Gm. Regnów - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2006 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Wójta Gminy Regnów, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
Tomasz Wojdalski
Wójt Gminy REGNÓW
WK – 602/5/2006
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 557 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Regnów. Kontrolą objęto zagadnienia z lat 2003 - 2005 dotyczące - przede wszystkim: ustalenia wewnętrznych unormowań z zakresu kontroli finansowej i gospodarki finansowej; prowadzenia rachunkowości; gospodarki kasowej; realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych; realizacji dochodów z majątku; udzielania zamówień publicznych, wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku. Ujawnione w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z wadliwej interpretacji przepisów, braku stosownych procedur kontroli finansowej, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie gospodarki zaciągania zobowiązań
1. W dniu 26 czerwca 2003 roku Rada Gminy Regnów podjęła uchwałę nr VII/40/03 w sprawie zaciągnięcia kredytu długoterminowego na realizację zadania dotyczącego modernizacji drogi gminnej Regnów - Podskarbice Królewskie, w Banku Spółdzielczym w Białej Rawskiej Oddział w Regnowie, w wysokości 302.000,00 zł. Umowa kredytu pomostowego nr 68/2003/KP/OR na kwotę 302.000 zł pomiędzy Gminą Regnów i Bankiem Spółdzielczym w Białej Rawskiej Oddział w Regnowie została podpisana w dniu 9 czerwca 2003 roku, t.j 16 dni przed podjęciem uchwały nr VII/40/03 Rady Gminy Regnów w powyższej sprawie. Zawarcie umowy nastąpiło, zatem bez stosownego upoważnienia, z naruszeniem art.18 ust.2 pkt 9 lit "c" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.), wskazującym, że podejmowanie decyzji w sprawie zaciągnięcia długoterminowych pożyczek i kredytów należy do wyłącznej właściwości rady gminy. Częściowa spłata kredytu nastąpiła w dniu 30 października 2003 roku ze środków SAPARD otrzymanych na podstawie umowy dotacji nr 2620/734-050016/02 z dnia 13 czerwca 2003 roku, na kwotę 212.985,17 zł. Pozostała kwota kredytu - 89.015,00 zł - jest spłacana miesięcznie ze środków własnych budżetu. Do dnia 31 sierpnia 2005 roku spłacono 39.615,00 zł, termin spłaty całego kredytu przypada na dzień 31 grudnia 2006 roku. Odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponosi Wójt Gminy Regnów, który podpisał umowę kredytu oraz Skarbnik Gminy, który umowę kontrasygnował.
2. Z analizy sprawozdań Rb-PDP - półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych i Rb-27S - miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego wynikało, że w sprawozdaniach sporządzonych za I półrocze 2003 roku, za 2003 rok oraz za I półrocze 2004 roku nie wykazano skutków finansowych udzielonych zwolnień w podatku od nieruchomości, wynikających z uchwały Rady Gminy Regnów Nr III/18/02 z dnia 5 grudnia 2002 roku, w której zwolniono z podatku nieruchomości wykorzystywane do celów ochrony zdrowia oraz nieruchomości wykorzystywane do celów przeciwpożarowych. Kwota nie wykazanych skutków finansowych zwolnień wynosiła w 2003 roku 32.809,49 zł. Kwota nie wykazanych skutków finansowych za I półrocze 2004 roku wynosiła 16.404,70 zł. Sprawozdanie za 2004 rok sporządzono prawidłowo. Zgodnie z § 3 ust.1 pkt 10 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 ze zm.) - w kolumnie "Skutki udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień" należało wykazywać kwoty dotyczące skutków udzielonych przez gminę za okres sprawozdawczy ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień podatków i opłat stanowiących dochód budżetu jednostki samorządowej. W kolumnie tej należało wykazać również skutki finansowe wynikające ze zwolnień i ulg w podatkach i opłatach wprowadzonych przepisami uchwał rad gmin, wydanymi na podstawie ustawowych upoważnień. Zgodnie z § 7 ust.3 ww. Instrukcji, kwoty dotyczące skutków udzielonych przez jednostkę ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień - obliczonych za okres sprawozdawczy - wykazane w odpowiednich kolumnach sprawozdania Rb-PDP powinny być zgodne z odpowiadającymi tym kwotom skutkami wykazanymi w sprawozdaniu Rb-27S. Odpowiedzialność za w/w nieprawidłowość ponoszą Wójt Gminy Regnów i Skarbnik Gminy, którzy powyższe sprawozdania podpisali.
