Gm. Nowa Brzeźnica - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2006 roku

Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Wójta Gminy Nowa Brzeźnica, po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.

Łódź, dnia 18 stycznia 2006 r.

Pan
Jacek Jarząbek
Wójt Gminy Nowa Brzeźnica

WK – 602/4/2006

Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 ze zm.) informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Nowa Brzeźnica. Kontrolą objęto - przede wszystkim - zagadnienia z lat 2003 - 2004 dotyczące: ustalenia wewnętrznych unormowań z zakresu kontroli finansowej i gospodarki finansowej; prowadzenia rachunkowości; gospodarki kasowej; realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych; realizacji dochodów z majątku; udzielania zamówień publicznych, wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku. Ujawnione w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z wadliwej interpretacji przepisów, braku stosownych procedur kontroli finansowej, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie prawno-organizacyjnych form działania gminnych jednostek organizacyjnych

1. Kontrolujące ustaliły, że Gminna Biblioteka Publiczna w Nowej Brzeźnicy wraz z filiami w Dubidzach i Prusicku funkcjonowała jako jednostka budżetowa, a jej działalność finansowana była bezpośrednio z budżetu. Wobec powyższego wskazać należy, że aktem prawnym regulującym zasady funkcjonowania podmiotów prowadzących działalność kulturalną polegającą na tworzeniu, upowszechnianiu i ochronie kultury jest ustawa z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 13 poz. 123 ze zm.). Zawarte w tej ustawie unormowania organizacyjno - prawne dotyczące jednostek prowadzących działalność kulturalną mają charakter szczególny w stosunku do innych ustawy, w tym ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.) uchylonej ustawą z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104). Zgodnie z art.9 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej - jednostki samorządu terytorialnego organizują działalność kulturalną tworząc samorządowe instytucje kultury, dla których prowadzenie takiej działalności jest podstawowym celem statutowym. Instytucjami kultury są, w szczególności, teatry, opery, kina, muzea, domy kultury oraz biblioteki (art.2 ww. ustawy). Stosownie do przepisów powołanej ustawy – instytucja kultury, uzyskująca osobowość prawną po dokonaniu wpisu do rejestru prowadzonego przez organizatora, gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę finansową w ramach posiadanych środków. Instytucja kultury może nabywać środki trwałe i pokrywać koszty bieżącej działalności oraz zobowiązania z uzyskiwanych przychodów. Przychodami tymi są m. in. dotacje z budżetu w wysokości ustalonej przez organizatora (art. 28 ustawy). Plan działalności instytucji kultury zawiera w miarę potrzeb: plan usług, plan przychodów i kosztów, plan remontów i konserwacji środków trwałych oraz plan inwestycji. Plan ten nie jest uchwalany uchwałą budżetową i nie stanowi elementu budżetu. Wskazane zasady finansowania instytucji kultury znajdują zastosowanie także do bibliotek (do ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej odsyła również art.2 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 roku o bibliotekach - Dz. U. nr 85, poz. 539 ze zm.) ^[1].
2. W statutach szkół podstawowych: Szkoły Podstawowej w Nowej Brzeźnicy, Szkoły Podstawowej w Dubidzach, Szkoły Podstawowej w Dworszowicach Kościelnych, Szkoły Podstawowej w Prusicku oraz w statucie Publicznego Gimnazjum w Nowej Brzeźnicy nie określono formy organizacyjno – prawnej ich działania. Formę organizacyjno – prawną gminnych jednostek organizacyjnych powinna określić Rada Gminy, stosownie do art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. „h” ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142 poz. 1591 ze zm.). Zgodnie z przepisami art. 79 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 256, poz. 2572 ze zm.) szkoły mogą być prowadzone zarówno w formie zakładów budżetowych jak i jednostek budżetowych.
3. W wyniku kontroli ustalono, że uchwałą Rady Gminy w Nowej Brzeźnicy nr 2/I/98 z dnia 10 marca 1998 roku powołany został Gminny Zespół Oświaty jako jednostka organizacyjna Gminy Nowa Brzeźnica. Powyższą uchwałą nadany został statut jednostki. Rada Gminy w uchwale o powołaniu jednostki oraz w nadanym statucie jednostki nie określiła formy organizacyjno – prawnej nowo utworzonej jednostki, stosownie do art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. „h” ustawy o samorządzie gminnym.

W zakresie unormowań wewnętrznych

1. Kontrolujące ustaliły, że postanowienia Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów w jednostkach sektora finansów publicznych Gminy Nowa Brzeźnica, wprowadzonej w życie zarządzeniem Wójta Gminy nr 0138/16/2002 z dnia 30 grudnia 2002 roku nie zostały dostosowane do zdarzeń i operacji mających faktycznie miejsce w Urzędzie Gminy Nowa Brzeźnica. Przykładowo, w § 7 ust. 1 pkt 1 lit. „c” ww. Instrukcji wskazano, że „…podaje się za znane i stosowane kryteria klasyfikacji dokumentów wg przeznaczenia: kombinowane /dyspozycyjno – wykonawcze/ - dokumenty w pewnym okresie dyspozycyjne, a następnie wykonawcze /np. kwit rozchodowy materiałów, asygnata kasowa”. W § 8 ust. 1 pkt 7 i 8 Instrukcji określono, że "…dokumentami dotyczącymi zakupu towarów, materiałów i usług oraz rozrachunków z dostawcami są … 7/ dowody przyjęcia materiałów ,,PZ” (w odniesieniu do materiałów), 8/ protokół kolejowy”. Kontrolujący ustalili, że w Urzędzie Gminy Nowa Brzeźnica nie jest oraz nie był wcześniej prowadzony magazyn materiałowy. Zapisy dokonane w Instrukcji świadczyłyby, że w powyższym zakresie sporządzona ona została na potrzeby przedsiębiorstwa (zakładu) usługowo – produkcyjnego.
2. Zarządzenie Wójta Gminy Nowa Brzeźnica nr 0138/27/2004 z dnia 28 grudnia 2004 roku wprowadzające w życie zasady gospodarki kasowej wydane zostało w oparciu o nieobowiązujące akty prawne, m.in., zarządzenie Prezesa NBP z dnia 8 grudnia 1989 roku w sprawie zasad gospodarki kasowej jednostek gospodarki uspołecznionej (M. P. nr 43, poz. 347) – uchylone z dniem 9 kwietnia 1992 roku, zarządzenie Prezesa NBP z dnia 8 grudnia 1989 roku w sprawie klasyfikacji obrotów pieniężnych na rachunkach bankowych osób prawnych oraz sprawozdawczości z obrotów gotówkowych, dokonywanych przez osoby prawne z pominięciem ich rachunków (M.P. nr 43, poz. 348) – uchylone z dniem 1 stycznia 1992 roku oraz zarządzenie Prezesa NBP z dnia 25 lipca 1989 roku w sprawie wymagań, jakim powinny odpowiadać stosowane w uspołecznionych jednostkach organizacyjnych środki ochrony wartości pieniężnych (M.P. nr 27, poz. 216) uchylone z dniem 1 stycznia 1998 roku.
Także wcześniej obowiązująca Instrukcja gospodarki kasowej ustalona została w oparciu o nieobowiązujące przepisy (zarządzenia Wójta Gminy nr 0138/15/2002 z dnia 30 grudnia 2002 roku wprowadzającego w życie z dniem 1 stycznia 2003 roku Instrukcję gospodarki kasowej w jednostkach sektora finansów publicznych Gminy Nowa Brzeźnica).
3. Kontrolowana jednostka nie prowadziła rejestru wydanych upoważnień i pełnomocnictw, co było wymagane przez § 21 ust. 1 pkt 4 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 ze zm.).
4. Kontrolujące stwierdziły, że kierownicy jednostek organizacyjnych gminy nie posiadających osobowości prawnej działali bez pełnomocnictwa udzielonego przez Wójta Gminy, na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym. Zgodnie z powołanym przepisem - kierownicy jednostek organizacyjnych gminy nie posiadających osobowości prawnej działają jednoosobowo na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez wójta gminy.
5. Kontrolujące ustaliły, że osoby, które dokonywały kontroli dowodów księgowych pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym nie posiadały upoważnień kierownika jednostki w powyższym zakresie. Podkreślić należy, że zarówno kontrola merytoryczna, jak również formalno - rachunkowa dowodów księgowych jest wypełnieniem określonych obowiązków w ramach kontroli finansowej. Zgodnie z art.28a ustawy o finansach publicznych - za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej odpowiadał kierownik jednostki sektora finansów publicznych. Kierownik mógł powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być stwierdzone dokumentem.
6. W postanowieniach zawartych w załączniku nr 5 obowiązującego od dnia 4 kwietnia 2005 roku Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Nowa Brzeźnicy, wprowadzonego w życie zarządzeniem Wójta Gminy nr 0138/5/2005 wskazano, m.in., że Wójt Gminy dokonuje ostatecznej oceny celowości poniesionych wydatków, ich zgodności z przepisami prawa oraz planem finansowym jednostki, a ocenę wraz ze swoimi wnioskami przedkłada Zarządowi Gminy. Unormowanie takie nie uwzględniało zmian w strukturze organu wykonawczego gminnych jednostek samorządowych, które wprowadzone zostały w 2002 roku (zamiast kolegialnego zarządu, organ jednoosobowy, czyli wójt gminy).

