P. Łęczycki - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi, zakończona w 2005 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Przewodniczącego Zarządu Powiatu Łęczyckiego po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
Zbigniew Wojtera
Przewodniczący Zarządu Powiatu Łęczyckiego
WK - 602/44/2005
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz. U. nr 55, poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Powiecie Łęczyckim. Ujawnione nieprawidłowości wynikały, przede wszystkim, z błędnej interpretacji przepisów prawa, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz niewłaściwego funkcjonowania procedur kontroli finansowej. Stwierdzono, w szczególności, następujące uchybienia i nieprawidłowości:W zakresie zaciąganych kredytów i pożyczek
W okresie objętym kontrolą (lata 2003 – 2004) Zarząd Powiatu nie podejmował uchwał wskazujących członków Zarządu upoważnionych do podjęcia czynności prawnych polegających na zaciągnięciu kredytu, co było wymagane przez art. 133 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - czynności prawnych polegających na zaciąganiu kredytów i pożyczek oraz udzielaniu pożyczek, poręczeń i gwarancji oraz emisji papierów wartościowych dokonują dwaj członkowie zarządu wskazani w uchwale przez zarząd. Dla ważności tych czynności konieczna jest kontrasygnata skarbnika jednostki samorządu terytorialnego.
W zakresie wydatków na zadania zakresu pomocy społecznej
1. Po rozpatrzeniu wniosków osób niepełnosprawnych o udzielenie pożyczki na rozpoczęcie działalności gospodarczej Starosta nie informował pisemnie wnioskodawców o przyznaniu pożyczki, co było wymagane przez § 2 ust. 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 22 maja 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania, oprocentowania, spłaty rozkładania na raty i umarzania pożyczek dla osób niepełnosprawnych (Dz. U. nr 67, poz. 439 z późn. zm.), który zobowiązuje Starostę do pisemnego powiadomienia wnioskodawcy o przyznaniu lub odmowie przyznania pożyczki w terminie 30 dni od daty złożenia wniosku i innych niezbędnych do jego rozpatrzenia dokumentów.
2. Zgodnie z zapisami zawartych umów rozliczenie pożyczek udzielanych osobom niepełnosprawnym na rozpoczęcie działalności gospodarczej powinno następować w terminie 2 lub 3 miesięcy od dnia zawarcia umowy. W przedłożonej kontrolującym dokumentacji brak było rozliczenia wykorzystanych środków z tytułu udzielonych w 2004 roku pożyczek dla dwóch osób (w jednym przypadku rozliczenie powinno by przedstawione do dnia 28 sierpnia 2004 roku, w drugim do dnia 12 lutego 2005 roku). W toku kontroli RIO w Łodzi kontrolowana jednostka podjęła działania w celu wyegzekwowania dokumentów rozliczających celowe i całkowite wykorzystanie otrzymanych środków przez pożyczkobiorców.
3. W latach 2003 – 2004 pracownicy Starostwa nie przeprowadzali kontroli w zakresie celowości wykorzystania pożyczek udzielonych ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych dla osób niepełnosprawnych na rozpoczęcie działalności gospodarczej, zgodnie z wymogami określonymi w § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 22 maja 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania, oprocentowania, spłaty, rozkładania na raty i umarzania pożyczek dla osób niepełnosprawnych. Z ustnych informacji udzielonych przez Panią Renatę Wilińską – Skarbnika Powiatu wynikało, że kontrole te nie były przeprowadzane w związku z terminową spłatą rat pożyczek przez wszystkich kredytobiorców oraz przebywaniem osoby odpowiedzialnej za nadzór nad realizacją pożyczek na urlopie wychowawczym.
4. Pożyczkobiorcy nie przedkładali wymaganych postanowieniami zawartych umów półrocznych zaświadczeń z Urzędu Skarbowego o prowadzeniu działalności gospodarczej.
