Gm. Witonia - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2006 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Wójta Gminy Witonia, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
Leszek Kamiński
Wójt Gminy Witonia
WK - 602/2/2006
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577 ze zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Witonia. Kontrolą objęto - przede wszystkim - zagadnienia z lat 2003 - 2004 obejmujące: ustalenie wewnętrznych unormowań z zakresu kontroli finansowej i gospodarki finansowej; prowadzenie rachunkowości; gospodarkę kasową; realizację dochodów z podatków i opłat lokalnych; realizację dochodów z majątku; udzielanie zamówień publicznych, wydatki inwestycyjne oraz ewidencję i inwentaryzację majątku. Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia wynikały z wadliwej interpretacji przepisów oraz nieprzestrzegania procedur kontroli finansowej. Dotyczyły one, w szczególności:W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. Plan kont wprowadzony zarządzeniem Wójta Gminy nr 5/02 z dnia 30 stycznia 2002 roku (obowiązujący także w latach 2003 - 2004 roku) zawierał zasady księgowania operacji gospodarczych (klasyfikacji zdarzeń) na kontach księgi głównej. W przedmiotowej regulacji wskazano także zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, jednakże nie określono zasad powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej, co było wymagane przez art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. „a” ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76 poz.694 ze zm.).
Ponadto, w ramach obowiązującej w latach 2003 - 2004 roku dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości nie wskazano wykazu ksiąg rachunkowych, a w przypadku prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych wraz z określeniem ich struktury i wzajemnych powiązań oraz funkcji zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, a także opisu systemu przetwarzania danych (systemu informatycznego), zawierającego m.in. opis procedur lub funkcji dotyczących wykorzystywanych programów, określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, co było wymagane przez art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. „b” i lit. „c” ustawy o rachunkowości.
Wskazane nieprawidłowości zostały usunięte poprzez ustalenie na mocy zarządzenia Wójta Gminy nr 2a/2005 z dnia 4 stycznia 2005 roku instrukcji regulujących gospodarkę finansową gminy.
2. Wykazane w sprawozdaniu finansowym bilans jednostki budżetowej, sporządzonym dla Urzędu Gminy na dzień 31 grudnia 2003 roku, aktywa po podsumowaniu wynosiły 8.364.116,06 zł, a nie jak podano w sprawozdaniu 9.975.149,50 zł.
3. W oparciu o zestawienie obrotów i sald za okres styczeń – grudzień 2004 roku, sporządzone dla Urzędu jako jednostki stwierdzono, że dane w sprawozdaniu finansowym bilans jednostki budżetowej (dla Urzędu Gminy) sporządzonym na dzień 31 grudnia 2004 roku, w zakresie dotyczącym funduszu jednostki, nie były zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. W sprawozdaniu wpisano kwotę 10.887.000,00 zł, kwota wynikająca z ewidencji wynosiła 10.826.435,40 zł.
W zakresie dochodów z podatków i opłat lokalnych
1. Stwierdzono przypadek wydania decyzji (decyzja znak FN-3125-1-138/03 z dnia 4 grudnia 2003 roku) w sprawie umorzenia podatku od nieruchomości osobie prawnej w stosunku do należności, która nie miała jeszcze charakteru zaległości podatkowej (część raty za grudzień 2003 roku). Zgodnie z art. 6 ust. 9 pkt 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 ze zm.) osoby prawne są zobowiązane wpłacać obliczony w deklaracji podatek od nieruchomości - bez wezwania - na rachunek budżetu właściwej gminy,
w ratach proporcjonalnych do czasu trwania obowiązku podatkowego, w terminie do dnia 15 każdego miesiąca. Zgodnie z art.51 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.) - zaległością podatkową jest podatek nie zapłacony w terminie płatności. Stosownie natomiast do art. 67 § 1 ww. ustawy instytucja umorzenia mogła być zastosowana wyłącznie do zaległości podatkowej. Tak, więc w dniu 4 grudnia 2003 roku organ podatkowy nie mógł umorzyć należności podatkowej za grudzień 2003 roku, gdyż nie upłynął jeszcze ustawowo określony termin płatności raty podatku.
