Gm. Kutno - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2006 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Wójta Gminy Kutno, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
Jerzy Bryła
Wójt Gminy Kutno
WK – 602/9/2006
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 55, poz. 557 ze zm.) informuję Pana Wójta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Kutno. Kontrolą objęto zagadnienia z lat 2003 - 2005 dotyczące - przede wszystkim: ustalenia wewnętrznych unormowań z zakresu kontroli finansowej i gospodarki finansowej; prowadzenia rachunkowości; gospodarki kasowej; realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych; realizacji dochodów z majątku; udzielania zamówień publicznych, wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z wadliwej interpretacji przepisów, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz nie stosowania procedur kontroli finansowej. Wykazane nieprawidłowości i uchybienia dotyczyły, w szczególności:W zakresie funkcjonowania procedur kontroli finansowej
W okresie od dnia 1 stycznia 2001 roku do dnia 13 grudnia 2004 roku kontrolowana jednostka nie posiadała ustalonych na piśmie procedur kontroli finansowej spełniających wymogi określone w ustawie z dnia 26 listopada 1998 roku finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm. - obowiązywała do dnia 31 grudnia 2005 roku). Obowiązek pisemnego określenia w jednostkach sektora finansów publicznych procedur kontroli finansowej wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2001 roku, stosownie do unormowania zawartego w art. 28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 ze zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - w celu wykonania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości, kierownik jednostki zobowiązany został do ustalenia szczegółowych procedur kontroli wydatków ze środków publicznych, zasad wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań oraz sposobów wykorzystania wyników kontroli i oceny. Z dniem 1 stycznia 2002 roku na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej (Dz. U. nr 102, poz. 1116) wprowadzono zmiany do ustawy o finansach publicznych, rozszerzając zakres zagadnień objętych kontrolą finansową.
Zgodnie z art. 35a ust. 1 ustawy - w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2002 roku - kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Procedury kontroli na podstawie art. 35a ust. 3 ustawy zobowiązany był ustalić w formie pisemnej kierownik jednostki sektora finansów publicznych. Procedury kontroli powinny obejmować operacje gospodarcze związane z gromadzeniem środków i ich rozdysponowaniem, w tym ocenę celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków oraz gospodarowanie mieniem.
Kontrolujący ustalili, że Wójt Gminy Kutno określił szczegółowo organizację i funkcjonowanie kontroli finansowej zarządzeniem nr 65/2004 z dnia 14 grudnia 2004 roku w sprawie instrukcji regulujących gospodarkę finansową gminy.
Odpowiedzialność za ustalenie procedur kontroli finansowej oraz ich aktualizację ponosi Wójt Gminy.
W zakresie realizacji dochodów z podatków i opłat
1. Stwierdzono przypadki wydania w 2004 roku oraz w I półroczu 2005 roku decyzji dotyczących udzielenia ulg w zapłacie podatku (np. umorzenie odsetek od zaległości podatkowych, rozłożenia na raty zapłaty zaległości podatkowej, odroczenia terminu zapłaty podatku) w zakresie podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku od środków transportowych, mimo, że postępowanie wyjaśniające nie zostało przeprowadzone w sposób wymagany przez art.122 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.), zgodnie
z którym to przepisem - organ podatkowy zobowiązany jest podjąć wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Stosownie natomiast do art.187 §1 ww. ustawy - organ podatkowy jest zobowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy.
2. W przyjętej do kontroli próbie stwierdzono, że 7 decyzji odraczających termin zapłaty podatku od nieruchomości, wszystkie wydane w 2004 roku i pierwszym półroczu 2005 roku decyzje odraczające termin zapłaty podatku rolnego oraz 1 decyzja z 2004 roku dotycząca umorzenia zaległości podatkowej w zakresie podatku od nieruchomości, nie zawierały uzasadnienia faktycznego, co było wymagane przez art.210 § 1 pkt 6 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z art.210 § 4 ww. ustawy - uzasadnienie faktyczne decyzji powinno zawierać, w szczególności, wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności.
