Gm. Rawa Mazowiecka - kontrola kompleksowa, przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2006r.
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Wójta Gminy Rawa Mazowiecka, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Rawa Mazowiecka. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
KRZYSZTOF STARCZEWSKI
Wójt Gminy Rawa Mazowiecka
WK – 602/36/2006
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 ze zm.) informuję Pana Wójta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Rawa Mazowiecka. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia z lat 2004 – 2005, dotyczące przede wszystkim: kontroli finansowej, prowadzenia rachunkowości, sporządzania sprawozdań finansowych, gospodarki kasowej, realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych, realizacji dochodów z majątku, udzielania zamówień publicznych, wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z błędnej interpretacji przepisów, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz niewystarczających procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie unormowań wewnętrznych
Kontrolujący stwierdzili, że do dnia rozpoczęcia kontroli przez RIO w Łodzi jednostka nie opracowała instrukcji w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, do czego była zobowiązana na mocy art.15a ust.2 ustawy z dnia 16 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 153, poz.1505 ze zm.). Z wyjaśnień złożonych przez Wójta Gminy Pana Krzysztofa Starczewskiego wynikało, że powodem nie opracowania ww. instrukcji było przeoczenie. W trakcie trwania kontroli przedmiotowa instrukcja została opracowana i wdrożona w życie zarządzeniem nr 5/2006 Wójta Gminy Rawa Mazowiecka z dnia 20 marca 2006 roku.
W zakresie funkcjonowania procedur wewnętrznej kontroli finansowej
1. Kontrolowana jednostka nie posiadała dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, spełniającej wszystkie wymogi określone w art.10 ust.1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz.694 ze zm.). Kontrolujący stwierdzili, że wskazana dokumentacja była w trakcie opracowywania. Za ustalenie wskazanej dokumentacji oraz za jej aktualizację odpowiedzialność ponosi Wójt Gminy.
2. Komisja Rewizyjna z przeprowadzonych czynności kontrolnych nie sporządzała protokołów kontroli, o których mowa w § § 82-85 Statutu Gminy Rawa Mazowiecka, zawierających, m.in.: podpisy kontrolujących i kierownika kontrolowanego podmiotu lub notatkę o odmowie podpisania protokołu z podaniem przyczyny odmowy, ewentualne wnioski oraz propozycje co do sposobu usunięcia nieprawidłowości stwierdzonych w wyniku kontroli.
W zakresie dochodów z podatków i opłat
Uchwały Rady Gminy w Rawie Mazowieckiej: nr IX/86/97 z dnia 11 grudnia 1997 roku w sprawie określenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej oraz nr XIV/112/2000 z dnia 2 lutego 2000 roku zmieniająca uchwałę w sprawie określenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej - nie określały terminu płatności opłaty targowej, stosownie do wymogu wynikającego z art.19 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz.84 ze zm.).
W zakresie realizacji dochodów z mienia komunalnego
1. Zaniechano podawania - przez ogłoszenie w prasie lokalnej - informacji o wywieszeniu wykazów w siedzibie Urzędu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży oraz do oddania w dzierżawę, stosownie do wymogu określonego w art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. u. nr 261, poz.2603 ze zm.).
2. W odniesieniu do publicznych przetargów ustnych nieograniczonych na sprzedaż lokali mieszkalnych nr 2 i nr 7, położonych w miejscowości Julianów na terenie Gminy Rawa Mazowiecka stwierdzono, że w ogłoszeniach o przetargu nie zawarto informacji o skutkach uchylania się od zawarcia umowy sprzedaży, zgodnie z § 12 pkt 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzenia przetargu na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U nr 9, poz. 30 – obowiązywało do dnia 21 września 2004 roku). Obecnie w powyższym zakresie zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz.2108).
