P. Pajęczański - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2006 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Przewodniczącego Zarządu Powiatu Pajęczańskiego, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
STANISŁAW DANIELEWSKI
Przewodniczący Zarządu Powiatu Pajęczańskiego
WK – 602/1/2006
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 październiku 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz.U. nr 55, poz.577 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Powiecie Pajęczańskim. Kontrola objęła - przede wszystkim - zagadnienia związane z ustaleniem wewnętrznych unormowań z zakresu kontroli finansowej, gospodarki finansowej i rachunkowości; prawidłowością prowadzenia ewidencji księgowej, sporządzaniem sprawozdań finansowych, realizacją dochodów własnych, udzielaniem zamówień publicznych, ewidencją i inwentaryzacją majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z wadliwej interpretacji przepisów oraz nieprzestrzegania procedur kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:1. W umowie pożyczki nr 283/OA/P/2004 zawartej w dniu 29 grudnia 2004 roku z Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi – jako zabezpieczenie zobowiązania, zaciągniętego na realizację zadania pn. „Termomodernizacja budynku Szpitala w Pajęcznie”, ustalono pełnomocnictwo do dysponowania rachunkiem bankowym Powiatu. Powyższe naruszało przepisy art. 92 w związku z art. 129 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.) oraz art. 32 ust.2 pkt 4 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1592 ze zm.), z których wynikało, że dysponentem środków publicznych na rachunkach bankowych jednostki samorządu terytorialnego może być wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki, wykonujący określone w uchwale budżetowej zadania, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu wynikających z art. 92 ustawy o finansach publicznych. Odpowiedzialność za wskazane naruszenie ponosi Zarząd Powiatu.
2. Stwierdzono brak prawidłowego zabezpieczenia środków pieniężnych i innych walorów przechowywanych w kasie w czasie godzin pracy Starostwa.
3. W wyniku kontroli ustalono, że Powiat Pajęczański nabył w grudniu 2000 roku, z mocy prawa, mienie Skarbu Państwa w postaci nieruchomości gruntowej niezabudowanej, o powierzchni 3.9644 ha, oznaczonej numerem ewidencyjnym 5556/2, będącej we władaniu Zespołu Szkół w Pajęcznie. Pomimo tego, że Zarząd Powiatu Pajęczańskiego posiadał wiedzę, iż ww. nieruchomość użytkowana była bez tytułu prawnego przez osobę fizyczną stosowna umowa dzierżawy gruntów zawarta została dopiero w dniu 9 czerwca 2003 roku. Za prawidłowe gospodarowanie majątkiem Powiatu odpowiedzialność ponosi Zarząd Powiatu.
4. W 2005 roku udzielając dotacji na realizację zadań z zakresu kultury fizycznej na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych nie stosowano przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873 ze zm.) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 października 2003 roku w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. nr 193, poz. 1891). Zgodnie z wyjaśnieniem udzielonym przez Wicestarostę Powiatu, pomyłkowo zastosowano w tym roku postanowienia uchwały nr 127/XI/2000 Rady Powiatu w Pajęcznie z dnia 9 listopada 2000 roku w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji.
5. Ustalono, że jeden z naczelników wydziału w Starostwie nie posiadał wykształcenia wymaganego do zajmowania tego stanowiska. Wymóg legitymowania się wykształceniem wyższym wynikał z przepisów rozporządzania Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264 ze zm.). Obecnie w omawianym zakresie obowiązują przepisy rozporządzania Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 146, poz. 1223).
6. Przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie termomodernizacji budynku Szpitala Powiatowego w Pajęcznie zamawiający nie posiadał dokumentacji projektowej opisującej roboty budowlane, co było wymagane przez art. 31 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 19, poz. 177 ze zm). Stosownie do § 4 ust.2 i 3 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004 roku w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego (Dz. U. nr 202, poz. 2072) - dokumentacja projektowa, służąca do opisu przedmiotu zamówienia na wykonanie robót budowlanych, dla których nie jest wymagane uzyskanie pozwolenia na budowę, składa się w szczególności z: a/ planów, rysunków lub innych dokumentów umożliwiających jednoznaczne określenie rodzaju i zakresu robót budowlanych podstawowych oraz uwarunkowań i dokładnej lokalizacji ich wykonywania; b/ przedmiaru robót, c/ projektów, pozwoleń, uzgodnień i opinii wymaganych odrębnymi przepisami. Jeśli zamówienie na roboty budowlane jest udzielane w trybie zamówienia z wolnej ręki lub w istotnych postanowieniach umowy przyjęto zasadę wynagrodzenia ryczałtowego, dokumentacja projektowa może nie obejmować przedmiaru robót.
7. Wartość ww. zamówienia ustalona została na podstawie kosztorysu inwestorskiego, który opracowany został wcześniej niż na 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, co stanowiło naruszenie art. 35 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem - ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane.
8. W dniu 18 lipca 2005 roku z wykonawcą robót polegających na termomodernizacji budynku Szpitala w Pajęcznie zawarta została kolejna umowa nr 08/IR/05 dotycząca wykonania prac budowlanych związanych ze wskazaną termomodernizacją (umowę dotyczącą omawianego zadania zawarto w dniu 17 marca 2005 roku, umowa nr 03/IR/05). Roboty wyspecyfikowane w umowie z dnia 18 lipca 2005 roku polegały, m.in., na: impregnacji ścian elewacji zewnętrznej przed malowaniem; uzupełnieniu połaci dachowej pod rynny dachowe; ociepleniu ścian i stropów pomieszczeń użytkowych poddasza; wymianie zadaszenia nad wejściem głównym i obłożeniu schodów płytkami; wykonaniu tynku cienkowarstwowego akrylowego na elewacji. Jako uzasadnienie wykonania opisanych prac, w sporządzonych wcześniej protokołach konieczności podano, w szczególności, zły stan tynku, zmianę położenia rynny w związku ze zmianą pokrycia dachowego, niedogrzanie pomieszczeń, niewłaściwy obmiar powierzchni dachu, względy bezpieczeństwa oraz dostosowanie wejścia do wyglądu nowego obiektu, nie ujęcie bądź pominięcie robót w kosztorysie inwestorskim. W protokołach konieczności wskazano także, że dotyczą one robót budowlanych, nie objętych dokumentacją projektową, koniecznych do wykonania, warunkujących realizację przedmiotu umowy w oparciu o art.144 ustawy Prawo zamówień publicznych. Jednocześnie Sekretarz Powiatu złożył pisemne wyjaśnienia, z których wynikało, że zamówienia publicznego objętego umową z dnia 18 lipca 2005 roku udzielono w trybie zamówienia z wolnej ręki - na podstawie art.67 ust.1 pkt 5 ww. ustawy (udzielenie zamówienia dodatkowego dotychczasowemu wykonawcy).
Wobec powyższego należy zauważyć, że przywołane podstawy prawne (art.144 i art.67 ust.1 pkt 5 ustawy Prawo zamówień publicznych) dotyczą odmiennych stanów faktycznych. Art.144 ustawy określa warunki zmiany umowy o udzielenie zamówienia publicznego, co oznacza, że normuje, w szczególności, sytuację dopuszczalności zmian w odniesieniu do przedmiotu zamówienia. Zamawiający nie udziela tutaj kolejnego zamówienia, zmiany dotyczą zamówienia już udzielonego, a wprowadzane są poprzez sporządzenie aneksu do umowy (chyba, że sama umowa przewiduje inne postanowienia). Na gruncie art.144 ustawy można rozważyć, przykładowo możliwość ustalenia innej technologii odnowienia elewacji (zamiast malowania farbą emulsyjną wykonanie tynku cienkowarstwowego akrylowego na elewacji). Odmienna sytuacja występuje na gruncie art.67 ustawy Prawo zamówień publicznych, który to przepis stanowi podstawę do udzielenia - w trybie zamówienia z wolnej ręki - nowego zamówienia, pod warunkiem spełnienia określonych w tym unormowaniu przesłanek. Jedną z możliwości jest udzielenie zamówienia dodatkowego, czego dotyczy powołany przez Sekretarza Powiatu art.67 ust.1 pkt 5 ustawy. Stosownie do wskazanego przepisu - zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki w przypadku udzielania dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym i nieprzekraczających łącznie 20 % wartości realizowanego zamówienia, niezbędnych do jego prawidłowego wykonania, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, jeżeli: a) z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub b)wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego. Uwzględniając powyższe przesłanki należy wskazać, że co do części robót budowlanych zleconych umową z dnia 18 lipca 2005 roku nie można przyjąć, że stały się konieczne wskutek sytuacji, której nie można było przewidzieć (np. wymiana zadaszenia nad wejściem głównym i obłożenie schodów płytkami, wymiana stropów nad poddaszem w pomieszczeniach użytkowych). Za jedną z podstawowych przyczyn potrzeby wprowadzenia robót dodatkowych uznać należy brak określenia przez zamawiającego zakresu robót na etapie planowania realizacji zadania (brak dokumentacji opisującej przedmiot zamówienia na roboty budowlane).