Za powstałe nieprawidłowości w zakresie unormowań wewnętrznych odpowiedzialność ponosi Wójt Gminy jako kierownik jednostki. Dodatkowo, wskazać należy, że zgodnie z obowiązującym w kontrolowanym okresie Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Gminy Nowa Brzeźnica - do zadań radcy prawnego należało, m.in., informowanie kierownika urzędu o ukazujących się przepisach prawnych dotyczących pracy Urzędu i ich zmianach, opracowanie projektów uchwał, zarządzeń oraz ważniejszych decyzji indywidualnych.

W zakresie opisu przyjętych zasad rachunkowości

1. W sposób niekompletny i nieprawidłowy opracowano zakładowy plan kont, wprowadzony w życie zarządzeniem nr 0138/16/2002 Wójta Gminy w Nowej Brzeźnicy z dnia 30 grudnia 2002 roku (obowiązujący do dnia 31 grudnia 2004 roku), poprzez:
- brak określenia kont pomocniczych, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, co było wymagane przez art. 10 ust. 1 pkt 3, lit. „a” ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.),
- w opisie zasad funkcjonowania konta organu 134 – kredyty bankowe nie uwzględniono zasad ewidencji umorzeń kredytów oraz ewidencji odsetek i ich zapłaty,
- z opisu zasad funkcjonowania konta 130 – rachunek bieżący jednostek budżetowych wynikało, że dla Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej powinien być prowadzony odrębny rachunek bankowy. Faktycznie w kontrolowanej jednostce występuje jeden rachunek – rachunek budżetu, który jednocześnie spełnia funkcje przypisane rachunkowi urzędu jako jednostki budżetowej. Konto 133 – rachunek budżetu służy do ewidencji operacji pieniężnych dokonanych na bankowym rachunku budżetu gminy w korespondencji z kontem 130 – rachunek bieżący jednostek budżetowych. W obowiązującym podczas przeprowadzania kontroli przez RIO w Łodzi zakładowym planie kont, wprowadzonym w życie zarządzeniem Wójta Gminy nr 0138/26/04 z dnia 28 grudnia 2004 roku, powtórzono zapis z wcześniej obowiązujących w tym zakresie unormowań, iż „konto 130 służy do ewidencji stanu środków budżetowych oraz obrotu na rachunku bankowym jednostki budżetowej z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych objętych planem finansowym”. Z opisu do konta 130 oraz z przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń jednoznacznie wynikało, że dla Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej powinien być prowadzony odrębny rachunek bankowy.
2. Obowiązujące w kontrolowanej jednostce przed dniem 1 stycznia 2005 roku unormowania dotyczące stosowanych zasad rachunkowości nie określały roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów wraz ze wszystkimi dokumentami źródłowymi, co było wymagane przez art. 10 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy o rachunkowości.
3. W księdze głównej Urzędu Gminy prowadzonej za lata 2003–2004 poza kontami podstawowymi ujęto konta księgowe (subkonta) do niektórych kont podstawowych, np.
- do konta 225 – rozrachunki z budżetami, ujęto subkonta: 225 - 001 – rozrachunki z Urzędem Skarbowym w Pajęcznie z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, 225 - 002 – rozrachunki z Urzędem Skarbowym w Pajęcznie z tytułu podatku zryczałtowanego, 225 - 003 – rozrachunki z Urzędem Skarbowym w Pajęcznie z tytułu podatku od umów o dzieło;
- do konta 229 – pozostałe rozrachunki publiczno – prawne, ujęto subkonta: 229 – 001 – pozostałe rozrachunki publicznoprawne – składki ZUS obciążające pracownika, 229 – 002 – pozostałe rozrachunki publicznoprawne – składki ZUS obciążające pracodawcę, 229 – 003 – składka na ubezpieczenie zdrowotne.
Konta te nie zostały wskazane w obowiązującym w Gminie Nowa Brzeźnica zakładowym planie kont, wskutek czego nie określono także zasad klasyfikacji zdarzeń na ww. kontach oraz sposobu ich powiązania z kontami syntetycznymi.
4. W księgach rachunkowych Urzędu Gminy na koncie 130 – rachunek bieżący jednostek budżetowych do dnia kontroli przeprowadzanej przez RIO w Łodzi księgowane były wyłącznie wydatki budżetowe. Zgodnie z opisem zasad funkcjonowania konta 130 zamieszczonym w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752 ze zm.) - konto to służy w urzędzie do ewidencji zarówno dochodów jak i wydatków objętych planem finansowym. Konto to służyć może także do ewidencji dochodów i wydatków realizowanych bezpośrednio z rachunku bieżącego budżetu. Konieczność dokonywania w ewidencji urzędu zapisów równoległych do operacji kasowych ujętych w ewidencji budżetu wynika z faktu, że w ewidencji urzędu ujmuje się przypisy przychodów i należności z tytułu dochodów budżetowych oraz rejestruje się zobowiązania, koszty oraz zmiany w rzeczowych i obrotowych składnikach aktywów.
5. W obowiązującym w jednostce wykazie kont księgi głównej dla organu wskazano, między innymi, konto 222 – rozliczenie dochodów budżetowych oraz konto 223 – rozliczenie wydatków budżetowych. Faktycznie księgowania na tych kontach nie wstępowały. Zgodnie z postanowieniami zakładowego planu kont oraz przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - konto 222 służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki dochodów budżetowych. W związku z powyższym na stronie Wn konta 222 powinny być ujmowane dochody budżetowe zrealizowane w urzędzie jako jednostce budżetowej oraz dochody zrealizowane przez inne niż urząd jednostki budżetowe, w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań budżetowych Rb – 27 S, w korespondencji z kontem 901 – dochody budżetu. Na stronie Ma konta 222 powinny być księgowane przelewy dochodów budżetowych na rachunek budżetu, w korespondencji z kontem 133 - rachunek budżetu. Ponadto, należy podkreślić, że do konta 222 należy prowadzić ewidencję szczegółową umożliwiającą ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez nie dochodów budżetowych. Natomiast konto 223 służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu dokonanych przez te jednostki wydatków budżetowych, a także do ewidencji rozliczeń związanych z realizacją przez te jednostki planu wydatków niewygasających. Na stronie Wn konta 223 ujmuje się środki przelane z rachunku podstawowego budżetu (ew. subkonta środków na wydatki niewygasające) na pokrycie wydatków jednostek budżetowych, w korespondencji z kontem 133. Na stronie Ma konta 223 ujmuje się wydatki dokonane przez jednostki budżetowe w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań budżetowych Rb – 28 S jednostek. Ewidencja szczegółowa do konta 223 powinna być prowadzona, jeżeli rozliczenia z tytułu wydatków budżetowych są prowadzone z więcej niż jedną jednostka budżetową.
6. W § 1 zarządzenia Wójta Gminy nr 0138/26/04 z dnia 28 grudnia 2004 roku w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości niezgodnie z obowiązującymi przepisami prawa zapisano, że „…okresami sprawozdawczymi będą poszczególne kwartały w roku obrotowym”, co nie uwzględniało obowiązku sporządzania, m. in., sprawozdań budżetowych miesięcznych Rb–27S – miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów jednostki samorządu terytorialnego oraz Rb–28S – miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków jednostki samorządu terytorialnego wymienionych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 ze zm.). Kontrolujące ustaliły, że gminne jednostki budżetowe nie składały miesięcznych sprawozdań Rb-27S i Rb – 28S, który to obowiązek wynikał z § 4 ust.1 pkt 2 lit "b" ww. rozporządzenia ministra Finansów.
7. W kontrolowanej jednostce nie zostały opracowane zasady rachunkowości i plan kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat, o których mowa w przepisach rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511 ze zm.). W związku z powyższym w jednostce nie zostały uregulowane, m.in., zadania w zakresie przyjmowania wpłat podatków, sposób dokonywania przypisów i odpisów, sposób dokonywania wpłat i zwrotów oraz sposób prowadzenia ewidencji i księgowania zobowiązań pieniężnych. W kontrolowanym okresie ewidencja podatków i opłat nie została również uregulowana w innych instrukcjach: w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów oraz w obowiązującym zakładowym planie kont.