3. Przy udzieleniu zwolnień w zakresie podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na utworzenie nowego lub powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego stwierdzono, że w pięciu przypadkach nieprawidłowo określono okres stosowania udzielonego zwolnienia. Przykładowo, decyzja nr 9/04 z dnia 9 stycznia 2004 roku – okres zwolnienia ustalono od dnia 1 stycznia 2004 roku do dnia 31 grudnia 2008 roku, powinno być z uwagi na złożenie przez podatnika wniosku w 6 stycznia 2004 roku - od dnia 1 lutego 2004 roku do dnia 31 grudnia 2008 roku. Zgodnie z art.12 ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 z późn. zm.), okres omawianego zwolnienia wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa użytkowania wieczystego, ustanowiono prawo użytkowania wieczystego gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie w drodze umowy. Jednakże zwolnienie jest stosowane od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek – zgodnie z art. 13d ust. 3 ww. ustawy.
4. Stwierdzono przypadki zaniechania wystawienia lub nieterminowego wystawienia w 2004 roku i w pierwszym półroczu 2005 roku tytułów wykonawczych w odniesieniu do podatników zalegających z uiszczeniem podatku rolnego i podatku od nieruchomości. Powyższe naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541 ze zm.).
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości związane z realizacją dochodów podatkowych ponosi Wójt Gminy – pełniący funkcję organu podatkowego I instancji.
W zakresie realizacji dochodów z mienia komunalnego
1. W podanym do publicznej wiadomości wykazie nieruchomości dotyczącym nieruchomości zabudowanej położonej w miejscowości Strzegocin, oznaczonej numerem ewidencyjnym 150, o pow.0,89 ha, Wójt Gminy wskazał nieprawidłowo termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art.34 ust.1 pkt 1 i pkt 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 roku, Dz. U. nr 261, poz. 2603 ze zm.). W ww. wykazie wskazano termin 21 dni licząc od dnia wywieszenia wykazu. Zgodnie z art.34 ust.1 pkt 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami - termin do złożenia wskazanego wniosku nie może być krótszy niż 6 tygodni licząc od dnia wywieszenia wykazu.
2. W odniesieniu do publicznego przetargu ustnego nieograniczonego przeprowadzonego na sprzedaż nieruchomości zabudowanej położonej w miejscowości Strzegocin, oznaczonej numerem ewidencyjnym 150 stwierdzono, że ogłoszenie o przetargu podano do publicznej wiadomości przed upływem terminu, o którym mowa w art.38 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
3. Zaniechano sporządzenia i podania do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę oraz w najem, stosownie do wymogu określonego w art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
4. Kontrolujący stwierdzili, że z opóźnieniem podjęto na drodze postępowania sądowego czynności mające na celu wyegzekwowanie zaległości w kwocie 9.974,48 zł za dzierżawę lokalu przez „ Profilaktykę” sp. z o.o. w Kutnie. Umowa dzierżawy rozwiązana została z dniem 1 września 2002 roku, pozew o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym wniesiono w dniu 16 maja 2005 roku. Odpowiedzialność za windykację należności o charakterze cywilnoprawnym ponosi Wójt Gminy i Skarbnik Gminy.
W zakresie realizacji wydatków bieżących na dostawy materiałów i usług
1. Przy udzieleniu w 2004 roku zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości do 60.000 EURO, na montaż elementów oświetlenia ulicznego, stwierdzono, że zamawiający przekazał wykonawcom informację o wyniku postępowania telefonicznie, co było niezgodne z art.28 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.) zgodnie z którym - w postępowaniach o udzielenie zamówienia, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60.000 euro, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują, zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. O sposobie porozumiewania się z wykonawcami zamawiający zamieszcza informację w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (art.36 ust.1 pkt 10 ustawy).
2. Kontrolujący ustalili, że w okresie objętym kontrolą z budżetu Gminy ponoszone były wydatki tytułem zapłaty na rzecz Zakładu Energetycznego Płock - Dystrybucja Zachód Sp. z o.o. z siedzibą w Sierpcu za bieżącą konserwację oświetlenia ulicznego, na podstawie umowy nr 10/OU/99 z dnia 4 marca 1999 roku. Umowa ta zawarta została na czas nieokreślony, niezgodnie z art.73 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 ze zm.), który to przepis zakazywał zawierania umów w sprawie zamówień publicznych na czas nieoznaczony. Według wyjaśnień inspektora ds. budownictwa i gospodarki przestrzennej podpisanie umowy było poprzedzone przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zapytania o cenę.
