Gm. Zadzim - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2006 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Wójta Gminy Zadzim, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
WŁODZIMIERZ OWCZAREK
Wójt Gminy Zadzim
WK - 602/6/2006
Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 ze zm.) informuję pana Wójta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Zadzim. Kontrolą objęto zagadnienia z lat 2003 - 2004 dotyczące - przede wszystkim: ustalenia wewnętrznych unormowań z zakresu kontroli finansowej i gospodarki finansowej; prowadzenia rachunkowości; gospodarki kasowej; realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych; realizacji dochodów z majątku; udzielania zamówień publicznych, wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku. Ujawnione w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z wadliwej interpretacji przepisów, braku stosownych procedur kontroli finansowej, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:1. Zakładowy plan kont dla budżetu i jednostki (Urzędu Gminy) nie spełniał wszystkich wymogów określonych w art.10 ust.1 pkt 3 lit "a" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.) wskutek braku ustalenia przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, wskazania kont ksiąg pomocniczych i opisania zasad powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej.
2. Brak było aktualnego, w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych oraz opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.10 ust.1 pkt 3 lit "b" i "c" ustawy o rachunkowości.
3. Stwierdzono brak prowadzenia ewidencji analitycznej do konta 260- zobowiązania finansowe oraz do kont rozrachunkowych zespołu 2, co było niezgodne postanowieniami zakładowego planu kont oraz przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752 ze zm.).
4. Ewidencję wartości niematerialnych i prawnych (licencje na programy komputerowe) prowadzono na koncie 011- środki trwałe, zamiast na przeznaczonym do tego koncie 020 - wartości niematerialne i prawne, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
5. Obowiązujące w jednostce procedury kontroli finansowej nie spełniały wszystkich wymogów wynikających z art.35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.). Zgodnie z powołanym przepisem ustalone procedury i mechanizmy kontrolne powinny obejmować operacje związane z gromadzeniem dochodów, zaciąganiem zobowiązań, dokonywaniem wydatków i gospodarowaniem mieniem. Regulamin kontroli wewnętrznej ustalony został przez Wójta Gminy zarządzeniem nr 9/01 z dnia 15 października 2001 roku, czyli na podstawie przepisów, które zakres procedur kontroli finansowej ograniczały do kontroli dokonywania wydatków (art.28a ustawy o finansach publicznych w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2001 roku). Zgodnie z obowiązującym -od dnia 1 stycznia 2001 roku - art.28a ust.1 ustawy o finansach publicznych - kierownik jednostki sektora finansów publicznych zobowiązany został do sprawowania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, pod względem legalności, gospodarności i celowości. Stosownie do art.28a ust.2 przedmiotowej ustawy - w celu wykonywania wskazanego nadzoru kierownik jednostki powinien ustalić szczegółowe procedury kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych; zasady wstępnej oceny celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań oraz zasady wykorzystania wyników kontroli i oceny. Z dniem 1 stycznia 2002 roku materię wykonywania wewnętrznej kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych normował art.35a ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem kontrola finansowa powinna objąć wszystkie procesy związane z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Procedury kontroli powinien ustalić pisemnie kierownik jednostki na podstawie art.35a ust.3 ww. ustawy (obecnie omawiane zagadnienia reguluje art.47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych - Dz. U. nr 249, poz. 2104).
6. W odniesieniu do obowiązującej w jednostce instrukcji kasowej w Urzędzie Gminy Zadzim stwierdzono, że nie ustalono w niej kwoty pogotowia kasowego, jak również zasad odprowadzania do banku gotówki pozostałej na koniec dnia. W Instrukcji nie określono także dowodów kasowych stanowiących podstawę przyjmowania wpłat gotówki do kasy oraz rodzajów prowadzonych raportów kasowych.
7. Brak było w jednostce aktualnego, spełniającego wymogi wynikające z obowiązujących przepisów (w szczególności - ustawy o rachunkowości) uregulowania z zakresu przygotowywania, przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji. Obowiązująca instrukcja wydana została w 1995 roku w oparciu o przepisy Kodeksu Pracy.
