P. Opoczyński - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2006 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Przewodniczącego Zarządu Powiatu Opoczyńskiego, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
ANDRZEJ NASULEWICZ
Przewodniczący Zarządu Powiatu Opoczyńskiego
WK - 602/3/2006
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 55, poz.577 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Powiecie Opoczyńskim. Kontrola objęła, przede wszystkim, zagadnienia związane z ustaleniem wewnętrznych unormowań dotyczących rachunkowości i gospodarki finansowej, przestrzeganiem procedur kontroli finansowej, realizacją dochodów własnych, dokonywaniem wydatków majątkowych, udzielaniem zamówień publicznych oraz ewidencją i inwentaryzacją mienia. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z wadliwej interpretacji przepisów, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie spraw organizacyjnych
Stwierdzono, że w Regulaminie organizacyjnym Starostwa Powiatowego uchwalonym przez Radę Powiatu uchwałą nr XXVIII/193/02 z dnia 30 stycznia 2002 roku, w załączniku nr 12 ustalono wykaz powiatowych jednostek organizacyjnych. W związku z powyższym należy zauważyć, że zgodnie z art.35 ust.1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1592 ze zm.) regulamin organizacyjny określa organizację i zasady funkcjonowania starostwa, czyli aparatu pomocniczego, przy pomocy którego zarząd powiatu wykonuje zadania powiatu. Ustalenie jednostek organizacyjnych powiatu powinno, zatem nastąpić w treści statutu jednostki samorządu terytorialnego.
W zakresie funkcjonowania kontroli finansowej
1. Ustalono, że do dnia 1 sierpnia 2005 roku w kontrolowanej jednostce nie zostały ustalone procedury kontroli finansowej spełniające wszystkie wymogi wynikające z art.35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 1458 ze zm.). Procedury takie określone zostały zarządzeniem nr 13/05 Starosty Powiatu z dnia 1 sierpnia 2005 roku.
2. W obowiązującej w jednostce instrukcji kasowej pominięto operacje związane ze sprzedażą znaków skarbowych, nie wyszczególniono rodzajów raportów kasowych, jakie prowadzone są w kasie.
3. W odniesieniu do kontroli przeprowadzanych na podstawie art.127 ustawy o finansach publicznych w podległych Powiatowi jednostkach organizacyjnych stwierdzono, że w sporządzonych protokołach kontroli nie określono jaki procent wydatków tych jednostek w latach 2004 - 2005 objęty został kontrolą. Brak było także możliwości ustalenia na podstawie przedłożonych protokołów wysokości skontrolowanych wydatków w poszczególnych jednostkach organizacyjnych (nie dotyczyło to kontroli przeprowadzonych w Domu Pomocy Społecznej w Drzewicy oraz w Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych w Drzewicy). Zgodnie z art.127 ust.3 ustawy o finansach publicznych - kontrola podejmowana przez zarząd jednostki samorządu terytorialnego wobec podległych jednostek organizacyjnych dotycząca przestrzegania procedur kontroli finansowej obejmuje w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych. Sporządzana w wyniku kontroli dokumentacja powinna pozwolić na stwierdzenie spełnienia ustawowego wymogu odnoszącego się do minimalnej próby kontrolnej.
4. W przypadku kontroli przeprowadzonych w 2004 roku przez Komisję Rewizyjną w Zespole Szkół Ogólnokształcących im. St. Żeromskiego w Opocznie oraz w Wydziale Komunikacji Starostwa Powiatowego, zespół kontrolny Komisji Rewizyjnej nie sporządził protokołów kontroli, które zawierałyby informacje wymagane przez § 38 ust.1 i 2 Regulaminu Rady Powiatu w Opocznie, stanowiącego załącznik do Statutu Powiatu Opoczyńskiego. Ze wskazanych przepisów wynikało, że z czynności kontrolnych, nie później niż w ciągu 10 dni od ich zakończenia, sporządza się protokół, który powinien zawierać: oznaczenie jednostki kontrolowanej ze wskazaniem jej kierownika oraz osób udzielających wyjaśnień, imiona i nazwiska kontrolujących, określenie przedmiotu kontroli, czas trwania kontroli, wyniki kontroli ze wskazaniem uchybień, podpisy członków zespołu kontrolującego oraz kierownika jednostki kontrolowanej oraz pouczenie kierownika jednostki kontrolowanej o możliwości wniesienia zastrzeżeń do protokołu w terminie 7 dni od dnia jego podpisania.
W zakresie zaciągniętych kredytów i pożyczek
Stwierdzono, że jako formy zabezpieczenia pożyczek nr 120/OA/P/2004 i 121/OA/P/2004 zaciągniętych w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej ustalono pełnomocnictwo do dysponowania rachunkiem bankowym Powiatu, co stanowiło naruszenie przepisów art.92 w związku z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych oraz art.32 i 48 ust.1 ustawy o samorządzie powiatowym, z których wynikało, że dysponentem środków publicznych na rachunku bankowym jednostki samorządu terytorialnego może być wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki wykonujący określone w uchwale budżetowej zadania, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu wynikających z art.92 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. Stwierdzono niekompletne opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, poprzez nieokreślenie metody wyceny aktywów i pasywów oraz brak uregulowań w zakresie opisu systemu przetwarzania danych, stosownie do wymogów wynikających z art.10 ust.1 pkt 2 i pkt 3 lit. "c" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz.694 ze zm.).
2. Prowadzono księgi rachunkowe – dziennik budżetu powiatu i dziennik jednostki (Starostwa Powiatowego) w jednym urządzeniu księgowym, co naruszało uregulowania wewnętrzne zawarte w zakładowym planie kont dla budżetu powiatu oraz Starostwa Powiatowego w Opocznie, wprowadzonym zarządzeniem Starosty nr 5/02 z dnia 30 stycznia 2002 roku (ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniem nr 23/03 Starosty Powiatu Opoczyńskiego z dnia 21 sierpnia 2003 roku). W planie kont określono, że ewidencja księgowa dla budżetu i jednostki prowadzona jest oddzielnie w oparciu o następujące księgi rachunkowe: dziennik, księga główna i księgi pomocnicze.
3. Ujmowano zdarzenia gospodarcze w dzienniku z naruszeniem chronologii zapisów, co stanowiło naruszenie art.14 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym oraz naruszenie uregulowań wewnętrznych zawartych w zakładowym planie kont, gdzie określono, że dokumenty księgowe rejestrowane są w dzienniku na bieżąco i chronologicznie.