W zakresie wydatków osobowych
1. W wyniku badania prawidłowości naliczania i wypłaty wynagrodzenia pracownikom obsługi, porównując angaże pracowników, pisma przyznające premię z prowadzonymi komputerowo kartotekami pracowników, kontrolujący nie byli w stanie ustalić, czy premia była wypłacona we właściwej wysokości oraz w terminie określonym w piśmie przyznającym premię za dany okres (zazwyczaj miesiąc kalendarzowy), gdyż nie była ona wyodrębniona w kartotekach pracowników. Z wyjaśnień udzielonych przez Panią Agnieszkę Kaszubską – inspektora ds. płacowych wynikało, że wypłacane pracownikom premie były ujmowane w kartotece pracownika w grupach: „płaca zasadnicza brutto” lub „dodatek służbowy”, gdyż użytkowany w Starostwie Powiatowym komputerowy program płacowo – kadrowy nie posiadał osobnej kategorii „premie”.
2. Na listach wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2003 rok i za 2004 rok brak było pokwitowania odbioru ww. wynagrodzenia przez osoby, którym wynagrodzenie to wypłacono w kasie.
W zakresie wydatków inwestycyjnych i udzielania zamówień publicznych
Udzielenie zamówienia publicznego na uporządkowanie gospodarki cieplnej w Specjalnym Ośrodku Szkolno Wychowawczym w Łęczycy, przetarg dwustopniowy, wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO, 2003 rok.
1. Zamawiający w sporządzonej specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie żądał od oferentów zaświadczeń o wpisie na listę członków właściwej izby samorządu zawodowego, jako dokumentu potwierdzającego posiadanie przez wykonawców uprawnień do wykonania określonych czynności (roboty budowlane), zgodnie z wymogami wynikającymi z art.22 ust.2 pkt 2 w zw. z art.22 ust.4 i art.35 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku). Zgodnie z powołanymi przepisami w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego mogli brać udział, m.in. oferenci, którzy posiadali uprawnienia niezbędne do wykonania określonych prac lub czynności, jeżeli ustawy nakładały obowiązek posiadania takich uprawnień (art.22 ust.2 pkt 2 ustawy). W postępowaniach o wartości przekraczającej 30.000 EURO zamawiający miał obowiązek żądania dokumentów potwierdzających spełnienie przez wykonawców określonych warunków (art.22 ust.4 ustawy), a dokumenty te powinny być wymienione w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (art.35 ust.1 pkt 3 ustawy). Warunkiem uznania posiadania przez wykonawcę posiadania uprawnień do wykonywania samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie przedstawienie zaświadczenia o wpisie na listę członków właściwej izby samorządu zawodowego (12 ust. 7 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane - Dz. U. z 2003 roku, nr 207, poz.2016 z późn. zm.).
2. Jeden z oferentów Agencja Poszanowania Energii złożyła zaświadczenie z Urzędu Skarbowego Łódź Śródmieście dotyczące stanu rozliczeń z tytułu podatków. Według zaświadczenia stan zaległości podatkowych na dzień 18 września 2003 roku wynosił 635.286,41 zł, z tego z tytułu podatku od towarów i usług (VAT) za okres 2000, 2002-2003 rok 334.972,41 zł oraz z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych za grudzień 2000 roku 300.314,00 zł. Do oferty załączono postanowienie Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi znak PB II-2/4211-16/03/AP z dnia 22 sierpnia 2003 roku o wstrzymaniu wykonania decyzji Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej w Łodzi z dnia 15 lipca 2003 roku nr II-502-D/42/0702/02/03 określającej zobowiązanie podatkowe w podatku dochodowym od osób prawnych za 2000 rok w wysokości 357.984,00 zł. Natomiast brak było dokumentu w sprawie zaległości w podatku od towarów i usług (VAT) w kwocie 334.972,41 zł.
Zgodnie z art. 19 ust. 1 pkt 3 ustawy o zamówieniach publicznych - z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego należało wykluczyć wykonawców, którzy zalegali z uiszczeniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków, kiedy uzyskali oni przewidzianą prawem zgodę na zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji organu podatkowego. W opisanym stanie faktycznym wobec posiadania przez oferenta zaległości z tytułu podatku VAT, co potwierdzało przedłożone zaświadczenie, powinien on zostać wykluczony z postępowania.