3. Stwierdzono przypadki wydania decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości (1 decyzja) oraz umorzenia odsetek za zwłokę w zakresie podatku od środków transportowych (8 decyzji) bez zebrania stosownego materiału dowodowego pozwalającego na dokładną analizę stanu faktycznego. Zgodnie z art. 122 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.) - w toku postępowania organy podatkowe powinny podejmować wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Stosownie natomiast do art.187 § 1 ww. ustawy - organ podatkowy zobowiązany był do zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia materiału dowodowego. Zebrany materiał dowodowy powinien pozwolić na ustalenie czy istnieją przesłanki pozwalające na podjęcie określonego rozstrzygnięcia (np. umorzenie zaległości podatkowej). W wydanych decyzjach brak było uzasadnienia faktycznego odpowiadającego wymogom określonym w art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym to przepisem – uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera, w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę oraz przyczyn dla których innym dowodom odmówił wiarygodności. Odpowiedzialność w powyższym zakresie ponosi działający jako organ podatkowy I instancji Wójt Gminy.
4. Stwierdzono dwa przypadki naruszenia przez organ podatkowy art.200 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym organ podatkowy przed wydaniem decyzji wyznacza stronie siedmiodniowy termin do wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału dowodowego (zasada ta nie dotyczy, m.in., sytuacji, w której wydano decyzję uwzględniającą w całości żądanie strony).
5. W wyniku analizy kart kontowych podatników (osób fizycznych) podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku od środków transportowych stwierdzono przypadki nieznacznych opóźnień w podejmowaniu czynności windykacyjnych wobec osób zalegających z zapłatą należności podatkowych. Zasady prowadzenia działań windykacyjnych określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541 ze zm.). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązują do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego.
6. W dniu 22 października 2003 roku opublikowano na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w Regnowie wykaz nieruchomości gruntowych przeznaczonych do sprzedaży. W treści wykazu nie podano terminu składania wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości, zgodnie z wymogiem określonym przez art.35 ust.2 pkt 12 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r. Dz. U. nr 261, poz. 2603 ze zm.).
7. Stwierdzono przypadek dopuszczenia do udziału w przetargu na sprzedaż nieruchomości osoby, która nie wpłaciła wadium w wymaganym terminie (termin wymagany 28 listopada 2003 roku, wpłata w dniu 1 grudnia 2003 roku), co naruszało § 4 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz.30 ze zm.), zgodnie z którym - w przetargu mogły brać udział osoby fizyczne i osoby prawne, jeżeli wpłaciły wadium w terminie wyznaczonym w ogłoszeniu o przetargu. Termin ten nie mógł upłynąć później niż 3 dni przed dniem otwarcia przetargu. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Zastępca Wójta Gminy Regnów, pełniący funkcję przewodniczącego komisji przetargowej.
8. Stwierdzono, że w 2004 roku nieterminowo przekazano równowartość odpisu na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Do dnia 31 maja 2004 roku przekazano kwotę 39.590 zł, tj. 61,40% równowartości naliczonego funduszu. Do dnia 30 września 2004 roku przekazano kwotę 57.789 zł, tj. 89,62% równowartości naliczonego funduszu. Kwotę 6.690 zł. tj. pozostałe 10,38% równowartości naliczonego funduszu przekazano na rachunek bankowy funduszu do dnia 12 listopada 2004 roku. Art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz.335 ze zm.) obliguje pracodawcę do przekazania na rachunek bankowy funduszu równowartości dokonanych odpisów w terminie do 30 września danego roku, z tym że w terminie do 31 maja danego roku powinna zostać przekazana kwota stanowiąca 75% naliczonego funduszu. Odpowiedzialność za powyższe uchybienie ponosi Wójt Gminy.
9. Stwierdzono przypadek nieprawidłowego udokumentowania faktury przez wykonawcę, co nie zostało zweryfikowane na etapie kontroli merytorycznej (faktura VAT Nr 84/0/03 z dnia 19 września 2003 roku). Wykonawca załączył do faktury karty pracy równiarki, z których trzy sporządzone zostały w okresie przed zawarciem umowy zlecającej wykonanie odpowiednich prac (karty dotyczyły kwietnia 2003 roku, umowę zawarto w dniu 2 maja 2003 roku). Odpowiedzialność za powyższe uchybienia ponosi Sekretarz Gminy Regnów, który dokonywał merytorycznej kontroli faktur wystawionych przez firmę "TRANSBET".