Ustalenie i bieżące aktualizowanie dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości należy do kierownika jednostki, stosownie do przepisów art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości w zakresie opisu przyjętych zasad rachunkowości ponosi Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy, stosownie do przyjętego zakresu czynności pracownika stanowiącego zał. nr 23 do protokołu kontroli (zgodnie z pkt I.4 ww. zakresu – Skarbnik sprawuje m. in. nadzór nad całością spraw finansowych).

W zakresie prowadzenia urządzeń księgowych

W roku 2003 oraz w latach wcześniejszych

1. W kontrolowanej jednostce w 2003 roku oraz w latach wcześniejszych nie były prowadzone dzienniki, co naruszało przepisy art. 14 ust. 1, 2 i 3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi - dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Dziennik powinien umożliwić uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zapisy dziennika powinny być w sposób jednoznaczny powiązane ze sprawdzonymi wcześniej i zatwierdzonymi dowodami księgowymi, na podstawie, których zostały wprowadzone. Ustawa nakładała także obowiązek kolejnej numeracji dowodów księgowych, jak również liczenia w sposób ciągły sumy zapisów (obroty).
2. Sporządzane w 2003 roku zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej nie zawierały salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych oraz nie wykazywały obrotów konta narastająco od początku roku obrotowego, co było wymagane przez art. 18 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o rachunkowości.
3. Kontrolujące ustaliły, że na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych nie były sporządzane zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, co naruszało art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

W latach 2004 - 2005

1. W kontrolowanej jednostce od 2004 roku ewidencja odbywała się komputerowo, bezpośrednio na poszczególne konta księgi głównej z pominięciem dziennika, co naruszało art. 14 ustawy o rachunkowości (patrz uwagi powyżej). Zgodnie z art.14 ust.4 ww. ustawy - przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.
2. Sporządzane zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej w 2004 roku (podobnie jak i w latach wcześniejszych) nie zawierały salda konta na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych oraz nie wykazywały obrotów konta narastająco od początku roku obrotowego, co naruszało art. 18 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o rachunkowości.

W zakresie przestrzegania zasad ewidencji księgowej

1. W odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach głównych budżetu i jednostki (Urząd Gminy) w latach 2003 – 2004 stwierdzono, że zapisy te nie odpowiadały wymogom wynikającym z art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należało wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą takich zapisów mogły być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe zbiorcze – służące do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które powinny być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione. Dokonując księgowań wyciągami bankowymi lub raportami kasowymi - co stwierdzono w wyniku kontroli - jednorazowo ewidencjonowanych było kilka lub kilkanaście operacji gospodarczych (np. RK nr 1/2004, RK nr 2/2004, RK nr 3/2004, WB nr 7/2004, WB nr 11/2004 , WB nr 18/2004 WB nr 22/2004).
2. W księgach rachunkowych w kontrolowanym okresie w nieprawidłowy sposób ewidencjonowane były dochody i wydatki. Dochody budżetowe księgowane były jedynie na kontach Wn 133 – rachunek budżetu, Ma 901 – dochody budżetu. Na kontach urzędu jako jednostki budżetowej dochody nie były księgowane. Wydatki budżetowe w urzędzie jako jednostki budżetowej księgowane były na kontach Wn 400 – koszty według rodzaju, Ma 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych.
3. Kontrolujące ustaliły, że nie sporządzano i nie załączano do raportów kasowych oraz wyciągów bankowych dowodów wewnętrznych zastępujących przechowywane w odrębnych zbiorach dokumenty źródłowe dotyczące wpłat podatków i opłat lokalnych, zgodnie z wymogami wynikającymi z art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości.
4. Kontrolujące ustaliły, że w księgach rachunkowych Urzędu Gminy w latach 2003 - 2004 nie ujęto zobowiązań z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego pracowników. Zobowiązania wobec pracowników z tytułu należnego im dodatkowego wynagrodzenia rocznego – wypłacanego na podstawie ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym pracowników sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080 ze zm.) – winny być ewidencjonowane na koncie Wn – 400 – koszty według rodzajów, Ma 231 – rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, w roku za który należności te przysługują. Zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w części finansowanej z wynagrodzenia pracownika, powstają w momencie wypłaty wynagrodzenia i podlegają ewidencji na kontach 225 – rozrachunki z budżetami i 229 – pozostałe rozrachunki publiczno – prawne. Nie ujmując w księgach rachunkowych Urzędu Gminy zobowiązań wobec pracowników z tytułu należnego im dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2003 rok w kwocie ogółem 68.655,50 zł oraz za 2004 rok w kwocie ogółem 57.040,00 zł naruszono art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należało wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
5. Ewidencja księgowa operacji gospodarczych Urzędu Gminy oraz Gminnej Biblioteki Publicznej w Nowej Brzeźnicy wraz z filiami w Dubidzach i Prusicku prowadzona była we wspólnych urządzeniach księgowych, co naruszało przepisy art. 4 ust. 1, 2 i 3 w związku z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Z przytoczonych przepisów wynikał obowiązek prowadzenia przez jednostki organizacyjne odrębnych ksiąg rachunkowych, celem zapewnienia ujmowania w tych księgach wyłącznie zdarzeń związanych z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi, a w konsekwencji rzetelnego i jasnego przedstawiania sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z tych jednostek oraz w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki odrębnych sprawozdań.
6. W kontrolowanym okresie Wójt Gminy w Nowej Brzeźnicy nie przejął odpowiedzialności za prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostek organizacyjnych gminy - Gminnej Biblioteki Publicznej w Nowej Brzeźnicy wraz z filiami w Dubidzach i Prusicku oraz Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, (prowadzono odrębne urządzenia księgowe). Kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych powinni formalnie powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych Wójtowi Gminy jako kierownikowi Urzędu Gminy. Ponadto, wskazać należy, zgodnie z art. 11 ust. 4 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości - w przypadku nie prowadzenia ksiąg rachunkowych w siedzibie jednostki, kierownik jednostki obowiązany jest powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki i zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki. W trakcie kontroli RIO w Łodzi pismem z dnia 26 września 2005 roku nr GOPS 91501/2005 skierowanym do Wójta Gminy, kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej „…wyraził zgodę na powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych Urzędowi Gminy w Nowej Brzeźnicy”. Wójt Gminy pismem z dnia 26 września 2005 roku /bez nr/ powierzył prowadzenie ksiąg Skarbnikowi Gminy.

