Gm. Bedlno - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2006 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Wójta Gminy Bedlno, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
Krzysztof Kołach
Wójt Gminy Bedlno
WK – 602/11/2006
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 55, poz. 557 ze zm.) informuję Pana Wójta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Bedlno. Kontrolą objęto zagadnienia z lat 2004 - 2005 dotyczące - przede wszystkim: ustalenia wewnętrznych unormowań z zakresu kontroli finansowej i gospodarki finansowej; prowadzenia rachunkowości; sporządzania sprawozdań finansowych; gospodarki kasowej; realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych; realizacji dochodów z majątku; udzielania zamówień publicznych; wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku. Kontrola nie wykazała nieprawidłowości mających wpływ na gospodarkę finansową. Ujawnione uchybienia wynikające z niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz nie stosowania procedur kontroli finansowej dotyczyły, w szczególności:1. Stwierdzono, że w obowiązującej "Instrukcji obiegu dokumentów księgowych oraz dokumentacji przetwarzania danych przy użyciu komputera" ustalony został 30 dniowy termin rozliczania zaliczek udzielonych na pokrycie wydatków bieżących Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych. Takie ustalenie terminu było sprzeczne z unormowaniem zawartym w § 18 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. nr 122, poz. 1333 - obowiązywało do dnia 31 grudnia 2004 roku) i § 20 ust.1 obowiązującego obecnie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. nr 23, poz. 190). Powołane przepisy określiły termin rozliczenia zaliczek (z wyjątkiem zaliczek stałych) na 14 dni po wykonaniu zadania.
2. Stwierdzono kilka przypadków rozliczenia pobranych zaliczek po terminie określonym we wniosku o udzielenie zaliczki. W jednym przypadku zaliczka w kwocie 19.800 zł pobrana została w dniu 23 grudnia 2004 roku, z przeznaczeniem na zakup wykładziny, krzeseł oraz stołów i rozliczona, poprzez wpłatę całej kwoty do kasy, w dniu 31 grudnia 2004 roku. Zgodnie z postanowieniami ww. Instrukcji - zaliczki pobrane w grudnia danego roku powinny zostać rozliczone w nieprzekraczalnym terminie do dnia 28 grudnia.
3. Stwierdzono w latach 2004-2005 trzy przypadki braku udokumentowania w toku postępowania podatkowego okoliczności dotyczącej stopnia pokrewieństwa lub powinowactwa pomiędzy osobą ubiegającą się o udzielenie zwolnienia z podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie gospodarstwa rolnego a osobą zbywającą grunty. Zgodnie z art.12 ust.5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 ze zm.) - w razie nabycia gruntów od indywidualnych właścicieli gospodarstw rolnych, nie stosuje się zwolnienia, jeżeli nabywca jest małżonkiem, krewnym w linii prostej lub jego małżonkiem, pasierbem, zięciem lub synową sprzedawcy gruntów. Sposób dokumentowania podejmowanych przez organ podatkowy czynności określają przepisy art.172 i nast. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.).
4. Stwierdzono przypadki nieterminowego podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku od środków transportowych. Powyższym postępowaniem naruszono przepisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541 ze zm.). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Odpowiedzialność za podejmowanie czynności windykacyjnych ponosi Wójt Gminy działający jako organ podatkowy I instancji oraz Skarbnik Gminy.
5. Stwierdzono przypadek nieprawidłowego ustalenia kategorii zaszeregowania dla pracownika zatrudnionego na stanowisku obsługi, niezgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264 ze zm. - obowiązywało do dnia 6 sierpnia 2005 roku). Obecnie w omawianym zakresie obowiązują przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 146, poz. 1223).
6. Kontrolująca ustaliła, że nie została powołana komisja inwentaryzacyjna odpowiedzialna za przeprowadzenie spisu z natury oraz inne czynności związane z przeprowadzeniem i rozliczeniem inwentaryzacji, co było wymagane przez § 3 ust. 1 Instrukcji inwentaryzacyjnej.
7. Stwierdzono drobne uchybienia związane z wypełnianiem arkuszy spisu z natury podczas inwentaryzacji przeprowadzonej na koniec 2004 roku, np. brak numeracji stron, brak podpisów zespołu spisowego na wszystkich stronach.
Informując o powyższym proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych uchybień oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Dokonać zmiany w "Instrukcji obiegu dokumentów księgowych oraz dokumentacji przetwarzania danych przy użyciu komputera" w zakresie ustalonego terminu rozliczania zaliczek na wydatki bieżące, zgodnie
z unormowaniem wynikającym z § 20 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu.
2. Zapewnić terminowe rozliczanie udzielonych pracownikom zaliczek.
3. W postępowaniach dotyczących udzielenia zwolnienia z podatku rolnego z tytułu zakupu gruntów na utworzenie nowego lub powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego dokumentować okoliczność braku określonego stopnia pokrewieństwa lub powinowactwa między kupującym grunty a sprzedawcą (art.12 ust.5 ustawy o podatku rolnym).
4. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 229, poz. 1954) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
5. Ustalając kategorie zaszeregowania pracownikom przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
6. W zakresie przeprowadzania inwentaryzacji przestrzegać postanowień obowiązującej w jednostce Instrukcji inwentaryzacyjnej.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy w Bedlnie
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Bedlnie
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 9 lutego 2006 r.