Niezależnie od powyższego wskazać należy na jeszcze jedną przesłankę udzielenia zamówienia z wolnej ręki, na którą - jak się wydaje - nie zwrócił uwagi zamawiający w analizowanym stanie faktycznym. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia opracowanej dla przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający zapisał, że dopuszcza możliwość udzielenia zamówień uzupełniających. Zgodnie z art. 67 ust.1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych - zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki w przypadku udzielania, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień uzupełniających, stanowiących nie więcej niż 20 % wartości zamówienia podstawowego i polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień, jeżeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, a zamówienie uzupełniające było przewidziane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dla zamówienia podstawowego i dotyczy przedmiotu zamówienia w niej określonego (czyli robót w zakresie termomodernizacji obiektu budowlanego).
9. Stwierdzono brak kontrasygnaty Skarbnika Powiatu na umowach zawartych z wykonawcą robót budowlanych dotyczących termomodernizacji budynku Szpitala Powiatowego, co stanowiło naruszenie art. 48 ust. 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym.
10. Na dzień 31 grudnia 2004 roku inwentaryzacją nie objęto składników majątkowych zaliczanych do wartości niematerialnych i prawnych, podlegających ewidencji na koncie 020, co było wymagane przez art.26 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.). Wartość ww. składników majątkowych – według ewidencji księgowej – na dzień 31 grudnia 2004 roku wynosiła 39.208,41 zł.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Przewodniczącego o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowania w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zaciągając kredyty i pożyczki nie stosować jako formy zabezpieczenia zobowiązania pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym, zgodnie z art.195 ust.4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104).
2. Podjąć działania zmierzające do prawidłowego zabezpieczenia środków pieniężnych i innych walorów przechowywanych w kasie w czasie godzin pracy Starostwa.
3. Dotacji na realizację zadań z zakresu kultury fizycznej, zlecanych organizacjom pozarządowym, udzielać zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
4. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, a w szczególności:
- art.31 ust.1 ustawy - w zakresie opisania przedmiotu zamówienia na roboty budowlane,
- art.35 ust.1 ustawy - w zakresie czasu ustalania wartości szacunkowej zamówienia na roboty budowlane,
- art.67 ust.1 pkt 5 ustawy - w zakresie przesłanek udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki (zamówienia dodatkowe),
5. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań majątkowych przez Skarbnika Powiatu lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 48 ust. 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym.
6. Zapewnić uzupełnienie kwalifikacji (wykształcenie) przez wskazanego w pierwszej części wystąpienia naczelnika wydziału. W odniesieniu do wymaganych kwalifikacji pracowników przestrzegać przepisów ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1593 ze zm.) oraz przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
7. Zapewnić objęcie inwentaryzacją wartości niematerialnych i prawnych (konto 020).
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Przewodniczącego o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Powiatu Pajęczańskiego
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu Pajęczańskiego
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 4 stycznia 2006 r.