10. W wyniku kontroli udzielenia i wykonania zamówienia publicznego na wykonanie dokumentacji projektowej budowy sieci wodociągowej z przyłączami w miejscowości Rylsk, Sławków, Rylsk Duży, Wólka Strońska stwierdzono, że protokół z przekazania dokumentacji projektowej sporządzono w dniu 30 maja 2003 roku. Zapłata za fakturę VAT Nr 9/03 z dnia 9 maja 2003 roku na kwotę 50.000,00 zł nastąpiła przed dokonaniem protokolarnego odbioru dokumentacji projektowej, co było niezgodne z postanowieniami § 3 ust.3 umowy nr 1/2003/9 z dnia 18 lutego 2003 roku zawartej z wykonawcą dokumentacji BP "DOMIKOR". Odpowiedzialność za powyższe uchybienie ponosi Sekretarz Gminy, który dokonał merytorycznej kontroli faktury Nr 9/03.
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich wyeliminowanie oraz zapobieżenie występowania w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Przestrzegać wyłącznej kompetencji Rady Gminy do podejmowania decyzji w sprawie zaciągania długoterminowych kredytów i pożyczek, wynikającej z art.18 ust.2 pkt 9 lit "c" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
2. W sprawozdaniach budżetowych RB-PDP i RB-27S w zakresie skutków finansowych udzielonych ulg, umorzeń i zwolnień wykazywać także skutki wynikające ze zwolnień i ulg wprowadzonych przepisami uchwalonymi przez Radę Gminy, na podstawie upoważnień ustawowych, zgodnie z § 3 ust.1 pkt 10 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 32 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170,poz.1426). Dokonać korekty sprawozdań za 2003 rok oraz przekazać zmienione sprawozdania do RIO w Łodzi, informując o przyczynach korekty.
3. Decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowych lub odsetek za zwłokę wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art.187 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny, z zastrzeżeniem odrębnych reguł udzielania ulg dla przedsiębiorców - art.67b ww. ustawy).
4. W decyzjach dotyczących udzielenie ulg w zapłacie podatku zamieszczać uzasadnienie faktyczne decyzji, zgodnie z art.210 § 1 pkt 6 w zw. z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
5. Przed wydaniem decyzji odmawiającej udzielenia ulgi w zapłacie podatku, w części lub w całości, wyznaczać stronie termin do wypowiedzenia się w sprawie zgromadzonego materiału dowodowego, stosownie do postanowień wynikających z art.200 ustawy Ordynacja podatkowa.
6. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz.968 ze zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
7. W wykazach nieruchomości przeznaczonych do zbycia wskazywać termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości, zgodnie z art.35 ust.2 pkt 12 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
8. Zapewnić przestrzeganie zasady, że w przetargu na zbycie nieruchomości mogą brać udział osoby fizyczne i osoby prawne, jeżeli wpłaciły wadium w terminie wyznaczonym w ogłoszeniu o przetargu, zgodnie z § 4 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207 poz.2108). Stosownie do § 5 ww. rozporządzenia - osoby, o których mowa w art. 2 ustawy z dnia 12 grudnia 2003 roku o zaliczaniu na poczet ceny sprzedaży albo opłat z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości Skarbu Państwa wartości nieruchomości pozostawionych poza obecnymi granicami państwa polskiego (Dz. U. z 2004 r. nr 6, poz. 39), zwalnia się z obowiązku wniesienia wadium, w wyznaczonym w ogłoszeniu o przetargu terminie, jeżeli zgłoszą uczestnictwo w przetargu, przedstawią oryginał zaświadczenia lub decyzji potwierdzającej prawo do zaliczenia wartości nieruchomości pozostawionych poza obecnymi granicami państwa polskiego oraz złożą pisemne zobowiązanie do uiszczenia kwoty równej wysokości wadium ustalonego w razie uchylenia się od zawarcia umowy.
9. Kwotę stanowiącą równowartość naliczonego odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych odprowadzać na rachunek bankowy funduszu w terminach określonych w art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
10. Zapewnić kontrolę merytoryczną w odniesieniu do faktur składanych przez wykonawców.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych informację o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy w Regnowie
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Regnowie
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 23 stycznia 2006 r.
