komisja ustaliła, że w związku z wystąpieniem drobnych kolein podczas eksploatacji drogi i koniecznością ich niwelacji przed położeniem nawierzchni asfaltowej kwota 14.000 zł zostanie zatrzymana do czasu wykonania nakładki bitumicznej i wypłacona po odbiorze robót.
W związku z wystawieniem faktury korygującej kwota wykonanych na budowę drogi wydatków - według stanu na koniec roku - zamknęła się kwotą 147.007,79 zł wydatki na roboty budowlane, prace geodezyjne, nadzór inwestorski). Zauważyć jednakże należy, że przekazanie przez Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej kwoty 14.000 zł - jak wynika z protokołu komisji dokonującej przeglądu robót i wyjaśnień Dyrektora Zakładu - nie ma charakteru zwrotu wydatku, lecz stanowi swoisty depozyt (rodzaj zabezpieczenia należytego wykonania umowy), który zostanie wykonawcy zwrócony po usunięciu usterek i dokonaniu ponownego odbioru robót.
W zakresie wydatków na zakup usług
Kontrolujący ustalili, że Burmistrz Kamieńska zawarł w dniu 12 maja 2005 roku umowę dotyczącą wykonania planu ruchu zakładu górniczego "Kamieńsk" (wynagrodzenie w wysokości 1.500 zł) oraz w dniu 17 czerwca 2005 roku umowę dotyczącą wykonania map wyrobisk górniczych (wynagrodzenie w wysokości - 1.851 zł) mimo braku zaplanowania w budżecie Gminy odpowiednich kwot wydatków na ten cel. W uchwale budżetowej (uchwała nr XXXI/261/2005 Rady Miejskiej w Kamieńsku z dnia 26 stycznia 2005 roku) nie planowano wydatków w dziale 100 - górnictwo i kopalnictwo rozdziale 10006 - pozostałe górnictwo i kopalnictwo. Wydatki w powyższej klasyfikacji wprowadzono uchwałą Rady Miejskiej nr XXXV/310/2005 z dnia 30 maja 2005 roku - kwota 1.500 zł i uchwałą Rady Miejskiej nr XLV/350/2005 z dnia 24 listopada 2005 roku - kwota 2.461 zł. Zawarcie umów nastąpiło z naruszeniem art. 60 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, zgodnie z którym - wójt (burmistrz, prezydent) mają prawo zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków, w ramach upoważnień udzielonych przez radę gminy. Kontrolujący stwierdzili również dokonywanie w klasyfikacji dział 100 rozdział 10006 wydatków z przekroczeniem kwot zaplanowanych w budżecie (zapłata w dniu 23 maja 2005 roku kwoty 1.260,70 zł; zapłata w dniu 30 czerwca 2005 roku kwoty 1.851 zł), co stanowiło naruszenie art.92 pkt 3 w zw. z art.129 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
W zakresie wydatków na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych
Umowa dotycząca zlecenia zadania publicznego zawarta w dniu 21 marca 2005 roku pomiędzy Burmistrzem Kamieńska a Zarządem Ludowego Zespołu Sportowego „Świt” Kamieńsk oraz aneksy do ww. umowy z dnia 6 kwietnia 2005 roku oraz z dnia 12 grudnia 2005 roku nie posiadały kontrasygnaty Skarbnika Gminy, stosownie do wymogu określonego w art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, zgodnie z którym to przepisem - jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.