Wydatki poniesione w 2004 roku wynosiły 31.492,81 zł, a w I półroczu 2005 roku 20.143,96 zł. Faktury dotyczące konserwacji oświetlenia ulicznego wystawiane były w okresach miesięcznych. Wysokość wynagrodzenia miesięcznego netto określona jako 24% wartości netto energii elektrycznej zużytej na potrzeby oświetlenia ulicznego.
Stwierdzono także, że aneksem nr 1 z dnia 2 stycznia 2002 roku dokonano zmian w treści umowy nr 10/OU/99 dotyczącej konserwacji oświetlenia ulicznego wprowadzając, m. in., zapis, zgodnie z którym - zamawiający w ramach umowy mógł zlecać wymianę zużytych opraw, montaż nowych sterowników oświetlenia ulicznego i liczników dwustrefowych za dodatkowym, uzgodnionym wynagrodzeniem. Aneksem nr 1 rozszerzono, zatem zakres świadczonych usług, nie stosując procedur udzielania zamówień publicznych. Według wyjaśnień Wójta Gminy i Skarbnika Gminy przedmiotowe usługi nie były faktycznie przez Gminę zlecane.
W dniu 15 listopada 2005 roku Wójt Gminy zwrócił się do Zakładu Energetycznego Płock Dystrybucja Zachód Sp. z o.o. o rozwiązanie umowy nr 10/OU/99 z dniem 31 marca 2006 roku.
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich wyeliminowanie oraz zapobieżenie występowaniu w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić przestrzeganie ustalonych przez Wójta Gminy procedur wewnętrznej kontroli finansowej.
2. Decyzje w sprawie udzielenia ulg w zapłacie wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego w ramach prowadzonego postępowania wyjaśniającego, do czego zobowiązują organ podatkowy przepisy art.122 i art. 187 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
3. W decyzjach dotyczących udzielenia ulg w zapłacie podatku zamieszczać uzasadnienie faktyczne rozstrzygnięcia, zgodnie z art. 210 §1 pkt 6 w zw. z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
4. Udzielając zwolnień w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie gospodarstwa rolnego przestrzegać art. 13d ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym - zgodnie z którym - zwolnienie jest stosowane od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek.
5. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 ze zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
6. W wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art.34 ust.1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, wyznaczać nie krótszy niż 6 tygodni, licząc od dnia wywieszenia wykazu. Ogłoszenia o przetargu na zbycie nieruchomości podawać do publicznej wiadomości po upływie terminów określonych w art.34 ust.1 pkt 1 i 2 ww. ustawy.
7. Sporządzać i podawać do publicznej wiadomości wykazy nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę, zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
8. Podejmować działania windykacyjne w stosunku do osób zalegających z uiszczaniem należności o charakterze cywilnoprawnym – celem uniknięcia przedawnienia roszczeń w powyższym zakresie.
9. Zgodnie z art. 142 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, umowy o udzielenie zamówienia publicznego zawierać na czas oznaczony (art.142 ust.1 ustawy). Zawarcie umowy, której przedmiotem są świadczenia okresowe lub ciągłe na okres dłuższy niż trzy lata wymaga - poza sytuacjami wymienionymi w art.142 ust.4 ustawy - zgody Prezesa Urzędu Publicznych wyrażonej w drodze decyzji administracyjnej (art.142 ust.2 ustawy). Na czas nieoznaczony mogą być zawierane umowy, których przedmiotem są dostawy: wody za pomocą sieci wodno-kanalizacyjnej lub odprowadzanie ścieków do takiej sieci; energii elektrycznej z sieci elektroenergetycznej; gazu z sieci gazowej; ciepła z sieci ciepłowniczej (art.143 ust.1 ustawy).
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich nie wykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ww. ustawy do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżeń w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy Kutno.
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Kutno.