Pan
Tomasz Wojdalski
Wójt Gminy REGNÓW
WK – 602/5/2006
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 557 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Regnów. Kontrolą objęto zagadnienia z lat 2003 - 2005 dotyczące - przede wszystkim: ustalenia wewnętrznych unormowań z zakresu kontroli finansowej i gospodarki finansowej; prowadzenia rachunkowości; gospodarki kasowej; realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych; realizacji dochodów z majątku; udzielania zamówień publicznych, wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku. Ujawnione w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z wadliwej interpretacji przepisów, braku stosownych procedur kontroli finansowej, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie gospodarki zaciągania zobowiązań
1. W dniu 26 czerwca 2003 roku Rada Gminy Regnów podjęła uchwałę nr VII/40/03 w sprawie zaciągnięcia kredytu długoterminowego na realizację zadania dotyczącego modernizacji drogi gminnej Regnów - Podskarbice Królewskie, w Banku Spółdzielczym w Białej Rawskiej Oddział w Regnowie, w wysokości 302.000,00 zł. Umowa kredytu pomostowego nr 68/2003/KP/OR na kwotę 302.000 zł pomiędzy Gminą Regnów i Bankiem Spółdzielczym w Białej Rawskiej Oddział w Regnowie została podpisana w dniu 9 czerwca 2003 roku, t.j 16 dni przed podjęciem uchwały nr VII/40/03 Rady Gminy Regnów w powyższej sprawie. Zawarcie umowy nastąpiło, zatem bez stosownego upoważnienia, z naruszeniem art.18 ust.2 pkt 9 lit "c" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.), wskazującym, że podejmowanie decyzji w sprawie zaciągnięcia długoterminowych pożyczek i kredytów należy do wyłącznej właściwości rady gminy. Częściowa spłata kredytu nastąpiła w dniu 30 października 2003 roku ze środków SAPARD otrzymanych na podstawie umowy dotacji nr 2620/734-050016/02 z dnia 13 czerwca 2003 roku, na kwotę 212.985,17 zł. Pozostała kwota kredytu - 89.015,00 zł - jest spłacana miesięcznie ze środków własnych budżetu. Do dnia 31 sierpnia 2005 roku spłacono 39.615,00 zł, termin spłaty całego kredytu przypada na dzień 31 grudnia 2006 roku. Odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponosi Wójt Gminy Regnów, który podpisał umowę kredytu oraz Skarbnik Gminy, który umowę kontrasygnował.
2. Z analizy sprawozdań Rb-PDP - półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych i Rb-27S - miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego wynikało, że w sprawozdaniach sporządzonych za I półrocze 2003 roku, za 2003 rok oraz za I półrocze 2004 roku nie wykazano skutków finansowych udzielonych zwolnień w podatku od nieruchomości, wynikających z uchwały Rady Gminy Regnów Nr III/18/02 z dnia 5 grudnia 2002 roku, w której zwolniono z podatku nieruchomości wykorzystywane do celów ochrony zdrowia oraz nieruchomości wykorzystywane do celów przeciwpożarowych. Kwota nie wykazanych skutków finansowych zwolnień wynosiła w 2003 roku 32.809,49 zł. Kwota nie wykazanych skutków finansowych za I półrocze 2004 roku wynosiła 16.404,70 zł. Sprawozdanie za 2004 rok sporządzono prawidłowo. Zgodnie z § 3 ust.1 pkt 10 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 ze zm.) - w kolumnie "Skutki udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień" należało wykazywać kwoty dotyczące skutków udzielonych przez gminę za okres sprawozdawczy ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień podatków i opłat stanowiących dochód budżetu jednostki samorządowej. W kolumnie tej należało wykazać również skutki finansowe wynikające ze zwolnień i ulg w podatkach i opłatach wprowadzonych przepisami uchwał rad gmin, wydanymi na podstawie ustawowych upoważnień. Zgodnie z § 7 ust.3 ww. Instrukcji, kwoty dotyczące skutków udzielonych przez jednostkę ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień - obliczonych za okres sprawozdawczy - wykazane w odpowiednich kolumnach sprawozdania Rb-PDP powinny być zgodne z odpowiadającymi tym kwotom skutkami wykazanymi w sprawozdaniu Rb-27S. Odpowiedzialność za w/w nieprawidłowość ponoszą Wójt Gminy Regnów i Skarbnik Gminy, którzy powyższe sprawozdania podpisali.