3. W odniesieniu do zaległości Kółka Rolniczego w Konopnicy z tytułu opłat za wieczyste użytkowanie stwierdzono, że wezwanie do uiszczenia zaległości w kwocie 796,92 zł za 2001 rok i w kwocie 1.465,00 zł za 2002 rok wysłano dopiero w dniu 22 grudnia 2003 roku. Natomiast w przypadku zaległości w kwocie 1.465,00 zł za 2005 rok wysłano wezwanie w dniu 9 stycznia 2006 roku. Z opóźnieniem podjęto również na drodze postępowania sądowego czynności mające na celu wyegzekwowanie zaległości w kwocie 796,92 zł za 2001 roku i w kwocie 1.465,00 zł za 2002 roku. Pozew o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym wniesiono w dniu 3 lutego 2006 roku. W zakresie zaległości Agencji Usług Techniczno –Handlowych „DROX" za lata 2001–2004 z tytułu rocznych opłat za wieczystego użytkowania nieruchomości wysłano wezwania do zapłaty w dniu 18 stycznia 2005 roku, a na zaległości za 2005 rok w dniu 9 stycznia 2006 roku. Do zalegających w płatnościach czynszu z tytułu najmu lokali mieszkalnych, upomnienia dotyczące zaległości z 2003 roku wysłano w dniu 5 stycznia 2004 roku.
4. Nie pobrano odsetek w kwocie 988,20 zł od nieterminowego uregulowania opłat z tytułu wieczystego użytkowania nieruchomości przez Agencję Usług Techniczno–Handlowych „DROX”. Zgodnie z treścią umowy w przypadku zwłoki w uiszczaniu opłaty rocznej, gmina miała prawo naliczać i pobierać ustawowe odsetki.
Odpowiedzialność za windykację należności budżetu Gminy ponosi Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy
W zakresie wydatków osobowych
1. Stwierdzono wypłacanie premii pracownikom obsługi mimo braku wniosków premiowych. Powyższe działanie było niezgodne z § 19 pkt 1 ppkt 8 i pkt 2 instrukcji w sprawie obiegu dowodów księgowych w Urzędzie Gminy w Rawie Mazowieckiej, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 1/02 Wójta Gminy w Rawie Mazowieckiej z dnia 21 maja 2002 roku. Stosownie do postanowień zawartych w ww. instrukcji, dokumentem stwierdzającym wypłatę wynagrodzeń jest lista płac, a źródłami sporządzania listy płac powinny być między innymi wnioski premiowe sporządzone i podpisane przez merytorycznych pracowników jednostki oraz zatwierdzone przez kierownika jednostki.
2. W 2005 roku zaniżono wypłaty diet radnym Rady Gminy, mianowicie: Przewodniczącemu Rady o 35 zł miesięcznie (w skali całego roku o 420 zł), pozostałym radnym o kwotę 3 zł za jedno posiedzenie, zaś za cały rok wypłaty zaniżono na łączną kwotę 1.029 zł. Zaniżenie wypłat diet radnym spowodowane zostało nie uwzględnieniem wzrostu kwoty bazowej, określonej w ustawie budżetowej na 2005 rok, tj. z kwoty 1.651,67 zł w 2004 roku na kwotę 1.701,22 zł.
W zakresie realizacji inwestycji i udzielania zamówień publicznych
1. Ogłoszenie o zamówieniu na wykonanie robót na drogach gminnych w 2005 roku zamieszczone na stronie internetowej oraz wywieszone na tablicy ogłoszeń nie zawierało informacji o dacie przekazania ogłoszenia Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych, co było wymagane przez art.40 ust.6 pkt 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.).
2. Z uwagi na wartość zamówienia (powyżej 60.000 euro), zamawiający zawiadomił o wyborze oferty Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Zawiadomienie przesłano faksem na druku ZP-150, tj. na druku wprowadzonym w życie rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 28 czerwca 2002 roku w sprawie wzorów ogłoszeń o zamówieniach publicznych publikowanych w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz dodatkowych informacji zawartych w ogłoszeniach (Dz. U. nr 91, poz.816), które w czasie prowadzenia czynności w opisywanym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego już nie obowiązywało. Wymienione rozporządzenie zostało uchylone z dniem 2 kwietnia 2004 roku. Kontrolujący nie mieli możliwości ustalenia daty wysłania tego formularza, z uwagi na brak wydruku potwierdzenia wysłania faksu. Opisany powyżej sposób zawiadomienia Prezesa UZP o wyborze oferty był niezgodny z wymogami określonymi w art.92 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym - zamawiający zawiadamiał niezwłocznie wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia o wyborze oferty, a jeżeli wartość zamówienia przekraczała wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 euro - również Prezesa Urzędu za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej Urzędu, podając nazwę (firmę) i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz jej cenę.