2. Stwierdzono trzy przypadki braku podania w wydanych decyzjach dotyczących umorzenia zaległości podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości uzasadnienia faktycznego podjętego rozstrzygnięcia, co naruszało art.210 § 1 pkt 6 w zw. z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z powołanym przepisem, uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera, w szczególności, wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności. Powoływany przez organ podatkowy w powyższych sytuacjach art. 210 § 5 ustawy Ordynacja podatkowa, pozwalający na odstąpienie od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony, nie dotyczył decyzji na podstawie, której przyznano ulgę w zapłacie podatku. Przepis ten nie mógł być zresztą zastosowany przez organ podatkowy także z tego powodu, że wydane decyzje nie uwzględniały w całości żądania strony (podatnika). Organ podatkowy umarzał bowiem tylko część zaległości podatkowej, o której umorzenie zwracał się podatnik (np. 25%). Należy przyjąć, że w pozostałej części organ podatkowy odmawiał umorzenia zaległości podatkowej, co nie znajdowało jednak odzwierciedlenia w rozstrzygnięciach zawartych w decyzjach i w konsekwencji w ich uzasadnieniach prawnych i faktycznych.
3. W okresie objętym kontrolą stwierdzono przypadki nie wystawiania tytułów wykonawczych w stosunku do podatników podatku od nieruchomości oraz podatników (osób fizycznych) podatku od środków transportowych, stosownie do wymogów wynikających z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541 ze zm.). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie wynikającym z decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa - wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego.
W zakresie wydatków osobowych.
Ustalono, że Urząd Gminy prowadził wspólną działalność socjalną z Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej, Biblioteką Gminną oraz Gminnym Ośrodkiem Kultury i Rekreacji, mimo braku zawarcia stosownej umowy w tym zakresie. Zgodnie z art. 9 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 ze zm.) - pracodawcy mogą prowadzić wspólną działalność socjalną na warunkach określonych w umowie. Umowa ta określa, w szczególności, przedmiot wspólnej działalności, zasady jej prowadzenia, sposób rozliczeń oraz tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy.
W zakresie wydatków na zakup usług
Zaciągnięcie kredytu w kwocie 300.000 zł na wydatki nie znajdujące pokrycia w dochodach w 2004 roku oraz kredytu inwestycyjnego w kwocie 112.000 zł - zamówienie publiczne udzielone w trybie zapytania o cenę.
1. Wysyłając zaproszenia do składania ofert w trybie zapytania o cenę zamawiający nie przesłał wykonawcom specyfikacji istotnych warunków zamówienia, czym naruszył art. 71 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.).
2. Pomimo braku złożenia przez oferenta nr 1 oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, określonych w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zamawiający nie wykluczył oferenta z postępowania, do czego był zobowiązany na mocy art. 24 ust. 2 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych.
3. Zamawiający nie unieważnił postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, pomimo tego, że w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę nie otrzymał co najmniej dwóch ofert nie podlegających odrzuceniu, czym naruszył art. 93 ust 1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.
W zakresie udzielania zamówień publicznych i wydatków inwestycyjnych
Termomodernizacja budynku sali gimnastycznej wraz z łącznikiem Szkoły Podstawowej w Witoni, przetarg nieograniczony, 2004 rok.
1. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym o wartości przedmiotu zamówienia powyżej 60.000 EURO zostało wysłane do Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 21 maja 2004 roku i opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 83 poz. 25.738 w dniu 27 maja 2004 roku. Natomiast ogłoszenie na stronach internetowych zostało opublikowane w dniu 18 maja 2004 roku. Zamieszczenie lub publikowanie ogłoszenia przed dniem jego przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych było niezgodne z art.40 ust.6 pkt 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
2. Ogłoszenie opublikowane na stronie internetowej nie zawierało informacji o dniu jego przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych, co naruszało art. 40 ust. 6 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych.
3. Umowa dotycząca termomodernizacji sali gimnastycznej wraz z łącznikiem nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, co było wymagane przez art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U nr 142 poz. 1591 ze zm.).
Remont nawierzchni drogi dojazdowej do pól w miejscowości Romartów, przetarg nieograniczony, 2004 rok oraz remont nawierzchni drogi dojazdowej do pól w miejscowości Nędzerzew, przetrag nieograniczony, 2004 rok.
1. Zamawiający opisując przedmiot zamówienia nie podał kodu określonego we Wspólnym Słowniku Zamówień, co było wymagane przez art.30 ust.4 ustawy Prawo zamówień publicznych.
2. Zamawiający wystosował do pewnej grupy firm zaproszenia do wzięcia udziału w przetargu wraz ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, co naruszało art. 7 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zobowiązujący zamawiającego do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. Ponadto, wskazać należy, że sposób ogłoszenia o zamówieniu udzielanym w trybie przetargu nieograniczonego normują przepisy zawarte w art.40 ustawy Prawo zamówień publicznych, nie przewidujące opisanego działania zamawiającego.
3. Wójt Gminy Witonia nie złożył oświadczenia dotyczącego braku okoliczności skutkujących wyłączeniem z postępowania, w oparciu o art. 17 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem - osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego składają pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności skutkujących wyłączeniem z postępowania.