4. Stwierdzono przypadki niezachowania systematyki zapisów przy dokonywaniu ewidencji księgowej zdarzeń dotyczących:
- spłaty odsetek od kredytów i pożyczek (np. pozycje księgowe nr 2/1/Wb/1, nr 3/1/Wb/1, nr 8/26/Wb/7, nr 8/28/Wb/7). Operacje ujmowano: w budżecie: Wn 223 - rozliczenie wydatków budżetowych, Ma 133 rachunek budżetu; w jednostce: Wn 750 - przychody i koszty finansowe, Ma 130 rachunek bieżący jednostek budżetowych – wg klasyfikacji budżetowej. Nie ujmowano w księgach rachunkowych naliczenia odsetek od kredytów i pożyczek.
Operacje należało ewidencjonować następująco: naliczenie odsetek od kredytu (pożyczki) Wn 962 - wynik na pozostałych operacjach, Ma 134 - kredyty bankowe, Ma 260 - zobowiązania finansowe; spłata odsetek od kredytu (pożyczki) w budżecie Wn 902 - wydatki budżetu, Ma 133 - rachunek budżetu z jednoczesnym zapisem Wn 134 - kredyty bankowe, Wn 260 - zobowiązania finansowe, Ma 962 - wynik na pozostałych operacjach.
- zwrotu przez pracowników kosztów rozmów telefonicznych oraz zwrotu składki na PZU (pozycje księgowe nr 41/Fz/3, nr 49/1/I/05, nr 48/1/I/5, 6 i 7/Wb/2, nr 15/1/Wb/14). Operacje ujmowano: wpływ faktury Wn 400 - koszty według rodzajów, Ma 201 - rozrachunki z odbiorcami i dostawcami; księgowanie na koniec miesiąca należności od pracowników Wn 234 -pozostałe rozrachunki z pracownikami, Ma 760 pozostałe przychody i koszty; wpłata należności do kasy: Wn 101 - kasa, Ma 234 - pozostałe rozrachunki z pracownikami; przekazanie wpłat z kasy do banku - w jednostce Wn 101 - kasa, ze znakiem minus, Ma 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych, wg klasyfikacji budżetowej, ze znakiem minus oraz w budżecie Wn 223 - rozliczenie wydatków budżetowych, ze znakiem minus, Ma 133 rachunek budżetu, ze znakiem minus.
Powyższy sposób ewidencji na kontach 133 i 130 naruszał zasady funkcjonowania tych kont określone w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752 ze zm.). Zapisów na tych kontach dokonywano niezgodnie z księgowością banku. Ustalono, że każdorazowo w przypadku dokonywania wpłat gotówki z kasy do banku, w sytuacji kiedy wśród tych wpłat znajdowały się wpłaty dokonane z tytułu zwrotu wydatków, na kontach 133 i 130 ewidencjonowano inną kwotę, niż wykazana na wyciągu bankowym – kwotę wykazaną na stronie Wn pomniejszano o kwotę wpłaty tytułem zwrotu wydatków. Przykładowo: w wyciągu bankowym nr 2 z dnia 3 stycznia 2005 roku wykazano wpłatę zrealizowanych dochodów z kasy w kwocie 6.027,29 zł. Do wyciągu bankowego załączono również polecenie przelewu na kwotę 6.027,29 zł. Natomiast w księgach rachunkowych zaksięgowano (Wn 133, Wn 130) wpływ dochodów z kasy w wysokości 5.985,29 zł, ponieważ zrealizowane wpływy pomniejszono o wpłatę 42 zł – dokonaną do kasy tytułem zwrotu wydatków.
Operacje dotyczące zwrotu wydatków należało ujmować w budżecie Wn 133 - rachunek budżetu, Ma 902 - wydatki budżetu oraz w jednostce Wn - 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych, Ma 400 - koszty według rodzajów, wprowadzając dodatkowo techniczny zapis ujemny.
5. Stwierdzono, że w bilansie jednostki po stronie aktywów w pozycji II. rzeczowe aktywa trwałe w pozycji 1.3. urządzenia techniczne i maszyny wykazany został nieprawidłowo stan na dzień 31 grudnia 2004 roku, w kwocie 188.429,40 zł, a w pozycji 1.5 inne środki trwałe w kwocie 70.778,32 zł. We wskazanej pozycji 1.3 bilansu wykazuje się wartość środków trwałych (konto 011) po uwzględnieniu umorzenia (konto 071) w zakresie grup 3-6 klasyfikacji środków trwałych, a w pozycji 1.5 wykazuje się wartość środków trwałych (konto 011) po uwzględnieniu umorzenia (konto 071) w zakresie grupy 8 klasyfikacji środków trwałych. Na podstawie Informacji o stanie mienia Starostwa Powiatowego w Opocznie na dzień 31 grudnia 2004 roku, która została sporządzona podczas przeprowadzania inwentaryzacji na dzień 31 grudnia 2004 roku, stwierdzono, że wartość środków trwałych klasyfikowanych w grupach 3-6 wynosiła 158.270,92 zł, a w grupie 8 – 100.936,80 zł i te kwoty powinny zostać wykazane w bilansie jednostki. Wykazana nieprawidłowość nie wpływała na ogólny wynik finansowy.
6. Kontrolujący stwierdzili, że kwota wykazana w sprawozdaniach Rb-Z - kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonych na dzień 31 grudnia 2004 roku i na dzień 30 czerwca 2005 roku w kolumnie F1 - wartość nominalna niewymagalnych zobowiązań z tytułu poręczeń i gwarancji na koniec okresu sprawozdawczego została określona w nieprawidłowej wysokości. Zgodnie z § 13 ust.1 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz.279 ze zm.) - wartość nominalna niewymagalnych zobowiązań z tytułu poręczeń i gwarancji oznacza kwotę, którą poręczyciel (gwarant) byłby zobowiązany zapłacić, gdyby dłużnik, za którego udzielono poręczenia (gwarancji) nie dokonał spłaty samodzielnie. W przypadku kredytów i pożyczek objętych poręczeniami (gwarancjami) uwzględnia się zarówno kwotę świadczenia głównego (kapitału), jak i świadczeń ubocznych (odsetek oraz innych opłat), o ile zostały objęte poręczeniem (gwarancją).