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich wyeliminowanie oraz zapobieżenie występowania ich w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Opracować dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości spełniającą wymogi określone w art.10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
2. Podjąć działania mające na celu przyjęcie przez Radę Gminy w Rawie Mazowieckiej uchwały określającej termin płatności opłaty targowej, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art.19 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych.
3. Zamieszczać w prasie lokalnej informacje o wywieszeniu w siedzibie Urzędu wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, oddania w wieczyste użytkowanie, użytkowanie, najem i dzierżawę, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
4. W ogłoszeniach o przetargach na sprzedaż nieruchomości zawierać wszystkie informacje wymagane przez § 13 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości.
5. Terminowo podejmować działania windykacyjne w stosunku do osób zalegających z uiszczaniem należności o charakterze cywilnoprawnym, w celu uniknięcia przedawnienia roszczeń w powyższym zakresie.
6. W przypadku nieterminowego dokonywania opłat rocznych z tytułu wieczystego użytkowania nieruchomości, egzekwować ustawowe odsetki, zgodnie z postanowieniami zawartej umowy. Podjąć czynności w celu wyegzekwowania należnych odsetek od Agencji Usług Techniczno –Handlowych „DROX".
7. Sporządzać listy płac na podstawie dowodów źródłowych wymienionych w § 19 instrukcji w sprawie obiegu dowodów księgowych w Urzędzie Gminy w Rawie Mazowieckiej, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 1/2002 Wójta Gminy w Rawie Mazowieckiej.
8. Dokonać wypłaty (wyrównania) zaniżonego ryczałtu Przewodniczącemu Rady Gminy oraz zaniżonych diet pozostałym radnym, za okres od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2005 roku.
9. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich nie wykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust. 4 ww. ustawy do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżeń w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy Rawa Mazowiecka
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Rawa Mazowiecka
3. aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 7 czerwca 2006 roku
Pan
KRZYSZTOF STARCZEWSKI
Wójt Gminy Rawa Mazowiecka
WK – 602/36/2006
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 ze zm.) informuję Pana Wójta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Rawa Mazowiecka. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia z lat 2004 – 2005, dotyczące przede wszystkim: kontroli finansowej, prowadzenia rachunkowości, sporządzania sprawozdań finansowych, gospodarki kasowej, realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych, realizacji dochodów z majątku, udzielania zamówień publicznych, wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z błędnej interpretacji przepisów, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz niewystarczających procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie unormowań wewnętrznych
Kontrolujący stwierdzili, że do dnia rozpoczęcia kontroli przez RIO w Łodzi jednostka nie opracowała instrukcji w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, do czego była zobowiązana na mocy art.15a ust.2 ustawy z dnia 16 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 153, poz.1505 ze zm.). Z wyjaśnień złożonych przez Wójta Gminy Pana Krzysztofa Starczewskiego wynikało, że powodem nie opracowania ww. instrukcji było przeoczenie. W trakcie trwania kontroli przedmiotowa instrukcja została opracowana i wdrożona w życie zarządzeniem nr 5/2006 Wójta Gminy Rawa Mazowiecka z dnia 20 marca 2006 roku.
W zakresie funkcjonowania procedur wewnętrznej kontroli finansowej
1. Kontrolowana jednostka nie posiadała dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, spełniającej wszystkie wymogi określone w art.10 ust.1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz.694 ze zm.). Kontrolujący stwierdzili, że wskazana dokumentacja była w trakcie opracowywania. Za ustalenie wskazanej dokumentacji oraz za jej aktualizację odpowiedzialność ponosi Wójt Gminy.