Informując o powyższym proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W związku z tym Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić wykazywanie w sporządzanych sprawozdaniach finansowych danych zgodnych z danymi zawartymi w ewidencji księgowej.
2. Instytucję umorzenia stosować wyłączenie w stosunku do zaległości podatkowych, zgodnie z art.67a § 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
3. W decyzjach dotyczących udzielonych ulg w zapłacie podatku zamieszczać uzasadnienie prawne i faktyczne rozstrzygnięcia, zgodnie z art.210 § 1 pkt 6 w zw. z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
4. W przypadku częściowego uwzględnienia wniosku podatnika dotyczącego udzielenia ulgi w zapłacie podatku, w pozostałej części wydawać decyzję co do odmowy udzielenia wnioskowanej ulgi (co daje podatnikowi możliwość zaskarżenia rozstrzygnięcia organu podatkowego I instancji).
5. Zapewnić kontrasygnowanie przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, zgodnie z art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
6. Zawrzeć umowę o wspólnym prowadzeniu działalności socjalnej pomiędzy Urzędem Gminy, Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej, Biblioteką Gminną oraz Gminnym Ośrodkiem Kultury i Rekreacji, zgodnie z wymogiem zawartym w art. 9 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
7. W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego informację o wszczęciu postępowania (ogłoszenie o zamówieniu) przekazywać w sposób określony w art. 40 ust 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.
8. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym w postępowaniach o wartości przedmiotu zamówienia powyżej 60.000 EURO zamieszczać na stronie internetowej najwcześniej w dniu przekazania ogłoszenia Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych, zgodnie z art. 40 ust. 6 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.
9. W postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę wraz z pytaniem o cenę przekazywać wykonawcom specyfikację istotnych warunków zamówienia, zgodnie z art. 71 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.
10. Opisując przedmiot zamówienia podawać kod określony we Wspólnym Słowniku Zamówień, zgodnie z art.30 ust.4. ustawy Prawo zamówień publicznych.
11. Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone w trybie zapytania o cenę, w których nie złożono co najmniej dwóch ofert nie podlegających odrzuceniu, unieważniać zgodnie z art. 93 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.
12. Zapewnić składanie oświadczeń na podstawie art.17 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych przez wszystkie osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych informację o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy w Witoni
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Witoni
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 10 stycznia 2006 r.
Pan
Leszek Kamiński
Wójt Gminy Witonia
WK - 602/2/2006
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577 ze zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Witonia. Kontrolą objęto - przede wszystkim - zagadnienia z lat 2003 - 2004 obejmujące: ustalenie wewnętrznych unormowań z zakresu kontroli finansowej i gospodarki finansowej; prowadzenie rachunkowości; gospodarkę kasową; realizację dochodów z podatków i opłat lokalnych; realizację dochodów z majątku; udzielanie zamówień publicznych, wydatki inwestycyjne oraz ewidencję i inwentaryzację majątku. Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia wynikały z wadliwej interpretacji przepisów oraz nieprzestrzegania procedur kontroli finansowej. Dotyczyły one, w szczególności:W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. Plan kont wprowadzony zarządzeniem Wójta Gminy nr 5/02 z dnia 30 stycznia 2002 roku (obowiązujący także w latach 2003 - 2004 roku) zawierał zasady księgowania operacji gospodarczych (klasyfikacji zdarzeń) na kontach księgi głównej. W przedmiotowej regulacji wskazano także zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, jednakże nie określono zasad powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej, co było wymagane przez art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. „a” ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76 poz.694 ze zm.).
Ponadto, w ramach obowiązującej w latach 2003 - 2004 roku dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości nie wskazano wykazu ksiąg rachunkowych, a w przypadku prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych wraz z określeniem ich struktury i wzajemnych powiązań oraz funkcji zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, a także opisu systemu przetwarzania danych (systemu informatycznego), zawierającego m.in. opis procedur lub funkcji dotyczących wykorzystywanych programów, określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, co było wymagane przez art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. „b” i lit. „c” ustawy o rachunkowości.
Wskazane nieprawidłowości zostały usunięte poprzez ustalenie na mocy zarządzenia Wójta Gminy nr 2a/2005 z dnia 4 stycznia 2005 roku instrukcji regulujących gospodarkę finansową gminy.
2. Wykazane w sprawozdaniu finansowym bilans jednostki budżetowej, sporządzonym dla Urzędu Gminy na dzień 31 grudnia 2003 roku, aktywa po podsumowaniu wynosiły 8.364.116,06 zł, a nie jak podano w sprawozdaniu 9.975.149,50 zł.