Z przedłożonych do kontroli dokumentów wynikało, że na dzień 31 grudnia 2004 roku wartość nominalna niewymagalnych zobowiązań z tytułu udzielonych poręczeń i gwarancji powinna zostać wykazana w wysokości 1.557.971 zł. Na kwotę tą składały się udzielone poręczenie umowy leasingu w wysokości 157.971 zł oraz poręczenie umowy kredytu w wysokości 1.400.000 zł. Wartość udzielonego w grudniu 2004 roku poręczenia umowy kredytu została natomiast wykazana w prawidłowej wysokości w kolumnie F7 - wartość poręczeń i gwarancji udzielonych w okresie sprawozdawczym. Na dzień 30 czerwca 2005 roku wartość nominalna zobowiązań z tytułu udzielonych poręczeń i gwarancji powinna zostać wykazana w kwocie 1.130.676,80 zł (poręczenie umowy leasingu w wysokości 130.656,80 zł oraz poręczenie umowy kredytu w wysokości 1.000.020,00 zł).
7. W wyniku analizy danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń na dzień 30 czerwca 2005 roku oraz zapisów dokonanych w ewidencji księgowej prowadzonej do konta 134 - kredyty bankowe i konta 260 - zobowiązania finansowe stwierdzono rozbieżności w zakresie wielkości zobowiązań z tytułu długoterminowych kredytów i pożyczek.
Różnica pomiędzy danymi wynikającymi z ewidencji księgowej a danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb-Z wynosiła 4.500 zł. Jednocześnie w sprawozdaniu NDS o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do 30 czerwca 2005 roku, w kolumnie D21-wykonanie wykazano kwotę 106.000 zł, zamiast kwoty wynikającej z ewidencji księgowej – 110.500 zł. Zgodnie z wyjaśnieniami Pani Urszuli Walerak powyższa niezgodność wynikała z nie uwzględnienia w sprawozdaniach budżetowych raty pożyczki spłaconej w dniu 28 kwietnia 2005 roku. Wskazać należy, że zgodnie z § 10 ust.7 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej - w sprawozdaniu o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego dane dotyczące rozchodów jednostki samorządu terytorialnego po stronie wykonania powinny być zgodne z faktycznie wykonanymi rozchodami wynikającymi z urządzeń księgowych za dany okres sprawozdawczy. Stosownie natomiast do § 11 ww. załącznika - w sprawozdaniu o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń jednostek samorządu terytorialnego, w pozycjach odnoszących się do zobowiązań według tytułów dłużnych, należało wykazać kwoty zadłużenia ogółem, w tym zadłużenie długoterminowe, przy czym przez pojęcie „zadłużenie długoterminowe” rozumieć należało zadłużenie, którego okres spłaty, czy też wykupu na koniec roku, za który było sporządzane sprawozdanie, był dłuższy niż rok.
W toku czynności kontrolnych prowadzonych przez RIO w Łodzi jednostka sporządziła korekty sprawozdań RB-Z i RB-NDS za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2005 roku.
Odpowiedzialność za prawidłową realizację obowiązków w zakresie rachunkowości i sprawozdawczości ponosi Starosta Powiatu i Skarbnik Powiatu.
W zakresie gospodarki kasowej
W wyniku kontroli ustalono, że w jednostce nie prowadzono ewidencji druków ścisłego zarachowania dla raportów kasowych, co było wymagane przez § 29 Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych, wprowadzonej zarządzeniem nr 14/05 z dnia 1 sierpnia 2005 roku, a także przez postanowienia obowiązującej wcześniej Instrukcji wprowadzonej zarządzeniem nr 3/02 z dnia 30 stycznia 2002 roku. Nie było w konsekwencji możliwe potwierdzenie zgodności ilości druków ścisłego zarachowania – raportów kasowych – posiadanych przez kasjerkę w dniu kontroli kasy z ewidencją druków ścisłego zarachowania. Pozostały stan druków ścisłego zarachowania był zgodny z prowadzoną ewidencją.
W zakresie dochodów z majątku
1. Ustalono, że w przypadku sprzedaży w drodze pisemnego przetargu ograniczonego nieruchomości położonych w Żarnowie przy ul. Wolności 4 (budynki Ośrodka Zdrowia oraz Apteki), nieprawidłowo określony został w ogłoszeniu o przetargu termin składania ofert. Termin ten wyznaczono na dzień przeprowadzenia przetargu (15 września 2004 roku). Zgodnie z § 17 ust. 2 w zw. z § 26 ust. 4 obowiązującego wówczas rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz.30 ze zm.) oferty w formie pisemnej mogły być składane nie później niż 3 dni przed wyznaczonym terminu przetargu.
2. W przypadku sprzedaży nieruchomości zabudowanej Ośrodkiem Zdrowia, w części jawnej przetargu komisja przetargowa nie zawiadomiła oferentów o przewidywanym terminie zamknięcia przetargu, co było wymagane przez § 19 ust.3 pkt 6 w zw. z § 26 ust.4 ww. rozporządzenia. Wskazane przepisy stanowiły, że w części jawnej przetargu komisja przetargowa zawiadamia oferentów o przewidywanym terminie zamknięcia przetargu.
3. Kontrolujący stwierdzili, że wyboru oferty w przetargu na sprzedaż Ośrodka Zdrowia dokonano z naruszeniem § 22 w zw. z § 26 ust.4 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy, stosownie do których to przepisów - komisja przetargowa przy wyborze oferty zobowiązana była kierować się zaoferowaną ceną oraz innymi kryteriami wpływającymi na wybór najkorzystniejszej oferty, ustalonymi w warunkach przetargu. Komisja przetargowa dokonując wyboru oferty kierowała się bowiem kryterium, które nie zostały ustalone w warunkach przetargu (§ 16 pkt 4 w zw. z § 26 ust.4 ww. rozporządzenia). Doceniając znaczenie tego kryterium, którym było zapewnienie nieprzerwanej opieki zdrowotnej dla mieszkańców Gminy Żarnów, podkreślić należy, że dokonywanie wyboru oferty w oparciu o kryteria nie podane do publicznej wiadomości (nie ustalone w warunkach przetargu) i znane wyłącznie członkom komisji przetargowej jest działaniem arbitralnym, sprzyjającym zupełnej dowolności podejmowanych decyzji. Wskazać należy także, że w wybranej ofercie proponowana cena sprzedaży była niższa od oferty z najwyższą ceną o 35.000 zł.