Odpowiedzialność za nie powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych ponoszą kierownicy jednostek organizacyjnych, stosownie do art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości.

7. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywano na podstawie dowodów księgowych, które nie były poddane wstępnej kontroli w zakresie zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz pod względem kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji. Stosownie do art. 35 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o finansach publicznych obowiązki te obciążały skarbnika gminy (głównego księgowego). Dowodem dokonania kontroli dokumentów księgowych był podpis złożony przez skarbnika na dokumentach dotyczących danej operacji gospodarczej lub finansowej obok podpisu pracownika dokonującego merytorycznej kontroli operacji.
8. W latach 2003 – 2004 w księgach rachunkowych budżetu gminy i urzędu gminy nie została zachowana zasada ciągłości bilansowej, wyrażona w art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Kontrolujące ustaliły, że wystąpiły różnice pomiędzy bilansem zamknięcia 2003 roku, a bilansem otwarcia 2004 roku na następujących kontach:
- konto 011 – środki trwałe: bz. 2003 roku – 4.535.292,72 zł, bo. 2004 roku – 4.525.971,13 zł. Wg wyjaśnienia Skarbnika Gminy różnica w kwocie 9.321,59 zł wystąpiła w związku z błędnym przeniesieniem salda wykazanego w bilansie zamknięcia 2003 roku na następny rok obrotowy,
- konto 133 – rachunek budżetu: bz. 2003 roku – 248.716,65 zł, bo. 2004 roku – 240.086,45 zł (zgodnie z wyciągiem bankowym). Różnica na koncie 133 w kwocie 8.630,20 zł wyniknęła z wprowadzenia do ewidencji w 2003 roku nieprawidłowych zapisów: storno Wn 133/storno Ma 901 – 159.190,00 zł - poz. ks. 1683 dotycząca lokaty bankowej; storno Wn 902/storno Ma 133 – 9.190,00 zł - poz. ks. 1684 dotycząca lokaty bankowej; storno Wn 902/storno Ma 133 - 23,40 zł - poz. ks. 1674 dotycząca zwrotu wpisu; storno Wn 902/storno Ma 133 – 100.000,00 zł - poz. ks. 1629 dotycząca lokaty bankowej; storno Wn 902/storno Ma 133 – 109.190,00 zł - poz. ks. 1630 dotycząca lokaty bankowej; Wn 902/Ma 133 – 50.000,00 zł - poz. ks. 1631 dotycząca lokaty bankowej; Wn 902/Ma 133 - 583,20 zł - poz. ks. 1581 dotycząca dodatku mieszkaniowego,
- konto 139 – inne rachunki bankowe: bz. 2003 roku – 0,00 zł, bo. 2004 roku – 38.402,40 zł. Różnica w kwocie 38.402,40 zł wyniknęła z nie wprowadzenia do ewidencji w 2003 roku stanu środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach: depozytów, Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Funduszu Świadczeń Socjalnych, wadiów, który na dzień 31 grudnia 2003 roku wynosił łącznie 38.402,40 zł,
- konto 140 - 01 – krótkoterminowe papiery wartościowe: bz. 2003 roku – 1.000,00 zł, bo. 2004 roku – 0,00 zł. Wg oświadczenia Skarbnika Gminy różnica w kwocie 1.000,00 zł wystąpiła w związku z nie przeniesieniem salda wykazanego w bilansie zamknięcia 2003 roku na następny rok obrotowy,
- konto 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami: 03 /2004 bz. 2003 roku – 0,00 zł, bo. 2004 roku – 4 304,55 zł. Różnica w kwocie 4.304,55 zł stanowiła udzielone w 2003 roku pożyczki dla pracowników z funduszu mieszkaniowego, nie wprowadzone do ewidencji księgowej w 2003 roku,
- konto 250 – należności finansowe: bz. 2003 roku – brak salda, bo. 2004 roku – 4.115,53 zł. Wg wyjaśnienia Skarbnika Gminy kwota 4.115,53 zł została niewłaściwie wprowadzona do ewidencji jako bo. 2004 roku i bz. 2004 roku,
- konto 860 – wynik finansowy: bz. 2003 roku – 0,00 zł, bo. 2004 roku - 36 778,33 zł. Wg wyjaśnienia Skarbnika Gminy zestawienie obrotów i sald za 2003 rok sporządzone zostało przed dokonanymi w dniu 31 grudnia 2003 przeksięgowaniami na koncie 860 dochodów budżetowych, kosztów oraz dotacji dla jednostek podległych,
9. W latach 2004 – 2005 w księgach rachunkowych budżetu gminy i urzędu gminy nie została zachowana zasada ciągłości bilansowej, wyrażona w art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Kontrolujące ustaliły, że wystąpiły różnice pomiędzy bilansem zamknięcia 2004 roku, a bilansem otwarcia 2005 roku na następujących kontach:
- konto 014 – zbiory biblioteczne: bz. 2004 roku – 72.672,99 zł, bo. 2005 roku – 69.264,25 zł. Wg wyjaśnienia Skarbnika Gminy różnica w kwocie 3.408,74 zł wystąpiła w związku z błędnym przeniesieniem salda wykazanego w bilansie zamknięcia 2004 roku na następny rok obrotowy,
- konto 139 – inne rachunki bankowe: bz. 2004 roku – 38.402,40 zł, bo. 2005 roku – 18.125,49 zł (zgodnie z wyciągiem bankowym). Różnica na koncie 139 w kwocie 20.276,91 zł wyniknęła z powodu nie wprowadzenia do ewidencji księgowej w 2004 roku zmian stanu środków pieniężnych na rachunkach: depozytów, Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Funduszu Świadczeń Socjalnych, wadiów,
- konto 140 - 01 – krótkoterminowe papiery wartościowe: bz. 2004 roku – 1.000,00 zł, bo. 2005 roku – 0,00 zł. Wg oświadczenia Skarbnika Gminy różnica w kwocie 1.000,00 zł wystąpiła w związku z nie przeniesieniem salda wykazanego w bilansie zamknięcia 2004 roku na następny rok obrotowy,
- konto 227 – fundusze pomocnicze: bz. 2004 roku – 249.031,00 zł, bo. 2005 roku – 232.739,45 zł. Różnica w kwocie 16.291,55 zł wystąpiła w związku z nie wprowadzeniem do ewidencji księgowej 2004 roku zmniejszenia na koncie 227 kwoty dotacji z Programu Sapard o 16.291,55 zł,
- konto 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami: bz. 2004 roku – 4.304,55 zł, bo. 2005 roku – 0,00 zł. Różnica w kwocie 4.304,55 zł stanowiła udzielone w 2003 roku pożyczki dla pracowników z funduszu mieszkaniowego, nie wprowadzone do ewidencji księgowej w 2003 roku i niewłaściwie wprowadzone do ewidencji Urzędu jako bo. 2004 roku i bz. 2004 roku,
- konto 250 – należności finansowe: bz. 2004 roku – 4.115,53 zł, bo. 2005 roku – 0,00 zł. Wg wyjaśnienia Skarbnika Gminy kwota 4.115,53 zł została niewłaściwie wprowadzona do ewidencji jako bo. 2004 roku i bz. 2004 roku,
- konto 700 – sprzedaż produktów: bz. 2004 roku – 18,82 zł - na koniec 2004 roku nie przeksięgowano z konta 700 na konto 860 kwoty 18,82 zł,
- konto 860 – wynik finansowy: bz. 2004 roku – 472.317,97 zł, bo. 2005 roku – 472.280,33 zł. Wg wyjaśnienia Skarbnika Gminy różnica wystąpiła w związku z błędnym przeniesieniem salda wykazanego w bilansie zamknięcia 2004 roku na następny rok obrotowy.
8. W wyniku kontroli dowodów księgowych za styczeń 2004 roku kontrolujące stwierdziły, że nie została zachowana ciągłość numeracji wyciągów bankowych. Po wyciągu nr 1 z dnia 2 stycznia 2004 roku /piątek/ następny wyciąg posiadał nr 3 z dnia 5 stycznia 2004 roku /poniedziałek/. Saldo końcowe wyciągu nr 1, było saldem początkowym wyciągu nr 3.

Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości w zakresie przestrzegania zasad ewidencji księgowej ponosi Skarbnik Gminy, stosownie do zakresu czynności (pkt I ppkt 4, 9 -13 ww. zakresu zobowiązały Skarbnika do: prowadzenia dziennika główna całości spraw finansowych łącznie z księgowaniem dowodów źródłowych, dekretacji dokumentów, nadzoru i kontroli nad działalnością finansową gminy, prowadzenia kontroli wewnętrznej, prowadzenia księgi inwentarzowej oraz przeprowadzania aktualizacji środków trwałych). Poza tym, odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponoszą pracownicy księgowości w zakresie niedopełnienia obowiązków powierzonych im zakresami czynności.

W zakresie sprawozdawczości

1. W kontrolowanym okresie, tj. w latach 2003 – 2004, jednostki budżetowe nie sporządzały sprawozdań miesięcznych Rb-27S – roczne/miesięczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych i Rb–28S – roczne/miesięczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych. Z ustaleń kontroli wynikało, że jednostki budżetowe przedkładały sprawozdania w okresach kwartalnych. Zgodnie z przepisami rozporządzania Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej do sporządzania i przekazywania sprawozdań jednostkowych zobowiązani byli kierownicy jednostek budżetowych.
2. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono różnice w kwotach skutków finansowych udzielonych ulg, odroczeń i umorzeń wykazanych w sprawozdaniach budżetowych za 2004 rok: Rb–PDP – roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych oraz Rb–27S – roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych. Ustalono, iż skutki obliczone za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2004 roku w sprawozdaniu Rb–PDP wykazane zostały w kwocie 99.993 zł, natomiast w sprawozdaniu Rb–27S podane zostały w kwocie 102.192 zł (zostały zawyżone o kwotę 2.199 zł stanowiącą umorzone odsetki z tytułu podatków i opłat lokalnych wykazane w dziale 756, rozdziale 75615, § 0910). Zgodnie z § 7 ust.3 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej - kwoty dotyczące skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatkowych oraz skutków udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń - obliczone za okres sprawozdawczy - wykazane w odpowiednich kolumnach sprawozdania RB-PDP powinny być zgodne z odpowiadającymi tym kwotom skutkami wykazanymi w sprawozdaniu RB-27S.
3. Stwierdzono, że łącznie skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczone za okres od początku roku do 31 grudnia 2004 roku podane w kolumnie 3 sprawozdania Rb–PDP – roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych oraz w kolumnie 12 sprawozdania Rb–27S – roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych wynosiły 120.132 zł i były zaniżone o nie wykazane skutki obniżenia górnych stawek w podatku od środków transportowych.
4. Kontrolujące ustaliły, że zobowiązania wymagalne na dzień 31 grudnia 2003 roku wynosiły w kontrolowanej jednostce 610,00 zł i nie zostały wykazane w sprawozdaniu Rb-28S - roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31 grudnia 2003 roku oraz w sprawozdaniu Rb–Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 roku.
5. W 2004 roku zobowiązania wymagalne na dzień 31 grudnia wynosiły 376,83zł i nie zostały wykazane w sprawozdaniu Rb-28S - roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31 grudnia 2004 roku oraz w sprawozdaniu Rb–Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2004 roku.

Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy.

W zakresie gospodarki kasowej

1. Ujawnione nieprawidłowości w zakresie gospodarki kasowej polegały na naruszeniu § 6 pkt 7 zarządzenia nr 0138/27/2004 Wójta Gminy Nowa Brzeźnica z dnia 28 grudnia 2004 roku w sprawie gospodarki kasowej w jednostkach sektora finansów publicznych Gminy Nowa Brzeźnica i dotyczyły braku przeprowadzania przynajmniej raz w kwartale niezapowiedzianych kontroli w kasie jednostki w zakresie stanu gotówki i innych walorów celem porównania ich ze stanem ewidencyjnym.
2. Raporty kasowe w kontrolowanej jednostce nie były drukami ścisłego zarachowania, co naruszało zapis § 8 pkt 5 ww. Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej.

Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości w zakresie gospodarki kasowej ponosi Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy, stosownie do zakresu czynności (pkt I ppkt 11 ww. zakresu - Skarbnik zobowiązany został do prowadzenia kontroli wewnętrznej oraz nadzoru nad prowadzeniem kasy w Urzędzie).