8. Kontrolujący stwierdzili brak składania sprawozdań budżetowych przez kierowników gminnych jednostek budżetowych, co było wymagane przez § 4 ust.1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz.279 ze zm.), a następnie przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. nr 170, poz. 1426 ze zm.).
9. Kontrolujący stwierdzili, że obsługę bankową jednostki prowadził Bank Spółdzielczy w Poddębicach, który nie został wskazany przez organ stanowiący Gminy (Radę Gminy w Zadzimiu). Obsługa wykonywana byłą w oparciu o umowę zawartą w dniu 28 kwietnia 1997 roku z Bankiem Spółdzielczym w Zadzimiu.
10. W dniu 6 września 2004 roku Wójt Gminy zawarł z Bankiem Spółdzielczym w Poddębicach Oddział w Zadzimiu umowę nr 1/2004 dotyczącą udzielenia kredytu na pokrycie występującego w ciągu roku niedoboru budżetu, na kwotę 350.000 zł, z terminem spłaty do dnia 31 grudnia 2004 roku (tzw. kredyt w rachunku bieżącym). Kredyt został zaciągnięty w ramach udzielonego Wójtowi przez Radę Gminy upoważnienia do samodzielnego zaciągania zobowiązań do kwoty 900.000 zł (art.18 ust.2 pkt 10 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym - tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.). W związku z powyższym należy wskazać, że upoważnienie dla organu wykonawczego gminy do zaciągania zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek na pokrycie występującego w ciągu roku niedoboru budżetowego powinno mieć swoją podstawę w art.18 ust.2 pkt 9 lit "d" ustawy o samorządzie gminnym ustawy, zgodnie z którym do wyłącznej kompetencji rady gminy należy ustalanie maksymalnej wysokości pożyczek i kredytów oraz krótkoterminowych zaciąganych przez wójta w roku budżetowym oraz w art.124 ust.2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, w którym wskazano, że - uchwała budżetowa mogła zawierać upoważnienie dla organu wykonawczego jednostki samorządu terytorialnego do zaciągania kredytów i pożyczek oraz emisji papierów wartościowych na pokrycie występującego w ciągu roku budżetowego deficytu jednostki samorządu terytorialnego. Kontrolujący ustalili ponadto, że aneksem nr 1/2004 z dnia 30 grudnia 2004 roku strony umowy przesunęły termin spłaty kredytu w kwocie 185.873 zł do dnia 15 lutego 2005 roku. W dniu 29 grudnia 2004 roku Rada Gminy uchwałą nr XXVII/145/04 wprowadziła do budżetu wskazaną kwotę jako przychód z tytułu kredytu.
11. Kontrolujący stwierdzili, że stan zabezpieczenia gotówki i innych walorów wartościowych był niewystarczający z uwagi na brak zabezpieczenia pomieszczenia kasy od strony przyległego pokoju (nowo wykonane przejście).
12. W wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży dotyczącym działki nr 2 w Woli Zaleskiej nie podano terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości zgodnie z wymogiem wynikającym z art.35 ust.2 pkt 12 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz.2603 ze zm.).
13. Stwierdzono, że w latach 2003 - 2004 nie zachowano terminów przekazywania środków na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych określonych w art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (teks jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz.335 ze zm.), który obliguje pracodawcę do przekazania na rachunek bankowy funduszu równowartości dokonanych odpisów w terminie do 30 września danego roku, z tym że w terminie do 31 maja danego roku powinna zostać przekazana kwota stanowiąca 75% naliczonego funduszu.
14. Stwierdzono, że w teczce osobowej Wójta Gminy znajdowały się dwa świadectwa pracy wystawione przez poprzedniego pracodawcę, w których sprzecznie wskazano okres zatrudnienia pracownika.