3. Stwierdzono przypadki wydania decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości (1 decyzja) oraz umorzenia odsetek za zwłokę w zakresie podatku od środków transportowych (8 decyzji) bez zebrania stosownego materiału dowodowego pozwalającego na dokładną analizę stanu faktycznego. Zgodnie z art. 122 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.) - w toku postępowania organy podatkowe powinny podejmować wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Stosownie natomiast do art.187 § 1 ww. ustawy - organ podatkowy zobowiązany był do zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia materiału dowodowego. Zebrany materiał dowodowy powinien pozwolić na ustalenie czy istnieją przesłanki pozwalające na podjęcie określonego rozstrzygnięcia (np. umorzenie zaległości podatkowej). W wydanych decyzjach brak było uzasadnienia faktycznego odpowiadającego wymogom określonym w art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym to przepisem – uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera, w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę oraz przyczyn dla których innym dowodom odmówił wiarygodności. Odpowiedzialność w powyższym zakresie ponosi działający jako organ podatkowy I instancji Wójt Gminy.
4. Stwierdzono dwa przypadki naruszenia przez organ podatkowy art.200 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym organ podatkowy przed wydaniem decyzji wyznacza stronie siedmiodniowy termin do wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału dowodowego (zasada ta nie dotyczy, m.in., sytuacji, w której wydano decyzję uwzględniającą w całości żądanie strony).
5. W wyniku analizy kart kontowych podatników (osób fizycznych) podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku od środków transportowych stwierdzono przypadki nieznacznych opóźnień w podejmowaniu czynności windykacyjnych wobec osób zalegających z zapłatą należności podatkowych. Zasady prowadzenia działań windykacyjnych określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541 ze zm.). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązują do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego.
6. W dniu 22 października 2003 roku opublikowano na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w Regnowie wykaz nieruchomości gruntowych przeznaczonych do sprzedaży. W treści wykazu nie podano terminu składania wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości, zgodnie z wymogiem określonym przez art.35 ust.2 pkt 12 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r. Dz. U. nr 261, poz. 2603 ze zm.).
7. Stwierdzono przypadek dopuszczenia do udziału w przetargu na sprzedaż nieruchomości osoby, która nie wpłaciła wadium w wymaganym terminie (termin wymagany 28 listopada 2003 roku, wpłata w dniu 1 grudnia 2003 roku), co naruszało § 4 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz.30 ze zm.), zgodnie z którym - w przetargu mogły brać udział osoby fizyczne i osoby prawne, jeżeli wpłaciły wadium w terminie wyznaczonym w ogłoszeniu o przetargu. Termin ten nie mógł upłynąć później niż 3 dni przed dniem otwarcia przetargu. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Zastępca Wójta Gminy Regnów, pełniący funkcję przewodniczącego komisji przetargowej.
8. Stwierdzono, że w 2004 roku nieterminowo przekazano równowartość odpisu na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Do dnia 31 maja 2004 roku przekazano kwotę 39.590 zł, tj. 61,40% równowartości naliczonego funduszu. Do dnia 30 września 2004 roku przekazano kwotę 57.789 zł, tj. 89,62% równowartości naliczonego funduszu. Kwotę 6.690 zł. tj. pozostałe 10,38% równowartości naliczonego funduszu przekazano na rachunek bankowy funduszu do dnia 12 listopada 2004 roku. Art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz.335 ze zm.) obliguje pracodawcę do przekazania na rachunek bankowy funduszu równowartości dokonanych odpisów w terminie do 30 września danego roku, z tym że w terminie do 31 maja danego roku powinna zostać przekazana kwota stanowiąca 75% naliczonego funduszu. Odpowiedzialność za powyższe uchybienie ponosi Wójt Gminy.
9. Stwierdzono przypadek nieprawidłowego udokumentowania faktury przez wykonawcę, co nie zostało zweryfikowane na etapie kontroli merytorycznej (faktura VAT Nr 84/0/03 z dnia 19 września 2003 roku). Wykonawca załączył do faktury karty pracy równiarki, z których trzy sporządzone zostały w okresie przed zawarciem umowy zlecającej wykonanie odpowiednich prac (karty dotyczyły kwietnia 2003 roku, umowę zawarto w dniu 2 maja 2003 roku). Odpowiedzialność za powyższe uchybienia ponosi Sekretarz Gminy Regnów, który dokonywał merytorycznej kontroli faktur wystawionych przez firmę "TRANSBET".