3. W drugiej ze złożonych ofert firmy REMO-BUD Łódź Stanisław Jędrzejczak znajdowało się zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Łodzi o opłacie składki na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy oraz FGŚP do miesiąca sierpnia 2003 roku z datą wystawienia i potwierdzenia na dzień 25 września 2003 roku. Termin wyznaczony przez Zamawiającego na złożenie ofert mijał w dniu 23 września 2003 roku, o godzinie 10.00, tym samym złożenie powyższego zaświadczenia w terminie ustalonym przez zamawiającego było niemożliwe. Zgodnie z art. 19 ust. 1 pkt 7 ustawy o zamówieniach publicznych, z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego należało wykluczyć, m.in., wykonawców, którzy w wyznaczonym terminie nie złożyli dokumentów potwierdzających spełnienie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 2 ustawy.
4. Z uwagi na to, że w postępowaniu wpłynęły dwie oferty, a wykonawcy powinni zostać wykluczeni z postępowania, postępowanie powinno zostać unieważnione na podstawie art.27b ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych. Zamawiający nie podjął takiej decyzji, a umowa w sprawie udzielenia zamówienia publicznego zawarta została w dniu 18 grudnia 2003 roku. W imieniu Powiatu umowę zawarli Pan Zbigniew Wojtera - Starosta i Pan Janusz Mielczarek - Wicestarosta.
5. Zamawiający doręczył wybranemu oferentowi zawiadomienie o wyborze oferty, bez podania daty zawarcia umowy, co było niezgodne z art.51 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych.
6. Zamawiający udzielając zamówienia na roboty budowlane nie przekazał ministrowi właściwemu do spraw budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej informacji cenowych z postępowania oraz kopii oferty najkorzystniejszej, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.25 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
7. Do faktury wystawionej przez Agencje Poszanowania Energii dołączono protokół wykonanych robót oraz rozliczenie robót dodatkowych i zamiennych w Specjalnym Ośrodku Szkolno Wychowawczym w Łęczycy dotyczący robót dodatkowych na kwotę 34.486,07 zł netto i robót niewykonanych na kwotę 34.078,12 zł netto. W przedłożonych kontrolującym dokumentach, a w szczególności w aneksie nr 1 z dnia 23 kwietnia 2004 roku i w umowie o roboty budowlane nr 40/2004 z dnia 26 kwietnia 2004 roku brak było ustaleń dotyczących zmiany zakresu wykonywanych prac (w umowie postanowiono, że zmiany i uzupełnienia do umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej).
Udzielenie zamówienia publicznego na zakup samochodów do przewozu dzieci niepełnosprawnych dla Specjalnych Ośrodków Szkolno Wychowawczych w Łęczycy i Stęplewie, zamówienie z wolnej ręki, wartość zamówienia poniżej 60.000 EURO, 2004 rok
1. Zamawiający opisując przedmiot zamówienia nie podał kodu określonego we Wspólnym Słowniku Zamówień, co było wymagane przez art.30 ust.4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.).
2. Zamawiający udzielił zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki, mimo braku spełnienia ustawowo określonych przesłanek umożliwiających zastosowanie tego trybu. Jako podstawę udzielenia zamówienia wskazano art. 67 ust.1 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym - zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki jeżeli w prowadzonych kolejno postępowaniach o udzielenie zamówienia, z których co najmniej jedno prowadzone było w trybie przetargu nieograniczonego albo przetargu ograniczonego, nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione. W analizowanym stanie faktycznym zamawiający przeprowadził tylko jedno postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego (w trybie przetargu nieograniczonego). Udzielając zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki zamawiający naruszył art.10 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym - zamawiający może udzielić zamówienia w trybie negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki, zapytania o cenę albo aukcji elektronicznej tylko w przypadkach określonych w ustawie.
Umowa w sprawie udzielenia zamówienia publicznego zawarta została w dniu 6 sierpnia 2004 roku, w imieniu Powiatu umowę zawarli Pan Zbigniew Wojtera - Starosta i Pan Janusz Mielczarek - Wicestarosta.