15. Stwierdzono przypadki wydania w 2003 roku decyzji ustalających wysokość zobowiązań podatkowych w zakresie podatku rolnego, w sytuacji braku złożenia przez podatników deklaracji podatkowych, bez przeprowadzenia postępowania podatkowego. Zgodnie z art.21 § 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.) - jeżeli przepisy prawa podatkowego nakładają na podatnika obowiązek złożenia deklaracji, wysokość zobowiązania podatkowego powstającego wskutek doręczenie decyzji organu podatkowego, ustala się zgodnie z danymi zawartymi w deklaracji podatkowej, chyba, że przepisy szczególne przewidują inny sposób ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego albo w toku postępowania podatkowego stwierdzono, że dane zawarte w deklaracji, mogące mieć wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego, są niezgodne ze stanem faktycznym. Prowadząc postępowanie podatkowe organ podatkowy powinien, w szczególności, zapoznać stronę (podatnika) z zebranym materiałem dowodowym (art.200 ustawy Ordynacja podatkowa).
16. Stwierdzono przypadki braku nadania numerów inwentarzowych składnikom majątkowym, jak również wskazania tych numerów na arkuszach spisu z natury (arkusze spisu z natury pozostałych środków trwałych).
Przekazując informację o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli, proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia powstawania ich w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne:
1. Uzupełnić zakładowy plan kont ustalając przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, wskazując konta ksiąg pomocniczych i opisując zasady powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej. Uwzględnić przy powyższym przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
2. Uzupełnić opis przyjętych przez jednostkę zasad rachunkowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera poprzez wskazanie wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych oraz opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.10 ust.1 pkt 3 lit "b" i "c" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
3. Zgodnie z art.10 ust.2 ustawy o rachunkowości zapewnić aktualizację dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości.
4. Prowadzić ewidencję analityczną do konta 260 i kont rozrachunkowych zespołu 2, zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
5. Ewidencję wartości niematerialnych i prawnych prowadzić na koncie 020.
6. Uzupełnić obowiązujące w jednostce procedury kontroli finansowej uwzględniając ich zakres wynikający z art.47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych.
7. Dokonać analizy obowiązującej instrukcji kasowej, celem dokonania niezbędnych zmian, z uwzględnieniem uwag zawartych w pierwszej części niniejszego wystąpienia.
8. Dokonać analizy stanu zabezpieczenia pomieszczenia kasowego.
9. Zapewnić składanie przez kierowników gminnych jednostek budżetowych jednostkowych sprawozdań budżetowych, w oparciu o dane ewidencji księgowej obrazujące sytuację finansową poszczególnych jednostek.
10. Podjąć czynności w celu dokonania wyboru banku do obsługi bankowej budżetu zgodnie z zasadami pokreślonymi w art.195 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych.
11. Kredyty i pożyczki na pokrycie występującego w ciągu roku budżetowego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego (tzw. przejściowy deficyt) zaciągać w ramach kwoty ustalonej przez Radę Gminy na podstawie art.18 ust.2 pkt 9 lit. "d" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym. Stosowne upoważnienie w tym zakresie stanowi element uchwały budżetowej - art.184 ust.2 pkt 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych. Podkreślić należy także, że w uchwale budżetowej organ stanowiący określa limit zobowiązań z tytułu zaciąganych kredytów i pożyczek oraz emitowanych papierów wartościowych na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu jednostki samorządowej; finansowanie planowanego deficytu jednostki samorządowej; spłatę wcześniejszych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych kredytów i pożyczek - art.184 ust.1 pkt 9 ww. ustawy.
12. W wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży podawać termin do złożenia wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości, zgodnie z wymogiem wynikającym z art.35 ust.2 pkt 12 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
13. Przekazywać środki na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zgodnie z terminami wynikającymi z art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
14. Nadać przedmiotom majątkowym numery inwentarzowe, co pozwoli na jednoznaczne ich powiązanie z zapisami zawartymi w księgach rachunkowych (inwentarz) oraz rzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy Zadzim
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Zadzim
- aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 23 stycznia 2006 r.