Pan
Krzysztof Kołach
Wójt Gminy Bedlno
WK – 602/11/2006
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 55, poz. 557 ze zm.) informuję Pana Wójta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Bedlno. Kontrolą objęto zagadnienia z lat 2004 - 2005 dotyczące - przede wszystkim: ustalenia wewnętrznych unormowań z zakresu kontroli finansowej i gospodarki finansowej; prowadzenia rachunkowości; sporządzania sprawozdań finansowych; gospodarki kasowej; realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych; realizacji dochodów z majątku; udzielania zamówień publicznych; wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku. Kontrola nie wykazała nieprawidłowości mających wpływ na gospodarkę finansową. Ujawnione uchybienia wynikające z niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz nie stosowania procedur kontroli finansowej dotyczyły, w szczególności:1. Stwierdzono, że w obowiązującej "Instrukcji obiegu dokumentów księgowych oraz dokumentacji przetwarzania danych przy użyciu komputera" ustalony został 30 dniowy termin rozliczania zaliczek udzielonych na pokrycie wydatków bieżących Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych. Takie ustalenie terminu było sprzeczne z unormowaniem zawartym w § 18 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. nr 122, poz. 1333 - obowiązywało do dnia 31 grudnia 2004 roku) i § 20 ust.1 obowiązującego obecnie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. nr 23, poz. 190). Powołane przepisy określiły termin rozliczenia zaliczek (z wyjątkiem zaliczek stałych) na 14 dni po wykonaniu zadania.
2. Stwierdzono kilka przypadków rozliczenia pobranych zaliczek po terminie określonym we wniosku o udzielenie zaliczki. W jednym przypadku zaliczka w kwocie 19.800 zł pobrana została w dniu 23 grudnia 2004 roku, z przeznaczeniem na zakup wykładziny, krzeseł oraz stołów i rozliczona, poprzez wpłatę całej kwoty do kasy, w dniu 31 grudnia 2004 roku. Zgodnie z postanowieniami ww. Instrukcji - zaliczki pobrane w grudnia danego roku powinny zostać rozliczone w nieprzekraczalnym terminie do dnia 28 grudnia.
3. Stwierdzono w latach 2004-2005 trzy przypadki braku udokumentowania w toku postępowania podatkowego okoliczności dotyczącej stopnia pokrewieństwa lub powinowactwa pomiędzy osobą ubiegającą się o udzielenie zwolnienia z podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie gospodarstwa rolnego a osobą zbywającą grunty. Zgodnie z art.12 ust.5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 ze zm.) - w razie nabycia gruntów od indywidualnych właścicieli gospodarstw rolnych, nie stosuje się zwolnienia, jeżeli nabywca jest małżonkiem, krewnym w linii prostej lub jego małżonkiem, pasierbem, zięciem lub synową sprzedawcy gruntów. Sposób dokumentowania podejmowanych przez organ podatkowy czynności określają przepisy art.172 i nast. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.).
4. Stwierdzono przypadki nieterminowego podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku od środków transportowych. Powyższym postępowaniem naruszono przepisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541 ze zm.). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Odpowiedzialność za podejmowanie czynności windykacyjnych ponosi Wójt Gminy działający jako organ podatkowy I instancji oraz Skarbnik Gminy.
5. Stwierdzono przypadek nieprawidłowego ustalenia kategorii zaszeregowania dla pracownika zatrudnionego na stanowisku obsługi, niezgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264 ze zm. - obowiązywało do dnia 6 sierpnia 2005 roku). Obecnie w omawianym zakresie obowiązują przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 146, poz. 1223).
6. Kontrolująca ustaliła, że nie została powołana komisja inwentaryzacyjna odpowiedzialna za przeprowadzenie spisu z natury oraz inne czynności związane z przeprowadzeniem i rozliczeniem inwentaryzacji, co było wymagane przez § 3 ust. 1 Instrukcji inwentaryzacyjnej.
7. Stwierdzono drobne uchybienia związane z wypełnianiem arkuszy spisu z natury podczas inwentaryzacji przeprowadzonej na koniec 2004 roku, np. brak numeracji stron, brak podpisów zespołu spisowego na wszystkich stronach.
Informując o powyższym proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych uchybień oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Dokonać zmiany w "Instrukcji obiegu dokumentów księgowych oraz dokumentacji przetwarzania danych przy użyciu komputera" w zakresie ustalonego terminu rozliczania zaliczek na wydatki bieżące, zgodnie
z unormowaniem wynikającym z § 20 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu.
2. Zapewnić terminowe rozliczanie udzielonych pracownikom zaliczek.
3. W postępowaniach dotyczących udzielenia zwolnienia z podatku rolnego z tytułu zakupu gruntów na utworzenie nowego lub powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego dokumentować okoliczność braku określonego stopnia pokrewieństwa lub powinowactwa między kupującym grunty a sprzedawcą (art.12 ust.5 ustawy o podatku rolnym).
4. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 229, poz. 1954) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
5. Ustalając kategorie zaszeregowania pracownikom przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
6. W zakresie przeprowadzania inwentaryzacji przestrzegać postanowień obowiązującej w jednostce Instrukcji inwentaryzacyjnej.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy w Bedlnie
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Bedlnie
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.