Informując o powyższym proszę Pana Przewodniczącego o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W związku z tym Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Przestrzegać art. 133 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, stosownie do którego - czynności prawnych polegających na zaciąganiu kredytów i pożyczek oraz udzielaniu pożyczek, poręczeń i gwarancji oraz emisji papierów wartościowych dokonują dwaj członkowie zarządu wskazani w uchwale przez zarząd.
2. Zgodnie z treścią § 2 ust. 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 22 maja 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania, oprocentowania, rozkładania na raty, spłaty i umarzania pożyczek dla osób niepełnosprawnych - powiadamiać wnioskodawcę o przyznaniu lub odmowie przyznania pożyczki na rozpoczęcie działalności gospodarczej w formie pisemnej, w terminie 30 dni od daty złożenia wniosku i innych dokumentów niezbędnych do jego rozpatrzenia.
3. Nadzorować przestrzeganie realizacji przez pożyczkobiorców warunków umów o udzielenie pożyczek na rozpoczęcie działalności gospodarczej.
4. Przeprowadzać kontrole w zakresie celowości wykorzystania pożyczek udzielonych ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych dla osób niepełnosprawnych na rozpoczęcie działalności gospodarczej, zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej.
5. Zapewnić kwitowanie przez pracowników wynagrodzeń obieranych w kasie Starostwa.
6. Przestrzegać art.10 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym zamawiający może udzielić zamówienia w trybie negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki, zapytania o cenę albo aukcji elektronicznej tylko w przypadkach określonych w ustawie.
7. Specyfikację istotnych warunków zamówienia sporządzać zgodnie z wymogami określonymi w art.35 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych.
8. Przestrzegać art.24 ust.1 i ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych określającego przesłanki wykluczenia wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
9. Opisując przedmiot zamówienia podawać kod określony we Wspólnym Słowniku Zamówień, zgodnie z art.30 ust.4 ustawy Prawo zamówień publicznych.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Przewodniczącego o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Powiatu w Łęczycy,
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu w Łęczycy,
- aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
Łódź, dnia 4 sierpnia 2005 r.
Pan
Zbigniew Wojtera
Przewodniczący Zarządu Powiatu Łęczyckiego
WK - 602/44/2005
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz. U. nr 55, poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Powiecie Łęczyckim. Ujawnione nieprawidłowości wynikały, przede wszystkim, z błędnej interpretacji przepisów prawa, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz niewłaściwego funkcjonowania procedur kontroli finansowej. Stwierdzono, w szczególności, następujące uchybienia i nieprawidłowości:W zakresie zaciąganych kredytów i pożyczek
W okresie objętym kontrolą (lata 2003 – 2004) Zarząd Powiatu nie podejmował uchwał wskazujących członków Zarządu upoważnionych do podjęcia czynności prawnych polegających na zaciągnięciu kredytu, co było wymagane przez art. 133 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - czynności prawnych polegających na zaciąganiu kredytów i pożyczek oraz udzielaniu pożyczek, poręczeń i gwarancji oraz emisji papierów wartościowych dokonują dwaj członkowie zarządu wskazani w uchwale przez zarząd. Dla ważności tych czynności konieczna jest kontrasygnata skarbnika jednostki samorządu terytorialnego.
W zakresie wydatków na zadania zakresu pomocy społecznej
1. Po rozpatrzeniu wniosków osób niepełnosprawnych o udzielenie pożyczki na rozpoczęcie działalności gospodarczej Starosta nie informował pisemnie wnioskodawców o przyznaniu pożyczki, co było wymagane przez § 2 ust. 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 22 maja 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania, oprocentowania, spłaty rozkładania na raty i umarzania pożyczek dla osób niepełnosprawnych (Dz. U. nr 67, poz. 439 z późn. zm.), który zobowiązuje Starostę do pisemnego powiadomienia wnioskodawcy o przyznaniu lub odmowie przyznania pożyczki w terminie 30 dni od daty złożenia wniosku i innych niezbędnych do jego rozpatrzenia dokumentów.