4. Ustalono, że w obydwu przypadkach dotyczących zbycia nieruchomości, tj. Ośrodka Zdrowia i Apteki, kontrolowana jednostka nieprawidłowo określiła termin sporządzenia aktu notarialnego, nie zachowując 7-dniowego terminu, wyznaczonego przez art.41 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz.2603 ze zm.). Stosownie do treści powyższego przepisu - organizator przetargu zobowiązany jest zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
5. Stwierdzono, że dochody z tytułu najmu i dzierżawy klasyfikowane były w rozdziale 75020 – Starostwa Powiatowe § 0830 – wpływy z usług, co naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 209, poz. 2132 ze zm.). W trakcie kontroli RIO w Łodzi dokonano prawidłowej klasyfikacji wskazanych dochodów w § 075 - dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego.
6. Stwierdzono przypadki nieterminowego uiszczania przez dzierżawców należności z tytułu czynszów dzierżawnych.
Odpowiedzialność za prawidłowe gospodarowanie mieniem Powiatu ponosi Zarząd Powiatu, zgodnie z art. 32 ust.2 pkt 3 ustawy o samorządzie powiatowym.
W zakresie dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego
Stwierdzono dwa przypadki nieprawidłowego ustalenia opłaty za zajęcie pasa drogowego. W jednym przypadku zawyżono opłatę o kwotę 263,30 zł, w drugim zaniżono o kwotę 246,37 zł. Nieprawidłowość usunięta została w trakcie kontroli RIO w Łodzi.
W zakresie wydatków osobowych
1. Stwierdzono przypadek braku stosownych kwalifikacji (wykształcenie) u pracownika zatrudnionego jako dyrektor wydziału w Starostwie.
2. W skontrolowanych poleceniach wyjazdu służbowego nie wskazywano miejsca rozpoczęcia podróży służbowej, co było wymagane przez § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz.1990). Ze wskazanego przepisu wynikało, że miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa pracodawca.
W zakresie wydatków inwestycyjnych
1. Stwierdzono przypadki braku kontrasygnowania przez Skarbnika Powiatu umów w sprawie zamówień publicznych, co było wymagane przez art.48 ust.3 ustawy o samorządzie powiatowym, zgodnie z którym w przypadku gdy czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań majątkowych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika powiatu lub osoby przez niego upoważnionej.
2. W odniesieniu do specyfikacji istotnych warunków zamówienia przygotowanej dla zamówienia na dostawę wyposażenie trwałego wraz z montażem na Sali Sportowej przy Zespole Szkół Ogólnokształcących w Opocznie stwierdzono, że ustalono w niej 6 tygodniowy okres aktualności zaświadczeń z właściwego Urzędu Skarbowego i z właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, co było niezgodne z § 1 ust.1 pkt 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 roku w sprawie rodzaju dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich zamawiający może żądać od wykonawcy (Dz. U. nr 71, poz.645), gdzie ustalono 3 miesięczny termin aktualności powyższych zaświadczeń (powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert).
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Przewodniczącego o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić przestrzeganie obowiązujących w jednostce procedur kontroli finansowej.
2. Uzupełnić Instrukcję kasową o postanowienia dotyczące operacji związanych ze sprzedażą znaków skarbowych oraz rodzajów prowadzonych raportów kasowych.
3. W przypadku kontroli podejmowanych w podległych jednostkach organizacyjnych na podstawie art.187 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104) zapewnić dokumentowanie w sporządzanych protokołach kontroli spełnienia wymogu określonego w art.187 ust.3 ww. ustawy dotyczącego minimalnej próby kontrolnej.
4. Zaciągając kredyty i pożyczki zaniechać ustalania jako formy zabezpieczenia zobowiązania pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Powiatu, zgodnie z art.195 ust.4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych.
5. Zapewnić prawidłowe sporządzanie sprawozdań Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń oraz RB NDS o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego, w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170, poz. 1426).
6. Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości poprzez wskazanie metod wyceny aktywów i pasywów oraz zamieszczenie opisu systemu przetwarzania danych, zgodnie z art.10 ust.1 pkt 2 i pkt 3 lit. "c" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
7. Księgi rachunkowe – dziennik dla budżetu powiatu i dla jednostki - Starostwa prowadzić w odrębnych urządzeniach księgowych, stosownie do uregulowań wewnętrznych zawartych w zakładowym planie kont dla budżetu powiatu oraz Starostwa Powiatowego w Opocznie.
8. Przestrzegać obowiązku ujmowania zdarzeń gospodarczych w dzienniku z zachowaniem chronologii zapisów.
9. Przestrzegać zasady systematyki zapisów przy dokonywaniu ewidencji księgowej operacji gospodarczych dotyczących spłaty odsetek od kredytów i pożyczek oraz zwrotu wydatków przez pracowników.
10. Zaprowadzić ewidencję druków ścisłego zarachowania dla raportów kasowych, zgodnie z zapisami zawartymi w Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych.
11. W zakresie sprzedaży nieruchomości stanowiących własność Powiatu zapewnić przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami oraz przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów i rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz.2108). W szczególności, zbywając nieruchomości w trybie przetargów pisemnych dokonywać wyboru oferty biorąc pod uwagę zaoferowaną cenę oraz inne kryteria wpływające na wybór najkorzystniejszej oferty, ustalone w warunkach przetargu.
12. Egzekwować od dzierżawców obowiązek terminowego wnoszenie ustalonych umowami opłat z tytułu czynszów dzierżawnych.
13. W poleceniach wyjazdu służbowego wskazywać miejsce rozpoczęcia podróży służbowej zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
14. Zapewnić przestrzeganie obowiązku kontrasygnowania przez Skarbnika Powiatu lub osobę przez niego upoważnioną czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań majątkowych, zgodnie z art.48 ust.3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym.
15. Termin aktualności zaświadczeń wystawianych przez właściwy Urząd Skarbowy i właściwy oddział Zakładu Ubezpieczeń Społecznych określać w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zgodnie z unormowaniami wynikającymi z § 1 ust.1 pkt 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 roku w sprawie rodzaju dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich zamawiający może żądać od wykonawcy.
16. Rozważyć możliwość podjęcia działań zapewniających uzupełnienie wykształcenia przez jednego z naczelników wydziałów, mając na uwadze przepisy rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz. U. nr 103, poz. 472).