W zakresie wydatków na wynagrodzenia nauczycieli
Kontrolujący stwierdzili przypadki nie wypłacenia nauczycielom do końca grudnia 2005 roku wynagrodzeń za przepracowane w 2005 roku godziny ponadwymiarowe, łącznie kwoty 1.290,15 zł. Dotyczyło to:
- Pani Henryki Fużewskiej – Dyrektora Publicznej Szkoły Podstawowej w Kamieńsku, nie wypłacono kwoty 82,35 zł należnej za przepracowane 3 godziny ponadwymiarowe w grudniu 2005 roku. Wynagrodzenie zostało wypłacone w dniu 1 marca 2006 roku (lista płac nr 74/03/06);
- Pani Barbary Jędrzejek – Dyrektora Publicznej Szkoły Podstawowej w Gorzędowie, nie wypłacono kwoty 411,75 zł należnej za 15 godzin ponadwymiarowych przepracowanych w okresie od dnia 1 września 2005 roku do dnia 31 grudnia 2005 roku. Wynagrodzenie zostało wypłacone dniu 1 marca 2006 roku (lista płac nr 75/03/06);
- Pani Anny Miszczyk – Zastępcy Dyrektora Publicznego Gimnazjum w Kamieńsku, nie wypłacono kwoty 796,05 zł należnej za 29 godzin ponadwymiarowych przepracowanych w okresie od dnia 1 września 2005 roku do dnia 31 grudnia 2005 roku. Wynagrodzenie zostało wypłacone w dniu 1 marca 2006 roku (lista płac nr 77/03/06).
Powyższym działaniem Kierownik Miejskiego Zespołu Ekonomiczno – Administracyjnego w Kamieńsku naruszył art. 39 ust. 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 118, poz. 1112 ze zm.), w myśl którego to przepisu - składniki wynagrodzenia, których wysokość może być ustalona jedynie na podstawie już wykonanych prac, wypłaca się miesięcznie lub jednorazowo z dołu w ostatnim dniu miesiąca. Jeżeli ostatni dzień miesiąca jest dniem ustawowo wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłacane jest w dniu poprzedzającym ten dzień, a w wypadkach szczególnie uzasadnionych wynagrodzenie może być wypłacone w jednym z ostatnich pięciu dni miesiąca lub w dniu wypłaty wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 3 (czyli miesięcznie z góry w pierwszym dniu miesiąca).
Informując o powyższym proszę Pana Burmistrza o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W związku z tym Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Przestrzegać art. 60 ust.2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, zgodnie z którym - wójt (burmistrz, prezydent) mają prawo zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków, w ramach upoważnień udzielonych przez radę gminy.
2. Przestrzegać art. 138 pkt 3 w zw. z art.189 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104), zgodnie z którym - w toku wykonywania budżetu jednostki samorządu terytorialnego obowiązuje zasada dokonywania wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym.
3. Przestrzegać art.35 ust.3 pkt 3 ww. ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym - wydatki powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
4. Wydatki na drogi wewnętrzne klasyfikować zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, wydanymi na podstawie art.16 ust.4 ustawy o finansach publicznych.
5. Warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego określać uwzględniając charakter, specyfikę, wartość zamówienia. Przestrzegać art. 22 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym - zamawiający nie może określać warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia w sposób, który mógłby utrudnić uczciwą konkurencję.
6. Do opisu przedmiotu zamówienia stosować nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, zgodnie z art. 30 ust. 7 ustawy Prawo zamówień publicznych.
7. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia podawać informację o osobach uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami, zgodnie z wymogiem określonym w art. 36 ust. 1 pkt 7 Prawa zamówień publicznych.
8. W sytuacji jeżeli wykonawcy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu lub złożyli dokumenty zawierające błędy, wyzwać ich do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo tego uzupełnienia konieczne byłoby unieważnienie postępowania, stosownie do art.26 ust.3 ustawy Prawo zamówień publicznych.
9. Zapewnić przestrzeganie art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, zgodnie z którym - jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy lub osoby przez niego upoważnionej.
10. W zakresie terminu wypłacania nauczycielom wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe przestrzegać art. 39 ust. 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela.
11. Kontynuować działania mające na celu zakończenie budowy budynku socjalnego (sanitariatów) na targowicy.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, informację o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Miejskiej w Kamieńsku.
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Kamieńsku.
- aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.