Pan
WŁODZIMIERZ OWCZAREK
Wójt Gminy Zadzim
WK - 602/6/2006
Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 ze zm.) informuję pana Wójta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Zadzim. Kontrolą objęto zagadnienia z lat 2003 - 2004 dotyczące - przede wszystkim: ustalenia wewnętrznych unormowań z zakresu kontroli finansowej i gospodarki finansowej; prowadzenia rachunkowości; gospodarki kasowej; realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych; realizacji dochodów z majątku; udzielania zamówień publicznych, wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku. Ujawnione w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z wadliwej interpretacji przepisów, braku stosownych procedur kontroli finansowej, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:1. Zakładowy plan kont dla budżetu i jednostki (Urzędu Gminy) nie spełniał wszystkich wymogów określonych w art.10 ust.1 pkt 3 lit "a" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.) wskutek braku ustalenia przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, wskazania kont ksiąg pomocniczych i opisania zasad powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej.
2. Brak było aktualnego, w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych oraz opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.10 ust.1 pkt 3 lit "b" i "c" ustawy o rachunkowości.
3. Stwierdzono brak prowadzenia ewidencji analitycznej do konta 260- zobowiązania finansowe oraz do kont rozrachunkowych zespołu 2, co było niezgodne postanowieniami zakładowego planu kont oraz przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752 ze zm.).
4. Ewidencję wartości niematerialnych i prawnych (licencje na programy komputerowe) prowadzono na koncie 011- środki trwałe, zamiast na przeznaczonym do tego koncie 020 - wartości niematerialne i prawne, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
5. Obowiązujące w jednostce procedury kontroli finansowej nie spełniały wszystkich wymogów wynikających z art.35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.). Zgodnie z powołanym przepisem ustalone procedury i mechanizmy kontrolne powinny obejmować operacje związane z gromadzeniem dochodów, zaciąganiem zobowiązań, dokonywaniem wydatków i gospodarowaniem mieniem. Regulamin kontroli wewnętrznej ustalony został przez Wójta Gminy zarządzeniem nr 9/01 z dnia 15 października 2001 roku, czyli na podstawie przepisów, które zakres procedur kontroli finansowej ograniczały do kontroli dokonywania wydatków (art.28a ustawy o finansach publicznych w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2001 roku). Zgodnie z obowiązującym -od dnia 1 stycznia 2001 roku - art.28a ust.1 ustawy o finansach publicznych - kierownik jednostki sektora finansów publicznych zobowiązany został do sprawowania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, pod względem legalności, gospodarności i celowości. Stosownie do art.28a ust.2 przedmiotowej ustawy - w celu wykonywania wskazanego nadzoru kierownik jednostki powinien ustalić szczegółowe procedury kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych; zasady wstępnej oceny celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań oraz zasady wykorzystania wyników kontroli i oceny. Z dniem 1 stycznia 2002 roku materię wykonywania wewnętrznej kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych normował art.35a ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem kontrola finansowa powinna objąć wszystkie procesy związane z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Procedury kontroli powinien ustalić pisemnie kierownik jednostki na podstawie art.35a ust.3 ww. ustawy (obecnie omawiane zagadnienia reguluje art.47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych - Dz. U. nr 249, poz. 2104).
6. W odniesieniu do obowiązującej w jednostce instrukcji kasowej w Urzędzie Gminy Zadzim stwierdzono, że nie ustalono w niej kwoty pogotowia kasowego, jak również zasad odprowadzania do banku gotówki pozostałej na koniec dnia. W Instrukcji nie określono także dowodów kasowych stanowiących podstawę przyjmowania wpłat gotówki do kasy oraz rodzajów prowadzonych raportów kasowych.
7. Brak było w jednostce aktualnego, spełniającego wymogi wynikające z obowiązujących przepisów (w szczególności - ustawy o rachunkowości) uregulowania z zakresu przygotowywania, przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji. Obowiązująca instrukcja wydana została w 1995 roku w oparciu o przepisy Kodeksu Pracy.