3. W oparciu o zestawienie obrotów i sald za okres styczeń – grudzień 2004 roku, sporządzone dla Urzędu jako jednostki stwierdzono, że dane w sprawozdaniu finansowym bilans jednostki budżetowej (dla Urzędu Gminy) sporządzonym na dzień 31 grudnia 2004 roku, w zakresie dotyczącym funduszu jednostki, nie były zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. W sprawozdaniu wpisano kwotę 10.887.000,00 zł, kwota wynikająca z ewidencji wynosiła 10.826.435,40 zł.
W zakresie dochodów z podatków i opłat lokalnych
1. Stwierdzono przypadek wydania decyzji (decyzja znak FN-3125-1-138/03 z dnia 4 grudnia 2003 roku) w sprawie umorzenia podatku od nieruchomości osobie prawnej w stosunku do należności, która nie miała jeszcze charakteru zaległości podatkowej (część raty za grudzień 2003 roku). Zgodnie z art. 6 ust. 9 pkt 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 ze zm.) osoby prawne są zobowiązane wpłacać obliczony w deklaracji podatek od nieruchomości - bez wezwania - na rachunek budżetu właściwej gminy,
w ratach proporcjonalnych do czasu trwania obowiązku podatkowego, w terminie do dnia 15 każdego miesiąca. Zgodnie z art.51 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.) - zaległością podatkową jest podatek nie zapłacony w terminie płatności. Stosownie natomiast do art. 67 § 1 ww. ustawy instytucja umorzenia mogła być zastosowana wyłącznie do zaległości podatkowej. Tak, więc w dniu 4 grudnia 2003 roku organ podatkowy nie mógł umorzyć należności podatkowej za grudzień 2003 roku, gdyż nie upłynął jeszcze ustawowo określony termin płatności raty podatku.
2. Stwierdzono trzy przypadki braku podania w wydanych decyzjach dotyczących umorzenia zaległości podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości uzasadnienia faktycznego podjętego rozstrzygnięcia, co naruszało art.210 § 1 pkt 6 w zw. z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z powołanym przepisem, uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera, w szczególności, wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności. Powoływany przez organ podatkowy w powyższych sytuacjach art. 210 § 5 ustawy Ordynacja podatkowa, pozwalający na odstąpienie od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony, nie dotyczył decyzji na podstawie, której przyznano ulgę w zapłacie podatku. Przepis ten nie mógł być zresztą zastosowany przez organ podatkowy także z tego powodu, że wydane decyzje nie uwzględniały w całości żądania strony (podatnika). Organ podatkowy umarzał bowiem tylko część zaległości podatkowej, o której umorzenie zwracał się podatnik (np. 25%). Należy przyjąć, że w pozostałej części organ podatkowy odmawiał umorzenia zaległości podatkowej, co nie znajdowało jednak odzwierciedlenia w rozstrzygnięciach zawartych w decyzjach i w konsekwencji w ich uzasadnieniach prawnych i faktycznych.
3. W okresie objętym kontrolą stwierdzono przypadki nie wystawiania tytułów wykonawczych w stosunku do podatników podatku od nieruchomości oraz podatników (osób fizycznych) podatku od środków transportowych, stosownie do wymogów wynikających z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541 ze zm.). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie wynikającym z decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa - wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego.
W zakresie wydatków osobowych.
Ustalono, że Urząd Gminy prowadził wspólną działalność socjalną z Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej, Biblioteką Gminną oraz Gminnym Ośrodkiem Kultury i Rekreacji, mimo braku zawarcia stosownej umowy w tym zakresie. Zgodnie z art. 9 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 ze zm.) - pracodawcy mogą prowadzić wspólną działalność socjalną na warunkach określonych w umowie. Umowa ta określa, w szczególności, przedmiot wspólnej działalności, zasady jej prowadzenia, sposób rozliczeń oraz tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy.
W zakresie wydatków na zakup usług
Zaciągnięcie kredytu w kwocie 300.000 zł na wydatki nie znajdujące pokrycia w dochodach w 2004 roku oraz kredytu inwestycyjnego w kwocie 112.000 zł - zamówienie publiczne udzielone w trybie zapytania o cenę.
1. Wysyłając zaproszenia do składania ofert w trybie zapytania o cenę zamawiający nie przesłał wykonawcom specyfikacji istotnych warunków zamówienia, czym naruszył art. 71 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.).
2. Pomimo braku złożenia przez oferenta nr 1 oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, określonych w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zamawiający nie wykluczył oferenta z postępowania, do czego był zobowiązany na mocy art. 24 ust. 2 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych.