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk – Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 6 lutego 2006 r.
Pan
Jerzy Bryła
Wójt Gminy Kutno
WK – 602/9/2006
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 55, poz. 557 ze zm.) informuję Pana Wójta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Kutno. Kontrolą objęto zagadnienia z lat 2003 - 2005 dotyczące - przede wszystkim: ustalenia wewnętrznych unormowań z zakresu kontroli finansowej i gospodarki finansowej; prowadzenia rachunkowości; gospodarki kasowej; realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych; realizacji dochodów z majątku; udzielania zamówień publicznych, wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z wadliwej interpretacji przepisów, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz nie stosowania procedur kontroli finansowej. Wykazane nieprawidłowości i uchybienia dotyczyły, w szczególności:W zakresie funkcjonowania procedur kontroli finansowej
W okresie od dnia 1 stycznia 2001 roku do dnia 13 grudnia 2004 roku kontrolowana jednostka nie posiadała ustalonych na piśmie procedur kontroli finansowej spełniających wymogi określone w ustawie z dnia 26 listopada 1998 roku finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm. - obowiązywała do dnia 31 grudnia 2005 roku). Obowiązek pisemnego określenia w jednostkach sektora finansów publicznych procedur kontroli finansowej wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2001 roku, stosownie do unormowania zawartego w art. 28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 ze zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - w celu wykonania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości, kierownik jednostki zobowiązany został do ustalenia szczegółowych procedur kontroli wydatków ze środków publicznych, zasad wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań oraz sposobów wykorzystania wyników kontroli i oceny. Z dniem 1 stycznia 2002 roku na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej (Dz. U. nr 102, poz. 1116) wprowadzono zmiany do ustawy o finansach publicznych, rozszerzając zakres zagadnień objętych kontrolą finansową.
Zgodnie z art. 35a ust. 1 ustawy - w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2002 roku - kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Procedury kontroli na podstawie art. 35a ust. 3 ustawy zobowiązany był ustalić w formie pisemnej kierownik jednostki sektora finansów publicznych. Procedury kontroli powinny obejmować operacje gospodarcze związane z gromadzeniem środków i ich rozdysponowaniem, w tym ocenę celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków oraz gospodarowanie mieniem.
Kontrolujący ustalili, że Wójt Gminy Kutno określił szczegółowo organizację i funkcjonowanie kontroli finansowej zarządzeniem nr 65/2004 z dnia 14 grudnia 2004 roku w sprawie instrukcji regulujących gospodarkę finansową gminy.
Odpowiedzialność za ustalenie procedur kontroli finansowej oraz ich aktualizację ponosi Wójt Gminy.
W zakresie realizacji dochodów z podatków i opłat
1. Stwierdzono przypadki wydania w 2004 roku oraz w I półroczu 2005 roku decyzji dotyczących udzielenia ulg w zapłacie podatku (np. umorzenie odsetek od zaległości podatkowych, rozłożenia na raty zapłaty zaległości podatkowej, odroczenia terminu zapłaty podatku) w zakresie podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku od środków transportowych, mimo, że postępowanie wyjaśniające nie zostało przeprowadzone w sposób wymagany przez art.122 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.), zgodnie
z którym to przepisem - organ podatkowy zobowiązany jest podjąć wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Stosownie natomiast do art.187 §1 ww. ustawy - organ podatkowy jest zobowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy.
2. W przyjętej do kontroli próbie stwierdzono, że 7 decyzji odraczających termin zapłaty podatku od nieruchomości, wszystkie wydane w 2004 roku i pierwszym półroczu 2005 roku decyzje odraczające termin zapłaty podatku rolnego oraz 1 decyzja z 2004 roku dotycząca umorzenia zaległości podatkowej w zakresie podatku od nieruchomości, nie zawierały uzasadnienia faktycznego, co było wymagane przez art.210 § 1 pkt 6 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z art.210 § 4 ww. ustawy - uzasadnienie faktyczne decyzji powinno zawierać, w szczególności, wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności.