8. Kontrolujący stwierdzili brak składania sprawozdań budżetowych przez kierowników gminnych jednostek budżetowych, co było wymagane przez § 4 ust.1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz.279 ze zm.), a następnie przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. nr 170, poz. 1426 ze zm.).
9. Kontrolujący stwierdzili, że obsługę bankową jednostki prowadził Bank Spółdzielczy w Poddębicach, który nie został wskazany przez organ stanowiący Gminy (Radę Gminy w Zadzimiu). Obsługa wykonywana byłą w oparciu o umowę zawartą w dniu 28 kwietnia 1997 roku z Bankiem Spółdzielczym w Zadzimiu.
10. W dniu 6 września 2004 roku Wójt Gminy zawarł z Bankiem Spółdzielczym w Poddębicach Oddział w Zadzimiu umowę nr 1/2004 dotyczącą udzielenia kredytu na pokrycie występującego w ciągu roku niedoboru budżetu, na kwotę 350.000 zł, z terminem spłaty do dnia 31 grudnia 2004 roku (tzw. kredyt w rachunku bieżącym). Kredyt został zaciągnięty w ramach udzielonego Wójtowi przez Radę Gminy upoważnienia do samodzielnego zaciągania zobowiązań do kwoty 900.000 zł (art.18 ust.2 pkt 10 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym - tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.). W związku z powyższym należy wskazać, że upoważnienie dla organu wykonawczego gminy do zaciągania zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek na pokrycie występującego w ciągu roku niedoboru budżetowego powinno mieć swoją podstawę w art.18 ust.2 pkt 9 lit "d" ustawy o samorządzie gminnym ustawy, zgodnie z którym do wyłącznej kompetencji rady gminy należy ustalanie maksymalnej wysokości pożyczek i kredytów oraz krótkoterminowych zaciąganych przez wójta w roku budżetowym oraz w art.124 ust.2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, w którym wskazano, że - uchwała budżetowa mogła zawierać upoważnienie dla organu wykonawczego jednostki samorządu terytorialnego do zaciągania kredytów i pożyczek oraz emisji papierów wartościowych na pokrycie występującego w ciągu roku budżetowego deficytu jednostki samorządu terytorialnego. Kontrolujący ustalili ponadto, że aneksem nr 1/2004 z dnia 30 grudnia 2004 roku strony umowy przesunęły termin spłaty kredytu w kwocie 185.873 zł do dnia 15 lutego 2005 roku. W dniu 29 grudnia 2004 roku Rada Gminy uchwałą nr XXVII/145/04 wprowadziła do budżetu wskazaną kwotę jako przychód z tytułu kredytu.
11. Kontrolujący stwierdzili, że stan zabezpieczenia gotówki i innych walorów wartościowych był niewystarczający z uwagi na brak zabezpieczenia pomieszczenia kasy od strony przyległego pokoju (nowo wykonane przejście).
12. W wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży dotyczącym działki nr 2 w Woli Zaleskiej nie podano terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości zgodnie z wymogiem wynikającym z art.35 ust.2 pkt 12 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz.2603 ze zm.).
13. Stwierdzono, że w latach 2003 - 2004 nie zachowano terminów przekazywania środków na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych określonych w art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (teks jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz.335 ze zm.), który obliguje pracodawcę do przekazania na rachunek bankowy funduszu równowartości dokonanych odpisów w terminie do 30 września danego roku, z tym że w terminie do 31 maja danego roku powinna zostać przekazana kwota stanowiąca 75% naliczonego funduszu.
14. Stwierdzono, że w teczce osobowej Wójta Gminy znajdowały się dwa świadectwa pracy wystawione przez poprzedniego pracodawcę, w których sprzecznie wskazano okres zatrudnienia pracownika.