2. Komisja Rewizyjna z przeprowadzonych czynności kontrolnych nie sporządzała protokołów kontroli, o których mowa w § § 82-85 Statutu Gminy Rawa Mazowiecka, zawierających, m.in.: podpisy kontrolujących i kierownika kontrolowanego podmiotu lub notatkę o odmowie podpisania protokołu z podaniem przyczyny odmowy, ewentualne wnioski oraz propozycje co do sposobu usunięcia nieprawidłowości stwierdzonych w wyniku kontroli.
W zakresie dochodów z podatków i opłat
Uchwały Rady Gminy w Rawie Mazowieckiej: nr IX/86/97 z dnia 11 grudnia 1997 roku w sprawie określenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej oraz nr XIV/112/2000 z dnia 2 lutego 2000 roku zmieniająca uchwałę w sprawie określenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej - nie określały terminu płatności opłaty targowej, stosownie do wymogu wynikającego z art.19 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz.84 ze zm.).
W zakresie realizacji dochodów z mienia komunalnego
1. Zaniechano podawania - przez ogłoszenie w prasie lokalnej - informacji o wywieszeniu wykazów w siedzibie Urzędu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży oraz do oddania w dzierżawę, stosownie do wymogu określonego w art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. u. nr 261, poz.2603 ze zm.).
2. W odniesieniu do publicznych przetargów ustnych nieograniczonych na sprzedaż lokali mieszkalnych nr 2 i nr 7, położonych w miejscowości Julianów na terenie Gminy Rawa Mazowiecka stwierdzono, że w ogłoszeniach o przetargu nie zawarto informacji o skutkach uchylania się od zawarcia umowy sprzedaży, zgodnie z § 12 pkt 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzenia przetargu na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U nr 9, poz. 30 – obowiązywało do dnia 21 września 2004 roku). Obecnie w powyższym zakresie zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz.2108).
3. W odniesieniu do zaległości Kółka Rolniczego w Konopnicy z tytułu opłat za wieczyste użytkowanie stwierdzono, że wezwanie do uiszczenia zaległości w kwocie 796,92 zł za 2001 rok i w kwocie 1.465,00 zł za 2002 rok wysłano dopiero w dniu 22 grudnia 2003 roku. Natomiast w przypadku zaległości w kwocie 1.465,00 zł za 2005 rok wysłano wezwanie w dniu 9 stycznia 2006 roku. Z opóźnieniem podjęto również na drodze postępowania sądowego czynności mające na celu wyegzekwowanie zaległości w kwocie 796,92 zł za 2001 roku i w kwocie 1.465,00 zł za 2002 roku. Pozew o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym wniesiono w dniu 3 lutego 2006 roku. W zakresie zaległości Agencji Usług Techniczno –Handlowych „DROX" za lata 2001–2004 z tytułu rocznych opłat za wieczystego użytkowania nieruchomości wysłano wezwania do zapłaty w dniu 18 stycznia 2005 roku, a na zaległości za 2005 rok w dniu 9 stycznia 2006 roku. Do zalegających w płatnościach czynszu z tytułu najmu lokali mieszkalnych, upomnienia dotyczące zaległości z 2003 roku wysłano w dniu 5 stycznia 2004 roku.
4. Nie pobrano odsetek w kwocie 988,20 zł od nieterminowego uregulowania opłat z tytułu wieczystego użytkowania nieruchomości przez Agencję Usług Techniczno–Handlowych „DROX”. Zgodnie z treścią umowy w przypadku zwłoki w uiszczaniu opłaty rocznej, gmina miała prawo naliczać i pobierać ustawowe odsetki.
Odpowiedzialność za windykację należności budżetu Gminy ponosi Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy
W zakresie wydatków osobowych
1. Stwierdzono wypłacanie premii pracownikom obsługi mimo braku wniosków premiowych. Powyższe działanie było niezgodne z § 19 pkt 1 ppkt 8 i pkt 2 instrukcji w sprawie obiegu dowodów księgowych w Urzędzie Gminy w Rawie Mazowieckiej, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 1/02 Wójta Gminy w Rawie Mazowieckiej z dnia 21 maja 2002 roku. Stosownie do postanowień zawartych w ww. instrukcji, dokumentem stwierdzającym wypłatę wynagrodzeń jest lista płac, a źródłami sporządzania listy płac powinny być między innymi wnioski premiowe sporządzone i podpisane przez merytorycznych pracowników jednostki oraz zatwierdzone przez kierownika jednostki.