3. Zamawiający nie unieważnił postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, pomimo tego, że w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę nie otrzymał co najmniej dwóch ofert nie podlegających odrzuceniu, czym naruszył art. 93 ust 1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.
W zakresie udzielania zamówień publicznych i wydatków inwestycyjnych
Termomodernizacja budynku sali gimnastycznej wraz z łącznikiem Szkoły Podstawowej w Witoni, przetarg nieograniczony, 2004 rok.
1. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym o wartości przedmiotu zamówienia powyżej 60.000 EURO zostało wysłane do Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 21 maja 2004 roku i opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 83 poz. 25.738 w dniu 27 maja 2004 roku. Natomiast ogłoszenie na stronach internetowych zostało opublikowane w dniu 18 maja 2004 roku. Zamieszczenie lub publikowanie ogłoszenia przed dniem jego przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych było niezgodne z art.40 ust.6 pkt 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
2. Ogłoszenie opublikowane na stronie internetowej nie zawierało informacji o dniu jego przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych, co naruszało art. 40 ust. 6 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych.
3. Umowa dotycząca termomodernizacji sali gimnastycznej wraz z łącznikiem nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, co było wymagane przez art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U nr 142 poz. 1591 ze zm.).
Remont nawierzchni drogi dojazdowej do pól w miejscowości Romartów, przetarg nieograniczony, 2004 rok oraz remont nawierzchni drogi dojazdowej do pól w miejscowości Nędzerzew, przetrag nieograniczony, 2004 rok.
1. Zamawiający opisując przedmiot zamówienia nie podał kodu określonego we Wspólnym Słowniku Zamówień, co było wymagane przez art.30 ust.4 ustawy Prawo zamówień publicznych.
2. Zamawiający wystosował do pewnej grupy firm zaproszenia do wzięcia udziału w przetargu wraz ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, co naruszało art. 7 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zobowiązujący zamawiającego do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. Ponadto, wskazać należy, że sposób ogłoszenia o zamówieniu udzielanym w trybie przetargu nieograniczonego normują przepisy zawarte w art.40 ustawy Prawo zamówień publicznych, nie przewidujące opisanego działania zamawiającego.
3. Wójt Gminy Witonia nie złożył oświadczenia dotyczącego braku okoliczności skutkujących wyłączeniem z postępowania, w oparciu o art. 17 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem - osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego składają pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności skutkujących wyłączeniem z postępowania.
Informując o powyższym proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W związku z tym Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić wykazywanie w sporządzanych sprawozdaniach finansowych danych zgodnych z danymi zawartymi w ewidencji księgowej.
2. Instytucję umorzenia stosować wyłączenie w stosunku do zaległości podatkowych, zgodnie z art.67a § 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
3. W decyzjach dotyczących udzielonych ulg w zapłacie podatku zamieszczać uzasadnienie prawne i faktyczne rozstrzygnięcia, zgodnie z art.210 § 1 pkt 6 w zw. z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
4. W przypadku częściowego uwzględnienia wniosku podatnika dotyczącego udzielenia ulgi w zapłacie podatku, w pozostałej części wydawać decyzję co do odmowy udzielenia wnioskowanej ulgi (co daje podatnikowi możliwość zaskarżenia rozstrzygnięcia organu podatkowego I instancji).
5. Zapewnić kontrasygnowanie przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, zgodnie z art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
6. Zawrzeć umowę o wspólnym prowadzeniu działalności socjalnej pomiędzy Urzędem Gminy, Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej, Biblioteką Gminną oraz Gminnym Ośrodkiem Kultury i Rekreacji, zgodnie z wymogiem zawartym w art. 9 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
7. W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego informację o wszczęciu postępowania (ogłoszenie o zamówieniu) przekazywać w sposób określony w art. 40 ust 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.
8. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym w postępowaniach o wartości przedmiotu zamówienia powyżej 60.000 EURO zamieszczać na stronie internetowej najwcześniej w dniu przekazania ogłoszenia Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych, zgodnie z art. 40 ust. 6 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.
9. W postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę wraz z pytaniem o cenę przekazywać wykonawcom specyfikację istotnych warunków zamówienia, zgodnie z art. 71 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.
10. Opisując przedmiot zamówienia podawać kod określony we Wspólnym Słowniku Zamówień, zgodnie z art.30 ust.4. ustawy Prawo zamówień publicznych.
11. Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone w trybie zapytania o cenę, w których nie złożono co najmniej dwóch ofert nie podlegających odrzuceniu, unieważniać zgodnie z art. 93 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.
12. Zapewnić składanie oświadczeń na podstawie art.17 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych przez wszystkie osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych informację o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy w Witoni
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Witoni
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.