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Przewodniczącego o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnych przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Powiatu Opoczyńskiego
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu Opoczyńskiego
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 16 stycznia 2006 roku
Pan
ANDRZEJ NASULEWICZ
Przewodniczący Zarządu Powiatu Opoczyńskiego
WK - 602/3/2006
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. nr 55, poz.577 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Powiecie Opoczyńskim. Kontrola objęła, przede wszystkim, zagadnienia związane z ustaleniem wewnętrznych unormowań dotyczących rachunkowości i gospodarki finansowej, przestrzeganiem procedur kontroli finansowej, realizacją dochodów własnych, dokonywaniem wydatków majątkowych, udzielaniem zamówień publicznych oraz ewidencją i inwentaryzacją mienia. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z wadliwej interpretacji przepisów, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie spraw organizacyjnych
Stwierdzono, że w Regulaminie organizacyjnym Starostwa Powiatowego uchwalonym przez Radę Powiatu uchwałą nr XXVIII/193/02 z dnia 30 stycznia 2002 roku, w załączniku nr 12 ustalono wykaz powiatowych jednostek organizacyjnych. W związku z powyższym należy zauważyć, że zgodnie z art.35 ust.1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1592 ze zm.) regulamin organizacyjny określa organizację i zasady funkcjonowania starostwa, czyli aparatu pomocniczego, przy pomocy którego zarząd powiatu wykonuje zadania powiatu. Ustalenie jednostek organizacyjnych powiatu powinno, zatem nastąpić w treści statutu jednostki samorządu terytorialnego.
W zakresie funkcjonowania kontroli finansowej
1. Ustalono, że do dnia 1 sierpnia 2005 roku w kontrolowanej jednostce nie zostały ustalone procedury kontroli finansowej spełniające wszystkie wymogi wynikające z art.35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 1458 ze zm.). Procedury takie określone zostały zarządzeniem nr 13/05 Starosty Powiatu z dnia 1 sierpnia 2005 roku.
2. W obowiązującej w jednostce instrukcji kasowej pominięto operacje związane ze sprzedażą znaków skarbowych, nie wyszczególniono rodzajów raportów kasowych, jakie prowadzone są w kasie.
3. W odniesieniu do kontroli przeprowadzanych na podstawie art.127 ustawy o finansach publicznych w podległych Powiatowi jednostkach organizacyjnych stwierdzono, że w sporządzonych protokołach kontroli nie określono jaki procent wydatków tych jednostek w latach 2004 - 2005 objęty został kontrolą. Brak było także możliwości ustalenia na podstawie przedłożonych protokołów wysokości skontrolowanych wydatków w poszczególnych jednostkach organizacyjnych (nie dotyczyło to kontroli przeprowadzonych w Domu Pomocy Społecznej w Drzewicy oraz w Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych w Drzewicy). Zgodnie z art.127 ust.3 ustawy o finansach publicznych - kontrola podejmowana przez zarząd jednostki samorządu terytorialnego wobec podległych jednostek organizacyjnych dotycząca przestrzegania procedur kontroli finansowej obejmuje w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych. Sporządzana w wyniku kontroli dokumentacja powinna pozwolić na stwierdzenie spełnienia ustawowego wymogu odnoszącego się do minimalnej próby kontrolnej.
4. W przypadku kontroli przeprowadzonych w 2004 roku przez Komisję Rewizyjną w Zespole Szkół Ogólnokształcących im. St. Żeromskiego w Opocznie oraz w Wydziale Komunikacji Starostwa Powiatowego, zespół kontrolny Komisji Rewizyjnej nie sporządził protokołów kontroli, które zawierałyby informacje wymagane przez § 38 ust.1 i 2 Regulaminu Rady Powiatu w Opocznie, stanowiącego załącznik do Statutu Powiatu Opoczyńskiego. Ze wskazanych przepisów wynikało, że z czynności kontrolnych, nie później niż w ciągu 10 dni od ich zakończenia, sporządza się protokół, który powinien zawierać: oznaczenie jednostki kontrolowanej ze wskazaniem jej kierownika oraz osób udzielających wyjaśnień, imiona i nazwiska kontrolujących, określenie przedmiotu kontroli, czas trwania kontroli, wyniki kontroli ze wskazaniem uchybień, podpisy członków zespołu kontrolującego oraz kierownika jednostki kontrolowanej oraz pouczenie kierownika jednostki kontrolowanej o możliwości wniesienia zastrzeżeń do protokołu w terminie 7 dni od dnia jego podpisania.
W zakresie zaciągniętych kredytów i pożyczek
Stwierdzono, że jako formy zabezpieczenia pożyczek nr 120/OA/P/2004 i 121/OA/P/2004 zaciągniętych w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej ustalono pełnomocnictwo do dysponowania rachunkiem bankowym Powiatu, co stanowiło naruszenie przepisów art.92 w związku z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych oraz art.32 i 48 ust.1 ustawy o samorządzie powiatowym, z których wynikało, że dysponentem środków publicznych na rachunku bankowym jednostki samorządu terytorialnego może być wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki wykonujący określone w uchwale budżetowej zadania, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu wynikających z art.92 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. Stwierdzono niekompletne opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, poprzez nieokreślenie metody wyceny aktywów i pasywów oraz brak uregulowań w zakresie opisu systemu przetwarzania danych, stosownie do wymogów wynikających z art.10 ust.1 pkt 2 i pkt 3 lit. "c" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz.694 ze zm.).
2. Prowadzono księgi rachunkowe – dziennik budżetu powiatu i dziennik jednostki (Starostwa Powiatowego) w jednym urządzeniu księgowym, co naruszało uregulowania wewnętrzne zawarte w zakładowym planie kont dla budżetu powiatu oraz Starostwa Powiatowego w Opocznie, wprowadzonym zarządzeniem Starosty nr 5/02 z dnia 30 stycznia 2002 roku (ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniem nr 23/03 Starosty Powiatu Opoczyńskiego z dnia 21 sierpnia 2003 roku). W planie kont określono, że ewidencja księgowa dla budżetu i jednostki prowadzona jest oddzielnie w oparciu o następujące księgi rachunkowe: dziennik, księga główna i księgi pomocnicze.
3. Ujmowano zdarzenia gospodarcze w dzienniku z naruszeniem chronologii zapisów, co stanowiło naruszenie art.14 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym oraz naruszenie uregulowań wewnętrznych zawartych w zakładowym planie kont, gdzie określono, że dokumenty księgowe rejestrowane są w dzienniku na bieżąco i chronologicznie.