2. W 2005 roku zaniżono wypłaty diet radnym Rady Gminy, mianowicie: Przewodniczącemu Rady o 35 zł miesięcznie (w skali całego roku o 420 zł), pozostałym radnym o kwotę 3 zł za jedno posiedzenie, zaś za cały rok wypłaty zaniżono na łączną kwotę 1.029 zł. Zaniżenie wypłat diet radnym spowodowane zostało nie uwzględnieniem wzrostu kwoty bazowej, określonej w ustawie budżetowej na 2005 rok, tj. z kwoty 1.651,67 zł w 2004 roku na kwotę 1.701,22 zł.
W zakresie realizacji inwestycji i udzielania zamówień publicznych
1. Ogłoszenie o zamówieniu na wykonanie robót na drogach gminnych w 2005 roku zamieszczone na stronie internetowej oraz wywieszone na tablicy ogłoszeń nie zawierało informacji o dacie przekazania ogłoszenia Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych, co było wymagane przez art.40 ust.6 pkt 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.).
2. Z uwagi na wartość zamówienia (powyżej 60.000 euro), zamawiający zawiadomił o wyborze oferty Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Zawiadomienie przesłano faksem na druku ZP-150, tj. na druku wprowadzonym w życie rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 28 czerwca 2002 roku w sprawie wzorów ogłoszeń o zamówieniach publicznych publikowanych w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz dodatkowych informacji zawartych w ogłoszeniach (Dz. U. nr 91, poz.816), które w czasie prowadzenia czynności w opisywanym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego już nie obowiązywało. Wymienione rozporządzenie zostało uchylone z dniem 2 kwietnia 2004 roku. Kontrolujący nie mieli możliwości ustalenia daty wysłania tego formularza, z uwagi na brak wydruku potwierdzenia wysłania faksu. Opisany powyżej sposób zawiadomienia Prezesa UZP o wyborze oferty był niezgodny z wymogami określonymi w art.92 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym - zamawiający zawiadamiał niezwłocznie wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia o wyborze oferty, a jeżeli wartość zamówienia przekraczała wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 euro - również Prezesa Urzędu za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej Urzędu, podając nazwę (firmę) i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz jej cenę.
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich wyeliminowanie oraz zapobieżenie występowania ich w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Opracować dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości spełniającą wymogi określone w art.10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
2. Podjąć działania mające na celu przyjęcie przez Radę Gminy w Rawie Mazowieckiej uchwały określającej termin płatności opłaty targowej, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art.19 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych.
3. Zamieszczać w prasie lokalnej informacje o wywieszeniu w siedzibie Urzędu wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, oddania w wieczyste użytkowanie, użytkowanie, najem i dzierżawę, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
4. W ogłoszeniach o przetargach na sprzedaż nieruchomości zawierać wszystkie informacje wymagane przez § 13 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości.
5. Terminowo podejmować działania windykacyjne w stosunku do osób zalegających z uiszczaniem należności o charakterze cywilnoprawnym, w celu uniknięcia przedawnienia roszczeń w powyższym zakresie.
6. W przypadku nieterminowego dokonywania opłat rocznych z tytułu wieczystego użytkowania nieruchomości, egzekwować ustawowe odsetki, zgodnie z postanowieniami zawartej umowy. Podjąć czynności w celu wyegzekwowania należnych odsetek od Agencji Usług Techniczno –Handlowych „DROX".
7. Sporządzać listy płac na podstawie dowodów źródłowych wymienionych w § 19 instrukcji w sprawie obiegu dowodów księgowych w Urzędzie Gminy w Rawie Mazowieckiej, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 1/2002 Wójta Gminy w Rawie Mazowieckiej.
8. Dokonać wypłaty (wyrównania) zaniżonego ryczałtu Przewodniczącemu Rady Gminy oraz zaniżonych diet pozostałym radnym, za okres od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2005 roku.
9. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich nie wykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust. 4 ww. ustawy do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżeń w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy Rawa Mazowiecka
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Rawa Mazowiecka
3. aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.