W zakresie dochodów z tytułu podatków i opłat

1. Kontrola wykazała, że w latach 2003 – 2004, jak również we wcześniejszym okresie, w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej podatków i opłat nie uwzględniano kont syntetycznych służących do ewidencji operacji księgowych dotyczących przypisów, odpisów, wpłat oraz innych rozliczeń z podatnikami i inkasentami podatków i opłat, naruszając powyższym działaniem § 9 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
2. Kontrolujące ustaliły, że zakres czynności, uprawnień i odpowiedzialności z dnia 5 kwietnia 2005 roku ustalony dla inspektora ds. rachunkowości podatkowej zawierał postanowienia sprzeczne z obowiązującymi przepisami prawa. Pracownikowi powierzono prowadzenie kart podatku od środków transportowych, ewidencjonowanie wpłat podatków oraz księgowanie obrotu należności nieprzypisanych. Jednakże, z dniem 1 stycznia 2002 roku w związku ze zmianą art. 9 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. nr 9, poz. 31 ze zm.) należności z tytułu podatku od środków transportowych straciły charakter należności nie przypisanych.
3. W wyniku kontroli naliczania i wypłaty prowizji dla sołtysów za inkaso podatków ustalono, że sołtysowi sołectwa Kruplin zaniżono wypłatę prowizji o kwotę 141,32 zł za pobór I raty podatków w 2004 roku. Kontrolujące stwierdziły, iż z kontokwitariuszy zobowiązania pieniężnego oraz dowodów wpłat wynikało, że ww. zebrała kwotę 8.511,20 zł, natomiast do naliczenia prowizji przyjęto kwotę 6.576,20 zł.
4. W zakresie terminowości składania deklaracji podatkowych w podatku od nieruchomości przez osoby prawne stwierdzono przypadki nie przestrzegania przez podatników terminu określonego w art. 6 ust. 9 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 ze zm.) zgodnie z którym - termin złożenia deklaracji przez podatnika upływa w dniu 15 stycznia roku podatkowego. Przypadki nieterminowego składania przez podatników deklaracji podatkowych stwierdzono także w odniesieniu do podatku rolnego od osób prawnych (art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 ze zm. ).
5. Podatnik nr konta 14 w deklaracji z dnia 14 stycznia 2003 roku na podatek od nieruchomości złożonej na 2003 rok zadeklarował podatek w wysokości 61.281,50 zł. Na powyższą kwotę składała się m. in. kwota związana z opodatkowaniem powierzchni gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, bez względu na sposób zakwalifikowania w ewidencji gruntów i budynków, tj. 29.817 m² x 0,54 zł (stawka wynikająca z uchwały Rady Gminy w Nowej Brzeźnicy) = 16.101,18 zł. Podatnik złożył w dniu 23 stycznia 2003 roku oraz w dniu 11 sierpnia 2003 roku korekty deklaracji, wykazując ostatecznie w pozycji powierzchnia gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej 17.017 m² x 0,54 zł = 9.189,18 zł. Pozostałe grunty zostały wykazane jako grunty pozostałe (12.800 m² x 0,15 zł = 1.920,00 zł). Podatnik składając korekty do deklaracji podatkowej nie wskazał przyczyn dokonywanych zmian. Ponadto, w wymienionych korektach podatnik zmienił także dane wykazane w pozycji dotyczącej powierzchni użytkowej budynków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. W deklaracji z dnia 14 stycznia 2003 roku wykazana powierzchnia użytkowa budynków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – w pozycji kondygnacja o wysokości powyżej 2,20 m – wynosiła 3.027,20 m² x 14,60 zł (stawka wynikająca z uchwały Rady Gminy) = 44.197,12 zł. Dane te zostały następnie zmienione - powierzchnia budynków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej - 1.106,80 m², powierzchnia budynków pozostałych - 1.920,40 m² . W 2004 roku podatnik wykazał posiadane grunty i budynki jako związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.
W odniesieniu do składanych w 2003 roku korekt deklaracji należy wskazać, że zgodnie z 1a ust.1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - za grunty, budowle i budynki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej uważa się grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów pod jeziorami, zajętych na zbiorniki wodne retencyjne lub elektrowni wodnych, chyba, ze przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych.
Wobec powołanej definicji dokonane przez podatnika korekty deklaracji dotyczące 2003 roku budzą wątpliwości, szczególnie, że w 2004 roku posiadane przez podatnika przedmioty opodatkowania wykazane zostały ponownie jako związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.
6. Podatnik podatku od nieruchomości od osób prawnych nr konta 4/2003 i 4/2004 dokonywał wpłat podatku z naruszeniem terminów określonych przez art. 6 ust. 9 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Zgodnie z powołanym przepisem – osoby prawne, jednostki organizacyjne oraz spółki nie mające osobowości prawnej są obowiązane wpłacać obliczony w deklaracji podatek od nieruchomości – bez wezwania – na rachunek budżetu właściwej gminy, w ratach proporcjonalnych do czasu trwania obowiązku podatkowego, w terminie do dnia 15 każdego miesiąca. W omawianym przypadku ww. podatnik w 2003 roku winien dokonywać wpłat miesięcznych w wysokości 2.542,62 zł. Przykładowo: podatnik wpłacał raty za miesiące lipiec – grudzień 2003 roku w następujących wysokościach: 15 sierpnia 2003 roku – 1.542,80 zł, 15 października 2003 roku – 1.000 zł, 22 grudnia 2003 roku – 7.628,40 zł, 31 grudnia 2003 roku – 5.082,70 zł, bez należnych odsetek za zwłokę w zapłacie podatku. Organ podatkowy nie dokonywał rozliczenia wpłat na poczet zaległości głównej i odsetek, stosownie do wymogu wynikającego z art. 55 § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.), zgodnie z którym - jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości do kwoty odsetek za zwłokę.
7. Stwierdzono przypadki wydawania decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowej, w których nie określano kwoty umorzonych odsetek za zwłokę, co powinno stanowić element rozstrzygnięcia (art. 210 § 1 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa). Zgodnie z art. 67 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa – w brzmieniu obowiązującym do dnia 1 września 2005 roku – umorzenie zaległości podatkowej powodowało również umorzenie odsetek za zwłokę w całości lub w takiej części, w jakiej została umorzona zaległość podatkowa (obecnie art.67a § 2 ustawy Ordynacja podatkowa).
8. Kontrolujące stwierdziły, że objęte kontrolą decyzje dotyczące odroczenia terminu płatności podatku od nieruchomości wydane zostały bez zebrania materiału dowodowego pozwalającego na wnikliwą ocenę stanu faktycznego, do czego zobowiązywały organ podatkowy art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z art.122 ww. ustawy - w toku postępowania organy podatkowe podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Natomiast stosownie do art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa - organ podatkowy jest obowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy.
9. Stwierdzono przypadki nieprawidłowego określanie okresu zwolnienia w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie gospodarstwa rolnego. Przykładowo, decyzja nr 4/2004 z dnia 28 lipca 2004 roku - podatnik złożył wniosek do organu podatkowego w dniu 13 lipca 2004 roku, wskazując na nabycie gruntów w dniu 15 czerwca 2004 roku, organ podatkowy zwolnił podatnika z podatku na okres od dnia 1 lipca 2004 roku do dnia 30 czerwca 2009 roku. Prawidłowo zwolnienie powinno być udzielone na okres od dnia 1 sierpnia 2004 roku do dnia 30 czerwca 2009 roku. Zgodnie z art. 13d ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 ze zm.) - zwolnienia i ulgi podatkowe udzielane na wniosek podatnika stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek. Stosownie natomiast do art. 12 ust. 3 ustawy o podatku rolnym – okres zwolnienia wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów.
10. Stwierdzono przypadki, że na złożonych przez podatników deklaracjach w zakresie podatku od nieruchomości, podatku rolnego oraz podatku od środków transportowych nie oznaczono daty ich wpływu do Urzędu Gminy, co naruszało § 6 ust. 11 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.

Stosownie do § 55 ww. instrukcji - nadzór ogólny nad prawidłowym wykonaniem przez pracowników urzędu czynności kancelaryjnych należy do obowiązków kierownika urzędu.

11. Stwierdzono przypadki dokonywania przypisu podatku rolnego oraz podatku od nieruchomości osobom prawnym podając za podstawę prawną, m. in., art. 17 ustawy z dnia 3 grudnia 1984 roku Prawo budżetowe (Dz. U. nr 56, poz. 285 ze zm.), który utracił moc obowiązującą z dniem 1 stycznia 1991 roku.
12. Organ podatkowy do czasu kontroli RIO w Łodzi prowadził ewidencję księgową podatku od środków transportowych w dzienniku obrotów należności nieprzypisanych. Dziennik obrotów należności nieprzypisanych służył do zapisywania wpłat poszczególnych kwot podatku od środku transportowego bieżących oraz zaległości, w dzienniku księgowano wpłacone odsetki za zwłokę i koszty egzekucyjne. Wobec powyższego należy wskazać, że od dnia 1 stycznia 2002 roku, w związku ze zmianą art. 9 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych, podatek od środków transportowych stał się należnością o charakterze przypisanym. Przypisu dokonuje się, w szczególności, na podstawie składanych przez podatników deklaracji podatkowych.
13. Kontrolujące stwierdziły brak złożenia deklaracji na podatek od środków transportowych dla pojazdów EPJJ 934, LFU 7404, EPJP 035, EPJW 593. Zgodnie z art. 9 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych – podatnicy podatku od środków transportowych są obowiązani corocznie składać deklarację na podatek od środków transportowych na dany rok podatkowy w terminie do 15 lutego, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu – w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku. Stosownie natomiast do art.274a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa - organ podatkowy mógł zażądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn braku złożenia deklaracji podatkowej lub wezwać do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku.
14. We wszystkich złożonych deklaracjach na podatek od środków transportowych nie było wskazanych kwot podatku należnego do zapłaty za dany rok podatkowy. W deklaracjach podatnicy wykazywali jedynie posiadany do opodatkowania środek transportu z podaniem danych szczegółowych dotyczących posiadanego pojazdu. W dwóch przypadkach stwierdzono brak złożenia przez podatników załącznika do deklaracji DT-1 o posiadanych środkach transportowych.
15. Kontrolujące ustaliły, że szereg pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej 3.500 kg, które zostały nabyte przez podatników w trakcie 2004 roku, zostało opodatkowanych od dnia 1 stycznia 2005 roku. Kwota należnego Gminie podatku za 2004 rok wyniosła 2.875,00 zł. Zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - obowiązek podatkowy w podatku od środków transportowych powstaje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek transportowy został zarejestrowany, a w przypadku nabycia środka transportowego zarejestrowanego – od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek transportowy został nabyty.
16. Kontrolujące stwierdziły, że inkasentem opłaty targowej była od października 2004 roku osoba, która nie została wskazana w uchwale Rady Gminy, co naruszało art. 19 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którym wyłączna kompetencja do określenia inkasentów opłaty targowej przynależy organowi stanowiącemu gminy.
17. Kontrola list płac za inkaso wykazała, że listy nie były sprawdzone pod względem merytorycznym, nie wskazano, w szczególności, jakiego okresu dotyczyła wypłata. Skarbnik Gminy nie dokonał wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji, stosownie do wymogu wynikającego z art. 35 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o finansach publicznych.
18. Stwierdzono przypadki nieterminowego wystawiania upomnień i tytułów wykonawczych w odniesieniu do zaległości podatkowych lub zaniechania takich działań. W latach 2003 - 2004 organ podatkowy nie wystawiał tytułów wykonawczych w stosunku do podatników - osób prawnych. Powyższe naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 ze zm.), zgodnie z którymi - wierzyciel był zobowiązany do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych, a w przypadku, gdy należność nie zostanie zapłacona w terminie wskazanym w decyzji lub wynikającym z przepisów prawa powinien wysyłać do zobowiązanego upomnienie. Po bezskutecznym upływie terminu zapłaty wskazanego w upomnieniu, wierzyciel powinien wystawić tytuł wykonawczy i przekazać go do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponosi działający w charakterze organu podatkowego Wójt Gminy, nadzorujący pracę pracowników Skarbnik Gminy oraz pracownicy merytorycznie odpowiedzialni zgodnie z przyjętymi zakresami czynności, szczegółowo opisanymi w protokole kontroli.