15. Stwierdzono przypadki wydania w 2003 roku decyzji ustalających wysokość zobowiązań podatkowych w zakresie podatku rolnego, w sytuacji braku złożenia przez podatników deklaracji podatkowych, bez przeprowadzenia postępowania podatkowego. Zgodnie z art.21 § 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.) - jeżeli przepisy prawa podatkowego nakładają na podatnika obowiązek złożenia deklaracji, wysokość zobowiązania podatkowego powstającego wskutek doręczenie decyzji organu podatkowego, ustala się zgodnie z danymi zawartymi w deklaracji podatkowej, chyba, że przepisy szczególne przewidują inny sposób ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego albo w toku postępowania podatkowego stwierdzono, że dane zawarte w deklaracji, mogące mieć wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego, są niezgodne ze stanem faktycznym. Prowadząc postępowanie podatkowe organ podatkowy powinien, w szczególności, zapoznać stronę (podatnika) z zebranym materiałem dowodowym (art.200 ustawy Ordynacja podatkowa).
16. Stwierdzono przypadki braku nadania numerów inwentarzowych składnikom majątkowym, jak również wskazania tych numerów na arkuszach spisu z natury (arkusze spisu z natury pozostałych środków trwałych).
Przekazując informację o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli, proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia powstawania ich w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne:
1. Uzupełnić zakładowy plan kont ustalając przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, wskazując konta ksiąg pomocniczych i opisując zasady powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej. Uwzględnić przy powyższym przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
2. Uzupełnić opis przyjętych przez jednostkę zasad rachunkowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera poprzez wskazanie wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych oraz opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.10 ust.1 pkt 3 lit "b" i "c" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
3. Zgodnie z art.10 ust.2 ustawy o rachunkowości zapewnić aktualizację dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości.
4. Prowadzić ewidencję analityczną do konta 260 i kont rozrachunkowych zespołu 2, zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
5. Ewidencję wartości niematerialnych i prawnych prowadzić na koncie 020.
6. Uzupełnić obowiązujące w jednostce procedury kontroli finansowej uwzględniając ich zakres wynikający z art.47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych.
7. Dokonać analizy obowiązującej instrukcji kasowej, celem dokonania niezbędnych zmian, z uwzględnieniem uwag zawartych w pierwszej części niniejszego wystąpienia.
8. Dokonać analizy stanu zabezpieczenia pomieszczenia kasowego.
9. Zapewnić składanie przez kierowników gminnych jednostek budżetowych jednostkowych sprawozdań budżetowych, w oparciu o dane ewidencji księgowej obrazujące sytuację finansową poszczególnych jednostek.
10. Podjąć czynności w celu dokonania wyboru banku do obsługi bankowej budżetu zgodnie z zasadami pokreślonymi w art.195 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych.
11. Kredyty i pożyczki na pokrycie występującego w ciągu roku budżetowego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego (tzw. przejściowy deficyt) zaciągać w ramach kwoty ustalonej przez Radę Gminy na podstawie art.18 ust.2 pkt 9 lit. "d" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym. Stosowne upoważnienie w tym zakresie stanowi element uchwały budżetowej - art.184 ust.2 pkt 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych. Podkreślić należy także, że w uchwale budżetowej organ stanowiący określa limit zobowiązań z tytułu zaciąganych kredytów i pożyczek oraz emitowanych papierów wartościowych na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu jednostki samorządowej; finansowanie planowanego deficytu jednostki samorządowej; spłatę wcześniejszych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych kredytów i pożyczek - art.184 ust.1 pkt 9 ww. ustawy.
12. W wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży podawać termin do złożenia wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości, zgodnie z wymogiem wynikającym z art.35 ust.2 pkt 12 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
13. Przekazywać środki na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zgodnie z terminami wynikającymi z art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
14. Nadać przedmiotom majątkowym numery inwentarzowe, co pozwoli na jednoznaczne ich powiązanie z zapisami zawartymi w księgach rachunkowych (inwentarz) oraz rzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy Zadzim
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Zadzim
- aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.