Pan
STANISŁAW DANIELEWSKI
Przewodniczący Zarządu Powiatu Pajęczańskiego
WK – 602/1/2006
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 październiku 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz.U. nr 55, poz.577 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Powiecie Pajęczańskim. Kontrola objęła - przede wszystkim - zagadnienia związane z ustaleniem wewnętrznych unormowań z zakresu kontroli finansowej, gospodarki finansowej i rachunkowości; prawidłowością prowadzenia ewidencji księgowej, sporządzaniem sprawozdań finansowych, realizacją dochodów własnych, udzielaniem zamówień publicznych, ewidencją i inwentaryzacją majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z wadliwej interpretacji przepisów oraz nieprzestrzegania procedur kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:1. W umowie pożyczki nr 283/OA/P/2004 zawartej w dniu 29 grudnia 2004 roku z Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi – jako zabezpieczenie zobowiązania, zaciągniętego na realizację zadania pn. „Termomodernizacja budynku Szpitala w Pajęcznie”, ustalono pełnomocnictwo do dysponowania rachunkiem bankowym Powiatu. Powyższe naruszało przepisy art. 92 w związku z art. 129 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.) oraz art. 32 ust.2 pkt 4 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1592 ze zm.), z których wynikało, że dysponentem środków publicznych na rachunkach bankowych jednostki samorządu terytorialnego może być wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki, wykonujący określone w uchwale budżetowej zadania, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu wynikających z art. 92 ustawy o finansach publicznych. Odpowiedzialność za wskazane naruszenie ponosi Zarząd Powiatu.
2. Stwierdzono brak prawidłowego zabezpieczenia środków pieniężnych i innych walorów przechowywanych w kasie w czasie godzin pracy Starostwa.
3. W wyniku kontroli ustalono, że Powiat Pajęczański nabył w grudniu 2000 roku, z mocy prawa, mienie Skarbu Państwa w postaci nieruchomości gruntowej niezabudowanej, o powierzchni 3.9644 ha, oznaczonej numerem ewidencyjnym 5556/2, będącej we władaniu Zespołu Szkół w Pajęcznie. Pomimo tego, że Zarząd Powiatu Pajęczańskiego posiadał wiedzę, iż ww. nieruchomość użytkowana była bez tytułu prawnego przez osobę fizyczną stosowna umowa dzierżawy gruntów zawarta została dopiero w dniu 9 czerwca 2003 roku. Za prawidłowe gospodarowanie majątkiem Powiatu odpowiedzialność ponosi Zarząd Powiatu.
4. W 2005 roku udzielając dotacji na realizację zadań z zakresu kultury fizycznej na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych nie stosowano przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873 ze zm.) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 października 2003 roku w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. nr 193, poz. 1891). Zgodnie z wyjaśnieniem udzielonym przez Wicestarostę Powiatu, pomyłkowo zastosowano w tym roku postanowienia uchwały nr 127/XI/2000 Rady Powiatu w Pajęcznie z dnia 9 listopada 2000 roku w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji.
5. Ustalono, że jeden z naczelników wydziału w Starostwie nie posiadał wykształcenia wymaganego do zajmowania tego stanowiska. Wymóg legitymowania się wykształceniem wyższym wynikał z przepisów rozporządzania Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264 ze zm.). Obecnie w omawianym zakresie obowiązują przepisy rozporządzania Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 146, poz. 1223).
6. Przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie termomodernizacji budynku Szpitala Powiatowego w Pajęcznie zamawiający nie posiadał dokumentacji projektowej opisującej roboty budowlane, co było wymagane przez art. 31 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 19, poz. 177 ze zm). Stosownie do § 4 ust.2 i 3 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004 roku w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego (Dz. U. nr 202, poz. 2072) - dokumentacja projektowa, służąca do opisu przedmiotu zamówienia na wykonanie robót budowlanych, dla których nie jest wymagane uzyskanie pozwolenia na budowę, składa się w szczególności z: a/ planów, rysunków lub innych dokumentów umożliwiających jednoznaczne określenie rodzaju i zakresu robót budowlanych podstawowych oraz uwarunkowań i dokładnej lokalizacji ich wykonywania; b/ przedmiaru robót, c/ projektów, pozwoleń, uzgodnień i opinii wymaganych odrębnymi przepisami. Jeśli zamówienie na roboty budowlane jest udzielane w trybie zamówienia z wolnej ręki lub w istotnych postanowieniach umowy przyjęto zasadę wynagrodzenia ryczałtowego, dokumentacja projektowa może nie obejmować przedmiaru robót.
7. Wartość ww. zamówienia ustalona została na podstawie kosztorysu inwestorskiego, który opracowany został wcześniej niż na 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, co stanowiło naruszenie art. 35 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem - ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane.
8. W dniu 18 lipca 2005 roku z wykonawcą robót polegających na termomodernizacji budynku Szpitala w Pajęcznie zawarta została kolejna umowa nr 08/IR/05 dotycząca wykonania prac budowlanych związanych ze wskazaną termomodernizacją (umowę dotyczącą omawianego zadania zawarto w dniu 17 marca 2005 roku, umowa nr 03/IR/05). Roboty wyspecyfikowane w umowie z dnia 18 lipca 2005 roku polegały, m.in., na: impregnacji ścian elewacji zewnętrznej przed malowaniem; uzupełnieniu połaci dachowej pod rynny dachowe; ociepleniu ścian i stropów pomieszczeń użytkowych poddasza; wymianie zadaszenia nad wejściem głównym i obłożeniu schodów płytkami; wykonaniu tynku cienkowarstwowego akrylowego na elewacji. Jako uzasadnienie wykonania opisanych prac, w sporządzonych wcześniej protokołach konieczności podano, w szczególności, zły stan tynku, zmianę położenia rynny w związku ze zmianą pokrycia dachowego, niedogrzanie pomieszczeń, niewłaściwy obmiar powierzchni dachu, względy bezpieczeństwa oraz dostosowanie wejścia do wyglądu nowego obiektu, nie ujęcie bądź pominięcie robót w kosztorysie inwestorskim. W protokołach konieczności wskazano także, że dotyczą one robót budowlanych, nie objętych dokumentacją projektową, koniecznych do wykonania, warunkujących realizację przedmiotu umowy w oparciu o art.144 ustawy Prawo zamówień publicznych. Jednocześnie Sekretarz Powiatu złożył pisemne wyjaśnienia, z których wynikało, że zamówienia publicznego objętego umową z dnia 18 lipca 2005 roku udzielono w trybie zamówienia z wolnej ręki - na podstawie art.67 ust.1 pkt 5 ww. ustawy (udzielenie zamówienia dodatkowego dotychczasowemu wykonawcy).
Wobec powyższego należy zauważyć, że przywołane podstawy prawne (art.144 i art.67 ust.1 pkt 5 ustawy Prawo zamówień publicznych) dotyczą odmiennych stanów faktycznych. Art.144 ustawy określa warunki zmiany umowy o udzielenie zamówienia publicznego, co oznacza, że normuje, w szczególności, sytuację dopuszczalności zmian w odniesieniu do przedmiotu zamówienia. Zamawiający nie udziela tutaj kolejnego zamówienia, zmiany dotyczą zamówienia już udzielonego, a wprowadzane są poprzez sporządzenie aneksu do umowy (chyba, że sama umowa przewiduje inne postanowienia). Na gruncie art.144 ustawy można rozważyć, przykładowo możliwość ustalenia innej technologii odnowienia elewacji (zamiast malowania farbą emulsyjną wykonanie tynku cienkowarstwowego akrylowego na elewacji). Odmienna sytuacja występuje na gruncie art.67 ustawy Prawo zamówień publicznych, który to przepis stanowi podstawę do udzielenia - w trybie zamówienia z wolnej ręki - nowego zamówienia, pod warunkiem spełnienia określonych w tym unormowaniu przesłanek. Jedną z możliwości jest udzielenie zamówienia dodatkowego, czego dotyczy powołany przez Sekretarza Powiatu art.67 ust.1 pkt 5 ustawy. Stosownie do wskazanego przepisu - zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki w przypadku udzielania dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym i nieprzekraczających łącznie 20 % wartości realizowanego zamówienia, niezbędnych do jego prawidłowego wykonania, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, jeżeli: a) z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub b)wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego. Uwzględniając powyższe przesłanki należy wskazać, że co do części robót budowlanych zleconych umową z dnia 18 lipca 2005 roku nie można przyjąć, że stały się konieczne wskutek sytuacji, której nie można było przewidzieć (np. wymiana zadaszenia nad wejściem głównym i obłożenie schodów płytkami, wymiana stropów nad poddaszem w pomieszczeniach użytkowych). Za jedną z podstawowych przyczyn potrzeby wprowadzenia robót dodatkowych uznać należy brak określenia przez zamawiającego zakresu robót na etapie planowania realizacji zadania (brak dokumentacji opisującej przedmiot zamówienia na roboty budowlane).