2. Zgodnie z zapisami zawartych umów rozliczenie pożyczek udzielanych osobom niepełnosprawnym na rozpoczęcie działalności gospodarczej powinno następować w terminie 2 lub 3 miesięcy od dnia zawarcia umowy. W przedłożonej kontrolującym dokumentacji brak było rozliczenia wykorzystanych środków z tytułu udzielonych w 2004 roku pożyczek dla dwóch osób (w jednym przypadku rozliczenie powinno by przedstawione do dnia 28 sierpnia 2004 roku, w drugim do dnia 12 lutego 2005 roku). W toku kontroli RIO w Łodzi kontrolowana jednostka podjęła działania w celu wyegzekwowania dokumentów rozliczających celowe i całkowite wykorzystanie otrzymanych środków przez pożyczkobiorców.
3. W latach 2003 – 2004 pracownicy Starostwa nie przeprowadzali kontroli w zakresie celowości wykorzystania pożyczek udzielonych ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych dla osób niepełnosprawnych na rozpoczęcie działalności gospodarczej, zgodnie z wymogami określonymi w § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 22 maja 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania, oprocentowania, spłaty, rozkładania na raty i umarzania pożyczek dla osób niepełnosprawnych. Z ustnych informacji udzielonych przez Panią Renatę Wilińską – Skarbnika Powiatu wynikało, że kontrole te nie były przeprowadzane w związku z terminową spłatą rat pożyczek przez wszystkich kredytobiorców oraz przebywaniem osoby odpowiedzialnej za nadzór nad realizacją pożyczek na urlopie wychowawczym.
4. Pożyczkobiorcy nie przedkładali wymaganych postanowieniami zawartych umów półrocznych zaświadczeń z Urzędu Skarbowego o prowadzeniu działalności gospodarczej.
W zakresie wydatków osobowych
1. W wyniku badania prawidłowości naliczania i wypłaty wynagrodzenia pracownikom obsługi, porównując angaże pracowników, pisma przyznające premię z prowadzonymi komputerowo kartotekami pracowników, kontrolujący nie byli w stanie ustalić, czy premia była wypłacona we właściwej wysokości oraz w terminie określonym w piśmie przyznającym premię za dany okres (zazwyczaj miesiąc kalendarzowy), gdyż nie była ona wyodrębniona w kartotekach pracowników. Z wyjaśnień udzielonych przez Panią Agnieszkę Kaszubską – inspektora ds. płacowych wynikało, że wypłacane pracownikom premie były ujmowane w kartotece pracownika w grupach: „płaca zasadnicza brutto” lub „dodatek służbowy”, gdyż użytkowany w Starostwie Powiatowym komputerowy program płacowo – kadrowy nie posiadał osobnej kategorii „premie”.
2. Na listach wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2003 rok i za 2004 rok brak było pokwitowania odbioru ww. wynagrodzenia przez osoby, którym wynagrodzenie to wypłacono w kasie.
W zakresie wydatków inwestycyjnych i udzielania zamówień publicznych
Udzielenie zamówienia publicznego na uporządkowanie gospodarki cieplnej w Specjalnym Ośrodku Szkolno Wychowawczym w Łęczycy, przetarg dwustopniowy, wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO, 2003 rok.
1. Zamawiający w sporządzonej specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie żądał od oferentów zaświadczeń o wpisie na listę członków właściwej izby samorządu zawodowego, jako dokumentu potwierdzającego posiadanie przez wykonawców uprawnień do wykonania określonych czynności (roboty budowlane), zgodnie z wymogami wynikającymi z art.22 ust.2 pkt 2 w zw. z art.22 ust.4 i art.35 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku). Zgodnie z powołanymi przepisami w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego mogli brać udział, m.in. oferenci, którzy posiadali uprawnienia niezbędne do wykonania określonych prac lub czynności, jeżeli ustawy nakładały obowiązek posiadania takich uprawnień (art.22 ust.2 pkt 2 ustawy). W postępowaniach o wartości przekraczającej 30.000 EURO zamawiający miał obowiązek żądania dokumentów potwierdzających spełnienie przez wykonawców określonych warunków (art.22 ust.4 ustawy), a dokumenty te powinny być wymienione w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (art.35 ust.1 pkt 3 ustawy). Warunkiem uznania posiadania przez wykonawcę posiadania uprawnień do wykonywania samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie przedstawienie zaświadczenia o wpisie na listę członków właściwej izby samorządu zawodowego (12 ust. 7 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane - Dz. U. z 2003 roku, nr 207, poz.2016 z późn. zm.).