3. Przy udzieleniu zwolnień w zakresie podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na utworzenie nowego lub powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego stwierdzono, że w pięciu przypadkach nieprawidłowo określono okres stosowania udzielonego zwolnienia. Przykładowo, decyzja nr 9/04 z dnia 9 stycznia 2004 roku – okres zwolnienia ustalono od dnia 1 stycznia 2004 roku do dnia 31 grudnia 2008 roku, powinno być z uwagi na złożenie przez podatnika wniosku w 6 stycznia 2004 roku - od dnia 1 lutego 2004 roku do dnia 31 grudnia 2008 roku. Zgodnie z art.12 ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 z późn. zm.), okres omawianego zwolnienia wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa użytkowania wieczystego, ustanowiono prawo użytkowania wieczystego gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie w drodze umowy. Jednakże zwolnienie jest stosowane od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek – zgodnie z art. 13d ust. 3 ww. ustawy.
4. Stwierdzono przypadki zaniechania wystawienia lub nieterminowego wystawienia w 2004 roku i w pierwszym półroczu 2005 roku tytułów wykonawczych w odniesieniu do podatników zalegających z uiszczeniem podatku rolnego i podatku od nieruchomości. Powyższe naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541 ze zm.).
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości związane z realizacją dochodów podatkowych ponosi Wójt Gminy – pełniący funkcję organu podatkowego I instancji.
W zakresie realizacji dochodów z mienia komunalnego
1. W podanym do publicznej wiadomości wykazie nieruchomości dotyczącym nieruchomości zabudowanej położonej w miejscowości Strzegocin, oznaczonej numerem ewidencyjnym 150, o pow.0,89 ha, Wójt Gminy wskazał nieprawidłowo termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art.34 ust.1 pkt 1 i pkt 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 roku, Dz. U. nr 261, poz. 2603 ze zm.). W ww. wykazie wskazano termin 21 dni licząc od dnia wywieszenia wykazu. Zgodnie z art.34 ust.1 pkt 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami - termin do złożenia wskazanego wniosku nie może być krótszy niż 6 tygodni licząc od dnia wywieszenia wykazu.
2. W odniesieniu do publicznego przetargu ustnego nieograniczonego przeprowadzonego na sprzedaż nieruchomości zabudowanej położonej w miejscowości Strzegocin, oznaczonej numerem ewidencyjnym 150 stwierdzono, że ogłoszenie o przetargu podano do publicznej wiadomości przed upływem terminu, o którym mowa w art.38 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
3. Zaniechano sporządzenia i podania do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę oraz w najem, stosownie do wymogu określonego w art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
4. Kontrolujący stwierdzili, że z opóźnieniem podjęto na drodze postępowania sądowego czynności mające na celu wyegzekwowanie zaległości w kwocie 9.974,48 zł za dzierżawę lokalu przez „ Profilaktykę” sp. z o.o. w Kutnie. Umowa dzierżawy rozwiązana została z dniem 1 września 2002 roku, pozew o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym wniesiono w dniu 16 maja 2005 roku. Odpowiedzialność za windykację należności o charakterze cywilnoprawnym ponosi Wójt Gminy i Skarbnik Gminy.
W zakresie realizacji wydatków bieżących na dostawy materiałów i usług
1. Przy udzieleniu w 2004 roku zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości do 60.000 EURO, na montaż elementów oświetlenia ulicznego, stwierdzono, że zamawiający przekazał wykonawcom informację o wyniku postępowania telefonicznie, co było niezgodne z art.28 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.) zgodnie z którym - w postępowaniach o udzielenie zamówienia, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60.000 euro, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują, zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. O sposobie porozumiewania się z wykonawcami zamawiający zamieszcza informację w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (art.36 ust.1 pkt 10 ustawy).
2. Kontrolujący ustalili, że w okresie objętym kontrolą z budżetu Gminy ponoszone były wydatki tytułem zapłaty na rzecz Zakładu Energetycznego Płock - Dystrybucja Zachód Sp. z o.o. z siedzibą w Sierpcu za bieżącą konserwację oświetlenia ulicznego, na podstawie umowy nr 10/OU/99 z dnia 4 marca 1999 roku. Umowa ta zawarta została na czas nieokreślony, niezgodnie z art.73 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 ze zm.), który to przepis zakazywał zawierania umów w sprawie zamówień publicznych na czas nieoznaczony. Według wyjaśnień inspektora ds. budownictwa i gospodarki przestrzennej podpisanie umowy było poprzedzone przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zapytania o cenę.