4. Stwierdzono przypadki niezachowania systematyki zapisów przy dokonywaniu ewidencji księgowej zdarzeń dotyczących:
- spłaty odsetek od kredytów i pożyczek (np. pozycje księgowe nr 2/1/Wb/1, nr 3/1/Wb/1, nr 8/26/Wb/7, nr 8/28/Wb/7). Operacje ujmowano: w budżecie: Wn 223 - rozliczenie wydatków budżetowych, Ma 133 rachunek budżetu; w jednostce: Wn 750 - przychody i koszty finansowe, Ma 130 rachunek bieżący jednostek budżetowych – wg klasyfikacji budżetowej. Nie ujmowano w księgach rachunkowych naliczenia odsetek od kredytów i pożyczek.
Operacje należało ewidencjonować następująco: naliczenie odsetek od kredytu (pożyczki) Wn 962 - wynik na pozostałych operacjach, Ma 134 - kredyty bankowe, Ma 260 - zobowiązania finansowe; spłata odsetek od kredytu (pożyczki) w budżecie Wn 902 - wydatki budżetu, Ma 133 - rachunek budżetu z jednoczesnym zapisem Wn 134 - kredyty bankowe, Wn 260 - zobowiązania finansowe, Ma 962 - wynik na pozostałych operacjach.
- zwrotu przez pracowników kosztów rozmów telefonicznych oraz zwrotu składki na PZU (pozycje księgowe nr 41/Fz/3, nr 49/1/I/05, nr 48/1/I/5, 6 i 7/Wb/2, nr 15/1/Wb/14). Operacje ujmowano: wpływ faktury Wn 400 - koszty według rodzajów, Ma 201 - rozrachunki z odbiorcami i dostawcami; księgowanie na koniec miesiąca należności od pracowników Wn 234 -pozostałe rozrachunki z pracownikami, Ma 760 pozostałe przychody i koszty; wpłata należności do kasy: Wn 101 - kasa, Ma 234 - pozostałe rozrachunki z pracownikami; przekazanie wpłat z kasy do banku - w jednostce Wn 101 - kasa, ze znakiem minus, Ma 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych, wg klasyfikacji budżetowej, ze znakiem minus oraz w budżecie Wn 223 - rozliczenie wydatków budżetowych, ze znakiem minus, Ma 133 rachunek budżetu, ze znakiem minus.
Powyższy sposób ewidencji na kontach 133 i 130 naruszał zasady funkcjonowania tych kont określone w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752 ze zm.). Zapisów na tych kontach dokonywano niezgodnie z księgowością banku. Ustalono, że każdorazowo w przypadku dokonywania wpłat gotówki z kasy do banku, w sytuacji kiedy wśród tych wpłat znajdowały się wpłaty dokonane z tytułu zwrotu wydatków, na kontach 133 i 130 ewidencjonowano inną kwotę, niż wykazana na wyciągu bankowym – kwotę wykazaną na stronie Wn pomniejszano o kwotę wpłaty tytułem zwrotu wydatków. Przykładowo: w wyciągu bankowym nr 2 z dnia 3 stycznia 2005 roku wykazano wpłatę zrealizowanych dochodów z kasy w kwocie 6.027,29 zł. Do wyciągu bankowego załączono również polecenie przelewu na kwotę 6.027,29 zł. Natomiast w księgach rachunkowych zaksięgowano (Wn 133, Wn 130) wpływ dochodów z kasy w wysokości 5.985,29 zł, ponieważ zrealizowane wpływy pomniejszono o wpłatę 42 zł – dokonaną do kasy tytułem zwrotu wydatków.
Operacje dotyczące zwrotu wydatków należało ujmować w budżecie Wn 133 - rachunek budżetu, Ma 902 - wydatki budżetu oraz w jednostce Wn - 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych, Ma 400 - koszty według rodzajów, wprowadzając dodatkowo techniczny zapis ujemny.
5. Stwierdzono, że w bilansie jednostki po stronie aktywów w pozycji II. rzeczowe aktywa trwałe w pozycji 1.3. urządzenia techniczne i maszyny wykazany został nieprawidłowo stan na dzień 31 grudnia 2004 roku, w kwocie 188.429,40 zł, a w pozycji 1.5 inne środki trwałe w kwocie 70.778,32 zł. We wskazanej pozycji 1.3 bilansu wykazuje się wartość środków trwałych (konto 011) po uwzględnieniu umorzenia (konto 071) w zakresie grup 3-6 klasyfikacji środków trwałych, a w pozycji 1.5 wykazuje się wartość środków trwałych (konto 011) po uwzględnieniu umorzenia (konto 071) w zakresie grupy 8 klasyfikacji środków trwałych. Na podstawie Informacji o stanie mienia Starostwa Powiatowego w Opocznie na dzień 31 grudnia 2004 roku, która została sporządzona podczas przeprowadzania inwentaryzacji na dzień 31 grudnia 2004 roku, stwierdzono, że wartość środków trwałych klasyfikowanych w grupach 3-6 wynosiła 158.270,92 zł, a w grupie 8 – 100.936,80 zł i te kwoty powinny zostać wykazane w bilansie jednostki. Wykazana nieprawidłowość nie wpływała na ogólny wynik finansowy.
6. Kontrolujący stwierdzili, że kwota wykazana w sprawozdaniach Rb-Z - kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonych na dzień 31 grudnia 2004 roku i na dzień 30 czerwca 2005 roku w kolumnie F1 - wartość nominalna niewymagalnych zobowiązań z tytułu poręczeń i gwarancji na koniec okresu sprawozdawczego została określona w nieprawidłowej wysokości. Zgodnie z § 13 ust.1 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz.279 ze zm.) - wartość nominalna niewymagalnych zobowiązań z tytułu poręczeń i gwarancji oznacza kwotę, którą poręczyciel (gwarant) byłby zobowiązany zapłacić, gdyby dłużnik, za którego udzielono poręczenia (gwarancji) nie dokonał spłaty samodzielnie. W przypadku kredytów i pożyczek objętych poręczeniami (gwarancjami) uwzględnia się zarówno kwotę świadczenia głównego (kapitału), jak i świadczeń ubocznych (odsetek oraz innych opłat), o ile zostały objęte poręczeniem (gwarancją).