2. Jeden z oferentów Agencja Poszanowania Energii złożyła zaświadczenie z Urzędu Skarbowego Łódź Śródmieście dotyczące stanu rozliczeń z tytułu podatków. Według zaświadczenia stan zaległości podatkowych na dzień 18 września 2003 roku wynosił 635.286,41 zł, z tego z tytułu podatku od towarów i usług (VAT) za okres 2000, 2002-2003 rok 334.972,41 zł oraz z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych za grudzień 2000 roku 300.314,00 zł. Do oferty załączono postanowienie Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi znak PB II-2/4211-16/03/AP z dnia 22 sierpnia 2003 roku o wstrzymaniu wykonania decyzji Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej w Łodzi z dnia 15 lipca 2003 roku nr II-502-D/42/0702/02/03 określającej zobowiązanie podatkowe w podatku dochodowym od osób prawnych za 2000 rok w wysokości 357.984,00 zł. Natomiast brak było dokumentu w sprawie zaległości w podatku od towarów i usług (VAT) w kwocie 334.972,41 zł.
Zgodnie z art. 19 ust. 1 pkt 3 ustawy o zamówieniach publicznych - z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego należało wykluczyć wykonawców, którzy zalegali z uiszczeniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków, kiedy uzyskali oni przewidzianą prawem zgodę na zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji organu podatkowego. W opisanym stanie faktycznym wobec posiadania przez oferenta zaległości z tytułu podatku VAT, co potwierdzało przedłożone zaświadczenie, powinien on zostać wykluczony z postępowania.
3. W drugiej ze złożonych ofert firmy REMO-BUD Łódź Stanisław Jędrzejczak znajdowało się zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Łodzi o opłacie składki na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy oraz FGŚP do miesiąca sierpnia 2003 roku z datą wystawienia i potwierdzenia na dzień 25 września 2003 roku. Termin wyznaczony przez Zamawiającego na złożenie ofert mijał w dniu 23 września 2003 roku, o godzinie 10.00, tym samym złożenie powyższego zaświadczenia w terminie ustalonym przez zamawiającego było niemożliwe. Zgodnie z art. 19 ust. 1 pkt 7 ustawy o zamówieniach publicznych, z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego należało wykluczyć, m.in., wykonawców, którzy w wyznaczonym terminie nie złożyli dokumentów potwierdzających spełnienie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 2 ustawy.
4. Z uwagi na to, że w postępowaniu wpłynęły dwie oferty, a wykonawcy powinni zostać wykluczeni z postępowania, postępowanie powinno zostać unieważnione na podstawie art.27b ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych. Zamawiający nie podjął takiej decyzji, a umowa w sprawie udzielenia zamówienia publicznego zawarta została w dniu 18 grudnia 2003 roku. W imieniu Powiatu umowę zawarli Pan Zbigniew Wojtera - Starosta i Pan Janusz Mielczarek - Wicestarosta.
5. Zamawiający doręczył wybranemu oferentowi zawiadomienie o wyborze oferty, bez podania daty zawarcia umowy, co było niezgodne z art.51 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych.
6. Zamawiający udzielając zamówienia na roboty budowlane nie przekazał ministrowi właściwemu do spraw budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej informacji cenowych z postępowania oraz kopii oferty najkorzystniejszej, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.25 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
7. Do faktury wystawionej przez Agencje Poszanowania Energii dołączono protokół wykonanych robót oraz rozliczenie robót dodatkowych i zamiennych w Specjalnym Ośrodku Szkolno Wychowawczym w Łęczycy dotyczący robót dodatkowych na kwotę 34.486,07 zł netto i robót niewykonanych na kwotę 34.078,12 zł netto. W przedłożonych kontrolującym dokumentach, a w szczególności w aneksie nr 1 z dnia 23 kwietnia 2004 roku i w umowie o roboty budowlane nr 40/2004 z dnia 26 kwietnia 2004 roku brak było ustaleń dotyczących zmiany zakresu wykonywanych prac (w umowie postanowiono, że zmiany i uzupełnienia do umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej).