Niezależnie od powyższego wskazać należy na jeszcze jedną przesłankę udzielenia zamówienia z wolnej ręki, na którą - jak się wydaje - nie zwrócił uwagi zamawiający w analizowanym stanie faktycznym. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia opracowanej dla przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający zapisał, że dopuszcza możliwość udzielenia zamówień uzupełniających. Zgodnie z art. 67 ust.1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych - zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki w przypadku udzielania, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień uzupełniających, stanowiących nie więcej niż 20 % wartości zamówienia podstawowego i polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień, jeżeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, a zamówienie uzupełniające było przewidziane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dla zamówienia podstawowego i dotyczy przedmiotu zamówienia w niej określonego (czyli robót w zakresie termomodernizacji obiektu budowlanego).
9. Stwierdzono brak kontrasygnaty Skarbnika Powiatu na umowach zawartych z wykonawcą robót budowlanych dotyczących termomodernizacji budynku Szpitala Powiatowego, co stanowiło naruszenie art. 48 ust. 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym.
10. Na dzień 31 grudnia 2004 roku inwentaryzacją nie objęto składników majątkowych zaliczanych do wartości niematerialnych i prawnych, podlegających ewidencji na koncie 020, co było wymagane przez art.26 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.). Wartość ww. składników majątkowych – według ewidencji księgowej – na dzień 31 grudnia 2004 roku wynosiła 39.208,41 zł.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Przewodniczącego o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowania w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zaciągając kredyty i pożyczki nie stosować jako formy zabezpieczenia zobowiązania pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym, zgodnie z art.195 ust.4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104).
2. Podjąć działania zmierzające do prawidłowego zabezpieczenia środków pieniężnych i innych walorów przechowywanych w kasie w czasie godzin pracy Starostwa.
3. Dotacji na realizację zadań z zakresu kultury fizycznej, zlecanych organizacjom pozarządowym, udzielać zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
4. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, a w szczególności:
- art.31 ust.1 ustawy - w zakresie opisania przedmiotu zamówienia na roboty budowlane,
- art.35 ust.1 ustawy - w zakresie czasu ustalania wartości szacunkowej zamówienia na roboty budowlane,
- art.67 ust.1 pkt 5 ustawy - w zakresie przesłanek udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki (zamówienia dodatkowe),
5. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań majątkowych przez Skarbnika Powiatu lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 48 ust. 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym.
6. Zapewnić uzupełnienie kwalifikacji (wykształcenie) przez wskazanego w pierwszej części wystąpienia naczelnika wydziału. W odniesieniu do wymaganych kwalifikacji pracowników przestrzegać przepisów ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1593 ze zm.) oraz przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
7. Zapewnić objęcie inwentaryzacją wartości niematerialnych i prawnych (konto 020).
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Przewodniczącego o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Powiatu Pajęczańskiego
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu Pajęczańskiego
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.