Z przedłożonych do kontroli dokumentów wynikało, że na dzień 31 grudnia 2004 roku wartość nominalna niewymagalnych zobowiązań z tytułu udzielonych poręczeń i gwarancji powinna zostać wykazana w wysokości 1.557.971 zł. Na kwotę tą składały się udzielone poręczenie umowy leasingu w wysokości 157.971 zł oraz poręczenie umowy kredytu w wysokości 1.400.000 zł. Wartość udzielonego w grudniu 2004 roku poręczenia umowy kredytu została natomiast wykazana w prawidłowej wysokości w kolumnie F7 - wartość poręczeń i gwarancji udzielonych w okresie sprawozdawczym. Na dzień 30 czerwca 2005 roku wartość nominalna zobowiązań z tytułu udzielonych poręczeń i gwarancji powinna zostać wykazana w kwocie 1.130.676,80 zł (poręczenie umowy leasingu w wysokości 130.656,80 zł oraz poręczenie umowy kredytu w wysokości 1.000.020,00 zł).
7. W wyniku analizy danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń na dzień 30 czerwca 2005 roku oraz zapisów dokonanych w ewidencji księgowej prowadzonej do konta 134 - kredyty bankowe i konta 260 - zobowiązania finansowe stwierdzono rozbieżności w zakresie wielkości zobowiązań z tytułu długoterminowych kredytów i pożyczek.
Różnica pomiędzy danymi wynikającymi z ewidencji księgowej a danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb-Z wynosiła 4.500 zł. Jednocześnie w sprawozdaniu NDS o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do 30 czerwca 2005 roku, w kolumnie D21-wykonanie wykazano kwotę 106.000 zł, zamiast kwoty wynikającej z ewidencji księgowej – 110.500 zł. Zgodnie z wyjaśnieniami Pani Urszuli Walerak powyższa niezgodność wynikała z nie uwzględnienia w sprawozdaniach budżetowych raty pożyczki spłaconej w dniu 28 kwietnia 2005 roku. Wskazać należy, że zgodnie z § 10 ust.7 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej - w sprawozdaniu o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego dane dotyczące rozchodów jednostki samorządu terytorialnego po stronie wykonania powinny być zgodne z faktycznie wykonanymi rozchodami wynikającymi z urządzeń księgowych za dany okres sprawozdawczy. Stosownie natomiast do § 11 ww. załącznika - w sprawozdaniu o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń jednostek samorządu terytorialnego, w pozycjach odnoszących się do zobowiązań według tytułów dłużnych, należało wykazać kwoty zadłużenia ogółem, w tym zadłużenie długoterminowe, przy czym przez pojęcie „zadłużenie długoterminowe” rozumieć należało zadłużenie, którego okres spłaty, czy też wykupu na koniec roku, za który było sporządzane sprawozdanie, był dłuższy niż rok.
W toku czynności kontrolnych prowadzonych przez RIO w Łodzi jednostka sporządziła korekty sprawozdań RB-Z i RB-NDS za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2005 roku.
Odpowiedzialność za prawidłową realizację obowiązków w zakresie rachunkowości i sprawozdawczości ponosi Starosta Powiatu i Skarbnik Powiatu.
W zakresie gospodarki kasowej
W wyniku kontroli ustalono, że w jednostce nie prowadzono ewidencji druków ścisłego zarachowania dla raportów kasowych, co było wymagane przez § 29 Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych, wprowadzonej zarządzeniem nr 14/05 z dnia 1 sierpnia 2005 roku, a także przez postanowienia obowiązującej wcześniej Instrukcji wprowadzonej zarządzeniem nr 3/02 z dnia 30 stycznia 2002 roku. Nie było w konsekwencji możliwe potwierdzenie zgodności ilości druków ścisłego zarachowania – raportów kasowych – posiadanych przez kasjerkę w dniu kontroli kasy z ewidencją druków ścisłego zarachowania. Pozostały stan druków ścisłego zarachowania był zgodny z prowadzoną ewidencją.
W zakresie dochodów z majątku
1. Ustalono, że w przypadku sprzedaży w drodze pisemnego przetargu ograniczonego nieruchomości położonych w Żarnowie przy ul. Wolności 4 (budynki Ośrodka Zdrowia oraz Apteki), nieprawidłowo określony został w ogłoszeniu o przetargu termin składania ofert. Termin ten wyznaczono na dzień przeprowadzenia przetargu (15 września 2004 roku). Zgodnie z § 17 ust. 2 w zw. z § 26 ust. 4 obowiązującego wówczas rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz.30 ze zm.) oferty w formie pisemnej mogły być składane nie później niż 3 dni przed wyznaczonym terminu przetargu.
2. W przypadku sprzedaży nieruchomości zabudowanej Ośrodkiem Zdrowia, w części jawnej przetargu komisja przetargowa nie zawiadomiła oferentów o przewidywanym terminie zamknięcia przetargu, co było wymagane przez § 19 ust.3 pkt 6 w zw. z § 26 ust.4 ww. rozporządzenia. Wskazane przepisy stanowiły, że w części jawnej przetargu komisja przetargowa zawiadamia oferentów o przewidywanym terminie zamknięcia przetargu.
3. Kontrolujący stwierdzili, że wyboru oferty w przetargu na sprzedaż Ośrodka Zdrowia dokonano z naruszeniem § 22 w zw. z § 26 ust.4 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy, stosownie do których to przepisów - komisja przetargowa przy wyborze oferty zobowiązana była kierować się zaoferowaną ceną oraz innymi kryteriami wpływającymi na wybór najkorzystniejszej oferty, ustalonymi w warunkach przetargu. Komisja przetargowa dokonując wyboru oferty kierowała się bowiem kryterium, które nie zostały ustalone w warunkach przetargu (§ 16 pkt 4 w zw. z § 26 ust.4 ww. rozporządzenia). Doceniając znaczenie tego kryterium, którym było zapewnienie nieprzerwanej opieki zdrowotnej dla mieszkańców Gminy Żarnów, podkreślić należy, że dokonywanie wyboru oferty w oparciu o kryteria nie podane do publicznej wiadomości (nie ustalone w warunkach przetargu) i znane wyłącznie członkom komisji przetargowej jest działaniem arbitralnym, sprzyjającym zupełnej dowolności podejmowanych decyzji. Wskazać należy także, że w wybranej ofercie proponowana cena sprzedaży była niższa od oferty z najwyższą ceną o 35.000 zł.