W zakresie dochodów z majątku

1. Zarządzenie Wójta Gminy Nowa Brzeźnica nr 0138/4/2003 z dnia 2 marca 2004 roku w sprawie powołania komisji do przeprowadzania przetargów na sprzedaż nieruchomości będących własnością Gminy Nowa Brzeźnica wydane zostało w oparciu o nie obowiązujące zarządzenie Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 19 czerwca 1991 roku w sprawie przetargów na nieruchomości stanowiące własność Skarbu Państwa lub Gminy (M P nr 21, poz. 148), które uchylone zostało z dniem 1 stycznia 1998 roku.
2. W wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży z dnia 16 lutego 2004 roku nie podano terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabywaniu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z wymogiem określonym w art.35 ust. 2 pkt 12 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz. 2603 ze zm.).
3. W kontrolowanym okresie nie była podawana do publicznej wiadomości, poprzez ogłoszenie w prasie lokalnej, informacja o wywieszeniu w siedzibie urzędu gminy wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
4. Ogłoszenia o przetargach na zbycie nieruchomości z dnia 11 marca 2004 roku oraz z dnia 8 lipca 2004 roku nie zawierały informacji o skutkach uchylenia się od zawarcia umowy, stosownie do wymogu określonego w § 12 pkt 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzenia przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz. 30 ze zm.). Ponadto, we wskazanych ogłoszeniach zamieszczono postanowienia o terminie wpłaty wadium sprzeczne z § 4 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzenia przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy, z których wynikało, że w przetargu mogą brać udział osoby fizyczne i osoby prawne, jeżeli wpłacą wadium w terminie wyznaczonym w ogłoszeniu o przetargu. Termin wpłaty nie mógł upłynąć później niż 3 dni przed dniem otwarcia przetargu. Przykładowo, w ogłoszeniu o przetargu z dnia 11 marca 2004 roku wynikało, że wadium powinno być zapłacone najpóźniej w dniu przetargu.

W zakresie wydatków na realizację gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych

1. W skład powołanej zarządzeniem Wójta Gminy Nowa Brzeźnica z dnia 12 czerwca 2003 roku Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych wchodziły, między innymi, osoby, które nie zostały przeszkolone w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, co było wymagane przez art. 4¹ ust. 4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U nr 147, poz. 1231 ze zm.).
2. Kontrolujące ustaliły, że środki przeznaczone na zadania z zakresu rozwiązywania problemów alkoholowych przeznaczono, między innymi, na: zapłatę za badania mammograficzne i badanie USG piersi (faktura nr 6/4/2004 z dnia 26 kwietnia 2003 roku na kwotę 4.530,00 zł), który to wydatek nie mieścił się w granicach wyznaczonych dla działań z zakresu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych określonych w uchwalonym przez Radę Gminy na 2003 rok gminnym programie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. Zgodnie z art.182 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Dochody z opłat za wydane zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych powinny być wykorzystywane na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz gminnych programów, o których mowa w art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 lipca 2005 roku o przeciwdziałaniu narkomanii. Odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponosi Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy, stosownie do zakresu czynności.

W zakresie wydatków osobowych

Wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, w związku z rozwiązaniem stosunku pracy, dla pięciu pracowników Urzędu Gminy Nowa Brzeźnica, dokonano niezgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za czas urlopu (Dz. U. nr 2, poz. 14 ze zm.), zaniżając łącznie kwotę ekwiwalentu za 2003 rok o 1.290,50 zł, a w 2004 roku o 5.370,00 zł.

Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:

1. Podjąć czynności w celu zapewnienia finansowanie Gminnej Biblioteki Publicznej wraz z filiami w Dubidzach i Prosicku w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.
2. Udzielić pełnomocnictw kierownikom jednostek organizacyjnych gminy nie posiadającym osobowości prawnej, stosownie do art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
3. Zapewnić odrębne ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych dotyczących Urzędu Gminy i Gminnej Biblioteki Publicznej, stosownie do przepisów art.4 ust. 1, 2 i 3 w związku z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
4. Dokonać analizy postanowień Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów celem dostosowania jej treści do faktycznie występujących w jednostce zdarzeń i operacji gospodarczych.
5. Dokonać analizy postanowień Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy celem dostosowania jego treści do aktualnego stanu prawnego w zakresie struktury organu wykonawczego gminy.
6. Dokonać zmian w postanowieniach dotyczących określenia okresów sprawozdawczych w zarządzeniu Wójta Gminy nr 0138/26/04 z dnia 28 grudnia 2004 roku w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości.
7. Założyć rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw, zgodnie z wymogiem wynikającym z § 21 ust.1 pkt 4 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
8. Zapewnić by czynności dotyczące gospodarki finansowej, w tym kontroli finansowej, dokonywały osoby w tym zakresie upoważnione. Zgodnie z art.44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104) - kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki.
9. Założyć rachunek bieżący dla jednostki budżetowej (Urzędu), zgodnie z postanowieniami zakładowego planu kont lub w przeciwnym wypadku dokonać stosownych zmian w zakładowym planie kont w zakresie opisu zasad klasyfikacji zdarzeń na koncie 130.
10. Zdarzenia i operacje gospodarcze ewidencjonować na kontach syntetycznych i pomocniczych (analitycznych) wskazanych w zakładowym planie kont, zgodnie ze wskazanymi tam zasadami klasyfikacji zdarzeń i zasadami powiązania kont księgi głównej z księgami kont pomocniczych. Dokonać zmian w zakładowym planie kont obejmując nim wszystkie faktycznie prowadzone w jednostce konta. Zapewnić aktualizację zakładowego planu kont, zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
11. Zapewnić prowadzenie ewidencji księgowej Urzędu i organu zgodnie z postanowieniami zakładowego planu kont i przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Uwzględnić uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienie odnoszące się do zasad ewidencji na kontach 130 - rachunek bieżący jednostki budżetowej, 222 - rozliczenie dochodów budżetowych i 223 - rozliczenie wydatków budżetowych.
12. Opracować zasady rachunkowości i plan kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
13. Zaprowadzić dziennik celem chronologicznego ujmowania w nim zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Jeżeli stosuje się dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, to należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.
14. Sporządzać zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej zawierające wszystkie dane określone w art.18 ust.1 ustawy o rachunkowości.
15. Przestrzegać art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Stosując jako podstawę zapisów dowody księgowe zbiorcze przestrzegać art.20 ust.3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, obligującego by w dowodzie zbiorczym wymienić pojedynczo objęte nim dowody księgowe.
16. Zobowiązania wobec pracowników z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego ujmować w księgach rachunkowych roku, za który przysługuje wskazana należność, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia.
17. Prowadząc ewidencję księgową zachować zasadę ciągłości bilansowej, wyrażoną w art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
18. Egzekwować od gminnych jednostek budżetowych składanie wszystkich obowiązujących je sprawozdań budżetowych, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 170, poz. 1426).
19. Przestrzegać § 7 ust.3 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 32 do ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, zgodnie z którym - kwoty dotyczące skutków obniżenia górnych stawek podatków, skutków udzielonych ulg, umorzeń, zwolnień oraz skutków decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy - Ordynacja podatkowa obliczonych za okres sprawozdawczy - wykazane w odpowiednich kolumnach sprawozdania RB-PDP powinny być zgodne z odpowiadającymi tym kwotom skutkami, wykazanymi w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów samorządowych jednostek budżetowych i jednostek samorządu terytorialnego, odpowiednio do przepisów rozporządzenia.
20. Dokonać korekty sprawozdań RB-PDP i RB-27S sporządzonych za 2004 rok wykazując w nich także skutki finansowe wynikające z obniżenia stawek w podatku od środków transportowych. Zmienione sprawozdania przekazać do RIO w Łodzi wskazując w piśmie przyczynę korekty.
21. Zapewnić wyodrębnianie w ewidencji księgowej kwot zobowiązań wymagalnych, które powinny być wykazywane w sprawozdaniach Rb–Z - kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń i Rb–28S - miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych.
22. Przestrzegać postanowień zawartych w Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej, wprowadzonej w życie zarządzeniem nr 0138/27/2004 Wójta Gminy z dnia 28 grudnia 2004 roku, w zakresie obowiązku przeprowadzania niezapowiedzianych kontroli w kasie. Objąć raporty kasowe ewidencją druków ścisłego zarachowania.
23. W zakresie prowadzenia księgowości podatkowej przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
24. Ewidencję w zakresie podatku od środków transportowych prowadzić jak dla należności o charakterze przypisanym. Uwzględnić powyższe w zakresie czynności pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie ewidencji.
25. Naliczać i wypłacać prowizję dla sołtysów za inkaso podatków w prawidłowej wysokości, stosownie do podjętych uchwał przez Radę Gminy w powyższym zakresie.
26. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez osoby prawne oraz osoby fizyczne w podatku od środków transportowych. W sytuacji nie złożenia deklaracji. zgodnie z art. 274a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa – organ podatkowy może zażądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn nie złożenia deklaracji lub wezwać do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku.
27. Zapewnić oznaczanie daty wpływu na składanych do Urzędu deklaracjach podatkowych, zgodnie z § 6 ust. 11 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
28. Weryfikować w ramach czynności sprawdzających deklaracje składane przez podatników podatku od środków transportowych. W razie stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy rachunkowe lub inne oczywiste pomyłki, bądź, że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami stosować art.274 ustawy Ordynacja podatkowa.
29. Podjąć czynności (np. poprzez kontrolę podatkową) celem ustalenia prawidłowości wykazania przedmiotów opodatkowania w deklaracjach podatkowych za 2003 rok w zakresie podatku od nieruchomości złożonych przez podatnika nr konta 14. W sytuacji stwierdzenia, że podatek powinien być zadeklarowany (i zapłacony) w wyższej kwocie podjąć czynności w celu jego wyegzekwowania, w szczególności na podstawie art.21 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z powołanym przepisem - jeżeli w postępowaniu podatkowym organ podatkowy stwierdzi, że podatnik, mimo ciążącego na nim obowiązku, nie zapłacił w całości lub w części podatku, nie złożył deklaracji albo, że wysokość zobowiązania podatkowego jest inna niż wykazana w deklaracji, wydaje decyzję, w której określa wysokość zobowiązania podatkowego.
30. Egzekwować odsetki z tytułu nieterminowych płatności należności podatkowych. Przestrzegać art. 55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym – jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę. Podjąć czynności w celu prawidłowego ustalenia salda zobowiązań w zakresie podatku od nieruchomości dla podatników nr 4/2003 i 4/2004 wskazanych w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego.
31. W decyzjach dotyczących umorzenia zaległości podatkowych podawać także kwotę umorzonych odsetek.
32. Decyzje dotyczące udzielenia ulg w zapłacie podatku wydawać w oparciu o zebrany materiał dowodowy pozwalający na dokładną i wszechstronną ocenę stanu faktycznego, stosownie do art.122 i art. 187 § 1 Ordynacji podatkowej.
33. Udzielając zwolnień w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów na powiększenie, utworzenie gospodarstwa rolnego, okres zwolnienia ustalać zgodnie z przepisami art. 12 ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym. Zwolnienie stosować natomiast od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożony został wniosek, zgodnie z art. 13d ust. 3 ww. ustawy.
34. Podjąć czynności celem wyegzekwowania podatku od środków transportowych od posiadaczy pojazdów o masie całkowitej 3.500 kg, które to pojazdy zostały nabyte przez podatników w trakcie 2004 roku.
35. Zapewnić by poboru opłaty targowej dokonywali wyłącznie inkasenci wskazani w uchwale Rady Gminy.
36. Podejmować konsekwentnie czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do podatników posiadających zaległości podatkowe, stosownie do obowiązku wynikającego z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 ze zm.)
i przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
37. Zbywając nieruchomości gminne przestrzegać przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami w zakresie:
- podawania do publicznej wiadomości, poprzez ogłoszenie w prasie lokalnej, informacji o wywieszeniu wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży (art.35 ust.1 ustawy),
- podawania w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabywaniu nieruchomości (art.35 ust.2 pkt 12 ustawy).
38. Termin wniesienia wadium w organizowanych przetargach na zbycie nieruchomości podawać zgodnie z wymogami określonymi w § 3 ust.6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzenia przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz. 2108 ze zm.). Zgodnie ze wskazanym unormowaniem - wyznaczony termin wniesienia wadium powinien być ustalony w taki sposób, aby umożliwiał komisji przetargowej stwierdzenie, nie później niż trzy dni przed przetargiem, że dokonano wpłaty. W ogłoszeniach o przetargach na zbycie nieruchomości zamieszczać informację o skutkach uchylenia się od zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste.
39. Przestrzegać art. 4¹ ust 4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, w zakresie przeprowadzenia szkoleń dla członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
40. Przestrzegać art. 18² ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi zgodnie, z którym dochody uzyskane za wydanie (korzystanie) z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych powinny być przeznaczone na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz gminnych programów, o których mowa w art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 lipca 2005 roku o przeciwdziałaniu narkomanii.
41. Naliczenia i wypłaty ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy dokonywać w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
42. Dokonać wyrównania wypłaconych w zaniżonej wysokości należności z tytułu ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.

Do wiadomości:

- Przewodniczący Rady Gminy w Nowej Brzeźnicy
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Nowej Brzeźnicy
- aa

---

Wystąpienie pokontrolne podpisał dr Ryszard Paweł Krawczyk – Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.

---

PRZYPISY

^[1] Zob. w powyższej sprawie wyrok NSA z dnia 24 czerwca 2002 roku, SA/Gd479/02 OSS 2004/1/21; wyrok NSA z dnia 4 kwietnia 2001 roku, SA/Sz2268/00, LEX nr 49253.