Udzielenie zamówienia publicznego na zakup samochodów do przewozu dzieci niepełnosprawnych dla Specjalnych Ośrodków Szkolno Wychowawczych w Łęczycy i Stęplewie, zamówienie z wolnej ręki, wartość zamówienia poniżej 60.000 EURO, 2004 rok
1. Zamawiający opisując przedmiot zamówienia nie podał kodu określonego we Wspólnym Słowniku Zamówień, co było wymagane przez art.30 ust.4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.).
2. Zamawiający udzielił zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki, mimo braku spełnienia ustawowo określonych przesłanek umożliwiających zastosowanie tego trybu. Jako podstawę udzielenia zamówienia wskazano art. 67 ust.1 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym - zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki jeżeli w prowadzonych kolejno postępowaniach o udzielenie zamówienia, z których co najmniej jedno prowadzone było w trybie przetargu nieograniczonego albo przetargu ograniczonego, nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione. W analizowanym stanie faktycznym zamawiający przeprowadził tylko jedno postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego (w trybie przetargu nieograniczonego). Udzielając zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki zamawiający naruszył art.10 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym - zamawiający może udzielić zamówienia w trybie negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki, zapytania o cenę albo aukcji elektronicznej tylko w przypadkach określonych w ustawie.
Umowa w sprawie udzielenia zamówienia publicznego zawarta została w dniu 6 sierpnia 2004 roku, w imieniu Powiatu umowę zawarli Pan Zbigniew Wojtera - Starosta i Pan Janusz Mielczarek - Wicestarosta.
Informując o powyższym proszę Pana Przewodniczącego o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W związku z tym Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Przestrzegać art. 133 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, stosownie do którego - czynności prawnych polegających na zaciąganiu kredytów i pożyczek oraz udzielaniu pożyczek, poręczeń i gwarancji oraz emisji papierów wartościowych dokonują dwaj członkowie zarządu wskazani w uchwale przez zarząd.
2. Zgodnie z treścią § 2 ust. 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 22 maja 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania, oprocentowania, rozkładania na raty, spłaty i umarzania pożyczek dla osób niepełnosprawnych - powiadamiać wnioskodawcę o przyznaniu lub odmowie przyznania pożyczki na rozpoczęcie działalności gospodarczej w formie pisemnej, w terminie 30 dni od daty złożenia wniosku i innych dokumentów niezbędnych do jego rozpatrzenia.
3. Nadzorować przestrzeganie realizacji przez pożyczkobiorców warunków umów o udzielenie pożyczek na rozpoczęcie działalności gospodarczej.
4. Przeprowadzać kontrole w zakresie celowości wykorzystania pożyczek udzielonych ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych dla osób niepełnosprawnych na rozpoczęcie działalności gospodarczej, zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej.
5. Zapewnić kwitowanie przez pracowników wynagrodzeń obieranych w kasie Starostwa.
6. Przestrzegać art.10 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym zamawiający może udzielić zamówienia w trybie negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki, zapytania o cenę albo aukcji elektronicznej tylko w przypadkach określonych w ustawie.
7. Specyfikację istotnych warunków zamówienia sporządzać zgodnie z wymogami określonymi w art.35 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych.
8. Przestrzegać art.24 ust.1 i ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych określającego przesłanki wykluczenia wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
9. Opisując przedmiot zamówienia podawać kod określony we Wspólnym Słowniku Zamówień, zgodnie z art.30 ust.4 ustawy Prawo zamówień publicznych.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Przewodniczącego o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Powiatu w Łęczycy,
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu w Łęczycy,
- aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.