4. Ustalono, że w obydwu przypadkach dotyczących zbycia nieruchomości, tj. Ośrodka Zdrowia i Apteki, kontrolowana jednostka nieprawidłowo określiła termin sporządzenia aktu notarialnego, nie zachowując 7-dniowego terminu, wyznaczonego przez art.41 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz.2603 ze zm.). Stosownie do treści powyższego przepisu - organizator przetargu zobowiązany jest zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
5. Stwierdzono, że dochody z tytułu najmu i dzierżawy klasyfikowane były w rozdziale 75020 – Starostwa Powiatowe § 0830 – wpływy z usług, co naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 209, poz. 2132 ze zm.). W trakcie kontroli RIO w Łodzi dokonano prawidłowej klasyfikacji wskazanych dochodów w § 075 - dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego.
6. Stwierdzono przypadki nieterminowego uiszczania przez dzierżawców należności z tytułu czynszów dzierżawnych.
Odpowiedzialność za prawidłowe gospodarowanie mieniem Powiatu ponosi Zarząd Powiatu, zgodnie z art. 32 ust.2 pkt 3 ustawy o samorządzie powiatowym.
W zakresie dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego
Stwierdzono dwa przypadki nieprawidłowego ustalenia opłaty za zajęcie pasa drogowego. W jednym przypadku zawyżono opłatę o kwotę 263,30 zł, w drugim zaniżono o kwotę 246,37 zł. Nieprawidłowość usunięta została w trakcie kontroli RIO w Łodzi.
W zakresie wydatków osobowych
1. Stwierdzono przypadek braku stosownych kwalifikacji (wykształcenie) u pracownika zatrudnionego jako dyrektor wydziału w Starostwie.
2. W skontrolowanych poleceniach wyjazdu służbowego nie wskazywano miejsca rozpoczęcia podróży służbowej, co było wymagane przez § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz.1990). Ze wskazanego przepisu wynikało, że miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa pracodawca.
W zakresie wydatków inwestycyjnych
1. Stwierdzono przypadki braku kontrasygnowania przez Skarbnika Powiatu umów w sprawie zamówień publicznych, co było wymagane przez art.48 ust.3 ustawy o samorządzie powiatowym, zgodnie z którym w przypadku gdy czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań majątkowych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika powiatu lub osoby przez niego upoważnionej.
2. W odniesieniu do specyfikacji istotnych warunków zamówienia przygotowanej dla zamówienia na dostawę wyposażenie trwałego wraz z montażem na Sali Sportowej przy Zespole Szkół Ogólnokształcących w Opocznie stwierdzono, że ustalono w niej 6 tygodniowy okres aktualności zaświadczeń z właściwego Urzędu Skarbowego i z właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, co było niezgodne z § 1 ust.1 pkt 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 roku w sprawie rodzaju dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich zamawiający może żądać od wykonawcy (Dz. U. nr 71, poz.645), gdzie ustalono 3 miesięczny termin aktualności powyższych zaświadczeń (powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert).
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Przewodniczącego o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić przestrzeganie obowiązujących w jednostce procedur kontroli finansowej.
2. Uzupełnić Instrukcję kasową o postanowienia dotyczące operacji związanych ze sprzedażą znaków skarbowych oraz rodzajów prowadzonych raportów kasowych.
3. W przypadku kontroli podejmowanych w podległych jednostkach organizacyjnych na podstawie art.187 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104) zapewnić dokumentowanie w sporządzanych protokołach kontroli spełnienia wymogu określonego w art.187 ust.3 ww. ustawy dotyczącego minimalnej próby kontrolnej.
4. Zaciągając kredyty i pożyczki zaniechać ustalania jako formy zabezpieczenia zobowiązania pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Powiatu, zgodnie z art.195 ust.4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych.
5. Zapewnić prawidłowe sporządzanie sprawozdań Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń oraz RB NDS o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego, w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170, poz. 1426).
6. Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości poprzez wskazanie metod wyceny aktywów i pasywów oraz zamieszczenie opisu systemu przetwarzania danych, zgodnie z art.10 ust.1 pkt 2 i pkt 3 lit. "c" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
7. Księgi rachunkowe – dziennik dla budżetu powiatu i dla jednostki - Starostwa prowadzić w odrębnych urządzeniach księgowych, stosownie do uregulowań wewnętrznych zawartych w zakładowym planie kont dla budżetu powiatu oraz Starostwa Powiatowego w Opocznie.
8. Przestrzegać obowiązku ujmowania zdarzeń gospodarczych w dzienniku z zachowaniem chronologii zapisów.
9. Przestrzegać zasady systematyki zapisów przy dokonywaniu ewidencji księgowej operacji gospodarczych dotyczących spłaty odsetek od kredytów i pożyczek oraz zwrotu wydatków przez pracowników.
10. Zaprowadzić ewidencję druków ścisłego zarachowania dla raportów kasowych, zgodnie z zapisami zawartymi w Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych.
11. W zakresie sprzedaży nieruchomości stanowiących własność Powiatu zapewnić przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami oraz przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów i rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz.2108). W szczególności, zbywając nieruchomości w trybie przetargów pisemnych dokonywać wyboru oferty biorąc pod uwagę zaoferowaną cenę oraz inne kryteria wpływające na wybór najkorzystniejszej oferty, ustalone w warunkach przetargu.
12. Egzekwować od dzierżawców obowiązek terminowego wnoszenie ustalonych umowami opłat z tytułu czynszów dzierżawnych.
13. W poleceniach wyjazdu służbowego wskazywać miejsce rozpoczęcia podróży służbowej zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
14. Zapewnić przestrzeganie obowiązku kontrasygnowania przez Skarbnika Powiatu lub osobę przez niego upoważnioną czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań majątkowych, zgodnie z art.48 ust.3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym.
15. Termin aktualności zaświadczeń wystawianych przez właściwy Urząd Skarbowy i właściwy oddział Zakładu Ubezpieczeń Społecznych określać w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zgodnie z unormowaniami wynikającymi z § 1 ust.1 pkt 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 roku w sprawie rodzaju dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich zamawiający może żądać od wykonawcy.
16. Rozważyć możliwość podjęcia działań zapewniających uzupełnienie wykształcenia przez jednego z naczelników wydziałów, mając na uwadze przepisy rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz. U. nr 103, poz. 472).
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Przewodniczącego o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnych przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Powiatu Opoczyńskiego
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu Opoczyńskiego
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.