10. W wyniku kontroli udzielenia i wykonania zamówienia publicznego na wykonanie dokumentacji projektowej budowy sieci wodociągowej z przyłączami w miejscowości Rylsk, Sławków, Rylsk Duży, Wólka Strońska stwierdzono, że protokół z przekazania dokumentacji projektowej sporządzono w dniu 30 maja 2003 roku. Zapłata za fakturę VAT Nr 9/03 z dnia 9 maja 2003 roku na kwotę 50.000,00 zł nastąpiła przed dokonaniem protokolarnego odbioru dokumentacji projektowej, co było niezgodne z postanowieniami § 3 ust.3 umowy nr 1/2003/9 z dnia 18 lutego 2003 roku zawartej z wykonawcą dokumentacji BP "DOMIKOR". Odpowiedzialność za powyższe uchybienie ponosi Sekretarz Gminy, który dokonał merytorycznej kontroli faktury Nr 9/03.
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich wyeliminowanie oraz zapobieżenie występowania w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Przestrzegać wyłącznej kompetencji Rady Gminy do podejmowania decyzji w sprawie zaciągania długoterminowych kredytów i pożyczek, wynikającej z art.18 ust.2 pkt 9 lit "c" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
2. W sprawozdaniach budżetowych RB-PDP i RB-27S w zakresie skutków finansowych udzielonych ulg, umorzeń i zwolnień wykazywać także skutki wynikające ze zwolnień i ulg wprowadzonych przepisami uchwalonymi przez Radę Gminy, na podstawie upoważnień ustawowych, zgodnie z § 3 ust.1 pkt 10 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 32 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170,poz.1426). Dokonać korekty sprawozdań za 2003 rok oraz przekazać zmienione sprawozdania do RIO w Łodzi, informując o przyczynach korekty.
3. Decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowych lub odsetek za zwłokę wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art.187 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny, z zastrzeżeniem odrębnych reguł udzielania ulg dla przedsiębiorców - art.67b ww. ustawy).
4. W decyzjach dotyczących udzielenie ulg w zapłacie podatku zamieszczać uzasadnienie faktyczne decyzji, zgodnie z art.210 § 1 pkt 6 w zw. z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
5. Przed wydaniem decyzji odmawiającej udzielenia ulgi w zapłacie podatku, w części lub w całości, wyznaczać stronie termin do wypowiedzenia się w sprawie zgromadzonego materiału dowodowego, stosownie do postanowień wynikających z art.200 ustawy Ordynacja podatkowa.
6. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz.968 ze zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
7. W wykazach nieruchomości przeznaczonych do zbycia wskazywać termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości, zgodnie z art.35 ust.2 pkt 12 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
8. Zapewnić przestrzeganie zasady, że w przetargu na zbycie nieruchomości mogą brać udział osoby fizyczne i osoby prawne, jeżeli wpłaciły wadium w terminie wyznaczonym w ogłoszeniu o przetargu, zgodnie z § 4 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207 poz.2108). Stosownie do § 5 ww. rozporządzenia - osoby, o których mowa w art. 2 ustawy z dnia 12 grudnia 2003 roku o zaliczaniu na poczet ceny sprzedaży albo opłat z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości Skarbu Państwa wartości nieruchomości pozostawionych poza obecnymi granicami państwa polskiego (Dz. U. z 2004 r. nr 6, poz. 39), zwalnia się z obowiązku wniesienia wadium, w wyznaczonym w ogłoszeniu o przetargu terminie, jeżeli zgłoszą uczestnictwo w przetargu, przedstawią oryginał zaświadczenia lub decyzji potwierdzającej prawo do zaliczenia wartości nieruchomości pozostawionych poza obecnymi granicami państwa polskiego oraz złożą pisemne zobowiązanie do uiszczenia kwoty równej wysokości wadium ustalonego w razie uchylenia się od zawarcia umowy.
9. Kwotę stanowiącą równowartość naliczonego odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych odprowadzać na rachunek bankowy funduszu w terminach określonych w art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
10. Zapewnić kontrolę merytoryczną w odniesieniu do faktur składanych przez wykonawców.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych informację o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy w Regnowie
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Regnowie
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.