Wydatki poniesione w 2004 roku wynosiły 31.492,81 zł, a w I półroczu 2005 roku 20.143,96 zł. Faktury dotyczące konserwacji oświetlenia ulicznego wystawiane były w okresach miesięcznych. Wysokość wynagrodzenia miesięcznego netto określona jako 24% wartości netto energii elektrycznej zużytej na potrzeby oświetlenia ulicznego.
Stwierdzono także, że aneksem nr 1 z dnia 2 stycznia 2002 roku dokonano zmian w treści umowy nr 10/OU/99 dotyczącej konserwacji oświetlenia ulicznego wprowadzając, m. in., zapis, zgodnie z którym - zamawiający w ramach umowy mógł zlecać wymianę zużytych opraw, montaż nowych sterowników oświetlenia ulicznego i liczników dwustrefowych za dodatkowym, uzgodnionym wynagrodzeniem. Aneksem nr 1 rozszerzono, zatem zakres świadczonych usług, nie stosując procedur udzielania zamówień publicznych. Według wyjaśnień Wójta Gminy i Skarbnika Gminy przedmiotowe usługi nie były faktycznie przez Gminę zlecane.
W dniu 15 listopada 2005 roku Wójt Gminy zwrócił się do Zakładu Energetycznego Płock Dystrybucja Zachód Sp. z o.o. o rozwiązanie umowy nr 10/OU/99 z dniem 31 marca 2006 roku.
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich wyeliminowanie oraz zapobieżenie występowaniu w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić przestrzeganie ustalonych przez Wójta Gminy procedur wewnętrznej kontroli finansowej.
2. Decyzje w sprawie udzielenia ulg w zapłacie wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego w ramach prowadzonego postępowania wyjaśniającego, do czego zobowiązują organ podatkowy przepisy art.122 i art. 187 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
3. W decyzjach dotyczących udzielenia ulg w zapłacie podatku zamieszczać uzasadnienie faktyczne rozstrzygnięcia, zgodnie z art. 210 §1 pkt 6 w zw. z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
4. Udzielając zwolnień w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie gospodarstwa rolnego przestrzegać art. 13d ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym - zgodnie z którym - zwolnienie jest stosowane od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek.
5. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 ze zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
6. W wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art.34 ust.1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, wyznaczać nie krótszy niż 6 tygodni, licząc od dnia wywieszenia wykazu. Ogłoszenia o przetargu na zbycie nieruchomości podawać do publicznej wiadomości po upływie terminów określonych w art.34 ust.1 pkt 1 i 2 ww. ustawy.
7. Sporządzać i podawać do publicznej wiadomości wykazy nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę, zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
8. Podejmować działania windykacyjne w stosunku do osób zalegających z uiszczaniem należności o charakterze cywilnoprawnym – celem uniknięcia przedawnienia roszczeń w powyższym zakresie.
9. Zgodnie z art. 142 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, umowy o udzielenie zamówienia publicznego zawierać na czas oznaczony (art.142 ust.1 ustawy). Zawarcie umowy, której przedmiotem są świadczenia okresowe lub ciągłe na okres dłuższy niż trzy lata wymaga - poza sytuacjami wymienionymi w art.142 ust.4 ustawy - zgody Prezesa Urzędu Publicznych wyrażonej w drodze decyzji administracyjnej (art.142 ust.2 ustawy). Na czas nieoznaczony mogą być zawierane umowy, których przedmiotem są dostawy: wody za pomocą sieci wodno-kanalizacyjnej lub odprowadzanie ścieków do takiej sieci; energii elektrycznej z sieci elektroenergetycznej; gazu z sieci gazowej; ciepła z sieci ciepłowniczej (art.143 ust.1 ustawy).
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich nie wykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ww. ustawy do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżeń w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy Kutno.
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Kutno.
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk – Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.